Helsingfors stad Protokoll 4/2012 Tid 17:00-17:55 Plats Helsingfors arbis, Dagmarsgatan 3 Närvarande Ledamöter Övriga Gadd, Sture vonnandelstadh, Mikael Niekka, Liisa Piiparinen, Niklas Stormbom, Peter Woitsch, Erwin vonmartens, Christel Udd, Björn Elander, Lena Thors, Moa Gayer, Gunborg ekonomichef biträdande
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 Ärende 47 Br/1 Konstaterande av sammanträdets laglighet och beslutförhet och val av protokolljusterare 48 Br/2 Verkställighet av besluten vid detta sammanträde 49 Rektor/1 Presentation av invandrarundervisningen på Helsingfors arbis 50 Rektor/2 Ansökningar om understöd 51 Ec/1 Budgetutfall 30.6.2012 och prognos 31.12.2012 52 Rektor/3 Förhandlingar om budgeten för år 2013 på förvaltnings- och utvecklingscentralen 53 Rektor/4 Anhållan om befrielse från hyra 54 Rektor/5 Anhållan om att få överföra influtna medel från år 2012 till år 2013 55 Rektor/6 om utvärdering av direktionens verksamhetsperiod 56 Rektor/7 Inför kommunalvalet i oktober 2012 57 Rektor/8 Datum för läsåret 2013-2014 58 GG/9 Ansökan om sänkt hyra för klimatevenemang
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 1 (18) Br/1 47 Konstaterande av sammanträdets laglighet och beslutförhet och val av protokolljusterare konstaterade att sammanträdet var lagligt och beslutfört och valde ledamöterna Peter Stormbom och Erwin Woitsch att justera protokollet från detta sammanträde. biträdande Moa Thors sförslag konstaterar att sammanträdet är lagligt och beslutfört och väljer ledamöterna Peter Stormbom och Erwin Woitsch att justera protokollet från detta sammanträde. biträdande Moa Thors
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 2 (18) Br/2 48 Verkställighet av besluten vid detta sammanträde beslutade att de beslut som fattats vid detta sammanträde får verkställas innan de vunnit laga kraft, om inte något annat har beslutats eller senare besluts separat. biträdande Moa Thors sförslag beslutar att de beslut som fattats vid detta sammanträde får verkställas innan de vunnit laga kraft, om inte något annat har beslutats eller senare besluts separat. biträdande Moa Thors
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 3 (18) Rektor/1 49 Presentation av invandrarundervisningen på Helsingfors arbis antecknade presentationen för kännedom. sförslag antecknar presentationen för kännedom. n Under de fyra senaste åren har andelen invandrare ökat markant på Helsingfors arbis. Institutet har skapat modulprogrammet Intensive Swedish for Foreigners, som har väckt stort intresse. Under ett par års tid har staden genom extra finansiering stött s.k. mamma-barngrupper, där vi har kunnat erbjuda studerande föräldrar barnpassning medan kurserna i svenska pågår. Helsingfors arbis deltar i projektet Delaktig i Finland i huvudstadsregionen och har på årsbasis från arbets- och näringslivsministeriet fått ca 100 000 euro för ändamålet. Projektledaren Ann-Jolin Grüne har varit anställd från 15.5.2011 och projektet pågår till 30.6.2013. Direktionens ordförande Sture Gadd motionerade våren 2012 om att inrätta en befattning för en invandrarkoordinator vid institutet, och direktionen har på sitt möte 24.5.2012 avfattat ett utlåtande om saken. En arbetsgrupp inom institutet har under våren utarbetat en läroplan för frivillig integrering av invandrare och en grupp startade den här höstterminen. Projektledaren Ann-Jolin Grüne redovisar på mötet för institutets invandrarundervisning under det pågående arbetsåret.
