Ärende Styrelsemöte PROTOKOLL 2010-12-11 1 (5) Klas Englund SS-PRT-2010-02 Närvarande Millmark, Olle Samson, Peter Elvingdal, Lars Wellander, Tea Boman, Madelene Håll, Klas Englund, Hans Lindström Frånvarande Tommy Lilo 1 Dagordning Beskrivning 1 Mötets öppnande 2 Val av justeringsmän 3 Fastställande av dagordning 4 Föregående protokoll 5 Kassörens rapport 6 Rapportering vägansvarig 7 Kontaktinformation styrelse, firmateckning 8 Vägavgifter 9 Kontaktlista intressenter, leverantörer. Befintliga avtal? 10 Övriga frågor 11 Nästa möte 12 Mötets avslutande
PROTOKOLL 2010-12-11 2 (5) 2 Mötesanteckningar Mötesanteckning 1 Mötets öppnandes av Millmark. 2 Lasse Wellander och Tea Boman utsågs att justera protokollet. 3 Dagordningen fastställdes och de synpunkter som framlades tas under punkten övriga frågor. 4 Det konstaterades att de flesta åtgärder enligt föregående mötesanteckningar är utförda med ett tillfredställande resultat. Olle har kollat upp frågan om axeltrycksbegränsning och fixat skyltar som sätts upp inom kort. Begränsningen är satt till 6 ton, vilket ska medge transport med lastbil men inte lastbil med släp. Ytterligare flyttas T- skylten som anger återvändsgränd tidigare på sträckan för att förhindra att tung trafik av misstag trafikerar vår väg. Vi har idag, genom Alvar, en mycket god service gällande underhåll och snöröjning. Vid tillfälle ser Olle och över gällande avtal och säkerställer att vi även med god framförhållning kan förvissa oss om att vi kan bibehålla denna standard. Om något oförutsett skulle inträffa med befintlig leverantör typ skador på maskinpark, sjukdom odyl. beslutade styrelsen att Peter Elvingdal går in som ersättare. Ett avropsavtal för detta bör upprättas snarast. Kontaktlistor på aktuell styrelsesammansättning har distribuerats av Tea till berörda intressenter. Ett verkställande utskott har införts för att snabba på beslutsprocessen. Detta VU består av ordförande, kassör och vägansvarig d.v.s. idag Millmark, Tea Boman och Peter Elvingdal. 5 Kassören rapporterar att ekonomin är god, vi har idag SEK 119 671 på kontot. Gällande betalning av medlems avgift så har vi tre medlemmar som ännu inte har betalt trots påminnelser. Tea bevakar och vidtar erforderliga åtgärder för att driva in dessa. 6 Vägansvarig informerar om att de skador och åtgärdsförslag som togs upp på föreningsstämman är åtgärdade (fåror i väg och breddning av busshållplatser) Slutet av stämsviksvägen har förstärkts genom att ett lass stenkross har påförts. I övrigt är läget gott och sandning och plogning fungerar tillfredsställande.
PROTOKOLL 2010-12-11 3 (5) 7 Ordförande har fått några frågor om styrelse sammansättning, kontaktinformation och firmateckningsrätt av intressenter. Firmateckningsrätten framgår av paragraf 12 i årets protokoll för ordinarie föreningsstämma, firmateckningsrätten för föreningen nu övergår till Millmark och Tea Boman (kassör) För att underlätta kontakt med styrelsen beslutades även att telefonnummer till personer som tillhör det verkställande utskottet ska publiceras på vår hemsida. 8 Ett gott arbete har gjorts med att strukturera och förtydliga informationen gällande stadgar och rutiner på vår hemsida. Arbetet har lett till att vi identifierat en del konstigheter gällande andelstal och avgifter i gällande förrättning. Följande punkter ska ses över: - Översyn andelstal - Aktuell status permanent, fritidsboende - Rutiner och avgifter nybyggnation. Millmark kontaktar Länsstyrelsen och kollar regler och kostnader för att göra en ny förrättning. Efter kontakt fattas beslut hur vi driver frågan vidare. Rutiner för nybyggnation har vi försökt driva via kommunen och mäklare men detta har inte riktigt fungerat. Vi avser att ta fram ett informationspaket som tydligt beskriver gällande regler och rutiner. Detta ska sedan i ett tidigt skede distribueras till byggaren för att undvika eventuella missförstånd. och Lasse ansvarar för att driva denna fråga. 9 Viktig information som gällande avtal, leverantörskontakter, medlemsregister och debiteringslängd finns idag inte lättillgänglig för styrelsens representanter. En inventering görs av och Olle för att sammanställa senast reviderade utgåva av all befintlig information. Till att börja med ansvarar sedan för att lagra original och tillgängliggöra informationen. Behöver vi utökat stöd för en gemensam lagringsyta kommer Lasse att utveckla en yta för detta på vår hemsida. 10 Under övriga frågor togs följande upp: Vi har en ek på målarvägen med grenar som riskerar att falla ned på vägen. kontaktar markägaren, Hallberg, och informerar om läget och att vi önskar att grenen tas ned snarast möjligt. Det har inkommit klagomål på att en fastighet i området har en stor container stående alldeles intill vägområdet, vilket i samband med transporter har haft en störande inverkan på trafiken. Hans och Olle ser över eventuella åtgärder.
PROTOKOLL 2010-12-11 4 (5) 11 Vi fortsätter med målsättningen att ha minst kvartalsvisa möten. samordnar och kallar till nästa möte via mail 12 Ordföranden förklarar mötet avslutat
PROTOKOLL 2010-12-11 5 (5) 3 Åtgärder Åtgärdslista Vem? När? Klart! Anm. Trycka ned rör för nya skyltar map axeltryck. Avropsavtal med Peter Peter, Peter Ta dialog med Alvar om framtida avtal Olle Driva in medlemsavgifter Tea Publicera telefonnummer till personer som ingår i VU på vår hemsida Översyn aktuell förrättning. Kontakt Länsstyrelse Informationspaket nybyggnation Strukturering och förutsättningar för åtkomst av avtals- och kontaktinformation Kontakt med Hallberg map på farliga grenar över väg på målarvägen Eventuella åtgärder, container Lasse Lasse, Olle, Olle, Hans