Tomelilla kommun Familjenämnden Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: onsdagen den 8 november 2017 kl. 08.30 Plats: Äppelkriget Kallelse med föredragningslista Ärenden Diarienr 1 Val av justerare samt tidpunkt för justering 2 Ändringar i föredragningslistan 3 Dialoger och informationsärenden 2017 2017/2 4 Information från Barn och utbildning 5 Ekonomisk uppföljning Barn och utbildning 6 Information från Stöd och lärande 7 Ekonomisk uppföljning Stöd och lärande 8 Arbetskläder i förskolan 9 Inställd tillsyn från Inspektionen för vård och omsorg gällande HVB-hemmet Svalan 10 Information om Trelleborgsmodellen 2017/89 11 Information om kommunövergripande rutin gällande företräde inför nämnd/utskott vid myndighetsutövning mot enskild 12 Sammanträdesdagar 2018 2017/159 13 Verksamhetsplan 2018 - barn och utbildning 2017/176 14 Svar på remiss av motion - Barnomsorg på obekväm 2015/48 arbetstid 15 Läsårstider 2018/2019 2017/177 16 Redovisning av antal barn per tjänst på fritidshem 2017/179 och förskola 17 Redovisning av delegeringsbeslut 2017 2017/3 18 Intern kontrollplan 2018 - barn och utbildning 2017/178 19 Intern kontrollplan 2018 - stöd och lärande 2017/178 20 Hantering av ensamkommande barn i asyl som fyller 2017/174 18 år 21 Ekonomisk ersättning för särskilt förordnad 2017/175 Sidnr 1
Tomelilla kommun Familjenämnden vårdnadshavare 22 Ansökan av bidrag till Brottsofferjouren på Österlen 2017/81 2017 23 Statistik fattade beslut barn och familj (IFO) 2017/39 24 Redovisning av anmälningsärenden 2017/1 25 Redovisning av anmälningsärenden från familjenämndens arbetsutskott 2017/1 Christer Yrjas (C) Ordförande Anna Silver Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon 0417-184 10 Anna Silver Telefon "Ange telefonnr" "Ange namn" E-post: kommun@tomelilla.se 2
NÄRVARO- OCH OMRÖSTNINGSPROTOKOLL För Familjenämnden (2015-2018) Sammanträdesdag: Antal närvarande ledamöter: 1 2 Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår 1 Christer Yrjas C 2 Anders Albäck L 3 Ewa Carnbrand M 4 Sven Gunnarsson MP 5 Anders Throbäck S 6 Sara Anheden S 7 Paul Lennartsson SD Ja Nej Avstår ERSÄTTARE Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår 1 Lena Eriksson C 2 Carina Persson L 3 Janet ten Have M 4 Fatlum Avdullahu C 5 Per Skoog S 6 Linda Ekelund V 7 Birgitta Clarholm SD Ja Nej Avstår 3
Månadsuppföljning jan-sep 2017 Stöd och lärande verksamhetsanalys Socialchef Madeleine Moberg Ekonomisk analys BUDGET UTFALL Avvikelse Avvikelse Helårs- Ack Ack utfall - %-andel Helårs- prognos / budget budget utfall budget budget prognos budget Intäkter 44 958 35 043 34 673-370 77,1 49 500 4 542 Personalkostnader -50 152-36 961-35 642 1 319 71,1-48 300 1 852 Bidrag, köpta tjänster -38 372-28 779-36 413-7 634 94,9-45 800-7 428 Övriga kostnader -7 534-5 653-8 780-3 127 116,5-10 000-2 466 Netto -51 100-36 350-46 162-9 812 90,3-54 600-3 500 HVB-peng 3 500 3 367 1 861-1 506 53 1 457-2 043 Periodens verksamhet och resultat Verksamhet/Ansvar Avvikelse i tkr Analys Administration och ledning -47 Personligt ombud har överskott på lönekostnader samtidigt som övriga kostnader har ett underskott, bl a för familjerådgivning som var dyrare 1:a halvåret än budgeterat. HVB Väla -1674 Underskottet beror till sin helhet på högre personalkostnader jämfört med budget och intäkter samt övriga kostnader har överskott jämfört med budget. IFO -8523 Försörjningsstöd har ett underskott med 870 tkr. Placeringar av barn har ett underskott med 6 mnkr, placeringar av vuxna underskott med 600 tkr och familjehem har överskott med 1 mnkr. Personalkostnader har ett överskott med 2,6 mnkr samtidigt som inhyrd personal har underskott med 2,6 mnkr. Övrig flyktingverksamhet som inte avser Väla HVB har för perioden ett underskott mot budget med 1,8 mnkr. Resursenheten 433 Överskottet avser personalkostnader på skolhälsovården. Helårsprognos Effekterna av att avtalet med Svalan upphör den sista september och kommunen övertar verksamheten i egen regi, gör att kostnaderna för sista kvartalet sjunker markant och ger en positiv effekt på flyktingverksamheten varför dagens underskott beräknas vända till ett överskott på 3,7 mnkr. HVB Välas underskott planar ut något då personal överflyttas till utslussverksamheten men ett kvarstående underskott beräknas till 2,3 mnkr. Ökning av schablonbidraget för flyktingverksamhet pga strukturella förändringar är också medräknat. Sammantagna prognosen för placeringar av barn, vuxna samt familjehem ger ett underskott på 6 mnkr. Sju av nio placeringar är HVB placeringar med LVU (Lagen om vård av Unga), där ligger 4
dygnskostnaden i snitt på närmare 5000kr/placering. Försörjningsstöd beräknas ha 1,2 mnkr i underskott. Skolhälsovårdens överskott beräknas öka till 760 tkr. Allt sammantaget innebär en prognos på 3,5 mnkr i underskott. HVB Peng Alla avtal sagts upp av Migrationsverket och ersättningsnivån har sänkts redan för kvartal 2, jämfört med budgeterat från kvartal 3, vilket innebär att man bara får söka för faktiska kostnader kvartal 2, har vi gjort om beräkningarna och prognosticerar ett överskott med 1,5 mnkr jämfört med budgeterade 3,5 mnkr. 5
TOMELILLA KOMMUN KOMMUNÖVERGRIPANDE RUTIN - FÖRETRÄDE INFÖR NÄMND/UTSKOTT VID MYNDIGHETSUTÖVNING MOT ENSKILD Dnr KS 2017/320 Kommunövergripande rutin Företräde inför nämnd/utskott vid myndighetsutövning mot enskild Beslutad av t.f. kommunchef Helena Berlin 2017-09-13. Gäller från 2017-11-01 Dokumentansvarig tjänsteman: Kommunsekreterare Uppföljning: En gång per år eller tidigare vid behov. 6
