Helsingfors stad Protokoll 2/2015 Direktionen för svenska arbetarinstitutet

Transkript

1 Helsingfors stad Protokoll 2/2015 Tid 17:00-18:18 Plats Helsingfors arbis Närvarande Ledamöter Torvalds, Nils Itälehto-Supponen, Marja- Leena Tiusanen, Pekka Työrinoja, Pirjo Woitsch, Erwin Cowell, Maria-Elena Lainevuo, Ari vonnandelstadh, Mikael ordförande ersättare ersättare ersättare Övriga Granskog, Pamela Elander, Lena Koskela, Antti protokollförare föredragande Ordförande Nils Torvalds , 17-18,20, 22 Lena Elander 14-16, 21 Pamela Granskog 19 Protokollförare Pamela Granskog 12-22

2 Helsingfors stad Protokoll 2/2015 Ärende 12 Rektor/1 Konstaterande av sammanträdets laglighet och beslutförhet och val av protokolljusterare 13 Rektor/2 Verkställighet av besluten vid detta sammanträde 14 Ec/1 PROGNOS 1 FÖR BUDGETUTFALLET FÖR ÅR Ec/2 HYRORNA PÅ HELSINGFORS ARBIS FRÅN Ec/3 Kursavgifter 17 Rektor/3 Verksamhetsberättelse Rektor/4 Datum för läsåret Rektor/5 Utdelning av elevstipendier 20 Rektor/6 Ändrat mötesdatum 21 Ec/4 DIREKTIVEN FÖR RAMBUDGETEN ÅR 2016 OCH FÖR FÖRSLAGET TILL EKONOMIPLAN ÅREN Rektor/7 Företagshälsovårdens verksamhetsplan för Helsingfors arbis

3 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Rektor/1 12 Konstaterande av sammanträdets laglighet och beslutförhet och val av protokolljusterare Beslut beslutade konstatera att sammanträdet är lagligen sammankallat och beslutfört. Direktionen för svenska arbetarinstitutet beslutade samtidigt välja ledamöterna Pirjo Työrinoja och Marj-Leena Itälehto-Supponen till protokolljusterare och ledamöterna Mikael von Nandelstadh och Pekka Tiusanen till ersättare för dessa. Förbud mot sökande av ändring, beredning eller verkställighet Beslutsförslag Beslutet stämmer överens med förslaget. Förbud mot sökande av ändring, beredning eller verkställighet

4 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Rektor/2 13 Verkställighet av besluten vid detta sammanträde Beslut beslutade att de beslut som fattats vid detta sammanträde får verkställas innan de vunnit laga kraft, om inte något annat har beslutats eller senare beslutas separat. Förbud mot sökande av ändring, beredning eller verkställighet Beslutsförslag Beslutet stämmer överens med förslaget. Förbud mot sökande av ändring, beredning eller verkställighet

5 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Ec/1 14 PROGNOS 1 FÖR BUDGETUTFALLET FÖR ÅR 2015 Beslut beslutade anteckna prognosen och budgetutfallet för kännedom. ekonomichef Lena Elander Pamela Granskog, biträdande, telefon: Förbud mot sökande av ändring, beredning eller verkställighet Beslutsförslag Beslutet stämmer överens med förslaget. Sammandrag Enligt Helsingfors stadsstyrelses direktiv skall första prognosen för budgetens utfall ges senast Prognosen skall ges både i euro och för de bindande målen. Ett protokollsutdrag av vilket det framgår till vilka åtgärder som skrids utgående från prognosen, skall ges till stadskansliet. Kursverksamheten år 2015 har startat enligt den kursplanering som gjorts upp för läsåret Det enda bindande målet som stadsfullmäktige har ställt är hållna lektioner. Bokslutet för år 2014 och statistik över hur våren 2015 förverkligas ligger till grund för planeringen för följande läsår för att det bindande målet ska uppnås inom budgetramen. Man kan konstatera att det i mitten av mars 2015 inte har framkommit något som skulle sätta speciell press på årets budget. Det bindande målet på lektioner bör uppfyllas inom ramen för budgeten. Prognosen visar att drygt lektioner förverkligas under vårterminen 2015, vilket betyder att lektioner förverkligas hösten Det är därför inte under rådande omständigheter nödvändigt att göra ändringar i verksamhetsplanen för år För att höja produktiviteten satsar man på att höja fyllnadsgraden på kurserna. Därför satsas särskilt på marknadsföringen av kurserna. Investeringarna förverkligas enligt budgeten.

