Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Socialnämnden 2017-04-26 1 Sida 82 Yttrande - revisionsrapport Uppföljande granskning av kontroll, insyn och tillsyn av externa utförare (SN-2015-00236-6) Beslut Socialnämnden beslutar att 1. uppdra till förvaltningen att fortsätta påbörjat arbete med att implementera ett kvalitetsledningssystem och på så sätt säkerställa revisorernas rekommendation angående uppföljning och återrapportering avseende externa utförare inom HVB och familjehem. 2. godkänna förvaltningens förslag till yttrande och överlämna det till revisorerna. Ärendet På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomförde PWC under 2015 en granskning där syftet bland annat var att bedöma om kommunens nämnder hade en tillräcklig kontroll, insyn och tillsyn i verksamhet som lämnats över till externa utförare. Den sammanfattade bedömningen var att granskade nämnder, därav socialnämnden, delvis hade en tillräcklig kontroll, insyn och tillsyn i verksamhet som lämnats över till externa utförare. Socialnämnden fattade sedan 2015-11-18 ett beslut, ( 213 (SN-2015 00236-2) och förvaltningen fick i uppdrag att: - ta fram förslag till styrande riktlinjer, avseende tillsyn och kontroll av externa utförare - utarbeta en plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet skall följas upp och återrapporteras till nämnden På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har nu EY (Ernst & Young), under 2016, genomfört en uppföljning av tidigare genomförda granskningar. Syftet med denna granskning har varit att identifiera och granska vilka åtgärder som vidtagits inom revisionernas rekommendationer. Revisorerna emotser socialnämndens synpunkter och kommentarer senast 12 maj 2017. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Socialnämnden 2017-04-26 2 Sida Beslutsunderlag Protokollsutdrag Socialnämndens arbetsutskott - 2017-04-05-31 Tjänsteskrivelse - SN-2015-00236-6 - Yttrande - revisionsrapport Uppföljande granskning av kontroll, insyn och tillsyn av externa utförare Uppföljning av beslut Uppföljning av ledningssystemet sker i samband med delårsrapporter och årsredovisning. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
Tjänsteskrivelse 1(6) Socialtjänsten SN-2015-00236-6 Åke Zetterberg Kvalitetsutvecklare/projektledare Enheten för kvalitet och utveckling Yttrande revisionsrapport - Uppföljande granskning av kontroll, insyn och tillsyn av externa utförare Förslag till beslut Socialnämnden föreslås besluta att 1. Uppdra till socialtjänsten att fortsätta påbörjat arbete med att implementera ett kvalitetsledningssystem och på så sätt säkerställa revisorernas rekommendation angående uppföljning och återrapportering avseende externa utförare inom HVB och familjehem. 2. Godkänna förvaltningens förslag till yttrande och överlämna det till revisorerna. Ärendet På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomförde PWC under 2015 en granskning där syftet bland annat var att bedöma om kommunens nämnder hade en tillräcklig kontroll, insyn och tillsyn i verksamhet som lämnats över till externa utförare. Den sammanfattade bedömningen var att granskade nämnder, därav socialnämnden, delvis hade en tillräcklig kontroll, insyn och tillsyn i verksamhet som lämnats över till externa utförare. Socialnämnden fattade sedan 2015-11-18 ett beslut, ( 213 (SN-2015 00236-2) och förvaltningen fick i uppdrag att: - ta fram förslag till styrande riktlinjer, avseende tillsyn och kontroll av externa utförare - utarbeta en plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet skall följas upp och återrapporteras till nämnden På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har nu EY (Ernst & Young), under 2016, genomfört en uppföljning av tidigare genomförda granskningar. Syftet med denna granskning har varit att identifiera och granska vilka åtgärder som vidtagits inom revisionernas rekommenda-
