BILDNINGSNÄMNDEN Tid: Onsdagen den 13 december 2017 kl.09.30 Plats: Sammanträdesrum Åsnen, Torggatan 12, Tingsryd KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA Ledamöter kallas Ersättare underrättas Ärende 1. Upprop 2. V al av justerare 3. Fastställande av dagordning 4. Meddelanden 5. Delegations beslut 6. Information från bildningsförvaltningen 7. Ekonomisk rapport 8. Internbudget för 2018 9. Godkännande av underlag för upphandling gällande lekmaterial Föredragande Nämndens ordförande Nämndens ordförande Nämndens ordförande Bildnings chef Bildningschef Bildningschef Bildningschef Ekonom Upphandlare Anteckningar I tur att justera: AnnicaHägg Johansson Inga handlingar Besök kl.10.30 Handlingar skickas ut digitalt i separat utskick Besök kl.10.50 Sekretess 10. Information kring avtal om skolskjuts 11. Läsårstider och arbetsår för lärare och elever för 2018/2019 12. Intern kontroll år 2017 13. Återkoppling gällande intern kontroll år 2016 Transport- Besök kl.11. 00 samordnare Inga handlingar Bildningschef Bildningschef Bildningschef
14. Information om ny nämndprocess Kanslichef Besök kl.13. 00 15. Sammanträdestider 2018 Kanslichef Besök kl.13.15 16. Angående behov av modul till skola/förskola i Planeringsledare Besök kl.13.30 Urshult 17. Kurser, konferenser och nätverk Nämndens Inga handlingar ordförande Tingsryd 20 17-12-04 "\ ~~ Åke Gummesson 1 :e vice ordförande
Arende 4 Meddelanden 1
ngsryds ommun Barn- och utbildningsförvaltningen Meddelanden Förslag till beslut 2017-12-04 Bildningsnämnden 1. Bildningsnämnden tar emot informationen om inkomna meddelanden under perioden 2017-11-07-2017-11-27. Beskrivning av ärendet Följande meddelanden har inkommit till bildningsnämnden under perioden 2017-ll-07-2017-11-27: 1. Kommunfullmäktiges sammanträdesprotokoll 2017-10-30 146 avseende delårsrapport 2:2017 Tingsryds kommun. Dm 2017/54 042. 2. Kommunstyrelsens sammanträdesprotokoll 2017-10-16 198 avseende kommunövergripande kontrollmål för år 2018 inom intern kontroll för Tingsryds kommun. Dm 2017 /182 609. 3. Arbete- och lärandeutskottets sammanträdesprotokoll 2017-11-13 217 avseende översyn av riktade insatser inom fritidsgårdsverksamheten. Dm 2017/201 816. 4. Arbete- och lärandeutskottets sammanträdesprotokoll 2017-11-13 218 avseende familjecentral i Tingsryds kommun. Dm 2017/202 609. 5. Skolverket- Beslutsmeddelande rörande statsbidrag för undervisning under skollov för 2017. Dm 2017/41 047. 6. Skolverket - Beslutsmeddelande rörande statsbidrag för vissa barn och ungdomar som inte är folkbokförda i Sverige för 2017. Dm 2017 /206 04 7. 7. Skolverket-Beslutsmeddelande rörande statsbidrag för ökad jämlikhet i grundskolan för 2017/2018. Dm 2017/174 047. 8. Skolverket - Beslutsmeddelande rörande statsbidrag till skolhuvudmän som imättar karriärsteg för lärare för 2017/2018. Dm 2017/62 047. Tingsryds kommun Box 88 362 22 Tingsryd 9. Skolverket- Beslutsmeddelande rörande statsbidrag för maxtaxa och kvalitetssäkrande åtgärder m.m. Dm 2017/204 047. besöksadress Torggatan 12 Tingsryd e-post/hemsida 1 (1) barn.utbildning@tingsryd.se www.tingsryd.se 2 telefon fax 0477 441 00 (vx) 0477 444 09
Arende 5 Delegations beslut 3
Tingsryds kommun Barn- och utbildningsförvaltningen Delegationsbeslut Förslag till beslut 2017-12-04 Bildningsnämnden 1. Bildningsnämnden tar emot informationen om att det inte har inkommit några delegations beslut under perioden 2017-11-07-2017-11-27. Beskrivning av ärendet Det har inte inkommit några delegations beslut till bildningsnämnden under perioden 2017-11-07-2017-11-27. Tingsryds kommun Box 88 362 22 Tingsryd besöksadress Torggatan 12 Tingsryd e-post/hemsida 1 (1) barn.utbildning@tingsryd.se www.tingsryd.se 4 telefon fax 0477 441 00 (vx) 0477 444 09
Arende 7 Ekonomisk rapport 5
Tingsryds kommun Bildningsförvaltningen Yngve Rehnström 0477 444 01 barn.utbildning@tingsryd.se TJÄNSTESKRlVELSE 2017-11-28 Till Bildningsnämnden Beslut att inte ta fram en ekonomisk rapport till nämndens sammanträde i december 2017. Förslag till beslut Bildningsnärnnden beslutar att inte kräva in någon ekonomisk rapport till sitt sammanträde den 13 december 2017. Sammanfattning Enligt rutinen för ekonomisk rapportering skall nämnden vid sitt sammanträde i december få en rapport med årsprognos utgående från november månads slut. Men på grund av en pressad arbetssituation föreslås att inget arbete skall läggas ner på att ta fram en sådan rapport. Nämnden fick en rapport den 22 november och bedömningen är att inte mycket har förändrats sedan dess. Beslutsunderlag Denna tjänsteskrivelse. ~/{fa/4,,~ Yngve Rehnström Bildningschef 6
Arende 9 Godkännande av underlag för upphandling gällande lekmaterial 7
~Tingsryds ~kommun Kommunledningsförvaltningen Helen Östman 0477 441 29 helen.ostman@tingsryd.se T JÄNSTESKRIVELSE 2017-11-29 Bildningsnämnden Godkännande av upphandlingsunderlag, kontorsmaterial Förslag till beslut Bildningsnämnden godkänner upphandlingsunderlaget gällande lekmaterial som presenteras på mötet. Beskrivning av ärendet Tingsryds kommun har behov av att upphandla nytt ramavtal för köp av lekmaterial till kommunens verksamhet. Nuvarande avtal går ut 180531. Upphandlingen görs tillsammans med länets kommuner, kommunen har haft med representant i referensgruppen. Ärendets beredning Upphandlingen genomföras av Växjö kommun, Beslutsunderlag En upphandlingspresentation. Nämndens/styrelsens beslut ska skickas till Helen Östman Helen Östman Upphandlare Tingsryds kommun Box88 besöksadress Tingsryd telefon fax 0477 441 oo (vx) 0477 313 oo ;JJ:A~/2_02 L~lct 1 (1) e-post/hemsida kommunen@tingsryd.se www.tingsryd.se 362 22 Tingsryd Torggatan 12 8
Arende 11 Läsårstider och arbetsår för lärare och elever för 2018/2019 9