6 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Ec/1 En tabell för budgetens utfall per och prognosen delas ut på mötet. ekonomichef Lena Elander Pamela Granskog, biträdande, telefon: Förbud mot sökande av ändring, beredning eller verkställighet

7 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Ec/2 15 HYRORNA PÅ HELSINGFORS ARBIS FRÅN HEL T Beslut beslutade godkänna förslaget till hyror för Helsingfors arbis från enligt bilagan. Direktionen för Helsingfors arbis godkände de nuvarande hyrorna för institutet från I enlighet med stadens strategi att utnyttja stadens lokaler effektivt har Arbis gått in för att mera aktivt hyra ut sina rum till både utomstående och stadens olika enheter. Rummen hyrs i första hand ut åt föreningar, företag och organisationer som anordnar kurser, möten och evenemang. Institutet har också ett fortlöpande hyresavtal, d.v.s. för kaféet som hyrs ut åt en privat företagare. År 2014 erhölls ca euro i hyresintäkter. Av summan är ca euro interna hyresintäkter. För år 2015 har euro budgeterats i hyresintäkter. Eftersom uthyrningarna till största delen inte är fortlöpande varierar hyrestagarna och beloppen från år till år. Hyran täcker den utrustning som normalt finns i ifrågavarande rum och vaktmästar- och städtjänster under den tid som Arbis kursverksamhet pågår. För uthyrningar utanför terminen efter kl tillkommer de verkliga kostnaderna för vaktmästare. I vissa fall kan då också städkostnader räknas till hyran. Enligt direktionens beslut kan Arbis bevilja en sänkning av hyran till högst 25 %. Direktionen kan bevilja större sänkningar eller befrielse från hyra. Ekonomichef Lena Elander Pamela Granskog, biträdande, telefon Bilagor Arbis hyror

8 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Ec/2 Beslutsförslag Omprövning Beslutet stämmer överens med förslaget. Ekonomichef Lena Elander Pamela Granskog, biträdande, telefon Bilagor Arbis hyror Omprövning

9 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Ec/3 16 Kursavgifter HEL T Beslut Behandling beslutade godkänna förslaget till kursavgifter för Helsingfors arbis från enligt bilagan. Lena Elander: Bilagan presenterades under mötet. Ekonomichef Lena Elander Pamela Granskog, biträdande, telefon Bilagor Arbis kursavgifter Omprövning Beslutsförslag beslutar godkänna förslaget till kursavgifter för Helsingfors arbis från enligt bilagan. Sammandrag Direktionen för Helsingfors arbis godkände , 52, nya kursavgifter för institutet från Då beslöts också, att avgifterna justeras årligen och att kurserna prissätts utgående från kursens karaktär och inte enbart utgående från hur många lektioner en kurs har. Vissa kurser, som är dyrare att förverkliga, föreslås få ett högre kurspris. Matlagningskurserna skiljer sig från övriga kurser på så sätt att matvarorna köps för budgetmedel, då det på andra kurser är brukligt att kursdeltagarna själva direkt står för materialkostnaderna. Avgifterna för matlagningskurserna ska således också täcka kostnaderna för ingredienserna. År 2015 är euro budgeterat för inköp av livsmedel.

