Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.68 november 2018 Vitec Affärsområde Fastighet www.vitec.se/fastighet infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00
Innehållsförteckning Inledning... 3 Kontrakt... 3 Besiktningsbokning för underkontrakt... 3 Avgifter... 4 Flera avgifter vid retroaktiv avgiftshöjning... 4 Inställning på avgiftstyp "Momsredovisas ej"... 4 BRF och tomträtter... 5 Undanta överlåtelse för KU... 5 Koppla kontrakt till överlåtelse... 5 Kontrolluppgifter KU55 och KU26... 6 Fakturering... 7 Fler kolumner i fakturaunderlagslistan... 7 Generella fakturameddelande undanta kreditfakturor... 7 Betalning... 8 Inställning för bank- och plusgirokontroll vid import av betalningar... 8 Bokföring... 9 Bokföringsexport Aditro... 9 Bokföringsexport Raindance faktura 3... 9 Redovisning... 10 Kontoavstämningslista... 10 Integrationer... 12 Registrera intressent till Arena... 12 Schemalagda tjänster och filöverföring... 14 Filöverföring via FTP... 14 Bokföringsexport... 14
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.68 november 2018 Inledning Några av nyheterna i version x.68 av Vitec Hyra är att det finns en ny rapport för att kunna göra kontoavstämning, där man bl a kan välja ett konto och avstämningsdatum. Vid uppsägning av kontrakt kan man även göra besiktningsbokningar för berörda underkontrakt. Det går att välja flera avgiftstyper samtidigt vid retroaktiv avgiftshöjning. Om man använder Vitec Arena finns det nu möjlighet att skapa ett konto för inloggning för en felanmälare i Vitec Arena. Kontrakt Besiktningsbokning för underkontrakt Vid uppsägning av kontrakt med underkontrakt kommer det numera upp besiktningsbokning även för underkontrakten, förutsatt att kontrakten har en objektstyp som har inställt att besiktning ska ske vid uppsägning. I samband med att en uppsägning av ett huvudkontrakt och att man även väljer att säga upp underkontrakt ges även möjlighet att boka besiktning på underkontrakten. Det är bara de objekt där objektstypen har Besiktning vid kontraktsuppsägning vald som bokning av besiktning kan göras. 3
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.68 november 2018 Avgifter Flera avgifter vid retroaktiv avgiftshöjning Guiden Retroaktiv avgiftsändring har ändrats så att det nu är möjligt att i urvalet välja flera avgiftstyper som ligger till grund för beräkning av retroaktiv hyra. Alla berörda avgifter räknas samman per kontrakt och resulterar i en ny avgift med retroaktiv hyra. Valet av avgiftstyp görs i ett nytt steg i guiden som kommer som steg 2. Här markeras en eller flera avgiftstyper. I steg 3 kommer som vanligt valen för att tala om vilken period som retroaktiv hyra ska beräknas för samt vilken avgiftstyp som den retroaktiva hyran ska läggas på etc. Klicka därefter på hämta avgifter så visas de avgifter som blir aktuella för retroaktivitet. Inställning på avgiftstyp "Momsredovisas ej" Det finns en ny inställning på avgiftstyp "Momsredovisas ej". Avgifter vars avgiftstyp har den nya inställningen kommer inte med i momsredovisningsrapporten. Grunddata/Avgiftstyper: 4
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.68 november 2018 BRF och tomträtter Undanta överlåtelse för KU Det finns en ny inställning på överlåtelser Ingen kontrolluppgift. Om den är markerad undantas överlåtelsen när kontrolluppgifter (KU) skapas. Koppla kontrakt till överlåtelse Det finns sedan tidigare två sätt att skapa överlåtelser på: - I samband med att ett nytt avtal skapas och då kopplas överlåtelsen automatiskt till avtalet. - Direkt på ett objekt, vilket inte automatiskt kopplar till något avtal. Förut fanns ingen möjlighet att se om en överlåtelse var kopplad till något avtal eller inte och det gick inte heller att koppla överlåtelser till avtal i efterhand. Detta har nu åtgärdats så att kopplingen syns i dialogen för överlåtelser och det finns möjlighet att manuellt koppla överlåtelser till avtal. 5
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.68 november 2018 Kontrolluppgifter KU55 och KU26 Filer med kontrolluppgifter till skattemyndigheten för bostadsrätter samt för tomträtter har uppdaterats till senaste version och fungerar nu för inlämning av 2018 år värden. 6
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.68 november 2018 Fakturering Fler kolumner i fakturaunderlagslistan Fakturaunderlagslistan har utökats med kolumner för Objekttypsgrupp, Avgiftskommentar samt Intern avgiftskommentar. Dessa kolumner är dolda som standard. För att välja dem, höger-klicka på någon rubrik i listan. Generella fakturameddelande undanta kreditfakturor Det finns nu möjlighet att styra över om Generella fakturameddelanden ska visas på kreditfakturor eller inte (Grunddata/Faktura/Generella fakturameddelanden). Redan skapade fakturameddelanden kommer att ha kreditfakturor i-bockat för att det ska vara oförändrat beteende. Om man inte önskar att kreditfakturor ska få meddelandet, får man helt enkelt bocka ur det. 7