Företräde inför nämnd/utskott vid myndighetsutövning mot enskild Enligt 14 förvaltningslagen har enskild rätt att begära så kallat företräde vid ärende som innefattar myndighetsutövning mot enskild. Företräde innebär att den enskilde har rätt att närvara vid sammanträdet i den nämnd/utskott där ärendet ska behandlas för att ge sin syn på saken. Den enskilde har rätt att närvara vid genomgången av ärendet men har inte rätt att närvara vid överläggning och beslut. Det är handläggares ansvar att, under handläggningens gång, informera den enskilde om rätten att begära företräde. Särskilt viktigt att informera om detta är när det föreslagna beslutet går emot den enskilde. Om nämnd/utskott förväntas fatta ett för den enskilde gynnande beslut (exempelvis bifall till ansökan) föreligger oftast inget behov eller intresse av företräde. Skulle den enskilde under handläggningens gång dock uttrycka önskemål ska handläggaren informera om rätten till företräde. När utredningen kommuniceras ska handläggare, om beslutet föreslås gå emot den enskilde eller om den enskilde uttryckt önskemål härom, bifoga blanketten Information om rätt att begära företräde. På blanketten anges vilket datum ärendet ska behandlas samt kontaktuppgifter till nämndsekreteraren samt uppgift om när kontakt med nämndsekreteraren senast ska tas. Kommunikation måste ske med nämndsekreteraren så att korrekt sammanträdesdatum anges på blanketten och så att nämndsekreteraren har med ärendet på dagordningen. Önskar den enskilde närvara vid sammanträde kontaktar denne angiven nämndsekreterare som informerar om tid och plats. Vid sammanträdet hämtar nämndsekreterare eller annan, helst ej handläggaren, den enskilde i receptionen på avtalad tid och visar in denne på sammanträdet. I samband med att den enskilde hämtas lämnar de personer som inte behöver närvara vid ärendets handläggning sammanträdet om ärendet omfattas av sekretess. Samtliga som närvarar vid ärendegenomgången av den enskildes ärende ska presentera sig så den enskilde vet vem som är vem och vilken funktion dessa har. När ärendegenomgången är avslutad lämnar nämndsekreteraren information om när protokollet beräknas vara klart och därefter följs den enskilde till receptionen. Bilaga: Blankett Information om rätt att begära företräde. /Helena Berlin, t.f. kommunchef 2 7
Kommunförvaltningen Information om rätt att begära företräde Ditt ärende gällande:. Kommer att behandlas av: Datum:.. Enligt 14 förvaltningslagen har du som part möjlighet att begära företräde eftersom ditt ärende gäller myndighetsutövning mot enskild. Det betyder att du, om du så önskar, har rätt att närvara vid sammanträdet för att ge din syn på saken. Rätten att närvara gäller vid genomgången av ditt ärende. Du får inte närvara när nämnden/utskottet överlägger och fattar beslut i ärendet. Vill du närvara vid sammanträdet ska du kontakta sekreteraren i nämnden/utskottet senast.. så får du information om tidpunkt när dit ärende ska behandlas och vart sammanträdet är. Sekreterare:. Telefon:... E-post: 3 8
TOMELILLA KOMMUN Familjenämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 oktober 2017 Fnau 280 Dnr FN 2017/159 Sammanträdesdagar 2018 Familjenämndens arbetsutskotts förslag till familjenämnden Familjenämnden beslutar fastställa föreslagen sammanträdesplan gällande år 2018. Ärendebeskrivning Familjenämnden föreslås ha elva sammanträden. De är normalt förlagda till onsdagar klockan 08.30 i Svea Hund. Familjenämndens arbetsutskott föreslås ha tolv sammanträden. De är normalt förlagda till onsdagar klockan 08.30 i Svea Hund. Årets förslag till sammanträdestider är lagda med utgångspunkt att åstadkomma ett gott flöde för de ärenden som efter behandling i familjenämnden ska vidare till kommunstyrelsen/kommunfullmäktige. Särskild kallelse kommer att publiceras i läsplattorna minst sex dagar före varje sammanträde. Ledamot som blir förhindrad att närvara vid ett sammanträde ska meddela detta till sekreteraren i så god tid som möjligt. Ärenden som ska behandlas i familjenämnden bör, i enlighet med nämndens reglemente, ha behandlats i familjenämndens arbetsutskott innan de tas upp för behandling i nämnden. Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden beslutar fastställa föreslagen sammanträdesplan gällande år 2018. Justerandes sign 9
TOMELILLA KOMMUN Familjenämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 oktober 2017 Fnau 278 forts. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Anna Silver, handlingsid: Fn 2017.3743. Familjenämndens sammanträdesdagar 2018, handlingsid: Fn 2017.3744. Inlämningstider för socialsekreterare gällande familjenämndens arbetsutskotts sammanträdesdagar 2018, handlingsid: Fn 2017.3745. Beslutet skickas till: Ledamöter och ersättare i familjenämnden Socialchef Madeleine Moberg Avdelningschef Ann-Louise Castman Skolchef Bengt Persson Biträdande skolchef Ulrika Ahrlin Verksamhetscontroller Annica Dyverdahl Winding Justerandes sign 10
Tomelilla den 13 september 2017 Dnr FN 2017/54 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Familjenämnden Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Anna Silver Nämndsekreterare Direkt 0417-182 06 Mobil 0709-95 82 06 pamela.lindqvist@tomelilla.se Sammanträdesdagar 2018 Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden beslutar fastställa föreslagen sammanträdesplan gällande år 2018. Ärendebeskrivning Familjenämnden föreslås ha elva sammanträden. De är normalt förlagda till onsdagar klockan 08.30 i Svea Hund. Familjenämndens arbetsutskott föreslås ha tolv sammanträden. De är normalt förlagda till onsdagar klockan 08.30 i Svea Hund. Årets förslag till sammanträdestider är lagda med utgångspunkt att åstadkomma ett gott flöde för de ärenden som efter behandling i familjenämnden ska vidare till kommunstyrelsen/kommunfullmäktige. Särskild kallelse kommer att publiceras i läsplattorna minst sex dagar före varje sammanträde. Ledamot som blir förhindrad att närvara vid ett sammanträde ska meddela detta till sekreteraren i så god tid som möjligt. Ärenden som ska behandlas i familjenämnden bör, i enlighet med nämndens reglemente, ha behandlats i familjenämndens arbetsutskott innan de tas upp för behandling i nämnden. 1 (2) 11
Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Anna Silver, 2017-09-22 Familjenämndens sammanträdesdagar 2018, 2017-09-22 Inlämningstider för socialsekreterare gällande familjenämndens arbetsutskotts sammanträdesdagar 2018, 2017-09-22 Kansliavdelningen Anna Silver Nämndsekreterare Beslutet skickas till: Ledamöter och ersättare i familjenämnden Socialchef Madeleine Moberg Avdelningschef Ann-Louise Castman Skolchef Bengt Persson Biträdande skolchef Ulrika Ahrlin Verksamhetscontroller Annica Dyverdahl Winding 2 (2) 12
