Enhetsaudit Intern bedömning av kvalitetsarbetet vid fastighetsenheten, gemensamma förvaltningen, Göteborgs universitet Januari 2014
Innehållsförteckning Bakgrund 3 Beskrivning av och kommentarer till kvalitetsarbetet vid fastighetsenheten 4 Sammanfattande reflektion 10 Goda exempel i enhetens kvalitetsarbete 12 Bilaga 1: Material till auditgruppen från fastighetsenheten 13 Bilaga 2: Program platsbesök, audit fastighetsenheten 14 2
Bakgrund Ledningen på alla nivåer inom universitetet ska tillse att olika slag av uppföljningar och utvärderingar genomförs och att arenor för kvalitetsdiskussion används och fungerar väl. Det förutsätter ett linjeansvar som innebär att varje organisationsnivå har ansvar för att följa upp sina enheters kvalitetsarbete. Universitetsledningens instrument för sådan uppföljning av det samlade kvalitetsarbetet inom varje fakultet sker genom kollegial granskning med studentmedverkan i sk fakultetsaudits. Vid flera fakulteter genomförs institutionsaudit enligt motsvarande modell. 2010-2011 genomfördes vid GF en förvaltningsaudit och fr o m september 2013 genomförs också enhetsaudit vid GF. Samtliga enheter kommer att utvärderas inom en tvåårsperiod. Liksom vid annan kollegial granskning är ett övergripande syfte att bidra till utveckling såväl i verksamheten som granskas som i den verksamhet där granskarna hör hemma. Syftet är också att sprida goda exempel och därmed bidra till att utveckla och förbättra kvaliteten i enheternas verksamhet. Auditgruppens arbete Följande personer har ingått i auditgruppen för fastighetsenheten: Stina Sundling Wingfors, områdeschef verksamhetsstöd (ordf) Ludde Edgren, chef, Forsknings- och innovationskontoret Ingela Elofsson, samordnare, universitetsledningens stab Måns Wiklund, administrativ chef, JMG Malin Östling, samordnare, universitetsledningens stab (sekr). Inför platsbesöket lämnade enheten ett antal dokument till auditgruppen (bilaga 1). Den 26 november 2013 genomförde auditgruppen ett förberedande möte där man diskuterade materialet från enheten och vilka frågor man ville ställa vid platsbesöket, som genomfördes den 9 december 2013 (bilaga 2). Från enhetens webb: Fastighetsenheten arbetar med frågor som rör förvaltning och planering av universitetets lokaler. Detta innefattar den långsiktiga planeringen av de fysiska lokalerna samt handläggning av alla byggprojekt och ombyggnationer vad gäller inredning och utrustning. Fastighetsenheten ansvarar också för universitetets säkerhetsfrågor inom områdena fysisk säkerhet, personsäkerhet, administrativ säkerhet, IT-säkerhet samt katastrof- och krisberedskap. Inom enheten arbetar man också med frågor gällande den fysiska arbetsmiljön för anställda och studenter, samt ansvarar för universitetets parkeringsplatser och parkeringsärenden. Vid enheten finns 14 anställda. 3
Beskrivning av och kommentarer till kvalitetsarbetet vid fastighetsenheten Auditgruppen har granskat organisation, dokument och aktiviteter inom enheten som syftar till att åstadkomma en serviceinriktad och effektiv verksamhet. Sammanfattningsvis fann auditgruppen en enhet med engagerade medarbetare som tydligt verkar för universitetets bästa. Det är en stor fördel för det dagliga arbetet att man sitter samlade i samma korridor. Som många andra enheter inom gemensamma förvaltningen upplever man sig dock underbemannade och ser svårigheter med att hinna arbeta tillräckligt proaktivt och utvecklande. Man påpekar att lokaler är universitetets näst största kostnad (efter personal) och att verksamheten borde spegla denna verklighet. Man menar också att det är lätt att glömma de framtida besparingar som enheten med framgång har bibringat universitetet genom lyckade omförhandlingar av hyresavtal. Enheten tror sig kunna spara mycket pengar om mer tid för att förhandla hyreskontrakt hade funnits. Om så är fallet tror auditgruppen att enheten än tydligare behöver diskutera den nuvarande