Tryggare organisering Tryggare barn En genomlysning av socialsekreterarnas arbetssituation under åren

2018-06-06 Tryggare organisering Tryggare barn En genomlysning av socialsekreterarnas arbetssituation under åren 2015-2017. Berit Andrén 2018-03-14 Utvecklingsledare Denna rapport handlar om hur vi har följt ett förändringsarbete som innefattade införande en ny modell för hur vi organiserade arbetet samt införde Signs of Safety. Utvecklingen följdes från 2015 till 2017 med avseende på (1) handläggningen av utredningar påverkades, (2) kvalitén i utredningarna med avseende på risk- och skyddsbeskrivningar och barnens delaktighet samt (3) om det blev det någon förändring/förbättring för arbetsgruppen. Rapporten belyser dessa områden samt avslutas med en diskussion över utvecklingsarbetet Besöksadress: Stadshuset, Göteborgsvägen 11 17 Postadress: Mölndals stad, 431 82 Mölndal Telefon: 031-315 10 00 E-post: stad@molndal.se

Förord Jag har arbetat i Mölndals stad Social o arbetsmarknadsförvaltningen sedan 1995 och har under de åren haft en hel del olika uppdrag inom den sociala barnavården, allt från utredande socialsekreterare till chef för olika områden inom barnavården. Under flera år var jag ansvarig chef för vår mottagningsenhet, inledningsvis för hela förvaltningen men de senare åren endast för barn och unga. När jag ser tillbaka på utvecklingen inom den sociala barn och ungdomsvården så kan jag se att redan 2012 började antalet anmälningar för barn och unga öka ganska markant. Inledningsvis var vi lite avvaktande utifrån en osäkerhetsfaktor. Antalet anmälningar till barn o unga kan ju variera över tid och årstid och så har det har det ju gjort genom åren. Så vi var lite osäkra på om anmälningarna skulle fortsätta öka eller skulle de sjunka ned till den ungefärliga nivån de låg på under åren 2010 till 2012. När vi efter dryga ett och ett halvt år såg att ökningen av antalet anmälningar bara fortsatte och att socialsekreterarnas arbetssituation blev allt mer pressad insåg vi att något måste göras. Ökningen av antalet anmälningar och socialsekreterarnas alltmer tyngda arbetssituation. Det ledde fram till att vi skapade en övergripande förändring för deras arbetssituation som också mynnade ut i denna rapport. I arbetet med denna rapport har Ulf Axberg, docent klinisk psykologi, Psykologiska institutionen samt FOU väst varit till stor hjälp med att sammanställa och korrigera all text. 2 av 20

Bakgrund Från 2010 och framåt såg vi en ökning i arbetsbelastningen på utredningsenheten barn/unga och under 2012 märkte vi att anmälningarna ökade en hel del mer mot tidigare år. Antalet socialsekreterare ökades från 2011 och framåt men trots detta kunde inte rättsäkerheten, arbetsmiljön och den utvecklingen av samarbete både internt och externt som vi önskat, bli bättre. För att kartlägga hur belastningen och måendet såg ut inom hela verksamhetsområdet barn/familj genomfördes en enkätundersökning 2013. Samtliga enheter inom området, förutom socialsekreterare utredning ban och unga, svarade att de var nöjda och hade en rimlig arbetssituation. Socialsekreterarna på utredning svarade inte på enkäten utan gjorde en skrivelse till ledningsgruppen om hur de såg på sin arbetssituation och sitt mående. I skrivelsen framkom det att socialsekreterarna i stora drag saknade struktur, att kommunikationen ej var tillfredställande, att chefer inte var tillgängliga och att man saknade ett hållande. Då läget var så alarmerande för utredargruppen gjordes det upp en plan om hur resurserna inom hela verksamhetsområdet barn/familj kunde omfördelas. Trots dessa åtgärder blev inte arbetssituationen bättre för utredningsenheten. Vid nästa enkät 2014 framkom det att arbetsmiljön var fortsatt dålig, många av socialsekreterarna hade stressrelaterade bekymmer som till exempel sömnproblem. Sjukskrivningarna ökade från att ha legat lågt i jämförelse med staden totalt, till att ligga i över stadens sjuktal totalt. Våra rehab ärenden ökade och fler sökte sig till andra verksamhetsområden. Vi vet också att ha många kontakter är stressande och att en socialsekreterare kan ha väldigt många olika kontakter i sin vardag utöver den familj som de utreder. Det kan vara nätverket, skolan, barnomsorgen, sjukvården, BUP o s v. De fackliga representanterna från Vision och SSR gjorde tillsammans med medarbetarna en skrivelse om den alltmer ohållbara arbetssituationen till Mölndals kommunpolitiker. De beskrev den ansträngda arbetssituationen samt påtalade allvaret och risken för allvarliga konsekvenser för barnen. Det blev allt svårare att klara av och hålla lagstiftningens krav på handläggningstider. Antalet utredningar som gick över tid ökade och när läget var som värst vid en mätning 2014 låg det ca 260 oskrivna utredningar. Vi planerade in helger där socialsekreterarna fick skriva undan gamla utredningar. Medarbetare från andra områden inom barn och familj, som tidigare arbetat som socialsekreterare, hjälpte till att skriva utredningar. Vi startade även ett sk Cold case team som fick i uppdrag att skriva färdigt de utredningarna som låg oskrivna. 3 av 20