2(6) tioner. Revisorerna emotser socialnämndens synpunkter och kommentarer senast 12 maj 2017. Bakgrund Under 2015 genomfördes en granskning av PWC där syftet var att bedöma om kommunens nämnder hade en tillräcklig kontroll, insyn och tillsyn i verksamhet som lämnats över till externa utförare. Den samlade bedömningen i granskningen var att de granskade nämnderna delvis hade en tillräcklig kontroll, insyn och tillsyn i verksamhet som lämnats över till externa utförare. Granskningen omfattade kommunstyrelsen, socialnämnden och stadsbyggnadsnämnden. Socialtjänsten föreslog 2015-11-18 att i största möjliga mån försöka uppnå samsyn/enhetlighet inom hela kommunen i detta arbete. Detta skulle kunna ske genom att först invänta att ett sådant program tas fram av kommunfullmäktige. Grunden borde vara att kommunfullmäktige lägger fast grundkrav, omfattning och struktur, ansvar samt krav på återkoppling, innan socialnämnden sedan antar egna styrande riktlinjer. Förvaltningen bedömde att det var angeläget att detta tas fram snarast och föreslog därför att detta skulle göras omgående då det mesta bygger på gällande lagstiftning. Socialförvaltningen har redan idag, enligt kommunallagen, ett ansvar för att verksamheterna bedrivs i enlighet med gällande mål, lagar och föreskrifter. Tillsyn och uppföljning av externa utförare genomförs till viss del men arbetet behöver systematiseras och utvecklas. Detta beskrivs också i tidigare genomförd revisionsrapport från PWC 1. Förvaltningen säkerställer, revisorernas möjligheter att granska i avtal som tecknas med externa utförare inom ramen för LOV-hemtjänst. Ärendets tidigare handläggning Sammanträdesprotokoll ( 213 Revisionssvar granskning av kontroll, insyn och tillsyn av externa utförare) Tjänsteskrivelse Revisionssvar - granskning av kontroll, insyn och tillsyn av externa utförare (SN-2015 00236-2) Förvaltningens överväganden Socialtjänsten har inga synpunkter på de rekommendationer som revisorerna identifierat. De ligger helt i linje med den plan som 1 Revisionsrapport PWC, Kontroll, insyn och tillsyn av externa utförare, augusti 2015
3(6) förvaltningen nu jobbar utifrån. Se nedan påbörjade förändringar och arbeten. Implementering av ett kvalitetsledningssystem Under 2016 har förvaltningen lagt stort fokus på en omfattande organisationsförändring, där en ny grund har lagts för att bättre möta framtidens utmaningar. Parallellt med detta arbete har förvaltningen, under hösten, tagit fram en grund för att implementera ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som utgår ifrån socialstyrelsens författningssamling SOSFS 2011:9. Denna beskrivning av ledningssystemet är beslutad och godkänd av socialnämnden 2016-05-22. Ett kvalitetsledningssystem skall nu implementeras under 2017 och målbilden är att med hjälp av detta verktyg synliggöra och uppnå en högre kvalitet i vår verksamhet genom att göra detta system begripligt och användbart på samtliga nivåer i vår organisation. Det handlar bland annat om att hitta en gemensam struktur för socialtjänstens arbete. Det ska vara ett stöd för både ledning och medarbetare att på ett organiserat sätt kunna planera, genomföra och utveckla verksamheten. För ledningen ska systemet göra det möjligt att styra verksamheten så att rätt saker görs vid rätt tillfälle och på rätt sätt. För verksamheterna ska systemet möjliggöra ordning och reda samt vara ett stöd i det dagliga arbetet med planering, genomförande och utveckling. Medarbetares kunskap om verksamheten och om förbättringsbehov kan tas tillvara på ett mer systematiskt sätt. Implementeringen av ledningssystemet drivs i projektform och ansvarig enhet är socialtjänstens verksamhetsstöd, kvalitet och utveckling. Styrgruppen utgörs av förvaltningens ledningsgrupp. Projektet är uppdelat i två steg, del 1 genomförs under hösten 2016/våren 2017 där ledningsgruppen primärt jobbar med struktur och övergripande verktyg för: strategiska-, taktiska- och verksamhetsplaner definition av styrprinciper, kvalitetskrav, egenkontroll, mätetal och indikatorer definition av huvudprocesser, delprocesser samt stödprocesser mallar för årshjul, uppdragslistor samt ledningens genomgång Arbetet har kommit igång bra och en första grund är nu lagd inför steg 2 som är själva implementeringsdelen.
