www.pwc.se Revisionsrapport INTERN STYRNING OCH KONTROLL Hans Axelsson Göran Persson- Lingman Juni 2016 SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDEN LIDKÖPINGS KOMMUN - Resultat av en webbenkät genomförd på uppdrag av bkommunens revisorer
Övergripande granskning intern styrning och kontroll en Lidköping Innehåll 1. Inledning... 2 1.1. Bakgrund... 2 1.2. Syfte... 3 1.3. Kontrollmål... 3 1.4. Avgränsning och metod... 3 1.5. Resultat... 4 1.6. Bedömning... 5 Bilaga 1 och 2 Enkätresultat och lämnade kommentarer Juni 2016 1 av 5 Lidköpings kommun PwC
Övergripande granskning intern styrning och kontroll en Lidköping 1. Inledning 1.1. Bakgrund Vi har på uppdrag av Lidköpings kommuns revisorer genomfört en övergripande granskning avseende olika områden som är viktiga för en god intern styrning och kontroll inom kommunstyrelsen och nämnderna Målsättning med interna kontrollen Den interna styrningen och kontrollen (interna kontrollen) ska stödja att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt vilket omfattar att uppnå olika intressenters krav och målsättningar, t ex de krav och mål som ställs av fullmäktige att lagar och regler följs (statsmaktens krav) samt att det finns en tillfredsställande redovisning och rapportering Ovan nämnda målsättningar omfattar även att säkra/hindra att verksamhetens förtroendekapital påverkas negativt samt att verksamheten och/eller kunder drabbas på ett negativt sätt. Annat att nämna är att den interna kontrollen syftar till att skydda politiker och personal från oberättigade misstankar och att det inte sker oegentligheter. Konsekvenser Brister i den interna kontrollen kan innebära att verksamheten drabbas negativt på olika sätt, t ex att olika intressenters krav och mål inom olika verksamheter inte nås, att verksamhetens kunder drabbas oönskat, att statsmaktens lagar inte följs, att kommunen drabbas av allvarliga ekonomiska skador och/eller att förtroendet för kommunen minskar. Viktiga förutsättningar Viktig för en god intern kontroll är att det finns en tillfredsställande styr- och kontrollmiljö. Detta omfattar bl.a. gemensamma etiska värderingar, tillräckligt kompetens (kompetensförsörjning), riskmedvetenhet, tydlighet i roller och ansvar. Annat som är viktigt är att det finns en medvetenhet kring olika risker och de analyseras utifrån de olika målen med den interna kontrollen. En förutsättning är givetvis att finns effektiva och säkra arbetssätt som innehåller aktiviteter och en rollfördelning som stödjer att göra rätt och att reducera olika risker. Ett exempel är att ansvariga på olika nivåer behöver rätt information i rätt tid och att viktiga frågor kommuniceras mellan olika ansvariga. För att veta att verksamheten når de ställda olika krav och mål krävs en systematisk uppföljning (detta innefattar t ex utvärderingar och systematiskt hantering av avvikelser). Fungerar det så bra som vi tror? Vad avviker från de önskvärda arbetssätten? Vilka förbättringar ska prioriteras, vad kan vara orsaker och hur kan vi förbättra?). Den interna kontrollen ska omfatta alla verksamheter och processer. Juni 2016 2 av 5 Lidköpings kommun PwC
Övergripande granskning intern styrning och kontroll en Lidköping 1.2. Syfte Granskningen syftar till att: Ge revisorerna ett underlag för en översiktlig bedömning avseende den interna styrning och kontrollen inom styrelsen och samtliga nämnder. Granskningen ska också ge underlag för prioritering av fördjupade granskningar. Granskningsunderlaget ska också ge styrelsen ett underlag i sitt förbättringsarbete. 1.3. Kontrollmål Kontrollområden. Finns tydlighet i mål och en tillfredställande intern styr- och kontrollmiljö? Analyseras risker på ett tillfredställande sätt inom nämndens verksamhet? Finns tillfredställande processer och rutiner (inkluderar här kontrollaktiviteter för att reducera risker)? Information och kommunikation Sker uppföljning och övervakning? För varje kontrollområde finns en eller flera frågor vilka återfinns i bilagorna till denna rapport. 