Handbok för rapportering

Handbok för rapportering Minor Field Studies 2017

Nu är det dags att rapportera beviljade stipendiemedel inom Minor Field Studies. Rapporteringen gäller slutrapport för lärosäten respektive stipendiats deltagarrapport. Handboken är tänkt att ge dig ge dig som ansvarig vid rapporterande lärosäte vägledning och råd när du fyller i rapporten och när du guidar studenter i deras deltagarapportering. Om du har frågor om rapporteringen är du välkommen att kontakta ansvarig handläggare för Minor Field Studies på 010-470 03 00 (växel) eller mfs@uhr.se. Kort om rapporteringen Observera att en granskning av slutrapporten ska vara beställd enligt allmän uppdragsbeskrivning för granskning och rapportering enligt särskild överenskommelse (SNT 4400). Granskningen måste vara genomförd i tillräckligt god tid för att lärosätet ska få en revisionsrapport och hinna skicka in den med vanlig post till Universitets- och högskolerådet senast sista rapporteringsdatum. Du fyller i och skickar in rapporterna online. På www.utbyten.se/mfs finns en länk till inloggningen. Du använder samma inloggningsuppgifter som vid ansökan till programmet. Om lärosätet har bytt ansvarig handläggare ska ärendet föras över på efterträdaren. Du som lämnar över ärendet gör följande: 1. Logga in i systemet. 2. Gå in under den omgång som du vill föra över till en annan handläggare. 3. Under ansökan väljer du visa beviljad ansökan. 4. Välj sedan överför ärende till annat konto. 5. Fyll i uppgifterna för den som ska ta över ärendet. 6. Ett bekräftande epostmeddelande med nya inloggningsuppgifter skickas till den nya handläggaren. 7. Du som lämnar över ärendet förlorar nu behörigheten att hantera ärendet. Stäm gärna av med den som ska rapportera att den känner till rapporteringsrutinerna. Frågorna i rapporten är obligatoriska att besvara. Du ska även bifoga deltagarlistan genom att ladda upp den i systemet och se till att slutrapporten uppfyller de allmänna villkoren. Instruktioner för de olika momenten finns längre fram i den här handboken. Lärosätets slutrapport ska visa det arbete som genomförts under perioden i förhållande till hur ansökan om bidrag var formulerad. Stipendiaternas deltagarrapporter ska visa deras självskattning efter genomförda fältstudier. Sista rapporteringsdatum 28 februari 2019

Tidpunkten gäller för såväl lärosätets slutrapport inklusive revision och inskickat revisionsintyg som för stipendiaternas deltagarrapport. Grundkrav för slutrapporten Rapporten är gjord online i ansökningssystemet. Rapporten är inkommen senast sista rapporteringsdag. Samtliga frågor är besvarade, utifrån de stipendier som finns att rapportera. Obligatorisk deltagarlista finns, även om inga stipendier har delats ut. Revision är genomförd enligt allmänna villkor och uppdragsbeskrivning för granskning Revisorns rapportering har inkommit per post från lärosätet till UHR Universitets- och högskolerådets uppföljning är både kvantitativ och kvalitativ. Vi använder rapporterad information för analys och kontinuerlig programutveckling samt som underlag för rapporter till Sida. När slutrapporten är godkänd skickar vi ett avslutningsbrev via e-post till de i ansökan angivna kontaktpersonerna. Lycka till med rapporten!