Familjenämnden Sammanträdesdagar 2018 Beslutsinstans Sammanträdesdag Sista inlämning för handlingar (kl 16.30) Arbetsutskott (Fnau) Nämnd (Fn) Arbetsutskott (Fnau) Nämnd (Fn) Arbetsutskott (Fnau) Nämnd (Fn) Arbetsutskott (Fnau) Nämnd (Fn) Arbetsutskott (Fnau) Nämnd (Fn) Arbetsutskott (Fnau) Nämnd (Fn) Sista möte före Ksau/KS/Kf 10 januari 2 januari 2017 Ksau 31januari, 7 och 14 februari Ks 28 februari Kf 19 mars 24 januari 12 januari Ksau 31januari, 7 och 14 februari Ks 28 februari Kf 19 mars 7 februari 26 januari Ksau 7 och 21 mars Ks 4 april Kf 23 april 21 februari 9 februari Ksau 7 och 21 mars Ks 4 april Kf 23 april 7 mars 23 februari Ksau 11 och 25 april Ks 9 maj Kf 4 juni 21 mars 9 mars Ksau 11 och 25 april Ks 9 maj Kf 4 juni 11 april 29 mars Ksau 16 och 30 maj Ks 13 juni 25 april 13 april Ksau 16 och 30 maj Ks 13 juni Kf 17 september 16 maj 4 maj Ksau 20 juni 30 maj 18 maj Ksau 20 juni 7 juni 25 maj Ksau 8 augusti Ks 22 augusti Kf 17 september 20 juni 8 juni Ksau 8 augusti Ks 22 augusti Kf 17 september 13
Arbetsutskott (Fnau) Arbetsutskott (Fnau) Nämnd (Fn) Arbetsutskott (Fnau) Nämnd (Fn) Arbetsutskott (Fnau) Nämnd (Fn) Arbetsutskott (Fnau) Nämnd (Fn) Arbetsutskott (Fnau) Nämnd (Fn) 4 juli 22 juni Ksau 13 september KS 27 september Kf 23 oktober 8 augusti 27 juli Ksau 12 och 19 september Ks 26 september Kf 15 oktober 22 augusti 10 augusti Ksau 12 och 19 september Ks 26 september Kf 15 oktober 12 september 31 augusti Ksau 17 oktober Ks 31 oktober Kf 26 november 26 september 14 september Ksau 17 oktober Ks 31 oktober Kf 26 novembe 10 oktober 28 september Ksau 7 november Ks 21 november Kf 17 december 24 oktober 12 oktober Ksau 7 november Ks 21 november Kf 17 december 7 november 26 oktober Ksau 5 december Ks 19 december Kf februari 2019 21 november 9 november Ksau 5 december Ks 19 december Kf februari 2019 5 december 23 november 2019 19 december 7 december 2019 14
Familjenämndens sammanträdesdagar 2018 - socialsekreterare Beslutsinstans Sammanträdesdag Sista inlämning av handlingar till admin. assistent kl 09.00 Familjenämndens arbetsutskott 10 januari 29 december 2017 Familjenämndens arbetsutskott Familjenämndens arbetsutskott Familjenämndens arbetsutskott Familjenämndens arbetsutskott Familjenämndens arbetsutskott Familjenämndens arbetsutskott Familjenämndens arbetsutskott Familjenämndens arbetsutskott Familjenämndens arbetsutskott Familjenämndens arbetsutskott Familjenämndens arbetsutskott 7 februari 25 januari 7 mars 22 februari 11 april 28 mars 16 maj 3 maj 7 juni 24 maj 4 juli 23 juni 8 augusti 26 juli 12 september 30 augusti 10 oktober 27 september 7 november 25 oktober 5 december 22 november 15
TOMELILLA KOMMUN Familjenämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 oktober 2017 Fnau 281 Dnr FN 2017/176 Verksamhetsplan 2018 - barn och utbildning Familjenämndens arbetsutskotts förslag till familjenämnden Familjenämnden lägger barn och utbildnings verksamhetsplan 2017-2018 till handlingarna. Ärendebeskrivning Enligt Barn och utbildnings årshjul ska verksamhetsplanen för läsåret 2017-2018 redovisas i november, se bilaga Verksamhetsplan 2017-2018. Barn och utbildning har gjort en kortare verksamhetsplan där alla delar ingår under handlingsplanen Nya med lärandet i fokus. Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden lägger Barn och utbildnings verksamhetsplan till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, biträdande skolchef Ulrika Ahrlin, handlingsid: Fn 2017.3632. Verksamhetsplan läsåret 2017-2018, handlingsid: Fn 2017.3598. Organisationsskiss 2017-2018, handlingsid: Fn 2017.3599. Beslutet skickas till: Familjenämnden Skolchef Bengt Persson Justerandes sign 16
Tomelilla den 16 oktober 2017 Dnr FN DiaNr Barn och utbildning, Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Familjenämnden Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Ulrika Ahrlin Biträdande skolchef Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil anna.silver@tomelilla.se Verksamhetsplan läsåret 2017-2018 - Barn och utbildning Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden lägger Barn och utbildnings verksamhetsplan till handlingarna. Ärendebeskrivning Enligt Barn och utbildnings årshjul ska verksamhetsplanen för läsåret 2017-2018 redovisas i november, se bilaga Verksamhetsplan 2017-2018. Barn och utbildning har gjort en kortare verksamhetsplan där alla delar ingår under handlingsplanen Nya med lärandet i fokus. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, biträdande skolchef Ulrika Ahrlin, 2017-10-16. Verksamhetsplan läsåret 2017-2018, handlingsid: Fn 2017.3598. Organisationsskiss 2017-2018, handlingsid: Fn 2017.3599. Barn och utbildning Ulrika Ahrlin Biträdande skolchef Beslutet skickas till: Familjenämnden Skolchef Bengt Persson 1 (2) 17
2 (2) 18
Västervångens förskola Ängens förskola Förskolechef 100% Skolintendent 20% förskola (87 + 54 barn) Lärkans förskola Förskolechef 100% förskola (102 barn) Barnens förskola (Sme) Fyrklöverns förskola (Ons) Förskolechef 100% förskola (54 + 41 barn) Utsiktens förskola Brösarps skola Förskolechef/rektor 100% Skolchef 100% Biträdande skolchef 100% Lindesborgsskolan Rektor 100% Rektor 100% Skolintendent 60% Biträdande rektor 75% Kurator 80% Adm.ass. 50% Skolpsykolog 100% Skolsköterska 65% Kurator 80% Logoped 100% fritidshem (141 elever) Skolsköterska 100% Spec.ped förskola 175% f-6 grundskola (244 elever) fritidshem (174 elever) Spec.ped skola 200% Smedstorp/Odenslund f-6 grundskola (330 elever) Pedagogiska tränare 350% Kastanjeskolan Rektor 100% Rektor 100% Kurator 60% Biträdande rektor 100% Skolsköterska 60% Syv 100% fritidshem ( 50+56 elever) Adm. ass. 100% f-6 grskola(102+124 elever) 7-9 grundskola (351 elever) Särsk. undervisningsgr. 7-10 grsärskola (7 elever) (25 % samordnare moders- Barn och utbildningskontoret mål, SvA,studiehandledning) Adm. assistent grundskola/gymnasium 100% Skolintendent 20% Kurator 20% Adm. assistent förskola/fritidshem 100% Adm. assistent skolskjuts/elevregistrering 100% Skolsköterska 20% IKT-samordnare 100% förskola (29 barn) fritidshem (30 elever) f-6 grundskola (86 elever) Organisation Barn och utbildning Byavångsskolan 1-6 grundsärskola (6 elever) Särsk. underv.sgr. (7 elever) Familjenämnden Kurator 100% Skolsköterska 90% Centrala barn- och elevhälsan Enhetschef 100% Resurspedagoger 300% Med.ansvarig skolsk. 40% Kuratorer och skolsköterskor tillhör här. 15-okt-17 19