4(6) För att återkoppla till EYs frågeställning om vilka åtgärder som vidtagits så har socialtjänstens ledningsgrupp, bland annat, beslutat om övergripande styrprinciper. Dessa bygger på att socialtjänstens verksamheter ska utgå ifrån evidensbaserad praktik och bedrivas och utvecklas med utgångspunkt ur gemensamma kvalitetsfaktorer för att: - främja verksamhet av god kvalitet ur individperspektiv - främja god kvalitet ur verksamhets-/processperspektiv - säkerställa uppföljning och systematiskt kvalitetsarbete Ett antal kvalitetsfaktorer är framtagna och beslutade, och det som kvarstår att göra under 2017 är att dessa skall definieras mer i detalj inom respektive verksamhetsområde. Ett förslag är att verksamhetsområdena bifogar en bilaga till sina verksamhetsplaner där de beskriver vad dessa kvalitetsfaktorer betyder för deras respektive verksamhet, vad som skall följas upp, på vilket sätt, vilken omfattning samt frekvens. En första inventering av vår uppnådda kvalitet har genomförts under 2016 och presenterats för socialnämnden i form av en samlad kvalitetsberättelse för 2016. Denna ska årligen redovisas till socialnämnden i november månad. Målbilden är att det innan utgången av 2017 ska finnas en tydlig struktur och tidplan för hur den samlade bilden av uppföljningarna skall presenteras och återrapporteras till socialnämnden. Nytt ramavtal HVB vuxna Ett nytt ramavtal för HVB vuxna är framtaget och gäller fr.o.m. 2016-07- 01. Detta avtal reglerar tydligare, än tidigare avtal, vad leverantörerna har för åtaganden gentemot beställaren samt hur socialtjänstens möjlighet till uppföljning skall kunna genomföras. Individuppföljningar genomförs och har sin utgångspunkt från vårdplanen och genomförandeplanen som upprättas i samband med att placeringsavtalet tas fram. För att hitta stöd för bättre systematik, så har en standardiserad bedömningsmetod för utredning och uppföljning införts, ASI-intervjun. Denna har använts sedan hösten 2016 och används också som underlag för planering och utveckling av vård och behandlingsinsatser. Ramavtal HVB barn och unga Individuppföljningar genomförs regelbundet utifrån BBIC (Barns behov i centrum). Placeringsavtal skrivs och sedan har socialsekreterare möten på plats där man utifrån vårdplanen upprättar en genomförandeplan. Vården, dvs. övervägande av vård, rapporteras var 6:e månad till socialnämndens individ och familjeomsorgsutskott.
5(6) När det gäller avtalsuppföljning av upphandlade utförare så har ett arbete nyligen påbörjats med länsgemensamma, via kommunförbundet, träffar där vi tillsammans med kommunens upphandlingsenhet jobbar vidare med hur uppföljning av avtal ska se ut framöver. Familjehemsplaceringar Individuppföljningar genomförs och har sin utgångspunkt från vårdplanen och genomförandeplanen som upprättas i samband med att placeringsavtalet tas fram. Individuppföljningar genomförs regelbundet utifrån BBIC som rapporteras till socialnämndens arbetsutskott. Brukarundersökningar görs utifrån den så kallade Västernorrlandsmodellen. Även dessa återrapporteras till socialnämndens arbetsutskott. Sammanfattning Socialtjänsten har en bra systematik och struktur för individuppföljningar av HVB- och familjehemsplaceringar. Avtalsuppföljningar med syfte att bedöma om HVB hemmen uppfyller de formella kraven eller renodlade uppföljningsmöten har inte kunnat genomföras pga. resursbrist. Socialstyrelsen har det formella tillsynsansvaret och det krävs tillstånd från Socialstyrelsen för att bedriva HVB hem. Socialtjänsten följer alltid Socialstyrelsens rekommendationer om det skulle visa sig att en leverantör inte uppfyller kraven för att bedriva HVB verksamhet. Socialtjänsten är övertygad om att arbetet med att implementera ett kvalitetsledningssystem, kommer att skapa bättre struktur och systematik samt ge bättre förutsättningar för det fortsatta arbetet. Respektive verksamhetsområde har i sin verksamhetsplan för 2017 ett uppdrag att definiera sina kvalitetsfaktorer samt bestämma vad som skall följas upp, på vilket sätt, vilken omfattning samt frekvens. Som en följd av detta arbete kommer även en tydlig struktur tas fram och för hur socialtjänsten skall jobba med uppföljning av externa utförare inom HVB och familjehem samt hur utfallet skall återrapporteras till socialnämnd. Styrdokument och juridik De rekommendationer som ges i revisionsrapporten utgår ifrån den lagstiftning som styr socialnämndens verksamheter. Jämställdhet och mångfald Förvaltningen bedömer att pågående arbete inte kommer att ge några negativa konsekvenser i fråga om jämställdhet och mångfald.
6(6) Ekonomi Förvaltningen bedömer att pågående arbete kommer att genomföras inom den ekonomiska ram som kommunfullmäktige fastställt för socialnämnden. Förslag till uppföljning Uppföljning av ledningssystemet sker i samband med delårsrapporter och årsredovisning. Silvia Sandin Viberg Socialdirektör Katarina Tjernblom Enhetschef kvalitet och utveckling