Resultatuppföljning I ansökan beskrev ni ett nuläge för hur er enhet planerade att arbeta med programmet utifrån övergripande mål. I slutrapporteringen ska svaren från er tidigare beviljade ansökan följas upp enligt: syfte och mål (med motivering) förutsättningar riskhantering Till detta kommer stipendiaternas deltagarrapporter som genomförs online via en separat länk. Genomförda fältstudier är menade att öka stipendiatens kunskap inom sitt ämnesområde genom att med nya perspektiv stärka stipendiatens kunskap om globala frågor*, samt förmåga och vilja att använda sina erfarenheter i framtiden för att verka i globala sammanhang**. * Med begreppet globala frågor menar vi ämnesområden som demokrati, mänskliga rättigheter, hållbar utveckling, jämställdhet, solidaritet, global hälsa, miljö/klimat, fattigdomsbekämpning, ekonomisk utveckling, konsumtion och interkulturell förståelse. ** Att verka i globala sammanhang kan till exempel innebära att, inom ett ämnesområde kopplat till globala frågor, arbeta utomlands med bistånd eller med internationella relationer. Det kan också handla om att på annat sätt aktivt delta i sammanhang där globala frågor har en central roll. Universitets- och högskolerådet mäter olika resultat MFS-programmet är ett resursbasprogram vars syfte är att bredda rekryteringsunderlaget av unga som kan arbeta med utvecklingsfrågor i framtiden, både på hemmaplan och utomlands. Genom deltagande i programmet finns förutsättningar för deltagande enheter att tillvarata erfarenheter och kontinuerligt arbeta för att utveckla den operativa verksamheten via deltagande stipendiaters resultat från genomförda fältstudier. Resultatuppföljningen är indelad i tre nivåer. Aktivitetsresultat Aktivitetsresultat är stipendiaternas direkta resultat efter genomförda fältstudier. Resultaten hämtas in i stipendiaternas deltagarapport. Resultat på kort sikt Kortsiktiga resultat är beviljade lärosätens administration av programmet vilket inkluderar hur resultaten tillvaratas från genomförda fältstudier för att utveckla och stärka enheternas internationaliseringsarbete. Resultaten hämtas från lärosätets slutrapportering och omfattar även den ålagda revisionen. Resultat på lång sikt Långsiktiga resultat visar hur erfarenheter från genomförda fältstudier stärker stipendiaterna att verka i globala sammanhang och hur delaktigheten inom programmet medverkat till en känsla av ökad anställningsbarhet som en del i en framtida resursbas. Resultat inhämtas via Universitets- och högskolerådets

analysavdelning genom intervjuer med företrädare för beviljade lärosäten och utvalda stipendiater tre år efter att fältstudierna avslutats. Deltagarrapport för projektdeltagare Deltagarrapporten fylls i online av de stipendiater som genomfört sina fältstudier. Länk till studenternas deltagarrapportering finns online på Mina Sidor under rubriken Enkät från det att lärosätets ansökan beviljas. En rekommendation är att använda någon av följande metoder: Kopiera länken till ett e-postmeddelande och skicka till varje hemkommen stipendiat. Låt stipendiaten genomföra deltagarapporten via samma länk på en dator när ni träffas vid ert inbokade hemkomstmöte. Deltagarrapporterna är inte kopplade till lärosätets slutrapport. För att du ska kunna räkna in att alla stipendiater genomfört sin deltagarrapportering kan det vara lämpligt att låta studenterna genomföra rapporten vid ert hemkomstmöte. Universitets- och högskolerådet kan komma att kontakta slumpvist utvalda stipendiater för en ny enkät och/eller intervju cirka tre år efter avslutad fältstudie. De som kan tänka sig att bli kontaktade ber vi lämna en privat e-postadress och telefonnummer i sina deltagarrapporter. Stipendiaten fyller i deltagarapporten enligt följande: Förnamn: Efternamn: Privat e-postadress: (valfritt, för uppföljning på lång sikt) Telefon: (valfritt, för uppföljning på lång sikt) FRÅGA 1: Jag anser att jag till följd av min fältstudie fått ökad kunskap inom mitt ämnesområde. (Instämmer helt, instämmer delvis, instämmer inte alls, ej relevant) FRÅGA 2: Jag anser att jag till följd av min fältstudie fått nya perspektiv på mitt ämnesområde. (Instämmer helt, instämmer delvis, instämmer inte alls, ej relevant) FRÅGA 3: Jag anser att jag till följd av min fältstudie fått ett ökat intresse och engagemang för att arbeta inom områden relaterade till utvecklingsarbete. (Instämmer helt, instämmer delvis, instämmer inte alls, ej relevant) FRÅGA 4: Jag anser att jag till följd av min fältstudie, som grund för mitt examensarbete, ökat min anställningsbarhet i jämförelse med om jag inte genomfört min studie. (Instämmer helt, instämmer delvis, instämmer inte alls, ej relevant) FRÅGA 5A: Jag anser att jag till följd av min fältstudie fått ökad kunskap om globala frågor. (Instämmer helt, instämmer delvis, instämmer inte alls, ej relevant)

