Årsredovisning Samhällsbyggnadsnämnden Fastställd av Samhällsbyggnadsnämnden 2018-02-15
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Viktiga händelser under året... 4 3 Strategiska målområden - indikatorer och uppdrag... 4 3.1 Människor möts i Borås... 4 3.2 Företagandet växer genom samverkan... 5 3.3 Livskraftig stadskärna... 5 3.4 Ekologisk hållbarhet lokalt och globalt... 7 3.5 Ekonomi och egen organisation... 8 4 Nämndens verksamhet 1... 9 4.1 Resultat... 9 4.2 Budgetavvikelse... 10 4.3 Verksamhetsanalys... 12 5 Särskilda samarbetsuppdrag till nämnder och styrelser... 16 6 Verksamhetsmått... 16 6.1 Samhällsbyggnadsförvaltningen... 16 Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning 2(18)
1 Inledning Samhällsbyggnadsnämndens ekonomiska resultat slutade på + 1 974 tkr. Intäkterna uppvisar en positiv avvikelse på 1 558 tkr jämfört med budget vilket främst beror på högre intäkter inom bygglovverksamheten. Kostnaderna dvs personal, lokaler, material och tjänster uppvisar en positiv avvikelse mot årsbudget på totalt 187 tkr. Personalkostnaderna har en positiv avvikelse på 3 600 tkr jämfört med budget på grund av flera vakanta tjänster och annan frånvaro. Överskottet ska jämföras med ökade kostnader för köpta konsultjänster för att klara den stora efterfrågan på detaljplaner. Övriga kostnader avviker negativt mot budget med 3 860 tkr vilket främst beror på högre konsultkostnader inom planverksamheten. Ett nytt internhyressystem infördes vilket innebar en kostnadsminskning med ca 1, 6 mnkr vilket justerade ner nämndens kommunbidrag. Nämnden har de senaste åren uppvisat en god ekonomi som bland annat beror på den starka byggkonjunkturen och det faktum att Borås Stad är en tillväxtkommun. Samhällsbyggnadsnämnden har genomfört samtliga av Kommunfullmäktiges tre uppdrag under. Träbyggnadsstrategi, arkitekturpolitiskt program samt rapporten Plan för stadsodling har tagits fram och översänts till Kommunstyrelsen. Det som återstår är att slutföra uppdraget med att ta fram lämpliga platser för stadsodling under 2018. Samhällsbyggnadsnämnden har fr o m ett särskilt samarbetsuppdrag avseende samhällsbyggnadsprocessen. Under året har Samhällsbyggnadsnämnden genomfört nio träffar med berörda presider. Det övergripande målet för samarbetsuppdraget har varit att skapa en gemensam målbild kopplat till samhällsbyggnadsprocessen med ett strategiskt fokus i ett 5- och 10-års perspektiv eller längre. Samarbetsuppdraget fortsätter under 2018. Nämnden har under året möjliggjort 1 154 nya byggrätter genom detaljplaner för bostäder vilket är i nivå med målet om 1100 planlagda bostäder i Borås Stad. Vidare har detaljplaner tagits fram för tre nya förskolor och två planer har antagits som medger kontor- och industriändamål. I anslutning till Borås Stads arbete med ett förbättrat företagsklimat har nämnden deltagit i workshops tillsammans med näringslivet. Med anledning av det positiva intäktsflödet har nämnden kunnat öka kostnadsutrymmet inom planoch bygglovavdelningen, bland annat genom utökning av tjänster inom bygglovsenheten samt tjänsteköp av konsulter inom planverksamheten. Geodataavdelningen har investerat i visualiseringsutrustning, mätinventarier samt programvara som transformerar och översätter geografisk information. Visualiseringsutrustningen skapar möjligheter att på ett lättillgängligt sätt presentera detaljplaner och fastigheter i 3D. Under perioden 2014 - har 15 tillsvidareanställda avslutat sina anställningar i samband med pensionsavgångar vilket motsvarar ca 18 %. De senaste åren noteras att personalkategorierna arkitekter och ingenjörer är bristyrken och därmed svårrekryterade. Lantmäteriavdelningen har förutom förrättningsverksamhet ansvarat för service till allmänhet, övriga avdelningar och andra förvaltningar, samt för handläggningen av namn- och adressfrågor. Avdelningen har också bedrivit viss uppdragsverksamhet, till exempel upprättande av avtalshandlingar för lagfart och gränsutvisning. Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning 3(18)