Linda Wågström 0477 44418 barn.utbildning@tingsryd.se Förslag till beslut Beskrivning av ärendet Ärendets beredning Beslutsunderlag Nämndens/styrelsens beslut ska skickas till Beslutet ska publiceras på kommunens hemsida.,~ M(ll-- Utvecklingsledare Tingsryds kommun Box 88 362 22 Tingsryd besöksadress Torggatan 12 Tingsryd TJÄNSTESKRIVELSE 2017-11-29 telefon fax Bildningsnämnden 0477 441 00 (vx) 0477 444 09 e-post/hemsida 1 (1) barn.utbildning@tingsryd.se www.tingsryd.se ( Jdt~,_ Y/frr5 ~~a Wågström Skolförordningen (2011 :185), 3 kap, Lärotider, 2 och 3 Förslaget har arbetats fram av utvecklingsledare på bildningsförvaltningen. Förslaget har lyfts i skolchefsgruppen på regional nivå samt i skolledargruppen på bildningsförvaltningen. Se förslag till läsårstider och arbetsår för lärare och elever läsåret 2018/2019 i bilaga 1. Läsåret ska börja i augusti och sluta i juni. Dagarna för höst- och vårterminens början och slut beslutas av huvudmannen. Enligt gällande skolförordning ska läsåret ha minst 178 skoldagar och minst 12 lovdagar. Utöver skol- och lovdagarna får det inom läsåret läggas ut högst fem studiedagar för personalen. Barn- och utbildningsnämnden godkänner läsårstider och arbetsår för lärare och elever läsåret 2018/2019 baserat på 180 skoldagar (elevers läsår), bilaga 1 10 Läsårstider och arbetsår för lärare och elever läsåret 2018/2019
Tingsryds kommun Bildningsförvaltningen Förslag till beslut 2017-11-29 Bilaga 1 Läsårstider och arbetsår för lärare och elever i grundskolan och gymnasieskolan läsåret 2018/2019 baserat på 180 skoldagar (elevers läsår) Verksamhetsår 2018-08-13-2019-08-11 Lärarnas arbetsår 2018-08-13-2019-06-20 194 dagar Lärarnas kompetensutvecklings- och planeringsdagar Måndag 13 augusti - fredag 17 augusti 2018 Måndag 29 oktober - onsdag 31 oktober 2018 Måndag 7 januari 2019 Torsdag 9 maj 2019 Måndag 17 juni - torsdag 20 juni 2019 Elevernas läsår Höstterminen 5 dagar 3 dagar 1 dag 1 dag 4 dagar 14 dagar måndag 20 aug- onsdag 19 dec 2018 (83 skoldagar) Vårterminen tisdag 8 jan- fredag 14 juni 2019 (97 skoldagar) Lovdagar Måndag 29 oktober-fredag 2 november 2018 Måndag 7 januari 2019 Måndag 18 februari-fredag 22 februari 2019 Måndag 15 april - torsdag 18 april 2019 Torsdag 9 maj 2019 Fredag 31 maj 2019 Fredag 7 juni 2019 Helgdagar Fredag 19 april 2019 Måndag 22 april 2019 Onsdag 1 maj 2019 Torsdag 30 maj 2019 Torsdag 6 juni 2019 Höstlovv 44 Kompetensutv. för lärare Sportlov v 8 Påsklov v 16 Kompetensutv. för lärare "klämdag" "klämdag" Långfredag Annandag påsk Förstamaj Kristi Himmelsfärdsdag Nationaldagen Kompetensutvecklingsdagar för förskola, F-klass och fritidshem Måndag 13 augusti 2018 Måndag 29 oktober 2018 Måndag 7 januari 2019 Torsdag 9 maj 2019 11
Arende 12 Intern kontroll år 2017 12
Beslutad 2017-12-13 Intern kontroll år 2017 - Granskningsrapport Ansvarig nämnd: Bildningsnämnden 1. Resultat från granskningen Kommunövergripande kontrollmål Kontrollmål nr 1: Kontrollera rutiner för utlämning och återtagande av nycklar, passer/idkort, inloggningar etc vid upphörande eller byte av tjänst eller uppdrag inom kommunen samt för utlämning av sådana till utomstående. Resultat/bedömning: Vid granskning upplevs kontrollen av nycklar, passer- och id-kort fungera tillfredsställande. Vid granskningen :framkom även att nyckelkvittenser och korthantering fungerar väl. Inga gamla finns kvar och kvittenserna är välorganiserade och lätta att hitta. På båda de granskade arbetsplatserna upplevs det dock att gamla inloggningsuppgifter och e-postadresser finns kvar i systemet för länge. Atgärdsförslag: Skriftliga rutiner för hantering av inloggning, återtagning av nycklar, passeroch id-kort bör tas fram och rutinerna bör även innehålla plan för en kontinuerlig egenkontroll. Gamla inloggningsuppgifter och e-postadresser bör tas bort snabbare. Barn- och utbildningsnämndens egna kontrollmål Kontrollmål nr. 2: Har vi, i förvaltningen och på våra olika enheter, en beredskap och rutiner för hur vi agerar vid en situation med risk för dödligt våld inom våra verksamheter? ROV-poäng: 4 Resultat/bedömning: Vi konstaterar att vi, trots upprepade påminnelser, idag den 28 november fortfarande inte har fått in någon granskningsrapport gällande denna här granskningen. Rapporten skulle vara inlämnad senast den 15 oktober. Kontrollmål nr. 3: Har vi bra och fungerande rutiner för brandsäkerhet med brandsyn ROV-poäng: 8 och utrymningsövningar mm? Resultat/bedömning: Utrymningsövning sker minst en gång per år för både grundskolan och förskolan. Det finns bra dokumentation som är lättillgänglig och både rektor och fastighetsskötare är väl medvetna om vikten av ett fungerande systematiskt brandskyddsarbete (SBA). Kontrollbladen är väl ifyllda med den aktuella skolans kontrollpunkter. Det som saknas är loggar med datum över när kontrollerna är utförda. Detta bör bli en rutin snarast. 13
Detta gäller även introduktionen av nyanställda, där det skulle behövas en logg med underskrift och datum. Utbildning av nyanställda sker, men är ej dokumenterat/kvitterat. Brandlarmet är ej vidarekopplat till SOS-Alarm och räddningstjänsten vilket det bör vara! Detta är viktigt med tanke på både personskydd och skyddet av fastigheten. Atgärdsförslag: Rutiner bör tas fram så att det i kontrollbladen anges när brandskyddskontroller är utförda. Detta gäller även introduktion och utbildning av nyanställda där det bör dokumenteras med datum och underskrifter. Brandlarmet bör vidarekopplas till SOS-Alarm och räddningstjänsten. 2. Atgärdsplan Kontrollmål Åtgärds beskrivning Klart senast Nr 1 Skriftliga rutiner för hantering av inloggning, återtagning av 2018-05-01 nycklar, passer- och id-kort bör tas fram och rutinerna bör även innehålla plan för en kontinuerlig egenkontroll. Gamla inloggningsuppgifter och e-postadresser bör tas bort snabbare. 2 Eftersom granskningen inte är genomförd föreslås inga åtgärder. 3 Rutiner bör tas fram så att det i kontrollbladen anges när 2018-04-01 brandskyddskontroller är utförda. Detta gäller även introduktion och utbildning av nyanställda där det bör dokumenteras med datum och underskrifter. Brandlarmet bör vidarekopplas till SOS-Alarm och 2018-08-01 räddningstj änsten. 3. Samlad bedömning av 2017 års internkontrollarbete Nämndens självskattning av arbetet med intern kontroll under 2017 är: God Kommentar: Nämnden har av sin förvaltning fått all den information som man har förväntat sig att få när det gäller arbetet med risk- och väsentlighetsanalys och framtagande av ny handlingsplan. Däremot anser nämnden att arbetet med internkontroll inom kommunen inte fungerar tillfredsställande. Det saknas helhetsansvar och samordning av de olika granskningsuppdragen och bevakning av att de genomförs i god tid innan årets slut. Inför år 201 7 beslöt nämnden om två gransknings områden med tillhörande granskningsuppdrag. Inget av dessa granskningsuppdrag har redovisats inom utsatt tid. Granskningsrapport för kontrollområde 3 inkom en månad senare än det datum som nämnden hade fastställt som sista datum. 14