1.4. Avgränsning och metod Granskningen stödjer sig till stor del på det som är viktigt för en god intern styrning och kontroll enligt ramverket COSO (övergripande ramverk för det som bedöms vara viktigt för en god intern styrning och kontroll). Kommunstyrelsen och samtliga nämnder har granskats. Granskningen är översiktligt och sker utifrån 30-35 frågor/påståenden som förtroendevalda och chefer samt ytterligare ett antal tjänstemän har fått besvara via en webbenkät med ett antal påståenden med svarsalternativen inte alls, delvis, i huvudsak eller helt håller med. Vet ej/ingen uppfattning kunde också väljas (markeras med grå färg i diagrammen i bilaga 1). När svarsalternativet inte alls eller delvis användes så uppmanades respondenten att lämna kommentarer. Vi ville med detta få bidrag som kunde öka förståelsen för varför man svarat som man gjort. I anslutning till att enkäten mailades ut så deltog aktuell revisorsgrupp på nämndsmöte och informerade om revisionens granskning och om enkäten som skulle komma i nära anslutning till att nämnden fick informationen. Avstämningar av resultatet har skett löpande till revisorerna och därutöver har vi tillsammans med aktuell revisorsgrupp muntligen och med hjälp av framtagen applikation redovisat resultatet för samhällsbyggnadsnämnden. Juni 2016 3 av 5 Lidköpings kommun PwC
Övergripande granskning intern styrning och kontroll en Lidköping 2. Resultat Resultatet av webbenkäten för samhällsbyggnadsnämnden och dess förvaltning framgår i detalj av bilagorna 1 och 2. Sammanfattningsvis indikerar svaren från 16 förtroendevalda i nämnden och 7 chefer och några övriga tjänstemän att det finns ett visst behov av mer analys, diskussion och åtgärder som är viktiga för en god intern styrning och kontroll i samhällsbyggnadsnämnden. Som den övergripande bilden nedan visar varierar behovet av analys och åtgärder mellan olika indikatorer. bra, bibehåll och fortsätt med ständiga förbättringar visst behov av mer analys/åtgärd stort behov av mer analys/åtgärd mycket stort behov av analys/åtgärd Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Områden som omfattats Risk och kvalitetsarbete Kontrollaktiviteter Kommunikation och information Uppföljning och utvärdering Kommunicerade krav,mål Analyser och hantering av risker Kontrollaktiviteter ekonomi Kommunikation Utvärderingar och avvikelser Kunskap om lagar och IT-relaterade risker Förebygga o upptäcka Extern och intern Uppföljning av rutiner regler information Värdegrunder och etiska Kvalitetsarbetet Jämförelser med andra värderingar Kompetensförsörjning Risker i omvärlden Uppföljning av kvalitetsarbetet Tydlighet i roller och Risker för oegentligheter ansvar Rapportering och uppföljning För vart och ett av ovan redovisade indikatorer finns en eller flera frågeställningar och svarsresultat. Dessa redovisas i sin helhet tillsammans med lämnade kommentarer från respondenterna i bilagorna 1 och 2. I bilaga 1 redovisas också det 7-8 starkaste resp. svagaste resultaten från förtroendevalda resp. tjänstemän. Vi ser det som naturligt att man i det fortsatta arbetet har särskilt fokus på de områden som får de svagaste omdömena från ledamöter resp. chefer Vi vill poängtera vikten av att resultatet för samtliga frågeställningar belyses då det kan finnas enskilda frågeställningar/resultat inom en indikator som avviker från ev. övriga frågeställningar inom indikatorn och som därför behöver diskuteras och analyseras även om indikatorn som helhet visar ett starkt resultat. Juni 2016 4 av 5 Lidköpings kommun PwC
Övergripande granskning intern styrning och kontroll en Lidköping 3. Bedömning ens ledamöter och förvaltningens självskattning av sin interna styrning och kontroll visar totalt sett på ett visst behov av ytterligare analys och åtgärder enligt vår bedömning. I analysen är det viktigt att fokusera extra på de indikatorer och frågeställningar som visar på ett stort eller mycket stort behov av ytterligare analys och åtgärder. Ligger ansvaret för åtgärden hos annat organ är det viktigt att samhällsbyggnadsnämnden fångar upp och vidarebefordrar signaler om hur verksamheten och dess kunder påverkas av ev. brister. Genomgång och analys av självskattningen anser vi ska ske omgående hos både politiken som förvaltningen men givetvis också gemensamt och resultera i en av nämnden beslutad handlingsplan för att förbättra den interna styrningen och kontrollen för samhällsbyggnadsnämnden. Juni 2016 5 av 5 Lidköpings kommun PwC
