för avrop från Konferenshotell Stora konferenser fr.o.m 151 personer 1.0
Datum Sid 2 (8) Innehåll 1 Om vägledningen... 4 1.1 Inledning... 4 1.2 Utveckling av vägledningen... 4 2 Ramavtalsområde... 5 2.1 Allmän information... 5 2.2 Ramavtalsområdets giltighetstid... 5 2.3 Avropsordning... 5 2.4 Priser... 5 3 Om avropet... 6 3.1 Definiera behov... 6 3.2 Kravställning... 6 3.3 Tilldelningsgrund... 7 3.1 Kontraktsvillkor... 7 3.2 Utskick av avropsförfrågan... 7 3.3 Utvärdering av avropssvar och tilldelningsbeslut... 7 4 Praktiska råd... 8
Datum Sid 3 (8) Versioner Publicerat datum Uppdaterat avsnitt 1.0 2017-01-02
Datum Sid 4 (8) 1 Om vägledningen 1.1 Inledning Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet (nedan kallad SIC) har tagit fram denna vägledning i syfte att ge stöd till avropsberättigade myndigheter/organisationer vid avrop från ramavtal gällande Konferenshotell. Även ramavtalsleverantörer kan ha nytta av vägledningen även om den i första hand ger ett myndighetsperspektiv på avrop. På www.avropa.se finner du mer information om ramavtalsområdet, samt kontaktuppgifter till ramavtalsansvarig och ramavtalsleverantörer. 1.2 Utveckling av vägledningen en kommer att uppdateras kontinuerligt. Det är alltid den senaste publicerade versionen på www.avropa.se som gäller. Dina kommentarer till vägledningen är värdefulla. E-posta gärna dina synpunkter till ramavtalsansvarig (se www.avropa.se) eller till ramavtalsservice@kammarkollegiet.se.
Datum Sid 5 (8) 2 Ramavtalsområde 2.1 Allmän information 2.1.1 Avropsberättigade Ramavtalen för Konferenshotell kan nyttjas av statliga myndigheter, samt offentligt styrda organ som lämnat bekräftelse (fullmakt). Avropsberättigade organisationer finns angivna på www.avropa.se. 2.1.2 Ramavtalsleverantörer Ramavtalsleverantörer inom Konferenshotell framgår av www.avropa.se. 2.2 Ramavtalsområdets giltighetstid Ramavtalen är giltiga från och med 2017-01-01 till och med 2018-12-31 och kan förlängas på initiativ av SIC i upp till 2 år, det vill säga maximalt till och med 2020-12-31. 2.3 Avropsordning 2.3.1 Förnyad konkurrensutsättning För detta ramavtalsområde gäller förnyad konkurrensutsättning. Den sker genom att avropande myndighet skickar en skriftlig avropsförfrågan samtidigt till samtliga leverantörer inom aktuellt delområde. Tanken med detta förfarande är att den förnyade konkurrens som uppstår vid avropet ska leda till att kontrakt tecknas med den leverantör som kan erbjuda den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen. 2.3.2 Miljökrav Leverantörer ska jobba fortlöpande med förbättringsarbete gällande miljö. 2.4 Priser Takpriser: Samtliga offererade priser utgör takpriser under ramavtalsperioden vilket innebär att
Datum Sid 6 (8) angivna priser inte får överstigas vid en förnyad konkurrensutsättning. Priser övriga tjänster: Övriga tjänster efterfrågas och prissätts i den förnyade konkurrensutsättningen vid det enskilda avropet. 3 Om avropet Avropsberättigad ska upprätta en avropsförfrågan för att bjuda in samtliga ramavtalsleverantörer att lämna avropssvar. Skicka avropsförfrågan till de anläggningar som har tillräcklig kapacitet att ta emot efterfrågat deltagarantal. Avropsberättigad kan utöver de krav som ställts i upphandlingen ställa krav i enlighet med kravkatalogen och vid behov precisera avtalsvillkoren och komplettera med andra krav och villkor som angetts i upphandlingen. 3.1 Definiera behov I avropsförfrågan ska myndigheten beskrivna behovet tex antal personer/rum, datum samt övrig krav. Beskriv hur eventuella kompletterande frågor på innehållet i avropsförfrågan hanteras, till exempel sista datum för frågor och svar samt tidpunkt när avropssvar ska vara inlämnade. 3.2 Kravställning Det är upp till myndigheten att vid varje avropstillfälle avgöra vilka de krav är som ska ge ett mervärde i avropet. Alla krav ska vara relevanta, proportionerliga och specifika. Det står avropande myndighet fritt att avgöra vilka, alternativt vilket, kriterium av de nedan angivna kriterierna, som ska ingå i utvärderingen och bestämma hur de ska viktas. Kriterierna för det slutliga valet av Ramavtalsleverantör, för den enskilda tjänsten som kan väljas är: Pris Kvalitet (alla typer av krav och kriterier som härrör till mötet eller konferensen ex måltider utrustning lokaler etc) Miljö (krav och kriterier enligt behov för konferensen) Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning (krav och kriterier enligt behov för konferensen)
Datum Sid 7 (8) Avbeställningsregler Övriga tjänster (exempelvis elektronisk deltagarhantering, hjälp med namnbrickor, beställa blommor, välkomnande på konferensdagen, ev övernattning, övrig dryck och förtäring etc). 3.3 Tilldelningsgrund Kontraktet ska tilldelas den ramavtalsleverantör som lämnat det för avropsberättigad bästa avropssvaret på grundval av de kriterier och villkor som angetts i avropsförfrågan. Myndigheten kan själv avgöra vad som är mest väsentligt i det aktuella avropet och hur tilldelningskriterier ska viktas. Om myndigheten endast vill tillämpa pris som tilldelningskriterium finns denna möjlighet. Avropsberättigad ska snarast möjligt skriftligen meddela de ramavtalsleverantörer som deltagit i den förnyade konkurrensutsättningen om beslut om tilldelning av kontrakt och redovisa skälen för beslutet. 3.1 Kontraktsvillkor Kontraktsvillkoren återfinns i respektive ramavtal på www.avropa.se. Ramavtalets huvudtext är gemensam för alla leverantörer. 3.2 Utskick av avropsförfrågan Avropande myndighet skickar en skriftlig avropsförfrågan samtidigt till samtliga leverantörer inom aktuellt område som har tillräcklig kapacitet att ta emot efterfrågat deltagarantal. Använd mailet med alla leverantörers mailadresser ifyllt: Skicka avropsförfrågan till alla leverantörer. 3.3 Utvärdering av avropssvar och tilldelningsbeslut Beskriv den utvärderingsmodell som tillämpas, inklusive viktning av tilldelningskriterier, som kommer att användas vid tilldelning av kontrakt. I det fall avropsberättigad väljer att beakta den frivilliga avtalsspärren ska detta framgå i tilldelningsbeslutet.
Datum Sid 8 (8) 4 Praktiska råd Se dokumentet Frågor och svar för mer information på www.avropa.se.