VERKSAMHETSPLAN Barn och utbildning 2017/2018 Barn och utbildning har valt att göra en kort verksamhetsplan som berättar vad verksamheten har för intentioner för läsåret samt vem som kommer är ansvarig och utvärderar dessa. Barn och utbildning anser att detta är en mer användbar verksamhetsplan. Se bilaga 1 för organisationsskiss. Utvecklingsarbeten Med lärandet i fokus, se bilaga 2, vår handlingsplan för betyg och bedömning är grunden för vårt arbete under läsåret 2016/17 samt följande läsår. Med den handlingsplanen som paraply genomförs följande utvecklingsdelar gemensamt i verksamheten Barn och utbildning. Innehåll (ev. innehåll) Vem deltar Driva/utvärderar Utveckling av ledningsgruppens arbete (Bosse Hultkvist) Barn och utbildnings ledningsgrupp Bengt Persson, skolchef SYV-plan Framtagande av huvudmannaplan samt aktiviteter på enhetsgrupp- och individnivå. (Region Skåne) Språk- och ämnesutvecklande arbete, det som har framkommit som en effektiv åtgärd i analyser från Digilys Tillgänglig lärmiljö, underlätta för samtliga barn och elever att delta i Utveckling av Digilys IKT-utbildning (Lineducation) Nyanländas lärande (Regionalt utvecklings centrum) Elevhälsans integration i Barn och utbildning Nytt system för uppföljning av enheternas budget Fördjupning kring fritidshemmets uppdrag Utmaningar i förskolan- att förebygga Rektorer, förskolechefer, Syv:ar, samtliga lärare och förskollärare, AME Lärare, förskollärare Samtliga skolenheter 2017 samt förskoleenheter under 2018 Lärare och förskollärare, rektorer och förskolechefer Rektorer och IKThandledare, sprids till övrig personal SvA-lärare, studiehandledare, modersmålslärare Samtliga enheter och all personal Rektorer Fritidshemspersonal Förskolans personal Ulrika Ahrlin, bitr. skolchef Bengt Persson, skolchef, Peter Bengtsson, rektor, förstelärarna, Ann-Marie Moberg, spec.ped Centrala elevhälsan Ann-Marie Moberg, spec.ped. Centrala elevhälsan Ann-Marie Moberg Centrala elevhälsan, Patrik Sjöholm, förskollärare Bengt Persson, skolchef Henrik Ryd, IKT-samordnare Ann-Kristin Montán rektor/förskolechef, Eva Karlsson, lärare Bengt Persson, skolchef Bengt Persson, skolchef Adnan ekonom Mats Carlgren, rektor Förskolecheferna 20
problemskapande beteende (David Edfeldt) Fånga lärprocesser, pedagogisk dokumentation och analys (är under planering) Införandet av en lärplattform för förskola Förskolans personal Förskolans personal Förskolecheferna Förskolecheferna Utvärdering sker i Bokslutet för 2017/18. 21
TOMELILLA KOMMUN Familjenämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 oktober 2017 Fnau 282 Dnr FN 2015/48 Svar på remiss av motion - Barnomsorg på obekväm arbetstid Familjenämndens arbetsutskotts förslag till familjenämnden Familjenämndens arbetsutskott överlämnar ärendet till familjenämnden utan förslag till beslut. Ärendebeskrivning Barn och utbildning har fått i uppdrag att räkna på kostnader för att starta en förskole/fritidsavdelning med barnomsorg på obekväm arbetstid. I beräkningsunderlaget räknar vi att verksamheten bedrivs i någon av våra befintliga lokaler samt att det inte krävs någon utökning av skolskjuts. Verksamheten för omsorg på obekväm arbetstid är beräknad på att kunna ta emot mellan 5-12 barn beroende på ålder och behov. Dessutom har vi räknat på att inget ensamarbete förekommer. För att möte familjernas behov av omsorg på obekväm arbetstid ska verksamheten vara öppen kvällar, nätter och helger med undantag av julafton, nyårsafton och midsommarafton. Underlag för budget: Engångssumma inventarier 300 000 kr (engångsbelopp). Driftskostnader: Material/aktivitetskostnader 60 000 kr per år. Måltidskostnader är beräknade till 450 kr/vecka/person (beräkning gjord av kostenheten) årskostnad 304 000 kr baserat på 3 personal och 10 barn/elever. Lönekostnader inkl PO per år 1898220 kronor (beräkning baserad på kalkyl från löneenheten och turschema baserat på 4 personal). Totalt driftskostnader: 2 262 220 kr/år. Justerandes sign 22
TOMELILLA KOMMUN Familjenämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 oktober 2017 Fnau 282 forts. Statsbidrag: Kommunen ska sträva efter att erbjuda omsorg för barn under tid då förskola eller fritidshem inte erbjuds (se Skollagens krav på verksamheten och maxtaxa). Bidraget ska gå till kostnader för att erbjudna barnomsorgsplatser under kvällar, nätter och helger. För att vara bidragsgrundande, ska kommunen erbjuda varje plats i en omfattning av minst 30 timmar per barn och månad, men det faktiska behovet för varje barn kan vara högre eller lägre. Omsorgen omfattar barn från och med ett års ålder till och med vårterminen det år barnet fyller 13 år. Dagbarnvårdare: Alternativet att använda dagbarnvårdare som ger omsorg på obekväm arbetstid är enligt Barn och utbildning inte möjligt på grund av gällande arbetstidsregler vilket skulle innebära att barnen måste vara hos flera dagbarnvårdare. Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen lämnar inget förslag till beslut. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, skolchef Bengt Persson, handlingsid: Fn 2017.3792. Beslutet skickas till: Familjenämnden Skolchef Bengt Persson Justerandes sign 23
Tomelilla den 16 oktober 2017 Dnr FN 2015/48 Barn och utbildning, Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Familjenämnden Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Skolchef Bengt Persson Skolchef Direkt 0417-18487 Mobil 0709-958487 ulrika.ahrlin@tomelilla.se Svar på remiss av motion - Barnomsorg på obekväm arbetstid Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen lämnar inget förslag till beslut. Ärendebeskrivning Barn och utbildning har fått i uppdrag att räkna på kostnader för att starta en förskole/fritidsavdelning med barnomsorg på obekväm arbetstid. I beräkningsunderlaget räknar vi att verksamheten bedrivs i någon av våra befintliga lokaler samt att det inte krävs någon utökning av skolskjuts. Verksamheten för omsorg på obekväm arbetstid är beräknad på att kunna ta emot mellan 5-12 barn beroende på ålder och behov. Dessutom har vi räknat på att inget ensamarbete förekommer. För att möte familjernas behov av omsorg på obekväm arbetstid ska verksamheten vara öppen kvällar, nätter och helger med undantag av julafton, nyårsafton och midsommarafton. Underlag för budget: Engångssumma inventarier 300 000 kr (engångsbelopp). Driftskostnader: Material/aktivitetskostnader 60 000 kr per år. Måltidskostnader är beräknade till 450 kr/vecka/person (beräkning gjord av kostenheten) årskostnad 304 000 kr baserat på 3 personal och 10 barn/elever. Lönekostnader inkl PO per år 1898220 kronor (beräkning baserad på kalkyl från löneenheten och turschema baserat på 4 personal). Totalt driftskostnader: 2 262 220 kr/år 1 (2) 24