NÄMND Mål och övergripande styr - och kontrollmiljö Översiktlig granskning/revision av den Intern styrningen och kontrollen BILAGA 1 Områden som omfattats Risk och kvalitetsarbete Kontrollaktiviteter Kommunikation och information Uppföljning och utvärdering Kommunicerade krav,mål Kunskap om lagar och regler Värdegrunder och etiska värderingar Analyser och hantering av risker Kontrollaktiviteter ekonomi Kommunikation Utvärderingar och avvikelser IT-relaterade risker Förebygga o upptäcka Extern och intern Uppföljning av rutiner information Kvalitetsarbetet Jämförelser med andra Kompetensförsörjning Risker i omvärlden Uppföljning av kvalitetsarbetet Tydlighet i roller och ansvar Risker för oegentligheter Rapportering och uppföljning Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 1
Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Kommunicerade krav och mål Förtroendevald Utöver statens och kommunfullmäktiges styrning av vår verksamhet via olika regelverk och mål så styr "min nämnd" verksamheten på ett aktivt och bra sätt. Nämndens krav och mål kommuniceras på ett bra sätt till olika berörda Inom min nämnd tar vi tar beslut om åtgärder när olika krav /mål inte nås. De krav/mål vi har för verksamheten är möjliga att mäta (t ex via kvalitetsmått) Den strategiska planen för kommunen är tillräckligt bra utformad Jag känner till var jag återfinner våra styrande dokument Jag ges möjlighet att komma med synpunkter inför fastställandet av vår/min budget på ett tillräckligt bra sätt Förutom budget finns det tydliga krav/mål fastställda för min verksamhet. Enligt min uppfattning är våra styrande dokument tillräckligt kommunicerade. (Så att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå) De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra De fastställda verksamhetsmål, lagar etc som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar i år Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 2
Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Kunskap om lagar och regler Förtroendevald Jag har tillräcklig information och kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente Jag har tillräckligt god kännedom om de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom: Värdegrunder och etiska värderingar Förtroendevald Det värdegrundsarbete som sker inom kommunen och inom nämndens verksamhet kommuniceras/diskuteras inom nämnden Värdegrunder (etiska värderingar, "uppförandekoder","intressekonflikter", odyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom kommunen och inom den verksamhet jag arbetar inom: Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 3
Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Kompetensförsörjning Förtroendevald Inom nämndens verksamhet säkrar vi att det kontinuerligt finns tillräckliga resurser med god kompetens I vår verksamhet klarar vi den dagliga "kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.: Tydlighet i roller och ansvar Tydlighet i roller och ansvar Förtroendevald Det är tydligt när beslut bör fattas av oss förtroendevalda och när beslut bör fattas av tjänstemännen Ansvar och befogenheter inom nämndens verksamheter är tydliga Vi har en tydlig och väl fungerande ansvars- och arbetsfördelning inom vår förvaltning/kommun Jag "involveras" tillräckligt i frågor/processer/aktiviteter där jag anser att jag ska vara delaktig: Det är tydligt när beslut ska fattas av oss tjänstemän och när politiken ska besluta Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 4
Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Rapportering och uppföljning Jag anser att nämnden på ett tillfredsställande sätt arbetar med styrning och uppföljning av såväl ekonomi som verksamhet. Vi får en tillräckligt bra rapportering kring hur verksamhetens bedrivs (t ex medarbetartrivsel,förbättringsområden,genomförda förbättringar) Förtroendevald Vi får en får en bra rapportering av hur verksamheten uppfyller våra fastställda krav och mål (ekonomi,verksamhet) Den rapportering vi får behandlar måluppfyllelse, resultat och effekter på ett tillfredställande sätt? De olika underlag vi får av tjänstemännen är korrekta och riktiga De besluts och uppföljningsunderlag som vi får kommuniceras på ett bra sätt till oss i nämnden Beslut utförda på delegation återrapporteras på ett bra sätt Den uppföljning vi gör kring ekonomi (budget) är tillräckligt bra Den uppföljning vi gör för att se hur vi når vår/min verksamhets mål är tillräckligt bra. Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 5