~ Tingsrv.ds bostääer TINGSr\YDS KOMMUN Barn- och liltöildoingsnämnden! ~- DNR DNRPL JJ)l6 ls I r, 2017-11-09 Bildningsnämnden Intern kontroll år 2017. Granskning av Bildningsförvaltningen gällande rutiner återtagning inlogg, nycklar, passer- och ID-kort Uppdraget Kontrollera rutiner för utlämning och återtagande av nycklar, passer/1d-kort, inloggningar etc. vid upphörande eller byte av tjänst eller uppdrag inom kommunen samt för utlämning av sådana till utomstående. Genomförande Kontrollen har genomförts genom att bildningsförvaltning samt en skola, Väckelsångskolan, har valts ut för granskning. Granskningen har gjorts genom intervjuer av Mats lngolf, planeringsledare gällande bildningsförvaltning och Robert Jonasson, rektor för Väckelsångskolan. Vid intervjuerna har det framkommit att inga skrivna riktlinjer eller policys finns. Båda känner dock att de har bra muntliga rutiner för hur detta ska fungera. Gällande inloggning i datasystemen skapas användarna av utsedda IT-handläggare. Utlämning av nycklar sker på Väckelsångskolan av administratör och fastighetsskötare på plats och samtliga nycklar kvitteras. När nycklarna återlämnas får personen som har skrivit på kvittensen tillbaka den som bekräftelse på att de har lämnat nycklarna. Egenkontroll av hantering sker spontant och några skriftliga eller uttalade rutiner finns inte. Resultat I Bedömning Vid granskningen upplevs kontrollen på nycklar, passer- och id-kort fungera tillfredställande. Vid granskningen framkom att nyckelkvittenser och korthantering fungerar väl. Inga gamla finns kvar och kvittenserna är välorganiserade och lätta att hitta. På båda arbetsplatserna upplevs det att inloggning och gamla e-poster finns kvar i systemet för länge. Skriftliga rutiner för hantering av inloggning, återtagning av nycklar, passer- och id-kort bör tas fram, rutinen bör innehålla även plan för en kontinuerlig egenkontroll. En snabbare avidsson g ry sbostäder Stiftelsen Tingsrydsbostäder B.ox140 362 22 Tingsryd Besöksadress Skyttegatan 4B Tingsryd Telefon 0477-44100 vx E-post tingsrydsbostader@tingsryd.se borttagning av inloggning och e-post är att rekommendera. ~.r -~~ 15
{y Tingsrv.ds bostääer TINGSHYDS KOMMUN B~rn- och 1i1ttfildnings~ämnden 1 1 l,j DNA DNR.PL OlG l 5 2017-11-09 Bildningsnämnden Intern kontroll år 2017. Granskning av Bildningsförvaltningen gällande rutiner vid Systematiskt brandskyddsarbete SBA inom skolor och förskolor. Uppdraget Kontrollera om det finns bra och fungerande rutiner för brandsäkerhet med brandsyn och utrymningsövningar Genomförande Kontrollen har genomförts genom att en skola och förskola, Väckelsångskolan, har valts ut för granskning. Granskningen har gjorts genom intervjuer av Robert Jonasson, rektor för Väckelsångskolan och Torbjörn Ahlgren vaktmästaren på skolan/förskolan. Vid intervju med rektor så redovisas att det finns en skriven dokumentation av Brandskydd. I detta dokument beskrivs; Drift och Underhåll, Utrymningsplan, Kontroll/Uppföljning/Tillbudsrapportering, Utbildning, Organisation, Instruktioner och Rutiner, Protokoll, Tillbudsrapporter, Planritning, Brandskyddsredogörelse, Ansvarsfördelning, Utrymnings övning sker minst en gång per år, både på grundskola och förskola. De har skilda uppsamlingsplatser. Utbildning av nyanställda sker men är ej dokumenterat/kvitterat. Revision av rutiner sker en gång per år. Vid intervju med fastighetsskötare så sker rondering av brandskydd såsom utrymningsvägar, branddörrar vid brandceller, handbrandsläckare, utrymningsplaner, elektriskt utrustning löpande. Fastighetsskötaren redovisar även kontrollblad 01-08 som är ifyllda med text kopplad till den aktuella skolan. Fastighetsskötaren upplever att alla medarbetare på skolan tar brandskyddet på mycket större allvar än det varit bakåt i tiden. Resultat/ Bedömning Vid granskningen framkommer det att det finns bra dokumentation som är lättillgänglig, både rektor och fastighetsskötare är väl medvetna om vikten av ett fungerande SBA Kontrollbladen är väl ifyllda med den aktuella skolans kontrollpunkter. Det som saknas är loggar över när kontrollerna är utförda, datum. Detta bör bli en rutin snarast. Detta gäller även för introduktionen av nyanställda, där det skulle behövas en logg med underskrift och datum. Stiftelsen Tingsrydsbostäder Box 140 362 22 Tingsryd Besöksadress Skyttegatan 4B Tingsryd Telefon E-post tingsrydsbostader@tingsryd.se 16 0477-441 00 vx
{y Tingsrv.ds bostääer 2017-11-09 Det framkommer även under intervjuerna att brandlarmet ej är vidarekopplat till Räddningstjänsten och det bör det vara. Både för personskyddet och skyddet av fastigheten. Något som skulle underlätta dokumentationen för fastighetsskötare och annan personal vore en app eller annat digitalt påminnelse-system om de olika kontrollbladens intervall och kontroll punkter. Peter Lindberg Tingsrydsbostäder Stiftelsen Tingsrydsbostäder Box 140 362 22 Tingsryd Besöksadress Skyttegatan 4B Tingsryd Telefon E-post tingsrydsbostader@tingsryd.se 17 0477-441 00 vx
