Internrevisionen Till styrelsen vid Göteborgs universitet Jan Sandvall 2009-02-18 Dnr B5 350/08 INTERNREVISIONENS RAPPORTERING FÖR ÅR 2008
1. Inledning Internrevisionen vid Göteborgs universitet bedrivs i enlighet med Internrevisionsförordningen (2006:1228) samt ESV:s föreskrifter och allmänna råd. Internrevisionen skall granska och lämna förslag till förbättringar av myndighetens processer för intern styrning och kontroll. Resultatet av internrevisionens granskning skall årligen redovisas i form av iakttagelser och rekommendationer till styrelsen. Grunden för internrevisionens rapportering utgör internrevisionens revisionsplan, beslutad av styrelsen 2008-02-20. 2. Internrevisionens omfattning och inriktning Internrevisionens granskningar har till största delen genomförts i enlighet med revisionsplanen. De granskningar som återstår avser Finansiering externa medel och centrumbildningar vilka kommer att genomföras under år 2009 och som därmed ingår i revisionsplanen för detta år. I revisionsplanen för år 2008 beräknades resurserna för internrevision till 2,5 årsarbetare. Det faktiska utfallet blev cirka 1,5 årsarbetare. Utöver de insatser som genomförts av internrevisionen har Ernst & Young anlitats för granskning av ITuniversitetet och studenternas arbetsmiljö i enlighet med beslutad revisionsplan. De granskningar som har genomförts under året har löpande avrapporterats till ansvariga chefer samt rektor. Denna rapportering avser därför enbart väsentliga iakttagelser och rekommendationer. Kvalitetssäkring Ekonomistyrningsverket (ESV) har sedan januari 2006 ansvaret för att samordna och utveckla internrevisionen inom staten bl a när det gäller kvalitetssäkring, metod- och kompetensutveckling. Internrevisionen har utarbetat ett kvalitetssystem/kvalitetsprogram för att säkerställa att kontinuerlig tillsyn och utveckling sker av internrevisionens effektivitet. I denna struktur ingår att var femte år genomföra en s.k. självutvärdering av internrevisionen med extern validering. I god internrevisorssed ingår kontinuerlig kompetensutveckling och under året har bl.a. en kurs i COSO-modellen genomgåtts. Rådgivning I internrevisionens uppgift ingår att ge råd och stöd avseende myndighetens processer för intern styrning och kontroll. Deltagande i nätverk Internrevisionen har under året deltagit i nätverk tillsammans med internrevisorer från andra statliga myndigheter och universitet, inklusive besök i Köpenhamn och Oslo. 3. Internrevisionens väsentliga iakttagelser och rekommendationer avseende varje enskild granskning Samtliga granskningar har genomförts med utgångspunkt från COSO-modellen. Denna modell utgör ett regel- och ramverk för att värdera verksamhetens interna styrning och kontroll. 2(9)
3.1 Institutioner och centrumbildningar I revisionsplanen för 2008 ingick granskning av institutioner och centrumbildningar, med inriktning mot intern styrning och kontroll med särskilt fokus på redovisning och bokslutsrutiner. Syftet var att granska bl.a. ansvar och befogenheter, styrning och ledning samt kommunikation och uppföljning. Under året har fem institutioner, varav två större, granskats. De två större sorterande under Humanistiska fakulteten respektive Handelshögskolan. Vid bägge dessa institutioner fanns problematik gällande centrumbildningar. Vid den humanistiska institutionen hade en centrumbildning införlivats under löpande räkenskapsår, vilket ledde till att dåvarande prefekten tappade sin goda ekonomiska översikt. Detta tillsammans med andra uppföljnings- och styrproblem gjorde att institutionen vände ett överskott till ett allt större underskott. Strax innan internrevisionens granskning hade en ny prefekt tillsatts och en åtgärdsplan tagits fram. Denna inkluderade att ej förlänga förordnanden för två vikarierande universitetslektorer, timlärare skulle anlitas i betydligt mindre omfattning samt att kursutbudet inom grundutbildningen skulle förändras och skäras ned. Internrevisionen vill påpeka det olämpliga i ändringar av ansvarsställen under löpande räkenskapsår. Vid den granskade institutionen vid Handelshögskolan, så hade internrevisionen några påpekanden gällande hanteringen av leverantörsfakturor, representationsoch konferenskostnader samt redovisningen av handkassan. Efter internrevisionens rapport beslöt institutionen att avsluta handkassan och i stället använda andra former, såsom inköpskort, personliga utlägg och fakturering. Institutionen stod också i begrepp att överta en centrumbildning, vilken dittills hade administrerats av Chalmers tekniska högskola. Internrevisionen påpekade att denna centrumbildning tidigare fått kritik för bristande intern styrning och kontroll och rekommenderade därför särskild