SLUTDOKUMENT 1(2) 2012-12-20 För kännedom; Fullmäktiges presidium Partiernas gruppledare Kommunstyrelsen Miljö- och byggnämnden Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Fritids- och kulturnämnden Uppföljande granskning av handläggning/beredning av motioner Vi har i egenskap av förtroendevalda revisorer i Kiruna kommun granskat vilka åtgärder som vidtagits sedan 2008 års granskning av motionsberedningen samt om kommunstyrelsen och nämnderna följer gällande regelverk. I granskningen har vi biträtts av sakkunniga från. Resultatet av vår granskning finns redovisat i bifogad revisionsrapport. Vår sammanfattande bedömning är att åtgärder vidtagits sedan 2008 års granskning och att kommunstyrelsen och nämnderna i stort följer gällande regelverk. Vår bedömning baseras på följande iakttagelser; Rutin för påminnelse till berörd handläggare vid yttranden har ändrats från sex till två månader. En förteckning över vilka motioner och medborgarförslag som är under beredning har tagits fram och där framgår vilka motioner som lämnats in och vilken beredningsstatus de har. Denna företeckning ska uppdateras efter varje möte med kommunstyrelsens arbetsutskott och redovisas för kommunfullmäktige två gånger per år, en gång under hösten och en gång under våren. Förteckningen ligger även ute på kommunens hemsida. Sedan granskningen 2008 har styrelsen och nämnderna fokuserat på att behandla och ta beslut för de motioner som legat under beredning i många år. Gällande beredning av motioner så att beslut kan fattas inom ett år finns fortfarande brister. Enligt de stickprov som gjorts av motioner väckta 2010 och 2011 framkommer att det finns ett flertal motioner som legat under beredning mer än ett år.
SLUTDOKUMENT 2(2) 2012-12-20 Avseende yttranden som för en motion ska inkomma inom två månader förekommer fortfarande brister. Genom våra stickprov av motioner väckta 2010 och 2011 framkommer att yttranden i flertalet motioner inkommit efter tidsfristen på två månader. Det finns behov av att ytterligare informationsinsatser kring beredningen av motioner riktas mot nämnderna och deras förvaltningar då flera av de åtgärder som gjorts sedan 2008 års granskning inte är kända utanför kommunstyrelsen och kommunkontoret. Granskningen visar att kommunstyrelsen och nämnden i flera avseenden redan är medveten om de utmaningar avseende motionsberedningen som uppmärksammats i granskningen. Beaktat detta lämnas följande rekommendationer för att ytterligare utveckla motionsberedningen i kommunen; Att kommunstyrelsen och nämnderna tillser att beredningen av motioner är känd och prioriterad i respektive nämnd så att beslut kan fattas inom ett år efter det att motionen inkommit. Att kommunstyrelsen och nämnderna tillser att lämnandet av yttranden gällande motioner är känd och prioriterad hos respektive nämnd och att yttranden inkommer inom två månader. I övrigt hänvisar vi till de iakttagelser som redovisas i bifogad revisionsrapport. För Kiruna kommuns revisorer Roger Aitomäki, ordförande Peter Scherman, vice ordförande Bilaga: Revisionsrapport Uppföljande granskning av handläggning/beredning av motioner,, december 2012
Revisionsrapport Uppföljande granskning av handläggning/ beredning av motioner Kiruna kommun Robert Öberg Jenny Krispinsson
Uppföljande granskning av handläggning/beredning av motioner Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömningar... 1 2 Inledning..... 3 2.1 Bakgrund.... 3 2.2 Revisionsfrågor... 3 2.3 Metod..... 3 3 Lagar och regelverk... 5 3.1 Beredning av ärenden... 5 3.2 Kommunfullmäktiges arbetsordning... 5 4 Granskningsresultat... 7 4.2 Åtgärder efter tidigare granskning... 7 4.1 Stickprov av motioner... 8 4.1.1 Motioner från 2008... 8 4.1.2 Motioner från 2010... 8 4.1.3 Motioner från 2011... 9 4.3 Efterlevnad av lagar och regelverk... 10 4.3.1 Beslut inom ett år... 10 4.3.2 Yttrande inom två månader... 10 Kiruna kommun
