Koncernkontoret Koncernstab HR Helen Sjöberg HR strateg 076-8870184 helen.sjoberg@skane.se Rapport Datum 2017-11-17 Version 2.0 Dnr 1 (6) Nulägesbeskrivning samorganisation och arbetssätt kring kompetensutvecklingsinsatser Bakgrund Personalnämnden beslutade den 16 juni 2017 att uppdra åt HR-direktören att utreda förutsättningar för samorganisering av olika utbildnings- och kompetensutvecklingsinsatser. Inledning I s budget och verksamhetsplan för 2017 fastslås att medarbetarna ska ges möjlighet till kompetensutveckling och utrymme för att bidra i utvecklingsarbetet inom verksamheterna. Vidare uttrycks så väl i budget som i s kompetensförsörjningsplan att digital metoder för lärande behöver fortsatt utvecklas och erbjudas. Av planen framgår också att ett utbildningsråd för samordning av kompetenshöjande insatser ska inrättas för att samla de insatser som finns inom s verksamhet. Syftet med rådet är att bland annat att sprida goda exempel och möjliggöra samordningsvinster. är en utpräglad kunskapsorganisation och rätt kompetens är en av grundförutsättningarna för att verksamheterna ska kunna möta medborgarnas krav och behov. Det är av största vikt att som arbetsgivare kan erbjuda olika vägar för kompetensutveckling och lärande. Den största delen av lärandet sker i det dagliga arbetet tillsammans med andra, kollegor och chefer. Då är det viktigt att kunskapsstöd finns lättillgängligt så att rätt saker lärs ut och att arbetsuppgifter kan utföras på rätt sätt. De kompetensutvecklingsinsatser som erbjuds utanför arbetsplatsen behöver vara samordnade och prioriteras utifrån verksamhetens prioriterade utvecklingsområden, såväl på regional nivå, som förvaltningsnivå. För att lyckas med detta behövs ett gemensamt synsätt för hur stöd bäst erbjuds för kompetensutveckling och lärande. En samorganisering och gemensamma arbetssätt vid planering och genomförande av insatser. Samt rätt verktyg, kompetens och resurser föra att kunna erbjuda effektiva och kvalitetssäkrade lärandeaktiviteter och lärandestöd. Postadress: 291 89 Kristianstad Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Telefon (växel): 044-309 30 00 Fax: 044-309 32 98 Internet: skane.se
2 (6) Avgränsning Utbildningsuppdraget, dvs den verksamhetsförlagda utbildningen ingår inte i denna redogörelse eftersom innehåll och omfattning av uppdraget regleras genom särskilda ramavtal. Definition av begreppet utbildning Begreppet utbildning i denna rapport rör kortare kompetenshöjande insatser som ansvarar för och själva bedriver på regional eller förvaltningsnivå. Det kan handla om introduktionsprogram, kurser, workshops, seminarier, digitala utbildningar eller lärandestöd. Nuläge Inom erbjuds en stor mängd kompetensutvecklande insatser och aktiviteter. Det största delen av lärandet sker i arbetet, men många styrda utbildningsaktiviteter utanför arbetsplatsen erbjuds också. Det handlar om introduktion, implementeringar av t ex nya arbetssätt, nya IT-stöd och olika typer av kompetenshöjande insatser som rör allt som chefer och medarbetare behöver kunna för att utföra sitt arbete och utveckla verksamheten. Eftersom det inte finns en samordning och organisation kring internutbildning inom, har inte en inventering av samtliga kompetensutvecklingsinsatser kunnat genomföras. Det som redovisas i denna rapport är utifrån inventeringar som har gjorts i några av de IT-stöd vi använder för att administrera och informera om utbildningar. Erfarenheter och insyn som ansvariga för dessa plattformar får genom kontakter och stöd i olika utbildningsinsatser redovisas också i rapporten. En stor del av de utbildningar och kompetenshöjande insatser som erbjuds, kommuniceras via: Utbildningsportalen s regiongemensamma lärportal VGI s intranät Vårdgivareiskane.se extern webbplats för s offentliga och privata vårdgivare Alla som har ett ansvar för ett expertområde och har någon typ av utbildningsansvar kan initiera en utbildningsinsats. Det finns expertgrupper, utbildningsenheter, kompetenscentra m m runt om i organisationen som erbjuder och ansvarar för utbildningar och kompetensutvecklingsinsatser inom aktuellt kompetensområde. Dessa utbildningar kommuniceras och administreras via olika system och webbplatser. Utbildningsportalen Utbildningsportalen är s regiongemensamma lärportal. Den används för att administrera, tillhandahålla och följa upp lärarledda och digitala utbildningar. Det är ett sk LMS (Learning Management System) som är anpassat just för att kunna administrera och följa upp utbildningsdeltagande.