Tingsryds kommun Barn- och utbildningsförvaltningen Yngve Rehnström 0477 444 01 barn.utbildning@tingsryd.se 2016-11-02 Handlingsplan intern kontroll för Barn- och utbildningsnämnden Gällande för år 2017 Organisation av nämndens interna kontrollarbete Barn- och utbildningsnämnden beslutar varje år om område för interngranskning samt upprättar en handlingsplan för genomförandet av granskningen. Skolchefen ansvarar för granskningen om inte nämnden har tagit annat beslut. Kontrollmål Kommunstyrelsen har fastställt 1 st. övergripande kontrollmål som samtliga nämnder ska ta upp i sin handlingsplan. Dessutom har 2 st. kontrollmål specifika för Barn- och utbildningsnämnden valts ut att ingå i 2017 års handlingsplan. Det kommunövergripande kontrollmålet samt Barn- och utbildningsnämndens övergripande kontrollmål finns specificerade i tabell 1 "Granskningsuppdrag intern kontroll för Barn- och utbildningsnämnden". I tabell 2 "Sammanställning risk- och väsentlighetsanalys för Barn- och utbildningsnämnden" finns riskbilden med som tagits upp för bedömning av 2017 års interna kontroll. Av tabellen framgår också på vilka grunder som Barn- och utbildningsnämnden har valt att prioritera de utvalda kontrollmålen. Yngve Rehnström Skolchef Tingsryds kommun Box88 362 22 Tingsryd besöksadress Torggatan 12 Tingsryd telefon fax 0471441 00 (vx) 0477 444 09 e-post/hemsida barn.utbildning@tingsryd.se www.tingsryd.se 18
Tabell 1 Granskningsuppdrag intern kontroll för Barn- och utbildningsnämnden År 2017,KontroH- I,Ri,sikbild för rutinlaitbetsmoment,i Risk- och Kontrollmoment/metod Kontroll- Klart område I väsentlighets- ansvarig senast an~lys S/K ROV Kommunöver, 1 ripande kontrollmål Kontrollera rutiner för utlämning och Utses av återtagande av nycklar, passer/idkort, samordningsinloggningar etc vid upphörande eller gruppen byte av tjänst eller uppdrag inom kommunen samt för utlämning av sådana till utomstående. 19 Nämnden/styrelsens ef!na kontrollmå_l - Arbete med Har vi, i förvaltningen och på våra 1/4 4 Kontrollera framtagna planer och rutiner för hur Utses av 2017-10- säkerheten olika enheter, en beredskap och rutiner personalen skall agera vid en situation med risk samordnings- 15 inom våra för hur vi agerar vid en situation med för dödligt våld. Möjlighet till utrymning, gruppen Rapport skolor. risk för dödligt våld inom våra inryrnning och krisgruppernas funktion mm. till BUN:s verksamheter? novembersammanträ de Brandsäkerh Har vi bra och fungerande rutiner för 2/4 8 Kontrollera planer och rutiner för förebyggande Utses av 2017-10- et inom våra brandsäkerhet med brandsyn och brandskyddsarbete, brandsyn, samordnings- 15 skolor och utrymningsövningar mm? utrymningsövningar mm. gruppen Rapport förskolor. till BUN:s novembersammanträ de S = Sannolikhet K = Konsekvens ROV= Risk- och väsentlighetspoäng
Tabell 2 Sammanställning risk- och väsentlighetsbedömning för Barn- och utbildningsnämnden Ar 2011 Kontroll- Ris,klbild för rutin/arbetsmoment Risk- och Bedömningsgrunder för prioritering Till handområde väsentlighets- lingsplan analys ja I nej Kommunöver 7 ripande kontrollmål S/K ROV Kontrollera rutiner för utlämning och Ja återtagande av nycklar, passer/idkort, inloggningar etc vid upphörande eller byte av tjänst eller uppdrag inom kommunen samt för utlämning av sådana till utomstående. 20 Nämnden/styrelsens egna kontrollmål Arbete med Har vi, i förvaltningen och på våra 1/4 4 Det är låg sannolikhet att detta händer, men det skulle medföra Ja säkerheten olika enheter, en beredskap och rutiner oerhört stora negativa konsekvenser. inom våra för hur vi agerar vid en situation med skolor. risk för dödligt våld inom våra verksamheter? Brandsäkerh Har vi bra och fungerande rutiner för 2/4 8 En brand på en skola eller förskola är en mycket allvarlig Ja et inom våra brandsäkerhet med brandsyn och händelse som kan få ödesdigra konsekvenser både vad gäller skolor och utrymningsövningar mm? mänskliga och materiella värden. förskolor S = Sannolikhet K = Konsekvens ROV= Risk- och väsentlighetspoäng
Arende 13 Återkoppling gällande intern kontroll år 2016 21
Fastställd 2017-12-13 Intern kontroll år 2016 - Uppföljning och Återkoppling Ansvarig nämnd: Barn- och utbildningsnämnden Resultat från granskningen Kommunövergripande kontrollmål Kontrollmål nr 1: Hur kommunens olika verksamheter säkerställer att tjänstegarantierna uppfylls. Resultat/bedömning: Granskningen har inte påvisat att vi inte lever upp till våra tjänstegarantier. Cheferna inom de olika verksamheterna ansvarar för att deras personal har kännedom om tjänstegarantierna och nyanställd personal informeras i samband med deras introduktion. Vårdnadshavare informeras vid introduktion på förskola eller fritids eller vid skolstart samt via vårt digitala verksamhetssystem för hantering av tider inom förskola och fritids. Det kan dock vara motiverat att införa en rutin för kontroll att det finns kännedom om tjänstegarantierna bland personal och vårdnadshavare. Atgärdsförslag: Att förvaltningen inför en rutin för egenkontroll som säkerställer att både medarbetare och vårdnadshavare har kännedom om tjänstegarantierna. Uppföljning och återkoppling: Nämnden har under året bearbetat tjänstegarantierna och beslutat om nya för de verksamheter där vi inte tidigare har haft tjänstegarantier. För att garantera att vi årligen granskar om vi lever upp till tjänstegarantierna har nämnden beslutat vi som mål under perspektivet "Process" skall ha att vi lever upp till samtliga tjänstegarantier. Barn- och utbildningsnämndens egna kontrollmål Kontrollmål nr. 2: Hur arbetar skol- och elevhälsopersonal med elever med särskilda behov? Uppfyller vi skollagen? Med särskilt beaktande av alla nyanlända elever. Är resurserna tillräckliga? ROV -poäng: 6 Resultat/bedömning: Vi konstaterar att vi inte har fått in någon granskningsrapport gällande den här granskningen. Rapporten skulle vara inlämnad senast den 1 december 2016. Atgärdsförslag: Eftersom granskningen inte är genomförd föreslås inga åtgärder. 22
ROV-poäng: 6 Resultat/bedömning: De sammanfattande bedömningen efter granskningen är att Elevhälsan lever upp till ansvaret och att resurserna räcker men att det möjligen saknas resurser på primärvårdsnivå. Verksamheten bedrivs i enlighet med regler och bestämmelser. Nödvändiga rutiner finns och rutinerna följs. Utöver rutinerna har man även utarbetat lokalt anpassade checklistor. Atgärdsförslag: Granskningen visar att elevhälsan lever upp till ansvaret och att resurserna räcker. Verksamheten bedrivs i enlighet med regler och bestämmelser. Elevhälsan behöver därför inte vidta ytterligare åtgärder. 23 Kontrollmål nr. 3: Elevhälsan har fått ett nytt uppdrag att ansvara för vaccinationen av nyanlända barn och ungdomar. Klarar vi att leva upp till det här ansvaret? Räcker resurserna?