1 Sammanfattande bedömningar 2008 granskade revisorerna i Kiruna kommun motionsberedningen i kommunen. På uppdrag av revisorerna har nu genomfört en uppföljande granskning av motionsberedningen i Kiruna kommun. Syftet har varit att granska vilka åtgärder som vidtagits för att förbättra rutinerna kring motionsberedningen i kommunen samt hur nämnderna följer kommunallagen och kommunfullmäktiges arbetsordning gällande beredningen av motioner. Granskningen har framkommit ur revisorernas risk och väsentlighetsanalys. Vår sammanfattande bedömning är att åtgärder har vidtagits för att förbättra rutinerna kring motionsberedningen sedan 2008 års granskning och att kommunstyrelsen och nämnderna i stort följer kommunallagen och kommunfullmäktiges arbetsordning gällande beredningen av motioner. Trots detta finns fortfarande utvecklingsområden, inte minst när det gäller tidsfristen för yttranden. Den sammanfattande bedömningen baseras på följande iakttagelser: Rutin för påminnelse till berörd handläggare vid yttranden har ändrats från sex till två månader. En förteckning över vilka motioner och medborgarförslag som är under beredning har tagits fram och där framgår vilka motioner som lämnats in och vilken beredningsstatus de har. Denna företeckning ska uppdateras efter varje möte med kommunstyrelsens arbetsutskott och redovisas för kommunfullmäktige två gånger per år, en gång under hösten och en gång under våren. Förteckningen ligger även ute på kommunens hemsida. Sedan granskningen 2008 har styrelsen och nämnderna fokuserat på att behandla och ta beslut för de motioner som legat under beredning i många år. Gällande beredning av motioner så att beslut kan fattas inom ett år finns fortfarande brister. Enligt de stickprov som gjorts av motioner väckta 2010 och 2011 framkommer att det finns ett flertal motioner som legat under beredning mer än ett år. Även avseende yttranden som för en motion ska inkomma inom två månader förekommer fortfarande brister. Genom våra stickprov av motioner väckta 2010 och 2011 framkommer att yttranden i flertalet motioner inkommit efter tidsfristen på två månader. Det finns behov av att ytterligare informationsinsatser kring beredningen av motioner riktas till nämnderna och deras förvaltningar då flera av de åtgärder som gjorts sedan 2008 års granskning inte är kända utanför kommunstyrelsen och kommunledningskontoret. Kiruna kommun 1 av 11
Rekommendationer Granskningen visar att kommunstyrelsen och nämnden i flera avseenden redan är medvetna om de utmaningar avseende motionsberedningen som uppmärksammats i granskningen. Beaktat detta lämnas följande rekommendationer för att ytterligare utveckla motionsberedningen i kommunen; Att kommunstyrelsen och nämnderna tillser att beredningen av motioner är känd och prioriterad i respektive nämnd så att beslut kan fattas inom ett år efter det att motionen inkommit. Att kommunstyrelsen och nämnderna tillser att lämnandet av yttranden gällande motioner är känd och prioriterad hos respektive nämnd och att yttranden inkommer inom två månader. Kiruna kommun 2 av 11