Mölndal har under många år också varit ankomstkommun för ensamkommande barn och under 2012 ökade antalet ensamkommande ungdomar vilket också ledde till en ökad press på socialsekreterargruppen. Fram till mars 2015 låg ensamkommande under samma verksamhetsområde som barn och familj. Från mars 2015 lyftes den enheten ut och blev ett eget verksamhetsområde. Trots alla dessa olika åtgärder blev inte arbetssituationen bättre för utredargruppen. Antalet anmälningar fortsatte öka under hela perioden. Under tiden arbetades det på flera olika nivåer för att på så sätt förbättra arbetssituationen för utredargruppen. Chefer hade planeringsdagar med utredargruppen och i Ledningsgruppen hade vi många och långa sittningar för att hitta sätt att komma fram till en hållbar lösning. Att bara anställa fler socialsekreterare var ingen lösning. Vi hade hela tiden ökat antalet anställda men situationen blev inte bättre för utredargruppen. Under hela denna process hade vi ett starkt stöd från våra politiker som tog den ansträngda arbetssituationen för socialsekreterarna på största allvar. Samtidigt var några av våra enhetschefer på en föreläsning där Docent Anna-Lena Lindkvist berättade om sin forskning. Anna-Lena Lindkvist genomförde en undersökning för Allmänna Barnhuset och Regionsförbundet i Uppsala län. I uppdraget ingick det att titta på hur den sociala barnavården förändrats över tid i Sverige 1. Problemet var att vi till stora delar fortfarande arbetade på ett liknande sätt som tidigare, men att vår omvärld och vårt uppdrag förändrats över tid. Att arbetet mer blivit en krisorganisation där du hela tiden fattar akuta beslut och många av de vi möter är i kris och chock. Anna-Lena Lindkvist menade att vi måste se över arbetsförhållanden för socialsekreterargruppen inom barnavården. Det innebar att vi såg över förutsättningarna för t ex bemanning, ledningsstöd och en stabil organisation med mera. I Uppsala län hade en genomlysning gjorts i åtta kommuner i ett gemensamt ESF- projekt 2 och de kom fram till att: Kvalificering av medarbetare kan bli effektiv först när arbetsförutsättningarna är rimliga. Arbetsförutsättningar blir rimliga först när bemanningen är tillräcklig, att det finns ett nära ledarskap och en organisationsstabilitet. 1 Rapport Från krisande organisation till krisorganisation, 2012, Allmänna barnhuset och Regionförbundet Uppsala län 2 Ett ESf projekt är inom ramen för Europeiska socialfonden 4 av 20

Uppdraget kräver stöd för en positiv yrkesutveckling, det handlar om att utföra komplicerade arbetsuppgifter under krävande omständigheter. Att förstå verksamheten som krisarbete i en krisorganisation och betydelsen av ordning och reda samt personalens utsatthet. I Anna-Lenas forskningsmaterial kunde vi analysera fram olika delar som vi behövde se över i samband med att vi gjorde en förändring. Arbetsförhållanden: Det behövs en bemanning som tillåter växling mellan anspänning och avkoppling samt utbyte av kollegor. Det behöver finnas tillgång till ett närvarande och stödjande ledningsstöd, som också förstår arbetets karaktär och behovet av långsiktighet. En stabil organisation som anpassas och tar hänsyn till arbetsuppgiftens karaktär av krisarbete-stabila rutiner och stabila professionella nätverk. Kompetensstöd: I introduktion/inskolning är det viktigt att tillåta uppbyggnaden och kännedom om arbetsuppgiftens art och tillgång till dess arbetsredskap. I samband med yrkesfördjupning är stöd från erfarna kolleger viktigt och vidareutbildning för att inte tidigt utnyttjas som erfaren. Erfarenhet måste byggas på med fortsatt vidareutbildning samt ge möjlighet till utvecklande arbetsuppgifter som t ex mentor eller utveckling av professionella nätverk. Utvecklingsområden: Personalpolitiken behöver värdera kompetent personal och följa upp med belöningssystem för kompetens. Se ledarskapets betydelse och ge arbetsledare stöd och utrymme att bedriva ett utvecklande ledarskap. Metoder som ger utrymme för utveckling av de samverkansrelationer som utgör grund för medarbetarnas professionella nätverk. Rikta uppmärksamheten på handläggarnas arbetsuppgifter bl.a reglering, kompetenskrav och arbetsfördelning. Mål: Arbetsenheter som är rustade att hantera det krisarbete som handläggning av social barnavård innebär. Samtidigt gjorde vår HR konsult en beräkning av vad det kostar att nyanställa personal. I sin beräkning fanns alla kostnader med som t ex arbetstid för intervjuer, tid för att läsa ansökningar och kostnaden för en nyanställd med inskolning. Denna beräkning satte ju ljuset på hur viktigt det var att behålla personalen och att ha erfarna socialsekreterare som arbetade inom den sociala barnavården. Vi påbörjade också en implementering av Signs of safety för att på så sätt försöka få ner utredningstiden genom tydligare strukturerade möten med mappning vilket 5 av 20

