STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 11 Februari 2011 DNR 372-14/2011 Granskningspromemoria 2010 STOCKHOLMS STADSTEATER AB
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande... 1 2 Redogörelse för granskningsresultatet... 1 2.1 Särskild granskning... 1 2.1.1 Förtroendekänsliga området... 1 2.1.2 Tillämpning av offentlighetsprincipen... 3 2.1.3 Säkerheten i kulturhuset... 4 2.2 Basgranskning... 4 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll... 4 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser... 5
STADSREVISIONEN 1(6) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett gemensamt planeringsmöte den 18 maj 2010. Planeringsmöte avseende Stadsteatern hölls den1 juni 2010. Vid planeringsmötet informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag hon gett revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin granskningsplan för bolaget. Ett gemensamt avstämningsmöte hölls den 8 oktober 2010, där bolagets VD och vice VD deltog. Vid mötet rapporterades revision av delårsbokslut per 2010-08-31 och rapport ang. revision av den interna kontrollen. Slutrevisionsmöte äger rum den 16 februari 2011. Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning 2.1.1 Förtroendekänsliga området Revisionskontoret har genomfört en granskning av delar av det förtroendekänsliga området inom Stadsteatern. De delar som har varit föremål för granskningen är följande: representation, kontokort, resor, mutor och bisysslor. Syftet med granskningen var att kontrollera de styrande dokument som bolaget ska ha upprättat inom det förtroendekänsliga området och bedöma om förutsättningar finns för en tillräcklig intern kontroll inom området. En verifierande granskning (stickprov) har skett för att bedöma om bolagsledningen och övriga anställda följer gällande regler för intern och extern representation samt resor. Vad gäller mutor och bisysslor har en genomgång skett av bolagets riktlinjer med representanter för bolagsledningen. En sammanfattning av granskningens resultat redovisas nedan. Representation och resor Bolaget har i sin ekonomihandbok fastställda riktlinjer för intern och extern representation. Riktlinjerna revideras efterhand och beslutas av vice VD. Bolagets riktlinjer utgår från stadens regelverk inom området. Riktlinjerna finns tillgängliga för
STADSREVISIONEN 2(6) samtliga anställda på bolagets intranät. Bolaget har även riktlinjer som är specifika för teaterns verksamhet, nämligen att vid varje premiärföreställning får deltagande skådespelare och tekniker 250 kr/person för restaurantbesök. I bolagets ekonomihandbok finns också riktlinjer för resor. Inom bolaget förekommer resor i liten omfattning och ska godkännas av VD eller vice VD. Vid stickprovsgranskning av verifikationer bokförda på konton för intern och extern representation samt resor under första halvåret 2010 har vissa brister konstaterats. Några verifikationer saknar syfte med utlägget, några är attesterade av samma person som utlägget avser d.v.s. attest av överordnad saknas. Övriga verifikationer är hanterade enligt bolagets riktlinjer. Bolaget har 3 köpkort som används vid inköp för att minska behovet av kontanter. Vid dessa inköp ställs fakturan till bolaget och de vanliga attestreglerna gäller. En person har ett personligt kontokort. Detta gäller en tjänsteman som reser en del i tjänsten, bolaget står för årsavgiften men tjänstemannen har personligt betalningsansvar. Granskning har inte skett av kortutnyttjandet. Den interna kontrollen av resor och representation kan förbättras. Mutor I bolagets ekonomihandbok redovisas även vad som gäller om mutor mm för stadens anställda. Riktlinjerna bedöms av ledningen vara förankrade hos de anställda, bl.a. genom personalmöten. Bisysslor Inom bolaget förekommer att såväl teknisk som konstnärlig personal får uppdrag från andra teatrar. Den konstnärliga personalen måste anmäla bisyssla till VD, men ledningen ser det i allmänhet som en fördel att få uppdrag från andra. Ledningen ser inget behov av kontroll av bisysslor, då uppdrag hos andra teatrar syns och märks. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att bolagets interna kontroll inom det förtroendekänsliga området i stort är tillräcklig men kan förbättras avseende kostnader för resor och representation så att syftet framgår och attest görs av överordnad person.