Beslutad 2016-12-14 Intern kontroll år 2016 - Granskningsrapport Ansvarig nämnd: Barn- och utbildningsnämnden 1. Resultat från granskningen Kommunövergripande kontrollmål Kontrollmål nr 1: Hur kommunens olika verksamheter säkerställer att tjänstegarantierna uppfylls. Resultat/bedömning: Granskningen har inte påvisat att vi inte lever upp till våra tjänstegarantier. Cheferna inom de olika verksamheterna ansvarar för att deras personal har kännedom om tjänstegarantierna och nyanställd personal informeras i samband med deras introduktion. Vårdnadshavare informeras vid introduktion på förskola eller fritids eller vid skolstart samt via vårt digitala verksamhetssystem för hantering av tider inom förskola och fritids. Det kan dock vara motiverat att införa en rutin för kontroll att det finns kännedom om tjänstegarantierna bland personal och vårdnadshavare. Atgärdsförslag: Att förvaltningen inför en rutin för egenkontroll som säkerställer att både medarbetare och vårdnadshavare har kännedom om tjänstegarantierna. Barn- och utbildningsnämndens egna kontrollmål Kontrollmål nr. 2: Hur arbetar skol- och elevhälsopersonal med elever med särskilda behov? Uppfyller vi skollagen? Med särskilt beaktande av alla nyanlända elever. Är resurserna tillräckliga? ROV-poäng: 6 Resultat/bedömning: Vi konstaterar att vi, trots upprepade påminnelser, idag den 5 december fortfarande inte har fått in någon granskningsrapport gällande denna här granskningen. Rapporten skulle vara inlämnad senast den 1 december. Kontrollmål nr. 3: Elevhälsan har fått ett nytt uppdrag att ansvara för vaccinationen av nyanlända barn och ungdomar. Klarar vi att leva upp till det här ansvaret? Räcker resurserna? ROV-poäng: 6 Resultat/bedömning: De sammanfattande bedömningen efter granskningen är att Elevhälsan lever upp till ansvaret och att resurserna räcker men att det möjligen saknas resurser på primärvårdsnivå. Verksamheten bedrivs i enlighet med regler och bestämmelser. Nödvändiga rutiner finns och rutinerna följs. Utöver rutinerna har man även utarbetat lokalt anpassade checklistor. 24
2. Atgärdsplan Kontrollmål Åtgärds beskrivning Klart senast Nr 1 Framtagande av rutin för att säkerställa att tjänstegarantierna 2017-05-01 är kända bland personal och vårdnadshavare. 2 Eftersom granskningen inte är genomförd föreslås inga åtgärder. 3 Granskningen visar att elevhälsan lever upp till ansvaret och att resurserna räcker men att det möjligen saknas resurser på primärvårdsnivå. Verksamheten bedrivs i enlighet med regler och bestämmelser. Elevhälsan behöver därför inte vidta ytterligare åtgärder. 3. Samlad bedömning av 2016 års internkontrollarbete Nämndens siälvskattning av arbetet med intern kontroll under 2016 är: God Kommentar: Nämnden har av sin förvaltning fått all den information som man har förväntat sig att få när det gäller arbetet med risk- och väsentlighetsanalys och :framtagande av ny handlingsplan. Däremot anser nämnden att arbetet med internkontroll inom kommunen inte fungerar tillfredsställande. Det saknas helhetsansvar och samordning av de olika granskningsuppdragen och bevakning av att de genomförs i god tid innan årets slut. Inför år 2016 beslöt nämnden om två granskningsområden med tillhörande granskningsuppdrag. Inget av dessa granskningsuppdrag har redovisats inom utsatt tid. Granskningsrapport för kontrollområde 3 inkom efter att kallelsen med handlingar hade skickats ut till nämnden. 25
Arende 14 Information om ny nämnd process 26
l.ltingsryds ~kommun Kommunledningsförvaltningen Eva Palmer 0477 441 52 eva.palmer@tingsryd.se Ny nämndprocess ~ Information Förslag till beslut Bildningsnämnden tar emot informationen. Beskrivning av ärendet TJÄNSTESKRlVELSE Datum 2017-11-28 Till bildningsnämnden 2D ':~+ (101 2018-01-01 införs den sista delen av den nya politiska organisationen. Som en konsekvens har även förvaltningsorganisationen förändrats, bl a har den politiska administrationen samlats under kommunledningsförvaltningens kansliavdelning. I förbindelse med omorganisationen och inför upphandling av nytt diarie- och ärendehanteringssystem, har en omfattande processkartläggning av kommunens ärendehantering genomförts. Kartläggningen har resulterat i ett förslag till ny nämndprocess (bilaga) i syfte att säkerställa att kommunens ärendehantering genomförs på ett konsekvent och korrekt sätt. Arbetet kommer att leda till enklare, smidigare och mer effektiva arbetsprocesser men vägen dit kräver tid, kontinuitet, tydliga processer, omfattande utbildningsinsatser och nya rutiner i många led. Ärendets beredning Ärendet är berett av kommunledningsförvaltningens kansliavdelning Beslutsunderlag Förslag gemensam nämndprocess Nämndens/styrelsens beslut ska skickas till Kommunledningsförvaltningens kansliavdelning ~~=~~~.-.~~~ Eva Palmer Kanslichef Tingsryds kommun Box88 362 22 Tingsryd besöksadress Torggatan 12 Tingsryd e-post/hemsida kommunen@tingsryd.se www.tingsryd.se 1 (1) 27 telefon fax 0477 441 00 (vx) 0477 313 00
f'.itingsryds ~kommun Kommunledningsförvaltningen Nämnd process 2017-11-28 Förslag till ny nämndprocess finns dels som beskrivande text nedan, dels i form av ett flödesschema. Processen gäller kommunfullmäktige och samtliga politiska nämnder och utskott. I flödesschemat beskrivs själva nämndprocessen i ett antal steg Delprocess Aktivitet Ansvar Rutiner o som finns idag o som är identifierade men inte implementerade o som inte är identifierade - ännu... Varje steg i nämndprocessen har ett riktmärke avseende tidsåtgång Mallar för tjänsteskrivelser mm ska ensas, vissa så snart som möjligt, andra i förbindelse med implementering av nytt dokument- och ärendehanteringssystem (diarium). Steg 1 -Ärende anmäls till nämnden Ärenden anmäls till respektive nämnd/utskotts lista så snart som möjligt efter att det initierats o Gemensam rutin utarbetas Handlingar ska vara diarieförda och kompletta innan de i god tid lämnas till sekretariatet