Vägledning för avrop från Belysningsarmaturer

Vägledning för avrop från Belysningsarmaturer Version 2.0

Datum Sid 2 (15) Innehåll 1 Om vägledningen... 4 1.1 Inledning... 4 1.2 Utveckling av vägledningen... 4 2 Ramavtalsområde... 5 2.1 Allmän information... 5 2.2 Ramavtalsområdets omfattning... 5 2.3 Ramavtalsområdets löptid... 6 2.4 Avropsordning... 7 2.5 Priser... 7 2.6 Leveranskostnad... 7 2.7 Leveranstid... 7 2.8 Stöddokument för avrop... 8 3 Om avropet... 9 3.1 Val av avropsform... 9 3.1 Kontraktsvillkor...12 3.2 Utskick av avropsförfrågan...12 4 Hållbarhetskrav och sociala krav i upphandlingen av ramavtalsområdet... 13

Datum Sid 3 (15) Versioner Publicerat datum Uppdaterat avsnitt Version 1.0 2018-06-04 Skapad Version 2.0 2018-08-14 Leveranskostnad och leveranstid kompletterad. Flytt av hela kapitlet om sociala krav och hållbarhetskrav sist i vägledningen. version. version. version. datum. datum. datum. version. version. version.

Datum Sid 4 (15) 1 Om vägledningen 1.1 Inledning vid Kammarkollegiet (nedan kallad SIC) har tagit fram denna vägledning i syfte att ge stöd till avropsberättigade myndigheter/organisationer vid avrop från ramavtal gällande Belysningsarmaturer. Även ramavtalsleverantörer kan ha nytta av vägledningen även om den i första hand ger ett myndighetsperspektiv på avrop. På www.avropa.se finner du mer information om ramavtalsområdet, samt kontaktuppgifter till ramavtalsansvarig och ramavtalsleverantörer. Vägledningen innehåller rekommendationer från SIC, men det är avropets omfattning och komplexitet, samt eventuell användning av elektroniska system för avrop, som avgör i vilken grad vägledningen är tillämplig För mer information avseende avrop från ramavtal så hänvisas till SIC generella vägledning som finns publicerad på www.avropa.se. 1.2 Utveckling av vägledningen Vägledningen kommer att uppdateras kontinuerligt. Det är alltid den senaste publicerade versionen på www.avropa.se som gäller. Dina kommentarer till vägledningen är värdefulla. E-posta gärna dina synpunkter till ramavtalsansvarig (se www.avropa.se) eller till ramavtalsservice@kammarkollegiet.se.

Datum Sid 5 (15) 2 Ramavtalsområde 2.1 Allmän information 2.1.1 Avropsberättigade Ramavtalen för Belysningsarmaturer kan nyttjas av statliga myndigheter, samt offentligt styrda organ som lämnat bekräftelse (fullmakt). Avropsberättigade organisationer finns angivna på www.avropa.se. 2.1.2 Ramavtalsleverantörer Ramavtalsleverantörer inom Belysningsarmaturer framgår av www.avropa.se. 2.1.3 Underleverantörer Med underleverantör avses en juridisk eller fysisk person som ramavtalsleverantören anlitar för att fullgöra hela eller delar av det åtagande som följer av ramavtalet och kontrakt. Ramavtalsleverantören ansvarar för underleverantör såsom för egen del. Ramavtalsleverantören har inte rätt att till underleverantör delegera rätten att ta emot Avropsförfrågan, lämna avropssvar, teckna kontrakt eller fakturera avropsberättigad. Eventuellt byte eller tillägg av underleverantör under kontraktstid kan endast ske efter godkännande från avropsberättigad. Ansökan om att byta eller lägga till underleverantör ska ställas till avropsberättigad i god tid före planerat bytes- eller tilläggsdatum. 2.2 Ramavtalsområdets omfattning Ramavtalet omfattar belysningsarmaturer i form av arbetsplatsarmaturer för kontorsarbete såsom skrivbordsarmaturer, golvarmaturer och takarmaturer (pendelarmaturer). Därtill kommer inredningsramaturer för trivselbelysning samt vissa specialarmaturer som exempelvis förstoringslampor. Gemensamt för samtliga armaturer är att de har någon form av stickpropp. Armaturer för fast installation ingår inte.

