UMEÅ '(OMMUN 2017-03-23 Åldrenämnden Tid: Torsdag 23 mars 2017 kl. 8:30-12:00 Plats: ande: Övriga deltagare: Esplanaden, Stadshuset Janet Ågren (S), ordförande Veronica Kerr (KD), 1:e vice ordförande Mia Winroth (MP), 2:e vice ordförande Owe Persson (S) Carin Nilsson (5) Bo Johansson (S) Greger Knutsson (M) Lotta Holmberg (L) Eric Bergner (C) Malin Nielsen (V) Bore Sköld (V), tj. ers. för Åsa Bäckström (V) Se sidan två Utses att justera: Veronica Kerr (KD), fredag 24 mars kl. 09.00 Sekreterare: (J!/m... 29-43 Ann d'! nd, näm dsekreterare Ordförande: Justerare: Veronica Kerr (KD) BEVIS Justerat protokoll har offentliggjorts genom anslag Organ: Äldrenämnden Sammanträdesdatum: 2017-03 23 Anslaget har satts upp: 2017 03-27 Anslaget tas ner: 2017 04 18 Förvaringsplats: Norra flygeln, Stadshuset Underskrift: Ann Siklund, nämndsekreterare
Sida 2 av 22 övriga deltagare Ej tjänstgörande ersättare Siri Adelmann (S) Ronny Kassman (S) Sara Häggström (C) Per-Martin Jonasson (KD) Bore Sköld (V) Tjänstemän Pernilla Henriksson, äldreomsorgsdirektör Anna Karlander, ledningskoordinator Camilla Söderlund, kommunikatör Malin Sundbom, verksamhetschef 29 39 Madelaine Salomonsson, ekonomichefå 32 Madelene Edlund, kulturkonsulent 34 Anna Jirstrand Sandlund, programchef kultur 34 Frida Hald, utredare 37-38 Helen Abrahamsson, chef enheten stöd och utveckling å 38 Fredrik Bergström, personalstrateg 40-41 övriga deltagare Kristoffer Forsgren, enhetschef 29-41 Cesar Rivera, enhetschef 32-41 Katarina Sjögren, enhetschef 32 41 MW
Sida 3 av 22 å 29 Godkännande av dagordning Åldrenämnden godkänner förslaget till dagordning. En övrig fråga läggs till under äldreomsorgsdirektören informerer. ')
Sida 4 av 22 30 Diarienr: ÄN 2017/OOO47 Tillsynsärende 8.2-43220/2016-3 Yttrande till inspektionen för vård och omsorg Äldrenämnden yttrar sig till Inspektionen för vård och omsorg i enlighet med yttrande 2017 01-25. Årendebeskrivning Inspektionen för vård och omsorg har begärt äldrenämndens yttrande angående en anmälan med klagomål gällande hälso och sjukvårdsinsatser. sunderlag Yttrande 2017 01-25 Bilaga från berörd sjuksköterska Underrättelse och begäran om handlingar från lvo Bered ningsansvariga Catharina Persson, enhetschef et ska skickas till Inspektionen för vård och omsorg vivo
Sida 5 av 22 5 31 Diarienr: ÄN 2017/00054 Tillsynsärende 8.5-4518/2017-2 Yttrande till inspektionen för vård och omsorg Äldrenämnden yttrar sig till Inspektionen för vård och omsorg i enlighet med yttrande 2017-02-14. Årendebeskrivning Inspektionen för vård och omsorg har begärt äldrenämndens yttrande angående en anmälan med klagomål avseende brister i trygghet och omsorg gällande en boende vid Marielunds vård och omsorgsboende. sunderlag Yttrande 2017 02-14. Underrättelse och begäran om handlingar från IVO Bered ningsansvariga Catharina Persson, enhetschef et ska skickas till Inspektionen för vård och omsorg %%
Sida 6 av 22 32 Diarienr: ÄN 2017/OOOO3 Ekonomirapport t o m februari Äldrenämnden godkänner ekonomirapporten. Ärendebeskrivning Sammanfattning Äldrenämndens resultat för perioden (50 mnkr) innebär en avvikelse med -3,2 % mot budget och förklaras av vård- och omsorgsboende (-4,4 mnkr), hemtjänst i ordinärt boende (-1,6 mnkr), hälso- och sjukvård i hemmet (- 0,8 mnkr), betalningsansvar (-O,4 mnkr), administration/ledning ( 0,3 mnkr), ej biståndsprövad verksamhet (+O,1 mnkr), korttidsvård (+O,3 mnkr) samt gemensamma kostnader (+2,1 mnkr). Äldrenämndens nettokostnader (162,1 mnkr) har ökat med 5,5 % (8,5 mnkr) ijämförelse med föregående år. Kostnadsökningarna mellan åren har varit störst inom vård och omsorgsboende med 5,4 mnkr