10 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Ec/3 En grundläggande princip är att avgifterna ska vara på en sådan nivå att de inte utgör ett hinder för deltagande på institutets kurser. De föreslagna höjningarna är i snitt ca 4 %. Rektor ansöker årligen från Utbildningsstyrelsen om studiesedlar. Studiesedlar är statens stöd till vissa specifika grupper av kursdeltagare, och de har på Helsingfors arbis delats ut till handikappade, seniorer och invandrare så att kursavgifterna för vissa kurser har varit nedsatta. År 2014 beviljades euro i studiesedlar för att användas En ny anhållan har lämnats in för och beslutet torde komma senare i vår. Ytterligare kan kursdeltagare av anhålla om nedsatt avgift genom en skriftlig anhållan. Antalet sådana ansökningar har ökat år 2014 jämfört med år Totalt inlämnades 62 ansökningar år 2014 (2013: 40), varav 77,4 % eller 48 personer beviljades 50 %:s rabatt (2013: 35) och 4 personer befriats helt från kursavgift (2013: 1). År 2014 inflöt euro i kursavgifter. De budgeterade inkomsterna från kursavgifterna är år euro och samma belopp finns i ekonomiplanen för år Planeringen för läsåret startar våren Utgångspunkten för kursplaneringen och för budgetarbetet är det bindande målet på förverkligade undervisningstimmar. Efter att kursdeltagarnas antal sjunkit en aning år 2014, bl.a. för att antalet kurser minskade, satsar institutet på att öka antalet kursdeltagare på de kurser som har lediga platser. För att uppnå det budgeterade beloppet för kursavgifter behövs en liten höjning av avgifterna. Ekonomichef Lena Elander Pamela Granskog, biträdande, telefon Omprövning

11 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Rektor/3 17 Verksamhetsberättelse 2014 HEL T Beslut beslutade godkänna Helsingfors arbis verksamhetsberättelse för år 2014, konstaterar att det bindande målet om undervisningstimmar är uppnått och sänder verksamhetsberättelsen till stadsstyrelsen. Pamela Granskog, biträdande, telefon Bilagor 1 Verksamhetsberättelse Omprövning Beslutsförslag Beslutet stämmer överens med förslaget. Sammandrag Förvaltningscentralen har i sitt brev av redogjort för rutinerna med verksamhetsberättelserna för de kommunala verken. Enligt brevet uppmanar stadsstyrelsen verken i sitt beslut av , 1946, att årligen redovisa för sin verksamhet och sända redovisningen till stadsstyrelsen för kännedom. Enligt beslutet kallas verkens årsrapporter verksamhetsberättelse. Verksamhetsberättelsen skall godkännas av direktionen senast inom mars månad. Den skall sedan läggas ut på verkets egna hemsidor. Stadsstyrelsen rekommenderar att verken i allt högre grad övergår till att publicera sin verksamhetsberättelse på webben. I samklang med denna rekommendation trycker Arbis i år inte upp verksamhetsberättelsen, utan har den enbart på webben.

12 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Rektor/3 Verksamhetsberättelsen skall erbjuda sina läsare en klar och redig beskrivning av verkens verksamhet, hur målen har uppnåtts, ekonomin, personalen och organisationen. De viktigaste uppgifterna ges för de senaste fem åren. Ytterligare skall man i verksamhetsberättelsen redogöra för väsentliga förändringar inom verksamhet och organisation. Åtminstone följande information skall ingå: Hur de bindande målen har uppnåtts Information om de förverkligade utgifterna och inkomsterna Mängden personal och utvecklingen av den Större investeringar En miljörapport n konstaterar, att Helsingfors arbis har uppnått det bindande målet om timmar och överskridit det med 185 timmar. Pamela Granskog, biträdande, telefon Bilagor 1 Verksamhetsberättelse Omprövning För kännedom Stadsstyrelsen

13 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Rektor/4 18 Datum för läsåret HEL T Beslut beslutade fastställa följande datum för läsåret : och Sportlovet infaller vecka 8, Pamela Granskog, bträdande, telefon Omprövning Beslutsförslag Beslutet stämmer överens med förslaget. Sammandrag föreslår att vårterminen inleds redan den 4 januari för att man ska hinna hålla en normal termin på 13 veckor före flyttningen till Sturegatan 2. I praktiken innebär det trots allt att enbart tisdagskurserna kommer att hållas 13 gånger p.g.a. trettondagen och påsken. En fortsättningstermin kan förhoppningsvis inledas efter terminens slut på Sturegatan i åtminstone några ämnen. Pamela Granskog, bträdande, telefon: Omprövning