2 Inledning 2.1 Bakgrund Innan ett ärende avgörs av kommunfullmäktige, ska det enligt Kommunallagen (KL) ha beretts av antingen en nämnd vars verksamhetsområde ärendet berör eller av en fullmäktigeberedning. För motioner finns i KL särskilda regler. En motion bör t ex beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen väcktes. I fullmäktiges arbetsordning reglerar respektive kommun sin motionsberedning närmare. 2008 granskade Kiruna kommuns förtroendevalda revisorer om kommunens nämnder hade en ändamålsenlig motionsberedning. Granskningen visade på ett antal utvecklingsområden. Behov finns därför att följa upp vilka åtgärder som vidtagits för att förbättra motionsberedningen. Denna uppföljande granskning av motionsberedningen har framkommit ur revisorernas risk och väsentlighetsbedömning. 2.2 Revisionsfrågor Granskningen utgår från följande revisionsfrågor: Vilka åtgärder har vidtagits för att förbättra rutinerna för besvarande av motioner och för att säkerställa att ej besvarade motioner bevakas? Hur följer nämndernas motionsberedning regelverket i kommunallagen, fullmäktiges arbetsordning och fullmäktiges beslut i övrigt angående detta? 2.3 Metod För granskningen har nämndsekreterare för barn- och utbildningsnämnden, miljöoch byggnämnden, socialnämnden och fritids- och kulturnämnden samt en av kommunsekreterarna intervjuats. Utöver dessa har även ordförande för kommunfullmäktige intervjuats. Genomgång har skett av beslut och rutinbeskrivningar angående motionsberedningen. Följande dokument har ingått i dokumentgranskningen: Kommunallag (1991:900) Arbetsordning för kommunfullmäktige (senast reviderad 2009-06-01) Förteckning över motioner och medborgarförslag under beredning (senast uppdaterad 2012-08-09) Handläggning/beredning av motioner, revisionsrapport (yttrande från kommunkontoret 2012-02-29) Kommunstyrelsens sammanträdesprotokoll (2012-03-26 85) Kommunstyrelsens sammanträdesprotokoll (2011-01-31 4) Kommunstyrelsens sammanträdesprotokoll (2009-11-02 176) Kiruna kommun 3 av 11
Rutiner för redovisning av motioner och medborgarförslag (antagen av kommunstyrelsen 2011-01-31 4) Rutiner för behandling av motioner och medborgarförslag i barn- och utbildningsnämnden (2012-11-27) Förutom intervjuer och dokumentgranskning har även stickprov av slumpmässigt valda motioner som väckts under år 2010 och 2011 granskats med avseende på beredning, uppföljning och beslut. Även tre motioner som ligger kvar under beredning sedan 2008 har granskats med syfte att undersöka hur länge de legat för yttrande och under beredning samt anledning till detta. Granskningen är avgränsad till att gälla motioner under beredning, därmed har medborgarförslag ej behandlats inom ramen för denna granskning. Kiruna kommun 4 av 11
3 Lagar och regelverk 3.1 Beredning av ärenden Innan ett ärende avgörs i fullmäktige ska det enligt 5 kap. 26 KL ha beretts av antingen en nämnd vars verksamhetsområde ärendet berör eller av en fullmäktigeberedning. Vidare framgår i 5 kap. 28 KL att styrelsen alltid ska ges tillfälle att yttra sig i ett ärende som beretts av en annan nämnd eller av en fullmäktigeberedning. Styrelsen ska lägga fram förslag till beslut i ett ärende om inte annan nämnd eller en fullmäktigeberedning gjort det. Vid ett brådskande ärende kan ärendet enligt 5 kap 32 KL få avgöras trots att det inte beretts innan. Alla närvarande ledamöter ska då vara överens om beslutet. Enligt 5 kap 33 1 st. KL bör en motion beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen väcktes. Om beredningen inte kan avslutas inom denna tid, skall detta och vad som har kommit fram vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige får då avskriva motionen från vidare handläggning enligt 5 kap. 33 2 st. KL. Enligt kommunallagens 5 kap. 63 skall fullmäktige i en arbetsordning meddela ytterligare föreskrifter som behövs för fullmäktiges sammanträden och handläggningen av ärendena och enligt 5 kap. 64 8 p. i KL ska arbetsordningen innehålla föreskrifter om handläggningen av motioner. 