Handlingar till ägarutskottets sammanträde Vänersborg

Handlingar till ägarutskottets sammanträde Vänersborg 2016-08-31

1 (2) Kallelse/Föredragningslista Sammanträde med ägarutskottet den 31 augusti Plats: Sessionssalen, Regionens Hus, Vänersborg Tid: kl. 09.30 12.00, 13.00 14.00 OBSERVERA att sammanträdet fortsätter efter lunch med förvaltningsärenden kl. 13.00 14.00 Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Fastställande av dagordning Information 1. Rapporter från presidieöverläggningar Johnny Magnusson, regionstyrelsens ordförande 2. Aktuella rapporter från regiondirektör Ann-Sofi Lodin, regiondirektören 3. Rapport Sommarsituationen Karin Möller, regionchefläkare 4. Samverkansavtal med naturbruk Göran Fock, regionutvecklare 5. Finansrapport inklusive uppföljning av finansiella riktlinjer etik och miljö Lars Hillerström, finanschef 6. Rapport om produktionsstyrning och åtgärder för ökad tillgänglighet Eva Arrdal, direktör för ägarstyrning Beslutsärenden 1. Ovillkorat aktieägartillskott till Västtrafik AB Diarienummer RS 2016-05295 2. Policy för inköp Diarienummer RS 2016-03129 Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Föredragningslista från ägarutskottet, 2016-08-31 2 (2) 3. Riktlinje för tillämpning av ny policy för inköp Diarienummer RS 2016-03129 4. Hemställan om godkännande av investering i tågfordon Diarienummer RS 2016-04566 5. Rapportplan och inriktning för fortsatt utvecklingsarbete Diarienummer RS 2016-05192 6. Anmälningsärenden Diarienummer RS 2016-02070 7. Övriga frågor Diarienummer RS Förvaltningsärenden Kl. 13.00 14.00 A. Implementering och införande av inköpspolicy Joakim Björck ekonomidirektör och Peter Söderström, avdelningschef koncerninköp Johnny Magnusson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (www.vasttrafik.se)

ÄRENDE 1

1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2016-08-22 Diarienummer RS 2016-05295 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Lars Hillerström Telefon: 0708-95 07 69 E-post: lars.hillerstrom@vgregion.se Till ägarutskottet Ovillkorat aktieägartillskott till Västtrafik AB Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen föreslå regionfullmäktige att 1. Regionfullmäktige beslutar att ge Västtrafik AB ett ovillkorat aktieägartillskott om 2 300 mnkr. 2. Regionfullmäktige beslutar finansiera aktieägartillskottet inom moderförvaltningen. Sammanfattning av ärendet Västtrafik AB är ett av Västra Götalandsregionen helägt aktiebolag. Driftkostnaden för Västtrafik finansieras av biljettintäkter till ca 50 procent och driftbidrag från Västra Götalandsregionen till ca 50 procent. Västtrafiks investeringar i tåg, biljetutrustning och resecentrum har hittills finansierats av internlån från Västra Götalandsregionen. Dessa lån uppgår för närvarande till 1 800 mnkr och en checkkredit om 500 mnkr. På båda dessa finansieringar löper en marknadsmässig ränta. Skattemyndigheterna har beslutat att interna räntekostnader inom kommunkoncerner inte är skattemässigt avdragsgilla om inte kommunen har större externa lån än de kommuninterna lånen. Detta medför att räntorna Västtrafik betalar för internlånet och checkkrediten inte är skattemässigt avdragsgilla för Västtrafik. Därför måste Västtrafik kapitaliseras på annat sätt än interna lån. Skattemyndigheten har angivit att det kan ske genom tillskott. Koncernkontoret har berett frågan tillsammans med Västtrafik och föreslår att detta sker genom ett ovillkorat aktieägartillskott om 2 300 mnkr. Fördjupad beskrivning av ärendet I privata koncerner förekommer upplägg där moderbolaget finansierar dotterbolagen med internlån som löper med ränta. Räntan på dessa lån har i vissa fall används till att föra ut vinster från Sverige till länder med lägre bolagsskatt. Skattemyndigheterna har förbjudit avdragsrätt för dessa räntekostnader. För offentligt ägda koncerner har räntan fram till 2014 varit avdragsgill. Därefter har praxis ändrats. Nuvarande rättsläge är att ränta är avdragsgill i bolaget om kommunen har större egna lån än vidareutlåning till bolagen. Även om räntan är Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2016-08-22 Diarienummer RS 2016-05295 2 (3) marknadsmässig föreligger ingen avdragsrätt för räntekostnaden hos bolaget om inte kommunen har större lån än vidareutlåningen till bolaget. Pensionsskuld räknas inte som lån. Att bolaget finansieras helt eller delvis med driftbidrag/skattemedel från kommunen påverkar inte bedömningen. Skattemyndigheten anser att kommunägda bolag ska finansieras med aktiekapital eller tillskott. Västtrafik AB är ett av Västra Götalandsregionens helägda aktiebolag. Aktiekapitalet är 200 mnkr. Västtrafiks drift finansieras med biljettintäkter och driftbidrag från Västra Götalandsregionen. Västtrafiks investeringar finansieras med internlån på samma sätt som Västra Götalandsregionens förvaltningar. På internlånen betalar Västtrafik ränta. Västtrafik är som alla Västra Götalandsregionens bolag med i Västra Götalandsregionens koncernkontosystem. Västtrafik har idag internlån på 1 800 mnkr som i första hand finansierar tåg. Till det kommer en checkkredit på 500 mnkr. På dessa lån debiteras en ränta som är marknadsmässig. Västtrafik har en fordran på trafikverket på ett statsbidrag för tåg på ca 300 mnkr. Redovisning av delförslag Under beredning av detta ärende har följande alternativ övervägs 1. Fortsätta som hittills kommer att medföra att räntan inte blir skattemässigt avdragsgill vilket innebär en motsvarande vinst. På denna vinst uppstår en skattekostnad på 22 % vilket inte bedöms vara rimlig. 2. Noll-ränta bedöms kunna komma i konflikt med statsstödsregler. Nollränta kan också bedömas som dolt driftbidrag. Detta alternativ rekommenderas inte av juristerna. 3. Öka aktiekapitalet i Västtrafik är fullt möjligt. Kräver beslut i regionfullmäktige och en bolagsstämma. Svårt att återta pengarna. 4. Ovillkorat aktieägartillskott kräver beslut i regionfullmäktige och en bolagsstämma. Aktiekapitalet kan återbetalas på ett enklare sätt än aktiekapital. En avstämning har skett med skattemyndigheten att skattemässigt kommer tillskottet att hanteras som ett tillskott och inte ett driftbidrag. Denna lösning rekommenderas. När statsbidraget för tågen har erhållits från Trafikverket ska reducering ske av aktieägartillskottet motsvarande statsbidraget. Nya tåg eller andra större investeringar för Västtrafik ska fortsättningsvis ske inom den juridiska person Västra Götalandsregionen för att undvika ytterligare tillskott. Även om tågen ägs av VGR kan dessa disponeras av Västtrafik utan inskränkningar enligt nuvarande lagstiftning. Hjälp har tagits av externa advokater och revisorer med inriktning på skattefrågor.