Statsbidrag: Kommunen ska sträva efter att erbjuda omsorg för barn under tid då förskola eller fritidshem inte erbjuds (se Skollagens krav på verksamheten och maxtaxa). Bidraget ska gå till kostnader för att erbjudna barnomsorgsplatser under kvällar, nätter och helger. För att vara bidragsgrundande, ska kommunen erbjuda varje plats i en omfattning av minst 30 timmar per barn och månad, men det faktiska behovet för varje barn kan vara högre eller lägre. Omsorgen omfattar barn från och med ett års ålder till och med vårterminen det år barnet fyller 13 år. Dagbarnvårdare: Alternativet att använda dagbarnvårdare som ger omsorg på obekväm arbetstid är enligt Barn och utbildning inte möjligt på grund av gällande arbetstidsregler vilket skulle innebära att barnen måste vara hos flera dagbarnvårdare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Bengt Persson skolchef, 2017-10-17 Barn och utbildning Skolchef Bengt Persson Beslutet skickas till: Familjenämnden Skolchef Bengt Persson 2 (2) 25
TOMELILLA KOMMUN Familjenämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 oktober 2017 Fnau 283 Dnr FN 2017/177 Läsårstider 2018/2019 Familjenämndens arbetsutskotts förslag till familjenämnden Familjenämnden beslutar fastställa föreslagna dagar för höst- och vårterminens början och slut, läsåret 2018-2019 för grundskolan samt grundsärskola. Ärendebeskrivning Huvudmannen ska enligt skolförordningen 2011:185 besluta om dagar för höst- och vårterminens början och slut för grundskolan. Lagstiftning som styr elevernas läsår lyder som följer: Skolförordningen 2011:185, 3 kap 2 Läsåret ska ha minst 178 skoldagar och minst 12 lovdagar. Utöver skoloch lovdagar får det inom läsåret läggas ut högst 5 studiedagar för personalen. 3 Läsåret ska börja i augusti och sluta i juni. Dagarna för höst- och vårterminens början och slut beslutas av huvudmannen. Bilaga M till AB, Arbetstider m.m. för lärare Reglerad arbetstid c) Arbetstagares reglerade arbetstid förläggs, under och i anslutning till elevernas skolår, till 194 dagar A-dagar per verksamhetsår. Se bilaga Förslag läsårstider 2018-2019. Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden beslutar fastställa föreslagna dagar för höst- och vårterminens början och slut, läsåret 2018-2019 för grundskolan samt grundsärskola. Justerandes sign 26
TOMELILLA KOMMUN Familjenämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 oktober 2017 Fnau 283 forts. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, biträdande skolchef Ulrika Ahrlin, handlingsid: Fn 2017.3633. Förslag läsårstider 2018-2019, version två, handlingsid: Fn 2017.3661. Beslutet skickas till: Familjenämnden Skolchef Bengt Persson Justerandes sign 27
Tomelilla den 16 oktober 2017 Dnr FN DiaNr Barn och utbildning, Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Familjenämnden Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Anna Silver Biträdande skolchef Ulrika Ahrlin Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil anna.silver@tomelilla.se Läsårstider 2018-2019 Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden beslutar fastställa föreslagna dagar för höst- och vårterminens början och slut, läsåret 2018-2019 för grundskolan samt grundsärskola. Ärendebeskrivning Huvudmannen ska enligt skolförordningen 2011:185 besluta om dagar för höst- och vårterminens början och slut för grundskolan. Lagstiftning som styr elevernas läsår lyder som följer: Skolförordningen 2011:185, 3 kap 2 Läsåret ska ha minst 178 skoldagar och minst 12 lovdagar. Utöver skoloch lovdagar får det inom läsåret läggas ut högst 5 studiedagar för personalen. 3 Läsåret ska börja i augusti och sluta i juni. Dagarna för höst- och vårterminens början och slut beslutas av huvudmannen. Bilaga M till AB, Arbetstider m.m. för lärare Reglerad arbetstid c) Arbetstagares reglerade arbetstid förläggs, under och i anslutning till elevernas skolår, till 194 dagar A-dagar per verksamhetsår. Se bilaga Förslag läsårstider 2018-2019. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, biträdande skolchef Ulrika Ahrlin, 2017-10-16 Bilaga Förslag läsårstider 2018-2019, handlingsid: Fn 2017.3600. Beslutet skickas till: Familjenämnden Skolchef Bengt Persson 1 (2) 28
2 (2) 29
Förslag läsårstider 18/19 grundskola Tomelilla kommun Vecka ht 2018 Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag v33 13-19 aug Studiedag Studiedag Studiedag Studiedag Studiedag v34 20-26 aug Skolstart v35 27 aug-2 sept Lärare: v36 3-9 sept 194 dagar v37 10-16 sept Elever: v38 17-23 sept 178 dagar v39 24 sept- 30 okt Studiedag Lovdagar: v40 1-7 okt 12 v41 8-14 okt Studiedagar: v42 15-21 okt 15 v43 22-28 okt Studiedagar v44 29 okt-4 nov Studiedag Studiedag LOV LOV LOV under termin: v45 5-11 nov 5 v46 12-18 nov v47 19-25 nov v48 26 nov-2 dec v49 3-9 dec Studiedag v50 10-16 dec v51 17-23 dec Skolavslutning Vecka vt 2019 Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag v2 7-13 jan Studiedag Studiedag Skolstart v3 14-20 jan v4 21-27 jan v5 28 jan- 3 feb v6 4-10 feb v7 11-17 feb v8 18-24 feb LOV LOV LOV LOV LOV v9 25 feb- 3 mars v10 4-10 mars v11 11-17 mars v12 18-24 mars v13 25-31 mars v14 1-7 apr v15 8-14 apr v16 15-21 apr LOV LOV LOV Skärtorsdagen Långfredag v17 22-28 apr Annandag påsk v18 29 apr- 5 maj 1:a maj v19 6-12 maj v20 13-19 maj v21 20-26 maj Studiedag v22 27 maj- 2 jun Kristi himmelsf. LOV v23 3-9 juni Nationaldagen LOV v24 10-16 juni Skolavslutning Studiedag v25 17-23 juni Studiedag Studiedag Studiedag Midsommarafton 30