2 Viktiga händelser under året Nämnden har genomfört tre medborgardialoger i samband med plansamråd Nämnden sökte bidrag hos Boverket för ökat bostadsbyggande där Borås Stad beviljades 19,3 mnkr. En träbyggnadsstrategi har tagits fram och översänts till Kommunstyrelsen Det arkitekturpolitiska programmet har färdigställts och översänts till Kommunstyrelsen Nämnden har tagit fram en rapport, Plats för stadsodling som översänts till Kommunstyrelsen en studieresa för nämnden till Bo- och samhällsexpo Vallastaden i Linköping Tagit fram en solpotentialkarta som publicerats och gjorts tillgänglig via Intramap Ökat tillgängligheten inom bygglovhandläggningen genom bokningsbara tider via webben Publicerat en egenproducerad instruktionsfilm på webben som vägleder kunden kring digital bygglovansökan Aktivt deltagit i arbetet med förbättrat företagsklimat, bland annat genom regelbundna NKImätningar (Nöjd Kund-mätningar) samt vidtagit förbättringsåtgärder kring tillgänglighet, service och bemötande Genom förvaltningens internutbildningsplan har den förvaltningsgemensamma kompetensen utvecklats Planprocessen har effektiviserats bland annat genom att kartlägga hela stadsbyggnadsprocessen för att kunna lokalisera flaskhalsar med uppdraget att ansvara för hela stadsbyggnadsprocessen från idé via detaljplan till genomförande av planen Plan- och bygglovavdelningen har under året expanderat sin verksamhet för att kunna möta efterfrågan i samhällsbyggnadsprocessen genom tillsättande av fler tjänster Geodataavdelningen har genomfört satsningar på den tekniska utrustningen, bland annat visualiseringsutrustning, mätinventarier samt programvaror Samhällsbyggnadsnämndens samarbetsuppdrag inleddes efter årsskiftet där nämnden genomfört träffar med Förskolenämnden, Grundskolenämnden, Sociala omsorgsnämnden, Vård- och äldrenämnden, Individ- och familjeomsorgsnämnden, Arbetslivsnämnden, Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden, Lokalförsörjningsnämnden, Kulturnämnden, Miljönämnden, Fritids- och folkhälsonämnden, Tekniska nämnden, Stadsledningskansliet samt de kommunala bostadsbolagen. Det övergripande målet för samarbetsuppdraget har varit att skapa en gemensam målbild kopplat till samhällsbyggnadsprocessen med ett strategiskt fokus i ett 5- och 10-års perspektiv. 3 Strategiska målområden - indikatorer och uppdrag 3.1 Människor möts i Borås Kommunfullmäktiges indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Målvärde Utfall År Antal genomförda medborgardialoger. 2 2 2 3 Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning 4(18)
Antal genomförda medborgardialoger. Nämnden har genomfört medborgardialoger i samband med Planprogram för Torpa-Hestra 4:1, vid samråd kring detaljplan för Sjömarken Räveskalla1:36 angående förskola Badstrandsvägen samt vid ett samrådsmöte kring Brämhults utveckling, bl.a. längs Kyrkvägen. 3.2 Företagandet växer genom samverkan 3.2.1 Nämnd Uppdrag Status År Kommentar År Ökat samarbete med ingenjörsutbildningen på högskolan för vårt eget framtida rekryteringsbehov Nämnden har etablerat kontakt med Högskolan i Borås om ett utvecklat samarbete inför framtidens utmaningar. Nämnden genomför föreläsningar och praktiska utbildningar genom Geodata-avdelningen. 3.3 Livskraftig stadskärna Kommunfullmäktiges indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Målvärde Utfall År Andel av ansökningarna om bygglov med fullständiga handlingar som fått beslut senast 8 veckor efter ansökan, %. 84 75 100 81 Andel av ansökningarna om bygglov med fullständiga handlingar som fått beslut senast 8 veckor efter ansökan, %. Nämndens arbete med att förkorta handläggningstiderna pågår fortlöpande. Bygglov med enkelt förfarande prioriteras idag för en effektivare och snabbare handläggning. Nämndens bedömning är att målvärdet 100 % är för högt satt med anledning av att även om handlingarna är fullständiga kan det krävas granskningar från andra förvaltningar och bolag som fördröjer handläggningstiden. Till budget 2018 är målvärdet ändrat till 80 % vilket är mer realistiskt. Verksamhetens indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Målvärde Utfall År Antal planlagda bostäder i Borås Stad (varav 100 i stadskärnan) Andelen detaljplaneärenden handlagda inom 18 månader (som inte berörs av Götalandsbanan) Andel utförd utsättning av Geodataavdelningen max fem arbetsdagar efter beställning Andel nybyggnadskartor levererade inom 2 veckor 127 1 100 1 154 78 80 78 100 100 100 100 100 100 Andel enklare bygglov, som följer 55 100 82 Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning 5(18)