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 4 (18) Rektor/2 50 Ansökningar om understöd beslutade anteckna rapporten om ansökningar för kännedom. sförslag beslutar anteckna rapporten om ansökningar för kännedom. n Extra statsunderstöd Enligt instruktionen för Helsingfors arbis är det som anhåller om extra statsunderstöd för verksamheten. Rektor har 21.2.2012 av Utbildningsstyrelsen anhållit om 18 100 för studiesedlar. I efterskott meddelade Utbildningsstyrelsen att man detta år skulle sammankoppla de här ansökningarna med ansökningar om samhällsgaranti för ungdomar. Så sent som 3.8.2012 meddelade utbildningsstyrelsen att institutet har fått 7 000 (mot 12 000 år 2011 och 15 000 år 2010). Fördröjningen resulterade i att kurskatalogen måste tryckas upp med färdigt nedsatta priser utgående från förhoppningen om att åtminstone det ansökta beloppet skulle beviljas. Extra statsunderstöd Rektor för Esbo arbetarinstitut Tarja Lang har i januari 2012 ansökt om kvalitets- och utvecklingspengar från Utbildningsstyrelsen gemensamt för huvudstadsregionens kommunala medborgarinstitut. 23.4.2012 meddelade Utbildningsstyrelsen att man beviljat 40 000. Pengarna ska användas till att utveckla samarbetet över kommungränserna utgående från en utredning om behovet av samordning som gjordes under årsskiftet 2011 2012. Esbo arbetarinstitut ansvarar för redovisning och administration av pengarna. Extra understöd Enligt instruktionen för Helsingfors arbis är det som anhåller om extra bidrag för verksamheten.
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 5 (18) Rektor/2 Rektor har 25.6.2012 av Svenska Kulturfonden anhållit om 3 000 för det utvidgade kultur- och föreläsningsprogrammet i biblioteket under läsåret 2012 2013. Institutet fick avslag på anhållan för andra gången med motiveringen att en budget inte hade följt med ansökan.
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 6 (18) Ec/1 51 Budgetutfall 30.6.2012 och prognos 31.12.2012 beslutade anteckna budgetutfallet och prognosen för kännedom. ekonomichef Lena Elander Bilagor 1 Resultaträkning300612.pdf sförslag beslutar anteckna budgetutfallet och prognosen för kännedom. n Per 30.6.2012 har intäkterna förverkligats till 56,1 % och kostnaderna till 50,6 %. År 2012 budgeterades inte inkomster för understöd och bidrag. Det har däremot influtit 42 597 euro, varav 8 597 euro för projektet Delaktig i Finland, 14 000 euro i kvalitets- och utvecklingsstöd som utbildningsstyrelsen beviljat och 20 000 euro för 100-årshistoriken. Utfallet för intäkterna, utan understöd och bidrag, är 47,3 % av budgeten, men 43,6 % av prognosen. Efter att direktionen 27.3.2012 beslutade om nya kursavgifter och hyror från 1.8.2012, beräknades det att det inflyter 10 000 euro mera i kursavgifter jämfört med budgeten. I personalkostnader beräknas att en inbesparing på ca 30 000 euro kan göras eftersom en vaktmästarbefattning inte tillsätts under hösten. Anslaget för material, förnödenheter och varor har använts till 94,7 %. Anskaffningarna är driftsutgifter men i budgeten finns 50 000 euro för investeringar. I övrigt har budgeten förverkligats planenligt. ekonomichef Lena Elander Bilagor 1 Resultaträkning300612.pdf
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 7 (18) Rektor/3 52 Förhandlingar om budgeten för år 2013 på förvaltnings- och utvecklingscentralen beslutade anteckna ärendet för kännedom. sförslag beslutar anteckna ärendet för kännedom. n Rektor, biträdande och ekonomichefen besökte 17.8.2012 förvaltnings- och utvecklingscentralen för en diskussion om institutets budgetförslag för år 2013. För närvarande har man inte ansett sig behöva röra budgetförslaget för Helsingfors arbis. De frågor som framför allt var aktuella under diskussionen gällde den grundläggande reparationen, som i investeringsplanen ligger på läsåret 2016 2017 och invandrarkoordinatorn som föreslagits från 1.7.2013. Ytterligare diskuterades hur man på sikt kunde få timmarna att räcka till för ett ytterligare utökat utbud av kurser och språkundervisning för invandrare, framför allt en eventuell fullödig integrationsundervisning från hösten 2013.