uppmärksamhet på detta från institutionsledningens sida. Vidare har även en enhet vid Humanistiska fakulteten samt två institutioner vid den Konstnärliga fakulteten varit föremål för granskning. Vad gäller enheten vid den Humanistiska fakulteten noterades redovisningsmässiga brister/oklarheter beträffande hanteringen av årskort (SJ) till anställda. Det noterades också en bristande regelefterlevnad vid inköp av konsulttjänster. Inte minst ur ett rättsligt perspektiv är det angeläget att gällande regelverk följs. Allt fler anbudsgivare blir medvetna om de möjligheter som finns till rättslig prövning av en upphandling. Såväl överprövningar som skadestånd kan för universitetet innebära väsentliga kostnader. Beträffande en av institutionerna vid den Konstnärliga fakulteten framkom att lokalerna delvis utnyttjas för boende, vilket inte är tillåtet. Detta bl.a.utifrån ett säkerhetsperspektiv. Det noterades även en förbättringspotential vad gäller studenternas redovisning av utlägg i samband med examensarbeten. Bl.a. inhandlas livsmedel för stora summor utan dokumenterad förklaring. 3(9)
Även vid granskningen av den andra institutionen noterades att lokalerna används för boende. Det framkom även att en lärare vägrar att attestera fakturorna avseende de varor och tjänster som läraren beställer. Gällande attestrutin följs alltså inte vilket är oacceptabelt. 3.2 Studenternas arbetsmiljö I Göteborgs universitets strategiska plan för perioden 2007-2010 är ett av målen att förstärka rekrytering, delaktighet och uppföljning inom utbildningsområdet - vilket skall uppnås genom att systematiskt och återkommande följa upp studenternas studie- och arbetsmiljö. I denna granskning har universitetets systematiska studiemiljöarbete undersökts med utgångspunkt i bl.a. Studentbarometern 2007 och Regelsamling för studier vid Göteborgs universitet Rättigheter och skyldigheter samt ett antal intervjuer. Ett sammanfattande intryck är att ett betydande utvecklingsarbete genomförts under de senaste åren och att detta fortfarande pågår. Inom följande områden finns förutsättningar för ett fortsatt utvecklingsarbete: Förtroende Regelsamlingen är en viktig del för att bygga en bra relation mellan universitetet och studenterna. Ett regelverk är dock inte tillräckligt för att skapa förtroende. Det krävs också att den som bryter mot reglerna riskera någon form av sanktion. Beträffande regelsamlingen finns förbättringsmöjligheter främst vad avser uppföljning och sanktioner. Regelsamlingens utformning Det har framkommit behov av att kunna anpassa regelsamlingen till unika förutsättningar. Ett förslag att överväga är att införa en modell för tillämpning av regelsamlingen på institutionsnivå där institutionen aktivt måste redovisa hur man förhåller sig till regelsamlingen. Detta innebär att institutionen för varje punkt måste deklarera om man följer eller inte följer en regel och för de regler man inte följer måste man förklara varför. Vägledningar kopplade till regelsamlingen Regelsamlingen innehåller i flera avseenden regleringar kring områden som med fördel kan lösas likartat på flertalet institutioner. Idag saknas en praktisk handledning till respektive punkt i regelsamlingen. Ett exempel är att utveckla en gemensam struktur för hur anonymisering av tentor ska genomföras på ett effektivt sätt. Rutiner på institutionsnivå Ett förhållande att ta hänsyn till är att lärarna på grundnivån i många fall omsätts i relativt hög takt. Det borde finnas möjlighet att standardisera vissa rutiner kring regelsamlingen på institutionsnivå. Risken finns annars att hela kedjan kring studiernas utformning från information vid kursstart till avslut, riskerar att bli ostrukturerad och ineffektiv. 4(9)
Behov av uppföljning på fakultets- och institutionsnivå Granskningen visar att det bedrivs studiemiljöarbete i huvudsak via preventiva åtgärder, men att tillämpningen inte systematiskt följs upp genom kursutvärderingar, uppföljning av andel tentor som anonymiserats och andel tentamensresultat som annonseras inom tre veckor osv. Genom att kommunicera resultatet av sådana undersökningar kan gapet minskas mellan studenternas och institutionernas uppfattning om hur studentmiljöarbetet bedrivs. 