FRÅGA 5B: Om du svarat instämmer helt/instämmer delvis på fråga 5A ange inom vilka områden. (Demokrati, mänskliga rättigheter, jämställdhet, solidaritet, miljö/klimat, fattigdomsbekämpning, ekonomisk utveckling, global hälsa, konsumtion, hållbar utveckling, interkulturell förståelse, annat.) FRÅGA 6A: Jag anser att jag till följd av min fältstudie fått kunskaper och färdigheter som underlättar för mig att ta mig fram, fungera och verka i globala sammanhang. (Instämmer helt, instämmer delvis, instämmer inte alls, ej relevant) FRÅGA 6B: Om du svarat instämmer helt/instämmer delvis på fråga 6B ange inom vilka områden. (Språk, interkulturell kompetens, nätverk, kommunikationskanaler, nya arbetsmetoder inom mitt ämnesområde, annat) Förklaringar av begrepp som stipendiaten bör ta del av innan de fyller i deltagarrapporten: Ökade kunskaper inom ditt ämnesområde innebär inom Minor Field Studies ökade kunskaper inom ditt akademiska huvudämne, alternativt det akademiska ämne som din fältinsamling fokuserar på om det skulle vara ett annat akademiskt ämne. Nya perspektiv på ditt ämnesområde ser vi som att kunna relatera till nya frågor och sammanhang när det gäller ditt akademiska ämnesområde som fältstudien innefattar. Med ökad kunskap om globala frågor menar vi kunskap inom de ämnesområden som finns att välja i flervalslistan: demokrati, mänskliga rättigheter, jämställdhet, solidaritet, miljö/klimat, fattigdomsbekämpning, ekonomisk utveckling, global hälsa, konsumtion, hållbar utveckling och interkulturell förståelse. Med kunskaper och färdigheter som underlättar i globala sammanhang menar vi kunskaper och färdigheter inom de ämnesområden som finns att välja i flervalslistan: Nätverksbyggande, informationskanaler, kommunikativa verktyg som tex sociala medier, nya perspektiv på inlärning, nya arbetsmetoder inom mitt ämnesområde, språkkunskaper, kulturell förståelse, eller annat ej specificerat.

Slutrapport för rapporterande enhet När rapporteringsperioden öppnar skickas ett automatiskt e-postmeddelande till de i ansökan angivna kontaktpersonerna om att det är dags att rapportera. Då blir rapporteringslänken tillgänglig. Du kan börja fylla i lärosätets rapportering efter hand när rapporteringen öppnat, och behöver alltså inte vänta till att alla stipendiater har kommit hem. Samtliga fält på varje sida i rapporten måste besvaras för att du ska kunna spara respektive sida och gå vidare i systemet. När du ska gå vidare till nästa sida kom ihåg att använda funktionen spara & nästa för att vara säker på att all information sparas. Du kan alltid gå tillbaka och ändra uppgifterna innan du skickar in. Genomförda resor Rubriken Beviljat Högst upp till vänster ser du antalet stipendier som lärosätet blev beviljat i omgången. Du kommer när du är klar att högst upp till höger se en summering av de siffor du rapporterar. Summeringen görs utifrån tre kategorier: genomförda fältstudier avbrutna stipendier ej utdelade stipendier. Rubriken Resor Totalt antal rapporterade stipendier (genomförda/avbrott/ej utdelade) ska vara samma som beviljat antal stipendier. Det är inte möjligt för lärosätet att föra över beviljade stipendier i en omgång till kommande års omgång. Det är inte heller möjligt att rapportera fler stipendier än vad som var tilldelat i omgången. Om lärosätet inte delat ut några stipendier alls gör du följande: Välj Land ej specificerat inga stipendier utdelade i rullistan över länder. Bifoga en tom deltagarlista, med svaret Nej på frågan om stipendier delats ut. Gå vidare till fritextfrågorna och svara utifrån anledningen till utfallet i relation till ansökan. Om tillämpligt enligt allmänna villkor ska även revision genomföras och revisionsintyg skickas till Universitets- och högskolerådet.