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 8 (18) Rektor/4 53 Anhållan om befrielse från hyra HEL 2012-012504 T 10 01 04 Direktionen beviljade den somaliska kvinnogrupp som tidigare administrerades av Kantti ry befrielse från hyra för gymnastiksalen på onsdagseftermiddagar kl. 13.30 15.30 under läsåret 2012 2013. Upplysningar Moa Thors, biträdande, telefon: 310 70077 moa.thors(a)arbis.hel.fi sförslag Direktionen beviljar den somaliska kvinnogrupp som tidigare administrerades av Kantti ry befrielse från hyra för gymnastiksalen på onsdagseftermiddagar kl. 13.30 15.30 under läsåret 2012 2013. n Direktionen för Helsingfors arbis beviljade på sitt möte 15.2.2011, 19, Kantti ry befrielse från hyra för en grupp somaliska kvinnor, som gymnastiserade på fredagseftermiddagar i Arbis gymnastiksal. Kantti ry:s projekt Tuki toimii tog slut vid utgången av 2011, vilket betyder att de somaliska kvinnorna nu ska klara sig på egen hand utan Kantti ry:s stöd. På årets första möte beviljade direktionen gruppen befrielse från hyra för vårterminen 2012 (14.2.2012, 13). Då ingen i gruppen talar svenska och bara ett par talar litet finska har kvinnorna muntligen anhållit om att få fortsätta att gymnastisera en gång i veckan på Arbis. De flesta deltagarna lever på utkomststöd och de har därför inte råd att betala någon hyra. I och med att de inte talar svenska är det i det här skedet inte aktuellt att införliva deras grupp i Arbis normala verksamhet. Upplysningar Moa Thors, biträdande, telefon: 310 70077 moa.thors(a)arbis.hel.fi
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 9 (18) Rektor/5 54 Anhållan om att få överföra influtna medel från år 2012 till år 2013 HEL 2012-012422 T 02 02 00 Direktionen beslutade att av stadsstyrelsen anhålla om att 34 000 euro influtna bidrag överförs från år 2012 till 2013-års budget. Upplysningar Moa Thors, biträdande, telefon: 310 70077 moa.thors(a)arbis.hel.fi sförslag Direktionen anhåller av stadsstyrelsen om att 34 000 euro influtna bidrag överförs från år 2012 till 2013-års budget. n År 2014 fyller Helsingfors arbis 100 år. Inför 100-årsjubileet förbereds en festskrift, för vilken utomstående finansiering har sökts av institutet. En av bidragsgivarna, Stiftelsen Tre Smeder, har redan detta år beviljat institutet 20 000 euro och betalat in pengarna på institutets konto, men detaljarbetet med festskriften har kommit i gång först under höstterminen 2012. Det innebär att utgifterna för arbetet (arvoden, layout, bildmaterial m.m.) huvudsakligen kommer att ligga på år 2013. Institutet har också på våren 2012 anhållit om utvecklings- och kvalitetspengar från Utbildningsstyrelsen och för ändamålet fått 14 000 euro. Pengarna kan användas ända till utgången av år 2013 då de också ska redovisas. Pengarna är avsedda att användas för arr förstärka samarbetet med både kommunal och privat svensk seniorverksamhet med betoning på IT-färdigheter. Under år 2012 finns det ännu kvar pengar att använda av idigare erhållna projektpengar. Sammanlagt gäller det 34 000 euro. Upplysningar Moa Thors, biträdande, telefon: 310 70077
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 10 (18) Rektor/5 moa.thors(a)arbis.hel.fi
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 11 (18) Rektor/6 55 om utvärdering av direktionens verksamhetsperiod HEL 2012-012145 T 00 01 01 Direktionen beslutade att på årets sista möte göra ett infopaket som hjälp för nya direktionsmedlemmar. Upplysningar Moa Thors, biträdande : 310 70077 moa.thors(a)arbis.hel.fi sförslag Direktionen beslutar om formerna för en utvärdering av den gångna mandatperioden. n Enligt Helsingfors arbis kvalitetshandbok som direktionen godkände på sitt möte 27.10.2009, 71, skall direktionen årligen utvärdera sitt arbete. I praktiken har det dock skett vartannat år. För halvtidsutvärderingen hade direktionens sekreterare gjort en sammanställning av statistiska fakta från direktionens möten och gett förslag till frågor att ta ställning till. Man diskuterade först i mindre grupper och presenterade efter det tankarna i plenum. Följande konkreta förslag kom direktionen då fram till: - att göra ett infopaket till nya direktionsmedlemmar om vad direktionsjobbet innebär - att ta kontakt med andra direktioner i regionen för att diskutera hur man kan utveckla verksamheten - att skicka direktionsmedlemmarna bakgrundsinformation till de utlåtanden som ska avges - att förklara kontoställningen och prognosen på ett litet djupare plan - att ge lite mera information om hur budgeten ska läsas - att göra upp klara spelregler för anställningsintervjuerna
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 12 (18) Rektor/6 Med tanke på att en ny direktion inleder sitt arbete nästa år föreslår föredraganden att man nu tar fasta på den första punkten och gör en utvärdering som resulterar i ett infopaket till nya direktionsmedlemmar.