Datum Sid 6 (15) 2.2.1 Delområden Ramavtalsområdet är indelat i två delområden: Arbetsplatsarmaturer Inredningsarmaturer 2.2.2 Arbetsplatsarmaturer Med arbetsplatsarmaturer avses armaturer för vägg, golv, bord eller tak som ljussätter individuell arbetsplats i kontorsmiljö. Det primära syftet med arbetsplatsarmaturer är att ge kontorsarbete en belysningsmässigt fullgod arbetsmiljö. 2.2.3 Inredningsarmaturer Med inredningsarmatur avses armaturer för antingen vägg, golv, bord eller tak och som har en visuellt trivselskapande effekt med hjälp av ljuset och/eller utseendet/designen. Inredningsarmaturer ska inte vara avsedda för ljussättning av individuell arbetsplats 2.2.4 Avgränsningar Varor från ramavtalsområdet Ljuskällor finns att avropa på avropa.se under Kontor och inredning/förbrukningsvaror/ljuskällor. 2.3 Ramavtalsområdets löptid Ramavtalen är giltiga från och med 2018-06-03 till och med 2019-09-15 och kan förlängas på initiativ av Kammarkollegiet i upp till 12 månader, det vill säga maximalt till och med 2020-09-15. 2.3.1 Övrigt Ramavtalsområdet har en kortare giltighetstid än normalt. Ramavtalsområde avseende Belysningsarmaturer är tänkt att upphandlas som ett delområde i en kommande upphandling av Möbler och inredning. Detta för att få samma avropsordningar, giltighetstider samt ge förenklingar avseende avrop och förvaltning. Någon förlängning av giltighetstiden kommer inte att utlösas om upphandlingen av ramavtalsområde Möbler och inredning blir gällande från 2019-09-16.

Datum Sid 7 (15) 2.4 Avropsordning 2.4.1 Kombinerad avropordning (komboavtal) För detta ramavtalsområde gäller en kombination av särskild fördelningsnyckel och förnyad konkurrensutsättning. Mer om detta går att läsa under avsnitt 3.1. 2.5 Priser 2.5.1 Särskild fördelningsnyckel Priset för de varor som omfattas av avrop med särskild fördelningsnyckel ska vara det pris som anges för respektive vara i prislistorna publicerade per ramavtalsleverantör. 2.5.2 Förnyad konkurrensutsättning Vid avrop som föregås av förnyad konkurrensutsättning kan ramavtalsleverantören lämna andra priser än de priser som presenteras i prislistorna publicerade per ramavtalsleverantör. 2.6 Leveranskostnad Vid avrop med avropsformen särskild fördelningsnyckel får ramavtalsleverantören debitera för den faktiska leveranskostnaden för leveranser inom Sverige. Leveranskostnaden ska inte överstiga den kostnad som ramavtalsleverantören erbjuder övriga kunder. Vid Avrop med avropsformen förnyad konkurrensutsättning kan ramavtalsleverantören offerera leveranskostnad vid varje enskilt avropssvar. 2.7 Leveranstid Leverans ska ske på den tid eller inom den tidsrymd som angivits i kontraktet. Leverans får inte utan avropande myndighets godkännande ske tidigare än vad som överenskommits i kontraktet. Maximal leveranstid är 15 arbetsdagar till angiven plats i Sverige, om inget annat överenskommits. Leveranstid ska anges i orderbekräftelse. Helgdagar och tider då tillverkningsanläggningar kan vara stängda för produktion räknas inte som arbetsdagar. Sådana tidsperioder är exempelvis 25 juni - 1 augusti och 20 december - 6 januari.