och inom hemtjänst i ordinärt boende med 3,6 mnkr. Administration/ledning Anledningen till underskottet ( O,3 mnkr) som finns på administration och ledning beror på en tillfällig överkapacitet på personal för att fortsätta arbetet med att stävja den tidigare utvecklingen vad gäller antal dygn med betalningsansvar samt möjliggöra fortsatt fokus på ärendeuppföljning. Överskottet på gemensamma kostnader (+2,1 mnkr) förklaras av budget för oförutsedda kostnader samt volymmedel för vård och omsorgsboendet Nordstjärnan som öppnar under hösten 2017. Hemtjänst Antalet beviljade timmar i relation till antalet budgeterade timmar har, för all hemtjänst, varit 98 % under årets första två månader. Det framgångsrika arbetet, som utredning äldre gör, med att minska antalet dygn med betalningsansvar samt arbeta med att all utredning ska ske i det egna 1%
Sida 7 av 22 hemmet har inneburit ökade volymer inom hemtjänsten. Att ha en ekonomi i balans är en utmaning då ersättningen per timme är förhållandevis låg och inte täcker nuvarande lönenivåer. I och med detta har hemtjänsten ett underskott på 1,6 mnkr. Verksamheten arbetar ändå med effektiviseringar och kostnadsdämpande aktiviteter i den mån detär möjligt. Vård- och omsorgsboende samt korttidsboende Inom vård- och omsorgsboende beror underskottet ( 4,4 mnkr) dels på att personalkostnader på minst 1,0 mnkr har konterats fel eller ska belasta stimulansmedel. Rättning av detta pågår. På grund av hög korttidssjukfrånvaro har verksamheten haft högre kostnader för sjuklöner, övertid och fyllnadstid. Även kostnader för inskolning har varit höga. I samband med heltidsinförandet har sysselsättningsgraden ökat mycket och för flera boenden har det inneburit en stor överkapacitet med bemanning då behov inte finns. Trots god bemanningsplanering har en fördyring i verksamheten skett. Arbete pågår med att stävja kostnadsutvecklingen kring överbemanningen samt med bemanningsplaneringen för atti möjligaste mån minska på oanvända resurspass. Inom korttidsvård förklaras överskottet (+0,3 mnkr) med att antalet faktiska dygn varit lägre än antalet planerade dygn och beläggningen till och med februari uppgår till totalt 88 %. Kommunens egna korttidsvårdsplatser har haft en beläggning på 88 % och Axlagården har haft en beläggning på 85 %. Under februari minskade beläggningen på kommunens egna platser vilket troligtvis är ett resultat av att all utredning nu sker i det egna hemmet mot tidigare på korttidsvård. Hälso- och sjukvård i hemmet Hälso och sjukvård i hemmet har ett underskott på O,8 mnkr. Arbetet med att se över rutiner och arbetssätt kring hjälpmedelsförskrivningen har gett resultat och kostnaderna har minskat. Även kostnader för personal och tjänsteköp har under februari minskat genom ett förändrat arbetssätt. Betalningsansvar Antalet dygn med betalningsansvar var 70 stycken under februari. Det är det lägsta antalet dygn sedan 2015. Att det finns ett underskott (-O,4 mnkr) WWW
Sida 8 av 22 beror på att dygn avseende 2016 och som tidigare bestridits nu blivit betalda underjanuari 2017. Ärsprognos Ärsprognos för 2017 är ett nollresultat. Prognosen är inklusive volymmedel för det vård- och omsorgsboende som öppnar under hösten 2017 och därmed skapar ett överskott i ekonomin. Prognos kommer attjusteras när arbetet med resursprioriteringar är klart och en bedömning av uppskattad ekonomisk effekt kunnat genomföras. sunderlag Ekonomirapport t o m februari 2017 Beredningsansvariga Madelaine Salomonsson, Ekonomichef give,
