Förvaltningen Chef Intendentur och service Fredrik Nilsson Arkivarie/Kvalitetshandläggare Birgitta Edenius STYRDOKUMENT Diarienummer: GIH 2018/244 Datum: 2018-06-05 Beslutat av: Rektor Beslutsdatum: 2018-06-13 Ersätter Dnr: Ö 2015/112 Giltighetstid: Tillsvidare 1(8) Gymnastik- och idrottshögskolan Lidingövägen 1 Box 5626 114 86 Stockholm Tel 08-120 537 00 www.gih.se registrator@gih.se
2(8) Innehållsförteckning Bakgrund och syfte... 3 Regelverk kring e-post... 3 E-post som allmän handling... 3 Radering av e-post... 3 Diarieföring av allmänna handlingar... 4 Sekretess... 4 Personuppgifter... 4 Utlämnande av e-post som utgör allmän handling... 4 Övrigt kring e-post... 5 Autosvar... 5 E-postadress... 5 E-postbrevlåda... 6 E-postlistor... 6 Funktionsadresser... 6 Massutskick... 6 Privat e-post... 6 PST-filer... 6 Signatur... 6 Studenters e-post... 7 Svara... 7 Vad händer när man slutar arbeta vid GIH?... 7 För att underlätta kommunikationen på gih... 7 Att skicka kopia... 7 Tydlighet i innehållet och bilagor... 7 Vidarebefordran... 8 Ämnesrad... 8
3(8) BAKGRUND OCH SYFTE Detta styrdokument beskriver hur e-post ska hanteras vid GIH och är framtaget som ett komplement till högskolans IT-policy. Syftet är att e-post ska hanteras på ett gemensamt, tydligt och effektivt sätt som följer gällande regelverk. Regelverket har sin grund i tryckfrihetsförordningen, offentlighetsoch sekretesslagen samt arkivlagen. Detta kompletteras vidare med regelverket kring behandling av personuppgifter som har sin utgångspunkt i dataskyddsförordningen (EU2016/679). REGELVERK KRING E-POST E-post som allmän handling E-post hos myndigheter lyder under samma lagar gällande offentlighet som vanlig papperspost, och i princip all inkommande och utgående post till en myndighet är allmän handling. Detta innebär att allmänheten (t.ex. en student, journalist eller någon annan myndighet) har rätt att begära ut e-post från GIH. Begreppet personligt ställd post gäller dock inte e-post utan det är istället innehållet som avgör om en handling är allmän eller inte. Även viss intern e-post kan i ibland anses som upprättad och är därmed också allmän handling. Även loggar/förteckningar över in- och utgående e-postmeddelanden (in- och utkorg samt systemloggar) utgör allmänna handlingar. E-post som används av personer som inte arbetar på GIH, d.v.s. studenter eller före detta personal, omfattas inte av offentlighetsprincipen eftersom deras e-post inte utgör myndighetens handlingar. Radering av e-post För att få gallra (radera) allmänna handlingar krävs alltid ett gallringsbeslut. Vid GIH finns ett sådant för Gallring handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som kan tillämpas. Men viktigt är att sådan e-post som ska bevaras tas om hand på lämpligt sätt. E-post som inte ska bevaras ska alltid gallras så fort den inte behövs för arbetet. Detta är extra viktigt sedan införandet av dataskyddsförordningen 2018 och den enskildes i och med denna stärkta rätt till sina egna personuppgifter. Radera regelbundet e-post av tillfällig eller ringa betydelse eller se till att den tas om hand för bevarande om den ska vara kvar, t.ex. genom att diarieföra och överföra e- posten till GIH:s ärendehanteringssystem.
4(8) Diarieföring av allmänna handlingar Diarieföring är en metod för att registrera allmänna handlingar med syfte att säkerställa allmänhetens rätt till insyn i myndighetens verksamhet och ge möjlighet att ta del av allmänna handlingar. Diarieföringen underlättar också GIH:s egen möjlighet att bevara och återfinna sina handlingar. I GIH:s dokumenthanteringsplaner finns vägledning om vilka handlingar som ska diarieföras. Exempel på e-post som ska diarieföras och bevaras är t.ex. remissvar betydande korrespondens runt avtal betydande korrespondens runt studentärenden övrig betydande korrespondens som knyter an till GIH som myndighet Sekretess Vad som ska hållas hemligt i ett e-postmeddelande regleras i offentlighets- och sekretesslagen och inte av den enskilda avsändaren eller mottagaren. Uppgifter som klassificerats som sekretessbelagda får aldrig skickas med e-post. Sekretessbelagda handlingar ska alltid diarieföras. E-postmeddelande som inkommit till GIH, innehållande sekretessbelagd information, ska skrivas ut på papper, lämnas till registrator för diarieföring, varefter e-postmeddelandet ska raderas. Personuppgifter Sedan införandet av dataskyddsförordningen (EU 2016/679) omfattas ostrukturerade personuppgifter i e-post av detta regelverk. I princip innebär därför all användning av e- post att personuppgifter behandlas. Själva e-postadressen i sig är oftast en personuppgift och all annan information i meddelandet som kan kopplas till en enskild person är också personuppgifter. Här följer några punkter att tänka på utifrån behandling av personuppgifter: Skicka inte känsliga personuppgifter i oskyddad e-post. Sprid inte personuppgifter i onödan. Skicka bara personuppgifter till dem som behöver uppgifterna för sitt arbete. Om du skickar e-post till många samtidigt, överväg om adresserna ska skrivas i fältet för dold kopia (bcc). Spar inte e-post längre än vad du behöver för ditt arbete. Radera regelbundet e- post av tillfällig eller ringa betydelse (enligt GIH:s tillämpningsbeslut) eller se till att de tas om hand för bevarande om de ska vara kvar, t.ex. genom att diarieföra och överföra dem till GIH:s ärendehanteringssystem. När du skickar e-post, bifoga GIH:s standardtext om hur vi behandlar personuppgifter med länk till mer information på vår webbplats. Utlämnande av e-post som utgör allmän handling Begäran om att få ta del av allmän handling ska alltid hanteras skyndsamt. Prövning om utlämning sker i enlighet med delegationsordningen.
