Kallelse och föredragningslista

Kallelse och föredragningslista 10.05.2016

Sammanträdestid: Tisdag 10.05.2016 kl. 16:00 Sammanträdesplats: Omsorgsbyrån i Helsingfors, Byholmsgränden 7 A Närvarande/beslutande Kari Hagfors, ordf. Anita Spring, vice ordf. Anna Lena Karlsson-Finne Olof Cantell Hilkka Toivonen Anders Backström Paul Nieminen Anmärkning: Roger Weintraub Torbjörn Bergström Laura Karén Viveca Lahti Pekka Poutanen Stina Michelsson Petri Lehtinen Övriga närvarande Gunilla Backman, regionchef i östra Nyland, sakkunnig Trude Jansson-Wenberg, regionchef i västra Nyland, föredragande Gunveig Söderbacka, regionchef i mellersta Nyland, sekreterare Anmärkning: Paragrafer 29 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 30-43 Behandlas Underskrifter Kari Hagfors, ordförande Gunveig Söderbacka, sekreterare Protokollets justering har / 2016 justerat protokollet elektroniskt (bilaga) har / 2016 justerat protokollet elektroniskt (bilaga) Protokollet har framlagts till påseende Kårkulla samkommun, Centralförvaltningen, Kårkullavägen 142, 21610 Kirjala, Intygar: Carola Isaksson, förvaltningssekreterare

Ärendesida Sammanträdestid: Tisdag 10.05.2016 kl. 16:00 Sammanträdesplats: Omsorgsbyrån i Helsingfors, Byholmsgränden 7 A Ärende 29 Mötets laglighet och beslutförhet 30 Godkännande av föredragningslistan 31 Val av protokolljusterare 32 Budget och ekonomiplan 2017-2019 33 Regionernas budgetuppföljning 1.1 31.3 2016 34 Anhållan om rätt att överskrida personalkostnader, region västra Nyland 35 Stängning av dagverksamheter och omsorgsbyråerna i Nyland under tiden 4.7-31-7. 2016 36 Nya verksamhetutrymme för dagliga verksamheten och omsorgsbyrån i västra Nyland 37 Val av enhetschef till Majparkens serviceenhet i mellersta Nyland 38 Fastställande av hyror för enskilda hyresgäster på Båtlänningsvägen 9 i Grankulla, Västerledens serviceenhet 39 Val av psykolog till omsorgsbyrån i Helsingfors 40 Val av lunchservice till Dagtek servicenhet 41 Brukarrådsprotokoll, västra Nyland, mellersta Nyland och östra Nyland 42 Ta del av tjänsteinnehavarbeslut 43 Övriga ärenden Kari Hagfors Ordförande

1 29 Mötets laglighet och beslutförhet 30 Godkännande av föredragningslistan 31 Val av protokolljusterare

2 32 Budget och ekonomiplan 2017-2019 Beredning: regionchef Trude Jansson-Wenberg Målsättningarna för planperioden 2017-2019 har uppgjorts utifrån de lokala behoven, vilka baserar sig på samkommunens övergripande målsättning. Ekonomiplanerna i regionerna är sammaställda per verksamhetsform, rådgivande verksamhet, boende verksamhet och dagverksamhet. Bilagor: Ekonomiplan 2017-2019, målsättningar i Nyland Föredragning och förslag: regionchef Gunilla Backman, regionchef Trude Jansson-Wenberg, regionchef Gunveig Söderbacka Regionchefern presenterar målsättningar för verksamheten för planperioden 2017-2019. Nämnden tar del av förslagen och godkänner för sin del målsättningarna. Nämnden överför ärendet vidare till styrelsen för behandling.