Sida 9 av 22 33 Diarienr: ÅN-2017/00050 Plan för sociala, kulturella och fysiska aktiviteter på vård och omsorgsboende 2017 samt redovisning av användande av medel för 2016 Äldrenämnden godkänner planen för användande av medel för aktiviteter på vård- och omsorgsboenden för 2017 samt redovisningen av användande av medel för 2016. Ärendebeskrivning Verksamheten har gjort en uppföljning utifrån de medel som nämnden tilldelade vård- och omsorgsboende för att genomföra sociala, kulturella och fysiska aktiviteter 2016. En plan för de aktiviteter som planeras under 2017 har tagits fram. sunderlag Plan för användande av medel för aktiviteter i vård- och omsorgsboende 2017 samt uppföljning av genomförda aktiviteter 2016. Beredningsansvariga Catharina Persson, enhetschef Malin Sundbom, Verksamhetschef UllaBritt Kullh, bitr. verksamhetschef Björn Hammar, bitr. verksamhetschef et ska skickas till Vård- och omsorgsboende.) ii %
Sida 10 av 22 34 Diarienr: ÄN 2017/OOO64 Kultur för seniorer - Aktivitetsplan 2017 Äldrenämnden godkänner aktivitetsplanen för 2017. Årendebeskrivning "Kultur för seniorer" skapar förutsättningar för seniorer i Umeå Kommun att ta delav konst och kultur. Äldrenämnden har avsatt 300 000 kronor för 2017 för att särskilt stötta dessa aktiviteter. Arbetsutskottets beslutsordning Ordförande gör ett medskick till förvaltningen att följa och redovisa antal deltagare per aktivitet, att dialog sker med äldregruppen så att de känner att de är med och kan påverka innehållet samt att de olika aktiviteterna sprids geografisk i kommunen. sunderlag Aktivitetsplan 2017 Kultur för seniorer Bered ningsansvariga Madelene Edlund, konsulent Kultur för seniorer et ska skickas till Umeå kultur rv
Sida 11 av 22 35 Diarienr: ÄN 2017/OOO49 Redovisning av stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen 2016 Äldrenämnden godkänner redovisningen av stimulansmedel för ökad bemanning 2016. Ärendebeskrivning Regeringen har avsatt stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen för åren 2015 2018. Socialstyrelsen har fått i uppdrag att fördela dessa medel. För 2016 har Umeå kommun rekvirerat 18 016 065 kr. En redovisning sker av hur stimulansmedlen för ökad bemanning har använts för 2016 utifrån den prioritering av medlen som nämnden beslutade om 2016-02-25 sunderlag Redovisning av stimulansmedel för ökad bemanning 2016 Beredningsansvariga Cecilia Andersson, ekonomicontroller ) %li "vu,
Sida 12 av 22 36 Diarienr: ÄN 2017/00001 Internkontrollplan 2017 Äldrenämnden godkänner internkontrollplanen för 2017. Ärendebeskrivning Äldrenämndens internkontroll syftar till att säkra effektiv verksamhet och minimera risker för allvarliga fel, att verksamheten bedrivs enligt de regler och riktlinjer som finns samt att säkerställa god ekonomisk hushållning. Internkontrollplanen för 2017 består av aktiviteter och säkring av processer som syftar till att undvika de risker som identifierats kopplat till mål och åtaganden i äldrenämndens uppdragsplan. sunderlag Internkontrollplan 2017 Beredningsansvariga Anna Karlander, ledningskoordinator ") Wir W/
Sida 13 av 22 37 Diarienr: ÄN 2017/00042 Yttrande över remiss - Samråd för Översiktsplan Umeå kommun, Tematiskt tillägg för landsbygden och revidering av Fördjupning för Umeå Äldrenämnden yttrar sig i enlighet med förvaltningens förslag till yttrande 2017-02-09. Årendebeskrivning Nämnden har getts möjlighet att lämna synpunkter på två nya överskiktsplanedelar som kommer att ersätta den kommuntäckande överskiktsplanen från 1998 (kallad ÖPL98) samt revidering för Umeå (antagen 2011). Kommunens överskiktsplan består av ett stort antal delar (fördjupningar och tematiska tillägg) Våren 2016 gjordes en aktualitetsförklaring av Umeå överskiktsplan med alla dess delar. Slutsatsen är att