STADSREVISIONEN 3(6) 2.1.2 Tillämpning av offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen är viktig för rättssäkerhet, effektivitet och demokrati. För att garantera insyn i myndigheternas arbete har principen om handlingsoffentlighet skrivits in i en av grundlagarna, tryckfrihetsförordningen. Revisionskontoret har granskat Stadsteaterns tillämpning av offentlighetsprincipen vad gäller handlingsoffentlighet. Syftet med granskningen var att bedöma om bolaget hanterar allmänna handlingar enligt lagar, regler och riktlinjer för att leva upp till offentlighetsprincipen. Regler och riktlinjer Bolaget har ett antal styrande och stödjande dokument såsom arkivförteckning, arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan. Det finns bl a en dokumenterad beslutsordning som reglerar rätten att besluta om att inte lämna ut en allmän handling samt en dokumenterad rutinbeskrivning för posthantering. Bolaget samarbetar med stadsarkivet och ser f n över sin arkivhantering. Personalens förutsättningar att hantera allmänna handlingar Registrering och diarieföring sker hos registrator. Backup för registrator finns inom organisationen. Stadsteatern anlitar arkivkonsult vid behov (bolaget har avtal med BraArkiv). Kunskapen om rätten att ta del av handlingar finns i bolagets ledning och centrala administration. Revisionskontoret bedömer att bolaget har förutsättningar att hantera allmänna handlingar på ett tillfredsställande sätt. Efterlevnad av lagar och riktlinjer Stickprov har genomförts av slumpmässigt valda ärenden/handlingar från 2010 i diariesystemet Acta. Stickproven visar att: Handlingarna var lätta att återfinna. I några fall var ärenden diarieförda flera dagar efter ankomstdag. Ett sekretesskyddat ärende var inte förvarat på ett korrekt sätt. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Handlingar ska registreras utan dröjsmål, i några av de granskade ärendena kunde diarieföringen ha skett snabbare. Hanteringen av sekretessbelagda ärenden bör förbättras. I övrigt bedöms diarieföringen vara tillfredsställande.
STADSREVISIONEN 4(6) Vår sammanfattande bedömning är att allmänna handlingar i bolaget hanteras på ett i stort tillfredsställande sätt. 2.1.3 Säkerheten i kulturhuset Revisionskontoret har följt upp tidigare års granskning av kulturnämndens arbete med säkerheten i Kulturhuset. I uppföljningen har fokus lagts på byggnadsägarens (fastighetsnämnden) och verksamhetsutövarens (kulturnämnden) ansvar. Stadsteatern har inkluderats främst som jämförelse och som hyresgäst i samma fastighet. Våra iakttagelser och bedömningar kommuniceras inom ramen för den årliga granskningen till respektive nämnd och styrelse. Vad gäller Stadsteatern har revisionskontoret gjort följande iakttagelser: Den principiella ansvarsfördelningen mellan hyresvärden fastighetsnämnden och verksamheterna Kulturhuset och Stockholms Stadsteater förefaller utklarad. Gränsdragningslistor har redovisats. Stadsteatern kan uppvisa dokumentation över sitt brandskyddsarbete med delegerat ansvar ut i verksamheten. Säkerhetschefen är direkt underställd VD med uppgift att övervaka att brandskyddsarbetet fortlöper samt sammanställa och redogöra för tillbudsrapportering. Enligt lag och föreskrifter är det byggnadsägarens ansvar att med bistånd från nyttjanderättsinnehavarna upprätta skriftlig brandskyddsredogörelse. Redogörelse för Stadsteatern har upprättats och överlämnats till Storstockholms brandförsvar. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Revisionskontoret bedömer att Stadsteatern har tillräckliga förutsättningar för att bedriva ett tillfredsställande säkerhetsarbete. 2.2 Basgranskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Iakttagelser Bolaget har en internkontrollplan för verksamhetsåret 2010 som är fastställd av styrelsen. I enlighet med planen har bolaget genomfört ett antal granskningsinsatser. Insatserna har genomförts med hjälp av bolagets auktoriserade revisor.
STADSREVISIONEN 5(6) De rutiner som har granskats är redovisning av produktionskostnader, löneutbetalningar, hantering av fribiljetter och inköp. Efter genomförda kontroller har det bland annat framkommit att hanteringen av fribiljetter har förbättrats. Detta gäller även rutinerna kring inköp. Resultatet av genomförda kontroller redovisades i en rapport för styrelsen i november 2010. Samtidigt presenterades en internkontrollplan för 2011. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning arbetar bolaget aktivt och systematiskt med den interna kontrollen. Arbetet är förankrat i styrelsen och konstaterade brister följs upp och åtgärdas. 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser. Av nedanstående tabell framgår kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2010 och lämnade prognoser över årets resultat. Resultat efter finansnetto 2010 (mnkr) Kf:s budget Bolagets Prognos Prognos Bokslut S-hus budget budget T1 T2-210 -210-210 -210-214,5 (210,0) Resultat efter finansnetto blev - 214,5 mnkr, vilket är 4,5 mnkr sämre än fastställt resultatkrav. Resultat efter bokslutsdispositioner och skatt uppgår till ca - 211 mnkr. Balanserat resultat från tidigare år täcker underskottet, så att resultatkravet uppnås. Kostnaderna uppgår till ca 333 mnkr innebärande en ökning jämfört med budget på ca 21 mnkr. Ökningen beror i huvudsak på extra teaterproduktioner. Intäkterna uppgår till ca 119 mnkr vilket är en ökning jämfört med budget på ca 16 mnkr. Ökningen förklaras av ökade föreställningsintäkter.
STADSREVISIONEN 6(6) Revisionskontorets bedömning och kommentarer Prognossäkerheten bedöms i huvudsak som god. En avvikelse om ca 2 % har konstaterats mellan resultat efter finansnetto enligt tertialrapport 2/2010 och bokslut 2010. Lars-Erik Örsing Bitr stadsrevisor Stefan Rydberg Certifierad kommunal revisor