För genomförda fältstudier Välj land i rullistan och ange hur många män/kvinnor som genomfört fältstudier där. Lägg till land efterhand behov finns för att kunna rapportera alla genomförda stipendier. För avbrutna stipendier I kolumnen varav antal avbrutna anger du om något stipendium till respektive land avbrutits, innan eller efter avresa, på ett sätt som gör att inte hela stipendiesumman finns kvar. Detta gäller oavsett anledning* till avbrottet. Stipendier där inte hela summan finns kvar klassas som utdelade/förbrukade. För återlämnade stipendier Stipendier som återlämnas i sin helhet innan avresa, oavsett anledning, klassas som återlämnade. Lärosätet har möjlighet att lysa ut och dela ut stipendiet igen inom ramen för aktivitetsperioden för omgången. Om stipendiet delats ut igen och fältstudien genomförts, slutrapporteras det som genomfört med den nya stipendiaten, alternativt som ett nytt avbrott. Om stipendiet inte delats ut igen räknas det automatiskt av som ej utdelat. Den första stipendiaten som återlämnade stipendiet rapporteras inte alls i dessa fall. För ej utdelade stipendier Stipendier som inte slutrapporteras som genomförda eller avbrott räknas automatiskt av som ej utdelade. Deltagarlistan som ska bifogas I deltagarlistan ska stipendiater med genomförda fältstudier och/eller avbrutna stipendier namnges. För att använda deltagarlistan gör du på följande sätt: spara ner mallen som finns online till din egen dator fyll i samtlig information som efterfrågas ladda upp deltagarlistan online i systemet på anvisad plats Börja med den grundläggande informationen: rapporterande lärosäte: (välj i rullistan) finns genomförda fältstudier eller avbrutna stipendier att rapportera: (välj i rullistan Ja/Nej) * Om ett stipendium avbryts med anledning av att UD:s reseinformation kräver att stipendiaten måste lämna landet, ska stipendiet rapporteras som genomfört. Alla andra anledningar till avbrott medför att stipendiet ska rapporteras som ett avbrott.

Ifyllnadsalternativ 1 Om lärosätet inte har några genomförda eller avbrutna stipendier alls att rapportera räcker det att svara Nej på den frågan enligt ovan. Spara därefter dokumentet på din dator och ladda sedan upp den i övrigt tomma listan. Ifyllnadsalternativ 2 Om lärosätet har genomförda fältstudier och/eller avbrutna stipendier att rapportera svara Ja på den frågan enligt ovan och fyll i följande information: Stipendiats förnamn Stipendiats efternamn Stipendiats födelseår Stipendiats studienivå Stipendiats vistelseland Intern/extern stipendiat Antal veckor i fält - fritext - fritext - välj i rullistan - välj i rullistan - välj i rullistan - välj i rullistan - välj i rullistan* Spara därefter dokumentet på din dator och ladda sedan upp den nu komplett ifyllda listan. Projektrapport Samtliga fritextfrågor har en textbegränsning på 3000 tecken inklusive blanksteg. Räkneverket aktiveras vid övre högra hörnet av textfältet när du börjar skriva i rutan. Om du klipper in text från ett annat dokument, var nog med att trycka enter så att räkneverket aktiveras. Textfälten stödjer inte specialtecken vid exempelvis punktlistor. Vid behov - numrera antingen listorna med siffror eller använd endast radbrytning. Uppföljning av syfte och mål FRÅGA 1: Beskriv om och hur lärosätet anser att medverkande stipendiater uppfyllt programmets övergripande mål. Inkludera hur er motivering till sökt antal stipendier har uppfyllts, utifrån rapporterade antal genomförda, avbrutna och ej utdelade stipendier. *Fältstudier anges med det faktiska antalet veckor i fält. Antalet stipendiater som får 8 veckor och uppåt ska motsvara antalet fältstudier som rapporteras som genomförda. De stipendier som får 7 veckor och nedåt ska motsvara antalet stipendier som rapporteras som avbrott.