3 KÅRKULLA SAMKOMMUN / Budget och ekonomiplan 2017-2019 Region: Nyland Verksamhet: Omsorg, dag- och arbetsverksamhet Tjänster: Livsorienterande och arbetslivsorienterande verksamhet Ansvarsperson/ Redovisningsskyldig: Regionchefer, samkommunsdirektören ÖVERGRIPANDE MÅL 2017 Samkommunen är den viktigaste producenten av svenskspråkig specialomsorg och handikappservice för personer med utvecklingsstörning och annan funktionsnedsättning Mål Kommande lagstiftningsförändringar är beaktade i planeringen av servicen. De nationella kvalitetskriterierna styr innehållet i servicen. Ändmålsenliga utrymmen i hela regionen. Förverkligande Utvecklingsplaner görs upp med beaktande av kommande lagstiftningsförändringar. Kvalitetskriterierna implementeras genom work-shops för personalen. Kvalitetskriterierna beaktas i utformningen av servicens innehåll. Nya ändamålsenliga utrymmen hyrs upp i Västra Nyland. Tilläggsutrymmen byggs och hyrs upp i Helsingfors. Utrymmena i Utterbäck renoveras och byggs om. Mätare Uppgjorda planer. Antalet förverkligade work-shops. Kvalitetsmätning ur brukarperspektiv. Nya ändamålsenliga utrymmen I Västra Nyland. Tilläggsutrymmen i Helsingfors Ändamålsenliga utrymmen i Utterbäck. KÅRKULLA SAMKOMMUN / Budget och ekonomiplan 2017-2019 Region: Nyland Verksamhet: Omsorg: Boendeverksamhet Tjänster: Grupp-, lägenhets-, och stödboende Ansvarsperson/ Redovisningsskyldig: Regionchefer, samkommunsdirektören ÖVERGRIPANDE MÅL 2017 Samkommunen är den viktigaste producenten av svenskspråkig specialomsorg och handikappservice för personer med utvecklingsstörning och annan funktionsnedsättning Mål Ökad stödboendeverksamhet i regionen. Innehållet i servicen motsvarar brukarnas behov. Mångsidigt serviceutbud för korttidsvård beträffande både innehåll och utrymme. Förverkligande Nya brukare inom stödboende. Individuellt utformad service. Konkret beskrivning av servicen utarbetas och implementeras. Mätare Antal brukare i stödboende. Kvalitetsmätningar. Nöjda brukare och anhöriga. Nya boenden. Planering och byggande. Genomförd planering och påbörjat byggnadsarbete. Välutvecklad boendeservice för seniorer. Dagliga meningsfulla aktiviteter som motsvarar bukarnas behov. Personalutbildning. Välmående brukare. Kvalitetsmätningar. Ökad kunskap för personalen. Kvalitesmätningar.

4 KÅRKULLA SAMKOMMUN / Budget och ekonomiplan 2017-2019 Region: Nyland Verksamhet: Omsorg, rådgivande verksamhet Tjänster: Rådgivning, handledning och information Ansvarsperson/ Redovisningsskyldig: Regionchefer, samkommunsdirektören ÖVERGRIPANDE MÅL Mål Förverkligande Mätare 2017 Samkommunen är den viktigaste producenten av svenskspråkig specialomsorg och handikappservice för personer med utvecklingsstörning och annan funktionsnedsättning Förebyggande arbete med barn, ungdomar, vuxna och deras familjer i olika övergångsskeden. Samkommunens specialkunnande finns hos de olika yrkesgrupperna inom rådgivande sektorn. Omsorgsbyråns personal är mera närvarande i brukarnas vardag. Regelbundna träffar ordnas med anhöriga. Utbildning för personalen på omsorgsbyrån. Färre tillbud. Positiv feedback. Kvalitetsmätningar Nöjda brukare. Kvalitetsmätningar. Delgivning: Styrelsen

5 33 Regionernas budgetuppföljning 1.1 31.3 2016 Beredning: regionchef Trude Jansson-Wenberg, regionchef Gunilla Backman, regionchef Gunveig Söderbacka Föredragning: regionchef Trude Jansson-Wenberg, regionchef Gunilla Backman, regionchef Gunveig Söderbacka Beredarens förslag: Nämnden behandlar budgetuppföljningen i Nyland. Föredragarens förslag: Nämnden beslutar i enlighet med förslaget. Delgivning: styrelsen