3.2 Kommunfullmäktiges arbetsordning Arbetsordningen är antagen av kommunfullmäktige den 9 november 1991, 267 och senast reviderad den 1 juni 2009, 102. Enligt arbetsordningens 28 4 st. väcks en motion genom att den ges in till kommunstyrelsens kansli eller lämnas vid ett fullmäktigesammanträde. I kommunfullmäktiges arbetsordning 29 1 p. framgår att kommunstyrelsens arbetsutskott ska ta upp motionen på sitt första möte efter det att den överlämnats av kommunfullmäktige, och besluta om vilka instanser som eventuellt ska yttra sig om motionen, eller lägga ett förslag direkt till kommunstyrelsen. Vidare framgår i kommunfullmäktiges arbetsordning 29 2 p. att motioner som ska beredas av förvaltningar m.m. omedelbart och samtidigt ska skickas till alla dessa organ. Svarsfristen är satt till två månader, därefter skall motionen föras upp till första följande sammanträdet med aktuell nämnd eller styrelse, alternativt sändas omedelbart tillbaka till kommunstyrelsens arbetsutskott. Både avsändning och mottagning ska diarieföras. Kommunstyrelsens arbetsutskott har, enligt 29 3 p. i arbetsordningen, att bedöma om tillräcklig beredning föreligger. Om så är fallet skall utskottet överlämna motionen till kommunstyrelsen, i normala fall skall då arbetsutskottet också lämna Kiruna kommun 5 av 11
beslutsförslag. Kommunstyrelsen har att göra motsvarande bedömning som arbetsutskottet, och att lägga ett beslutsförslag till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige fattar därefter beslut i ärendet. Vid återremiss gäller samma tidsfrister som för beredning. Alla avsteg från dessa tidsfrister och motivet för dem ska noteras i särskild ordning enligt 29 4 p. i kommunfullmäktiges arbetsordning. I arbetsordningen 28 7 st. framgår att kommunstyrelsen två gånger varje år ska redovisa de motioner som inte har beretts färdigt. Redovisningen skall göras på ett ordinarie fullmäktigesammanträde under våren respektive hösten. Kiruna kommun 6 av 11
4 Granskningsresultat 4.2 Åtgärder efter tidigare granskning Efter revisorernas granskning av motionsberedningen 2008 beslutade kommunstyrelsen att ge kommunkontoret i uppdrag att inkomma med förslag på åtgärder med anledning av revisionsrapporten. Enligt ett yttrande från kommunkontoret 2012-02-29 framgår att det sker en internkontroll av motionsberedningen genom att kommunledningen minst en gång per år går igenom alla motioner under beredning och de motioner som är äldre än ett år. Vid behov omfördelas då ärenden i organisationen för att påskynda beredningen av öppna motioner. Enligt yttrandet framgår vidare att kommunkontoret bedömer sina rutiner som ändamålsenliga förutom när det gäller påminnelser till berörd handläggare. Denna rutin ändras enligt beslut i kommunstyrelsen 2012-03- 26 till att påminnelse skickas ut efter två månader istället för efter sex månader. En annan åtgärd som beslutats om är att kommunkontoret får i uppdrag att ytterligare informera om gällande regelverk till samtliga förvaltningar så att beredningen av motioner prioriteras. Ytterligare en åtgärd som vidtagits sedan 2008 års granskning är att kommunstyrelsen 2011-01-31 antog rutiner för redovisning av motioner och medborgarförslag i början av 2011. Dokumentet Förteckning över motioner och medborgarförslag under beredning har upprättats och där framgår vilka motioner som inlämnats och vilken behandlingsstatus de har. Denna förteckning har sedan lags ut på kommunens hemsida. Redovisningen av motioner och medborgarförslag under beredning ska uppdateras efter varje möte med kommunstyrelsens arbetsutskott, för närvarande nio möten per år. Förteckningen ska även redovisas för kommunfullmäktige två gånger per år, en gång på våren och en gång på hösten. Vid tidpunkten för denna granskning (december 2012) är 29 motioner under beredning, varav de äldsta är från år 2008, se Tabell 1 nedan. Tabell 1: Motioner under beredning År Antal 2008 3 2009 0 2010 4 2011 11 2012 11 Källa: Förteckning över motioner och medborgarförslag under beredning (2012-08-09) Kiruna kommun 7 av 11
