ATT ARBETA MED STUDENTER I LADOK3 GRUND OCH AVANCERAD NIVÅ

2018-03-13 ATT ARBETA MED STUDENTER I LADOK3 GRUND OCH AVANCERAD NIVÅ MARIA EINLER, UTBILDNINGSENHETEN 1

Innehåll Samma slags studentdokumentation... 4 Ladok3 nytt sätt att arbeta... 5 Nya begrepp... 6 Navigering... 7 Ladok3 - webbsystem... 7 Jobba med flera flikar/fönster... 8 Huvudmenyer... 9 Startsidan... 10 Arbeta med en student... 12 Översikt... 13 Studiedeltagande... 14 Studieplaner... 15 Ärenden/beslut... 17 Studentuppgifter... 18 Studentgränssnittet... 19 Arbeta med en kurs... 20 2

Rapportera - Attestera... 21 Resultatuppföljning... 22 Deltagande... 23 Aktivitetstillfälle... 24 Medarbetare... 25 Grupper... 26 Arbeta med en students kurser... 26 Olika avbrott i en funktion via Student - Studiedeltagande... 27 Lägg till kurs/kurspaketering - via Student - Studiedeltagande... 28 Omregistrering - Tillfällesbyten kurs... 29 Tillfällesbyten kurs - via Student - Studiedeltagande... 30 Tillfällesbyte på kurs med flera perioder (terminer)... 34 Ändra placering i Studieplan... 35 3

Samma slags studentdokumentation Det är samma information i det nya Ladok, som i det gamla, det visas bara på ett lite annorlunda sätt. Antagningarna kommer fortfarande från antagning.se Vi lägger in utbildningsinformationen i Gubas (Tillfälle Kursplan Utbildningsplan) Vi skickar uppgifter till samma system som förut t ex GUL, GU-kort, TimeEdit osv Vi skickar samma uppgifter till samma myndigheter som förut t ex CSN och SCB. 4

Ladok3 nytt sätt att arbeta Nya begrepp Webbsystem En inloggning Navigering Nya vyer för att titta på och arbeta med en student. Några nya sätt att arbeta Olika typer av studier hanteras så likvärdigt som möjligt Tillfällesbyten istället för omregistreringar Programstruktur för att tydliggöra studentens studier inom programmet Resultatrapporteringsprocessen Tillgodoräknande syns som ett ärende i vyn Ärenden/Beslut 5

Nya begrepp Kurspaketering Sammanhållen utbildning t.ex. program, forskarämne, utbytesstudier, kurspaket Tillfällesstruktur Ingående delar (t.ex. kurser, kursval, inriktningar) i ett (program)tillfälle, när de ges och i vilken ordning Modul Prov Aktivitetstillfälle Tidsbestämd aktivitet, med eller utan anmälan, kopplad till en modul eller kurs att rapportera resultat på. Exempel: tentamenstillfälle, laboration, presentation. Tillfällesbyte (omregistrering) Anpassa deltagande (omregistrering på del av kurs) Program: Yttersta Benämning vid tillfällesbyte av programtillfälle. Yttersta är den ytterst sammanhållande kurspaketeringen Programtillfällesstruktur Definierar innehållet i ett programtillfälle, och kan användas för att skapa förväntat deltagande för de studenter som är antagna till programmet. Spärra tillfällesstruktur Spärrar studenten att få nytt förväntade deltagandet från tillfällesstrukturen. Tillgängliggöra tillfällesstruktur Tillgängliggör en förut spärrad tillfällesstruktur Publicera programstruktur Lokal antagning till kurser inom program 6

Navigering Ladok3 - webbsystem En inloggning Möjligt att ha flera olika flikar/fönster öppna Högerklicka Kortkommandon Vanlig sökstjärna (*) istället för F3 Utgå från en student och gör flera olika saker i samma vyer Utgå från en kurs och gör flera olika saker i samma vyer 7