5(8) ÖVRIGT KRING E-POST När vi som medarbetare vid GIH använder vår e-post för kommunikation agerar vi i egenskap av myndigheten GIH och måste därför tänka på vad vi skriver, hur vi skriver och till vem. Då vi skickar och tar emot e-post innebär det som regel att vi hanterar allmän handling och att vi behandlar personuppgifter. GIH som myndighet har rätt att tillgå e-post i sådant fall det är nödvändigt, vid exempelvis sjukdom eller annan frånvaro. Den e-postklient som ska användas vid GIH är Outlook. Som arbetsverktyg ska alla vid GIH kunna hantera Outlook och erbjudas utbildning i de fall det behövs. Användning av GIH:s e-post för privata ändamål är tillåten i begränsad omfattning under förutsättning att användarreglerna respekteras fullt ut. Tänk på att: Följa det regelverk som finns. Alla som har ett e-postkonto på GIH uppmanas att regelbundet läsa sin e-post. Personal förväntas läsa sin e-post varje arbetsdag. Undvik att bifoga stora dokument med e-post då det kan medföra överbelastning av servrar och nätverk. Det är inte tillåtet att skicka e-post med kränkande innehåll. Om du vidarebefordrar e-post med sådant innehåll kan GIH hållas ansvarig för detta. Det är inte tillåtet att vidarebefordra konfidentiell information till utomstående. Om en enskild individ gör detta kan han/hon hållas ansvarig för detta. E-posten är bra för korta meddelanden, kallelser eller kort information. Välj ett annat kommunikationsmedel vid känsliga ärenden eller där du vill se hur mottagaren reagerar. Ta bort aviseringar om ny e-post om du blir stressad av detta. Försök hitta ett sätt att arbeta effektivt med din e-post som passar dig, t.ex. att kategorisera dem efter prioritetsordning och i mappar. Bemöt dina medarbetare och övriga med vänlighet och respekt såsom i alla andra forum för dialog vid GIH. På din fritid är du som medarbetare inte är skyldig att vare sig läsa eller besvara e-post. För att kommunicera kan alternativ till e-post vara att använda Zoom eller Skype. Autosvar Vid frånvaro ska autosvar ställas in på e-posten i enlighet med rekommendationer (se intranätet under snabbval/mallar). E-postadress Alla anställda på GIH ska ha en personlig e-postadress. Då dessa kan bli ganska många är det viktigt att e-postadresserna inte binds upp i onödan och att det finns en rutin för att stänga ner e-postadresser som inte är aktiva. E-postadresser konstrueras enligt principen fornamn.efternamn@gih.se. Vid dubbla efternamn används inte bindestreck eller punkt emellan.