6 KARKULLA:68 /2016 34 Anhållan om rätt att överskrida personalkostnader, region västra Nyland 23 Beredning och föredragning: regionchef Trude Jansson-Wenberg Fyrens serviceenhet står inför en stor renovering på boendet, som borde börja senast den 21.3.2016 och tar ca 7 månader. För två veckor sedan hölls ett möte med byggnadsentreprenörerna och kunde då konstateras att renoveringen kräver att den ena sidan är tom då det renoveras. Detta betyder att en lägenhet måste hyras för samma tid så att ca 3-4 brukare kan flytta, så att en sida i gången kan renoveras och vara tom. I 22 föreslås att Kårkulla samkommun hyr en lägenhet i Hangö på Nyckandersgatan 5. Hyresavtalet uppgörs från 14.3.2016 och sju månader. För att 3 till 4 brukare skall kunna bo där behövs en natt personal, som kostar ca 25 000 för sju månader. Föredragning och förslag: regionchefen i västra Nyland Trude Jansson-Wenberg Nämnden anhåller om rätt till överskridning av personalkostnader med ca 25.000 för en extra natt personal under tiden 14.3.2016-14.10.2016. Nämnden godkände ärendet i enlighet med föredragarens förslag. Paragrafen justerades omedelbart. Styrelsen 31.3.2016 42 Föredragning: Samkommunsdirektör Sofia Ulfstedt sofia.ulfstedt@karkulla.fi I det av styrelsen 29.10.2015 godkända verkställighetsdirektivet står att kostnader och intäkter är bindande till de bruttobelopp som anges per uppgiftshelhet dock så att enhetschefer, regionchefer och nämnder inom sina respektive ansvarsområden har ett helhetsansvar som möjliggör omdisponeringar mellan olika verksamhetsformer om prestationsutvecklingen och därmed intäktsutvecklingen eller andra viktiga omständigheter möjliggör eller förutsätter detta. Vidare står det att nämnden fattar beslut om överföring av budgetanslag inom sin region inom samma verksamhetsområde. Rätt till överskridning beviljas enbart av fullmäktige. Innan anhållan om överskridningsrätt görs, bör alla möjligheter till omdisponeringar utredas.

7 Förslag: Delges: Styrelsen beslutar att ärendet remitteras till nämnden i Nyland för utredning och beslut om omdisponering av budgetmedel. Förslaget godkändes. Nämnden i Nyland 34 Beredning och föredragning: regionchef Trude Jansson-Wenberg Föredragarens förslag: Regionchefen följer upp budgeten i augusti, Ifall det inte finns möjlighet till omdisponering i regionen eller Nyland så anhåller regionen av fullmäktige om rätten att överskrida budgeten med 25.000 i lönekostnader. Nämnden beslutar i enlighet med beredarens förslag