Jobba med flera flikar/fönster För att titta på olika delar av systemet samtidigt, som t.ex. flera studenter samtidigt eller kursuppgifter samtidigt med en student, kan du öppna nya Ladok i flera flikar eller fönster. 1. Genom att högerklicka på en länk, knapp, eller vy i systemet får du upp en liten valmeny. 2. Rubriken på fliken eller fönstret talar om innehållet: en student får en rubrik med personnummer och namn, en kurs får en rubrik med benämning, poäng och kod osv. 8

Huvudmenyer 1 2 3 4 1. Studiedokumentation är de vyer där du arbetar med studenter och kurser. 2. Under Utbildningsinformation hittar du katalogdata för bl.a. kurser, program, kurstillfällen, programtillfällen 3. Uppföljning, det är det som idag heter Ladok uppföljning 4. I Systemadministration kan du titta på vem som har behörighet till vissa funktioner, eller vilka olika slags grunddata, dvs betygsskalor, utländska högskolor, finansieringsformer som finns och koderna för det. Här finns också en del systemfunktioner som bara Ladokgruppen har tillgång till. 9

Startsidan 1 2 3 4 5 6 Studiedokumentation menyer: 1. Startsidan Här finns de funktionen som du normalt jobbar mest med. 2. Student Här kan du jobba med en student. Samma funktion finns på Startsidan. 3. Kurs Här jobbar du med flera studenter utifrån kurstillfälle eller kurs. Samma funktion finns på Startsidan. 4. Kurspaketering Här jobbar du med flera studenter utifrån Program/programtillfälle el. Kurspaket/tillfälle. 5. Utdata Div olika utdata. Bl a Sök population och Utbytesstudier. 6. Avancerad div funktioner. 10

Startsidan forts 1 2 På Startsidan finns det olika sökfunktioner och olika snabblistor: Mina pågående ärenden, Mina kurser och Mina attesteringar. Listorna visas beroende på vad du arbetar med. Om du t.ex. bara arbetar med ärenden och inte alls med kurser och resultat, så syns bara listan Mina ärenden. Om listorna är tomma finns det inga aktuella uppgifter kopplade till dig. 1.Överst hittar du sökfunktioner för Student eller Kurstillfälle. 2. I listan Mina pågående ärenden hittar du alla inkomna eller skapade ärenden som du är inlagd som handläggare för. Ärendena kan vara inskickade av studenter eller skapade av dig själv eller kollegor, och berör bland annat tillgodoräknanden, återbud m.m. 11

Arbeta med en student I nya Ladok används vanlig stjärna för att söka på del av personnummer eller namn. Tänk på att personnumren har 12 siffror i systemet! Genom att kryssa för Visa senaste kursregistrering får du hjälp med att hitta rätt student. Om du har utökad behörighet kan du även söka fram studenter på andra lärosäten. Du kan dock aldrig se vad studenter läser utom på ditt eget lärosäte, undantaget om du arbetar med examen. 12

Översikt När du sökt fram en student kommer du först till en översikt. 1. Här får du översikt av en students samtliga studier. 2. Du kan filtrera listan. 3. Här ser du även studentens kontaktuppgifter och kan bl a ta ut olika intyg. 4. Du kan se dokumentationen samlad för en viss kurspaketering (Program) 5. Det går att fälla ut och se mer detaljer på respektive utbildningsdel, här går också att snabbt gå in på ett av studentens kurstillfällen för att t.ex. rapportera in betyg. 6. Längst upp ser du en summa med tagna poäng på lärosätet. 6 1 2 4 3 5 13

Studiedeltagande 1 2 3 4 Det är här du kan dokumentera uppgifter som studentens deltagande. 1. Du kan Filtrera kurserna för att välja vilka man vill se i vyn, välj mellan: Ej påbörjad, Registrerad, Avbrott, Återbud och Avklarad. 2. Jobbar du med Programantagning kan du lägga in ett nytt förväntat deltagande till ett program via knappen Ny studieplan. 3. Via knappen Dokumentera läggs uppgifter om kurspaketeringen in så som t.ex. avbrott, uppehåll, avklarad kurspaketering på ett program. 4. På kurspaketeringens rubrikrad kommer du åt ytterligare funktioner som har med själva kurspaketeringen att göra, som att lägga in kurs, kurspaketering eller spärra/tillgängliggöra tillfällesstruktur 5. Dessutom kan du t ex registrera, förbereda tillfällesbyte eller lägga in avbrott, via Välj på respektive kurs. 5 14