Utgå från hur ni i ansökan beskrev hur potentiella stipendiater skulle uppfylla programmets övergripande mål. Analysera hur de rapporterade genomförda fältstudierna relaterar till målen och hur stipendiaterna uppfyller det ni beskrev i ansökan. Om avbrutna stipendier förekommer i rapporteringen (stipendier där hela stipendiebeloppet inte finns kvar) - motivera anledningen till avbrott och hur ni kan förebygga liknande händelser i kommande omgångar. Om ej utdelade stipendier förekommer i rapporteringen - motivera anledningen till att lärosätet inte kunnat dela ut dem. Sätt anledningen i relation till hur ni i ansökan motiverade antalet sökta stipendier utifrån 100% genomförandegrad. Uppföljning av förutsättningar FRÅGA 2: Beskriv hur och varför de förutsättningar som ni i ansökan definierade inom administrationen har varit viktiga för lärosätets arbete med programmet? (Utlysning, informationsspridning, urvalsprocess, efterarbete, utvärdering, analys, samordning etcetera.) Utgå från hur ni i ansökan beskrev arbetet med, eller utvecklingen av, administrationen av programmet. Beskriv hur nämnda förutsättningar har gynnat hanteringen av till exempel utlysning informationsspridning, urvalsprocess, efterarbete, utvärdering, analys, samordning etcetera. FRÅGA 3: Beskriv hur och varför de förutsättningar som ni i ansökan definierade inom ledningsstöd har varit viktiga för lärosätets arbete med programmet? Utgår från hur ni i ansökan beskrev stödet, eller utvecklingen av stödet, från ledningen när det gäller administrationen, både tidsmässigt och ekonomiskt. Beskriv hur nämnda förutsättningar har inverkat på administrationen av programmet.

Uppföljning av risker FRÅGA 4: Beskriv om de risker som omnämndes i ansökan uppstod och hur de i så fall påverkade hanteringen av programmet och stipendiaternas möjlighet att uppnå programmets övergripande mål. Utgå från beskrivningen av möjliga risker i ansökan. Beskriv om några av de omnämnda riskerna uppstod, hur det inverkade på administrationen av programmet och/eller på stipendiaternas uppfyllelse av programmets övergripande mål. FRÅGA 5: Beskriv hur lärosätet hanterat risker som uppkommit, om det uppstått andra problematiska situationer ni inte kunde förutse i ansökan och i så fall hur de hanterats. Utgå från beskrivningen av hanteringen av identifierade risker i ansökan. Beskriv om några av de omnämnda riskerna uppstod och hur det inverkade på administrationen av programmet och/eller på stipendiaternas genomförande utifrån programmets övergripande mål. Beskriv även hur lärosätet hanterat andra uppkomna situationer. Om oförutsedda problematiska situationer uppstått beskriv hur lärosätet hanterat dem och vilken inverkan det haft på stipendiaternas måluppfyllelse. Bekräfta och skicka in På den här sidan får du en sammanställning av slutrapporten och kan enkelt gå tillbaka till olika delar och redigera vid behov. Om du ändrar något glöm inte att använda spara & nästa. Kontrollera att alla ifyllda uppgifter är korrekta och att din ifyllda deltagarlista finns uppladdad. När rapporten är komplett bekräftar du att uppgifterna är sanningsenliga och skickar in elektroniskt.

Revision Efter att du skickat in slutrapporten går du tillbaka till Mina Sidor för omgången du just rapporterat. Under rubriken rapport väljer du länken visa inskickad rapport. Där finns två val: skriv ut, eller ladda hem PDF Lämna utskriven slutrapport tillsammans med deltagarlista till anlitad revisor för granskning. När granskningen är genomförd får du en revisionsrapport från revisorn. Den postar du tillsammans med uppdragsbeskrivningen till Universitets- och högskolerådet: Universitets- och högskolerådet Registrator Box 450 93 104 30 Stockholm