ledde till ett insamlade av viktigt information redan vid första mötet. Det var också viktigt att inte på något sätt rucka på rättssäkerheten i våra utredningar och att få med ett tydligt barnperspektiv. Signs of safety (Sofs) är ett förhållningssätt som lägger fokus på säkerheten och skyddet för barnet. Det är ett säkerhetsorienterat, samarbetsstyrt och styrkebaserat förhållningssätt och arbetssätt som utgår från vilka risker som finns kring barnet med fokus på att säkerställa att barnet inte far illa 3. Ambitionen är att skapa en samarbetsallians mellan utredare och klient och att arbeta utifrån delaktighet. Första mötet startar med en sk mappning där man går igenom risker runt barnet, vad finns det för säkerhetsfaktorer runt barnet och vad som behöver hända för att riskerna skall minimeras. Detta sker genom att involvera de personer som finns i barnets nätverk och bygga vidare på styrkorna som finns inom familjen. En av anledningarna till att vi införde Sofs var att vi genom åren, sedan vi fick BBIC licens 2009, märkte att vi brast i dokumentationen när det gällde risk och skydd samt barnets delaktighet. BBIC utbildarna valde slumpmässigt ut tio utredningar varje år och gick igenom dem utifrån olika frågeställningar. Det kunde vara frågor som, fanns det någon röd tråd i utredning? Kopplades analysen ihop med vad som stod i anmälan o s v? Det som hade framkommit i samband med dessa BBIC speglingar var att vi genom åren sett att vi brast i dokumentationen när det gäller rättsäkerheten och att det brast i skyddet för barnen. Skyddsbedömningarna var inte tydliga i barnets akt. Även barnsamtal eller barnobservationer var något som brast i dokumentationen. Sammantaget med Anna-Lenas Lindkvist forskning, HR:s beräkning och införandet av Sofs insåg vi att någon form av återhämtning för socialsekreterargruppen var nödvändig. De befann sig hela tiden i nya utredningar med allt vad det innebär och fick aldrig tid för eftertanke eller att fördjupa sig i de utredningarna som pågick. Efter många diskussioner och många olika förslag och idéer beslutade vi oss för en modell, nedanstående figur, med starskott den 1/4-15. 3 Signs of safety, A solution and safety oriented approach to child protection, Andrew Turnell, Steve Edwards 6 av 20

I modellen finns det tre team varav varje team har 6-7 socialsekreterare. Ett av de tre teamen är ansvarigt mot mottagningsgruppen under två veckor och får då alla nya inkommande ärenden under denna period. Under dessa två veckor blir också teamet ansvariga för om det händer något akut som behöver tas omhand omgående i pågående ärenden (om ordinarie handläggare inte finns på plats) för att på så sätt avslasta för de andra två teamen. Därefter följer fyra veckor där de inte får några nya ärenden utan kan fokusera på att arbeta med allt som pågår sedan tidigare i det dagliga arbetet. I de tidigare rapporterna hade ett nära ledarskap efterfrågats, att det fanns en chef på plats. Vi hade också diskuterat hur många medarbetare är det mest optimala för att som chef kunna finnas tillgänglig. Till slut bestämde vi att ca 6-7 medarbetare i varje team och en ansvarig chef med fullt chefsmandat skulle tillsättas. Detta innebar att vi utökade från två till tre chefer. Modellen innebär även att cheferna får fyra veckors frist från nya ärenden och kan under den perioden fokusera på de ärenden som pågår. 7 av 20