Risk och kvalitetsarbete Analyser och hantering av risker Förtroendevald Risk- och väsentlighetsanalysen utmynnar i en av oss förtroendevalda beslutad internkontrollplan där resultatet av det som fastställts i planen rapporteras till Väsentliga brister/avvikelser inom verksamheten som bör nå oss som sitter i nämnden tror jag också når oss. Risker och begreppet intern kontroll kommuniceras/diskuteras med regelbundenhet inom nämnden Nämnden genomför årligen en risk och väsentlighetsanalys för att identifiera olika risker och hur de ska hanteras Jag är nöjd med den risk och väsentlighetsanalys som vi gör inom nämnden Jag är på ett tillräckligt sätt delaktig i det årliga arbetet som sker avseende nämndens/styrelsens Aanalys av IT -relaterade interna kontrollplan risker Inom den verksamhet jag arbetar inom arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och metodiskt med att identifiera olika risker och hur dessa ska reduceras/hanteras De identifierade risker vi inte själva kan åtgärda kommuniceras till ledningen för acceptans eller åtgärd Analyser av IT-relaterade risker Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 6
Risk och kvalitetsarbete Kvalitetsarbete och förbättringsarbete Inom min verksamhet fångar vi upp och tar om hand om externa och interna intressenters förbättringsförslag/synpunkter/klagomål/etc på ett bra sätt Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra vår verksamhet uifrån olika intressenters krav Risker i omvärlden Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inom Risker för oegentligheter Risker för oegentligheter beaktas i den riskanalysen/riskvärdering vi gör Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 7
Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter ekonomi Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos Jag har tillräcklig kunskap om vad jag ska göra för kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller följer upp olika underlag inför eller efter att utbetalningar gjorts. Förebygga o upptäcka I min verksamhet arbetar vi på ett sätt som gör att vi förebygger fel, upptäcker fel och oönskade händelser Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 8
Kommunikation och information Kommunikation Förtroendevald Det är ett tillfredsställande kommunikations/diskussionsklimat i den nämnd jag tillhör Jag har har en öppen och konstruktiv dialog med min chef kring den ekonomiska såväl som den verksamhetsmässiga utvecklingen under året. Extern och intern information Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen så att jag kan styra och följa upp min ekonomi på ett bra sätt Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den verksamhetsmässiga utvecklingen så att jag kan styra min verksamhet i De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, korrekta och aktuella Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 9
Uppföljning och utvärdering Utvärderingar och avvikelser Jag anser att nämnden diskuterar och analyserar olika uppföljningsunderlag och avvikelser på ett tillräckligt sätt: Jämförelser med andra Förtroendevald Jag har kunskap om hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhetsresultat (produktion, kvalitet, effekter) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner Uppföljning av kvalitetsarbetet Nämnden följer i tillräcklig utsträckning upp förvaltningens kvalitetsarbete Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 10
Åtta av de starkaste visas Frågor med starkare resultat Förtroendevald Jag anser att nämnden på ett tillfredsställande sätt arbetar med styrning och uppföljning av såväl ekonomi som verksamhet. Nämndens krav och mål kommuniceras på ett bra sätt till olika berörda De olika underlag vi får av tjänstemännen är korrekta och riktiga Vi får en tillräckligt bra rapportering kring hur verksamhetens bedrivs (t ex medarbetartrivsel,förbättringsområden,genomförda förbättringar) Vi får en får en bra rapportering av hur verksamheten uppfyller våra fastställda krav och mål (ekonomi,verksamhet) Nämnden följer i tillräcklig utsträckning upp förvaltningens kvalitetsarbete Det är ett tillfredsställande kommunikations/diskussionsklimat i den nämnd jag tillhör De besluts och uppföljningsunderlag som vi får kommuniceras på ett bra sätt till oss i nämnden Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 11