Datum Sid 8 (15) 2.8 Stöddokument för avrop En enklare avropsblankett att använda för avrop genom särskild fördelning samt en mer avancerad blankett att använda vid förnyad konkurrensutsättning finns att använda. Dessa avropsblanketter är inte tvingande. Har avropande organisation/myndighet redan en rutin eller systemstöd för hantering av avrop så ska självklart detta användas. Denna vägledning samt en mer generell vägledning för avrop finns publicerade likaså ett antal avtalsdokument som Allmänna villkor och Huvuddokument.

Datum Sid 9 (15) 3 Om avropet Under denna punkt beskrivs det som är specifikt vid avrop inom detta ramavtalsområde. 3.1 Val av avropsform Avrop som beräknas ha ett värde upp till och med maximalt 30 000 SEK ska genomföras genom tillämpning av en så kallad särskild fördelningsnyckel. För avrop som beräknas ha ett värde över 30 000 SEK sker avrop genom förnyad konkurrensutsättning. 3.1.1 Beräknat värde upp t.o.m. 30 000 SEK Avrop som beräknas ha ett värde upp till och med maximalt 30 000 SEK ska genomföras genom tillämpning av en så kallad särskild fördelningsnyckel. Avrop genom tillämpning av en särskild fördelningsnyckel innebär att den avropande myndigheten, utifrån en eller flera av de parametrar som anges under avsnitt Särskild fördelningsnyckel parametrar, kontaktar den ramavtalsleverantör som till lägst kostnad kan tillgodose den avropande myndighetens behov. Urval sker med utgångspunkt i de på avropa.se publicerade prislistorna. En sammanställning över efterfrågade varor kommuniceras skriftligt till ramavtalsleverantören. Om ramavtalsleverantören kan tillhandahålla efterfrågade varor tilldelas denna kontraktet. 3.1.2 Kravställning 3.1.2.1 Parametrar Avrop genom tillämpning av en särskild fördelningsnyckel innebär att den avropande myndigheten väljer den ramavtalsleverantör som bäst kan tillgodose den avropande myndighetens behov vid avropstillfället med hjälp av en eller flera av nedanstående ej rangordnade parametrar. 1. Varans egenskaper Att varor ska ha en viss egenskap, exempelvis mått, material, utformning, miljö, energibesparande tillbehör som exempelvis belysningsreglering (dimmer), timer eller närvarosensor m.m. 2. Varans funktionalitet Att varor ska uppfylla vissa efterfrågade funktioner, exempelvis hantering, alternativ utformning, användarvänlighet m.m. 3. Varans estetiska utformning Att varor ska ha en viss efterfrågad estetisk utformning, exempelvis form, kulör, design m.m.

Datum Sid 10 (15) 4. Varans anpassning till befintlig belysning och annan inredning Att varor ska passa in med befintliga varor eller annan inredning för att få ett jämförbart visuellt enhetligt helhetsintryck. 5. Varans anpassning till lokalens utformning och funktionalitet Att varor ska passa in i lokalernas utformning och funktionalitet för att få ett jämförbart visuellt och/eller funktionellt enhetligt helhetsintryck. 6. Varans pris Varors pris enligt prislista. 7. Livscykelkostnad Varans kostnad enligt Upphandlingsmyndighetens LCC-verktyg.