Studieplaner 1 I vyn Studieplaner har du god hjälp av det grafiska gränssnittet att snabbt få en överblick över en students studier. Studieplanerna visar studier inom olika kurspaketeringar. 1. Genom att välja hur det ska visas, t.ex. per termin, läsperiod eller läsår, kan du anpassa bilden så det passar dig bäst Färger/symboler betyder: avklarad kurs avslutad kurs, men ej avklarad pågående kurs 15

Studieplaner forts 2 1 3 1 4 1. Studieplanerna är indelade i kurspaketeringar/ el som fristående kurser. 2. Du kan lägga till en Ny studieplan på studenten 3. Inom en kurspaketering (Program) kan det finnas ytterligare en kurspaketering (inriktning) som går att fälla ned för att se de ingående kurserna. 4. Du kan också dokumentera händelser i studentens studier och se kurspaketeringens kurser i detalj. 16

Ärenden/beslut Via studentgränssnittet i Ladok3 (motsvarande Ladok på webb) kan studenten skapa ärenden som t.ex. ansökan om examen, tillgodoräknande m.m. En enskild students ärenden visas i vyn Ärenden/Beslut. Dina egna inkommande ärenden visas i startbilden under rubriken Mina ärenden. 17

Studentuppgifter I vyn Studentuppgifter hittar du kontaktuppgifter, uppgift om avgiftsskyldighet m.m. Här finns också en hel del funktioner som har med forskarutbildning att göra (aktörer, alla kurser klara m.m.) 18

Studentgränssnittet Så här kan det se ut när studenten tittar på sina aktuella uppgifter i Studentgränssnittet. 19

Arbeta med en kurs 1 2 Här kan du söka fram en kurs och se tillhörande kurstillfällen. 1. Du kan klicka på den blå länken till tillfällena och få ytterligare information om det specifika kurstillfället. 2. Du kan klicka på välj - Visa utbildningsinformation, då kommer du direkt till sammanställningen av kursens utbildningsinformation. 20

Rapportera - Attestera välja att visa moduler välja att visa moduler 2 1 1. Länkarna leder till listor med studenter att rapportera resultat på. När man lagt in betyg klarmarkerar man och anger examinator. 2. Därefter går examinatorn in i bilden Attestera och tar det slutgiltiga beslutet (motsvarande underskriften på arkivlistan) genom att attestera ett eller flera betyg. 21

Resultatuppföljning 1 2 1. I resultatuppföljning kan du välja att visa med moduler (och ev. resultat) eller att enbart se uppföljning på hel kurs. 2. Observera att du kan filtrera listan på Tillstånd, dvs om studenten är registrerad, antagen, har avbrott etc. 22

Deltagande 2 1 3 1. Visa deltagare på ett tillfälle eller visa från alla tillfällen 2. Registrera studenter på tillfället eller ta bort förväntat deltagande (återbud) 3. Filtrera på studentens Tillstånd (status) på kurstillfället 23

Aktivitetstillfälle Tentatillfälle är en typ av aktivitetstillfälle, men aktivitetstillfälle går också att använda för andra aktiviteter inom kursen för att rapportera resultat på, som t.ex. en laboration eller seminarium. Grundsyftet med funktionen är inte att skapa en anmälan, utan en hjälp till att rapportera resultat för en delmängd av studenter inom ett kurstillfälle, för studenter från flera olika kurstillfällen eller kurser som har gemensam tenta för vissa prov. OBS! Aktivitetstillfälle ska inte förväxlas med Resultatnoteringar, som är ett resultat utan betyg och omfattning och som inte är kopplad till någon viss tidpunkt, som t.ex. skrivningspoäng. 24

