1(8) Kunskapsstö d fö r chefer att fö rebygga öch hantera kra nkande sa rbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier eller repressalier Att tänka på som chef Genom en öppen och kontinuerlig dialog på arbetsplatsen kan man förebygga arbetsmiljöproblem och tillsammans skapa en god arbetsmiljö. Konflikter och meningsskiljaktigheter uppstår på alla arbetsplatser, men det är när de förlorar sin prägel av ömsesidighet och respekt som de kan leda till att trakasserier och kränkande särbehandling uppstår. Konflikter kan vara svåra att hantera och det är därför lätt att man som chef ibland intar en alltför passiv och försiktig hållning, men risken är då stor att konflikten istället både fördjupas och förvärras. Använd därför HR-funktionen eller företagshälsovården som bollplank när konflikter uppstår så att vi tillsammans kan arbeta för att motverka att konflikten fördjupas eller förvärras. Konflikter som förlorat sin prägel av ömsesidighet löser sig aldrig av sig självt utan risken för kränkande särbehandling och trakasserier bara ökar. Att agera i ett initialt skede av en konflikt blir därför av största vikt. Det kan ibland vara svårt att veta var gränsen mellan kränkande särbehandling och trakasserier och chefers arbetsledningsrätt går. Det finns ett stort mått av subjektivitet i den frågan och därför är det viktigt att det finns kunskap på arbetsplatsen inom området och att frågorna kontinuerligt diskuteras. Då kan vi tillsammans förebygga kränkande särbehandling och trakasserier. Prata gärna om dessa frågor på era arbetsplatsträffar. Det är viktigt att medarbetare vet vem man ska vända sig till om man upplever att man blivit utsatt för kränkande särbehandling eller trakasserier eller om man ser att det förekommer på arbetsplatsen. I första hand är det alltid bra om man kan vända sig till sin chef. Om medarbetaren inte känner sig bekväm med det kan en annan möjlighet vara att vända sig till chefens chef, HR-funktionen, sin fackliga organisation, eller företagshälsovården. Det viktiga är att man söker stöd. Oavsett om du som chef eller någon annan blir anklagad för att ha kränkt eller trakassera någon är det viktigt att inte handla impulsmässigt och gå i svaromål eller dra förhastade slutsatser. Respektera det som personen upplever och var saklig och professionell. Lyssna, behåll lugnet och ta initiativet till att hantera frågan.
2(8) Organisatorisk och social arbetsmiljö Föreskrifterna från Arbetsmiljöverket, Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS:2015:4), tar sikte på att tydligt peka på de krav som ställs inom området. 1. Arbetsgivaren ska klargöra för alla medarbetare att kränkande särbehandling och trakasserier inte accepteras 2. Arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling eller trakasserier 3. Arbetsgivaren ska ha rutiner som klargör för alla medarbetare a. vem man ska vända sig till om man upplever eller ser att kränkande särbehandling eller trakasserier förekommer, vem som tar emot informationen b. vad den personen som får informationen ska göra samt vad som händer med informationen c. hur den som är utsatt snabbt kan få stöd och hjälp 4. Om arbetsgivaren konstaterar att en kränkande särbehandling eller trakasserier har förekommit ska lämplig åtgärd vidtas Den utredning som ska göras ska alltid vara objektiv och utföras av en oberoende part. Region Östergötlands inriktning är därför att alla utredningar ska göras av företagshälsovården eller annan lämplig extern part. Bakomliggande orsaker Kränkande särbehandling och trakasserier kan uppstå i många olika situationer. Oftast beror de på andra bakomliggande faktorer på arbetsplatsen. Det kan handla om sådana saker som brister i organisationen eller i ledningen av arbete. Det kan också bero på otydliga arbetsuppgifter eller ett otydligt chefsansvar, brister i det interna informationssystemet, bristande dialog om t.ex. arbetsetik och arbetsmiljöfrågor, för hög eller för låg arbetsbelastning, påfrestningar i samband med omorganisationer eller andra förändringar på arbetsplatsen. Enskilda medarbetares agerande kan också påverka omgivningen och kan t.ex. bero på stress, brist på kompetens, sjukdom eller andra problem som inte uppmärksammats i tid. Brister inom något av dessa områden kan på sikt leda till att toleransen hos en eller flera medarbetare i arbetsgrupp minskar och då ökar risken för det som man brukar kalla syndabockstänkande. Syndabockstänkande innebär att en individ eller en grupp av individer, oftast omedvetet som en skyddsmekanism, lägger alla sina upplevda problem på en person eller en grupp av personer. Social utstötning, kränkande särbehandling, mobbning eller trakasserier kan lätt bli en följd av det. Var extra uppmärksam på ökad stress eller ökad korttidsfrånvaro, då det kan vara tidiga signaler på att kränkande särbehandling eller trakasserier förekommer.