3.3 IT-universitetet Under år 2007 genomförde internrevisionen en förstudie av IT-universitetet. Utifrån det resultat denna gav beslutades om att genomföra en fördjupad granskning av den ekonomiska redovisningen och bokslutsarbetet. Detta för att säkerställa att det finns en tillräcklig transparens och struktur samt att kostnaderna fördelas på ett rättvisande sätt mellan inblandade parter. Detta är angeläget inte minst mot bakgrund av den nya myndighetsförordningen (2007:515) samt förordningen om intern styrning och kontroll (2007:603), vilka trädde i kraft den 1 januari 2008. I dessa ställs krav på att ledningen skall säkerställa att det finns en betryggande intern styrning och kontroll. Vid granskningen har bilden av en otydlig organisationsstruktur framkommit. Detta är en iakttagelse som även förmedlas i förstudien kring samverkan mellan Göteborgs universitet och Chalmers tekniska högskola med utgångspunkt i ITuniversitetet. Det faktum att institutionerna är samverkande och innefattar arbete för två organisationer försvårar det administrativa arbetet liksom att ITuniversitetets redovisning är uppdelad i två separata ekonomisystem som måste läggas samman för att få en bild av helheten. Då komplexiteten ökar, såsom vid IT-universitetet, uppstår ett behov av att upprätta beskrivningar över aktuella redovisningsprinciper för att öka transparens och kvalitet. Internrevisionen bedömer att det finns ett stort behov av att upprätta rutinbeskrivningar för att minska det personberoende som nu finns. Vidare är inte ansvar och roller tydligt definierade vilket leder till brister i den interna styrningen och kontrollen. Den administrativa chefen på IT-universitetet har i dagsläget rollen att skapa rutiner och modeller, att redovisa i enlighet med modellerna samt att övervaka att redovisningen blir korrekt. För att stärka den interna styrningen och kontrollen finns ett behov av att tydliggöra den administrativa chefens ansvarsområden i en arbetsbeskrivning. Eftersom intäkter och kostnader skall fördelas på två skilda organisationer är det dessutom viktigt att utifrån avtal fastställa riktlinjer som mer i detalj reglerar hur fördelningen mellan de båda lärosätena skall se ut. För många poster finns inget mer avtalat avseende fördelningen än att vartdera lärosäte skall bekosta den verksamhet inom IT-universitetet som lärosätet själv beslutat om. Fördelningen mellan lärosätena baseras i flera fall på modeller som den administrativa chefen tagit fram med utgångspunkt från diskussioner med dekanus samt med 5(9)
utgångspunkt från hur fakultetsledningens önskemål och lärosätenas intentioner uppfattats. Utifrån granskningen har internrevisionen därför inte kunnat bedöma om fördelningen mellan lärosätena är korrekt. Av protokoll från sammanträde i fakultetsnämnden i november 2007 framgår att beslut tagits om en modell för fördelning av gemensamma kostnader att gälla framöver. Detta påverkar inte slutsatserna för år 2007 men indikerar en förbättring därefter. Vad som framkommit vid denna granskning är att redovisning sker i enlighet med upprättade modeller men att modellerna inte har fastställts av ledningen varför det inte går att uttala sig om i fall redovisningen är korrekt. Det har inte funnits några riktlinjer för hur modellerna skall upprättas. Sammanfattningsvis är bedömningen att det inom vissa områden finns klara brister avseende den interna styrningen och kontrollen på IT-universitetet. Enligt dekanus har de stora ekonomiska underskotten som förelegat medfört en fokusering på verksamheten vilket fått till följd att arbetet med att dokumentera rutiner och ta fram riktlinjer inte prioriterats. För att stärka den interna styrningen och kontrollen, öka transparensen och kvaliteten i redovisningen rekommenderas följande: Tydliga riktlinjer som förenklar fördelningen mellan lärosätena bör arbetas fram och fastställas av fakultetsledningen. Fördelningen av arbetsuppgifter bör ses över och arbetsbeskrivningar dokumenteras. Fakultetsledningen bör ta ett aktivt beslut kring vilka modeller som skall användas vid fördelning av kostnader mellan de två lärosätena. Modeller som styr fördelningen mellan lärosätena samt underlagen till dessa bör sparas efter en fastställd struktur. Detta gäller även eventuella avsteg från fastställd modell. Inte minst är detta viktigt för att skapa förutsättningar för uppföljning av redovisningen. Rutinbeskrivningar bör upprättas för att minska personberoendet. 3.4 Egenrapportering I revisionsplanen för 2008 ingick fortsatt granskning av den interna styrningen och kontrollen avseende löner, men med fokus på egenrapportering. Under 2007 granskades själva lönesystemet Palasso samt rutinerna kring lönerapporteringen. Syftet med granskningen av egenrapporteringen var uppföljning av kontrollstruktur, behörigheter, hur rapportering sker m.m. Granskningen omfattade delar av gemensamma förvaltningen samt två fakulteter. Egenrapporteringen omfattar resor, ledigheter, sjukförsäkran och vissa tillägg. Internrevisionen anser att riskerna i egenrapporteringen är relativt låga. Anställningar, lönenivåer osv. kan inte påverkas. Däremot finns vissa känsligare områden som t.ex. vid 6(9)