Verksamhetens indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 gällande detaljplan, handlagda inom 2 veckor Andelen av mindre, okomplicerade lantmäteriförrättningar med handläggningstid under 3 månader Andel detaljplaneärenden handlagda inom 18 månader (som berörs av Götalandsbanan) Andel bygglovansökningar som sker via e-tjänsten MittBygge Andel ingripandeärenden som påbörjas inom 4 veckor Målvärde Utfall År 46 80 56 30 80 25 17 100 100 Andel enklare bygglov, som följer gällande detaljplan, handlagda inom 2 veckor Utfallet har förbättrats jämfört med resultatet 2016. Arbetet med att förkorta handläggningstiderna generellt pågår löpande. Vissa enklare bygglov hanteras separat för att kunna ges ett beslut inom 2-3 arbetsdagar. Andelen av mindre, okomplicerade lantmäteriförrättningar med handläggningstid under 3 månader Målvärdet har ej uppnåtts på grund av sent inkomna handlingar från panträttshavare och överenskommelser mellan berörda fastighetsägare, dvs omständigheter som förvaltningen inte råder över. Andel bygglovansökningar som sker via e-tjänsten MittBygge E-tjänsten MittBygge har under senare delen av marknadsförts i större utsträckning, bland annat via en framtagen instruktionsfilm på Borås Stads webbsida men också vid den direkta kontakten med kunden. Utfallet har ökat med åtta procent jämfört med Tertial 1. Målvärdet för nås dock inte. Jämfört med andra kommuner är 25 % ett högt mål och inför budget 2018 har målvärdet justerats till 15 %. 3.3.1 Kommunfullmäktige Uppdrag Status År Kommentar År Samhällsbyggnadsnämnden uppdras att ta fram förslag på en träbyggnadsstrategi. Samhällsbyggnadsnämnden uppdras att ta fram ett arkitekturpolitiskt program. Samhällsbyggnadsnämnden uppdras utreda lämpliga platser för stadsodling. Samhällsbyggnadsnämnden har tagit fram ett förslag till träbyggnadsstrategi som översänts till Kommunstyrelsen. Samhällsbyggnadsnämnden har arbetat fram ett arkitekturpolitiskt program och översänt det till Kommunstyrelsen. Samhällsbyggnadsnämnden har i enlighet med uppdraget tagit fram en rapport "Plats för stadsodling" och översänt rapporten till Kommunstyrelsen. Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning 6(18)
3.3.2 Nämnd Uppdrag Status År Kommentar År Utökning och ajourhållning av kartdatabasen Lantmäteriavdelningen deltar i planoch bygglovsprocessen Genomföra plandialoger i minst 50% av plansamråden Uppföljning av alla detaljplaner 4ggr/år Mer information vid nämndpresentationerna om omgivande områden Nämnden ska under påbörja ett nämndövergripande samarbete gällande samhällsbyggande i Borås Stad Delvis genomfört Flygfotografering av staden samt kompletterande traditionell mätning har inte utförts de senaste två åren vilket har bidragit till att ajourhållningen och utökningen av kartdatabasen inte nått upp till önskat resultat. Under 2018 planeras för en fullskalig flygfotografering som täcker hela Borås Stad. Lantmäteriavdelningen har under året medverkat i 35 detaljplaner genom deltagande i plan- och kartmöten, upprättande av fastighetsförteckningar, samt genom samrådsoch granskningsyttranden. Avdelningens medverkan i bygglovprocessen är direkt knuten till lantmäteriärenden där samråd behövs med anledning av ny eller befintlig bebyggelse. Plandialoger har genomförts i samband med 90% av plansamråden. Uppföljning sker i samband med ordinarie nämndsammanträden 4 gånger per år. I samband med presentation av detaljplaner ingår i rutinen att redovisa höjdangivelser på intilliggande fastigheter. Under har Samhällsbyggnadsnämnden genomfört nio träffar med berörda presider. Det övergripande målet för samarbetsuppdraget har varit att skapa en gemensam målbild kopplat till samhällsbyggnadsprocessen med ett strategiskt fokus i ett 5- och 10-års perspektiv eller längre. Samarbetsuppdraget fortsätter under 2018. 3.4 Ekologisk hållbarhet lokalt och globalt 3.4.1 Kommunfullmäktige Uppdrag Status År Kommentar År När staden arrangerar konferenser, bokar hotell och köper mat ska Svanen-, Krav- och Fairtrademärkning liksom närproducerade livsmedel efterfrågas och målnivå/indikatornivå för andel ekologiskt/närproducerat tillämpas. Berörda budgetansvariga och beställare har informerats om uppdraget och tillämpar anvisningarna i den löpande verksamheten. Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning 7(18)