Enligt de intervjuer som gjorts inom ramen för denna granskning framgår att nämnderna och kommunfullmäktige de senaste åren har fokuserat på att behandla och ta beslut för de motioner som legat sedan många år tillbaka. Utöver dessa åtgärder har nämnderna enligt, utförda intervjuer, fått i uppgift att redovisa verkställighet av beslut. Var sjätte månad skickar kommunsekreterare ut påminnelser om verkställighet av beslut ut till den eller de som getts i uppgift att verkställa beslutet. 4.1 Stickprov av motioner 4.1.1 Motioner från 2008 Som Tabell 1 ovan visar är tre motioner från 2008 fortfarande under beredning. Det är, i december 2012, 51 månader sedan alla tre motionerna väcktes i kommunfullmäktige. Detta betyder att tidsfristen på 1 år, enligt 5 kap 33 1 st. KL, passerat för 39 månader sedan. Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning är svarsfristen på yttranden två månader vilket innebär att svarsfristen gällande de tre motionerna passerat för 48 månader sedan, se Tabell 2. Dessa tre motioner uppges ligga kvar under beredning på grund av att motionernas intentioner berör kommunens policy och handlingsplan avseende minoritetsspråk. Motionerna har vilat i avvaktande på att policy och handlingsplan ska antas. Tabell 2: Motioner från 2008 under beredning Diarienr Ärendemening Antal månader under beredning 2008-00700 Upprätta årliga uppföljningsrapporter över hur Kiruna kommun förverkligar gällande lagstiftning om samers rätt till bland annat språk och kultur i kommunen 2008-00701 Upprätta årliga uppföljningsrapporter över hur Kiruna kommun tillämpar den särskilda minoritetslagstiftningen 51 50 51 50 2008-00809 Skyltning på samiska på och i offentliga kommunala byggnader 51 50 Källa: Kommunkontoret 2012-12-12 Antal månader för yttrande 4.1.2 Motioner från 2010 Under 2010 lämnade kommunfullmäktige 12 motioner till kommunstyrelsen för beredning. Inom ramen för denna granskning har vi gjort fem slumpmässiga stickprov på dessa motioner. Stickproven visar att en av de fem motionerna beretts inom den lagstadgade tidsfristen på ett år. I Tabell 3 nedan visas antal månader som motionen, vid tiden för denna granskning (december 2012), varit under beredning samt legat för yttrande hos berörd förvaltning. Kiruna kommun 8 av 11
Tabell 3: Stickprov av motioner väckta 2010 Diarienr Ärendemening Antal månader under beredning 2010-00315 Uppmuntra byggandet av energisnåla hus 30 28 2010-00463 Gränsöverskridande sjukvård i Kiruna östra kommundel 16 12 2010-00541 Inköp av hjärtstartare 8 1 2010-00803 Avskaffa partistödet 19 17 2010-00979 Kulturplan 24 21 Källa: Kommunkontoret2012-12-12 4.1.3 Motioner från 2011 Antal månader för yttrande 2011 lämnade kommunfullmäktige 20 motioner till kommunstyrelsen för beredning. Liksom för 2010 års motioner har vi även för 2011 års motioner gjort fem slumpmässiga stickprov på dessa motioner. Genom stickproven framgår att två motioner av de fem som granskats genom stickprov beretts inom tidsfristen på ett år. I Tabell 4 nedan visas antal månader som motionen, vid tiden för denna granskning (december 2012), varit under beredning samt legat för yttrande hos berörd förvaltning. Tabell 4: Stickprov av motioner väckta 2011 Diarienr Ärendemening Antal månader under beredning 2011-00147 Barn- och ungdomspolitiskt handlingsprogram 3 * 2011-00343 Nytt skidspår till Ednavaarastugan 18 6 2011-00577 Åtgärder för att stärka placerade barns rättigheter 18 2 2011-00811 Bygg en multiarena i Kirunas nya centrum 13 4 2011-00997 Gång- och cykelväg mellan Sopperobyarna 12 12 Källa: Kommunsekretariatet 2012-12-12 *Beslut utan att yttrande begärts från någon förvaltning Antal månader för yttrande Kiruna kommun 9 av 11