Datum 2016-08-22 Diarienummer RS 2016-05295 3 (3) Finansiering I redovisningen kommer följande händelser att inträffa vid ett villkorat aktieägartillskott: 1. Moderförvaltningen ger Västtrafik ett aktieägartillskott på 2,3 mdkr. 2. Västtrafik återbetalar regionlån till koncernbanken och checkkredit minskas. Oavsett om alternativen aktieemission eller aktieägartillskott väljs uppkommer ingen kostnad för Västra Götalandsregionen eller intäkt för Västtrafik. Det påverkar inte koncernens likviditet. Beredning Beredning av detta ärende har skett av tjänstemän inom koncernkontoret koncernstab Verksamhetsutveckling, ekonomi och inköp och Västtrafik AB. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Ägarutskottets beslut skickas till regionstyrelsen@vgregion.se Besluten skickas till Västtrafik AB, lars.backstrom@vasttrafik.se Moderförvaltningen / koncernbanken, kristofer.weiler@vgregion.se lars.hillerstrom@vgregion.se

ÄRENDE 2

1 (4) Tjänsteutlåtande Datum 2016-08-17 Diarienummer RS 2016-03129 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Amalia Jakobsson Telefon: 0702-98 58 48 E-post: amalia.jakobsson@vgregion.se Till ägarutskottet Policy för inköp Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen föreslå regionfullmäktige att 1. Regionfullmäktige beslutar om ny policy för inköp att gälla från och med 1 januari 2017. 2. Tidigare fastställd policy för inköp upphör i och med att den nya träder i kraft. 3. Regionfullmäktige uppdrar åt regionstyrelsen att fastställa riktlinjer för tillämpning av policyn samt rutiner för implementering för att säkerställa följsamhet till den nya policyn för inköp per 1 januari 2018. Förslag till ny policy för inköp Tidigare versioner av policy och riktlinjer för inköp är från år 2004 och år 2010 och behöver ersättas med uppdaterade versioner. Ny policy och riktlinje ska öka tydligheten kring ansvar, uppföljning och tillsyn för hantering av inköpsfrågor i Västra Götalandsregionen. Policyn och riktlinjerna gäller inom hela regionen från och med 1 januari 2017 med succesiv implementering för att uppnå full följsamhet från och med 1 januari 2018. För att öka följsamheten till Lagen om offentlig upphandling (LOU), föreslås en centralisering av ansvaret för upphandling. Med upphandling avses här alla köp från leverantörer som saknar upphandlade avtal oavsett beloppsvärde. Se bild nedan. 534 tkruppåt 100-534 tkr 0-100 tkr Upphandling med annonsering Krav enligt LOU Direktupphandling Dok. plikt enl LOU Direktupphandling Ingen dok plikt Fastighetsnämnden ansvarar för upphandling av fastighetsförvaltning och byggande. Västtrafiks styrelse ansvarar för trafik och trafikrelaterade tjänster. Hälso- och Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2016-08-17 Diarienummer RS 2016-03129 2 (4) sjukvårdsnämnderna och hälso- och sjukvårdsstyrelsen ansvarar för vårdavtal med externa vårdgivare inom sitt uppdrag och sin budget samt avtal om insatser som främjar hälsa. Regionstyrelsen ansvarar för upphandling av alla övriga varor och tjänster. Detta innebär att tjänstemannastödet för upphandling koncentreras till tre regionala inköpsfunktioner. Fastighetsnämnden och Västtrafik AB har egna inköpsorganisationer. Regionstyrelsen, hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälsooch sjukvårdsstyrelsen får sitt tjänstemannastöd från koncernkontoret, koncerninköp. Övriga nämnder och styrelser ansvarar för avrop från upphandlade avtal. Regionens inköpsprocess är verksamhetsstyrd vilket innebär att verksamheterna fortsatt medverkar vid upphandling, implementering och uppföljning av upphandlade avtal. Förslaget till ny policy för inköp innebär också att: alla upphandlingar inklusive direktupphandlingar ska genomföras av respektive inköpsfunktion alla inköp har som utgångspunkt att de är regiongemensamma koncerninköp får en tydligare roll med ansvar för utveckling och tillsyn av inköpsprocessen alla upphandlade avtal samlas i en regional avtalsdatabas Ansvaret för att inköpspolicy och inköpsriktlinjer följs ligger på styrelser och nämnder samt förvaltningschefer. Styrelser och nämnder bör bli mer aktiva och ställa tydliga krav på sina respektive förvaltningar på att regelverket kring inköp och upphandlingar följs. Förändringen i förslaget innebär att delegeringsordningarna för nämnder och styrelsen behöver ses över. För exempelvis hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och sjukvårdsstyrelsen innebär det att delegeringsordningarna bör utformas så att, i den mån nämnden väljer att delegera sin beslutsrätt, ska delegeringen ställas till koncerninköp enligt samma modell som gäller för regionstyrelsens delegering. Full följsamhet till den nya policyn för inköp ska vara uppnådd per 1 januari 2018. Behov av tydliga riktlinjer för att uppnå ambitionerna i policyn för inköp Idag har såväl regionens olika verksamheter som koncernen som helhet en bristfällig styrning av rätten att beställa varor eller tjänster från externa leverantörer. Detta innebär risk för köp från icke upphandlade leverantörer till belopp över gränsvärdena. Vidare finns brister i uppföljning vid inköp av varor och tjänster från externa leverantörer och avtalstroheten till gällande avtal kan förbättras. För att säkerställa genomförandet och tillämpningen av policyn inom regionens alla styrelser och nämnder ska regionstyrelsen fastställa riktlinjer för tillämpning av policyn. Dessutom ska rutiner för implementering av policyn, en genomförandeplan, tas fram som stöd till styrelsers och nämnders åtgärder för införande av policyn. Denna kan bland annat innefatta översyn eller förtydligande av reglementen,