3.5 Ekonomi och egen organisation Kommunfullmäktiges indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Målvärde Utfall År Andel sjukfrånvaro av ordinarie arbetstid, %. Arbetad tid för timavlönade omräknat till årsarbeten. Hälsa friska medarbetare under ett år i % av andel anställda. 7,2 5,9 5,5 5,8 2 1,7 1 0,8 35,8 46,8 48 42,2 Andel sjukfrånvaro av ordinarie arbetstid, %. Målvärdet för kommer inte att uppnås. Den höga sjukfrånvaron från årets första månader har dock minskat under senare delen av året och visar nu en positiv utveckling. Avslutade och positiva förändringar av partiella sjukskrivningar har bland annat bidragit till minskad sjukfrånvaro. Förvaltningens arbete med handlingsplanen för en hälsosam organisation har gett resultat genom inriktningen att arbeta främjande samt att tidigt fånga upp tecken på eventuell ohälsa och stöttning för att komma tillbaka i arbetet. Medarbetarnas aktiva delaktighet i det systematiska arbetsmiljöarbetet på APT (arbetsplatsträffar) är en viktig del för att uppnå en god arbetsmiljö. För att förbättra utfallet, dvs sänka sjukfrånvaron, fortsätter förvaltningen att lyfta fram Borås Stads friskvårdsförmåner och erbjuda insatser som främjar arbetsglädje och trivsel. Arbetad tid för timavlönade omräknat till årsarbeten. Målvärdet har uppnåtts. Andelen timavlönade är av mindre omfattning och har anlitats vid behov av speciell kompetens då pensionärer inom dessa kompetensområden timanställts. Förvaltningen ser positivt på att ta emot högskolepraktikanter då dessa i senare skede kan rekryteras till framtida tjänster. Trenden de senaste åren visar att timanställningar som tas in vid behov fyller en viktig funktion. Hälsa friska medarbetare under ett år i % av andel anställda. Frisknärvaron har minskat och inte uppnått det uppsatta målvärdet. Förvaltningens förebyggande hälsoarbete att uppnå en god arbetsmiljö med ökad trivsel och arbetsglädje är viktiga inslag för att nå målet. Förvaltningens hälsoinspiratörer har bidragit till att sprida Borås Stads friskvårdsförmåner och inspirerat medarbetarnas deltagande i olika aktiviteter. Under hösten genomfördes en förvaltningsgemensam heldagskonferens på temat arbetsglädje. Under året har personalen även getts möjlighet till 15 minuters avslappning i samband med lunchrasten. Arbetsgivarens insatser måste också kompletteras med medarbetarnas egenansvar för hälsa och friskvård. 3.5.1 Nämnd Uppdrag Status År Kommentar År Fortsätta att utveckla förbättringsarbetet och effektiviseringen inom plan- och bygglovavdelningen. Utveckla, effektivisera och kvalitetssäkra nämndprocessen Ett ständig pågående förbättringsarbete bidrar till att uppnå målen. E-tjänster kommer att utvecklas och processerna ses över med målet att öka kundnyttan. Nämnden har utvecklat presentationsmaterialet samt förnyat beslutsdokument för att underlätta i Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning 8(18)
Uppdrag Status År Kommentar År Utveckla webbsidan till nytta för kunden Fler verklighetstrogna visualiseringar med modeller och bilder i samband med presentationer Öka NKI - Nöjd Kund Index Delvis genomfört nämndprocessen. Borås Stads webbsida har ändrats till ett tydligare kundperspektiv och utvecklingsarbetet är ständigt pågående. Att tillhandahålla en digital 3D modell ger förutsättningar att visa hur nya planer och byggnader passar in i befintlig miljö. I samband med nämndsammanträden används vid vissa tillfällen den digitala 3D modellen samt även modellbyggen för en bättre visualisering. NKI mätningar omfattar de företag som ansökt om bygglov och återger nämndens tillgänglighet, service och effektivitet. Från 2016 till den senaste mätningen noteras en indexökning från 57 till 66. Ökningen beror främst på åtgärder inom tillgänglighet och service. Nivån på målvärdet är index 70 eller högre. Resultatet för hela år är ännu inte redovisat. Uppdrag att uppgradera kartsystem för att klara av leveranskraven enligt Geodataavtalet och Svensk geoprocess Ge externa kunder åtkomst till förvaltningens ritningsarkiv. Revidera samt dokumentera nya rutinbeskrivningar inom bygglovprocessen i verksamhetssystemet CaneaOne. Delvis genomfört Delvis genomfört För att klara de kommande leveranskraven av 3D data i Geodataavtalet behöver en uppdatering av kartdatasystemet genomföras. Detta kommer att medföra en kostnad som inte är definierad med anledning av att programvarulösningarna inte är framtagna än. Uppdateringen av kartsystemet blir aktuellt under 2018. Ritningar är digitaliserade men det krävs ytterligare arbete med en konfigurering för att på ett användarvänligt sätt nå ritningar via webben. Målsättningen är att nå en lösning under 2018. Revideringen av bygglovprocessens rutiner pågår löpande och nya rutinbeskrivningar läggs in i CaneaOne efter hand. 4 Nämndens verksamhet 1 Samhällsbyggnadsnämnden 4.1 Resultat Ekonomiskt sammandrag Tkr Bokslut 2015 Bokslut 2016 Budget Bokslut Avvikelse Statsbidrag 700 0 0 0 Avgifter och övriga intäkter 28 966 38 831 38 185 39 743 1 558 Summa intäkter 29 666 38 831 38 185 39 743 1 558 Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning 9(18)
