Grundkartläggning IT i små och medelstora företag i Gästrikland Dalarna och Hälsingland

Grundkartläggning IT i små och medelstora företag i Gästrikland Dalarna och Hälsingland Anne-Marie Morell-Östlund Marjo Särkimäki Augusti 2009

Sammanfattning Inom projektet FindIT 1, har vi genomfört fyrtio företagsintervjuer i Gästrikland, Dalarna och Hälsingland med syfte att få vetskap om de små och medelstora företagens IT-användande, ITkompetens och framtida investeringar när det gäller IT. De flesta av de kontaktade företagen har ett affärssystem och flertalet av dem använder Monitor, som har sitt säte i Hudiksvall. Oavsett vilket affärssystem som används på företagen så används det oftast inte till fullo. Det är enbart ett fåtal av de intervjuade företagen som använder sitt system inom alla områden. Det är vanligt att egna excelark utformas när det gäller lagerhantering, planering och beredning. Många har externa ekonomi- och lönesystem som företagen upplever inte går att integrera med de affärssystem som tillämpas. Alla företag har väl fungerande back up system och egna servrar i huset. De företag som vi intervjuat använder sig av e-mail, fax eller telefon när de har kontakt med sina kunder och leverantörer. Större företag säger sig önska att EDI användes i ökad omfattning vid kontakt med kunderna. Företagen håller sig uppdaterade om nya IT-lösningar och IT-produkter via sina leverantörer av affärssystem och servertjänster. En del får även kännedom om vad som finns på marknaden genom eget intresse inom IT-området. IT-kompetensen ute på våra företag upplevs som ganska god. De flesta av företagen säger att de anställda kan det de måste kunna. Vissa besitter mer kunskap tack vare sitt egna IT- intresse. När det gäller programmering och arbete vid styrda maskiner så upplevs IT-kompetensen som hög eller mycket god. Ett problem som nämns är dock att det är svårt med rutin och disciplin när det gäller avrapportering och inmatning i affärssystemen. Att kompetensutveckla sin personal när det gäller IT ses som något positivt och något som borde ske med jämna mellanrum, framförallt när det gäller officepaketet och grundläggande datakunskap. På grund av att de flesta använder excel så skulle de vilja lära sig att utnyttja detta på ett bättre sätt för att kunna ta fram statistik m m. Kunskap om programmering och att lära sig använda affärssystemet är något som upplevs som väldigt viktigt. För effektivisering av sin verksamhet anser de flesta att de måste få kunskap om hur man använder sina affärssystem på ett bättre sätt. Även förbättrad lagerhantering och användandet av streckkoder nämns. Det nuvarande ekonomiska läget i branschen ses antingen som en möjlighet till att hinna med att investera och kompetensutveckla inför en kommande högkonjunktur eller som en anledning till att det inte finns ekonomi till sådana åtgärder. Många säger dock att de ska se över sina ritprogram, affärssystem, nytt löne-, ekonomi- och avbrottssystem eller en säljstödsmodul. Lagerhanteringssystem är något som en del av företagen säger sig komma att investera i. När det gäller licenser och utbildningar så upplevs det som väldigt kostsamt men nödvändigt för att vara uppdaterad i det senaste när det gäller CAD och CAM. Bland de intervjuade små och medelstora företagen upplevs det som positivt med satsningen på ett kompetenscenter inom Industriell IT på Sandbacka Park. Generellt säger företagen att det vore bra att kunna träffas och gemensamt utbyta erfarenheter samt att med gemensamma behov möjliggöra anpassade kurser och utbildningar regionalt. Endast ett företag säger sig inte vara i behov av detta. 1 FindIT, Forum för Industriella IT-lösningar, www.findit.sandbackapark.com 1