Frågor med starkare resultat Åtta av de starkaste visas Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, Den uppföljning vi gör kring ekonomi (budget) är tillräckligt bra Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen så att jag kan styra och följa upp min Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till Jag är på ett tillräckligt sätt delaktig i det årliga arbetet som sker avseende nämndens/styrelsens interna kontrollplan Jag ges möjlighet att komma med synpunkter inför fastställandet av vår/min budget på ett tillräckligt bra sätt Jag har har en öppen och konstruktiv dialog med min chef kring den ekonomiska såväl som den verksamhetsmässiga utvecklingen under Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 12
Frågor med svagare resultat Åtta frågor där flera av de svarande angett inte alls eller till viss del Förtroendevald Nämnden genomför årligen en risk och väsentlighetsanalys för att identifiera olika risker och hur de ska hanteras Risker och begreppet intern kontroll kommuniceras/diskuteras med regelbundenhet inom nämnden Jag har kunskap om hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhetsresultat (produktion, kvalitet, effekter) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner Det är tydligt när beslut bör fattas av oss förtroendevalda och när beslut bör fattas av tjänstemännen Risk- och väsentlighetsanalysen utmynnar i en av oss förtroendevalda beslutad internkontrollplan där resultatet av det som fastställts i planen rapporteras till oss i nämnden på ett bra sätt Jag har tillräcklig information och kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente Jag är nöjd med den risk och väsentlighetsanalys som vi gör inom nämnden Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 13
Frågor med svagare resultat Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i Åtta frågor där flera av de svarande angett inte alls eller till viss del De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, korrekta och aktuella Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning Inom min verksamhet fångar vi upp och tar om hand om externa och interna intressenters förbättringsförslag/synpunkter/klagomål/etc på ett bra sätt Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inom Inom min verksamhet sker det en regelbunden uppföljning/utvärdering så att rutiner fungerar på ett bra sätt I min verksamhet arbetar vi på ett sätt som gör att vi förebygger fel, upptäcker fel och oönskade händelser I vår verksamhet klarar vi den dagliga "kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.: Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 14
Svar som inkommit från denna nämnd/styrelse i jämförelse med alla svar Analyser och hantering av risker Kompetensförsörjning 4 IT-relaterade risker Risker för oegentligheter Rapportering och uppföljning Risker i omvärlden Förebygga o upptäcka 3,5 3 2,5 2 1,5 1 Kommunicerade krav,mål Kommunikation Kunskap om lagar och regler Kvalitetsarbetet Kontrollaktiviteter ekonomi Tydlighet i roller och ansvar Extern och intern information Värdegrunder och etiska värderingar Jämförelser med andra Uppföljning av rutiner Uppföljning av kvalitetsarbetet Utvärderingar och avvikelser Alla i kommunen Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 15
Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 16