Datum 2016-08-17 Diarienummer RS 2016-03129 3 (4) instruktioner och delegeringsordningar samt utbildnings- och kommunikationsinsatser. Samarbete Samarbetet mellan fastighetsnämnden, västtrafik och regionstyrelsen krävs för att utveckla inköpsverksamheten. Koncerninköp och västfastigheter har under 2016 etablerat mötesformer för samarbete och representanter från Västtrafik kommer bjudas in till dessa möten from 2017. Politisk referensgrupp uppföljning av implementering Regionstyrelsen har utsett en politisk referensgrupp för inköpsfrågor. Gruppens uppdrag är bland annat att följa arbetet med ökad avtalstrohet, standardisering, effektivisering och samordning inom inköpsområdet för större kostnadseffektivitet. Referensgruppen ska noga följa implementeringen av policy och riktlinjer och regelbundet till regionstyrelsens ägarutskott rapportera och vid behov lämna förslag till åtgärder utifrån sina iakttagelser. Beredning Förslaget till ny policy för inköp har tagits fram av Koncernkontoret i samarbete med andra aktörer i Västra Götalandsregionens olika verksamheter. Förslaget har varit på tjänstemannaremiss i följande organisationer: 1. Västfastigheter 5. NU-sjukvården 2. Skaraborgs Sjukhus 6. Västtrafik 3. Inköpsrådet 7. Koncernstab hälso- och sjukvård 4. Sahlgrenska Universitetssjukhuset Synpunkter har även kommit in från övriga intressenter under arbetets gång. MBL planeras till augusti 2016 Förslaget har diskuterats i den politiska referensgruppen för inköpsfrågor. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga Policy för inköp

Datum 2016-08-17 Diarienummer RS 2016-03129 4 (4) Ägarutskottets beslut skickas till Regionstyrelsen, regionstyrelsen@vgregion.se Regionfullmäktiges beslut skickas till Fastighetsnämnden för genomförande, vastfastigheter@vgregion.se Västtrafiks styrelse för genomförande, vasttrafik@vasttrafi.se Regionstyrelsen för genomförande, regionstyrelsen@vgregion.se Övriga styrelser och nämnder för genomförande/implementering Peter Söderström för kännedom, peter.soderstrom@vgregion.se Joakim Björck för kännedom, joakim.bjorck@vgregion.se

Beslutad av: Regionfullmäktige, 2016-09-20 Diarienummer: RS-2016-03129 Giltighet: från 2017-01-01 till 2021-12-31 Policy Inköp Policyn gäller för: Västra Götalandsregionen Innehållsansvar: Koncernstab verksamhetsuppföljning, ekonomi och inköp Barium-id: Dokumentet ersätter: Inköpspolicy

2 Innehåll Sammanfattning... 3 Följande gäller för alla inköp... 4 Ansvar för upphandling... 4 Ansvar för avrop... 4 Begrepp... 4 Inköp... 4 Upphandling... 4 Avrop... 5

3 Sammanfattning Inköpspolicyn riktar sig till Västra Götalandsregionens samtliga nämnder, styrelser och i tillämpliga delar Västra Götalandsregionens majoritetsägda bolag. Policyn omfattar alla inköp som görs för Västra Götalandsregionens räkning enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Det övergripande inköpsmålet är ett effektivt och hållbart nyttjande av resurser vid varje inköp. Till denna inköpspolicy finns riktlinjer som förtydligar och ger vägledning kring hur anställda och förtroendevalda inom Västra Götalandsregionen ska agera i inköpsfrågor.

4 Följande gäller för alla inköp Inköpspolicyn ska säkerställa att alla som handhar någon form av inköp för Västra Götalandsregionen har samma grundsyn. Det övergripande inköpsmålet är ett effektivt och hållbart nyttjande av resurser vid varje inköp. Det uppnås genom att alla inköp: sker enligt gällande lagstiftning och Västra Götalandsregionens riktlinjer. främjar ekonomisk, social och miljömässig hållbarhet. har som utgångspunkt att de är regiongemensamma, eftersom de kan ha en påverkan även utanför egen förvaltning. Helhetssyn och Västra Götalandsregionens gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse. stödjer genomförandet av andra måldokument och policyer som regionfullmäktige beslutar om Ansvar för upphandling Regionstyrelsen ansvarar för att styra och följa upp inköpsprocessen inom Västra Götalandsregionen. Beslutanderätten för upphandling regleras i reglementen eller ägardirektiv till samtliga nämnder, styrelser och bolagsstyrelser. Regionstyrelsen ansvarar för all upphandling av varor och tjänster som inte ryms inom Fastighetsnämndens, hälsooch sjukvårdsnämndernas, hälso- och sjukvårdsstyrelsens eller Västtrafiks styrelses ansvar. Fastighetsnämnden ansvarar för upphandling och har avtalsansvaret för fastighetsförvaltning och byggande. Västtrafiks styrelse ansvarar för upphandling och avtalsansvar för trafik och trafikrelaterade tjänster. Hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och sjukvårdsstyrelsen ansvarar för vårdavtal med externa vårdgivare inom sitt uppdrag och sin budget samt för avtal om insatser som främjar hälsa. Ansvar för avrop Alla nämnder och styrelser ska avropa från upphandlade avtal. Beslutanderätten för avrop regleras i styrelsers och nämnders delegeringsordning. Begrepp Inköp - används i detta dokument som ett samlingsbegrepp för alla upphandlingar och avrop. Upphandling - med offentlig upphandling menas de åtgärder som Västra Götalandsregionen genomför för att ingå ett avtal avseende varor och tjänster eller byggentreprenader med en extern leverantör. Med upphandling avses här även direktupphandling.