Innehållsförteckning Sida Sammanfattning 1 1. Inledning 1.1 Bakgrund 3 1.2 Syfte 3 1.3 Avgränsning 3 1.4 Metod 3 1.5 Resultat 3 2. Grundkartläggning av SME i Gästrikland 2.1 Affärssystem 4 2.2 Bevakning av nya IT-produkter och IT-lösningar 6 2.3 IT-kompetensen på företagen 7 2.4 Behov av kompetensutveckling 7 2.5 Förbättringar för ökad konkurrenskraft 8 2.6 Informationsutbyte mellan företaget och dess kunder och leverantörer 9 2.7 Serverhantering och back up 9 2.8 Framtida investeringsbehov 10 2.9 Kompetenscenter inom Industriell IT 11 3. Slutord 3.1 Fortsatta aktiviteter inom FindIT 12 Bilaga: Intervjuguide 2

1. Inledning 1.1 Bakgrund Anledningen till denna kartläggning av små och medelstora företag i regionen är en satsning på att vidareutveckla ett kompetenscenter inom Industriell IT, FindIT. Syftet med FindIT är att stärka konkurrenskraften hos regionens företag med hjälp av IT-lösningar. För att få vetskap om upplevda behov vad gäller IT hos de små och medelstora företagen (SME 2 ) har vi intervjuat fyrtio SME i Gästrikland, Dalarna och Hälsingland. Samma frågeställningar har ställts till alla de intervjuade företagen för att få en samlad bild över hela regionen. 1.2 Syfte Syftet med denna grundkartläggning av företag är att samla information om hur SME arbetar med IT idag och vilka behov de har av IT lösningar och IT kompetens för att kunna utveckla sina företag. 1.3 Avgränsning Vi har valt att avgränsa oss till Gävleborg och Dalarnas län. 1.4 Metod Vi har vid varje intervju använt oss av en intervjuguide med samma frågeställningar till alla företag för att få en samlad bild av SME:s IT-användande och behov. De företag som är utvalda att deltaga i denna grundkartläggning har i första hand valts ut inom nätverket Triple Steelix 3 Öst. Det är endast företagen i Hälsingland som inte ingår i Triple Steelix nätverk. Företagen är utvalda att representera olika inriktningar av företag inom stål- och verkstadsindustrin. 1.5 Resultat Resultatet från denna grundkartläggning kommer bland annat att visa vad företagen använder för IT-verktyg, vad de anser om dessa, hur de upplever IT kompetensen i sina företag och hur de utbyter information mellan sig, sina kunder och leverantörer. Resultatet visar även vad deras framtida investeringsbehov är och vad som skulle kunna utvecklas med hjälp av nya eller befintliga IT stöd. 2 SME, företag med upp till 250 anställda 3 www.triplesteelix.se 3

2. Grundkartläggning av SME i Gästrikland 2.1 Affärssystem De flesta av de kontaktade företagen använder sig av ett affärssystem och det vanligaste är Monitor. I Hälsingland är det av naturliga skäl flest företag som använder sig av Monitors affärssystem då Monitor har sitt säte i Hudiksvall. Samtliga affärssystem innehåller ett flertal olika moduler (t ex inköp, material- och produktionsplanering, lager, försäljning, ekonomi) men i de flesta fall använder inte företagen samtliga moduler som finns tillgängliga. Det är vanligt förekommande att ekonomimodulen i affärssystemet inte används, istället används ett annat ekonomisystem som många företag upplever inte är integrerbart med företagets affärssystem. Det mest använda ekonomisystemet är SPCS. Att ekonomimodulen, som finns tillgängligt i affärssystemet, inte används kan bero på att det saknas tillräckligt med utbildning i hur modulen fungerar. En annan anledning kan vara att företaget hellre använder ett ekonomisystem som de sedan tidigare är van att använda. I enstaka fall används inte heller lagermodulen eller inköpsmodulen. När det gäller lagerstyrning, planering och beredning har företagen ofta utvecklat egna excelark då de upplever att affärssystemets funktion inte räcker till för deras behov. Många företag nämner att systemen fungerar som de ska men att det kan vara svårt att få personalen att följa rutiner vid ut- och instämpling av jobb. Av de fyrtio företag som vi besökt är det endast ett fåtal företag som utnyttjar sitt system fullt ut. I dagsläget använder de kartlagda företagen följande affärssystem: Monitor 9 företag Briljant 2 företag Andersson 2 företag Iscala 2 företag Jeeves 1 företag Garp 1 företag Dalarna: Monitor 3 företag Briljant 1 företag Pyramid 1 företag Garp 1 företag Mapaz 1 företag Monitor 9 företag ASV 1 företag 4

