Handbok för projektansökan

Transkript

1 Handbok för projektansökan Praktikantprogrammet 2016 Direktförmedlande organisationer

2 Handbok Praktikantprogrammet Direktförmedlande organisationer Förord Handboken är tänkt att ge dig som ska ansöka om bidrag som direktförmedlande organisation vägledning, stöd och råd när du fyller i er organisations ansökan till Praktikantprogrammet. Om du har frågor om ansökan eller om du behöver råd angående utformningen av ert projekt är du välkommen att kontakta ansvarig handläggare för Praktikantprogrammet på (vxl) eller praktikantprogrammet@uhr.se. Om ansökan Skapa en ansökan Du fyller i och skickar in ansökan online på Universitets- och högskolerådets webbplats utbyten.se/praktikantprogrammet. Du ska inte skicka in några papperskopior. Sista dag att skicka in ansökan är den 24 november 2016, kl. 12:00. Projektperioden sträcker sig från 1 januari 2017 till 30 september Behandling av ansökan En inkommen ansökan är en allmän handling. Inkomna ansökningar bereds efter sista handläggningsdag. Beslut meddelar vi tidigast fyra veckor efter sista ansökningsdag. Vi lämnar inte förhandsbesked. Giltighets- och bedömningskriterier för programmet finns på sidan Bedömning av ansökan på utbyten.se. samt i Praktikantprogrammets ramar och kriterier. En ogiltig ansökan går inte vidare till kvalitetsbedömning utan avslås direkt. Om ansökan inte bedöms som giltig får den sökande organisationen ett skriftligt besked om det. Universitets- och högskolerådets beslut om bidrag kan inte överklagas enligt Förordning (2012:811) med instruktion för Universitets- och högskolerådet Utbetalning av beviljade medel Vi skickar besked om beslut per e-post till kontaktperson/-er samt firmatecknare. Beviljat bidrag betalar vi ut till det plus- eller bankgironummer som du har angett i ansökan. Lycka till med ansökan!

3 Innehållsförteckning Ansökan kom igång med ditt användarkonto... 4 Sökande organisation sida Mottagande organisation sida Kontaktperson sida Resor och budget sida Projektbeskrivning sida Bekräfta och skicka in sida Förväntade resultat för deltagare i Praktikantprogrammet... 7 Begrepp som förekommer i handboken och vad vi avser med dem... 8

4 Skapa en ansökan Ansökan till Praktikantprogrammet ska endast registreras online. Länken till online-ansökan hittar du på vår webbplats utbyten.se, under Praktikantprogrammet. För att kunna fylla i en ansökan behöver du skapa ett användarkonto för din organisation. Så här gör du: Du skapar användarkontot genom funktionen logga in och registrera dig. När du skapat ditt användarkonto fyller du i ansökan enligt anvisningarna i ansökningssystemet. När du skickat in ansökan får du ett diarienummer som du använder i all kontakt med Universitets- och högskolerådet (UHR). En bekräftelse på att din ansökan mottagits skickas till den e-postadressen som du angav när du skapade ditt användarkonto. All information kring din ansökan sker via ditt användarkonto. Alla typer av beslut och besked angående ditt ärende skickas till den e-postadress som angivits i ansökan, samt till firmatecknare och kontaktpersoner. Sökande organisation Sökande organisation sida 1 Ange er organisations adressuppgifter i fältet sökande organisation, det vill säga den organisation vars firmatecknare godkänner Praktikantprogrammets villkor samt ramar och kriterier. Uppgifter för utbetalning Beviljade medel utbetalas till de plus- eller bankgironummer som du anger i ansökan. De betalningsuppgifter du anger för kontoinbetalning, organisationsnummer och plus- eller bankgiro, måste tillhöra en och samma organisation. För att kunna lokalisera de utbetalda pengarna anger du en utbetalningstext/referenstext. Är du osäker på vilken text som är lämplig kan det vara bra att stämma av det med er ekonomiavdelning. Ange max 50 tecken, övrig text kommer inte med vid utbetalning. Observera att UHR inte betalar ut bidrag till privata personkonton. Mottagande organisation Mottagande organisation sida 2 Här anger du de utländska mottagande organisationernas adressuppgifter. Det är också här som du laddar upp samarbetsavtal/ Letter of intent (LOI) från varje mottagande organisation. Se i dokumentet Ramar och kriterier vad som ska ingå i ett LOI. Beskrivning av mottagande organisation Här ska du kort beskriva mottagande organisation/organisationer. Ange deras huvudsakliga uppgifter, tematiska verksamhetsfält samt verksamhetsstruktur och storlek. Lägg till organisation Om ansökan omfattar praktikanter till flera organisationer ska du fylla i uppgifter om samtliga organisationer. För att lägga till en organisation klickar du på +Lägg till organisation. Dokumentuppladdning Här finns möjlighet att ladda upp övriga dokument om behov finns.