Handlingar till ett ärende ska lämnas till sekretariatet i god tid innan beredning o Tjänsteskrivelser enligt gemensam mall undertecknas alltid av ansvarig chef Handlingar som inte är kompletta och diarieförda eller lämnas för sent tas inte emot o Stopptider framgår av respektive nämnd/utskotts kalendarium/årshjul Ansvar Ansvarig chef Nämndsekreterare Riktvärde tid Löpande Steg 2 - Avstämning med förvaltningschef Inkomna ärenden/rubriker sammanställs till ärendelista Stäms av med förvaltningschef o Handläggare kallas av chef vid behov Ansvar Förvaltningschef Nämndsekreterare Handläggare kallas av chef vid behov Riktmärke tid 5-30 min Steg 3 - Stopptid för anmälan och inlämning av handlingar Upprättande av preliminär föredragningslista Ansvar Sekreterare Riktmärke tid Enligt kalendarium Steg 4 - Avstämning med chef och ordförande Beredning inför beredningskallelse vid beredning med presidium o Kan hoppas över vid beredning med enbart ordförande Ansvar Förvaltningschef Ordförande 0 28
Sekreterare Riktmärke tid 5-45 min Steg 5 - Beredningska/Je/se Utskick (digitalt) av alla handlingar, inklusive förslag till beslut Ansvar Sekreterare Riktmärke tid 4h Steg 6 - Beredning Fastställande av dagordning Tidssättning Ansvar Förvaltningschef Presidium (nämnder) alt. Ordförande (utskott) (evt. sekreterare) Riktmärke tid 0,5-1 h Steg 7 - Efter beredning Efter beredning kan endast förvaltningschef initiera extraärenden till ordförande. Ordförande beslutar om extraärende. Ansvar Ordförande Riktmärke tid Minimal Steg 8 - Kallelse Utskick av kallelse Publicering på hemsida Ansvar Sekreterare Riktmärke tid 4 h Steg 9 - Sammanträde Utkast till protokoll Närvarolista Ansvar Sekreterare Riktmärke tid 2 h + sammanträdestid Steg 10 - Protokoll Justering Anslag Expediering samtliga protokoll till Kommunstyrelsen (uppsiktsplikt) Enskilda ärenden lämnas till KS nästa lista (sekreterarens ansvar) Ansvar Ordförande Justerare Sekreterare Riktmärke tid 5 h Steg 11 - Expediering av protokoll Nästa instans 2(3) 29
Annan nämnd Handläggare Sökande Andra... Ansvar Sekreterare Registrator Handläggare Riktmärke tid 1 h -1 dag Steg 12-Aterkoppling till nämnden Aterrapportering Uppföljning Information Ansvar Sekreterare Riktmärke tid Steg 13-Ärendet avslutas i diariet Diarieföring Ansvar Registrator Riktmärke tid 5 min - 1 h Steg 14-Arkiv Arkivering Ansvar Registrator Riktmärke tid 5 min -1 h 3(3) 1-4 h 30
Arende 15 Sammanträdestider 2018 31
r.ltingsryds ~kommun Kommunledningsförvaltningen Eva Palmer 0477 441 52 eva.palmer@tingsryd.se TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-11-30 Till bildningsnämnden Sammanträdestider 2018 - Information och fastställande Förslag till beslut Bildningsnämnden tar emot informationen och fastställer sammanträdestiderna i enlighet med kommunfullmäktiges beslut. Sammanfattning Sammanträdestiderna 2018 beslutades av kommunfullmäktige 2017-11-27 och ska därefter fastställas av respektive styrelse, nämnd och utskott. Samtliga sammanträdestider har synkroniseras centralt för att den politiska administrationen och politikernas uppdrag ska kunna koordineras I den nya organisationen finns hela den politiska administrationen samlad på kommunledningsförvaltningens kansliavdelning. I förslag till nytt reglemente för nämnder och styrelser i Tingsryds kommun, framgår att: "Nämndernas sammanträdestider ska synkroniseras centralt för att administration och politikernas uppdrag ska kunna koordineras. Kansliavdelningen ansvarar varje år för framtagande av förslag till schema". Sammanträdestiderna är koordinerade med planerad budgetprocess för 2018. Ärendets beredning Ärendet är berett av kommunledningsförvaltningens kansliavdelning. Beslutsunderlag Sammanträdestider 2018 för respektive nämnd/utskott. Nämndens/styrelsens beslut ska skickas till Kommunledningsförvaltningens kansliavdelning.-:::~:_::~ ~Qc;_~C:7 Eva Palmer Kanslichef Tingsryds kommun Box88 362 22 Tingsryd besöksadress Torggatan 12 Tingsryd telefon fax 0477 441 00 (vx) 0477 313 00 e-post/hemsida 11 kommunen@tingsryd.se www.tingsryd.se 1 (1) 32
~Tingsryds \:!)kommun Kommunstyrelsen usterare 212 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (23) 2017-11-13 Beslut om sammanträdestider 2018 Dnr 2017/658 006 Kommunstyrelsens beslut. ~,-N~---:-:::. -.. ---- :..,,., I I U,.. J,; _;.., (,,'._;.,_.;;01-1; 3arn- och l:ltblldnin~sn,amnden ~n- 1 5 1. Kommunstyrelsen fastställer kalendarium 2018 för kommunstyrelsen och dess utskott. 2. Kommunstyrelsen rekommenderar kommunfullmäktige att fastställa sammanträdestider i enlighet med framtaget kalendarium för 2018. 3. Kommunstyrelsen rekommenderar nämnder och styrelser att fastställa sammanträdestider i enlighet med framtaget kalendarium för 2018. Beskrivning av ärendet Införandet av ny politisk organisation och ny förvaltningsorganisation påverkar planeringen av framtida sammanträdestider. I den nya organisationen finns hela den politiska administrationen samlad på kommunledningsförvaltningens kansliavdelning. Kommunfullmäktige har till följd av förändrad organisation beslutat om "Reglemente för kommunstyrelsen och nämnder" (KF 145, 2017-10-30) och där framgår i 10, under rubriken Sammanträden: "Nämnderna sammanträder på dag och tid som nämnden fastställer i enlighet med gemensamt kalendarium för sammanträden. Nämndernas sammanträdestider ska synkroniseras centralt för att administration och politikernas uppdrag ska kunna koordineras. Kansliavdelningen ansvarar varje år för framtagande av förslag till schema." Enligt samma paragraf, tredje stycket ska samtliga kallelser skickas ut sex dagar före respektive sammanträde. Att ärendeprocessen på detta sätt sträcks ut i tid, medför att det inte längre är möjligt att ha kommunfullmäktige varje månad. I förslaget har därför antalet sammanträden i kommunfullmäktige minskats från elva till nio per år, dock väl spridda över året. Förslaget är koordinerat med planerad budgetprocess för 2018. Arbetsutskottet behandlade ärendet vid sammanträdet 2017-10-23 samt vid det extrainsatta sammanträdet dagens datum, 2017-11-13. Kommunstyrelsen gör vid sitt sammanträde dagens datum smärre justeringar gällande sammanträden för TUF AB och arbete- och lärandeutskottet för att undvika dubbelbokningar för förtroendevalda. Beslutsunderlag. Tjänsteskrivelse från kanslichefen, 2017-10-23 Sammanträdestider 2018 Tingsryds kommun 2017-11-15 33