Medarbetare 1 2 3 1. Under rubriken Visa i Mina kurser lägger du in genvägar till dig själv och/eller en lärare. Läraren kan även själv lägga in sina genvägar. 2. Examinator för varje kurs läggs in under nästa rubrik: Medarbetare som kan attestera. Det är bara du som administratör som kan göra detta. 3. Genom att bocka i Visa från alla så kan du välja om den kopplade medarbetaren ska nå alla kurstillfällen eller ett kurstillfälle. 25

Grupper Arbeta med en students kurser Här kan du skapa grupper i kursen eller med studenter från olika kurser/kurstillfällen. Man Importerar deltagare genom att klippa och klistra in dem från t ex Excel. Grupperna går att använda när man rapporterar resultat. 26

Olika avbrott i en funktion via Student - Studiedeltagande I nya Ladok läggs alla avbrott in på samma sätt men systemet räknar ut vilket slags avbrott det ska vara: Avbrott som läggs in fram till och med tre veckor efter kursstart, där inget resultat finns, tolkas som en återkallad registrering och det kommer att se ut som att studenten aldrig påbörjade kursen(tidigt avbrott). En återkallad registrering innebär att studenten kan söka till utbildningen på nytt. Avbrottmed datum efter de tre första veckorna betraktas som påbörjade men därefter avbrutna studier. 27

Det går att lägga in nya kurser eller en inriktning åt den enskilde studenten. I systemet anges det som Lägg till kurs respektive Lägg till kurspaketering Lägg till kurs/kurspaketering - via Student - Studiedeltagande Här söker du fram kursen och ange önskat kurstillfälle. Kurstillfället kommer att läggas in i studentens studieplan som ett förväntat deltagande och blir möjlig för studenten att registrera sig på inom kurstillfällets registreringsperiod. Du gör på samma sätt för att lägga in en inriktning och inriktningstillfälle. 28

Omregistrering - Tillfällesbyten kurs Process för tillfällesbyten: 1. Överenskommelse att studenten ska byta tillfälle. 2. Kontrollera om det finns ett befintligt tillfälle som stämmer överens med studentens läsbehov. 3. Om det inte finns något tillfälle som stämmer, skapa ett nytt tillfälle. 4. När detta tillfälle är tillgängligt, gå till systemet och påbörja tillfällesbytet: a. Nu markerar du den period och det tillfället som studenten ska byta till. i. Markera om det är en Registrering (?) eller en OMregistrering som ska göras. Markera också om studenten endast ska vara registrerad på vissa av kurstilltillfällets poäng. b. Förhandsgranska och Bekräfta. 29

Tillfällesbyten kurs - via Student - Studiedeltagande I Ladok innebär en omregistrering att du antar/registrerar studenten på ett nytt kurstillfälle. På så sätt finns studenten alltid registrerad på ett pågående kurstillfälle. För att göra detta söker du fram studenten och går till fliken Studiedeltagande där klickar du på Välj Förbered tillfällesbyte. 30

Tillfällesbyten kurs forts I bilden Förbered tillfällesbyte för kurstillfälle väljer du vilket nytt kurstillfälle som studenten ska byta till. 31

Tillfällesbyten kurs forts Det går att anpassa så att deltagandet endast gäller en del av kurspoängen, och välja om kursen ska läsas inom program, inriktning eller som fristående. I sista steget kan du förhandsgranska innan du sparar. 32

Tillfällesbyten kurs forts Här visas ett nytt Ej påbörjat kurstillfälle Studenten markeras som Omregistrerad först när registrering gjorts av studenten eller av dig som administratör. 33

Tillfällesbyte på kurs med flera perioder (terminer) För en kurs som löper över flera perioder kan du byta till ett annat tillfälle uppdelat på två perioder (terminer), men du kan också byta till ett tillfälle som går i en annan takt/och eller bara löper över en period (termin) och tvärtom. Var noga med att markera rätt fortsättningsperiod. 34

Ändra placering i Studieplan Om en kurs har hamnat fel, antingen att en fristående kurs ska läsas inom ett program, eller att programkursen ska flytta inom en inriktning i programmet etc. ändrar du kursens placering i studieplan. 35