5 Kontaktpersoner Kontaktpersoner sida 3 Här fyller du i kontaktuppgifter till firmatecknare och kontaktperson på den sökande svenska organisationen. Du kan lägga till flera kontaktpersoner. De personer som du anger här är de som kommer att få ta del av beslut och information om projektet från UHR. Uppgifter om firmatecknare och kontaktperson är obligatoriskt. Dokumentuppladdning Här finns möjlighet att ladda upp övriga dokument om behov finns. Resor och budget Resor och budget sida 4 För att försäkra dig om vad bidraget kan användas till, se dokumentet Ramar och kriterier för Praktikantprogrammet. Bidraget avser indirekta kostnader för förberedelser, administration, efterarbete (aktiviteter som sker efter avslutad praktikplacering hos mottagande organisation) och kostnader som är direkt kopplade till praktikantprojektet. Beviljade medel ska nyttjas under angiven projektperiod. Medel beviljas i form av ett schablonbelopp á SEK/praktikant. Resa Här fyller du i mottagande organisation, land, startdatum för praktikperioden, antal veckor praktiken kommer att pågå och antal praktikanter. Du kan lägga till fler organisationer genom att klicka på +Lägg till mottagande organisation. Projektbeskrivning Projektbeskrivning sida 5 Det här avsnittet syftar till att beskriva det projekt som ni söker om medel för. För att du ska kunna spara respektive sida och gå vidare i ansökan måste alla rutor vara ifyllda. Om du inte har möjlighet att fylla i allt på en gång kan du skriva ett ord i varje ruta och sedan spara. Du kan sedan gå tillbaka till sidan för att fylla på med text vid ett senare tillfälle. Syfte och mål 1. Beskriv er organisation och er kapacitet att bedriva praktikantverksamhet. 2. Beskriv projektets syfte och mål och hur de i sin tur relaterar till de långsiktiga målen för Praktikantprogrammet? Målen ska vara mätbara och möjliga att följa upp. Det långsiktiga målet för programmet är breddad svensk resursbas för det multilaterala, bilaterala och regionala biståndet Beskriv hur er organisation genom att erbjuda unga svenskar utlandspraktik kommer bidra till ökat intresse och kunskap om utvecklingsfrågor. Redogör även för hur ni ska arbeta för att deltagarna efter avslutad praktik ska ha fått ökat engagemang för globala frågor, samt utvecklat förmågor/kompetens samt verktyg som leder till ökad anställningsbarhet inom internationellt utvecklingssamarbete. Målen ska mätbara genom en eller flera