planen är aktuell men att några förändringar behöver göras. Överskiktsplanerna ställs ut med sedvanligt översiktsplaneförfarande med samråd, utställning och slutligen antagande i kommunfullmäktige till årsskiftet 2017 2018. När Tematiskt tillägg för landsbygd vinner laga kraft utgår ÖPL98. Nämndens beslutsordning Yrkanden Carin Nilsson (S) föreslår ett tillägg i yttrandet att turtätheten och turlinjer inte bara måste utformas så att det finns möjlighet att Ievaysjälvständigt utan också för att personalen på ett enkelt sätt ska kunna åka kollektivt även utanför tätorten. Eric Bergner (C) föreslår att perspektivet breddas ytterligare till att säkerställa att tillgängligheten till kommunikationer upprätthålls även utanför Umeå tätort i Sävar, Holmsund/Obbola och Hörnefors. %%
Sida 14 av 22 Janet Ågren (S) bifaller Carin Nilssons (S),och Eric Bergners (C) förslag att göra ett tillägg i yttrandet avseende att det måste finnas god tillgänglighet utifrån både äldres perspektiv, de som bor och verkar i kommundelarna, samt utifrån kompetensförsörjningsperspektivet. Propositionsordning Ordförande finner att nämnden enas om att godkänna tjänsteskrivelsen tillsammans med detjusterade förslaget från Carin Nilsson (5) och Eric Bergner (C). Nämnden har därmed beslutat att godkänna tjänsteskrivelsen med det föreslagna tillägget. sunderlag Yttrande 2017-02 09 Bilaga 1 Översiktsplan Umeå kommun Bilaga 2 Tematiskt tillägg för landsbygden Bilaga 3 Fördjupning för Umeå Beredningsansvariga Frida Hald, utredare Åsa Jernbom, planeringssekreterare et ska skickas till Övergripande planering firm
Sida 15 av 22 38 DiarienrzÅN-2016/00120 Yttrande över remiss Granskning av samverkan mellan landstinget och kommunen i vården av multisjuka äldre Besl ut Äldrenämnden yttrar sig i enlighet med förvaltningens förslag till yttrande 2017-02-27. Årendebeskrivning EY har på uppdrag av revisorerna i Västerbottens läns landsting samt revisorerna i Umeå kommun genomfört en granskning med syfte att bedöma om landstingsstyrelsen, hälso- och sjukvårdsnämnden respektive äldrenämnden i Umeå kommun säkerställt att det finns en ändamålsenlig samverkan mellan landstinget och kommunen i vården av multisjuka äldre. Umeå kommuns revisorer ger utifrån granskningens resultat äldrenämnden följande rekommendationer:. Skyndsamt utarbeta en gemensam värdegrund och tolkning av avtal och överenskommelser avseende gruppen multisjuka.. Klargöra roller och ansvar i vårdkedjan avseende multisjuka äldre. o o o Säkerställa att samordnande individuella planer upprättas och följs upp i enlighet med lagkrav och beslutad rutin för multisjuka äldre med behov av insats från flera huvudmän. Tydliggöra hur diskussioner och beslut från den lokala och centrala samverkansstrukturen ska återföras till respektive linjeorganisation. Säkerställa en ändamålsenlig uppföljning och återrapportering rörande samverkan kring vården av multisjuka. Revisionen önskar även ta delav nämndens nyckeltal och statistik kring vård av multisjuka äldre relaterat till kön. ')
Sida 16 av 22 sunderlag Yttrande 2017 02-27 Revisionsrapport - Granskning av samverkan mellan landstinget och kommunen i vården av multisjuka äldre Arbetsutskottets beslutsordning Yrkanden Owe Persson (S) föreslår ett tillägg i yttrandet att om det råder meningsskiljaktigheter mellan kommun och landsting vid tolkning av avtal eller andra sakfrågor bör en tredje part kunna kopplas in för att hitta en lösning i aktuell fråga. Propositionsordning Ordförande finner att arbetsutskottet enas om att föreslå nämnden att yttra sig i enlighet med tjänsteskrivelsen med det föreslagna tillägget. Beredningsansvariga Frida Hald, utredare et ska skickas till Umeå kommuns revisorer "51%