reserapporteringen, där valutakurser kan läggas in av de anställda. Reserapporteringen upplevs av många som krånglig och vid vissa besökta institutioner användes denna funktion i stort sett inte alls. Rapportering av ledigheter fungerar relativt bra, men problem finns gällande personer med visstids- och deltidsanställningar. Lärare och forskare anmäler sig sällan sjuka och införandet av egenrapportering har snarare förstärkt denna tendens. Benägenheten att sjukskriva sig framträder tydligt vid jämförelse av sjuktalen för administrativa avdelningar och institutioner. Som förklaring brukar lärare och forskare hänvisa till sin förtroendearbetstid. Rapportering av tillägg verkar vara ett mindre problem. Men vid en granskad fakultet hade beslut tagits om att lärarnas övertidstimmar skulle rapporteras enligt den gamla rutinen, via pappersblanketter detta för att undvika onödiga fel. Olika aspekter på egenrapportering kommer att analyseras i samband med att universitetet går över till en samordnad löneadministration. Internrevisionen rekommenderar att särskilt fokus läggs på reserapporteringen, för att öka användarvänligheten men även för att t.ex. utreda om inte valutakurser kan importeras från något utomstående system. 3.5 Uppföljning av tidigare gjorda granskningar I samband med tidigare granskning av lönesystemet Palasso, så rekommenderades internrevisionen av en IT-revisor att följa upp säkerhetskopiering och förvaring av säkerhetskopior. Under senare delen av 2008 var internrevisionen i kontakt med universitetets IT-ledning och IT-service för att utröna hanteringen av säkerhetskopieringen. Internrevisionen erhöll både muntlig information och skriftlig dokumentation. Själva backup-hanteringen sker i universitetets miljö utifrån våra regler och i våra lokaler. Men en extern leverantör utför det dagliga arbetet kring en backup vilket de gör för alla system, inte enbart Palasso. Den externa leverantören gör bandbackuper och lagrar dem åt universitetet. IT-service får sedan återkoppling på hur backuperna går och testar sedan själva ett par gånger om året att läsa tillbaka data från backuperna. Internrevisionen har inga ytterligare synpunkter på hanteringen, men under 2009 kommer externa IT-revisorer anlitas för en större granskning av universitetets IT-struktur. 3.6 Råd & stöd Internrevisionen har under året varit inblandad i vissa frågor rörande EU-projekt, bl.a. utfärdande av ett kompletterande revisionsintyg för ett projekt inom EU:s 6:e ramprogram. Vidare har internrevisionen fått frågor av skattekaraktär från den konstnärliga fakulteten. Efter utredning har internrevisionen lämnat en skriftlig anvisning till fakultetskansliet. 7(9)
Internrevisionen ger löpande råd och stöd till de olika verksamheterna vid universitetet, främst i ekonomiadministrativa frågor men också mer allmänt för att stödja en god intern styrning och kontroll. 3.7 Övrigt Under året har två ramavtal slutits inom internrevisionens område, ett för internrevisionstjänster och ett för granskning av oegentligheter. Två olika leverantörer valdes. Internrevisionen var behjälplig i upphandlingarna såsom sakkunniga. 4. Internrevisionens sammanfattande slutsats och bedömning Internrevisionens sammanfattande slutsats är, på basis av de granskningar som genomförts, att den interna styrningen och kontrollen kan förbättras och stärkas inom vissa områden. Internrevisionen vill speciellt föra fram följande: Arbetet med att kartlägga och utveckla den interna styrningen och kontrollen bedrivs offensivt och strukturerat. Det är väsentligt att detta arbete övergår till att utgöra en integrerad del av den löpande verksamheten. IT-universitets administrativa struktur genomgår en positiv förändring vilken det finns anledning att följa. Lönehanteringen en enhetlig lönehanteringsprocess stärker den interna styrningen och kontrollen vilket innebär tydligare fokus på centraliserade rutiner samt förbättrade kontrollrutiner. Egenrapporteringen kräver ytterligare uppföljning och utbildning Upphandlings- och inköpsprocessen hanterar avsevärda medel. Det finns anledning att granska hur väl organisationen följer det aktuella regelverket Internrevisionens bedömning är att universitetet tar initiativ och agerar på ett balanserat och konstruktivt sätt för att säkerställa ett betryggande system för intern styrning och kontroll. Det pågående utvecklingsarbetet ger också i förlängningen förbättrade förutsättningar för universitetets kärnverksamhet. 8(9)
Förslag till beslut Styrelsen för Göteborgs universitet beslutar att fastställa internrevisionens rapportering avseende verksamhetsåret 2008. INTERNREVISIONEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Jan Sandvall Revisionschef 9(9)