6 indikatorer. Redogör för de indikatorer, konkreta tecken på förändring, med vars hjälp ni kommer mäta projektets utveckling och resultat. 3. Beskriv projektet relevans för de tre tematiska prioriteringar som finns inom svenskt bistånd. Tre tematiska prioriteringar ska genomsyra det svenska biståndets inriktning och samtliga insatser ska relatera till dem. De är demokrati och mänskliga rättigheter, miljö och klimat, samt jämställdhet och kvinnors roll i utvecklingen. Projektets aktiviteter och upplägg 4. Presentera en projektplan för hela projektperioden och redogör för hur de planerade aktiviteterna ska bidra till att ni uppfyller projektets syften och mål. Ange gärna en tidsplan för när aktiviteterna ska ske. Beskriv projektets aktivitetsplan. Beskriv hur era planerade aktiviteter stödjer målen för Praktikantprogrammet och de mål som ni har satt upp inom ert projekt. Förutsättningar och samarbete med mottagande organisation 5. Beskriv samarbetet med mottagande organisation(-er). Hur samarbetar ni kring rekrytering, förberedelser, arbetsbeskrivning, handledning, uppföljning etcetera? Beskriv även ansvarsfördelningen. Även om det är ni som svensk organisation som söker bidraget är ömsesidighet och samarbete viktiga beståndsdelar i projekt inom Praktikantprogrammet. Beskriv på vilket sätt ni kommer att samarbeta inom projektet. Vilka olika behov har ni? Hur kommer ansvarsfördelningen att se ut under projektets olika faser och hur formaliserar ni ansvarsfördelningen? Finns praktikanthandledning, uppföljningsmodeller, ekonomiska planer etcetera? Hur sker kommunikationen mellan sändande och mottagande organisation? Hur länge har samarbetet pågått? Organisationernas olika roller och ansvar i projektet ska framgå tydligt. Observera att ni tillsammans med ansökan ska ladda upp ett samarbetsavtal eller letter of Intent för varje samarbetspart som tydligt visar att samarbetet rör det aktuella projektet. Det kan vara i form av ett brev, formell e-post eller fax, tydligt daterat, innehålla de delar som anges i Ramar och kriterier för Praktikantprogrammet samt underskrift av ansvarig person, inklusive titel, på den mottagande organisationen. 6. Beskriv mottagande organisation/ers kapacitet och intresse för att arbeta med praktikantverksamhet? Beskriv den mottagande organisationens erfarenhet och relatera det deras kapacitet att ta emot och vägleda de praktikanter som kommer att göra sin praktik hos dem. Tar de t.ex. emot praktikanter från fler länder och organisationer? 7. Vilken typ av skriftliga överenskommelser gör ni för praktikanterna och sändande och/eller mottagande organisation? Att skriftligt komma överens med praktikanten om saker som planerade arbetsuppgifter, handledning och avstämningstillfällen kan vara ett sätt att skapa gemensamma förväntningar och tydliggöra ansvarsfördelning mellan sändande och mottagande organisation. Som sändande organisation ska ni även skriva avtal med finansiella villkor vid eventuell vidareförmedling av medel till samarbetspart. Se avsnittet om Ekonomi och bidragsnivåer i Ramar och kriterier för Praktikantprogrammet. 8. Är er organisation intresserad av att låta era praktikanter delta i förberedelsekursen på Sida Partnership Forum i Härnösand? De deltagare ni rekryterar har möjlighet att delta i kostnadsfria förberedelsekurser för praktikanter på Sida Partnership Forum i Härnösand. Ni anmäler själva era deltagare direkt till SPF men ange också här om ni har för avsikt att utnyttja möjligheten med SPF. Riskhantering 9. Presentera en riskanalys för ert projekt. Inkludera förebyggande åtgärder och krishanteringsplan. Syfte med att beskriva risker och hur dessa bör hanteras är att förutse tänkbara händelser som kan hota genomförandet av projektet och därmed uppfyllande av projektets mål. Vissa risker kan minimeras genom god