Sida 17 av 22 39 Diarienr: ÄN-2017/00011 Äldreomsorgsdirektören informerar Äldrenämnden godkänner informationen. Ärendebeskrivning Pernilla Henriksson, äldreomsorgsdirektör informerar om införandet av heltid. En jämförelse görs med Luleå kommun som har infört heltid inom äldreomsorgen. Hon informerar specifikt om personalkostnader och bemanningen i relation till införandet av heltid samt de utmaningar som finns. Malin Nielsens (V) övriga fråga om heltidsinförandet har därmed besvarats. Vidare presenteras en fördjupad analys av ekonomin för äldreomsorgen samt budgetäskande som förvaltningen har gjort för 2018. Carin Nilsson (5) ställde vid förra sammanträdet tre övriga frågor för vilka svaren återges: 1) Avseende den monter på Noliamässan vars syfte är att marknadsföra Umeå kommun som arbetsgivare ska ett årshjul för marknadsföringsaktiviteterna fastställas så att det bättre anpassas utifrån syfte och målgrupp. 2) Marknadsföring av utbildningar sker genom de kommunikationskanaler som finns, dvs. via Iedningsgrupper, intranätet för äldreomsorgen samt kommungemensamma intranätet. 3) För de planerade omklädningsrummen på Nordstjärnan finns hygienrutiner framtagna och är samverkade med förskolan för att undvika smittspridning i huset. WW!)
Sida 18 av 22 40 Diarienr: ÄN 2017/OOO39 Information Uppföljningsdialog systematiskt arbetsmiljöarbete 2016 Äldrenämnden godkänner informationen. Ärendebeskrivning Uppföljningsdialog är ett verktyg för uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet och en förutsättning för ett närvarande ledarskap. Nämnden får ta del av resultaten från uppföljningsdialogen för 2016. Varje enhetschef har fått ett personligt besök av någon från personalfunktionen och fått värdera sitt arbete utifrån påståenden. %%
Sida 19 av 22 41 Diarienr: ÄN 2017/OOO39 Redovisning av sjukfrånvaron t o m februari Äldrenämnden godkänner redovisningen av sjukfrånvaron. Ärendebeskrivning Nämnden har gett förvaltningen i uppdrag att följa och redovisa sjukfrånvaron inom nämndens verksamhetsområde. Personalfunktionen har tagit fram en redovisning av sjukfrånvaron per verksamhet som återrapporteras till nämnden med jämna intervall. En analys av sjukfrånvaron görs också i samband med delårsrapporteringen. sunderlag Redovisning av sjukfrånvaro t o m februari Beredningsansvariga Fredrik Bergström, personalstrateg vig-m
Sida 20 av 22 42 Diarienr: ÄN-2017/00010 Anmälan av delegerade beslut/anmälningsärenden mars Äldrenämnden godkänner redovisningen av delegationsbeslut och anmälningsärenden. Årendebeskrivning Redovisning av ärenden beslutade med stöd av nämndens fastställda delegationsordning samt redovisning av anmälningsärenden. Delegationsbeslut Äldrenämndens arbetsutskott 2017-03-09 Deltagande i kurser och konferenser, dnr: ÄN 2017/OOOO9. Övriga beslut Delegerade beslut för februari 2017 inom lagområdet SoL och övrig lagstiftning anmäls i enlighet med nämndens beslut 2014-12-01. Anmälningsärenden Allmänna ärenden Lokalt samverkansavtal Hjälpmedel och tjänster i förskrivningsprocessen 2017-01 31, dnr: ÄN-2016/00159 3 Protokoll från Finskspråkiga referensgruppens sammanträde 2016 12-16, ÄN-2016/00017-5 Protokoll från Umeå kommuns pensionärsråds sammanträde 2017-02 17, dnr: ÄN 2017/00019 1 Sekretessärenden avslut gällande en anmälan enligt Lex Sarah från Inspektionen för vård och omsorg, dnr: ÄN 2017/00069 1 %%
Sida 21 av 22 Umeå kommun Åldrenämnden 2017-03-23 Dom mål-nr 51 17 Beredningsansvariga Ann Siklund, nämndsekreterare
' Umeå kommun Sida 22 av 22 43 övriga frågor Ingen fler övriga frågor anmäls. 73mm,