5 Avrop ett avrop av en vara eller en tjänst från ett upphandlat avtal.

ÄRENDE 3

1 (4) Tjänsteutlåtande Datum 2016-08-17 Diarienummer RS 2016-03129 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Amalia Jakobsson Telefon: 0702-98 58 48 E-post: amalia.jakobsson@vgregion.se Till ägarutskottet Riktlinje för tillämpning av ny policy för inköp Förslag till beslut Under förutsättning av att regionfullmäktige beslutar om ny policy för inköp föreslår ägarutskottet att regionstyrelsen för egen del beslutar följande: 1. Regionstyrelsen beslutar om riktlinje för tillämpning av ny policy för inköp. 2. Regionstyrelsen uppmanar hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och sjukvårdsstyrelsen att anpassa sina delegeringsordningar till beslutad inköpspolicy och riktlinjer. 3. Regionstyrelsen ger regiondirektören i uppdrag utarbeta förslag till rutiner för implementering av policyn i styrelser och nämnder. Sammanfattning av ärendet Regionfullmäktige föreslås i särskilt ärende fastställa ny policy för inköp att gälla inom hela regionen från och med 1 januari 2017 med succesiv implementering för att uppnå full följsamhet från och med 1 januari 2018. Regionfullmäktige föreslås även uppdra åt regionstyrelsen att fastställa riktlinjer för tillämpning av policyn samt rutiner för implementering. Fastighetsnämnden ansvarar för upphandling av fastighetsförvaltning och byggande. Västtrafiks styrelse ansvarar för trafik och trafikrelaterade tjänster. Hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och sjukvårdsstyrelsen ansvarar för vårdavtal med externa vårdgivare inom sitt uppdrag och sin budget samt avtal om insatser som främjar hälsa. Regionstyrelsen ansvarar för upphandling av alla övriga varor och tjänster. Detta innebär att tjänstemannastödet för upphandling koncentreras till tre regionala inköpsfunktioner. Fastighetsnämnden och Västtrafik AB har egna inköpsorganisationer. Regionstyrelsen, hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälsooch sjukvårdsstyrelsen får sitt tjänstemannastöd från koncernkontoret, koncerninköp. Regionens inköpsprocess är verksamhetsstyrd vilket innebär att verksamheterna fortsatt medverkar vid upphandling, implementering och uppföljning av upphandlade avtal. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2016-08-17 Diarienummer RS 2016-03129 2 (4) Förslagen innebär också att: alla upphandlingar inklusive direktupphandlingar ska genomföras av de tre regionala inköpsfunktionerna alla inköp är att betrakta som regiongemensamma koncerninköp får en tydligare roll med ansvar för utveckling och tillsyn av inköpsprocessen alla upphandlade avtal ska samlas i en regional avtalsdatabas Ansvaret för att inköpspolicy och inköpsriktlinjer följs ligger på styrelser och nämnder samt förvaltningschefer. Styrelser och nämnder bör bli mer aktiva och ställa tydligare krav på sina respektive förvaltningar så att medvetenheten om och följsamheten av regelverket kring inköp och upphandlingar ökar. Föra att säkra en enhetlig tillämpning av policyn har förslag till riktlinjer utarbetas. Dessutom föreslås att regionstyrelsen ger regiondirektören i uppdrag utarbeta förslag till rutiner för implementering av policyn vid regionens styrelser och nämnder. Fördjupad beskrivning av ärendet Tidigare versioner av policy och riktlinjer för inköp är från år 2004 och år 2010 och behöver ersättas. Ny policy och riktlinje ska öka tydligheten kring ansvar, uppföljning och tillsyn för hantering av inköpsfrågor i Västra Götalandsregionen. Risker med nuvarande arbetssätt Idag har såväl regionens olika verksamheter som koncernen som helhet en bristfällig styrning av rätten att beställa varor eller tjänster från externa leverantörer. Detta innebär risk för köp från icke upphandlade leverantörer till belopp över gränsvärdena. Vidare finns brister i uppföljning vid inköp av varor och tjänster från externa leverantörer och avtalstroheten till gällande avtal kan förbättras. Brister i uppföljningen kan innebära brott mot lagen om offentlig upphandling, skadeståndsanspråk från upphandlade leverantörer, risk för onödigt höga kostnader, kvalitetsbrister på levererade varor och tjänster, bristande följsamhet till regionens beslutade miljömål mm. Därför är det angeläget att den interna kontrollen gällande inköpsrutiner stärks. Risker och konsekvenser vid beslut om ny policy och riktlinje Anpassning av delegationsordning och arbetssätt Förändringen i förslaget innebär att delegeringsordningarna för nämnder och styrelsen behöver ses över. För exempelvis hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och sjukvårdsstyrelsen innebär det att delegeringsordningarna bör utformas så att, i den mån nämnden väljer att delegera sin beslutsrätt, ska delegeringen ställas till koncerninköp enligt samma modell som gäller för regionstyrelsens delegering. Förslaget innebär vidare att inköpsfunktionerna har ansvaret för att med stöd av juridiska samt verksamheten hantera kommersiella avtalsvillkor.

Datum 2016-08-17 Diarienummer RS 2016-03129 3 (4) Ökad administrativ belastning vid regionens tre inköpsfunktioner Som ett led i de förändringar som genomförs inom inköpsområdet finns en ambition att öka antalet upphandlade avtal, förbättra stödet från kundservice gällande frågor och direktupphandlingar, stärka den interna kontrollen vad gäller inköpsfrågor samt utöka informations- och utbildningsinsatserna. En koncentration till tre regionala inköpsfunktioner förväntas öka effektiviteten och bidra till bredare upphandlingar som täcker in större områden. Den preliminära bedömningen är dock att de effektiviseringsvinster som kan göras inte fullt ut kommer finansiera den ökade ambitionsnivån. Koncernkontoret återkommer under hösten 2016 med en analys av de ökade resursbehoven. Uppföljning och kontroll VGR följer upp leverantörstrohet som en indikator för följsamhet till köp av avtalade leverantörer. Utdata kan tas fram av respektive kontaktperson på samtliga förvaltningar för egenanalys. Verksamheterna ansvarar för att beslutade riktlinjer och rutiner för inköp är tydliggjorda och följs i den egna organisationen, till exempel genom program för egenkontroll. Alla nämnder och styrelser ansvarar för intern kontroll av process- och avtalstrohet inom sin organisation. Koncerninköp har ansvar för uppföljning av förvaltningarnas fortgående arbete med förbättrad avtalsföljsamhet. Detta redovisas till regionstyrelsen genom plan för intern kontroll. Samla alla avtal Som ett led till en god uppföljning skall samtliga avtal avseende material och tjänsteköp inom VGR finnas i en samlad förteckning. Detta för att jämförelse mot gjorda köp skall ge en sanningsenlig bild. Metod och IT-stöd för upprätthållande av avtalsdatabas beskrivs i rutinbeskrivning och instruktion som respektive förvaltning skall följa. Politisk referensgrupp uppföljning av implementering Regionstyrelsen har utsett en politisk referensgrupp för inköpsfrågor. Gruppens uppdrag är bland annat att följa arbetet med ökad avtalstrohet, standardisering, effektivisering och samordning inom inköpsområdet för större kostnadseffektivitet. Referensgruppen ska noga följa implementeringen av policy och riktlinjer och regelbundet till regionstyrelsens ägarutskott rapportera och vid behov lämna förslag till åtgärder utifrån sina iakttagelser. Genomförande av beslut Regiondirektören ges i uppdrag, som stöd för styrelser och nämnders implementering av policyn och riktlinjerna, att utarbeta rutiner och en genomförandeplan för införande av policyn. Denna kan bland annat innefatta

Datum 2016-08-17 Diarienummer RS 2016-03129 4 (4) översyn eller förtydligande av reglementen, instruktioner och delegationsordningar samt utbildnings- och kommunikationsinsatser. Tillsammans med riktlinjerna ska genomförandeplanen säkerställa att regionen uppnår följsamhet till den nya policyn för inköp per 1 januari 2018. Samarbetet mellan fastighetsnämnden, Västtrafik och regionstyrelsen krävs för att utveckla inköpsverksamheten. Koncerninköp och västfastigheter har under 2016 etablerat mötesformer för samarbete och representanter från Västtrafik kommer bjudas in till dessa möten from 2017. Beredning Förslaget till ny riktlinjer för inköp har tagits fram av Koncernkontoret i samarbete med andra aktörer i Västra Götalandsregionens olika verksamheter. Förslaget har varit på tjänstemannaremiss i följande organisationer: 1. Västfastigheter 5. NU-sjukvården 2. Skaraborgs Sjukhus 6. Västtrafik 3. Inköpsrådet 7. Koncernstab hälso- och sjukvård 4. Sahlgrenska Universitetssjukhuset Synpunkter har även kommit in från övriga intressenter under arbetets gång. MBL planeras till augusti 2016 Förslaget har diskuterats i den politiska referensgruppen för inköpsfrågor. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga Policy Inköp Riktlinje Inköp Besluten skickas till Fastighetsnämnden för genomförande, vastfastigheter@vgregion.se Västtrafiks styrelse för genomförande, vasttrafik@vasttrafik.se Peter Söderström för genomförande, peter.soderstrom@vgregion.se Övriga styrelser och nämnder för genomförande/implementering