~Tingsryds \:!)kommun Kommunstyrelsen Justerare 212 forts. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2017-11-13 Kommunstyrelsens arbetsutskott 23 9, 2017-10-23 Kommunstyrelsens arbetsutskott 24 7, 2017-11-13 Förslag till beslut på sammanträdet 5 (23) 1. Kommunstyrelsen fastställer kalendarium. 2018 för kommunstyrelsen och dess utskott. 2. Kommunstyrelsen rekommenderar kommunfullmäktige att fastställa sammanträdestider i enlighet med :fram.taget kalendarium. för 2018. 3. Kommunstyrelsen rekommenderar nämnder och styrelser att fastställa sammanträdestider i enlighet med :fram.taget kalendarium. för 2018. Beslutsgång Ordförande finner att kommunstyrelsen bifaller Patrick Ståhlgrens (M) yrkande. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Nämnder och styrelser Ansvarig chef under respektive, nämnd, styrelse och utskott I Utdrags bestyrkande 34 Patrick Ståhlgren (M) yrkar i enlighet med lydelsen i "Reglemente kommunstyrelsen och nämnder":
Arende 16 Angående behov av modul till skola/förskola i Urshult 35
l'.jtingsryds \:!;)kommun Kommunledningsförvaltningen Mats lngolf 0477 44402 Lokalbehov vid förskola/skola i Urshult Förslag till beslut TJÄNSTESKRIVELSE 2017-12-04 Bildningsnämnden 1. Bildningsnämnden använder delar av sitt överskott från 2016 för att iordningställa grunden för installation av moduler på Urshultsskolan. 2. Bildningsnämnden lämnar ärendet vidare för beslut i kommunstyrelsen om användandet av överskottsmedel 2016, som finansiering av ovanstående markarbete. Beskrivning av ärendet Antalet barn har under en längre tid ökat i Urshult. Vi har idag många barn, framförallt 1 och 2-åringar, i förskoleverksamheten. Då dessa barn behöver vara i mindre barngrupper innebär det att de äldre barnen 3, 4, och 5-åringar hamnar i grupper på mellan 25-30 barn. I skolan finns ett stort behov av lokaler till fram för allt musikundervisning. Idag läggs mycket tid på att plocka fram och tillbaka instrument vid lektioner. Det finns även behov av undervisningslokal för svenska som andraspråk och modersmål då antalet nyanlända ökar vid skolan. Vid Urshultsskolan finns idag en husgrund som är överasfalterad. I denna grund finns el, vvs, fiber mm framdraget. På denna grund finns möjlighet att placera moduler för användning till förskola/skola. Ärendet kommer att fortsättningsvis behandlas i loklutskott/grupp för framtagande av kostnadsunderlag, bygglov, tidsplan mm. Beslutsunderlag Skrivelser från förskolechef Lisbeth Lindström och rektor Tina-Mari Jonasson. - --------------------- Nämndens/styrelsens beslut ska skickas till Kommunstyrelsen Tekniska avdelningen Tingsryds bostäder Mats Ingolf Planeringsledare Tingsryds kommun Box88 362 22 Tingsryd besöksadress Torggatan 12 Tingsryd telefon fax e-post/hemsida :W11 /2_05 1 c, t kommunen@tingsryd.se www.tingsryd.se 1 (1) 0477 441 00 (vx) 0477 313 00 36
Skrivelse till Bildningsnämnden angående behov av modul till Skola/förskola i Urshult 171123. På Fjärilens förskola är det idag 43 barn inskrivna på 3 avdelningar. Vi kommer fram till januari 2018 att skola in ytterligare 9 barn. Då är barnantalet på våra 3 avdelningar följande: Smörblomman 19 barn: 1 år- 10 barn, 2 år- 4 barn, 3 år- 5 barn. Lyckan 19 barn: 1 år- 8 barn, 2 år- 2barn, 3 år- 6 barn, 4 år- 3 barn. Snickeboa 15 barn: 1 år- 6 barn, 2 år- 3 barn, 3 år- 2 barn, 4 år- 4 barn. Snickeboa är den avdelning som byggdes för 8-10 barn och där vi under de sista 6 åren inte haft under 14 barn inskrivna. Med så mycket yngre barn på avdelningarna är vi nu att betrakta som små barnsavdelningar. Då är det stora barnantalet ett problem. Små barn har ett behov av att vistas i mindre grupper. Vi får idag in barn som inte har börjat gå och det händer att en del barn fortfarande är flaskbarn. Nästan alla barn är blöjbarn med många byten på en dag är det en stressande faktor för personalen vid hög beläggning. Snickeboas avdelning har en toalett till 14 barn vilket gör att de större barnen(3 år) går över till en annan avdelning för att låna toaletten. En personal går då med barnet. Det blir även trångt på Fjärilens avdelningar då man behöver ha många bord och stolar för att alla ska kunna få plats vid måltiderna. På Ekebo är det idag 27 barn inskrivna varav 11 barn är 4 år och 16 barn är 5 år. Vi har skolat över 4- åringarna nu i höst för att underlätta trycket på Fjärilen då de flesta barn som står i kö är 1-åringar. Nu behöver vi flytta över resterande 4-åringar(7 barn) till Ekebo för att kunna ta emot de barn som står i kö. Då kommer det att vara 34 barn inskrivna på Ekebo. Vi är redan nu tvingade att dela barngruppen. Alla kan inte vara inne samtidigt. När vi är inne måste gruppen delas så att halva gruppen vistas uppe på övervåningen och andra halva på nedre plan. Ljudnivån blir hög med så mycket barn, luften tar slut och personalen blir upplever en hög arbetsbelastning. Ju fler barn som ska äta frukost och mellanmål desto fler bord och stolar måste vi ha i lokalen vilket begränsar lekytan. Mat kan bara serveras på nedre våningen. Middag äter vi i skolans matsal eftersom köket på Ekebo inte är godkänt som mottagningskök p.g.a. för dåliga diskmöjligheter. Endast en diskmaskin finns i köket och det finns inget utrymme för att sätta in ytterligare en diskmaskin. Vi får gå i 2 grupper till matsalen och äta med 10 minuters förskjutning. Detta tar tid och är ytterligare en belastning på personalen. Det finns inte utrymme på Ekebo för en