arbetsbelastningen med områdes- och universitetsdirektören. Medarbetarna hade tidigare stora förväntningar på den nya organisationen, som man menar tidigt beskrevs som ett timglas med bred topp och bas (gemensamma förvaltningen respektive institutionerna), men ser nu att GF generellt inte stärktes utan istället tvingas spara. Mötesstruktur En viktig del i alla organisationers kvalitetsutvecklingsarbete är de olika organ och grupper som kontinuerligt möts för att diskutera, bereda och i vissa fall besluta om ärenden som gäller organisationens verksamhet och utveckling. Även dokumentationen, dvs minnesanteckningar och protokoll och ev uppföljning av dessa dokument är en viktig del av kvalitetsarbetet. Vid fastighetsenheten hålls enhetsmöten respektive möten med enhetens funktionsansvariga varannan torsdag. Man har också regelbundet möten med respektive lokalvård, campusservice (framförallt campuscheferna) och IT-enheten som alla tillhör samma område - infrastruktur - samt miljöenheten som tillhör området administrativt stöd. Enhetens medarbetare upplever det som ineffektivt att inte miljöenheten, lokalvårdssektionen och campusservice ingår i samma enhet som fastighet. En särskild säkerhetsgrupp med områdena och fakulteterna träffas regelbundet och även en informationssäkerhetsgrupp har ett forum för samarbete. Därutöver hålls en rad regelbundna externa möten, som t ex: - Möten med fastighetsägare. Vid behov deltar hyrestagarna. - Möten med Göteborgs stad. - Möten med ett särskilt energinätverk som bl a diskuterar lämpliga besparingsåtgärder inom området. 4
Vid Fastighetsenheten skrivs oftast inga mötesanteckningar vid vare sig vid de interna eller externa mötena. Auditgruppen har förståelse för att det vid vissa informationsmöten kan tyckas onödigt formellt med anteckningar men tror ändå att en diskussion om behovet kan föras. Den information som förmedlas vid möten kan på så sätt med fördel distribueras även till icke-närvarande gruppmedlemmar. Diskussioner, resonemang, summeringar, ev. slutsatser och beslut om vidare arbetsprocess kan dessutom på ett effektivt sätt dokumenteras och återanvändas när minnet tryter. Bör man således vid några av mötesformerna kontinuerligt ta gemensamma minnesanteckningar? Styrdokument att ta fram, sprida/implementera och följa upp Auditgruppen fick inför platsbesöket bl a tillgång till tre processbeskrivningar: Intern process inom fastighetsenheten mellan funktionerna för hyresavtal, byggprojekt, säkerhet, fysisk arbetsmiljö och lokalvård. Intern process inom funktionen hyresavtal. Intern process inom funktionen byggprojekt. Processerna sägs fungera bra. Två av dem är inte daterade och en är enligt datum inte reviderad på snart fyra år. Även om enhetens medarbetare inte dagligen har behov av processbeskrivningarna bör de årligen uppdateras för en fortsatt möjlighet att kommunicera och informera om processerna, vilket också kommer att genomföras enligt enhetschefen. Auditgruppen fick också ta del av utkastet på nya Regler för Göteborgs universitets lokalhantering. Dokumentet ligger dock i vila då man säger sig invänta den större lokalutredning som ska genomföras i samarbete med Chalmers. Att inte färdigställa dokumentet ser auditgruppen dock inte som en lämplig lösning. Dokumentet behövs och bör färdigställas inom den närmaste tiden. Om det sedan behöver uppdateras redan efter ett år är det en naturlig följd av utvecklingen. Enhetschefen samtycker, och auditgruppen uppmuntrar därför enheten att aktivt driva frågan vidare. På GU:s webbsida för styrdokument återfinns en rad styrdokument som rör fastighetsenhetens verksamhet. Flera av styrdokumenten sägs ha uppdaterats nyligen, vilket dock inte syns på deras datering. Auditgruppen ser ytterligare ett problem med hanteringen: när dokumenten gäller tills vidare medför det att datum inte förändras även när en systematisk genomgång har utförts, och därmed syns inte att dokumentet ifråga är aktuellt uppdaterat. Auditgruppen föreslår att en systematisk genomgång av dokumenten återigen görs, med detta för ögonen, och avslutas med en ny datering av dokumenten. Som underlag för denna typ av diskussion vill auditgruppen dessutom rekommendera läsning av den nyligen reviderade (20 jan 2014) Handläggningsordning för styrdokument http://www.medarbetarportalen.gu.se/styrdokument/verksamhet/ Handläggningsordningen kan med fördel användas även vid genomgång av processbeskrivningar, även om dessa inte utgör styrdokument i egentlig mening. 5