Tkr Bokslut 2015 Bokslut 2016 Budget Bokslut Avvikelse Personal -39 669-39 303-45 326-41 726 3 600 Lokaler -4 665-5 018-3 164-2 717 447 Övrigt -10 433-16 108-12 316-16 176-3 860 Kapitalkostnader 0 Summa kostnader -54 767-60 429-60 806-60 619 187 Buffert (endast i budget) -229 229 Nettokostnad -25 101-21 598-22 850-20 876 1 974 Kommunbidrag 25 400 23 900 22 850 22 850 0 Resultat efter kommunbidrag Godkänt ianspråktaget ackumulerat resultat Resultat jfr med tillgängliga medel 299 2 302 0 1 974 1 974 299 2 302 0 1 974 1 974 Ackumulerat resultat 16 450 18 752 18 698 20 672 1 974 Resultatanalys Samhällsbyggnadsnämndens resultat är 1 974 tkr. Intäkterna uppvisar en positiv avvikelse på 1 558 tkr jämfört med budget vilket främst beror på högre intäkter inom bygglovverksamheten. Kostnaderna uppvisar en positiv avvikelse mot årsbudget på totalt 187 tkr. Personalkostnaderna har en positiv avvikelse på 3 600 tkr jämfört med budget på grund av flera vakanta tjänster. Överskottet ska jämföras med ökade kostnader motsvarande 2 500 tkr för köpta konsultjänster för att klara den stora efterfrågan på detaljplaner. Övriga kostnader avviker negativt mot budget med 3 860 tkr vilket främst beror på högre konsultkostnader inom planverksamheten. Nämnden har de senaste åren uppvisat en god ekonomi som bland annat beror på den starka byggkonjunkturen och det faktum att Borås Stad är en tillväxtkommun. 4.2 Budgetavvikelse Verksamheternas nettokostnader Tkr Politisk verksamhet Bokslut 2015 Bokslut 2016 Budget Bokslut Avvikelse Intäkter 0 0 0 0 0 Kostnader -1 101-1 018-1 237-1 313-76 Resultat -1 101-1 018-1 237-1 313-76 Gemensam administration Intäkter 818 85 0 41 41 Kostnader -9 223-11 662-12 685-12 111 574 Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning 10(18)
Tkr Bokslut 2015 Bokslut 2016 Budget Bokslut Avvikelse Resultat -8 405-11 577-12 685-12 070 615 Plan- och Bygglov Intäkter 15 597 26 170 24 830 25 975 1 145 Kostnader -22 273-21 947-24 015-25 122-1 107 Resultat -6 676 4 223 815 853 38 Geodata Intäkter 7 381 7 879 8 000 7 656-344 Kostnader -16 055-19 480-15 910-15 875 35 Resultat -8 674-11 601-7 910-8 219-309 Lantmäteri Intäkter 5 868 4 697 5 355 6 071 716 Kostnader -6 113-6 322-6 959-6 198 761 Resultat -245-1 625-1 604-127 1 477 Buffert Intäkter Kostnader -229 229 Resultat -229 229 Intäkter Kostnader Resultat Intäkter Kostnader Resultat Intäkter Kostnader Resultat Intäkter Kostnader Resultat Intäkter Kostnader Resultat Intäkter Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning 11(18)
Tkr Bokslut 2015 Bokslut 2016 Budget Bokslut Avvikelse Kostnader Resultat Intäkter Kostnader Resultat Intäkter Kostnader Resultat Totalt Intäkter 29 664 38 831 38 185 39 743 1 558 Kostnader -54 765-60 429-61 035-60 619 416 Resultat -25 101-21 598-22 850-20 876 1 974 4.3 Verksamhetsanalys 4.3.1 Politisk verksamhet Samhällsbyggnadsnämnden har genomfört 11 ordinarie sammanträden. Vid sammanlagt 6 sammanträden har invånare deltagit med frågor under "allmänhetens frågestund". Under en heldag i april arbetade nämnden fram indikatorer och nämnduppdrag inför budget 2018. Vid det tillfället genomförde nämnden en riskanalys över den egna verksamheten som underlag inför kommande plan för intern kontroll. Nämnden har genomfört medborgardialoger i samband med Planprogram för Torpa-Hestra 4:1, vid samråd kring detaljplan för Sjömarken Räveskalla1:36 angående förskola Badstrandsvägen samt vid ett samrådsmöte kring Brämhults utveckling, bl.a. längs Kyrkvägen. I september genomförde nämnden en tvådagars studieresa till Linköping och Norrköping som ett led i löpande kompetensutveckling och omvärldsbevakning. Samhällsbyggnadsnämnden har fr o m ett särskilt samarbetsuppdrag avseende samhällsbyggnadsprocessen. Under året har Samhällsbyggnadsnämnden genomfört nio träffar med berörda presider. Det övergripande målet för samarbetsuppdraget har varit att skapa en gemensam målbild kopplat till samhällsbyggnadsprocessen med ett strategiskt fokus i ett 5- och 10-års perspektiv eller längre. Samarbetsuppdraget fortsätter under 2018. Kostnaden för den politiska verksamheten har följt den tilldelade budgeten och redovisar en mindre avvikelse på minus 76 tkr. Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning 12(18)
