KARLSTADS KOMMUN Ärende 9
Dnr KS-2012-491 DplOO sid 1 (2) KARLSTADS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Stadssekretariatet Tjänsteskrivelse 2012-08-03 Lisa Berg, 054 540 10 06 lisa.berg@karlstad.se Kommunstyrelsen Sammanträdestider för nämnder och styrelser inom kommunkoncernen 2013 Dnr KS-2012-491 DplOO Kommunledningskontorets förslag 1. Under 2013 sammanträder kommunstyrelsen på tisdagar, nämnder på onsdagar och styrelser på torsdagar i samma vecka, med undantag för december månad då sammanträdena hålls skilda veckor. 2. Kommunstyrelsen, nämnderna och styrelser sammanträder under veckorna 4, 8, 12,16,21,25,35,39,43,47. 3. Kommunstyrelsen sammanträder vecka 51. Nämnderna och styrelserna sammanträder vecka 50. Sammanfattning av ärendet Kommunledningskontoret har upprättat ett förslag till rekommendationer för mötestider i nämnder och styrelser inom kommunkoncernen 2013. Syftet med en koncernövergripande samordning är att skapa förutsättningar för en väl fungerande ärendehantering från nämnder till kommunstyrelse och fullmäktige samt från de helägda bolagen till Karlstads Stadshus AB som moderbolag. Ett annat viktigt syfte är att se till att det finns mötesfria veckor för politikerna. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 3 augusti 2012. Kommunledningskontorets tjänstemannayttrande den 3 augusti 2012. Kommunledningskontorets förslag till mötestider i kommunkoncernen 2013- årsplan. C~l~~~ Carina Wiberg - cs- Lisa Berg administrativ chef vik. stadssekreterare Postadress: Kommunledningskontoret, 651 84 Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8 Webb: karlstad.se Tel: 054-5400000 Fax: 054 18 34 06 E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PIusGiro: 8174-5 Bankgiro: 405-2213
Beslutet skickas till Samtliga nämnder och bolag Dnr KS-2012-491 DplOO sid 2 (2)
Dnr KS-2012-491 DplOO sid 1 (2) KARLSTADS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Stadssekretariatet Tjänstemannayttrande 2012-08-03 Lisa Berg, 0545401006 lisa. berg@karlstad.se Kommunstyrelsen Sammanträdestider för nämnder och styrelser inom kommunkoncernen 2013 Dnr KS-2012-491 DplOO Ärende Det är viktigt att möten med nämnder och styrelser planeras på ett sådant sätt att det skapas utrymme for att olika beslut kan hanteras enligt angivna tidsplaner. Förslagen till mötestider for nämnder och styrelser är därfor samordnade med tiderna lor när koncernövergripande ärenden som budget, delårsbokslut och årsredovisning ska lämnas in till kommunledningskontoret. Detsamma gäller for personaluppfoljningar och personalbokslut. Genom att folja de rekommenderade tiderna skapas goda forutsättningar for en väl fungerande ärende hantering. Det bidrar också till att åstadkomma veckor som är fria från möten vilket varit önskvärt från politiskt håll. De allmänna utgångspunkterna är desamma som foregående år: Tillväxtutskottet sammanträder på måndagar Kommunledningsutskottet sammanträder på tisdagar. Kommunstyrelsen sammanträder på tisdagar. Nämnderna sammanträder på onsdagar. Styrelserna sammanträder på torsdagar. Kommunfullmäktige sammanträder på torsdagar (sammanträdestiderna fastställs vid kommunfullmäktige i oktober eller november, och kan därför skilja sig från forslaget i årsplanen). Förslaget innebär i huvudsak att den första eller de två första veckorna vatje månad blir fria från möten. Helgdagar, lovveckor, budgetprocesser och liknande gör dock att det kan finnas behov av att göra avsteg från de allmänna utgångspunkterna. De foreslagna mötestiderna är anpassade utifrån loven i skolan och avsikten är att sportlovsveckan (v 9) och påsklovsveckan (v 14) samt allahelgonaveckan (v 44) ska vara fria från möten. Postadress: Kommunledningskontoret, 651 84 Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8 Webb: karlstad.se Tel: 054-5400000 Fax: 054 18 34 06 E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PIusGiro: 8174-5 Bankgiro: 405-2213
Dnr KS-2012-491 DplOO sid 2 (2) Nämnder och styrelser avgör själva hur ofta de sammanträder. Det är dock viktigt att tänka på att möten planeras på ett sådant sätt att det finns beredskap för att hantera ärenden inom rimlig tid. Ärenden som ska vidare till kommunstyrelsen respektive Karlstads Stadshus AB justeras samma vecka som mötet så att ärendena kan överlämnas till kommunledningskontoret för handläggning senast fredag i samma vecka. C~v\J.~ Carina Wiberg G administrativ chef ~~~ Lisa Berg vik. stadssekreterare