Vid enhetens webbsida finns ingen länk till relevanta styrdokument eller till de interna processbeskrivningarna. Här finns en utvecklingspotential, menar auditgruppen. Se även nedan under Kommunikation och webb. Verksamhetsplan för 2014 Enheten upplever att man inte var delaktig i framtagandet av områdets HP/VP för 2014-2016 och att den inte har relevans för enhetens verksamhet. Nu har man påbörjat arbetet med en verksamhetsplan för 2014, genom att de olika underfunktionerna på enheten tar fram förslag. Man tror att VP kommer att användas under 2014, och auditgruppen vill uppmuntra enheten till att aktivt utnyttja planen som ett drivande instrument i det kontinuerliga förbättringsarbetet. Enheten gör ingen särskild HP för 2014-2016 eftersom enhetens långsiktiga styrdokument anges vara den femåriga lokalplanen, som dock inte uppdateras för tillfället då det inte är klart hur den ska hanteras i den nya organisationen med institutionernas förändrade roll. Oavsett hur detta löses vill auditgruppen peka på vikten av det vid enheten finns en långsiktig planering. Övriga förhållanden och aktiviteter med anknytning till kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling Bemanning och proaktivitet Chefen och medarbetarna på enheten upplever som sagt att de är underbemannade och att det påverkar möjligheten att vara proaktiv. Man hinner bland annat inte vara ute i verksamheten så mycket som man tror skulle vara fruktbart eller ha den framförhållning som skulle gagna verksamheten. Det finns också en oro för vad kommande nedskärningar kan komma att innebära för enhetens kvalitet och medarbetarna ställer sig frågande till huruvida GU verkligen kommer att tjäna på en neddragning vid fastighetsenheten. Vidare innebär nedskärningar tillsammans med den höga specialiseringen inom enheten att man blir väldigt sårbar. En ökad proaktivitet är det lätt för auditgruppen att ställa sig bakom och vill därför uppmuntra enheten till att hitta former för och målsättning med ett utökat arbete på plats i verksamheten. Kan riktmärke av typen att varje medarbetare bör genomföra minst X besök per månad i verksamheten vara ett sätt? Vilka möten kan och bör bokas in redan nu? I vilka sammanhang bör/kan man träffa en institution separat och när måste campuschefen vara med, och vice-versa? Osv. Enhetschefen och medarbetarna återkommer också till uttrycket att man är utförare och inte har mycket mandat. Här bör begreppen och kanske mandatfrågan ytterligare diskuteras för visst är man utförare, och auditgruppen upplever också att man är nöjd med det i de flesta situationer. Å andra sidan har alla medarbetare mandat att föreslå nya lösningar och idéer för ett förändrat, förbättrat arbetssätt. Auditgruppen vill uppmuntra enheten till att nyttja detta mandat. 6