I de fall affärssystemen inte innehåller någon modul för löneadministration används andra system för detta, enligt nedan: Hoogia 3 företag Agda - 2 företag Spcs 3 företag Carat 3 företag Visma Spcs 2 företag FMPS 1 företag Dalarna: Contec 1 företag Carat - 1 företag Visma Spcs 1 företag 3 L System 1 företag Contec 3 företag Hogia 2 företag Agda 1 företag Spcs 1 företag Sex stycken av de totalt fyrtio företagen har inget affärssystem enligt ovan utan använder sig endast av ett administrativt system (för redovisning, lön, skatt och annan administration). Följande administrativa system används: Visma Spcs 3 företag Dalarna: Visma Spcs 2 företag 3 L System 1 företag Av de företag som vi intervjuat använder alla ett affärssystem. Nedan följer några kommentarer från företagen över affärssystemen: Fungerar bra Inte något bra ekonomisystem i Monitor Iscala är ett bra system som vi använder fullt ut Jag är inte imponerad av Andersson, vi nyttjar inte systemet fullt ut Monitor är uppbyggt på ett enkelt sätt att arbeta Materialhanteringen i Andersson är ett problem Mycket bra! Vi kör allt i Monitor, produktion, ekonomi och lager Fungerar bra, men jag jobbar helst i egna excel ark 5

Dalarna: Bra, det har utvecklats med åren. Mycket bra! Om man använder det på rätt sätt. Det är lite stenålder, avrop med beställningspunkter vore önskvärt. Vi styr hela produktionen i Monitor och i det stora hela är det bra. Vi kör ekonomisystem och maskinplanering integrerade i Briljant och det är viktigt. Vi är väldigt nöjda, men det vore önskvärt med bättre manual för stöttning till operatörerna. Vi är nöjda med Monitor och använder systemet fullt ut. Fungerar bra i det stora hela. Vi gör små anpassningar kontinuerligt. Vi är mycket nöjda med Monitor. Vi skulle behöva mer utbildning i hur Monitor fungerar, saknar tidredovisning för tjänster. Saknar en modul för löneadministration i Monitor. Vi är nöjda med Monitor men de är väldigt dyra på sina utbildningar och användarseminarium. Enkelt och bra men det är dyra licenser och dyra utbildningar via Monitor. 2.2 Bevakning av nya IT-produkter och IT-lösningar. I vår kartläggning visar det sig att när det gäller nya IT-produkter och IT-lösningar är det den anställdes eget intresse för detta som avgör om företaget själv skaffar sig information om ny teknik. I de flesta fall är det via företagets leverantör av affärssystem och servertjänster som företagen håller sig uppdaterad. Nedan visas hur företagen håller sig ajour med nya IT-verktyg och/eller uppdateringar av befintliga: Via Leverantör 8 företag Eget intresse 7 företag Via moderbolag 3 företag Ointresserad 2 företag Dalarna: Via leverantör 6 företag Eget intresse 3 företag Annat 1 företag ( via mail, kollegor och experter utifrån ) Via leverantör 7 företag Eget intresse 1 företag Annat 1 företag ( via mail, kollegor och experter utifrån ) Inget behov 1 företag 6