14 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Rektor/5 19 Utdelning av elevstipendier HEL T Beslut beslutade att fyra elevstipendier à 250 euro ges till Timlärarstipendierna ges till Biträdande Pamela Granskog Pamela Granskog, biträdande, telefon Omprövning Beslutsförslag Beslutet stämmer överens med förslaget. Sammandrag Direktionen beslutade på sitt möte ledigförklara fyra stipendier som kan sökas av kursdeltagare (2 à 200 euro och 2 à 300 euro) och fyra stipendier (à 250 euro) som kan sökas av timlärare. Kursdeltagarstipendierna betalas ur Alina och Emil Erlunds/kamratföreningens fond (SFV) och timlärarstipendierna ur Arbis egen budget. Ansökningstiden gick ut fredagen den 13 mars. Inom utsatt tid hade en kursdeltagare och 14 timlärare ansökt om stipendier. Följande personer ansökte om stipendium Kursdeltagare

15 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Rektor/5 Arbis språkkurs i Spanien, juni 2015 Timlärare Forskningsresa till Japan inom hantverk mars 2015 Studier i vuxenpedagogik på ÅA Anskaffning av fortbildningslitteratur inom släktforskning Antagen på utbildning till Norge inom undervisning med teknik i matematiken Antagen till magistersstudier inom språk och pedagogik, Université du Maine, Frankrike kurser hos Elävä Raakaravinto ry, raw food, april 2015 m.fl. Studier i vuxenpedagogik på Öppna universitetet Bailatino fortbildning och licens, september 2015 Ryska måleriets historia och samtid fortbildningsresa till St. Petersburg Delta i internationell klarspråkskonferens Plain 2015, Irland, september 2015 Sommarkurs i silversmide med nya tekniker

16 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Rektor/5 EuroCALL internationell lärarkonferens inom nätkurser, Italien, augusti 2015 Kurs för svensklärare med aktuella teman, Sverige, juni 2015 ns motiveringar Kurs i Psykiska första hjälpen, september 2015 Utgående från ansökningarna föreslår föredragande att beviljas ett elevstipendium. n föreslår att de resterande tre elevstipendierna ges till tre timlärare eftersom dessa timlärare också är kursdeltagare på Arbis. Dessa tre är föreslår också att man fördelar stipendiesumman jämnt på fyra stipendier à 250 euro. De fyra timlärarstipendierna ges till Vid valet har pedagogiska studier och timlärare som på grund av antalet timmar inte har möjlighet till ett personligt lönetillägg prioriterats. Spridningen mellan de olika ämnena har även beaktats. Biträdande Pamela Granskog Pamela Granskog, biträdande, telefon Omprövning Beslutshistoria

17 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Rektor/ HEL T Beslut Direktionen för Helsingfors arbis beslutade ledigförklara fyra stipendier (2 à 200 euro och 2 à 300 euro) för kursdeltagare och fyra stipendier (à 250 euro) för timlärare. Ansökningstiden går ut fredagen den 13 mars Pamela Granskog, biträdande, telefon

18 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Rektor/6 20 Ändrat mötesdatum HEL T Beslut beslutade att tidigarelägga mötet den 21 maj till den 20 maj 2015 kl Pamela Granskog, biträdande, telefon Omprövning Beslutsförslag Beslutet stämmer överens med förslaget. Sammandrag Efter det att vårens mötesdatum hade slagits fast framgick det att budgeten ska lämnas in den 21 maj. För att direktionen ska ha en reell möjlighet att inverka på budgeten, föreslår föredragande därför att mötet tidigareläggs med en dag. Pamela Granskog, biträdande, telefon: Omprövning