Kompetensutveckling, benchmarking och omvärldsanalys Enheten har en genomtänkt budget för kompetensutveckling; såväl en gemensam som för varje individ. Enhetschefen poängterar att det är mycket viktigt att medarbetarna ständigt utvecklar sin kompetens det händer mycket inom enhetens områden - och det är de funktionsansvarigas skyldighet att vara uppdaterade på utbildningsmarknaden inom relevanta områden. Dock menar medarbetarna att detta är svårt att hinna med man prioriterar det dagliga arbetet före kompetensutveckling. Denna situation märks också i budgetuppföljningen menar enhetschefen, för kompetensutveckling är en post där det tyvärr blir pengar över. På sikt kommer det att påverka kvaliteten på enhetens verksamhet negativt. Såväl enhetschef som medarbetare är medvetna om vikten av fortsatt kompetensutveckling och auditgruppen vill starkt uppmuntra till en grundlig genomgång och plan: Hur och när ska respektive medarbetare realisera kompetensutveckling det närmaste året (och därefter)? Det finns välutvecklade och formaliserade nätverk med motsvarande funktioner vid andra svenska lärosäten. Man träffas flera gånger per år, bl a på s k Inspirationsdagar (söndag kväll till tisdag lunch) då aktuella och viktiga frågor diskuteras. Genom dessa möten lär man känna sina kollegor runt om i landet. Träffarna bidrar positivt till en löpande kommunikation via mail. Någon medarbetare nämner att om man skickar ut en fråga till 20 aktiva för att höra hur de löser ett aktuellt problem, får man inom kort 15 svar. Auditgruppen ser positivt på det aktiva nätverksarbetet, och instämmer också i vad någon nämnde, att dessa nätverksträffar förstås är en form av kompetensutveckling. Därför vill auditgruppen särskilt uppmuntra till att träffarna utnyttjas systematiskt. Man kan t ex inom enheten enas om vissa frågor som man aktivt vill ha svar på vid en kommande träff, och såväl under som efteråt dokumentera vad man lärt sig (inklusive spontana associationer och idéer) och hur man kan omvandla det till förbättringar i den egna verksamheten. Detta angreppssätt kan och bör också i vissa fall leda till en systematisk benchmarking med något specifikt lärosäte eller annan organisation. Campusorganisationen Såväl enhetschefen som medarbetarna återkommer till att campuscheferna är enhetens öron och enhetens bollplank. Här är en förändring genom den nya organisationen tidigare var det fakulteterna (dekanerna/kanslicheferna) som var enhetens kontaktpunkter. Man kan också se att flera av campuscheferna ännu inte har nått ända fram vad gäller sitt nya uppdrag och därmed att inte längre se sig som förespråkare för den egna (före detta) fakulteten. Auditgruppen vill uppmuntra enheten till att arbeta med att uppmärksamma på detta förhållande. Såväl enhetschefen som enhetens medarbetare återkommer också till en förväntan på en mötesform man kallar Campusfora. Mötesformen har inte kommit igång i den nya organisationen oklart varför - men behovet verkar stort, och auditgruppen menar att enheten bör se som sin uppgift att få till stånd denna mötesform. Då har man också möjlighet att vara med och sätta agendan och föreslå strukturen för mötena. 7
Långsiktighet vad gäller lokaler Enhetschefen menar att universitetet bör bli mer långsiktigt i sin policy vad gäller att hyra lokaler. Som exempel anges att det hus som enheten sitter i (Harald gatan 5, vid Linnéplatsen) är ett bra hus med praktiskt läge för universitetet och att man därför aktivt bör arbeta för att hyra fler lokaler där om det blir ledigt, även om man inte har hyresgäster direkt. Man pekar även på behovet av tillfälliga lokaler vid omflyttningar. Universitetets kostnad för outnyttjade lokaler uppges relativt sett vara låg ca 1%. Auditgruppen uppmuntrar enhetschefen att lyfta diskussionen kring denna typ av ärenden. Cad-Q FM Det elektroniska systemet Cad-Q FM är en viktig källa i enhetens förbättringsarbete och sägs användas dagligen. Här finns oumbärlig information som dock är svåråtkomlig. Cad-Q FM är öppet för alla, men de flesta föredrar att låta fastighetsenheten lägga in material i systemet. Systemet sägs nämligen vara rejält komplicerat och inte lätt att vara inne i om man inte är varje-dags-användare. Auditgruppen förstår situationen men vill ändå uppmuntra enheten till en diskussion om frågor som: Nyttjas Cad-Q FM på bästa sätt för ett systematiskt förbättringsarbete? Skulle en utbildning i systemet till vissa nyckelpersoner ge möjligheter till bättre användande av