Tomelilla den 17 oktober 2017 Dnr FN DiaNr Barn och utbildning, Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Familjenämnden Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Bengt Persson Skolchef Direkt 0417-18487 Mobil 0709-958487 ulrika.ahrlin@tomelilla.se Redovisning av antal barn per tjänst på fritidshem och förskola Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden lägger rapporten till handlingarna. Ärendebeskrivning Barn och utbildning ska enligt årshjulet redovisa antal barn per tjänst för varje enhet gällande förskola och fritidshem. Ht 2017 gäller följande siffror: Förskola: Barn/pedagog Ängens fsk 54 barn 8,75 fsk 4,75 bsk 4/1 Västerv. fsk 85 barn 12,75 fsk 7,5 bsk 4,15/1 Fyrklöv. fsk 41 barn 5,0 fsk 1,35 bsk 6,46/1 Lärkans fsk 98 barn 13,0 fsk 6,0 bsk 5,16/1 Barnens fsk 52 barn 7,3 fsk 2,42 bsk 5,35/1 Utsikten fsk 29 barn 4,0 fsk 2,0 bsk 4,83/1 Fritidshem: Lindesborg fritis 174 barn 3,5 ftped 1,0 bsk 38,67/1 Smedstorp fritis 51 barn 1,85 ftped 27,57/1 Odenslund fritis 56 barn 0,6 fsk 1,0 bsk 35/1 Brösarp fritis 30 barn 0,63 ftped 0,15fsk 0,35bsk 26,55/1 Byavångs fritis 143 barn 4,3 ftped 33,26/1 Tabellen ovan visar inte antal 15-timmars barn ej heller fördelningen mellan 1-3 åringar och 4-5 åringar på våra förskolor. Nyckeltalen för förskolan är 5,5 barn per pedagog i genomsnitt.(5,2 för 1-3 åringar och 5,7 för 4-5 åringar) 1 (2) 31
Det finns inga beslutade nyckeltal för antal barn per pedagog för Tomelillas fritidshem. För huvudman finns det heller inga möjligheter att sätta sådana nyckeltal med tanke på skollagens tydlighet när det gäller rektors rätt att besluta om sin inre organisation, skollagen 2kap. 10 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, skolchef Bengt Persson, 2017-10-17 Barn och utbildning Bengt Persson Skolchef Beslutet skickas till: Skolchef Bengt Persson 2 (2) 32
Tomelilla den 31 oktober 2017 Dnr FN 2016/3 Barn och utbildning, Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Familjenämnden Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Nämndsekreterare Anna Silver Nämndsekreterare Direkt 0417-182 06 Mobil 0709-95 82 06 Pamela.Lindqvist@tomelilla.se Redovisning av delegeringsbeslut oktober 2017 Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden lägger redovisning av delegeringsbeslut till handlingarna. Ärendebeskrivning Delegeringsbeslut för perioden september 2017 gällande Barn och utbildning: 7.1 Inskrivning av barn enligt barnomsorgskö Förskoleverksamhet/pedagogisk omsorg 7 Fritidshem 6 Förskola fristående/interkommunal 8 Fritidshem fristående/interkommunalt 0 7.2 Avstängning av plats inom barnomsorgen Fritidshem 1 Förskola 0 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Anna Silver, 2017-10-31 Delegeringsbeslut oktober 2017, assistent Anita Mårtensson, handlingsid: Fn 2017.3772. Nämndsekreterare Anna Silver 1 (1) 33
34
TOMELILLA KOMMUN Familjenämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 oktober 2017 Fnau 284 Dnr FN 2017/178 Intern kontrollplan 2018 - barn och utbildning Familjenämndens arbetsutskotts förslag till familjenämnden Familjenämnden antar barn och utbildnings intern kontrollplan för 2018. Ärendebeskrivning Se bilaga för riskanalys och förslag till intern kontrollplan. Den interna kontrollplanen har förändrats från att redovisning till nämnden gällande resultat och analys sker vid olika tillfällen till att ske gemensamt i Bokslutet i september. Verksamhetsplanen presenteras sedan i november. Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden antar Barn och utbildnings intern kontrollplan för 2018. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, biträdande skolchef Ulrika Ahrlin, handlingsid: Fn 2017.3635. Riskanalys och förslag till intern kontrollplan 2018, handlingsid: Fn 2017.3601. Beslutet skickas till: Familjenämnden Skolchef Bengt Persson Justerandes sign 35
Tomelilla den 16 oktober 2017 Dnr FN DiaNr Barn och utbildning, Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Familjenämnden Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Ulrika Ahrlin Biträdande skolchef Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil anna.silver@tomelilla.se Intern kontrollplan 2018 - barn och utbildning Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden antar Barn och utbildnings intern kontrollplan för 2018. Ärendebeskrivning Se bilaga för riskanalys och förslag till intern kontrollplan. Den interna kontrollplanen har förändrats från att redovisning till nämnden gällande resultat och analys sker vid olika tillfällen till att ske gemensamt i Bokslutet i september. Verksamhetsplanen presenteras sedan i november. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, biträdande skolchef Ulrika Ahrlin, 2017-10-16 Bilaga Riskanalys och förslag till intern kontrollplan 2018, handlingsid: Fn 2017.3601. Barn och utbildning Ulrika Ahrlin Biträdande skolchef Beslutet skickas till: Familjenämnden Skolchef Bengt Persson 1 (1) 36
Intern Kontrollplan med Riskanalys 2018 Ärende FN 2017/178 Riskanalys Familjenämnden, verksamhet Barn och utbildning Verksamhet Barn och utbildning Risk/ Händelse Konsekvens Hur undvika/minimera? Konsekvens Sannolikhet Riskvärde Löpnummer Årscykel gällande Kännbar risk för otillräcklig Årscykeln jämförs med Familjenämndens Kännbar Möjlig 2 1 rapporteringsärenden politisk insyn i verksamheten, protokoll en till familjenämnden vilket leder till bristande beslutsunderlag. gång per år. genomförs ej. Årscykeln ska innehålla Kännbar risk att uppföljningen dessa punkter av elever inte är tillräcklig och på kommunnivå där att insatser inte sätts in tillräckligt inget annat anges : tidigt eller i tillräcklig om- 1. HLO-resultat förskoleklassen. fattning vilket ger en lägre måluppfyllelse och risk för utfattning 2. Måluppfyllelse åk anförskap. Detta kan i sin tur 1-5 samtliga ämnen. leda till stora ekonomiska konsekvenser för kommunen gäl- 3. Betygsrapportering åk 6-9 samtliga lande t.ex försörjningsstöd. ämnen. 4. Kösituationen på förskolan. 5. Antal tjänster/barn på förskola och fritidshem. 6. Kontroll av att tidsrymden för att en nyanländ elev startar grundskolan ska understiga 3 veckor. 37
Intern Kontrollplan med Riskanalys 2018 Ärende FN 2017/178 Riskvärdering konsekvens Riskvärdering Allvarlig 2 3 4 Kännbar 1 2 3 Lindrig 0 1 2 Försumbar 0 0 1 Mindre sannolik Möjlig Sannolik sannolikhet Risker som bedöms i röd kategori 4 bör åtgärdas omgående Risker som bedöms i röd kategori 3-4 ska följas upp Risker som bedöms i gul kategori 2 bör följas upp Risker som bedöms i grön kategori 0-1 behöver inte följas upp utöver normala rutiner 38
Intern Kontrollplan med Riskanalys 2018 Ärende FN 2017/178 Intern kontrollplan 2017 för Familjenämnden, verksamhet Barn och utbildning Matris nr Kontrollmoment, vad ska granskas Process/rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmetod Omfattning Kontrollfrekvens och kvantitet Rapportering till Riskbedömning sannolikhet/konsekvens 39