4.3.2 Administrativa avdelningen Analys av verksamheten Den gemensamma administrationen har till uppgift att stödja och utveckla Samhällsbyggnadsnämndens olika processer. Detta omfattar kundmottagning, nämndadministration, bygglov- och planadministration, ekonomi, personalfrågor, arkiv samt kommunikation såväl internt som externt. Under året har avdelningen tillsammans med bygglovsenheten arbetat aktivt med ökad tillgänglighet och servicenivå för kunderna. Kundmottagningen har bland annat byggt upp en ökad kunskap om bygglovprocessen och kan därmed ge ett första stöd och hjälp via en gästdator, telefon och e-post för de personer som ansöker om bygglov m.m. Bygglovs-och planadministrationens personal har fortsatt det sedan tidigare påbörjade arbetet med att effektivisera arbetssätt samt att bredda kompetensen för att minska sårbarheten. Samarbetet inom förvaltningen men även mellan berörda förvaltningar har utvecklats på ett positivt sätt. Genom samarbete, gott bemötande, god tillgänglighet och hög servicenivå skapas en verksamhet som gynnar kunden. E-tjänsten MittBygge, som ger kunden möjlighet att söka bygglov digitalt har marknadsförts i större utsträckning och med ett större fokus än tidigare. Förutom folder och en tydligare webbsida har en webbaserad instruktionsfilm producerats som på ett enkelt sätt visar på fördelarna med att söka bygglov digitalt. Övrig stabsverksamhet, ekonomi- och personalfunktion samt nämndsekretariat har i enlighet med nämndens redovisningsplikt till Kommunstyrelsen ansvarat för ekonomisk uppföljning, personalekonomisk redovisning, miljömålsuppföljning, intern kontroll samt redovisning av synpunktshanteringssystemet. Tillsammans med övriga tekniska förvaltningar har ett gemensamt introduktionsprogram för nyanställda tagits fram som belyser vikten av samverkan över förvaltningsgränserna. I slutet av året infördes ett nytt ärendehanteringssystem i Borås Stad som för nämnderna innebär en säkrare dokumenthantering som även ska gynna öppenhet och insyn, dvs invånarnas möjlighet att ta del av allmänna handlingar. Analys av resultatet Avdelningen uppvisar en positiv avvikelse på 615 tkr jämfört med årsbudget. Avvikelsen beror i huvudsak på lägre personalkostnader genom effektiviseringar som inneburit att vakanta tjänster inte tillsatts. Avdelningens redovisade intäkter på 41 tkr avser fördelade kostnader tillhörande Projektstudion samt felaktigt utbetalda avgifter som återförts till Samhällsbyggnadsnämnden. Avdelningen har för övrigt inga budgeterade intäkter. 4.3.3 Plan- och bygglovsavdelningen Analys av verksamheten Bygglovsenheten Verksamheten omfattar handläggning av bygglov, förhandsbesked, tekniska samråd, anmälan, OVK (obligatorisk ventilationskontroll), olovligt byggande och andra ingripandeärenden, hissanordningar samt lämplighetsbedömning i frågor om energiförsörjning och energihushållning. I SKL:s regi gjordes hösten 2014 en undersökning om näringslivets nöjdkundindex (NKI) för vissa kommunala verksamheter. Från och med 2016 utförs SKL:s näringslivsundersökning löpande varje Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning 13(18)
tertial. Resultatet från tertial 2 visar på en stadig förbättring jämfört med tidigare mätningar. För att bättre svara mot branschens krav har förvaltningen aktivt inriktat sitt arbete på att skapa arbetsrutiner som ska leda till effektivare handläggning, ökad service och bättre tillgänglighet. Bland annat har förvaltningen under infört ett digitalt bokningssystem för mötesbokning och telefonkontakt. Plan- och bygglovsavdelningen har utökats med ytterligare två tjänster inom bygglov i syfte att öka tillgängligheten. En av tjänsterna ska tillsättas under 2018. Genom riktad arbetskoncentration fortsätter avdelningen att komma ikapp OVK-arbetet. Den positiva avvikelsen i verksamhetsmåttet för utfärdade slutbesked beror på en fortsatt forcerad insats för avslutning av äldre ärenden. Arbetet med att utveckla samarbetet och processerna inom plan- och bygglovsverksamheten har fortsatt under. Planenheten Planenheten omfattar främst framtagande av detaljplaner, men även förstudier, planprogram, detaljplaner, områdesbestämmelser, gestaltningsprogram, bevarandeutredningar och miljökonsekvensbeskrivningar. Enheten står även för rådgivning i planfrågor och tar fram förslag till remissyttranden samt deltar i kommunstyrelsens översiktliga fysiska planering. Nämnden har under året möjliggjort 1 154 nya byggrätter genom detaljplaner för bostäder vilket är i nivå med målet om 1100 planlagda bostäder i Borås Stad. Vidare har detaljplaner tagits fram för tre nya förskolor och två planer har antagit som medger kontor- och industriändamål. Arbetet med att utveckla arbetsformerna, kallat projektstudion, i förvaltningsövergripande projekt har fortsatt under. Under året behandlades ett flertal ärenden i denna arbetsform. Analys av