Vi hade en hel del diskussioner om antalet veckor som skulle gälla för de teamen men bestämde oss för att pröva med två veckor till att börja med. Den fördelningen mellan teamen och mottagningsgruppen har vi fortfarande kvar. Vi hade också sett att via HR:s beräkning så gick det en hel del tid för socialsekreterarna att introducera nya medarbetare. Två stycken seniorhandläggare tillsattes med 40% var på sina tjänster. I deras uppdrag ingår att möta och sätta in nya medarbetare i förvaltningen, verksamheten och uppdraget. Administrativt stöd såg vi som en viktig del i socialsekreterarnas vardag. Vi hade sedan tidigare en administratör som hade olika uppdrag gentemot socialsekreterarna. Detta uppdrag sågs över så att det på bästa sätt kunde avlasta socialsekreterarna med en hel del av deras administrativa arbete. Signs of safety är ett förhållningssätt som fungerar väl tillsammans med BBIC som är ett licensierat utredningssystem. Våra, sedan tidigare BBIC utbildare, fick också succesivt uppdraget att se över hur vi använde dessa två system och hur väl de var implementerade och användes i det dagliga arbetet. Eftersom vi såg i vår granskning att socialsekreterarna hade så otroligt många kontaktytor att verka på skapade vi konsultativa grupper. Socialsekreterarna är navet inom barn och ungdomsvården. För att försöka minska antalet möten och kontakter för socialsekreterargruppen skapade vi en grupp under varje team. Tanken med dessa konsultativa grupper var att varje team och de medarbetare som var representanter från våra olika verksamhetsområden inom barn och familj i dessa grupper skulle träffas regelbundet. Ett av syftet med detta var att minska antalet möten för främst socialsekreterarna, men också att skapa forum för gemensamma träffar och att då kunna diskutera problem och funderingar i ärenden. Teamen och konsultgrupperna träffade sitt team ca var sjätte vecka. I samband med att vi beslutade om förändringen och påbörjade den bestämde vi att följa utvecklingen under tre år (2015 till 2017), för att undersöka om (1) handläggningen av utredningar påverkades, (2) kvalitén i utredningarna med avseende på risk- och skyddsbeskrivningar samt barnens delaktighet samt (3) om det blev det någon förändring/förbättring för arbetsgruppen. Fortsättningsvis följer en redovisning för hur vi gått tillväga för att under söka dessa frågor och vilka resultat vi fått. Rapporten avslutas med en reflektion över dessa resultat. 8 av 20

Tillvägagångssätt och frågeställningar När det gäller det första syftet om och hur handläggningen av utredningar påverkades bestämde vi oss inledningsvis för att göra en kartläggning för att se ut hur situationen var under de första tre månaderna 2015 för att därefter följa upp läget under samma period 2016 och 2017. Under resans gång beslutade vi oss dock för att utöka perioden till att gälla de första sex månaderna under de tre åren för att få ett större urval och kanske ett säkrare resultat. De mer specifika frågeställningarna i denna kartläggning handlade om: 1. Hur många anmälningar som har inkommit under perioden 2. Hur många utredningar som har öppnats 3. Hur många utredningar som ej kunnat utföras inom stipulerad tid 4. Hur många placeringar som gjorts 5. Hur lång utredningstiden har varit För att få reda på om antalet utredningar ökade i samma utsträckning som anmälningarna ökade samlade vi in statistik för varje halvår 2015,2016 och 2017. I dessa rapporter räknade vi igenom för varje månad hur det såg ut med antalet anmälningar och inledda utredningar. Eftersom vi tidigare hade en otrolig mängd utredningar som inte blev klara i tid var det viktigt att se om förändringen ledde till att vi höll utredningstiden. Via datalistor där antalet utredningsdagar fanns med kunde vi räkna fram hur många dagar en utredning pågått och på så sätt få fram svaret på vår fråga. Alla utredningar som överskred 120 dagar markerades och räknades in. När det gäller utredningstiden så räknade vi igenom utredningstiden totalt månad för månad under den bestämda tidsperioden för att på så sätt få fram en siffra för medeltiden och medianen för utredningar, samt om det skett någon förändring över tid. Antalet placeringar följde vi och har följt hela tiden genom datalistor som uppdateras varje månad i vår ledningsgrupp. Dessa listor plus att vi gick igenom nya datalistor med statistiken ang antalet placeringar genom åren. Detta för att få fram så exakta siffror som möjligt. Inför det andra syftet som handlar om kvalitén i utredningarna med avseende på risk- och skyddsbeskrivningar samt barnsamtal valdes tio olika utredningar slumpvis ut, under tidsperioden under samma tidsperioder som för kartläggningen. Alla dessa utredningar lästes igenom för att på så sätt få fram i dokumentationen 9 av 20

om det (1) fanns en utredningsplan (2) om minst ett barnsamtal eller en observation genomförts samt (3) om en risk och skyddsbedömning gjorts. För att undersöka om det blev det någon förändring/förbättring för arbetsgruppen kontaktades Psykologiska institutionen i Göteborg och ett uppdrag gavs till de s.k. Studentfirman. Studentfirman utgör en del i kursen i Arbets- och organisationspsykologi. Studenterna gör ett omfattande fältarbete utifrån ett verkligt uppdrag från någon organisation som t.ex. socialtjänsten i Mölndal. Under våren 2016 lämnade vi in en förfrågan till denna firma om de kunde komma hit och göra semitstrukturerade intervjuer med våra medarbetare. Syftet var att belysa upplevelsen av förändringar av medarbetarnas arbetsmiljö. Utifrån syftet valdes 10 medarbetare ut som hade arbetat både innan och efter genomförandet av teamen. De frågeställningar som vi ville få belysta var: Om du jämför din arbetssituation idag med hur det såg ut innan förändringsarbetet ägde rum, upplever du då någon förändring? Har förändringsarbetet inneburit någon förändring för ditt mående på arbetet? Har förändringsarbetet inneburit någon förändring för din upplevelse av stress på arbetet? Har införandet av Signs of safety fått någon betydelse för din arbetssituation. Har införandet av teamindelningen fått någon betydelse för din arbetssituation? Upplever du att teamindelningen har förändrat din möjlighet till återhämtning 10 av 20