3(8) Kränkande särbehandling och trakasserier Begreppet kränkande särbehandling definieras som handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap (AFS 2015:4). Det kan handla om att i ord eller handling behandla någon på ett nedsättande eller respektlöst sätt som kan upplevas som både förolämpande, förödmjukande eller sårande, en människas värdighet har blivit kränkt. Den här typen av händelser är ofta känslomässigt påfrestande och kan upplevas som både obehagliga, obegripliga, olustiga och orättvisa. Om kränkande särbehandling upprepas och pågår under en lägre tid kan det utvecklas till det som man i dagligt tal kallar mobbning. Exempel på kränkande särbehandling kan vara: Nedsättande tilltal i form av t.ex. öknamn Ryktesspridning eller förtal av någon eller dennes familj Förlöjligande kommentarer om t.ex. kläder, uttalanden, idéer, fritidsintressen mm. Utfrysning, t.ex. genom att man inte hälsar eller att samtalet tystnar när en medarbetare kommer in i fikarummet, eller att man exkluderas från möten man borde varit med på Fysiskt våld eller hot om våld Orättvisa anklagelser eller att man blir uthängd eller kallad för elaka saker inför andra, i mejl, sms eller i sociala medier. Trakasserier är när kränkningen är kopplade till någon av diskrimineringsgrunderna i diskrimineringslagen (2008:567); kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, eller ålder. Det kan utöver ovanstående handla om t.ex. Nedlåtande eller förlöjligande kommentarer, skämt eller förolämpande generaliseringar som kan kopplas till någon av diskrimineringsgrunderna Sexuella trakasserier är när kränkningen är kopplad till sexuell natur. Både män och kvinnor kan utsätta eller utsättas för sexuella trakasserier av både kvinnor och män. Det kan t.ex. handla om: Tafsande eller annan ovälkommen beröring av sexuellt slag Ovälkomna sexuella anspelningar, kommentarer eller förslag Sexualiserande skämt Repressalier är någon form av motåtgärd, bestraffning eller hämnd för något man gjort eller sagt t ex att få ändrade arbetsuppgifter eller ansvarsområden efter att man påtalat brister eller deltagit i en utredning (Diskrimineringslagen 2008:567) Genom arbetsrättslig praxis vid tillämpningen av diskrimineringslagen och lagen om anställningsskydd kan man konstatera att vissa ageranden alltid är kränkande, t.ex. våld, hot
4(8) om våld, takasserier och sexuella trakasserier (se t.ex. AD 2014 nr 90). Vissa andra beteenden kan vara kränkande beroende på hur det har gått till eller om ett agerande har upprepats trots att någon som känner sig utsatt har sagt ifrån (se t.ex. AD 2011 nr 13). Förebyggande arbete För att undvika kränkande särbehandling, trakasserier och repressalier på arbetsplatsen är det viktigt att lägga tid på det förebyggande arbetet. Exempel på förebyggande åtgärder på Regionnivån är att: utbildningsinsatser av olika slag och en tydlig riktlinje med tillhörande kunskapsstöd arbeta med regelbundna medarbetaruppföljningar ha mål för arbetsmiljö se till att det finns kvalificerat stöd från företagshälsovården eller annan objektiv aktör både för medarbetare och chefer Exempel på förebyggande åtgärder på arbetsplatsen kan vara att: Diskutera frågan i samverkansgruppen - använd gärna resultatet från medarbetaruppföljningen som utgångspunkt. Sprida kunskap om Region Östergötlands inställning till trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling på t.ex. arbetsplatsträffar eller i andra lämpliga forum. Informera om arbetsgivarens och medarbetares ansvar i dessa frågor. Ha mål och handlingsplan inom arbetsmiljöarbetet. Arbeta med värderingar och spelregler som en återkommande del Riskbedöm den organisatoriska och social arbetsmiljön tillsammans med medarbetarna Diskutera frågan på arbetsplatsträffar-använd gärna resultatet från medarbetaruppföljningen som utgångspunkt. Sprida information om hur man ska agera om man blir utsatt. Var vänder man sig -chef, HR, skyddsombud, facklig företrädare, företagshälsovård. Sprida information om hur man som kollega ska agera om någon är utsatt. Ha regelbundna utvecklingssamtal och uppföljningssamtal på arbetsplatsen. Introduktion och handledning till nya medarbetare. Uppföljning av introduktion. Ansvar Som chef i Region Östergötland har du ett ansvar för arbetsmiljön på arbetsplatsen. Genom den uppgiftsfördelning som finns framgår ditt ansvar i arbetsmiljöarbetet. Kunskap inom området får du till exempel genom att gå de utbildningar, ledarmoduler, som Region Östergötland erbjuder alla sina chefer. Som stöd i detta för dig som chef finns HR. I Arbetsmiljölagen och Diskrimineringslagen finns också regleringar om att du som chef måste agera om du får kännedom om att kränkande särbehandlingar eller trakasserier förekommer. Arbetsgivare som inte agerar vid trakasserier kan få betala en så kallad diskrimineringsersättning till den som drabbats. Arbetsgivare som inte agerar vid kränkande särbehandling