19 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Ec/4 21 DIREKTIVEN FÖR RAMBUDGETEN ÅR 2016 OCH FÖR FÖRSLAGET TILL EKONOMIPLAN ÅREN Beslut beslutar anteckna direktiven för kännedom. Lena Elander, telefon Pamela Granskog, telefon Förbud mot sökande av ändring, beredning eller verkställighet Beslutsförslag Beslutet stämmer överens med förslaget. Sammandrag Stadsstyrelsen godkände på sitt möte direktiven för budgeten för år 2016 och för ekonomiplanen för åren Enligt statsrådets prognos blir den ekonomiska tillväxten i Finland obetydlig under åren I prognosen för december antogs att tillväxten av BNP år 2014 skulle vara 0,1 %. Situationen på arbetsmarknaden förvärras och arbetslösheten växer ytterligare. Man räknar med att landet år 2016 når upp till en ekonomisk tillväxt på 1,3 %. Den tillväxtnivå som statsrådet förutspår kommer inte att under de närmaste åren förbättra situationen för ekonomin i den offentliga sektorn. Ett av målen för Helsingfors stad är att minska ökningen av utgifterna. Ett sätt att förverkliga detta mål är att förbättra produktiviteten med 1 % per år dock med beaktande av befolkningsökningen och en förhöjd prisnivå. Under år 2014 har staden lyckats effektivera sin verksamhet så att kostnadsökningen i moderkommunen var 0,6 %. Ramen för år 2016 utgår från att kostnadsökningen för bruttobudgetenheterna följer stadens strategiprogram För de flesta bruttobudgetenheterna är driftsutgifterna i ramen de samma som för år Detta gäller också Arbis, då kostnadsökning tillåts

20 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Ec/4 inom de förvaltningar som direkt berörs av att befolkningen ökar. De eventuella löneförhöjningar som kommer tas från verkens egen budget. Lediga tjänster och befattningar ska i främsta rummet besättas internt inom staden för att förhindra en ökning av stadens totala personalstyrka. Ekonomihanteringen styrs av kommunallagen, av bokföringslagen och -förordningen, av ekonomistadgan, av budgeten (fullmäktige ) och av avskrivningsplanen (fullmäktige och ). Ytterligare finns ett tiotal instruktioner som getts av bokföringsnämndens kommunsektion. Ramen för svenska arbetarinstitutets budget 2016 har getts som följande (1 000 euro): Driftsbudgeten BS 2014 BU 2015 BU 2016 Inkomster Utgifter Verksamhetsbidrag Investeringarna Lös egendom Förvaltningarna ska utforma sina bindande mål så att de styr verksamheten i enlighet med stadens strategi. Stadsfullmäktige slår i samband med budgetbehandlingen fast vilka mål som är bindande. Övriga nyckeltal framställs som motiveringar. Vid uppföljningen av budgeten följs också de här nyckeltalen upp. Budgeten är bindande vad gäller utgifterna och de bindande verksamhetsmålen. I de allmänna direktiven för planeringen poängteras strategiprogrammets principer om att ordna smidig service för befolkningen genom att olika förvaltningar samarbetar över förvaltningsgränserna. En del av målen skall styra verksamheten att lösa utmaningar över förvaltningsgränserna. Budgeten och ekonomiplanen görs upp enligt penningvärdet år Finansministeriets prognos för förändringen av konsumentprisindexet år 2016 är + 1,7 %. Staden ger Lokalcentralen rätt att höja de interna

21 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Ec/4 hyrorna för stadens fastigheter med högs +1,7 %. Samma höjningsregler gäller också för övriga interna tjänster. Alla medlemsavgifter ska specificeras. Förvaltningarna kan söka utomstående finansiering för sin verksamhet. Förvaltningarna uppmanas också att i mån av möjlighet justera taxorna för avgifter och hyresinkomster. Eventuella beviljade EU-projekt ska tas upp i budgeten. Miljöåtgärder och energisparmål ska definieras för åren Risker som hänför sig till verksamhetsmålen ska identifieras, följderna av dem ska bedömas och åtgärder för att motverka riskerna ska definieras. Personalstyrkan ska under perioden hållas på samma nivå som år Verken ansvarar för sin personals välmående, säkerhet, arbetarskydd och fortbildning inom budgetramen. Förvaltningarna ska göra en investeringsplan för åren Förslaget till budget och ekonomiplan ska lämnas in senast Lena Elander, telefon Pamela Granskog, telefon Förbud mot sökande av ändring, beredning eller verkställighet