Redovisning av resultaten av våra undersökningar Nedan följer en redovisning av resultaten med kommentarer av våra undersökningar kring handläggning, beskrivning av risk- och skyddsbeskrivningar och barnens delaktighet i utredningen samt betydelsen för arbetsmiljö. Hur påverkades handläggningen av utredningar I statistiken nedan finns en sammanställning av svaren på flera av de frågorna vi ställde oss innan insamlandet av material. Inkomna anmälningar samt öppnade utredningar, utredningar över tidsgräns 2015, 2016 och 2017. Även utredningar över tidsgränsen samt hur många placeringar under den tidsperioden. Alla siffror som redovisas nedan gäller samma tidsperiod från den 1/1 till 30/6 under åren 2015 fram till 2017. 2015 2016 2017 Inkomna anmälningar 575 659 747 Öppnade utredningar ( %) 222 (39%) 238 (36%) 265 (35%) Utredningar över tidsgräns (%) 26 (12%) 41 (17%) 32 (12%) Placeringar 12 st 15 st 17 st Antal utredningsdagar i medel 98 99 89 Antalet utredningar och anmälningar Under hela tidsperioden 1/1 till 30/6 2015-2017 fortsatte antalet anmälningar att öka, under 2015 var det 575 st och ökade till 747 under 2017. Av alla dessa anmälningar öppnades det 222 utredningar 2015 och 265 utredningar 2017. Däremot skiljer sig antalet öppnade utredningar mellan åren i %. Under 2015 öppnade vi utredning i 39% av alla inkomna anmälningar men den siffran sjönk till 11 av 20

35 % under 2017 trots ökningen av anmälningar. Anledning till att det öppnades lägre antal utredningar trots ökning av antalet anmälningar är ju svår att svara på då det kan bero på flera olika faktorer. Det kan vara att flera av anmälningarna var av mindre allvarlig karaktär och kunde då avslutas efter en förhandsbedömning. En del av anmälningarna kan också vara i redan pågående ärenden och kan då kopplas direkt till en pågående utredning. Vi hade chefer på plats och vi hade rekryterat erfarna socialsekreterare samt att vi i princip hade full bemanning på alla tjänster. Utredningar över tidsgräns Under perioden 2015 och 2017 så är utredningar över tidsgränsen ungefär den samma totalt, däremot så är det stor skillnad i slutet av tidsperioden 2017 där det går ned till 5% för att ligga på 0% i slutet. Att siffran ligger högre i början av 2017 kan bero på en eftersläpning från 2016. Under 2016 låg den siffran på totalt 17 % och låg ganska högt hela den perioden. En av anledningarna till de högre siffrorna under 2016 kan vara att det saknades en del socialsekreterare samt att några var nya. Vi hade även chefsbyten i verksamheten som också kan bidra till att siffrorna var högre. Placeringa 2015,2016 och 2017 Antalet placeringarna ökar från 2015 och framåt. Även anmälningarna fortsätter att öka under hela perioden. Under 2016 och 2017 får vi också in anmälningar på ungdomar som missbrukat under en längre period vilket då ledde till placering initialt. En del av förklaring till att ungdomarna inte upptäckts tidigare kan vara att våra ungdomspoliser och vår socialsekreterare hos polisen försvunnit. Under våren 2017 fick också många av de ensamkommande ungdomarna svenskt medborgarskap men var av olika anledningar kvar på olika boenden. I och med att de blev svenska medborgare tillhörde de enheten på barn och unga. Vi såg också att en del av de ungdomarna (både de som blivit svenska medborgare men även ungdomar som fått PUT, permanent uppehållstillstånd) som hade fått hit sina familjer fick svårigheter att fungera med sin familj vilket bidrog till att vi fick placera fler. 12 av 20

Utredningstiden medel och medianen Ett av syftena med den förändringen vi skapade var också att utredningstiden skulle bli kortare. Vi hade sedan tidigare konstaterat att en väldigt hög andel utredningar var över tidsgränsen och en av anledningarna till vår strukturförändring var just att få ned utredningstiden då vi tidigare haft problem med för många utredningar över tidsgränsen. Med Sofs som förhållningssätt och fyra veckors frist utan att få nya ärenden skulle skapa tid för socialsekreterarna att träffa familjerna samt utrymme att skriva färdigt sina utredningar. Förändringar i medelantalet dagar för utredningar illusteraras i diagrammet nedan. Medeltiden för en utredning under perioden går från 98,3 dagar 2015 till 89,3 dagar 2017. Även här visar 2016 på högre medeltal 98,8 mot 2015 och 2017. Siffrorna för 2016 skiljer sig en hel del i alla de parametarar vi tittat på och frågan är om en förklaring till detta är att en del tjänster var tomma, några medarbetare var nya samt chefbyte på i princip alla tre chefstjänsterna. Det som blir tydligt här är att utredningstiden under 2017 har gått ned med nästan 10 dagar under perioden. En av anledningen till att införa Signs of safety var ju just att försöka få ned utredningstiden utan att det på något sätt försämrade utredningskvaliten. I Signs of safety som förhållningssätt ingår att redan i ett 13 av 20