5(8) eller mobbning kan riskera skadestånd och den person som efter en utredning anses vara ansvarig för arbetsmiljön kan också ha ett personligt straffansvar. Utredning Utredningsskyldigheten bottnar i det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM). Det innebär att arbetsgivaren är skyldig att identifiera och utreda risker, åtgärda samt följa upp dessa för att ingen medarbetare ska riskera att utsättas för skada eller ohälsa. Om du som chef får kännedom om att kränkande särbehandling eller trakasserier förekommer är därför utgångspunkten att vi alltid ska agera genom att ta reda på vad som hänt. Arbetsmiljöverket betonar i sina föreskrifter (AFS 2015:04) att en utredning ska göras av en oberoende part. Det innebär i praktiken att du som chef, HR-funktionen eller annan intern part aldrig ska genomföra utredningen på egen hand. Orsaken till det är att en felaktigt genomförd utredning kan medföra ytterligare skada, eller i sig riskera att bli en ny kränkande särbehandling. Utredningen ska därför alltid göras av företagshälsovården eller annan lämplig extern part. Du som chef får självklart ha samtal med den som drabbats, samt kartlägga nuläge men det är viktigt att du är objektiv och neutral och inte gör någon egen utredning. Dra inga slutsatser och ta inte ställning i frågan. För mer information gällande utredningar hänvisas till Region Östergötlands riktlinjer för utredning. Du finner det materialet på intranätet. Även fördjupade kommentarer kring rutin för hantering av dessa frågor finns. Kontakta HR i din organisation för att få det materialet. Kan en medarbetare belägga chefen med yppandeförbud? Om en medarbetare berättar för dig att hen blivit utsatt och sedan inte vill att du ska agera i frågan är det lätt att bli osäker på hur man ska göra. När det handlar om frågor som på något sätt är kopplade till arbetsgivarens arbetsmiljöansvar kan en medarbetare rent juridiskt aldrig belägga dig som chef med ett så kallat yppandeförbud. Som chef har du ett ansvar för allas arbetsmiljö och är därför, enligt Arbetsmiljölagen, alltid skyldig att agera på den information du får. Ett sätt att hantera situationen är att du ber medarbetaren att få fundera på saken över natten och att du ber medarbetaren att göra detsamma. Var tydlig med att du inte kan bortse från den information du fått, men att ni tillsammans kan prata mer om hur ni ska gå vidare med frågan när ni båda sovit på saken. Uppmana medarbetaren att ta en kontakt med sitt skyddsombud, sin fackliga företrädare eller företagshälsovården för att få stöd och rådgivning. Boka in en träff dagen därpå och diskutera hur ni ska gå vidare. Vid behov kan du som chef söka stöd hos HR-funktionen eller företagshälsovården. Du ska alltid erbjuda den utsatta medarbetaren samtalsstöd hos företagshälsovården så snabbt som
6(8) möjligt. Men det är medarbetaren själv som bestämmer om hen vill ta emot det stödet. Dokumentera alla samtal och överenskommelser. Eftersom arbetsmiljön är en fråga som berör alla medarbetare på arbetsplatsen går det alltså inte att som chef bortse från den information man fått och därmed går det inte heller att lova någon att man inte kommer att agera. Flera signaler på en arbetsplats att arbetsklimatet och samarbetet inte fungerar bra är av yttersta vikt att ta tag i omgående tex genom att göra en riskbedömning av arbetsmiljön. Det går att jämföra med ett annat exempel. Om du som chef får information om eller upptäcker att ett av era lyftverktyg bara fungerar i åtta fall av tio kan du inte bortse från det och hoppas att det löser sig av sig själv. Du är skyldig att göra en inspektion/utredning, bedöma risker och vidta lämplig åtgärd och följa upp åtgärden. All arbetsmiljöproblematik ska hanteras på samma sätt eftersom de medför risker på arbetsplatsen och därmed också kan påverka både säkerheten och kvaliteten i arbetet. Glöm inte att det troligen också finns en anledning till att medarbetaren väljer att berätta vad som hänt för dig - hen vill ha hjälp på något sätt, men vet kanske inte riktigt hur. Hur går en utredning till? Region Östergötland har en utredningsmodell. I en utredning kan berörda parter inte vara anonyma. Initialt hålls samtal enskilt med berörda parter. En skriftlig anmälan krävs för att gå vidare till utredning. Vid en utredning ska alla inblandade uppmanas