22 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Rektor/7 22 Företagshälsovårdens verksamhetsplan för Helsingfors arbis Beslut beslutade anteckna företagshälsovårdens verksamhetsplan åren för kännedom. Pamela Granskog, bträdande, telefon: Bilagor 1 Företagshälsovårdens verksamhetsplan för Arbis år pdf Förbud mot sökande av ändring, beredning eller verkställighet Beslutsförslag Beslutet stämmer överens med förslaget. Sammandrag Helsingfors stads personalhälsovård gör numera tillsammans med de olika förvaltningarna upp en verksamhetsplan för tre år åt gången. Man strävar efter att allt mer kunna förebygga sjukdomar bland stadens personal innan de eskalerar i långa sjukledigheter. Pamela Granskog, bträdande, telefon: Bilagor 1 Företagshälsovårdens verksamhetsplan för Arbis år pdf Förbud mot sökande av ändring, beredning eller verkställighet

23 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) ANVISNINGAR FÖR SÖKANDE AV ÄNDRING 1 FÖRBUD MOT SÖKANDE AV ÄNDRING 12, 13 14, 21, 22 Ändring i besluten får inte sökas eftersom beslutet gäller beredning eller verkställighet. Tillämpat lagrum: 91 i kommunallagen 2 ANVISNINGAR OM HUR MAN BEGÄR OMPRÖVNING 15, 16, 17, 18, 19, 20 Den som är missnöjd med beslutet kan framställa en skriftlig begäran om omprövning. Ändring i beslutet får inte sökas genom besvär hos domstol. Rätt att begära omprövning Omprövning får begäras av den som ett beslut avser eller vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part) av kommunmedlemmarna Den tid inom vilken omprövning ska begäras Omprövning ska begäras inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. Begäran om omprövning ska inlämnas till Helsingfors stads registratorskontor senast den bestämda tidens sista dag under registratorskontorets öppettid. En part anses ha fått del av beslutet sju dagar efter att brevet avsändes, om inte något annat påvisas. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. Dagen för delfåendet räknas inte in i den bestämda tiden. Om sista dagen av den bestämda tiden är en helgdag, självständighetsdagen, första maj, jul- eller midsommarafton eller en helgfri lördag får begäran om omprövning inlämnas första vardagen därefter. Omprövningsmyndighet Omprövning begärs hos Helsingfors stadsstyrelse. Omprövningsmyndighetens kontaktuppgifter är:

24 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) E-postadress: Postadress: PB HELSINGFORS STAD Faxnummer: (09) Besöksadress: Helsingfors stads registratorskontor Norra esplanaden Telefonnummer: (09) (Allmän förvaltning, Energi och Hamnen) (09) (Stadsplanerings- och fastighetsväsendet) (09) (Byggnads- och miljöväsendet) (09) (Bildningsväsendet) (09) (Social- och hälsovårdsväsendet) Registratorskontoret är öppet måndag fredag kl Formen för och innehållet i begäran om omprövning Begäran om omprövning ska göras skriftligt. Elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form. I begäran om omprövning ska uppges det beslut som begäran om omprövning gäller hurdan omprövning som begärs på vilka grunder omprövning begärs vem som begär omprövning på vilka grunder den som begär omprövning är berättigad att göra detta kontaktuppgifter till den som begär omprövning Protokoll Protokollsutdrag och -bilagor som hänför sig till beslutet skickas på begäran. Handlingar kan beställas från Helsingfors stads registratorskontor

25 Helsingfors stad Protokoll 2/ (23) Nils Torvalds ordförande Pamela Granskog protokollförare Protokollet justerat Marja-Leena Itälehto-Supponen Pirjo Työrinoja Dokumentet är elektroniskt undertecknat. Protokollet har hållits offentligt framlagt på Helsingfors stads registratorskontor (Norra esplanaden 11-13)