8 35 Stängning av dagverksamheten och omsorgsbyråerna i Nyland under tiden 4.7-31-7. 2016 Mellersta Nyland Beredning och föredragning: Regionchef i mellersta Nyland Gunveig Söderbacka Octavens serviceenhet/dagverksamheten och Treklangens serviceenhet håller stängt 4.7 31.7.2016. Brukarna är under nämnda tid hemma hos anhöriga eller inom boendeserviceverksamheten och i de fall där behov av dagverksamhet finns under ovan nämnda tid ordnas dagverksamhet inom boendeservicen. Omsorgsbyrån i Helsingfors är stängd under tiden 4.7 31.7.2016. Vid akuta ärenden hänvisas under tiden 4.7 10.7 och 18.7 31.7 till den enhetschef som dejourerar i regionen och under tiden 11.7 17.7 till regionchefen i mellersta Nyland. Västra Nyland Beredning och föredragning: Regionchefen i västra Nyland Trude Jansson-Wenberg Fyrens serviceenhet/dagverksamheten, Kvarnens och Dagtek serviceenhet håller stängt 4.7 31.7.2016. Brukarna är under nämnda tid hemma hos anhöriga eller inom boendeserviceverksamheten och i de fall där behov av dagverksamhet finns under ovan nämnda tid ordnas dagverksamhet inom boendeservicen. Omsorgsbyrån i Ekenäs är stängd under tiden 4.7 31.7.2016. Vid akuta ärenden hänvisas under tiden 4.7-31.7 till den enhetschef som dejourerar i regionen. Östra Nyland Beredning och föredragning: Regionchefen i östra Nyland Gunilla Backman Södis service enhet håller stängt 4.7 31.7.2016. Brukarna är under nämnda tid hemma hos anhöriga eller inom boendeserviceverksamheten och i de fall där behov av dagverksamhet finns under ovan nämnda tid ordnas dagverksamhet inom boendeservicen. Omsorgsbyrån i Borgå är stängd under tiden 4.7 31.7.2016. Vid akuta ärenden hänvisas under tiden 4.7-31.7 till den enhetschef som dejourerar i regionen. Förslag: Nämnden godkänner stängningen av dagverksamheten och omsorgsbyrån i Nyland under ovan uppgivna tider. Delgivning: Enhetscheferna i Nyland, omsorgsbyrån i Helsingfors, omsorgsbyrån i Ekenäs, Omsorgsbyrån i Borgå

9 36 Nya verksamhetutrymme för dagliga verksamheten och omsorgsbyrån i västra Nyland Beredning och föredragning: Regionchefen i västra Nyland Trude Jansson-Wenberg Sporrong fastigheten i Ekenäs är såld och inte mera tillgänglig som nytt utrymme för dagliga verksamheten och omsorgsbyrån i västra Nyland, sökandet efter nya utrymmen fortsätter. Förslag: Nämnden godkänner fortsatt sökande av nya utrymmen för omsorgsbyrå och dagliga verksamheten i västra Nyland.

10 37 Val av enhetschef till Majparkens serviceenhet i mellersta Nyland Beredning och föredragning: Regionchefen i mellersta Nyland Gunveig Söderbacka Tjänsten som enhetschef vid Majparkens serviceenhet i mellersta Nyland har varit lediganslagen externt under tiden 11.3 29.3.2016. Behörighetskraven för tjänsten är lämplig högskoleexamen, kännedom om branschen och tillräcklig ledarförmåga (lag 272/2005, 10) samt goda kunskaper i svenska och finska i enlighet med samkommunens språkstadga. Anställningen inleds med prövotid. Den valda ska innan tjänsten tillträds uppvisa ett godtagbart läkarintyg över sitt hälsotillstånd. Vid ansökningstidens utgång hade tjänsten sökts av sex personer, Astrid Söderlund, Mia Karlsson, Camilla Pohjolainen, Camilla Sippola, Juanita Weckman och Daniela Spring. Samtliga sökande hade för tjänsten lämplig högskoleexamen och goda kunskaper i svenska och finska. På basen av ansökningshandlingarna kallades tre personer till intervju, Astrid Söderlund, Juanita Weckman och Camilla Sippola. De sökande intervjuades av samkommunsdirektören Sofia Ulfstedt och regionchef Gunveig Söderbacka. Juanita Weckman och Astrid Söderlund har både erfarenhet av branschen och av att leda boendeverksamhet för personer med funktionsnedsättningar. Camilla Sippola har ledarerfarenhet, men inte motsvarande erfarenhet av branschen. Juanita Weckman har fungerat som vikarierande enhetschef för Majparkens serviceenhet fr.o.m. 20.1.2014. På basen av intervjun bedömdes Juanita Weckman vara den som har de bästa kvalifikationerna för tjänsten. Ansökningarna finns till påseende vid mötet. Föredragarens förslag: Nämnden väljer Juanita Weckman till tjänsten som enhetschef för Majparkens serviceenhet från och med 1.6.2016. Delgivning: Sökandena Regionchefen i mellersta Nyland Personalförvaltningen