3 (6) Alla medarbetare i har tillgång till Utbildningsportalen, även bolag och privata vårdgivare (om förutsättningar för inloggning finns). Alla chefer kan via systemet följa upp vilka utbildningar närmaste medarbetare har deltagit i. Det finns också rapportverktyg som visar utbildnings- och deltagarstatistik som är tillgängligt för alla. Den största delen av alla medarbetare i är registrerade på en eller flera utbildningar i Utbildningsportalen. En inventering av vilka utbildningar som erbjuds via Utbildningsportalen har gjorts under perioden jan-juni 2017: Lärarledda utbildningar 85 st (varje utbildning kan innehåll en mängd utbildningstillfällen) Digitala utbildningar eller lärandestöd 110 st Medicintekniska kompetenskort (digitala) 436 st De flesta utbildningar vänder sig till hälso- sjukvårdspersonal, och då företrädesvis för målgruppen sjuksköterskor och undersköterskor. Även utbildningar som vänder sig till alla medarbetare finns tillgängliga, som rör t ex introduktion, säkerhet, miljö, IT-stöd. Utbildningsportalen används inte fullt ut i organisationen, dels pga att möjligheten inte är tillräckligt känd, dels pga att det saknas tillräckligt supportstöd i förvaltningarna. I dagsläget finns ändå runt 230 administratörer som administrerar enstaka eller flera utbildningar i systemet. VGI På VGI, s intranät, finns mycket information om utbildningar och länkar till anmälningssidor. En hel del av utbildningar som presenteras på VGI administreras via anmälningsformulär i systemet eller via e-post/telefon till utbildningsadministratör. En inventering av utbildningar under perioden april-aug 2017 fanns 108 utbildningar presenterade, 59 av dessa administrerades på annat sätt än via Utbildningsportalen. Någon siffra på antalet publicerare som enbart publicerar utbildningsinformation finns ej. Vardgivare.skane.se Den externa webbplatsen vardgivare.skane.se vänder sig till alla offentliga och privata vårdgivare i Skåne. Här finns en utbildningskalender där utbildningar som vänder sig till dessa målgrupper listas. Vissa av dessa länkar till Utbildningsportalen medan merparten administreras via anmälningsformulär i systemet. Under oktober 2017 fanns 206 publicerade utbildningar i utbildningskalendern. Det finns uppskattningsvis 50-70 utbildningsadministratörer som publicerar utbildningsinformation via webbplatsen.