inledningsskede samla in så mycket information som möjligt utifrån vilka risk och skyddsfaktorer som finns runt barnet. Det innebär att socialsekreteraren redan tidigt i utredningsfasen får väldigt mycket information till sin utredning. Tanken var ju också med de fyra veckornas frist att inte få några nya ärenden skulle inbära utrymme att sammanställa sina utredningar. Kvalitén i utredningarna med avseende på risk- och skyddsbeskrivningar samt barnsamtal Utredningsplan, delaktighet och risk o skydd. 2015, 2016 och 2017. 2015 2016 2017 Utredningsplan finns 9 9 6* Enskilt samtal barn (observation) 8 8 (2) 10 Risk- och skyddsbedömning 0 6 10 * Tidigare fanns utredningsplan med som rubrik men togs under 2016 bort vilket kan vara förklaringen till att det inte är dokumenterat lika tydligt. Det är dock fortfarande tvingande att på något sätt i dokumentationen upprätta en planering för sin utredning. Under 2015 och 2016 fanns det utredningsplaner 9 av 10 ärenden men under 2017 fanns det endast i 6 av de 10 ärenden som genomlystes. En förklaring till detta kan ju vara förändringen i BBIC mallarna. Barnets delaktighet i de ärenden som genomlystes skiftar under åren. Under 2015 och 2016 genomfördes 8 enskilda samtal av de 10 ärenden som gicks igenom. Under 2017 genomfördes enskilda samtal i alla 10 ärenden. Det var svårare i de tidigare utredningarna som lästes från 2015 och 2016 att särskilja barnets delaktighet då det inte redovisades lika tydligt i texten som under 2017. Varför det är så är svårt att svara på men en förklaring kan vara att BBIC mallarna ändrades och förtydligades under 2017 och blev konkreta och tydliga. 14 av 20

Risk och skyddsbedömningar skall göras samma dag som anmälan inkommer till förvaltningen och görs i samtliga ärenden. Det vi ville titta på var i hur många ärenden där vi öppnat utredning som det görs en ny risk och skyddsbedömning utifrån ny information som inkommer angående barnets situation. Under 2015 gjordes det inte någon ny risk och skyddsbedömning i de 10 st stickprov som gicks igenom. En av förklaringarna till att det inte fanns att finna i texten kan vara att det inte fördes in i själva utredningen, men ändå fanns i uppföljningsanteckningarna. I de ärenden som gicks igenom 2016 fanns det 6 st nya risk och skyddsbedömningar och 2017 fanns det risk och skyddsbedömningar i samtliga ärenden. Under 2017 beskrivs också konsekvenserna tydligare för barnet på kort och på lång sikt i risk och skyddsbedömningarna. Förändring/förbättring i arbetsmiljön I sammanställning av den rapport som studentfirman från psykologiska institutionen lämnade hösten 2016 fanns det mycket information för oss i ledningsgruppen att ta till oss. Trots att vi i ledningsgruppen uppfattade att vi verkligen informerat och planerat för att alla medarbetare skulle ha så mycket kunskap och information som möjligt innan vi startade förändringsarbetet. I rapporten är just avsaknaden av att de inte fått information för att förstå varför vi gjorde som vi gjorde som framkommer. Studentfirman beskriver hur förändring skapas utifrån Kurt Levins modell 4. De tre faserna över hur förändring av ett socialt system är möjlig och vad som krävs för att det skall ske är: unfreeze move - refreeze. I den första fasen, unfreeze, handlar om att skapa motivation för förändring. I andra fasen Move infaller den faktiska förändringen och i den tredje och sista fasen refreeze innebär det att skapa system och rutiner som håller kvar förändringen. I rapporten beskriver de hur ledning och medarbetare nog befinner sig i olika delar av Levins modell. Att ledningen befinner sig mellan move och refreeze men att våra medarbetare befinner sig i unfreeze och move. Att ledning och medarbetare befinner sig i olika faser är kanske inte så ovanligt eller konstigt, ledningen har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön och hade många diskussioner om hur vi skulle lösa situationen för våra medarbetare. Det är ändå 4 Dahl &Juhl, 2013, Levins modell. 15 av 20