Översiktlig granskning/revision av den Intern styrningen och kontrollen Bilaga 2 Observera att vi uppmanade till kommentarer då respondenten svarare inte alls eller till viss del (inte instämde) 2016-06-14 Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontrollmiljö Kommunicerade krav,mål Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Enligt min uppfattning är våra styrande Det är många dokument som tex en dokument tillräckligt kommunicerade. nyanställd ska sätta sig in i. Introduktionen (Så att de personer som berörs av av ny personal kan vara bristfällig och kan dokumenten ska känna till och förstå) då innebära att enskilda handläggare i sin bedömning inte utgår från gällande planer. En del planer kan vara antagna av KF men inte kommunicerade till respektive nämnd eller förvaltning. Kan innebära ekonomiska konsekvenser för en nämnd som de inte är medvetna om. Kan i sin tur leda till att nämnden inte fattar beslut som ligger i linje med en plan. I arbetet med framtagningen av ett dokument kanske inte de som berörs får möjlighet att delta. Jag känner till var jag återfinner våra styrande dokument Hittar jag inte så frågar jag Den strategiska planen för kommunen är tillräckligt bra utformad Styrningen vad gäller indikatorer är mycket detaljstyrning Förtroendevald Utöver statens och kommunfullmäktiges styrning av vår verksamhet via olika regelverk och mål så styr "min nämnd" verksamheten på ett aktivt och bra sätt. Turbulent med personal och ledning. Medför långa ledtider. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 1
Tjänstem./Förtroendev. Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Jag har tillräckligt god kännedom om Är man osäker så frågar man de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom: Övergripande styr och kontr Kunskap om lagar och regle Jag har tillräcklig information och kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente Jag har inte gått utbildning i samband med att jag blev förtroendevald, därför känner jag att jag inte riktigt har koll Förtroendevald Vilka lagar och regler som gäller. Utbildningar. Vilket nämnden redan erbjuder. Tydlighet i roller och ansvar Vi har en tydlig och väl fungerande ansvars- och arbetsfördelning inom vår förvaltning/kommun Ansvarsfördelning mellan förvaltning och ksv och tillväxtbolag oklar Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 2
Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontr Tydlighet i roller och ansvar Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Vi har en tydlig och väl fungerande Inom förvaltningen fungera detta bra. ansvars- och arbetsfördelning inom vår Arbetet med processledning kommer att förvaltning/kommun göra att vi blir än bättre på överlämningar mellan enheter och förvaltningar.däremot om frågorna ska hanteras högre upp i besluthierarkin kan det falla mellan stolarna eller att ingen tar ansvar för fortsatta beslutsprocessen. Tror inte att kommunchefen förstår sin roll Det är tydligt när beslut bör fattas Det kan vara lite luddigt ibland av oss förtroendevalda och när beslut bör fattas av tjänstemännen Förtroendevald Värdegrunder och etiska vä Förtroendevald Värdegrunder (etiska värderingar, "uppförandekoder","intressekonflikter", odyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom kommunen och inom den verksamhet jag arbetar inom: Det värdegrundsarbete som sker inom kommunen och inom nämndens verksamhet kommuniceras/diskuteras inom nämnden Detta kommuniceras inte alls. Finns brister i uppförandekoder.brister i bemötande mellan politiker och tjänstemän förekommer ofta och tillåts av ordförande. Intressekonflikter mellan företagare och politiker bortser politikerna ifrån. Intressekonflikter mellan politiker och anställda kan också förekomma och tillåts. Har inte kunskap och information om detta Rapportering och uppföljnin Förtroendevald Beslut utförda på delegation återrapporteras på ett bra sätt Vi får en får en bra rapportering av hur verksamheten uppfyller våra fastställda krav och mål (ekonomi,verksamhet) Vet inte alltid vilka beslut som fattats på delegation. Prognoser borde bli bättre och justeras månadsvis och inte bara ligga samma som budget. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 3
Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontr Rapportering och uppföljnin Förtroendevald Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Jag anser att nämnden på ett Den ekonomiska styrningen och tillfredsställande sätt arbetar med rapporteringen kan bli bättre. styrning och uppföljning av såväl Effektiviseringsmål är inte alltid ekonomi som verksamhet. effektivisering utan något helt annat. Kompetensförsörjning I vår verksamhet klarar vi den dagliga "kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.: Vi har haft ett stor rekryteringsproblem. Det har vi löst nu. Inte unikt för Lidköping men det var mycket svårt. Tycke ändå att vi löste det så bra det gick. Nu är den krisen över.vi behöver bli bättre på att bemanna enheter med unga oerfarna medarbetare med äldre erfarna. Könsoch kulturell blandning måste eftersträvas och prioriteras. Bli bättre på att locka äldre att jobba kvar en period till för att unga ska kunna introduceras bra. Vi jobbar med arbetsgivarvarumärket och det är bra. Bli än bättre på att locka unga att jobba i offentlig sektor Förtroendevald Inom nämndens verksamhet säkrar vi att det kontinuerligt finns tillräckliga resurser med god kompetens En del av nämnden är inte kunniga inom alla saker vilket är natuligt. Verkar vara väldigt kort om folk o hög personalomsättning Vissa tjänstemän har stora arbetsområden och skulle behöva avlastning. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 4
Tjänstem./Förtroendev. Risker och förbättringsarbete Analyser och hantering av risker Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Inom den verksamhet jag arbetar inom Interkontroller, skyddsronder, risk och arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och sårbarhetsanalyser. Vi kan bli bättre här. metodiskt med att identifiera olika risker och hur dessa ska reduceras/hanteras Förtroendevald Jag är nöjd med den risk och väsentlighetsanalys som vi gör inom nämnden jag mörker att jag svarat instämmer ej/vet ej på flera frågor rörande kontroll och analys. Detta kan såklart bero på att jag varit sjukskriven en period och eventuellt missat. Känner mig inte så delaktig i det arbetet Väsentliga brister/avvikelser inom verksamheten som bör nå oss som sitter i nämnden tror jag också når oss. Det har ju dyker upp en del överraskningar ibland då främst ekonomisk karaktär IT-relaterade risker Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i Står inför uppdatering av ärendehanteringssystem - vilket kommer att ge en efterlängtad och nödvändig förbättring Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 5
Tjänstem./Förtroendev. Risker och förbättringsarbet Kvalitetsarbetet Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Inom min verksamhet fångar vi upp och Vi samlar in synpunkterna men arbetar tar om hand om externa och interna inte med dem systematsikt. intressenters Vi försöker att genomföra förbättringsförslag/synpunkter/klagomål medborgardialoger tidigt för att fånga in /etc på ett bra sätt synpunkter. Detta funkar. Vi arbetar mycket med medborgarförslag. Utreder och kommunicerar med förslagsställaren. Kontroll aktiviteter Risker i omvärlden Kontrollaktiviteter ekonomi Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inom Omvärldsbevakningen är det första som bortprioriteras när man har mycket att göra. Om vi ser något så kan det ta för lång tid att reagera. Jag har tillräcklig kunskap om vad Har man frågor så frågar man jag ska göra för kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller följer upp olika underlag inför eller efter att utbetalningar gjorts. Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos Har här mycket god hjälp av min närmaste chef Information och kommunika Extern och intern information De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, korrekta och aktuella ibland är systemen viktigare än resultatet. När det krånglar exp ekonomi systemet nu i höst så får det inte ta så lång tid att få ordning på det efter en uppdatering Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen så att jag kan styra och följa upp min ekonomi på ett bra sätt Jag har mycket bra stöd från min ekonom då de administrativa systemen inte alltid är lättförståeliga för en icke ekonom Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 6
Tjänstem./Förtroendev. Information och kommunika Extern och intern information Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning Uppföljning Utvärderingar och avvikelse Förtroendevald Jag anser att nämnden diskuterar och analyserar olika uppföljningsunderlag och avvikelser på ett tillräckligt sätt: Vi arbetar ständigt med at bli bättre på kommunikation via alla kanaler. Vi kan bli bättre. Många väldigt passiva ledamöter. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 7