Beslutad av: Regionstyrelsen, 2016-09-13 Diarienummer: RS-2016-03129 Giltighet: från 2017-01-01 till 2021-12-31 Riktlinje Inköp Riktlinjen gäller för: Västra Götalandsregionen Innehållsansvar: Koncernstab verksamhetsuppföljning, ekonomi och inköp Barium-id: Dokumentet ersätter: Riktlinjer för tillämpning av inköpspolicyn i Västra Götalandsregionen. RS 593-2010

2 Innehåll Sammanfattning... 3 Begrepp... 4 Inköp... 4 Upphandling... 4 Avrop... 4 Inköpsfunktion... 4 Ansvar och organisation... 4 Inköpsprocessen... 4 Hållbarhet... 5 Behov av varor och tjänster... 6 Beställningar och avrop... 6 Direktupphandling... 7 Leverantörs- och avtalsrelationer... 7 Uppföljning... 8 Styrande dokument... 8

3 Sammanfattning Regionfullmäktige fastställde den 20 september 2016 en inköpspolicy för Västra Götalandsregionen. Policyn omfattar alla Västra Götalandsregionens samtliga nämnder, styrelser och majoritetsägda bolag. Riktlinjer för tillämpning av inköpspolicyn riktar sig till Västra Götalandsregionens samtliga nämnder, styrelser och majoritetsägda bolag. Riktlinjen ska utifrån inköpspolicyn förtydliga och ge vägledning kring hur anställda och förtroendevalda inom Västra Götalandsregionen ska agera i inköpsfrågor som omfattas av lagen om offentlig upphandling (LOU), både internt och externt. I dessa riktlinjer ingår även riktlinjer för direktupphandling enligt 15 kap 3 LOU. Det övergripande inköpsmålet är ett effektivt och hållbart nyttjande av resurser vid varje inköp.

4 Begrepp Inköp - används i detta dokument som ett samlingsbegrepp för alla upphandlingar och avrop. Upphandling - med offentlig upphandling menas de åtgärder som Västra Götalandsregionen genomför för att ingå ett avtal avseende varor och tjänster eller byggentreprenader med en extern leverantör. Med upphandling avses även direktupphandling. Avrop ett avrop av en vara eller en tjänst från ett upphandlat avtal. Inköpsfunktion i enlighet med beslutad inköpspolicy ansvarar fastighetsnämnden för upphandling av fastighetsförvaltning och byggande. Västtrafiks styrelse ansvarar för trafik och trafikrelaterade tjänster. Hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och sjukvårdsstyrelsen ansvarar för vårdavtal med externa vårdgivare inom sitt uppdrag och sin budget samt avtal om insatser som främjar hälsa. Regionstyrelsen ansvarar för upphandling av alla övriga varor och tjänster. Fastighetsnämnden och Västtrafik AB har egna inköpsorganisationer. Regionstyrelsen, hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och sjukvårdsstyrelsen får sitt tjänstemannastöd från koncernkontoret, koncerninköp. I detta dokument används samlingsbegreppet inköpsfunktioner och det avser då alla tre enheterna. Ansvar och organisation I enlighet med inköpspolicyn ska all upphandling utgå från ett regiongemensamt perspektiv eftersom den kan ha en påverkan även utanför egen förvaltning. Helhetssyn och VGR:s gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse. Inköpsfunktionerna ska användas för att säkerställa den juridiska kompetensen och affärsmässigheten vid inköp. Enligt inköpspolicyn ansvarar inköpsfunktionerna för att genomföra all upphandling. Nämnder och styrelser ansvarar för att verksamheten avropar från upphandlade avtal. Styrelser och nämnder initierar upphandling som genomförs och handläggs av inköpsfunktionerna. Nämnder och styrelser definierar krav och inriktning i upphandlingar och kan välja att delta vid uppföljning av kvalitet och leveranser. Regionstyrelsen ansvarar för att styra och följa upp inköpsprocessen inom Västra Götalandsregionen. Inköpsprocessen Inköpsprocessen beskriver hur avrop och upphandling inom VGR ska gå till. Koncernkontoret, avdelningen för koncerninköp har ansvar för att rutiner och instruktioner upprättas och finns tillgängliga för alla medarbetare.

5 VGR:s inköpsprocess är verksamhetsstyrd, vilket innebär att behov och krav definieras av verksamheten samt att inköpsstrategier arbetas fram i nära samarbete med verksamhetsrepresentanter. Det kan finnas frågor som väcks under inköpsprocessen som inte är direkt hänförd till själva inköpsprocessen utan mer av verksamhets- eller av principiell karaktär, som t ex då en upphandling leder till ett förändrat arbetssätt. Sådana frågor ska hanteras av andra beslutsforum inom VGR. Alla aktörer utsedda i inköpsprocessen har ett regiongemensamt uppdrag och bidrar med sin speciella verksamhetskunskap. Det kan innebära att medarbetare i sin roll kan komma att medverka till beslut som är bra för VGR som helhet men som på kort sikt kan påverka den egna förvaltningen negativt. Respektive verksamhet ansvarar för den egna personalens kostnader i inköpsprocessen. Vid större och mer komplexa upphandlingar som genomförs i form av ett större verksamhetsprojekt med egen styrgrupp, kan den ordinarie inköpsstyrgruppen i undantagsfall ersättas med den styrgrupp som utsetts i projektet. I styrgruppen ska det då ingå inköpskompetens som är avstämd med gällande inköpsfunktion. När upphandlingen är klar överlämnas avtalsförvaltning till ordinarie styrgrupp. Hållbarhet Enligt inköpspolicyn ska VGR:s inköp främja ekonomisk, social och miljömässig hållbarhet. Som vägledning för hållbarhetsaspekten vid inköp ska: VGR:s miljöprogram med tillhörande miljömål beaktas i inköpsprocessen för att ge förutsättningar att uppnå minsta möjliga miljöpåverkan Relevanta sociala och etiska krav ställs genom att Uppförandekod för leverantörer tillämpas vid all upphandlingsverksamhet. Principerna kring hållbar utveckling och globalt ansvarstagande, i Västra Götaland 2020 - strategi för tillväxt och utveckling (VG 2020) ska beaktas. VGR ska också vara öppen för och driva innovativa upphandlingar med bl.a. miljöfokus. Principerna i Policyn för VGR:s arbete med de mänskliga rättigheterna ska beaktas vid all upphandlingsverksamhet. Överenskommelsen mellan Västra Götalandsregionen och den sociala ekonomin och Handlingsplan för Beredningen för överenskommelsen mellan Västra Götalandsregionen och den sociala ekonomin beaktas i inköpsprocessen när så är möjligt. Transportinfrastruktursupphandlingar ska bidra till regional och nationell utveckling samt vara ett föredöme när det gäller kvalitet och hållbarhet.