Matris nr BN Intern Kontrollplan med Riskanalys 2018 Ärende FN 2017/178 Årscykeln gällande rapporteringsärenden till familjenämnden ska innehålla dessa punkter på kommunnivå där inget annat anges: 1. HLO-resultat förskoleklassen. 2. Måluppfyllelse åk 1-5 samtliga ämnen. 3. Betygsrapportering åk 6-9 samtliga ämnen. 4. Kösituationen på förskolan. 5. Antal tjänster/barn på förskola och fritidshem per enhet. 6. Kontroll av att tidsrymden för att en nyanländ elev startar grundskolan ska understiga 1 månad. Kontrollmoment, vad ska granskas Ärenden som enligt årscykel ska rapporteras till familjenämnden kontrolleras mot nämndens protokoll. Process/rutin/system Kontrollansvarig Skolchef Kontrollmetod Jämförelse av årscykel mot innehåll i protokoll. Mätning av resultat i Digilys. Mätning av resultat i Infomentor. Betygstatistik från Infomentor. Köredovisning av adm. assistent. Statistik från lönesystemet och Extens. Statistik administrativ assistent. Omfattning Kontrollfrekvens och kvantitet En gång per år dec 1 gång per år/ juni 1 gånger per år/juni 2 gånger per år/ juni, dec. 2 gånger per år/ mars, okt. 1 gång per år/ nov. 1 gång per år, juni Rapportering till Familjenämnden jan Sept i Bokslut Sept i Bokslut Sept i Bokslut, feb Mar,okt Nov Sept Riskbedömning sannolikhet/konsekvens Kännbar risk för otillräcklig politisk insyn i verksamheten, vilket leder till bristande beslutsunderlag. Kännbar risk att uppföljningen av elever inte är tillräcklig och att insatser inte sätts in tillräckligt tidigt eller i tillräcklig omfattning vilket ger en lägre måluppfyllelse och risk för utanförskap. Detta kan i sin tur leda till stora ekonomiska konsekvenser för kommunen gällande t.ex. försörjningsstöd. 40
Intern Kontrollplan med Riskanalys 2018 Ärende FN 2017/178 Process för årlig intern kotrollplan Intern Kontrollplan (enligt Reglemente för intern kontroll) Kommunstyrelsen och nämnderna ska årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen Olika granskningsområden väljs med utgångspunkt från en riskanalys. Kontrollplanerna upprättas per nämnd. Beslutad kontrollplan skickas till kommunstyrelsen. Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, löpande rapporteras till respektive nämnd. Kontrollansvarig rapporterar på separat granskningsrapport utfallet av kontrollen, verksamhetschefen återrapporterar till nämnd enligt överenskommelse. 41
TOMELILLA KOMMUN Familjenämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 oktober 2017 Fnau 285 Dnr FN 2017/178 Intern kontrollplan 2018 - stöd och lärande Familjenämndens arbetsutskotts förslag till familjenämnden Familjenämnden antar stöd och lärandes intern kontrollplan för 2018. Ärendebeskrivning I enlighet med reglemente för internkontroll har förvaltningen tagit fram internkontrollpunkter inom ovan nämnda verksamhetsområde. Internkontrollpunkter för 2018, se bilaga för riskanalys och förslag till intern kontrollplan. Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden antar stöd och lärandes internkontrollplan för 2018. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, socialchef Madeleine Moberg, handlingsid: Fn 2017.3662. Intern kontrollplan med riskanalys 2018 - stöd och Lärande, handlingsid Fn 2017.3663. Beslutet skickas till: Socialchef Madeleine Moberg Familjenämnden Justerandes sign 42
TamiljeTomelilla den 16 oktober 2017 Dnr FN 2017/178 Barn och utbildning, Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Familjenämnden Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Madeleine Moberg Socialchef Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil madeleine.moberg@tomelilla.se Intern kontrollplan 2018 - stöd och lärande Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden antar stöd och lärandes internkontrollplan för 2018 Ärendebeskrivning I enlighet med reglemente för internkontroll har förvaltningen tagit fram internkontrollpunkter inom ovan nämnda verksamhetsområde. Internkontrollpunkter för 2018, se bilaga för riskanalys och förslag till intern kontrollplan.. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse socialchef Madeleine Moberg Bilaga Riskanalys och intern kontrollplan Stöd och omsorg Madeleine Moberg Socialchef Beslutet skickas till: Ange mottagare för beslutsdokument här 1 (1) 43
Intern Kontrollplan med Riskanalys 2018 Ärende FN 2017 178 Riskanalys Familjenämnden Verksamhet Risk/ Händelse Konsekvens Hur undvika/minimera? Konsekvens Sannolikhet Riskvärde Löpnummer 1 2 3 4 5 6 7 Riskvärdering Riskvärdering Allvarlig 2 3 4 konsekvens Kännbar 1 2 3 Lindrig 0 1 2 Försumbar 0 0 1 Mindre sannolik Möjlig Sannolik sannolikhet Risker som bedöms i röd kategori 4 bör åtgärdas omgående Risker som bedöms i röd kategori 3-4 ska följas upp Risker som bedöms i gul kategori 2 bör följas upp Risker som bedöms i grön kategori 0-1 behöver inte följas upp utöver normala rutiner 44
Intern Kontrollplan med Riskanalys 2018 Ärende FN 2017 178 Intern kontrollplan 2018 för Familjenämnden Matris nr 1 Redovisning av flyktingsituationen (från 2017) 2 Granskningsattest fakturor (fr 2017) 3 Individuell bedömning, försörjningsstöd 4 Barnets delaktighet 5 Placeringar av barn/unga på HVB Kontrollmoment, vad ska granskas Genomgång av; -Antalet anvisningar -Bidragsmånader i väntan på etableringsersättning -Bostadssituationen Att avtal finns på leverantörsfakturor samt attesteras Har hänsyn tagits till individens behov vid ansökningsförfarande och vid krav på att erhålla bistånd Har barnet kommit till tals i utredningar enligt SoL 11 kap 10 Genomgång av; -Beslutsfattare enligt delegation -Beslut registrerat i verksamhetssystemet -Avtal tecknat Underlag lämnat till fakturaansvarig Process/rutin/system Kontrollansvarig Socialchef Kontrollmetod Utdrag i verksamhetssystemet, redovisning av integrationshandläggare Omfattning Kontrollfrekvens och kvantitet Rapportering till Löpande FN 2 Avdelningschef Stickprov Tertialrapport, 10 leverantörsfakturor FN 2-3 Enhetschef Stickprov Fyra ärende/mån FN 3 Enhetschef Stickprov Fyra ärende/mån FN 3 Avdelningschef Utdrag i verksamhetssystemet Samtliga nya placeringar 1 g/mån FN 2 Riskbedömning sannolikhet/konsekvens 45