väldigt viktigt att vi funderar över hur vi förmedlar information och på vilket sätt det tas emot. Även om de beskriver avsaknaden av information så framkommer det ändå rätt tydligt att de känner ett hopp och att de blivit lyssnade på, att vi tagit deras arbetssituation på största allvar. De är även medvetna om att det kommer att ta tid men menar att vi är på rätt väg. Några av kommentarer från medarbetarna: Vi jobbar med det (förändringarna) men är absolut inte färdiga, vilket är så man talar om det. Jag tror att det kommer att bli jättebra och att det finns en bra tanke bakom det men vi är inte där än. Man kan inte lägga upp fötterna och säga att vi är klara utan det måste finnas en aktiv tanke med oss hela vägen, annars går det inte. Intervjudeltagarna förmedlade en del positiva upplevelser av den nya fördelningsordningen. De beskrev den i termer av förutsägbarhet och tydliga ramar för arbetet som minskar upplevelsen av stress och osäkerhet. Jag tänker så här, det är ett stressmoment mindre, att man åtminstone kan känna sig trygg att jag inte kommer att få ett nytt ärende på torsdag. Du slipper åtminstone den stressfaktorn, sen kan det ju hända mycket i dina ärenden ändå så att du inte får återhämtning. Men man slipper att sitta där med ångest och känna herregud undra hur många ärenden det är? Implementeringen av Signs of safety var en del som tog lång tid. Vid intervjutillfället hösten 2016 så haltade det i flera olika delar. Chefer byttes ut och nya kom in. Flera nya medarbetare hade inte heller erfarenhet eller kunskap av metoden. I rapporten från studentfirman blir det väldigt tydligt. Medarbetarna beskrev att de varit på utbildning i olika omgångar från 2014 men när de återvände till verksamheten var det ingen som drev frågan under 2014 och 2015. Det krävs verkligen att vi har chefer på plats och som tänker vara här och sen att cheferna också tar ansvar för det. De måste leda oss i arbetet så det blir möjligt för oss att göra det själva. Cheferna måste vara delaktiga och aktiva i att implementera de olika delarna. 16 av 20

Det fanns också farhågor om att det skulle bli splittring mellan teamen och att de inte längre var en arbetsgrupp. Vi har ju tre team nu och det hade varit bra om vi varit lite mer enhetliga, för nu gör man lite olika saker och det har varit väldigt olika svar från de olika cheferna, de har inte heller varit eniga. Så det är ju svårigheter med tre team också. Slutdiskussion Blev det som vi önskade och hoppades på med den förändringen vi skapade för vår socialsekreterargrupp? Blev arbetsmiljön bättre för socialsekreterarna och minskade sjukfrånvaron och personalomsättningen. Blev utredningstiderna kortare, kom barnets röst fram tydligare och gjordes det risk och skyddsbedömningar i högre grad? Om en organisation ska vara stabil är det viktigt att inte organisera om eller skapa för stora förändringar. Under hela denna process var vi medvetna om vikten av att en organisation behöver stabilitet. Trots det så insåg vi att vi var tvungna att göra något så rättsäkerheten kunde säkerställas, gällande utredningstider och barnets delaktighet. Det var också viktigt att sjuktalen och våra rehabiliteringsärenden minskade samt att personalomsättningen sjönk. All förändring tar tid och när vi startade var vi medvetna om att innan vi kommer att se någon skillnad så tar det tid. Två år är inget ovanligt långt tidsperspektiv innan en ny struktur fungerar. Det är något som också visar sig i de delar som vi tittat på. Både under 2015 och 2016 kan vi inte se någon större förändring i de data vi tar fram utan det är först under 2017 som både utredningstider och barnets delaktighet blir tydligare och särskilt utredningstiderna förkortas. När modellen sjösattes skapades det en hel del förvirring och osäkerhet bland våra medarbetare. Några menade att de inte fått någon information och andra förstod inte varför vi gjorde som vi gjorde. Trots att vi både haft dialog och på andra större gemensamma möten informerat hade vi uppenbarligen inte lyckats förmedla hur vi tänkt och varför. Det som blir viktigt att ta lärdom av är just på vilket sätt vi gjorde förändringen och hur vi informerade medarbetarna. Vi hade också många diskussioner om antalet veckor som varje team skulle vara tillgängligt mot mottagningsgrupp. Allt från en vecka till tre veckor. Att det bara skulle var en vecka förkastade vi ganska tidigt mest beroende på att själva återhämtningsperioden då blev väldigt kort. Tre veckor kunde bli för lång period 17 av 20