11 38 Fastställande av hyror för enskilda hyresgäster på Båtlänningsvägen 9 i Grankulla, Västerledens serviceenhet Beredning och föredragning: Regionchefen i mellersta Nyland Gunveig Söderbacka Styrelsen beslöt 31.03.2016 49 att Kårkulla skn köper fyra lägenheter i bolaget Asunto Oy Kauniaisten Valkama. Lägenheterna ersätter Esbo boende på Klappbrinken. Tre av lägenheterna hyrs ut till brukare, den fjärde är personallägenhet och samlingspunkt för hela den boendeservice Esbo boende inom Västerledens serviceenhet står för. I och med köpet av lägenheterna bör nämnden fastställa hyrorna för de tre lägenheterna på Båtlänningsvägen 9. Fastighetschefen Peter Blomgren och Nylands tekniska disponent Kenneth Lindroos gör upp hyresförslag, som presenteras på mötet. Förslag: Förslaget presenteras på mötet.

12 39 Val av psykolog till omsorgsbyrån i Helsingfors Beredning och föredragning: Regionchef i mellersta Nyland Gunveig Söderbacka Tjänsten som psykolog vid omsorgsbyrån i Helsingfors har varit lediganslagen externt under tiden 11.3. 26.4.2016. Behörighetskraven för tjänsten är legitimerad psykolog och sådan kännedom om området som uppgiften förutsätter. Goda kunskaper i svenska och finska krävs. Anställningen inleds med prövotid. Den valda ska innan tjänsten tillträds uppvisa ett godtagbart läkarintyg över sitt hälsotillstånd och ett utdrag ur straffregistret. Vid ansökningstidens utgång hade tjänsten sökts av två personer, Clara Vázquez och Édua Holmström. Édua Holmström är behörig för tjänsten och intervjuas 4.5 av ledande psykolog Anita Norrdahl och regionchef Gunveig Söderbacka. Ansökningarna finns till påseende vid mötet. Förslag: Förslag avges på mötet. Delgivning: Sökandena Regionchefen i mellersta Nyland Personalförvaltningen

13 40 Val av avtal om lunchportioner till Dagtek serviceenhet/dagverksamheten i västra Nyland för tiden 1.8.16-31.7.17 Beredning: Dagtek enhetschef Sabina Vaarimo Föredragning: Regionchef i västra Nyland Trude Jansson-Wenberg Upphandlingen av lunchservice för Dagtek serviceenhet för tiden 01.08.16 31.07.17 med option på ett år, har lagts på den elektroniska annonseringskanalen HILMA under tiden 8-22.4.16. Anbudsförfrågan gäller: Lunch på vardagar, 50-65 portioner med undantag av en fyra veckors semesterperiod under sommaren. Ca 25 personer ska mellan klockan 11.15 och 12.15 kunna gå till lunchplasten som bör vara inom en kilometers radie från Stora Kyrkogatan 20 och Flemmingsgatan 1 och inta sin måltid där. Resten av portionerna ska transporteras till ovannämnda adresser. Lunchen bör bestå av varmrätt med sallad, knäckebröd och smör, samt efterrätt eller semla på soppdagar. i offerterna har önskats pris för lunch samt specialdieter, vilka är ca. 5-10 per dag. Anbudsgivare är Folkhälsan Välfärd Ab med verksamhetspunkt på Prästängsgatan 14, vars pris är 5,11 euro för normal- samt dietkost, moms 0 %. På årsnivå skulle anbudet uppgå till ca 73 073 euro. Beredarens förslag: Föredragarens förslag: Föreslås att Folkhälsans Välfärd anbud väljs då det uppfyller alla kriterier i anbudet. Nämnden beslutar enlighet med beredarens förslag. Delges: Dagtek SE, Folkhälsans Välfärd, styrelsen

14 41 Brukarrådsprotokoll, västra Nyland, mellersta Nyland och östra Nyland Föredragning: regionchef i västra Nyland Trude Jansson-Wenberg, regionchef mellersta Nyland Gunveig Söderbacka, Gunilla Backman östra Nyland Brukarråden för Nyland protokoll västra Nyland 10.9.2015, 12.11.2015, mellersta Nyland 20.1.2016, östra Nyland 16.2.2016, för kännedom (bilaga) Förslag: Nämnden antecknar protokollen för kännedom och ger brukarråden feedback på protokollet. Delges: Brukarråden i Nyland