att söka råd och stöd hos sitt skyddsombud eller sin fackliga företrädare. Efter genomförd utredning återrapporterar den oberoende part som utrett ärendet, både muntligt och skriftligt, vad man kommit fram till och lämnar även förslag på olika möjliga åtgärder. Med stöd av närmaste chef och HR-funktionen tar arbetsgivaren ställning till de fortsatta åtgärderna, både för den eller de som blivit utsatta och för den eller de som kränkt eller trakasserat. I vissa fall kan det bli aktuellt med arbetsrättsliga åtgärder såsom till exempel varning eller avslutande av anställning. Riktigt allvarliga fall av kränkande särbehandlingar och trakasserier kan vara brottsliga och i sådana fall bör råd om till exempel polisanmälan inhämtas från regionjurist. Om utredningen skulle visa att det inte förekommit trakasserier eller kränkande särbehandling ska ärendet avslutas och stängas och detta ska också kommuniceras till alla berörda. Dokumentation och sekretess Dokumentationen är väldigt viktig genom hela hanteringen av ärendet. Dokumentationen har initialt formen av arbetsmaterial. Den skriftliga anmälan ingår som arbetsmaterial i
7(8) utredningen. Arbetsmaterial är inte offentlig handling. Den skriftliga rapporten vid avslutad utredning blir en offentlig handling och den hanteras nyckelkodad för att skydda berörda parter. För mer information om detta hänvisas till fördjupade kommentarer kring rutin för hantering av dessa frågor. Kontakta din HR i organisationen för att få del av underlaget. Innan dokumentationen lämnas ut kan arbetsgivaren också pröva den enligt sekretesslagen, för att se om ett utlämnade kan innebära men för någon av de inblandade parterna. I praktiken innebär det att vi svärtar den information som kan innebära men. Resten av dokumentet måste lämnas ut. Vid prövning av utlämnande av handling ska alltid regionjurist alltid konsulteras. Handlingsplan och uppföljning En utredning kommer troligen att visa på olika vägar framåt. I vissa fall kanske en arbetsmiljökartläggning av arbetsplatsen behöver göras, medan man i andra fall snabbt behöver hitta en annan placering för den utsatta, tillfälligt eller permanent, medan ett tredje scenario kan vara att mål, arbetsuppgifter och prioriteringar på arbetsplatsen behöver bli tydligare. Utifrån den oberoende utredning som gjorts behöver arbetsgivaren ta ställning till vilka åtgärder som ska genomföras. En handlingsplan ska upprättas där det tydligt framgår vilka åtgärder man beslutat sig för att genomföra, när i tid de ska genomföras, vem som är ansvarig för att de genomförs och på vilket sätt de olika åtgärderna kommer att följas upp. Att följa upp insatta åtgärder är en viktig del av processen, men alltför ofta är det tyvärr här arbetsgivaren brister, vilket vi också kan se i de fall som hamnar i domstol. Var därför noga med att planera in uppföljningstillfällen redan när åtgärderna planeras och för in dem i handlingsplanen. Uppföljning bör göras både i nära anslutning till insatta åtgärder, men också på lite längre sikt för att se om de insatta åtgärderna fått avsedd effekt. Stöd till medarbetare Erbjud alltid utsatta medarbetare samtalsstöd hos företagshälsovården. Tvinga dock aldrig någon att ta stöd, då det i sig kan upplevas som en ny kränkande särbehandling. Det är alltid den utsatta som själv bestämmer om hen vill ta emot samtalsstöd. Informera medarbetaren om att hen kan ta kontakt med sin fackliga organisation för att få stöd och rådgivning. Även här är det medarbetaren själv som bestämmer om hen vill ta en kontakt med sin fackliga företrädare eller inte. Om medarbetaren avstår dokumentera att så är fallet. Ytterligare åtgärder-den årliga medarbetaruppföljningen Den medarbetaruppföljning som genomförs i Region Östergötland varje år innehåller frågeställningar som berör områden som öppenhet, bemötande, likabehandling samt medarbetares upplevelser av kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier. Medarbetaruppföljningen kan ge dig och din arbetsgrupp en bra bild av klimatet på arbetsplatsen. Använd resultatet från enkäten som underlag för diskussion och dialog på arbetsplatsen.
8(8) För den som upplevt hot, våld, trakasserier, sexuella trakasserier eller kränkande särbehandling finns i enkäten också möjlighet att lämna sina kontaktuppgifter för att få individuellt stöd via företagshälsovården. Boktips! Mobbning på jobbet av S. Blomberg Vad är egentligen mobbning och vad skiljer det från vanliga konflikter? Hur påverkas de utsatta? Hur ska mobbning bäst hanteras på en arbetsplats? Kränkning, diskriminering eller bara skitprat? Vägledning för chefer G. Frick, S. Norberg