resultatet Intäkterna för plan- och bygglovsavdelningen avviker positivt mot budget med 1 145 tkr. Personalkostnaderna visar ett positivt resultat jämfört med budget på 1 068 tkr vilket beror på vakanta tjänster och övrig frånvaro. Överskottet på personalsidan har använts till ökade kostnader för köpta konsultjänster för att klara den stora efterfrågan på detaljplaner. Material- och tjänstekostnaderna avviker totalt med - 2 191 tkr mot budget. Det är framförallt kostnader för köp av konsulter på planenheten som ger den negativa avvikelsen. Det totala resultatet för avdelningen är 38 tkr. 4.3.4 Geodataavdelningen Analys av verksamheten Geodataavdelningen samlar in, bearbetar och redovisar geografisk information i Borås Stad. Avdelningen ajourför stadens kartdatabas som ligger till grund för grundkartor till detaljplaner, nybyggnadskartor, projekteringsunderlag, ledningsdokumentation, Boråskartan och Intramap. Avdelningen utför mätningar och samordnar stadens arbete med geografiska informationssystem. GIS/IT ansvarar för stadens Intramap som är ett planeringsverktyg för andra förvaltningar vid projekt som kräver underlag från bland annat demografiska förutsättningar. Verksamhetens tjänster har marknadsförts internt och externt inom Borås Stad. Andelen utsättningar ligger i nivå med förra året men antalet mätningsuppdrag har minskat på grund av att det sker en växling från många små uppdrag till få men stora. Tidigare gjorde avdelningen många ledningsanvisningar till kommunala ledningsägare. I nuläget dokumenteras ledningsnätet åt de fiberföreningar som beviljats kommunal borgen. Avdelningen mätte in 150 km fiberledning under Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning 14(18)
. Antalet kartor till bygglov ligger i nivå med förra året. Verksamheten är starkt kopplad till hur utvecklingen i byggbranschen går och vad som byggs. Ett aktuellt kartmaterial är grunden för en snabb och effektiv planerings- och samhällsbyggnadsprocess. Förutsättningen för detta ligger i en kontinuerlig flygfotografering av staden med ca 1/4 av kommunens yta per år samt kompletterande traditionell mätning. Denna verksamhet har inte utförts i den utsträckning som planerats vilket i kombination med uppdraget av fibernätsmätningar bidragit till att ajourhållningen och utökningen av kartdatabasen inte nått upp till önskat resultat. Under 2018 kommer en fullskalig flygfotografering över hela kommunens yta att genomföras. Laserskanningen genomfördes 2016 och användes till framställandet av bland annat en solpotentialkarta enligt tidigare beslut av Kommunfullmäktige vilken presenterades. Projektet kommer även till nytta för andra förvaltningar och bolag i Borås Stad genom kvalitetssäkrat och förnyat underlagsmaterial. Bearbetningar ur laserskanningens punktmoln till 3D kartering enligt Svensk geoprocess och regeringskrav samt vid projektering av gator, vägar och andra byggprojekt har genomförts under. Analys av resultatet Avdelningens intäkter avviker negativt mot budget med 344 tkr. Personalkostnaderna uppvisar en positiv avvikelse på 1 517 tkr mot årsbudget på grund av vakanta tjänster och övrig frånvaro. Material- och tjänstekostnaderna uppvisar en negativ avvikelse på 1 482 tkr mot årsbudget. Avvikelsen, som godkänts av Samhällsbyggnadsnämnden, beror på investeringar i visualiseringsutrustning, mätinventarier samt programvara som transformerar och översätter geografisk information (FMEserver) samt stödprogramvara för överföring av data till Lantmäteriet. Totalt redovisar avdelningen en negativ avvikelse på 309 tkr mot årsbudget. 4.3.5 Lantmäteriavdelningen Analys av verksamheten Huvuduppgiften för avdelningen är att fungera som kommunal lantmäterimyndighet för Borås Stad. Detta innebär att handlägga lantmäteriförrättningar och föra fastighetsregistret med digital registerkarta. Lantmäteriavdelningen för dessutom plan-, byggnads- och adressregister med tillhörande kartredovisning. Avdelningen deltar även i plan- och bygglovsprocessen, utför vissa fastighetsrättsliga uppdrag samt bereder ärenden till namnberedningen. Utfallet på registreringsåtgärder är högt då det gjorts många enkla, icke tidskrävande, registreringar under perioden. Varje avslutad förrättning genererar även en registreringsåtgärd. Analys av resultatet Verksamhetens intäkter uppvisar en positiv avvikelse på 716 tkr mot årsbudget trots visst underskott på personella resurser. Avdelningens intäkter kommer främst från förrättningsverksamheten, avtalsintäkter från Lantmäteriet enligt samverkansavtal avseende fastighetsinformation, samt viss uppdragsverksamhet. Personalkostnaderna har ett överskott på 329 tkr mot årsbudget. Material- och tjänstekostnaderna avviker positivt med 432 tkr jämfört med budget. Totalt redovisar avdelningen en positiv avvikelse på 1 477 tkr mot årsbudget. Avdelningens nettokostnad avser ersättning för avdelningens service till allmänhet, övriga avdelningar och andra förvaltningar, samt för handläggningen av namn- och adressfrågor med mera. Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning 15(18)