6 Behov av varor och tjänster Inköpsfunktionerna samordnar information om volymbehov av varor och tjänster inom sina specifika ansvarsområden. Verksamheterna ansvarar för att i enlighet med inköpsprocessen adressera sina behov till respektive inköpsfunktion. Inköpsfunktionerna fattar beslut och verkställer styrelser och nämnders beslut om upphandling, efter att behovsanalys är gjord. VGR perspektiv går före enskild verksamhets intresse och koncernperspektiv ska alltid vara styrande vid kostnadsberäkning som utgör underlag för beslut. De tre inköpsfunktionerna ansvarar för att upphandling sker i enlighet med de regelverk som styr VGR i olika situationer. Beställningar och avrop Inköpsfunktionen ansvarar för att kommunicera vilka upphandlade avtal som finns, så att verksamheterna på bästa sätt kan avropa de varor och tjänster de har behov av. Frågor kring upphandlade avtal och produkter, avsaknad av avtal eller behov av stöd vid beställning besvaras av ansvarig inköpsfunktion. Avtal med externa leverantörer ska kontinuerligt samlas i en regional sökbar avtalsdatabas. Koncernkontoret, avdelningen för koncerninköp ansvarar för att detta följs. Vid avrop eller VGR intern beställning av vara eller tjänst ansvarar verksamheten för att söka information om befintliga avtal, se flödesschema. Flödesschema vid beställning Om det råder oklarheter om ett verksamhetsbehov finns i det upphandlade sortimentet eller inte, kontaktas respektive inköpsfunktion.

7 Verksamheterna ansvarar för god planering av sina inköp och att kommunicera dessa med berörd inköpsfunktion. God framförhållning är ett krav för att ge rätt förutsättningar för att kunna tillgodose behov i rätt tid, särskilt i de fall där ny upphandling eller förnyad konkurrensutsättning måste genomföras. Vara eller tjänst beställs enligt fastställda rutiner och via anvisade beställningssystem. Saknas ett elektroniskt beställningssystem för någon vara eller tjänst ska ansvarig inköpsfunktion bistå med tydlig beställningsinstruktion och stödja verksamheten i att köp sker på rätt sätt enligt de rutiner som finns. Verksamheterna ansvarar för att beslutade riktlinjer och rutiner för inköp är tydliggjorda och följs i den egna organisationen, till exempel genom program för egenkontroll. I samband med avrop är det verksamhetens ansvar att se till att delegeringsordningen följs och att alla avrop beslutas och attesteras av behörig person. Detta gäller oavsett om beställningen sker via elektroniskt beställningssystem eller via direktkontakt med leverantör. Direktupphandling En direktupphandling får användas om det som ska upphandlas uppgår till högst 28 procent av det relevanta tröskelvärdet för varor och tjänster (för 2016 uppgår direktupphandlingsgränsen till 534 890 kr). Direktupphandling kan även tillämpas när det är möjligt att tillämpa ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering och i de fall då det finns synnerliga skäl. En upphandling får inte delas upp i syfte att kringgå bestämmelserna om beloppsgränsen (se 15 kap 3a LOU). Direktupphandlingar ska genomföras av inköpsfunktionerna. De kontrollerar att värdet av direktupphandlingar av samma slag inom VGR fortfarande möjliggör en direktupphandling. Kontraktets värde ska beräknas exklusive mervärdesskatt och för avtalets hela löptid. Även alla eventuella optioner och förlängningsklausuler som finns i avtalet ska räknas med som om de kommer att utnyttjas. Konkurrensutsättning ska alltid göras när det är möjligt. Överstiger upphandlingens värde 100 000 kr ska upphandlingen dokumenteras enligt särskild rutin i ledningshandbok för inköp. I dokumentationen ska skäl och annat av betydelse antecknas (se 15 kap 18 LOU). Leverantörs- och avtalsrelationer Inköpsfunktionerna samordnar VGR:s avtalsrelationer och uppföljningen av dessa i frågor som rör priser, viten och övriga avtalsvillkor.

8 Verksamheten kan ha kontakter med leverantörer för omvärldsbevakning. Exempel på omvärldsbevakning kan t ex vara att inhämta information om produktnyheter, produkters egenskaper och kvalitet. Ett gott samarbete med avtalade leverantörer är en förutsättning för bästa effekt av upphandlingen. Verksamheten, inköpsfunktionerna och leverantören ska ha en god dialog om leverantörens prestationer under avtalsperioden. En direkt dialog mellan verksamheten och avtalad leverantör kan också ske i samband med avrop. Uppföljning Koncernkontoret, avdelningen för koncerninköp är VGR:s centrala inköpsfunktion som ansvarar för utveckling och tillsyn av inköpsprocessen. Koncerninköp följer upp efterlevnaden av denna riktlinje. I syfte att möjliggöra regional uppföljning ska anvisade system för beställning och uppföljning användas. Uppföljning av leverantörer genomförs av inköpsfunktionerna, i många fall i samarbete med verksamheten, i syfte att säkerställa efterlevnad av ställda krav. Alla nämnder och styrelser ansvarar för process- och avtalstrohet inom sin organisation. Styrande dokument Västra Götalandsregionens miljöprogram Uppförandekod RF 22 april 2008 med tillägg RF 24 september 2013 Policy för Västra Götalandsregionens arbete med de mänskliga rättigheterna. RF 8,9 juni 2015 Västra Götaland 2020 Strategi för tillväxt och utveckling 2014-2020 Överenskommelsen mellan Västra Götalandsregionen och den sociala ekonomin Handlingsplan för Beredningen för överenskommelsen mellan Västra Götalandsregionen och den sociala ekonomin Överenskommelse om samverkansformer för den offentligt finansierade hälso- och sjukvården, läkemedelsindustrin, den medicintekniska industrin och laboratorietekniska industrin. RS 1711-2013 Principer och riktlinjer för reklam, sponsring mm RS 2010-01-19 Västra Götalandsregionens budget