7 planering, och ibland kan negativa konsekvenser undvikas genom bra åtgärder. Det finns risker som varken går att förebygga eller hantera, men som ändå måste tas med i helhetsbedömningen av projektet. All riskhantering ska vara kopplad till en ansvarig person, på sändande eller mottagande organisation. Det är även viktigt att ni som organisation är uppdaterade om och följer UD:s reserekommendationer för de länder som är med i ert projekt. Ni ska även lyfta risker som är kopplade till korruption. Tillvaratagande och spridning 10. Beskriv hur kunskaper och erfarenheter från praktikantverksamheten ska tas tillvara av den sändande organisationen och spridas till andra svenska aktörer. Uppföljning och utvärdering 11. Beskriv hur och vid vilka tillfällen projektet ska utvärderas av praktikanten samt sändande och mottagande organisation. Hur kommer ni att analysera och följa upp resultaten från utvärderingarna? 12. Kommer ni att ha avstämningstillfällen med handledaren på den mottagande organisationen under praktikperioden? 13. Kommer ni att ha avstämningstillfällen med praktikanten under praktikperioden? 14. Kommer praktikanten få ett intyg där erfarenheter av och kunskaper från praktiken finns dokumenterade? Bekräfta och skicka in Bekräfta och skicka in sida 6 Här ser du en sammanställning av er ansökan och kan enkelt gå tillbaka till olika delar och redigera vid behov. Här ska också firmatecknare kryssa i att hen accepterar villkoren för Praktikantprogrammet Slutrapportering och deltagarenkäter De projekt som beviljas bidrag i ansökningsomgången för 2016 ska slutrapportera Rapporteringen gör du online med samma inloggningsuppgifter som du använde vid ansökan. Praktikanter som har deltagit i projektet ska även svara på en deltagarenkät. Länk till enkäten kommer att finnas på Mina sidor. Länken ska den direktförmedlande organisationen skicka ut till praktikanten i samband med att praktiken avslutas. Förväntade resultat för deltagare i Praktikantprogrammet Resultatstrategin för kapacitetsutveckling och utbyten Praktikantprogrammet lyder under Sidas resultatstrategi för kapacitetsutveckling och utbyten I strategin står att Sida ska stödja program för yngre personer inom ramen för högskoleutbildning, inom myndigheter eller inom näringslivets och det civila samhällets organisationer. Erfarenheter från praktiken ska återföras till biståndets aktörer i Sverige.

8 Efter deltagande i ett praktikantprojekt förväntas deltagarna utveckla förmåga och kompetens att verka i globala sammanhang och få ett fördjupat engagemang för globala frågor. De resultaten bidrar i sin tur till ökad anställningsbarhet inom multilateralt, bilateralt och regionalt utvecklingssamarbete och till att deltagarna blir del av en framtida resursbas. Efter genomförd praktikperiod ska deltagarna svara på en enkät med frågor av självuppskattningstyp. Tematiska prioriteringar inom Praktikantprogrammet Projekt inom programmet ska vara i överensstämmelse med regeringens tematiska prioriteringar för svenskt bistånd och praktikplaceringar ska fokusera på något av de aktuella områdena: demokrati och mänskliga rättigheter miljö och klimat jämställdhet och kvinnors roll i utvecklingen. Praktikantprogrammet syftar till att utveckla olika kompetenser och förmågor hos deltagarna. Praktikanten förväntas efter avslutad projektperiod ha uppnått följande resultat: ökad kunskap om globala frågor förmåga/kompetens att verka i globala sammanhang nya verktyg och internationella kontakter fördjupat engagemang för globala frågor Begrepp som förekommer i handboken och vad vi avser med dem 1. Med globala frågor avser vi ämnesområden som demokrati, mänskliga rättigheter, hållbar utveckling, jämställdhet, global hälsa, miljö/klimat och fattigdomsbekämpning. 2. Att ha globala kunskaper innebär till exempel att vara insatt i globala frågor, ha erfarenhet av globala sammanhang och/eller att ha ett globalt perspektiv på sitt ämnesområde. Det kan också handla om språkkunskaper, kommunikation, förmåga att hantera en mångkulturell studentgrupp, anpassningsbarhet och flexibilitet. 3. Att verka i globala sammanhang kan till exempel innebära att inom ett ämnesområde kopplat till globala frågor arbeta utomlands, med bistånd eller med internationella relationer. Det kan också handla om att på annat sätt aktivt delta i sammanhang där globala frågor har en central roll. 4. Med förmåga/kompetens avser vi här språkliga/kommunikativa färdigheter, initiativförmåga, kulturell förståelse, praktiska färdigheter, flexibilitet och anpassningsförmåga, samarbetsförmåga, självkänsla, analysförmåga, ledarskapsförmåga. 5. Med verktyg menar vi till exempel språk, nätverk, nya arbetsmetoder, kommunikationskanaler och interkulturell kompetens. Kontakterna kan exempelvis vara inom utbildning, näringsliv, yrkesliv och civila samhället