att vara tillgänglig på och att få nya ärenden. Till slut landade vi på två veckor och enades om att pröva det tidsalternativet för att naturligtvis vara beredda på en eventuell förändring. De farhågor som framkom var just att det kan bli väldigt olika i hur många ärenden som fördelas under just dessa två veckor och att det skulle innebära att teamen blev olika belastade. Vi har också fått väldigt många kommentarer för ordet återhämtning och det har vi full förståelse för. Socialsekreterargruppen menade att det inte var någon återhämtning utan att de fortsatte jobba på med sina dagliga uppdrag. Det var just det vi menade med det ordet, att de skulle få arbetsro och en garanti för att inte få nya ärenden under denna sk återhämtningsperiod. Vi visste att många av socialsekreterarna kände stor ångest inför varje metodträff och ärendefördelning. Tanken med teamindelning var att vi kunde skapa en längre tidsperiod arbetsro med vetskapen om att de inte får några nya ärenden. 2016 är ett år som skiljer sig mot de andra två åren även om vi då hade haft teamindelningen över ett år. Den reflektionen vi kan göra är hur viktigt det är med stabilitet i personalsituationen, att det finns chefer på plats som drar åt samma håll och som håller i det övergripande arbetet med implementering av nya strukturer. Det som blir tydligast i mätningen är att det under 2017 blir en klar förbättring av resultaten för utredningstiden och barnets delaktighet samt risk och skyddsbedömningar mot föregående år. När det gäller risk och skyddsbedömningarna så skiljer sig resultat även här för 2017 jämfört med 2015 och 2016. Under 2017 görs det risk och skyddsbedömningar i alla ärenden och det som också skiljer sig från de tidigare åren är att det i risk och skyddsbedömningen även innehåller konsekvensen för barnet på kort och på lång sikt. Införandet av ny BBIC mallen är säkert en delförklaring till detta men även Signs of safety som lägger fokus på dessa delar i förhållningsättet. Ett nära ledarskap med en enhetschef för varje team innebär ju att socialsekreteraren har nära tillgång till metod och stöd i sitt dagliga arbete. När det gäller barn delaktighet så har Shier visat på en modell i fem steg där vägarna till delaktighet går från att barnen över huvudtaget blir lysande till (Nivå 1) till att barn delar makt och ansvar över beslutsfattande (Nivå 5) 5. I denna rapport har vi bara tittat på barns delaktighet utifrån de första nivåerna, dvs att man 5 Shier, H. 2001 Pathways to Participation Openings, Opportunities and Obligations. Children & Society 18 av 20

har träffat och lyssnat på barnen samt att de har fått uttrycka sina synpunkter och åsikter. Här blir det också skillnader i mellan de olika åren. Under 2015-2016 är det av varierande grad i det utredningar vi tittat på. Däremot är barnet delaktigt i alla de utredningar vi tittade på för 2017. Även här tror vi att faktorer som tidigare nämnts, BBIC mallen, införandet av Signs of safety och ett nära ledarskap är en stor bidragande orsak. Däremot visar vi på ett sämre resultat 2017 för en tydlig utredningsplan i utredningen. Om det beror på den nya BBIC mallen eller andra bidragande orsaker är svårt att säga men det är ju klart ett förbättringsområde som det måste arbetas med framöver. När det gäller socialsekreterarnas arbetssituation, vad gäller stress och sjukfrånvaro så hade vi önskat få en ny studie från Psykologiska institutionen men tyvärr så hann de inte med det under hösten 2017. Vi kommer att få en ny studie nu under våren 2018 som tyvärr inte kan redovisas i denna rapport men kommer att läggas till som en bilaga framöver. Det vi däremot kan se och mäta nu, är utifrån de ärendetyngdsmätningar som görs och den senaste som gjordes 2017 visar på väldigt bra siffror. Både vad det gäller ärendetyngden men också i redovisningen för trivsel på arbetsplatsen. Under november månad 2017 gjordes en ärendetyngdmätning på socialsekreterartjänsterna samt att medarbetarna fick sätta en siffra från 0 till 10 om hur de trivdes och mådde på sitt arbete. Av de 18 tjänsterna som mättes var det endast på en tjänst som visade på en hög siffra vad gäller antal ärenden på tjänsten och en tjänst som låg på gränsen för att ha för många ärenden. De övriga 16 tjänsterna visade att de låg väl till inom de parametrar som används vid en ärendetyngdmätning.. När det gäller skattningen av hur de trivs och mår på sitt arbete visade majoriteten på väldigt höga siffror av trivsel och välmående. Dessa siffror kan ju skifta över tid då inflödet av ärenden också varierar. Totalen på antalet inledda utredningar visar på ca 35 % under hela 2017 och även under vår mätperiod. Det har naturligtvis varit högre under vissa perioder under året och under en period hösten 2017 var den uppe i 50%. Under de föregående åren 2015 och 2016 var siffran högre totalt för antalet inledda utredningar. Även om skillnaden över de tre åren inte är så stor i antalet inledda utredningar. Att det fortfarande ligger på en ganska låg andel inledda utredningar trots fortsatt ökat inflöde under hela 2017 kan en förklaring vara att det görs säkrare risk och skyddsbedömningar redan initialt. 19 av 20

En del i detta förändringsarbete som vi inte räknade med var att så många kommuner och städer i vårt avlånga land var intresserad vårt arbete. Vi har sedan 2015 haft runt 25 studiebesök, allt från norr till söder. Det har varit väldigt inspirerande för oss också att få dela med oss av våra tankar, före, under och efter teamindelningen. Det har också gett oss energi att fortsätta samt en stark tro om att vi är på rätt väg. I samband med att denna rapport blev klar så uppstår ju naturligtvis en diskussion om hur vi ska gå vidare. Vilka delar ska vi mäta och undersöka framöver för att på så sätt behålla en väl fungerande struktur men också vara observant på vilka förändringar som sker över tid. I vårt arbete framöver kommer vi att fortsätta att arbeta med att säkerställa rättsäkerheten och arbetsmiljön för socialsekreterarna inom området barn och unga. 20 av 20