ÄRENDE 4

1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2016-06-27 Diarienummer RS 2016-04566 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Carl Öhrman Telefon: 0761 01 24 62 E-post: carl.ohrman@vgregion.se Till ägarutskottet Hemställan om godkännande av investering i tågfordon Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen besluta följande: 1. Regionstyrelsen godkänner styrelsen för Västtrafik ABs beslut 80.1 vid sammanträde 1-2 oktober 2015 i enlighet med Hemställan om godkännande av investering i tågfordon, se bilaga 1. 2. Regionstyrelsen beslutar att Västtrafik AB via ägarutskottet ska återrapportera betalningsplan utifrån val av leverantör i upphandlingen. Om betalningsplanen för åren 2017-2018 överskrider beslutade nivåer i den detaljerade investeringsplanen ska Västtrafik återkomma med ny hemställan till regionstyrelsen. Sammanfattning av ärendet Västtrafik har tagit fram ett förslag till anskaffning av nya tågfordon för perioden 2018-2025. Västtrafik avser att ersätta gamla tåg och att utöka fordonsparken för att klara framtida resbehov. Västtrafiks förslag är att anskaffa cirka 40 nya tåg, eller motsvarande för att uppnå en kapacitet motsvarande 11 000 sittplatser. Västtrafik inkom till regionstyrelsen den 13 oktober 2015 med en hemställan om godkännande av investering i tågfordon i enlighet med styrelsen för Västtrafiks beslut 1-2 oktober 2015. I den detaljerade investeringsplanen för 2016-2018 finns medel om 400 mnkr för 2017 respektive 2018 avsatta för Västtrafiks tågupphandling. Västtrafik har presenterat olika alternativ för hur utfall av investeringen kan komma att se ut. Både den totala kostnadsuppskattningen om 4000 mnkr och utbetalning över tid är i dagsläget osäkra och kommer att bero på upphandlingen utfall. Fördjupad beskrivning av ärendet Västtrafik har tagit fram ett förslag till anskaffning av nya tågfordon för perioden 2018-2025. Västtrafik avser att ersätta gamla tåg och att utöka fordonsparken för att klara det framtida resbehovet. Västtrafiks förslag är att anskaffa cirka 40 nya tåg, eller motsvarande för att uppnå en kapacitet motsvarande 11 000 sittplatser. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2016-06-27 Diarienummer RS 2016-04566 2 (3) Västtrafik inkom till regionstyrelsen den 13 oktober 2015 med en hemställan om godkännande av investering i tågfordon i enlighet med Västtrafiks styrelses beslut. Vid sammanträdet 1-2 oktober 2015 beslutade styrelsen för Västtrafik bland annat att: VD:s fortsatta arbete inriktas på att genom avrop från Transitios ramavtal införskaffa 40 nya tågfordon, eller annat antal med motsvarande sittplatskapacitet, med leverans under perioden 2019-2022, utöver ovanstående uppdra åt VD att genomföra nödvändiga förhandlingar i samråd med presidiet samt att teckna erforderliga avtal och dokument, samt ovanstående beslut om inköp gäller under förutsättning att VGR godkänner beslutet. I budgeten för 2017 som antogs av regionfullmäktige vid junimötet 2016 utökas den övergripande investeringsnivån från 4,4 mdkr till 4,8 mdkr i syfte att inrymma start av tågupphandling under planperioden. Regionstyrelsen antog därefter den 21 juni 2016 förslaget till justerad detaljerad investeringsplan för perioden 2016-2019. I planen ingår Västtrafiks nominering av tågupphandling enligt ursprunglig plan om 400 mnkr 2017 och 400 mnkr 2018. För att tågupphandlingen ska kunna påbörjas behöver regionstyrelsen fatta ett separat genomförandebeslut. Ekonomi I dagsläget är utbetalningstakten för investeringen osäker i och med att val av tågleverantör inte är gjord. Även det slutgiltiga beloppet för upphandlingen är osäkert då en avvikelse som är att betrakta som normal kan innebära ett stort belopp uttryckt i kronor. Ett godkännande av att påbörja tågupphandlingen begränsar även möjligheten att i ett framtida skede dra sig ur en avslutad upphandling då detta kan medföra kostnader för skadestånd. Påverkan på Västtrafiks resultat Ungefär 14 av de 40 tågen utgör reinvestering som ersätter gamla tåg och bedöms inte generera ökade kostnader för Västtrafik. Anskaffning av de 40 tågen och utökning av tågtrafikens produktion kommer på sikt att påverka Västtrafiks resultat med både ökade biljettintäkter och ökade kostnader. Resultatpåverkan när samtliga tåg är levererade år 2022 bedöms till -360 mnkr/år. Västtrafik bedömer att investeringen inte ger någon resultatpåverkan innan 2019, men slutlig bedömning måste göras när leveransplan har tagits fram. Beredning Kollektivtrafiknämnden har den 5 november 2015 yttrat sig kring Västtrafiks förslag utifrån ett verksamhetsperspektiv. Bedömningen utgår ifrån trafikförsörjningsprogrammet och Målbild Tåg 2035. Nämnden gör bedömningen att Västtrafiks förslag till tåginvesteringar överensstämmer bra med ambitionen i de båda dokumenten. Frågan om fordonsinköp har haft följande beredning:

Datum 2016-06-27 Diarienummer RS 2016-04566 3 (3) Västtrafiks styrelse beslut inriktningsplan 23-24 april 2015 Kollektivtrafiknämnden information 18 september 2015 Ägarutskottet information 29 september 2015 Västtrafiks styrelse beslut 1-2 oktober 2015 Kollektivtrafiknämnden beslut yttrande 5 november 2015 Ägarutskottet beslut detaljerad investeringsplan 15 mars 2016 Regionstyrelsen beslut detaljerad investeringsplan 26 april 2016 Regionfullmäktige beslut om budget 2017 13-14 juni 2016 Regionstyrelsen beslut om reviderad investeringsplan 21 juni 2016 Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga Bilaga 1 - Hemställan om godkännande av investering i tågfordon 2015-10-13, dnr KTN 79-2015. Bilaga 2 - Kollektivtrafiknämnden 2015-11-05 55 Yttrande över Västtrafiks förslag till tåginvestering. Ytterligare information Regionstyrelsens beslut om reviderad detaljerad investeringsplan, 2016-06-21 190. Tjänsteutlåtande om reviderad detaljerad investeringsplan 2016-2018. Ägarutskottets beslut skickas till Styrelsen för Västtrafik AB, sara.frank@vasttrafik.se, för kännedom Kollektivtrafiknämnden, ulrika.frick@vgregion.se, för kännedom. Koncernkontoret, carl.ohrman@vgregion.se, för kännedom. Koncernkontoret, joakim.bjorck@vgregion.se, för kännedom. Diariet, regionenshus.goteborg@vgregion.se, för kännedom. Regionstyrelsen, regionstyrelsen@vgregion.se, för beslut. Regionstyrelsens beslut skickas till Styrelsen för Västtrafik AB, sara.frank@vasttrafik.se, för genomförande. Kollektivtrafiknämnden, ulrika.frick@vgregion.se, för kännedom. Koncernkontoret, carl.ohrman@vgregion.se, för kännedom. Koncernkontoret, joakim.bjorck@vgregion.se, för kännedom. Diariet, regionenshus.goteborg@vgregion.se, för kännedom.