4 (6) Konsekvenser kring hur insatser planeras, kommuniceras och genomförs Ansvaret för kompetensutveckling ligger främst på förvaltningsnivå och ute i verksamheterna. Eftersom det inte finns naturliga samverkansarenor kring kompetensutvecklingsinsatser kan insatser inom samma kompetensområde göras på flera olika håll i organisationen och på olika sätt. För vissa kompetensområden och på en viss nivå ligger ansvaret på koncernnivå. Ibland är gränserna tydliga, ibland inte, vilket kan leda till att samma typ av utbildningsinnehåll erbjuds både på regionnivå och förvaltningsnivå. Kompetensutvecklingsinsatser startar i att det finns ett behov att ge medarbetare ny kunskap, utveckla sin kompetens eller ändra ett beteende. Ofta blir lösningen på detta en utbildning. Experter inom aktuellt kompetensområde sätter ihop ett kunskapsinnehåll utifrån en bedömning av vad medarbetare behöver veta, kunna och göra. Utifrån de resurser, kompetens och tid som finns, bestäms vilken lärmetod som ska användas. Många gånger blir det då en föreläsning i form av katederundervisning där kunskapen förmedlas och med förhoppningsvis tid för frågor och övningar. Det kan bli väldigt bra och uppskattade lärtillfällen, men också mindre bra om föreläsaren främst är en expert och inte fått stöd i hur ett lärtillfälle pedagogiskt byggs upp. En annan konsekvens med att välja lärmetod utifrån tradition eller tidsbrist är att inte nyttja olika lärmetoder på rätt sätt. Styrkan i att fysiskt träffas i grupp är att kunna diskutera, dela erfarenheter, testa och träna. Att använda den tiden främst för kunskapsförmedling, blir lätt slöseri med viktig tid. En annan konsekvens om kunskap bara förmedlas muntligt vid ett tillfälle är att deltagarna sen inte kan gå tillbaka och repetera kunskapen och använda den direkt i arbetet. Det kan också vara svårt för alla i en personalgrupp att komma från arbetet för att delta i en utbildning. Mest resurser läggs ofta på att erbjuda utbildningstillfällen vid t ex implementeringar av nya arbetssätt eller IT-stöd, istället för att lägga mer resurser på att ta fram digitalt lärandestöd och erbjuda t ex webinar som komplement eller alternativ. Argumentet för att det görs på detta sätt är att det är för kort om tid, saknas resurser eller kompetens för att kunna erbjuda digitala lärmetoder. Eftersom olika system används för att administrera utbildningar och presenteras i olika utbildningskataloger, blir det dels svårt att hitta, dels svårt att följa upp vilka medarbetare som deltar i vilka utbildningar. Det skapas också onödig administration om inte rätt avsett system används för utbildningsadministration. För chefer och medarbetare är det därför svårt att få en översikt och hitta de utbildningar som erbjuds. Det är också svårt att veta vad som är prioriterat eller obligatoriskt för den enskilde medarbetaren, vad chefer bör följa upp och hur olika insatser hänger ihop.
5 (6) Uppföljning av utbildningsinsatsernas effekter kan vara svåra att göra eftersom det är många olika saker som påverkar om en insats får ett lyckat resultat. Har en insats inte tydliga mål är det också svårt att följa upp resultatet. Den mest vanligt förekommande är utvärdering av själva lärtillfället i form av enkätfrågor. Att utreda om en insats resulterat i att deltagarna tagit till sig kunskapen och använder den i sin vardag kräver mer uppföljningsarbete. Förbättringar, samorganisering och arbetssätt Det finns flera saker som kan förbättras i hur kompetensutveckling och lärande erbjuds inom. Samtidigt som det finns många goda exempel på kompetensutvecklingsinsatser som lärdom kan dras av. För att kunna samordna, prioritera, utveckla och erbjuda insatser som ger bästa möjliga effekt, behövs gemensamt synsätt, arbetssätt och rätt verktyg. Ska mer e-lärande och digitalt lärandestöd kunna erbjudas, behöver det också satsas resurser på detta i form av nya roller och kompetenser, samt en förändrad resursfördelning i val lärmetoder. Synsätt s kompetensförsörjningsplan innehåller bilagan Synsätt och definitioner på kompetens. Där