grupp på 34 barn samt personal (7-8 personer/deltider). Ventilationen är heller inte anpassad för en sådan stor barngrupp. Redan idag när de är 27 barn måste de dela gruppen i en inne och en utegrupp. Ytan är till synes stor på Ekebo men den faktiska lekytan är för liten. Det finns rum som barnen inte får vistas i bl.a. serveringskök, personalrum och personaltoalett. Hallen och trapphuset är "biyta". Barnen är stora och kräver mycket lekyta. Dessutom är det svårt redan nu med att få plats med ytterkläder och förvaring för extrakläder. Torkskåpen räcker inte till och det finns ingen plats för fler torkskåp i befintliga lokaler. Ventilation. Vi undersöker hur mycket barn/vuxna som kan vistas i byggnaden samtidigt för att ventilationen ska vara godkänd. Gällande brandskydd så bör man enligt RÖK noggrant analysera och resonera fram vad som är praktiskt möjligt i ett utrymningsperspektiv. Detta bör finnas med när man gör en helhetsbedömning av möjligheten till en utökning av barngruppen. 37
Läget i Urshult visar genom åren, både bakåt i tiden och framåt, att trycket på barnomsorgen är stort. Vi har varit flexibla och försökt lösa lokalfrågan genom olika omorganisationer, men nu går det inte längre. Fortfarande finns det en hög inflyttningspotential till Urshult. Vi har ett behov av att lösa lokalfrågan snarast genom paviljonger (2 avdelningar) som sätts upp där gamla paviljongen stod. Där finns redan en förhöjning där paviljongen stod tidigare som man asfalterat över. Vatten och avlopp är framdraget i marken sedan tidigare. Även fiber och värme finns nära att koppla in sig på. Detta torde vara den snabbaste och enklaste sättet att lösa lokalproblematiken på då det brådskar. Vi tänker att det är 5-åringarna som ska vara i paviljongen. Då behöver man inte tänka på utemiljö, stängsel eller lekredskap. Behovet av paviljongerna kan vi se för en lång tid framåt då dessa kullar kommer upp i skolan senare. Skolan är trångbodd redan idag och skulle behöva en del i de paviljonger som vi äskar. För att vi ska kunna bedriva en trygg och bra pedagogisk verksamhet är det nödvändigt att lokalfrågan löses snarast. Lisbeth Lindström Förskolechef Ro 2 Ryd och Urshult Lite statistik gällande Urshult Barn födda: 2006 24 barn åk 5 2007 19 barn åk 4 2008 21 barn åk 3 2009 18 barn åk 2 2010 19 barn åk 1 2011 13 barn förskoleklass 2012 16 barn Förskolan 5 åringar 2013 18 barn Förskolan 4 åringar 2014 12 barn Förskolan 3 åringar 2015 9 barn Förskolan 2 åringar 2016 27 barn varav 24 barn inskrivna till dags datum på Förskolan 1 åringar 2017 15 barn t.o.m. 23/11 Ej inskrivna under 1 år. 38
Ovanstående beskrivning av situationen på förskolan i Urshult påverkar skolans verksamhet och lokaler. Situationen för traditionell klassrumsundervisning är för närvarande funktionell, dvs det finns ett klassrum/årskurs med tillhörande, mindre grupprum. Att situationen nu är funktionell bygger på att vi har en klass/årskurs samt att elevantalet/klass gör det rimligt att undervisa en klass i ett klassrum. Då vi ser ett ökat antal barn i förskolan samt erfar viss inflyttning för elever i skolåldern ser vi att det kommer att bli problematiskt att bedriva kvalitativ undervisning. Med ett stort elevantal i en årskurs behöver det finnas möjlighet att organisera verksamheten på ett annat sätt än en klass/årskurs och då krävs fler lokaler av klassrumsstorlek. Även lokalerna för förskoleklassens och fritidshemmets verksamhet är för tillfället funktionell, men med ett ökat elevantal kommer det att behövas fler lokaler för att ha möjlighet att dela elevgruppen i mindre grupper, dels för att kunna bedriva aktiviteter som ger en meningsfull fritid, dels för att skapa "lekro" och trygghet för de elever som går på fritids. I nuläget saknar skolan lokal för musikundervisning och ett mötesrum. Mottagningen för skolsköterskans verksamhet är ej funktionellt. Vi ser också att antalet nyanlända elever i Urshultsskolan ökar. Detta gör att vi behöver ha en möjlig lokal att bedriva tex modersmål, extra svenska som andraspråksundervisning och studiehandledning i. Musikundervisningen bedrivs nu i en liten fritidslokal som inte på ett tillfredsställande sätt rymmer en hel klass om den överstiger 20 elever. Det är inte heller möjligt att förvara material för musikundervisning, tex instrument, i denna lokal och därför går en del av lektionstiden åt till att eleverna behöver hjälpa till att hämta adekvat material i förvaringsutrymmet på ett annat plan. Vi saknar helt mötesrum. Detta gör att när vi har personalmöten ryms inte all personal i det personalrum vi använder och det blir inte en välkomnande atmosfär. Vi har inte heller möjlighet till avskilda möten med tex vårdnadshavare eller medarbetarsamtal. Vi använder ofta klassrum till mötesrum om det finns något ledigt, men detta skapar inte en välkomnande och trygg atmosfär, särskilt inte om samtalen är känsliga. Vi har för närvarande ett mindre expeditionsrum som används både av administratör, förskolechef och rektor. Många gånger går det att sam planera användandet, men det omöjliggör tex spontana samtal med personal, vårdnadshavare och elever. Ett ökat elevantal kommer också att öka trycket på matsalen. I nuläget är det möjligt att barnen från avdelningen Ekebo äter i matsalen, men med ett ökat elevantal kommer det inte att bli möjligt att för alla elever att äta sin lunch (tidigast kl 11 och som senast till kl 13) och sitt mellanmål inom de riktlinjer som finns fastslagna. Vi ser stora möjligheter till att använda lokaler som kombinerade lokaler. Tex kan en musiksal eller mötesrum kombineras med ett rum för studiehandledning o dyl. En optimal paviljongbyggnad för skolans räkning skulle innehålla två klassrum samt två till tre mindre rum. Då elevantalet kommer att variera över åren ser vi stora möjligheter att samverka med förskolan kring dessa lokaler. Tina-Mari Jonasson Rektor, Ro 2, Urshults- och Trojaskolan 39