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 13 (18) Rektor/7 56 Inför kommunalvalet i oktober 2012 beslutade anteckna ärendet för kännedom. sförslag beslutar anteckna ärendet för kännedom. n Kansalaisopistojen liitto ry har 5.9.2012 till sina medlemmar sänt ett brev inför kommunalvalet den 28 oktober 2012. Förbundet lyfter fram olika frågor som kandidaternas lämpligen kan ta upp i sina valprogram under hösten. Man betonar bl.a. att instituten är en viktig aktör i kommunerna, att nätet för närvarande är rätt så heltäckande, att kursdeltagarna är nöjda med verksamheten och att instituten har en viktig social funktion. Man lyfter speciellt fram följande frågor: Tillgängligheten måste garanteras överallt i Finland också efter en eventuell kommunstrukturreform. Undervisningen ska vara kvalitativt högtstående. Instituten ska utvecklas på långsikt och garanteras en tillräcklig personal. Kommunerna måste se till att instituten får ett tillräckligt timantal också i framtiden eftersom kursavgifterna täcker bara en liten del av institutens verkliga utgifter. Ett mångsidigt program som vänder sig till kommuninvånare i olika ålder lockar skattebetalare till kommunen. Lokaliteterna ska hålla god nivå både för kursdeltagarnas och de anställdas skull, och det är förnuftigt att samanvända kommunala lokaliteter. Medborgarinstituten kan med fördel fungera som fortbildare av kommunens personal. Kommunerna kunde som naturaförmån erbjuda kurser åt sina anställda till nedsatt pris. Också
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 14 (18) Rektor/7 yrkesinriktad undervisning går bra att förverkliga på medborgarinstituten. Statsandelen för medborgarinstituten betalas nu ut med en förhöjning om 15 % till tätt bebodda kommuner. De verkliga kostnaderna för att producera tjänster på medborgarinstituten måste utredas så att man kan göra behövliga korrigeringar i statsandelssystemet.
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 15 (18) Rektor/8 57 Datum för läsåret 2013-2014 HEL 2012-012143 T 00 00 02 Direktionen bestämde datum för läsåret 2013-2014: 9.9-7.12.2013 7.1-12.4.2014 Upplysningar Moa Thors, biträdande, telefon: 310 70077 moa.thors(a)arbis.hel.fi sförslag Direktionen bestämmer datum för läsåret 2013-2014. n n föreslår följande datum: höstterminen: 9.9 7.12.2013 vårterminen: 7.1 12.4.2014 Upplysningar Moa Thors, biträdande, telefon: 310 70077 moa.thors(a)arbis.hel.fi
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 16 (18) GG/9 58 Ansökan om sänkt hyra för klimatevenemang Uppgifter om föredraganden Direktionen beviljade den grupp som vill ordna en klimatskuggkonferens rätt att gratis hyra två rum på Helsingfors arbis veckoslutet 1-2.12.2012. Gruppen måste dock stå för kostnaderna för vaktmästare och städning av rummen. En grupp bestående av bland annat WWF, Greenpeace, Dodo, Jordens Vänner, Finlands naturskyddsförbund, Luontoliitto, Kepa, Vänsterunga, Vihreät nuoret ja opiskelijat och Kyrkans utlandshjälp önskar på Helsingfors arbis veckoslutet 1-2.12.2012 hyra två större rum på institutet för en klimatskuggkonferens. Skuggkonferensen sker samtidigt med en internationell klimatkonferens i Qatar. Gruppen eftersträvar ingen profit med skuggkonferensen. Ansökan är inlämnad av Li Andersson, representant för organisationskoalitionen. rehtori Gayer, Gunborg
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 17 (18) Sture Gadd ordförande Moa Thors protokollförare 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 58 Protokollet justerat Peter Stormbom Erwin Woitsch Protokollet har hållits offentligt framlagt på Helsingfors stads registratorskontor (Norra esplanaden 11-13) 21.09.2012 och det beslut som gäller vederbörande har postats därpåföljande arbetsdag.
Helsingfors stad Protokoll 4/2012 18 (18) ANVISNINGAR FÖR SÖKANDE AV ÄNDRING