1 (5) Ersättningspolicy Fastställd av styrelsen den 7 december 2017 Innehållsförteckning 1. Inledning 2. Fast ersättning 3. Rörlig ersättning till anställda och dess syfte 4. Riskbedömning 5. Organisation och ansvar 6. Kriterier för rörlig ersättning risker och mål 7. Uppföljning och kontroll 8. Information till anställda 9. Offentliggörande av ersättningar 1. Inledning Denna policy har beslutats i enlighet med Finansinspektionens föreskrifter (FFFS 2011:1, 2014:1 samt 2014:22). Syftet med denna policy är att styrelsen i Sparbanken Boken (nedan kallad banken) ska ange grunder och principer för ersättningar till anställda i banken samt särskilt hur styrelsen ska styra, analysera, mäta, rapportera och ha kontroll över de risker som rörliga ersättningssystem kan medföra för banken, direkt (ekonomisk skada) eller indirekt (allmänhetens förtroende). Policyn omfattar alla anställda i banken. Policyn ska vid behov, dock minst årligen, omprövas av styrelsen. 2. Fast ersättning till anställda Den fasta ersättningen i Sparbanken Boken är den primära och består av: Kontant lön Personalförmåner 3. Rörlig ersättning till anställda och dess syfte Bankens verksamhet utförs av anställda tjänstemän som kan ha rörlig ersättning utöver lön. Med rörlig ersättning menas ersättning som inte på förhand är fastställd till belopp eller storlek och som betalas till en anställd baserat på prestation på
2 (5) banknivå. I Sparbanken Boken får endast finnas avsättning till resultatandelsstiftelse som rörlig ersättning. Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av banken uppsatta mål. Målen kan vara finansiella och/eller operationella och/eller av annan art såsom t.ex. att ha en låg riskprofil. Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar bankens långsiktiga huvudmålsättning. Ersättningssystem ska uppfattas som sunda och rimliga, vara långsiktigt värdeskapande och innebära en väl avvägd risknivå för banken. 4. Riskbedömning 4.1 Bakgrund Ersättningssystemet ska främja en sund och effektiv riskhantering som motverkar överdrivet risktagande. Ersättningssystemet ska regelbundet ses över. 4.2 Syfte Syftet med riskbedömningen är att analysera de risker som finns med sparbankens ersättningspolicy och ersättningssystem samt identifiera anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil. Dessa omfattas av specifika bestämmelser om riskanpassning av ersättningens struktur. 4.3 Metod Denna ersättningspolicy är utformad och tillämpas på ett sätt som är lämpligt med hänsyn till bankens storlek, interna organisation samt verksamhetens art, omfattning och komplexitet. Ersättningspolicyn och ersättningskriterierna ska överensstämma med bankens affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen. Detta ska även ligga till grund vid genomförandet av riskbedömningen. Vidare ska riskbedömningen ge vid handen om incitamenten i ersättningssystemet tar hänsyn till risk, kapital, likviditet och resultat. När det gäller bedömningen av vilken personal som ska anses ingå i gruppen anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil gäller framförallt VD och personal i högre ställning som ansvarar för väsentliga affärsenheter och för hantering av särskilda riskkategorier. Riskbedömningen kan emellertid visa att det finns personal i dessa kategorier, som trots sin position inte kan påverka företagets risknivå i väsentlig utsträckning. Dessa personer kan då undantas från särskilt reglerad personal. Skälen för detta ska dokumenteras i riskbedömningen. 5. Organisation och ansvar 5.1 Beslut om ersättningssystem och riskbedömning
3 (5) Ersättningssystem till anställda är styrelsens angelägenhet och ansvar liksom riskanalys, tillämpning och uppföljning. Styrelsen ska besluta om rörliga ersättningar i banken i förekommande fall, efter förslag från VD. Till grund för styrelsens beslut av ersättningssystem ska ligga en av styrelsen fastställd riskbedömning. Syftet med riskbedömningen är att bedöma riskerna med bankens ersättningssystem och ersättningspolicy. 5.2 Särskilt ansvarig styrelseledamot Inom styrelsen ska det finnas en särskilt ansvarig styrelseledamot för ersättningsfrågor till anställda. Denna person ska ha tillräcklig kunskap om och erfarenhet av riskbedömning för att självständigt kunna bedöma ersättningspolicyns lämplighet. Denne bereder och följer upp frågor om ersättningssystem i banken och rapporterar till styrelsen. Styrelsen har utsett vice ordförande till Särskilt ansvarig styrelseledamot. Anställd i banken som tillika ingår i styrelsen får inte inneha denna funktion. 5.3 Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil Banken gör årligen, i samband med att denna policy omprövas, en analys i syfte att identifiera anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil. I denna analys beaktas samtliga risker som banken är eller kan komma att bli exponerad för inklusive de risker som är förenade med bankens ersättningspolicy och ersättningssystem. Analysen dokumenteras i bilaga 2 till denna policy. Sparbanken har mot bakgrund av riskbedömningen bedömt att följande anställda har en väsentlig inverkan på bankens riskprofil: Verkställande ledning. Till denna grupp räknas VD. Anställda i ledande strategiska befattningar. Till denna grupp räknas VD. Anställda med ansvar för kontrollfunktioner. Till denna grupp räknas Riskkontrollfunktionen, compliance samt internrevision. Banken hyr in dessa funktioner genom outsoursingavtal, så det finns ingen person med denna befattning anställd i banken. Risktagare. Till denna grupp räknas VD, vilken tillika är bankens kreditchef. 5.4 Rörlig ersättning till Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil Kriterierna för ersättning till personal enligt ovan är i sparbankens fall desamma som till övrig personal. 6. Kriterier för rörlig ersättning risker och mål Rörlig ersättning till anställda ska vara kopplad till på i förhand bestämda och beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas liksom metoder för bedömning, dokumentation och uppföljning. Proportion mellan grundlön och resultatandel ska också fastställas. Resultatandel ska även innehålla ett tak.