15 42 Ta del av tjänsteinnehavarbeslut Beredning: kanslist Pia Mikkonen, kanslist Sara Avdi Föredragare: ordförande Kari Hagfors Följande tjänsteinnehavarbeslut har tillställts nämnden: B-beslut 2016 Regionchef i mellersta Nyland: Ulrika Paavolainen 20/03.03.2016 Lån av befattning från Pool bonde mellersta Nyland till Majparkens serviceenhet. Vårdarbefattning 1137 utlånas till 100 % från 2170 Pool boende mellersta Nyland till 2172 Majparkens serviceenhet under tiden 1.2-31.8.2016. 21/03.03.2016 Maria Grahn föreslås till ställföreträdare för Majparkens serviceenhet för tiden 1.4 31.5.2016. 25/07.03.2016 Melanie Shametaj (bef.723) utses till ställföreträdare på Treklangens serviceenhet under tiden 1.4-31.12.2016. 27/10.03.2016 Vårdarbefattningar 1180 och 663 på Västerledens serviceenhet har varit lediganslagna. Till befattning1180 föreslås Jari Engström och till 663 föreslås Daniela Hoyer. 30/09.03.2016 Befattningen 658 på Majparkens serviceenhet har varit lediganslagen. Till befattningen föreslås Mia Portin. 31/09.03.2016 Befattningen 1124 på Majparkens serviceenhet har varit lediganslagen. Till befattningen föreslås Maria Grahn. 33/07.03.2016 Från Majparkens serviceenhet (2172) flyttas sjukskötarbefattning nr. 661 (52,3 %) till Pool boende (2170). 34/07.03.2016 Från Pool boende (2170) flyttas 50 % vårdarbefattning nr. 1137 till Majparkens serviceenhet (2172). 35/09.03.2016 Thomas Londens (tj.nr.6) timmar utökas från 19h/v (50 %) till 25h/v (67,57 %) under tiden 4.4. -31.5.2016 p.g.a. obesatt psykolog tjänst nr. 288. 43/16.03.2016 Anställning av tre personliga hjälpare utanför lönestaten till Treklangens serviceenhet för tiden 1.6 31.12.2016. Samtliga aktuella klienter har av ledargruppen fastställd betalningskategori 6 i dagverksamheten och har bedömts ha behov av personliga hjälpare. Från och med 2017 är dessa befattningar med i lönestaten. 46/22.03.2016 Konsultavtal. Arbetshandledning Anita Andsten för tiden 21.3 30.6.2016. 48/30.03.2016 Deltagande i extern utbildning. Proffs inom JHL 16-7.4.2016. Regionchef i västra Nyland:Trude Jansson-Wenberg B-beslut 12/09.03.2016 Anställningsbeslut bef.nr 268 13/09.03.2016 Makulering av beslut bef.nr 268, västra Nyland 22.12.2015 14/10.03.2016 Anställningsbeslut bef.nr 483 15/08.03.2016 Anställningsbeslut bef.nr 630 16/08.03.2016 Anställningsbeslut bef.nr 927 20/23.02.2016 Anställningsbeslut bef.nr 479

16 B-beslut Regionchef i östra Nyland: Gunilla Backman 2/16.03.2016 Nedsatt arbetstid för vårdare på befattning nr 1096 3/05.04.2016 Förflyttning av personal under tiden 29.2.16-10.1.2017 4/07.04.2016 Personlig hjälpare, befattning nr 3083 5/07.04.2016 Personlig hjälpare vid Södis serviceenhet, befattning nr 3064 6/19.04.2016 Handledare till Södis serviceenhet befattning nr 733 Förslag: Nämnden antecknar att den tagit del av protokollen samt beslutar att en överföring av beslut inte är påkallat.

43 Övriga ärenden 17