Datum Sid 11 (15) 3.1.3 Beräknat värde över 30 000 SEK För avrop som beräknas ha ett värde över 30 000 SEK sker avrop genom förnyad konkurrensutsättning enligt 7 kap. 9 LOU. Detta innebär att samtliga ramavtalsleverantörer bjuds in att på nytt lämna avropssvar i enlighet med de villkor som anges i ramavtalet. Dessa villkor får, om nödvändigt, preciseras och vid behov kompletteras med andra villkor som angetts i upphandlingsdokumenten. Tanken med detta förfarande är att den förnyade konkurrens som uppstår vid avropet ska leda till att kontrakt tecknas med den leverantör som kan erbjuda den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen. 3.1.4 Kravställning 3.1.4.1 Parametrar Utöver de krav som ställts i upphandlingen, kan avropande myndighet använda nedanstående parametrar vid avrop genom förnyad konkurrensutsättning. Nedanstående parametrar kan antingen ställas som obligatoriska krav eller användas som tilldelningskriterier vid utvärdering av anbud. Det är upp till varje avropande myndighet att definiera hur respektive parameter ska användas. Observera att nedan beskrivning av respektive parameter inte är uttömmande utan endast exemplifierar hur detta kan användas vid avrop. Följande parametrar (en eller flera) kan användas vid avrop vid förnyad konkurrensutsättning: 1. Varans egenskaper Att varor ska ha en viss egenskap, exempelvis mått, material, utformning, miljö, energibesparande tillbehör som exempelvis belysningsreglering (dimmer), timer eller närvarosensor m.m. 2. Varans funktionalitet Att varor ska uppfylla vissa efterfrågade funktioner, exempelvis hantering, alternativ utformning, användarvänlighet m.m. 3. Varans estetiska utformning Att varor ska ha en viss efterfrågad estetisk utformning, exempelvis form, kulör, design m.m. 4. Varans anpassning till befintlig belysning och annan inredning Att varor ska passa in med befintliga varor eller annan inredning för att få ett jämförbart visuellt enhetligt helhetsintryck. 5. Varans anpassning till lokalens utformning och funktionalitet Att varor ska passa in i lokalernas utformning och funktionalitet för att få ett jämförbart visuellt och/eller funktionellt enhetligt helhetsintryck. 6. Varans pris Varors pris enligt prislista

Datum Sid 12 (15) 7. Livscykelkostnad Varans kostnad enligt Upphandlingsmyndighetens LCC-verktyg 8. Leveranstid Att varor ska levereras vid en speciellt angiven leveranstid 9. Säkerhetsskyddsavtal Att det träffas ett skriftligt säkerhetsskyddsavtal med leverantören om det säkerhetsskydd som behövs i det särskilda avropet 10. Särskilda krav på varurelaterade tjänster Exempelvis ljuskonsultation eller att varor ska levereras till anvisad plats, levereras monterade eller monteras på anvisad plats. 3.1.5 Tilldelningsgrund Kontrakt tilldelas den ramavtalsleverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret enligt valda parametrar i punkten 3.1.4.1 Parametrar. 3.1 Kontraktsvillkor I Allmänna villkor kapitel 9 kan du hitta kontraktsvillkor och övrigt som gäller vid t.ex. leverans, leveransförseningar eller vid reklamationer eller fel i varan. 3.2 Utskick av avropsförfrågan Vid avrop genom särskild fördelningsnyckel skickas avropsförfrågan till den leverantör som kan tillgodose behovet utifrån urval av en eller flera parametrar i kravställningen till lägst pris. Vid förnyad konkurrensutsättning skickas avropsförfrågan till samtliga ramavtalsleverantörer inom respektive delområde.