systemet? Finns det anledning att informera om systemets möjligheter så att en input till enheten blir av bättre kvalitet? Osv Kommunikation och webb Medarbetarna uttrycker att en effektiv kommunikation och dialog med verksamheten är en större utmaning i den nya organisationen. Att kommunicera med 44 administrativa chefer är svårt och tar mycket tid. Samtidigt säger medarbetarna att man inte använder sina webbsidor mer än för den nödvändigaste informationen om verksamheten. Vilka möjligheter till utveckling finns här? Skulle en FAQ kunna avhjälpa en rad vanliga frågor som idag måste besvaras på telefon? Kan man rent av beskriva några goda exempel på olika tillvägagångssätt och därmed bidra till spridning av potentiellt utvecklingsarbete? Skulle visualisering genom att på enhetens webbsida lägga processbeskrivningarna gynna kommunikationen? Kan en kort beskrivning av innehållet i vissa styrdokument och en direktlänk till dem förenkla för brukarna? Ledarskap Enhetschefen ser sig ha två huvuduppdrag dels att delta i de stora projekten som t ex Näckrosen, Medicinarberget och Handelshögskolans ombyggnad, dels att fungera som bollplank i olika situationer. Experterna på enheten styr därmed mycket av sitt dagliga arbete utan inblandning, och enhetschefen menar att den ordningen fungerar bra. 4040 Vid platsbesöket diskuterades för- och nackdelar med innebörden av en-väg-in och användningen av anknytningen 4040. Å ena sidan är det vällovligt och lätt att se intentionen 8
med denna förändring, också vad gäller användandet av funktionsadresser. Å andra sidan, menar enhetens medarbetare, kommer det ofta följdfrågor till en huvudfråga, och att det då blir något av viskleken för vissa ärenden, dvs viktiga frågor går via flera personer och riskerar en sämre hantering än om de hade kommit till rätt person direkt. Varken enheten eller auditgruppen har någon utvecklad lösning på problemet, mer än att man fortsatt är uppmärksam så att i möjligaste mån inga frågor ramlar mellan stolarna och att det i vissa fall måste finnas en tolerans för avsteg från det tänkta förfarandet. GF:s årliga enkät I den enkät som årligen ska gå till GF:s kunder (genomfördes för första gången under våren 2013) inkom en del öppna kommentarer om fastighetsenheten. Dessa har man enligt enhetschefen gått igenom vid ett enhetsmöte. Auditgruppen ser positivt på detta, då det kan bidra till input för olika typer av utvecklingsåtgärder. Arbetet bör ju genomföras inte bara i år utan även kommande, då enkäten är tänkt att vara just årlig. Detta medför goda möjligheter till att mäta ev attitydförändringar bland fakulteter och institutioner och ger en inblick i hur man upplever fastighetsenhetens service och stöd. 9
Sammanfattande reflektion Några punkter, låt oss kalla dem reflektioner snarare än rekommendationer, vill auditgruppen ange som en sammanfattning av de diskussioner vi har haft om enhetens förbättringspotential. 1. Vare sig vid de interna eller externa mötena förs minnesanteckningar. Auditgruppen tror att en diskussion om behovet ska föras. Information kan på så sätt distribueras även till icke-närvarande gruppmedlemmar. Dessutom kan mötets diskussioner, resonemang, summeringar samt ev beslut på ett effektivare sätt användas i förbättringsarbetet. 2. Enheten bör använda den verksamhetsplan för 2014 som ska utarbetas som ett aktivt verktyg i förbättringsarbetet. 3. Även om enhetens medarbetare inte dagligen har behov av processbeskrivningarna bör de årligen uppdateras för en fortsatt möjlighet att kommunicera och informera om processerna. 4. Utkastet på nya Regler för Göteborgs universitets lokalhantering ligger i vila men bör troligen färdigställas inom den närmaste tiden. Om det sedan behöver uppdateras redan efter ett år är det en naturlig följd av utvecklingen. Enhetschefen samtycker, och auditgruppen uppmuntrar därför enheten att aktivt driva frågan vidare. 