2.3 IT-kompetensen på företagen Vi har frågat företagen hur de ser på IT-kompetensen hos de anställda och många av dem upplever att IT-kompetensen på företaget är god eller ganska bra. De flesta säger att de anställda kan det de måsta kunna för att utöva sitt yrke. IT-kompetensen upplevs inte alltid så bra när det gäller officepaketet men upplevs väldigt hög när det gäller CAD, CAM och programmering av styrda maskiner. Nedan följer ett antal kommentarer från de kontaktade företagen vad gäller de anställdas kompetens: God grundkompetens Goda IT kunskaper på styrda maskiner, i övrigt varierande Överlag normal hos de flesta Hög, i förhållande till det de behöver Vi ligger långt fram, vi har god kompetens Ganska bra Allmän kompetens De anställda behärskar det de måste kunna Bristfällig/dålig, inget stort intresse hos de anställda vad gäller IT Dalarna: Lite olika, vi hyr in kompetens med anpassning Den är mycket god Sådär, den kunde vara bättre. Office ligger på en hygglig nivå God, man kan det man måste kunna Låg, men de kan det de måste kunna Problem vid rotation på arbetsplatsen när det är dålig kunskap i data Låg, även brister i kompetensen hos kunder när det gäller det rent tekniska Blandat, generellt hyggligt bra. De klarar sina arbetsuppgifter Bra, kan inte begära för mycket! Inte så bra disciplin på avrapporteringar mm Hyfsat bra Vi har hög kompetens mycket beroende på låg medelålder Inte så bra, med de kan det de måste kunna Relativt god kompetens 2/3 av personalen har relativt bra nivå på kompetens Det finns mer att lära men en hygglig nivå 2.4 Behov av kompetensutveckling De flesta av de intervjuade personerna säger att det vore bra att med jämna mellanrum uppdatera sig när det gäller officepaketet-grundläggande datakunskap, gäller både för dem på den administrativa sidan och för dem ute på verkstaden. Många av företagen gör egna excelark när det gäller planering, lagerhantering m m och det vore därför bra, enligt dem, att lära sig att utnyttja excel på ett bättre sätt. De flesta tycker att excel är ett bra program att jobba med. Behovet av att lära sig programmering och förfina användandet av sitt affärssystem är också något som nämns. 7

Nedan följer kommentarer gällande kompetensutvecklingsbehov från intervjuerna: Uppdatering med jämna mellanrum i officepaket Förkovra sig i användandet av Excel och statistiska uppföljningar m m Programmering Få kunskap i att utnyttja affärssystemet fullt ut Att kunna planera och göra nyhetsutskick Dalarna: Vi skulle behöva utnyttja systemet SPCS bättre Kompetenshöja när det gäller officepaketet, framförallt på kontoret Power point, att kunna göra bra presentationer Få kunskap i att utnyttja affärssystemet fullt ut Att förstå helheten i office paketet och bättre manualer för MPS-systemet Grunddata Nej, inget behov. Det behövs alltid utbildning, vi kör interna kurser vid nya programvaror Vore korkat om jag svarade nej på den frågan, på verkstaden behövs mer kunskap om specialprogrammen i maskinerna och på kontoret office paketet Det behövs lära om förståelsen för hela kedjan Monitorutbildning om hur man använder systemet fullt ut 2.5 Förbättringar för ökad konkurrenskraft Vid frågeställningen vad företagen måste bli bättre på ur konkurrenssynpunkt framkom bland annat att de vill förbättra leveranssäkerheten, bli effektivare vad gäller planering och beredning, kostnadseffektivisera och bli bättre på lagerstyrning- och hantering. En åtgärd som nämnts för effektivisering är att förbättra tillgången till kunskap om hur man använder affärssystem på ett bättre sätt. Nedan följer svar på vad företagen vill bli bättre på: Teknisk bruksanvisning och teknisk dokumentation när det gäller ritningar Höja leveranssäkerheten Bli effektivare på planering och beredning Bättre respons ut till kund på offertförfrågningar Pressa kvalitetsbristkostnader Ordning och reda Få ned lagerkostnader Jobba med produktionsteknik Jobba mot nya kunder och marknader Marknadsföring och försäljning Flexibilitet 8