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.68 november 2018 Betalning Inställning för bank- och plusgirokontroll vid import av betalningar Det finns nu en ny inställning för om man vill göra kontroll av bankgiro och plusgiro vid inläsning av betalningsfiler. Tidigare har denna kontroll inte gått att stänga av, men nu finns alltså möjligheten att inte göra denna kontroll när man läser in betalningar. Inställningen finns under Alternativ och den nya fliken Betalning. Ta bort bocken om den här kontrollen inte önskas. 8
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.68 november 2018 Bokföring Bokföringsexport Aditro En ny inställning för bokföringsexportformatet Aditro gör det möjligt att samla alla bokföringsrader i en och samma fil istället för att dela upp dem per ägare. Bokföringsexport Raindance faktura 3 Formatet Raindance faktura 3 har följande förändringar: Inom samma faktura slås alla poster som har lika kontering samman till en rad. Beloppen för de sammanslagna raderna summeras. När en faktura sträcker sig över flera månader, exempelvis vid kvartalsavisering, så skapas en rad per månad med en beloppsandel som motsvarar månadens andel av perioden. 9
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.68 november 2018 Redovisning Kontoavstämningslista Det finns en ny rapport för att kunna göra kontoavstämning, där man kan välja ett konto och avstämningsdatum. Rapporten listar bokföringsrader inom valt datumintervall. Rapporten finns under Redovisning/Kontoavstämningslista. 10
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.68 november 2018 Först finns det möjlighet att selekterat med hjälp av standardurvalet. Sedan går det bra att filtrera på Konto och datumintervall. Det finns även möjlighet att gruppera bokföringsraderna dels per ägare och fastighet och dels per ägare och vald koddel (t ex kostnadsställe). Det går också bra att hämta bokföringsrader från fakturor med utgående saldo för valt datum. Klicka på Uppdatera när urvalen är valda. 11
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.68 november 2018 Integrationer Registrera intressent till Arena Om man använder Vitec Arena tillsammans med Vitec Hyra finns det nu möjlighet att skapa ett konto för inloggning i Vitec Arena för en felanmälare/intressent från Vitec Hyra. Man behöver ange på vilka intressenttyper som det ska gå att skapa konto i Arena. På intressenttypen (Grunddata/Kontraktsdata/Intressenttyper) bockas i så fall Tillåt Arena-konto i. Det här alternativet är bara valbart om man har Vitec Arena. I nuläget kan man enbart göra detta för intressenter av typen Felanmälare, men detta kan komma att utökas till andra intressenttyper i framtida versioner om behovet finns. När man väljer att skapa ett konto för en intressent skickas ett mail till denna intressent med en länk som de kan följa för att skapa ett konto i Vitec Arena. (Valet syns bara om man har Vitec arena.) Intressenten måste ha giltig e-postadress, om inte får man felmeddelande om detta. Om personen redan har ett konto får man även meddelande om det. 12
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.68 november 2018 13
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.68 november 2018 Schemalagda tjänster och filöverföring Filöverföring via FTP Vid distribution av fakturor och vid körning av vissa schemalagda tjänster kan man använda sig av FTP för att skicka filer till en FTP-server. Felhanteringen av denna process har förbättrats så att det tydligare framgår ifall filerna lyckades eller misslyckades med att skickas till FTP-servern. När man sätter upp en schemalagd tjänst kan man ange att filer ska skickas via FTP. Man får numera information om filerna har kunnat skickas eller inte. Det gäller följande schemalagda tjänster: - Bokföringsexport - Skapa integrationsfil till Vitec Capifast - Skapa integrationsfil till Vitec Marknad - Exportmodulen (alla exporter kan skicka filer till FTP, detta hanteras i exportmodulen men inte när exporten är schemalagd) Bokföringsexport Nu finns det tydligare felmeddelanden om vad som gått fel, ifall schemalagda tjänster för bokföring inte går igenom korrekt. Om ett fel uppstår vid den schemalagda bokföringsexporten får man ett meddelande om detta och om vad som har gått fel. T ex om bokföringen inte balanserar eller om det finns bokföringsrader att rätta, eller om inga filer kunde skickas via FTP. På sidan 5 i konfigureringen av schemalagda tjänsten anger man e-posten som meddelandet ska gå till. 14
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.68 november 2018 På sidan 2 anges e-post (eller SMS) till den som är ansvarig för tjänsten och personen får besked om själva körningen har lyckats eller inte. 15