5. När ett styrdokument gäller tills vidare medför det att datum inte förändras även när en systematisk genomgång har utförts, och därmed syns inte att dokumentet ifråga är aktuellt uppdaterat. Auditgruppen föreslår därför att en systematisk genomgång av dokumenten, inkl ändring av datum, återigen görs. 6. En ökad proaktivitet är det lätt för auditgruppen att ställa sig bakom och vill därför uppmuntra enheten till att hitta former för och målsättning med ett utökat arbete på plats i verksamheten. För förslag på inledande diskussionsfrågor, se avsnittet Bemanning och proaktivitet. 7. Auditgruppen uppmuntrar till systematisk benchmarking med något specifikt lärosäte eller annan organisation som ett viktigt instrument i enhetens kontinuerliga förbättringsarbete. 10
8. Behovet av mötesformen Campusfora verkar stort, och auditgruppen menar att enheten bör se som sin uppgift att få till stånd denna mötesform. Då har man också möjlighet att vara med och sätta agendan och föreslå strukturen för mötena. 9. Auditgruppen vill uppmuntra enheten till en diskussion om huruvida Cad-Q FM nyttjas på bästa sätt för ett systematiskt förbättringsarbete. För förslag på inledande diskussionsfrågor, se avsnittet Cad-Q FM. 10. Vilka möjligheter har enheten vad gäller utveckling av webb som kommunikationskanal och som ett verktyg i förbättringsarbetet? För förslag på inledande diskussionsfrågor, se avsnittet Kommunikation och webb. 11. Auditgruppen uppmuntrar enhetschefen till att initiera ett ev uppföljningsarbete utifrån enkäten till GF:s kunder, då det kan bidra till input för olika typer av utvecklingsåtgärder. 11
Goda exempel i enhetens kvalitetsarbete Auditgruppen vill påminna om att nedan angivna exempel just är exempel. Det finns alldeles säkert fler goda initiativ och företeelser som inte har kommit till auditgruppens kännedom. Auditgruppen vill uppmuntra andra enheter att lära av och nyttja den kunskap som fastighetseneheten har vad gäller nedan områden kontakta gärna enheten direkt för benchmarking kring dessa och andra tillvägagångssätt! - Det är en stor fördel för det dagliga arbetet att man sitter samlade i en korridor. Man värnar om det sociala (har t e x gemensamma fikatider där man 2 och 2 ansvarar för kaffebröd 1 gång/vecka) och använder överhuvudtaget de gemensamma utrymmena flitigt för både informella och mer formella möten. - Enheten har genom lyckade hyresförhandlingar bibringat framtida besparingar. - Enheten har en genomtänkt utbildningsbudget. Såväl enhetschef som medarbetare är medvetna om vikten av fortsatt kompetensutveckling. - Det finns välutvecklade och formaliserade nätverk med motsvarande funktioner vid andra svenska lärosäten. Man träffas två gånger per år ( söndag kväll till tisdag lunch ) då aktuella och viktiga frågor diskuteras. Löpande fungerar också nätverken som ett stöd via mail. 12
Material till auditgruppen från fastighetsenheten Bilaga 1 Auditgruppen tog inför platsbesöket del av relevanta styrdokument på http://medarbetarportalen.gu.se/styrdokument, framförallt under flikarna arbetsmiljö, säkerhet samt lokaler och fastigheter. Därutöver skickades till auditgruppen följande dokument: 1. Utkast till nya hyresregler anpassade till nya organisationen 2. Uppdragsbeskrivning hållbarhetsgrupp 3. Intern process inom fastighetsenheten mellan funktionerna för hyresavtal, byggprojekt, säkerhet, fysisk arbetsmiljö och lokalvård 4. Intern process inom funktionen hyresavtal 5. Intern process inom funktionen byggprojekt 6. Stöld- och skadegörelsediagram 13
Program platsbesök, audit vid fastighetsenheten Bilaga 2 9.00-9.45 Intervju med enhetschef Per Sundqvist 9.45-10.00 Auditgruppen konfererar 10.00-11.00 Intervju med medarbetarna Johan Lindfors Leif Bouvin Jonas Fris Tomas Tunemyr Martin Planvall Fredrik Aspgren Freddy Magnusson Carin Norlin Ann-Britt Hagman Nadja Frisk 11.00-11.15 Auditgruppen konfererar 11.15-11.30 Preliminär återföring till enhetschefen 14