Dalarna: Bättre leveranskontroll på våra leverantörer Höja leveranssäkerheten Öka automatiseringsgraden Att styra tillverkningen, en kedja från det att man lägger ordern kopplat till verkstaden Vi måste bli mer komplett, bli bredare. Automatisera och effektivisera Vi måste bli bättre på att utnyttja IT Svetsningen måste automatiseras Bli effektivare med mindre maskinstörningar och organisationsstörningar Vi måste bli bättre på lagerhanteringen Öka kunskapen om uppdateringen av hemsidan Förebyggande underhåll och ordning och reda Uppföljning av stämplade tider kan alltid bli bättre Förståelsen hos de anställda är viktigt med regelbundna möten Leanarbete för att få ett jämt flöde och snabbare feedback på de olika stationerna Information om företaget och produkterna Marknadsföring Bli bättre på att programmera maskinerna och bättre disciplin på stämpling Rationaliseringar och att ligga steget före Styrning i processerna för att få bättre koll Logistik och konstruktionssidan Att få större ansvar hos de anställda vid interna planeringar och uppstart av jobb 2.6 Informationsutbyte mellan företaget och dess kunder och leverantörer På vår fråga om hur informationsutbytet sker mellan företaget och dess kunder respektive leverantörer var svaret att detta sker mestadels via mail, men det är också vanligt förekommande att kontakterna sker via fax. Några företag förespråkar mer personlig kontakt med sina kunder som komplement till mottagna mailorder, detta mycket beroende på att det finns behov av att via telefon få muntliga förklaringar när det gäller en order. En del företag upplever problem vid filöverföring av stora ritningar, och önskar i de fallen få ritningarna sända med post. Bland de större företagen jobbade en del via EDI 4 och då med överföring av fakturor till deras största kunder. Några av dessa företag skulle önska att all korrespondens, när det gällde kunder, skedde via EDI. 2.7 Serverhantering och back up Av de företag som vi intervjuat hanterar de flesta sina egna servrar och kör kontinuerligt back up. Ett fåtal lägger ut serverhanteringen på extern leverantör. Ingen upplever det som att det skulle bli stora problem vid eventuellt haveri av IT systemet. 4 Electronic Data Interchange (Elektronisk överföring av dokument mellan två system) 9

2.8 Framtida investeringsbehov Vid våra intervjuer med företagen ställde vi frågan om hur de ser på investeringar. För en del av företagen ligger en investering längre fram i planeringen på grund av det ekonomiska läget i branschen, men de flesta ser möjligheter med att investera inför en kommande högkonjunktur. Det som nämns i intervjuerna är investeringar i ett nytt affärssystem eller att se över det senaste inom det affärssystem som redan finns i verksamheten. Det kan vara ett ekonomisystem, säljstödsmodul, lagermodul eller ett planeringssystem. Ett flertal nämner att de önskar se över sin lagerhantering och eventuellt införa någon form av streckkodsläsning för att få bättre ordning. Några funderar på att investera i ett nytt ritprogram när det gäller CAD. En del av företagen vill få bättre kunskap och rutin när det gäller stopptidsuppföljning. Att få personalen att förstå helheten och att rationalisera och jobba mer med ordning och reda nämns som viktiga saker att jobba med inför framtiden. Licenser för IT-verktyg nämner företagen som en stor kostnad och något som företagen betalar stora summor för varje år, men detta är en nödvändighet för att vara uppdaterad i det senaste när det gäller CAD och CAM. Framtida investeringsbehov har nämnts inom följande områden: Affärssystem Licenser Kompetensutbildning Nytt ekonomisystem Nytt lönesystem Hogia eller Agda Säljstödsmodul Lagerhanteringsmodul Stopptids uppföljning Nytt CAD system Nytt back up system / server En utbyggnad av e-ordrar och e-fakturor Dalarna: Webb-baserat rithanteringssystem Uppföljningssystem Nytt CAD system Ny hemsida Ny server Nya moduler i Pyramid Ny IT-styrd produktionslina Avbrottssystem Robotsvets Produktionssimuleringsprogram Inga behov av investering de närmaste åren Affärssystem 10