beskrivs begreppet kompetens utifrån fyra delar. Den formella kompetensen förvärvas främst genom utbildning medan den funktionella kompetensen utgör summan av individens förmåga, vilja, kunskap och färdighet. Vidare sägs att s synsätt på lärande utgår från modellen 70:20:10. Detta innebär att en individs kompetens till största delen utvecklas av träning i arbetet, kombinerat med stöd, dialog och reflektion mellan kollegor, chef, mentor eller nätverk och till mindre del av styrda aktiviteter, t ex kurser. Alla delar är viktiga och behöver kombineras på ett medvetet och strukturerat sätt utifrån verksamhetens behov och därigenom skapa de bästa förutsättningarna för individens och arbetsgruppens kompetensutveckling. Detta synsätt är beslutat och behöver nu spridas och bli en gemensam utgångspunkt i hur kompetensutvecklingsinsatser planeras och genomförs. En annan viktig del i ett gemensamt synsätt är att vidga synen på vad en kompetensutveckling innebär. Att använda sig av begreppet lärandeinsats istället för utbildningsinsats lägger mer fokus på hur förutsättningar skapas för lärandet och omfattar då även kommunikation och stöd i arbetet som viktiga delar i en insats. Lärande och utveckling handlar ofta om en förändringsprocess, där rätt kommunikation och stöd behöver ges vid rätt tillfälle. Arbetssätt Det behövs en gemensam strategi och ett strukturerat arbetssätt för hur kompetensutvecklingsinsatser planeras, genomförs och följs upp. Behovsanalysen är central där huvudfrågorna är. Var är vi? Vart vill vi komma? Hur når vi dit? När mål och målgruppens behov är väl definierade kan lärmetoder väljas utifrån vad som är mest lämpligt för aktuell insats. Med tydliga effektmål kan man redan i analysfasen bestämma hur utvärdering och uppföljning av insatsen ska ske.
6 (6) Det behövs samverkansarenor för att kunna identifiera liknande behov och samordna och prioritera insatser. Någon form av Utbildningsråd dit s olika expertgrupper, kompetenscentra, utbildningsenheter knyts, skulle kunna fungera som ett samordningsorgan. Att även samverka nationellt och tillsammans utveckla och dela utbildningsmaterial, t ex e-utbildningar bör också vara en viktig del vid planering av insatser. Nya roller och kompetenser behövs för att kunna stödja och utveckla ett modernt sätt att erbjuda kompetensutveckling och lärande, t ex genom digitala metoder. På samma sätt som det behövs kommunikatörer vid kommunikationsinsatser, behövs behovs kompetens inom områden som lärandestrategi och pedagogik vid lärandeinsatser. Verktyg Genom att använda rätt verktyg för att administrera, utveckla och tillhandahålla utbildningar och lärandestöd, kan utbildningsadministration minskas, göra det enklare att hitta vad som erbjuds samt skapa innehåll med hög kvalitet och tillgänglighet. En förutsättning är att det finns en gemensam lärplattform där alla utbildningar och lärandestöd som är prioriterade och kvalitetssäkrade finns samlade. Då krävs det att det finns en fungerande förvaltningsorganisation med stödfunktioner som gör det möjligt att använda plattformen effektivt och ändamålsenligt. För att mer effektivt kunna utveckla och erbjuda digitala metoder för lärande behövs verktyg och stöd som gör det enkelt att t ex erbjuda webinar. Författarverktyg och mallar som gör det möjligt att skapa utbildningsmaterial som är pedagogiskt uppbyggt, lättillgängligt och användarvänligt. Åtgärder för nå samorganisering och gemensamma arbetssätt För att nå samorganisering och gemensamma arbetssätt för kompetensutvecklingsinsatser behöver fokus läggas på följande områden: Implementering av Synsätt och definitioner på kompetens med syfte att fungera som en utgångspunkt i all planering och genomförande av kompetensutvecklingsinsatser. Skapa förutsättningar för att kunna använda rätt kanal för att administrera och tillhandahålla utbildningar och lärandestöd, som underlättar för chefer och medarbetare. Beskriva kompetenser, resurser och organisering som krävs för att erbjuda ett modernt och effektivt sätt att stödja kompetensutveckling och lärande.