4.3 Efterlevnad av lagar och regelverk 4.3.1 Beslut inom ett år I KL 5 kap. 26, 5 kap. 28 samt 5 kap. 33 stadgas huvudsakligen vad som gäller kring beredningsgången av motioner varav fokus i denna granskning ligger på ettårsfristen. Denna frist innebär att kommunfullmäktige ska kunna fatta beslut inom ett år från det att ett ärende väckts. I Kiruna kommun finns, enligt dokumentet Förteckning över motioner och medborgarförslag under beredning, ett antal motioner från 2008, 2010 och 2011 där tidsfristen gått ut, se Tabell 1. Enligt de stickprov som gjorts framgår att det både 2010 och 2011 finns ett flertal motioner där den lagstadgade tidsfristen på ett år för beredning av en motion överskridits. Detsamma gäller för de tre motioner som väcktes under 2008 och fortfarande är under beredning. Majoriteten av de som intervjuats i denna granskning känner inte till funktionen om motions-/medborgarförslagsbevakning på kommunens hemsida. Vidare uppger ansvariga för hemsidans uppdatering att de varit kort om folk och därför inte hunnit med att prioritera uppdateringar av förteckningen. Ambitionen är dock att detta ska göras efter varje arbetsutskott. De intervjuade upplever överlag att ettårsfristen för det mesta hålls men att komplicerade och stora ärenden som kräver lång beredning kan dra ut på tiden. Några av de intervjuade upplever att det handlar om prioriteringar, att motioner ibland kan hamna i byrålådan på grund av att annat arbete prioriteras eller för att kunskap saknas kring hur motionen ska hanteras. 4.3.2 Yttrande inom två månader I kommunfullmäktiges arbetsordning framgår som tidigare nämnts att ett yttrande från berörd förvaltning ska inkomma inom två månader från det att ärendet lämnats till förvaltningen. Genom de stickprov som gjorts av motioner från 2010 och 2011 samt de tre från 2008, påvisas att begärt yttrande i tio av tolv motioner inkommit efter svarsfristen på två månader. Genom de intervjuer som gjorts framgår att några av förvaltningarna sällan får motioner till sig för yttranden. Det kan för vissa förvaltningar röra sig om någon enstaka per år eller ännu färre. I dessa fall uppges det vara svårt att veta om tvåmånadersfristen hålls. Vidare framgår via intervjuerna att de nämnder som har relativt täta möten har bättre förutsättningar att lämna ett yttrande efter två månader än nämnder där möten sker mer sällan. Exempelvis har fritids- och kulturnämnden fem till sex träffar per år, vilket i praktiken uppges kunna bidra till att tvåmånadersfristen för yttranden inte alltid hålls. Kiruna kommun 10 av 11
En annan orsak uppges vara motionens karaktär, vissa ärenden tar längre tid att yttra sig om. Till exempel kan det hos en del nämnder röra sommar- eller vinterverksamhet vilket kan leda till att motionen blir liggandes några månader. Mycket ny personal inom en förvaltning kan även vara en orsak till längre beredningstider av motioner enligt de intervjuade. Hos miljö- och byggnämnden uppges tidspress på grund av samhällsomvandlingen samt personalrotation och nyanställningar vara en faktor som kan försena yttranden kring motioner. Om yttranden inte inkommer efter två månader skickas en påminnelse från kommunkontoret till berörd handläggare. I dagsläget ligger kommunkontoret något efter med utskick av påminnelser eftersom de varit kort om personal under en tid. Flertalet av de intervjuade anser att det fortfarande behövs förbättrade rutiner och/eller utökade informationsinsatser om gällande regelverk till förvaltningarna så att motioner blir ett prioriterat område. Inom några förvaltningar upplevs kunskapsbrist inom detta område medan det inom andra förvaltningar uppges finnas en relativt god kunskap kring motionsberedningen i kommunen. Robert Öberg Projektledare Hans Forsström Uppdragsledare Kiruna kommun 11 av 11