Datum Sid 13 (15) 4 Hållbarhetskrav och sociala krav i upphandlingen av ramavtalsområdet Generellt så har Kammarkollegiet enbart upphandlat varor med LED-ljuskälla. 4.1.1 Miljökrav I kravspecifikationen har Kammarkollegiet ställt krav på att varorna ska uppfylla: - Prestandakraven och informationskraven i Ekodesignförordningen 1194/2012. - Minimikrav på livslängden för ljuskällor enligt angivna standarder. - I de fall varan har kromade detaljer ska kromet vara trevärt. - Plasten i varan ska vara halogenfri (kabeln undantagen). Vidare ska: - Arbetsplatsarmaturer och inredningsarmaturer vara försedda med energieffektiv ljuskälla enligt energiklass A+ eller om arbetsplatsarmatur levereras med inbyggd LED, ska systemeffektiviteten vara minst 65 lm/w. I huvuddokument finns ett antal angivna åtaganden som ramavtalsleverantören ska förhålla sig till. 4.1.1.1 Ekodesign Ekodesignkrav innebär att en produkt måste uppfylla krav på energieffektivitet och resurseffektivitet för att få användas inom EU. 4.1.1.2 Energimärkning Energimärkningar kan ge information om en produkts energianvändning och därmed förbättra kundernas möjlighet att göra underbyggda val med utgångspunkt i produkters energieffektivitet. 4.1.1.3 Reach-förordningen Reach-förordningen skyddar mot risker förorsakade av kemikalier och farliga ämnen. Förordningen innehåller bland annat bestämmelser om registrering, utvärdering, tillstånd och begränsning av kemiska ämnen. Syftet med Reach-förordningen är att garantera en hög skyddsnivå för människors hälsa och miljön samt att främja konkurrensen och innovationen på den inre marknaden.

Datum Sid 14 (15) 4.1.1.4 Producentansvar Begreppet producent avser inte enbart de som tillverkar en produkt utan kan enligt vissa regelverk även omfatta de som importerar eller säljer produkter i Sverige. Producenter kan bland annat vara skyldiga att ta hand om avfall samt lämna upplysningar och informera om möjligheten att lämna avfall till producenten. 4.1.1.5 Övrigt I direktiv 2012/19/EU finns bestämmelser som ska skydda miljön och människors hälsa genom att bland annat reglera hanteringen av avfall som utgörs av eller innehåller elektrisk och elektronisk utrustning. Det är vidare enligt Arbetsmiljöverket lämpligt att belysningsarmaturerna utformas och installeras så att nedsmutsning och korrosion så långt det är möjligt undviks och att rengöring underlättas. 4.1.2 Sociala och etiska krav 4.1.2.1 Sociala och etiska krav Ramavtalsleverantören ska vid tillhandahållande av varor och tjänster kontinuerligt arbeta med att förbättra och ta hänsyn till sociala och etiska aspekter. Detta gäller även för ramavtalsleverantörens underleverantörer. Ramavtalsleverantören svarar för att lagstadgade skyldigheter vad gäller anställnings- och arbetsmiljövillkor tillämpas för berörd personal, samt motverkande av arbetsrättsliga och skattemässiga oegentligheter. Ramavtalsleverantören ska därmed bl.a. försäkra sig om att ingen så kallad svart arbetskraft anlitas för utförande av uppdraget samt förbinder sig att ha rutiner för att följa upp detta genom regelbundna kontroller. 4.1.2.2 Grundläggande rättigheter för arbetstagare Ramavtalsleverantören ska aktivt verka för att varor och tjänster som levereras genom ramavtalet ska vara tillverkade under förhållanden som är förenliga med: - FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948) - ILO:s kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering, föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182) - FN:s barnkonvention (artikel 32) - Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet - Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet - Den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet - FN:s deklaration mot korruption Ramavtalsleverantören ska, på Kammarkollegiets begäran, redovisa dokumentation om så krävs för kontroll av att ovan är uppfyllt. 4.1.2.3 Antidiskriminering Ramavtalsleverantören ska vid utförande av kontrakt i Sverige följa diskrimineringslagen (2008:567). Ramavtalsleverantören ska ha ett fortlöpande arbete med aktiva åtgärder och på annat sätt verka för lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Arbetet med aktiva åtgärder ska följa 3

Datum Sid 15 (15) kap. 4 12 diskrimineringslagen samt dokumenteras i enlighet med 3 kap. 13 14 diskrimineringslagen. 4.1.2.4 Responsible Business Alliance Code of Conduct Ramavtalsleverantören ska vid utförande av kontrakt säkerställa att produktion av varor som säljs via ramavtalet sker under förhållanden som är förenliga med Responsible Business Alliance Code of Conduct version 6.0 (2018).