5 Särskilda samarbetsuppdrag till nämnder och styrelser I samband med Kommunfullmäktiges beslut till ny nämndorganisation (KF 2016-03-17) fick Samhällsbyggnadsnämnden ett särskilt samarbetsuppdrag avseende samhällsbyggnadsprocessen. Samarbetsuppdraget syftar till att stärka helhetssyn och att få nämnder och styrelser att tydligare se sin del i helheten. Samverkan och samarbete ska bidra till ökad måluppfyllelse med utgångspunkt i vad som är det bästa för kommuninvånaren. Det övergripande målet för samarbetsuppdraget har varit att skapa en gemensam målbild kopplat till samhällsbyggnadsprocessen med ett strategiskt fokus i ett 5 till 10-årsperspektiv eller längre. Under våren har Samhällsbyggnadsnämnden i samarbete med Lokalförsörjningsnämnen och stadsledningskansliet genomfört träffar med Förskolenämnden, Grundskolenämnden, Sociala omsorgsnämnden, Vård- och äldrenämnden, Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden samt de kommunala bostadsbolagen. Vid dessa träffar har i förekommande fall även kommunalråd, kommunchef samt tjänstemän från de olika förvaltningarna medverkat. Under hösten genomfördes workshops i tre kluster vid tre olika tillfällen. -10-03 Förskolenämnden, Grundskolenämnden, Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden, Lokalförsörjningsnämnden, Tekniska nämnden, Kulturnämnden, Fritid- och folkhälsonämnden, Miljöoch konsumentnämnden, Stadsledningskansliet. -10-17 Sociala Omsorgsnämnden, Vård- och äldrenämnden, Lokalförsörjningsnämnden, Tekniska nämnden, Kulturnämnden, Fritid- och folkhälsonämnden, Miljö- och konsumentnämnden, Stadsledningskansliet. -11-14 Kommunala bostadsbolag, Arbetslivsnämnden, Individ- och familjeomsorgsnämnden, Lokalförsörjningsnämnden, Tekniska nämnden, Kulturnämnden, Fritid- och folkhälsonämnden, Miljöoch konsumentnämnden, Stadsledningskansliet. Från dessa tre tillfällen kommer synpunkter och förslag att läggas in i lämplig omfattning och belysas i det fortsatta ordinarie arbetet. Samarbetsuppdraget fortsätter under 2018. 6 Verksamhetsmått 6.1 Samhällsbyggnadsförvaltningen 6.1.1 Bygglov Verksamhetsmått Årsutfall 2015 Årsutfall 2016 Budget Årsutfall Bygglov, förhandsbesked 905 862 900 1 061 Ingripandeärenden 88 68 80 48 Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning 16(18)
Verksamhetsmått Årsutfall 2015 Årsutfall 2016 Budget Årsutfall Beslut om kontrollplan, kontrollansvarig mm Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) 535 750 450 754 178 598 500 297 Slutbesked 1 303 1 414 1 000 1 950 6.1.2 Detaljplanering Verksamhetsmått Årsutfall 2015 Årsutfall 2016 Budget Årsutfall Förstudier 26 22 15 11 Programsamråd 0 0 2 1 Program godkänns / avbryts 0 0 2 1 Samråd standard planförfarande Granskning standard förfarande Plan med standard förfarande antas / godkänns 12 17 17 10 9 9 15 17 15 9 18 16 Utredning 2 2 2 3 Yttrande 3 4 10 4 6.1.3 Geodata Verksamhetsmått Årsutfall 2015 Årsutfall 2016 Budget Årsutfall Mätningsuppdrag 202 35 100 154 Utstakningar / lägeskontroll 202 196 230 244 Nybyggnadskartor 166 170 180 183 Bygglovskartor 142 165 180 150 Enkla bygglovskartor 223 203 200 223 Uppbyggnad kartdatabasen (antal ha) Ajourhållning kartdatabasen (antal ha) Kartuppdrag övriga special (antal ha) 40 000 41 000 40 000 27 000 1 500 1 495 1 500 850 80 50 50 36 6.1.4 Lantmäteri Verksamhetsmått Årsutfall 2015 Årsutfall 2016 Budget Årsutfall Avslutade förrättningar (fastighetsbildning) 142 127 120 138 Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning 17(18)
Verksamhetsmått Årsutfall 2015 Årsutfall 2016 Budget Årsutfall Ärendebalans 31/12 81 91 95 88 Nybildade fastigheter 156 82 90 122 Markerade gränspunkter 1 215 527 600 437 Berörda befintliga fastigheter 538 547 400 520 Berörda befintliga rättigheter 199 226 200 187 Fastighetsrättsliga uppdrag mm 82 93 70 103 Övriga registreringsåtgärder 690 1 460 500 1 029 Nya / ändrade gatu- och kvartersnamn 8 1 10 10 Nya / ändrade adresser 218 143 200 292 Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning 18(18)