6(8) E-postbrevlåda Det finns en maxgräns på hur mycket den personliga e-postbrevlådan rymmer och systemet varnar när utrymmet nästan är fullt. Den enskilda medarbetaren är själv ansvarig för att radering (gallring) och diarieföring samt arkivering av e-post sker kontinuerligt. De handlingar, dokument, bilder etc. som skickats via e-post bör löpande sparas ner i hemkatalogen eller i en gemensam mapp för avdelningen/enheten eller motsvarande. För mer information om vad som gäller se under rubriken Regelverk kring e-post. E-postlistor För att underlätta kommunikation via e-post har grupplistor skapats för vissa grupperingar inom GIH t.ex. nämnder, avdelningar, enheter och råd. Dessa grupplistor kan endast skapas av IT-funktionen och administreras av utsedda ansvariga personer i organisationen (t.ex. nämndsekreterare). Inaktiva e-postlistor tas regelbundet bort ur systemet. Funktionsadresser En funktionsadress är personoberoende och flera personer kan ha tillgång till brevlådan. Dessa skapas för att hantera e-post ställd till centrala funktioner inom GIH, t.ex. registrator eller antagning. Samtliga personer som har tillgång till adressen är ansvariga för att postlådan sköts ordentligt. Massutskick Det är viktigt att minimera mängden massutskick inom organisationen t.ex. genom e- postlistan everyone. Därför ska de grupplistor som finns användas i första hand och everyone endast i undantagsfall. Privat e-post E-post som inte rör den anställdes tjänst vid GIH ska alltid skiljas från meddelanden som rör myndighetens verksamhet, t.ex. genom att placeras i särskilda mappar. Exempelvis omfattas handlingar som tas emot i rollen som facklig förtroendeman inte av offentlighetsprincipen och är inte allmän handling. Lämna inte ut din GIH-e-postadress i privata sammanhang, t.ex. vid medlemskap i föreningar. PST-filer En pst-fil är en arkivfil av e-post. Denna fil är varje medarbetare själv ansvarig för eftersom Microsoft inte stödjer/ger support för pst-filer som ligger på ett nätverk (t ex hemkatalog). Eftersom Microsoft inte stödjer pst-filer på nätverk, kan inte heller IT ansvara för att pst-filen inte blir korrupt (skadad). Signatur Använd alltid din GIH- signatur i e-postbrevet. Skriv din signatur i enlighet med GIH:s mallar i Outlook/Signatur. I signaturen ska finnas information om att GIH behandlar personuppgifter samt en länk till informationstext om detta.
7(8) Studenters e-post Offentlighetsprincipen gäller inte för studenters e-postbrevlådor eftersom deras e-post inte utgör myndighetens handlingar. Notera dock att e-post som inkommer till GIH från en student vid GIH omfattas av offentlighetsprincipen och utgör en allmän handling. För studenter som även är anställda gäller dock samma regler som för anställda vid GIH. E-post som hanteras i egenskap av anställd ska därför tydligt skiljas från övrig e-post i särskilda mappar. Svara För att underlätta kommunikationen inom organisationen bör e-post besvaras inom fem arbetsdagar. Om det finns en deadline för svar (t.ex. vid remiss) ska denna tydligt anges. E-post som inkommit till GIH som myndighet och som innebär att allmän handling begärs ut ska besvaras skyndsamt, vilket innebär inom två arbetsdagar 1. Om du inte har möjlighet att ge ett svar, skriv att du återkommer i frågan. Vad händer när man slutar arbeta vid GIH? Innan en anställning vid GIH upphör måste den anställda gå igenom sin brevlåda för att se till att viktiga handlingar är diarieförda. Tillgången till GIH:s IT-resurser avslutas i samband med att anställningen upphör eller att ett uppdrag för GIH:s räkning avslutas (konsultavtal). FÖR ATT UNDERLÄTTA KOMMUNIKATIONEN PÅ GIH Att skicka kopia När du skickar en e-post med kopia (cc) till fler, tilltala huvudmottagaren i inledningen, Hej Anders, så att övriga som läser direkt förstår att de är cc:ade. Skicka inte kopior i onödan, utan välj med omsorg vilka du skickar kopior till. När exempelvis ett mejl gått ut till en grupp personer som ombeds svara på en fråga, svara i möjligaste mån enbart avsändaren, dvs. undvik att skicka ditt svar med kopia till övriga som fått frågan. Tydlighet i innehållet och bilagor För att underlätta tydligheten i en e-post skicka inte filer utan skriv texten direkt i e- posten om det är möjligt. Gör gärna rubriker om texten är längre så att mottagaren genom att läsa rubrikerna snabbt får en korrekt uppfattning om vad det handlar om. Om texten är omfattande är bilagor att föredra. I de fall det är möjligt, välj att skicka länk till dokument eller annan information i stället för att skicka med själva dokumentet. På så vis sparar vi på kostsamt utrymme på servern och utnyttjar intranätet. 1 Tryckfrihetsförordning 2 kap. (SFS 1949:105)
8(8) Vidarebefordran Automatisk vidarebefordran till externt e-postsystem (t.ex. Hotmail och Google) är inte tillåtet. Detta på grund av att GIH som myndighet måste försäkra sig om att en kommunikation som är av offentlig karaktär (t.ex. mellan student och lärare) ska kunna följas upp och spåras i ett senare skede. Ämnesrad För att underlätta för andra, se till att du skrivit en bra beskrivning i ämnesraden på e- postmeddelandet. Skriv inte fråga utan skriv inloggning intranät om det är ämnet. Kom ihåg att byta texten i ämnesraden om ärendet ändras från det ursprungliga t.ex. skriver någon om personaldagen och du passar på att med vändande e-post fråga om ärendenummer, så ange det nya ämnet i ämnesraden. Tänk på att en tydlig ämnesrubrik underlättar att senare kunna söka fram just denna e-post. Dessutom förstår mottagaren ärendet snabbare.