ÄRENDE 5

1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2016-08-16 Diarienummer RS 2016-05192 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Boris Ståhl Telefon: 0706 959002 E-post: boris.stahl@vgregion.se Till ägarutskottet Rapportplan och inriktning för fortsatt utvecklingsarbete Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen besluta följande 1. Regionstyrelsens fastställer rapportplanen och den inriktning för fortsatt utvecklingsarbete som anges i planen Sammanfattning av ärendet Inom koncernkontoret har ett arbete pågått i syfte att med att tydliggöra och precisera syfte och innehåll i de olika rapporterna på koncernnivå som lämnas till regionstyrelsen och regionfullmäktige. I förslaget till rapportplan beskrivs övergripande tidplaner och samband mellan rapporterna. De tider som anges är översiktliga och måste kompletteras med detaljerade tidplaner och anpassas till mötesplaneringen. Inriktningen för tidsplaneringen ska vara att nämnder och styrelser får rimlig tid att utarbeta sina rapporter och politiskt behandla dessa. I några fall föreslås förtydligande av de olika dokumentens benämningar. Rapportplanen behöver kompletteras med en kommunikationsplan för de olika dokumenten. Förslaget behandlar de koncerngemensamma processer och dokument som lämnas till regionstyrelsen och regionfullmäktige. De rapporter som regionstyrelsen har att behandla i egenskap av nämnd för koncernkontoret följer de anvisningar som gäller för övriga nämnder och styrelser. De dokument som behandlas är, Budgetunderlag Budget Delårsrapporter per mars, och augusti samt koncernprognos per maj Regiongemensamma riktlinjer för detaljbudgetarbetet och regiongemensam rutin för detaljbudgetarbetet (tidigare Planeringsdirektiv och budgetanvisningar) Regionens detaljbudget Månadsrapporter och snabbfakta Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2016-08-23 Diarienummer RS 2016-05192 2 (2) Årsredovisning Ett antal förändringar av nuvarande struktur och process föreslås samt några områden där det krävs fortsatt arbete. Utifrån den inriktning som anges kommer koncernkontoret att löpande utveckla de olika dokumenten. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga Rapportplan daterad 2016-08-15 Ägarutskottets beslut skickas till Regionstyrelsen, regionstyrelsen@vgregion.se Diarium Vänersborg Regionenshus, regionenshus.vanersborg@vgregion.se

1 (9) Rapportplan Datum 2016-08-15 Diarienummer RS 2016-05192 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Boris Ståhl Telefon: 070-695 90 02 E-post: boris.stahl@vgregion.se Rapportplan och inriktning för fortsatt utvecklingsarbete Inom koncernkontoret har ett arbete pågått i syfte att tydliggöra och precisera syfte och innehåll i de olika rapporterna på koncernnivå som lämnas till regionstyrelsen och regionfullmäktige. Regionstyrelsen bör inför kommande verksamhetsår ta ställning till hur rapporteringen ska utformas och syftet med de olika rapporterna. I förslaget till rapportplan beskrivs övergripande tidplaner och samband mellan rapporterna. De tider som anges är översiktliga och måste kompletteras med detaljerade tidplaner och anpassas till mötesplaneringen. Inriktningen för tidsplaneringen ska vara att nämnder och styrelser får rimlig tid att utarbeta sina rapporter och politiskt behandla dessa. I några fall föreslås förtydligande av de olika dokumentens benämningar. Rapportplanen behöver kompletteras med en kommunikationsplan för de olika dokumenten. Förslaget behandlar de koncerngemensamma processer och dokument som lämnas till regionstyrelsen och regionfullmäktige. De rapporter som regionstyrelsen har att behandla i egenskap av nämnd för koncernkontoret följer de anvisningar som gäller för övriga nämnder och styrelser. De dokument som behandlas är, Budgetunderlag Budget Delårsrapporter per mars, maj och augusti Regiongemensamma riktlinjer för detaljbudgetarbetet och regiongemensam rutin för detaljbudgetarbetet (tidigare Planeringsdirektiv och budgetanvisningar) Regionens detaljbudget Månadsrapporter och snabbfakta Årsredovisning Ett antal förändringar av nuvarande struktur och process föreslås samt några områden som kräver fortsatt arbete. Postadress: Regionens Hus Box 1091 405 23 Göteborg Besöksadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2016-08-15 Diarienummer RS 2016-05192 2 (9) Rapportplan Budgetunderlag Beskrivning: Dokumentet ska förse partierna med ett bra underlag för den politiska beredningen av de olika förslag till budget och plan för kommande budget- och planperioden som partierna lägger fram till regionstyrelsen och regionfullmäktige. Budgetunderlaget ska ta sin utgångspunkt i de styrande dokument som regionfullmäktige fastställt där gällande budget är central. Underlaget ska utformas och disponeras på ett sådant sätt att det är tillämpligt för alla partier oavsett hur man väljer att utforma sina egna budgetdokument. Underlaget ska utgöra Koncernkontorets samlade tjänstemannabedömning och förslag till partierna för att Västra Götalandsregionen ska utvecklas i den riktning som fastställts av regionfullmäktige. Det ska beskriva omvärldsförutsättningar och utmaningar för Västra Götalandsregionen som organisation och som Västra Götaland som geografiskt område står inför. Olika alternativa handlingsvägar för att möta och hantera de angivna utmaningarna om förändringarna i omvärlden ska beskrivas. Koncernkontoret ska lyfta fram de frågeställningar och inriktningar som regionledningen prioriterar utifrån de styrande dokument som regionfullmäktige lagt fast. Dokumentet ska också innehålla en analys och beskrivning av utvecklingen inom olika områden i verksamheter. Vidare ska underlaget ge information om aktuella händelser och förhållanden som bedöms viktiga för partierna i budgetberedningen. Som komplement till budgetunderlaget lämnas ett budgetverktyg ( snurran ) till partierna för den tekniska och beräkningsmässiga hanteringen av ekonomin; regionbidrag, finansiering, resultatbudget mm. Denna uppdateras löpande med tillkommande ekonomisk information och nya prognoser. Beslut: Budgetunderlaget är en tjänstemannaprodukt och fastställs av regiondirektören. Underlaget överlämnas till partierna runt månadsskiftet januari/ februari. Kommunikationsmål: Budgetunderlaget ska ge partierna i regionfullmäktige bra stöd i budgetarbete och förmedla de frågor regionledningen bedömer som viktigast. Partierna ska känna till hur de ska gå till väga för att få kompletterande information och medverkan från koncernkontoret vid interna möten. Medarbetare på Koncernkontoret ska ha kunskap om budgetunderlaget och veta var de hittar informationen. Målgrupper: Partierna i regionfullmäktige samt medarbetare på Koncernkontoret.