Leanproduction Eventuellt streckkoder och utbyggnad av en truckdator Virituella servrar RFID, märka upp egna produkter där en båge läser av vid utlastning. Ny server Robotsvets Bättre styrda kantpressar Utbildning av Monitor 3D Cad Investera i utbildning och designprogram En egen lastbil för demo Ice Net, ett mobilt abonnemang 2.9 Kompetenscenter inom Industriell IT Av de företag som vi intervjuat är det endast ett företag som anser att de inte skulle vara i behov av ett kompetenscenter inom Industriell IT. De övriga tycker att det vore bra med omvärldsbevakning, att kunna få stöd vid val och implementering av IT-stöd och hjälp med att utbilda sig inom olika affärssystem. Några av företagen säger att det skulle vara bra med studiebesök hos andra företag, som använder sig av samma system och utbyte av erfarenheter. Företagen är även positiva till möjligheten att få tillgång till anpassade kurser och föreläsningar i regionen i de fall flera mindre företag har samma kompetensbehov. Generellt anser de att det vore bra med ett kompetenscenter ämnat för SME företag. 11

3.Slutord 3.1 Fortsatta aktiviteter inom FindIT I och med vår kartläggning av de mindre och medelstora företagen kan vi dra vissa slutsatser som leder till aktiviteter och projekt inom FindIT. Ett av dessa slutsatser är att det finns behov av att träffas och utbyta erfarenheter när det gäller användandet av affärssystemen. Inom satsningen FindIT kommer vi att gå vidare inom områden som lyfts fram i vår kartläggning: Affärssystem-erfarenhetsutbyte Disciplin i systemanvändandet Stopptidsuppföljning Digitala tidrapporter Streckkodshantering Resursplaneringssystem Mobila handdatorer 12

Bilaga: Intervjuguide Grundkartläggning Industriell IT den / 2009 Företagsnamn: VD/Ägare: Antal anställda: Män: Kvinnor: Omsättning: Beskriv verksamheten? Bransch/Verksamhetsområde: Marknadsområde: Lokalt Regionalt Nationellt Norden EU Globalt Affärssystem? Är affärssystemet bra/dåligt och vad beror det på? Övriga IT verktyg för t ex ekonomi, personal, tidrapportering, CAD/CAM, underhåll? Integrerade med affärssystemet? Egna verktyg, excel etc? Hur håller ni er ajour med nya IT-produkter och IT-lösningar mm? Genom; Leverantörer Mässor Söker själv Annat 13

Vad händer om systemet kraschar? Vem ansvarar för serverhantering, backuper Hur upplever ni IT-kompetensen på företaget? Finns det behov av kompetensutveckling när det gäller IT på ditt företag idagsläget? Om ja, vilket behov? Vad tycker ni att ni måste bli bättre på ur konkurrenssynpunkt?(leveranstider, QA, kostnader, försäljning etc) Vad behövs för att ert företag ska nå dit? Ser ni problem någonstans i er verksamhet som gör att ni begränsas i era möjligheter att leverera mer produkter? (Flaskhalsar) Hur utbyter ni information mellan er och era kunder? Finns det något som ni skulle vilja förbättra när det gäller informationsflödet mellan er och era kunder? Om svar ja, vad skulle det vara? Hur utbyter ni information mellan er och era leverantörer? Finns det något som ni skulle vilja förbättra när det gäller informationsflödet mellan er och era leverantörer? Om svar ja, vad skulle det vara? Hur ser era framtida investeringsbehov ut gällande IT? Skulle ni vara hjälpt av ett kompetenscenter eller en förlängd IT-arm? Om svar ja, vilka behov skulle det kunna vara? 14