4 (5) Kriterierna ska fastställas på banknivå, utifrån såväl ett kvantitativt som ett kvalitativt perspektiv. Kriterierna för rörliga ersättningar ska bestämmas så att de bortfaller då bankens totalresultat understiger en nivå som styrelsen årligen definierat. Rörliga ersättningar får aldrig medföra att bankens möjlighet att visa positivt resultat äventyras. Rörliga ersättningar får inte begränsa bankens förmåga att upprätthålla en tillräcklig kapitalbas. 6.1 Rörliga ersättningar i sparbanken Samtliga tillsvidareanställda omfattas av sparbankens resultatandelssystem. Utfallet av resultatandelssystemet baseras på av styrelsen beslutade mål. Styrelsen beslutar om avsättningen som maximalt kan uppgå till 30 000 kr per heltidsanställd och år. Exakt nivå för varje år beslutas av bankens styrelse. Mer information om ersättningsnivåerna och målen i sparbanken angående belöningssystemet finns i Bilaga 1. Utfallande belopp avsätts till Stiftelsen Guldeken. Överlämnade medel bildar en gemensam fond i vilken resp. anställd äger en mot anställnings- och tjänstgöringstid svarande individuell andel. Utbetalning av andel sker tidigast efter fem års fondering. Direktutbetalningar förekommer inte. 6.2 Risker med Sparbankens ersättningspolicy och ersättningssystem Sparbankens ersättningspolicy och ersättningssystem får aldrig innebära att de äventyrar sparbankens möjlighet att fullgöra sina förpliktelser. I sparbanken ska endast finnas ett rörligt ersättningssystem som är lika för alla som omfattas. Den rörliga ersättningen avser ett marginellt belopp och utgör inte någon risk för sparbanken. Maximalt utfall ger ett sammanlagt belopp som motsvarar ca 0,3% av sparbankens nuvarande egna kapital. Den rörliga ersättningen kan även bortfalla helt om bankens mål och kriterier för ersättning ej uppfylls. 6.3 Balans mellan fast och rörlig ersättning Principen skall vara att det är den fasta delen av lönen som är den primära ersättningen medan den rörliga ersättningen är en möjlighet som den anställde inte bör räkna med. Den rörliga ersättningen skall således kunna bestämmas till noll. 6.4 Överensstämmelse med Sparbankens affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av styrelsen uppsatta mål. Målen sätts med utgångspunkt från sparbankens strategiska plan och ska leda till att styra beteende och försäljning på ett sätt som är långsiktigt bra för sparbanken. 7. Uppföljning och kontroll Den person som enligt punkt 3.2 styrelsen utser ska redovisa bankens ersättningssystem samt efterlevnaden av denna till styrelsen.
5 (5) Bankens kontrollfunktion för ersättningssystem ska självständigt årligen eller vid behov granska bankens ersättningssystem. Kontrollfunktion ska utgöras av bankens internrevision. Styrelsen ska beakta tillämpningen av denna ersättningspolicy inom ramen för den interna kapital- och likviditetsutvärderingsprocessen. 8. Information till anställda Bankens ledning ska informera anställda i banken som berörs av ersättningspolicyn och beslutat ersättningssystem om innebörden av policyn och ersättningssystemet. 9. Offentliggörande av ersättningar Relevant och tydlig information om bankens ersättningar ska lämnas i bankens årsredovisning, bilaga till den eller på bankens webbplats. Informationen ska finnas tillgänglig minst ett år efter offentliggörandet. Informationen ska innehålla - Beslutsprocess och riskbedömning för ersättningssystem - Mål och kriterier för rörlig ersättning (både fast och rörlig) - Räkenskapsårets kostnadsförda belopp för ersättningar - Övriga relevanta uppgifter enligt, FFFS 2011:1, FFFS 2014:1, FFFS 2014:12