Intern Kontrollplan med Riskanalys 2018 Ärende FN 2017 178 Process för årlig intern kotrollplan Intern Kontrollplan (enligt Reglemente för intern kontroll) Kommunstyrelsen och nämnderna ska årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen Olika granskningsområden väljs med utgångspunkt från en riskanalys. Kontrollplanerna upprättas per nämnd. Beslutad kontrollplan skickas till kommunstyrelsen. Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, löpande rapporteras till respektive nämnd. Kontrollansvarig rapporterar på separat granskningsrapport utfallet av kontrollen, verksamhetschefen återrapporterar till nämnd enligt överenskommelse. 46
TOMELILLA KOMMUN Familjenämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 oktober 2017 Fnau 286 Dnr FN 2017/174 Hantering av ensamkommande barn i asyl som fyller 18 år Familjenämndens arbetsutskotts förslag till familjenämnden Familjenämnden lägger informationen till handlingarna samt översänder densamma till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Ensamkommande asylsökande över 18 år, har staten det huvudsakliga ansvaret för. Kommunen har inte heller ansvar att ge bistånd enligt socialtjänstlagen till denna målgrupp, då behovet kan tillgodoses genom annan huvudman (staten). Kommunen kan dock enligt SKL:s vägledning i vissa fall ge bistånd om det finns skäl för detta eftersom kommuner befogar över rätten att ge bistånd. Då befoganderätten möjliggör bistånd för målgruppen, bör det i så fall finnas ett politiskt ställningstagande som reglerar under vilka förutsättningar bistånd i så fall kan beviljas. Tillfälligt kommunbidrag I en budgetöverenskommelse mellan socialdemokraterna(s) och vänsterpartiet(v), finns ett förslag om tillfälligt kommunbidrag för de kommuner som väljer att låta ensamkommande asylsökande över 18 år bo kvar i kommunen. Kommunbidraget är 390 mkr för år 2017 och 195 mkr för år 2018, under förutsättning att riksdagen beslutar i enlighet med förslaget. Bidraget fördelas enligt kommunfördelningstal och innebär knappt 50 000kr/ person år 2017 och knappt 25000kr/person år 2018. Bidraget betalas ut i december 2017. För Tomelilla kommun innebär det totalt 607 000kr år 2017 och 303 000kr år 2018. Tomelilla kommun ansvarar i dag för 27 ensamkommande asylsökande unga, 13 av dessa ungdomar fyller 18 år mellan november-februari, medan övriga beräknas fylla 18 år eller bli uppskrivna i ålder under åren 2018-2019. Justerandes sign 47
TOMELILLA KOMMUN Familjenämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 oktober 2017 Fnau 286 forts. Ensamkommande unga som i dag har fyllt 18 år placeras oftast i stödboende där dygnskostnaden för boende, tillsyn och levnadsomkostnader beräknas till ca 650kr/dygn och person. Några av ungdomarna kommer dock vara kvar på HVB som kostar drygt 1350kr/dygn och person, då mognad eller psykosocial problematik påverkar valet av placering. Därutöver tillkommer skolpeng då ungdomarna oftast är i gymnasiestudier. *Grundbelopp för år 2017 ca 100 000kr/elev och skolår (Skolverket) Beräkningstabellen nedan visar på den totala kostnaden och det tillfälliga kommunbidraget under perioden november 2017- december 2019 och beräknas utifrån att samtliga 27 ensamkommande i asyl inte flyttar från kommunen, får permanent uppehållstillstånd eller att någon utvisning verkställs under ovanstående period. Beräkningstabell Årtal Antal ekb>18 Boendekostn Skolkostn tillf kommunbidr Diff 2017 novdec 8 317 000-400 000 80 000 607 000 127-210 000 2018 24 (16+8 från 2017) 2019 27 (24+3 från 2018) 5 694 000-5 750 000 6 406 000-7 174 000 2 400 000 303 000 7 791000-7 847 000 2 700 000 0 9 106 000-9 874 000- Sammantaget visar ovanstående beräkning att kommunens kostnader inom familjenämndens verksamhetsområden kan komma att öka med närmare 9 miljoner kronor under åren 2018-2019, om kommunen beslutar att ge ensamkommande asylsökande över 18 år förutsättning att bo kvar i kommunen. Utöver detta har vi att ta hänsyn till de som går ut gymnasiet och inte är egenförsörjare då de inte har arbetsrätt kommer belasta försörjningsstöd och bostadssituationen. Justerandes sign 48
TOMELILLA KOMMUN Familjenämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 oktober 2017 Fnau 286 forts. Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden lägger informationen till handlingarna samt översänder densamma till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Anna Silver, handlingsid: Fn 2017.3664. Beslutet skickas till: Socialchef Madeleine Moberg Familjenämnden Kommunstyrelsen Justerandes sign 49
Tomelilla den 22 oktober 2017 Dnr FN 2017/174 Barn och utbildning, Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Familjenämnden Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Socialchef Madeleine Moberg Socialchef Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil madeleine.moberg@tomelilla.se Hantering av ensamkommande barn i asyl som fyller 18 år Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden lägger informationen till handlingarna samt översänder densamma till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Ensamkommande asylsökande över 18 år, har staten det huvudsakliga ansvaret för. Kommunen har inte heller ansvar att ge bistånd enligt socialtjänstlagen till denna målgrupp, då behovet kan tillgodoses genom annan huvudman (staten). Kommunen kan dock enligt SKL:s vägledning i vissa fall ge bistånd om det finns skäl för detta eftersom kommuner befogar över rätten att ge bistånd. Då befoganderätten möjliggör bistånd för målgruppen, bör det i så fall finnas ett politiskt ställningstagande som reglerar under vilka förutsättningar bistånd i så fall kan beviljas. Tillfälligt kommunbidrag I en budgetöverenskommelse mellan socialdemokraterna(s) och vänsterpartiet(v), finns ett förslag om tillfälligt kommunbidrag för de kommuner som väljer att låta ensamkommande asylsökande över 18 år bo kvar i kommunen. Kommunbidraget är 390 mkr för år 2017 och 195 mkr för år 2018, under förutsättning att riksdagen beslutar i enlighet med förslaget. Bidraget fördelas enligt kommunfördelningstal och innebär knappt 50 000kr/ person år 2017 och knappt 25000kr/person år 2018. Bidraget betalas ut i december 2017. För Tomelilla kommun innebär det totalt 607 000kr år 2017 och 303 000kr år 2018. Tomelilla kommun ansvarar i dag för 27 ensamkommande asylsökande unga, 13 av dessa ungdomar fyller 18 år mellan november-februari, medan övriga beräknas fylla 18 år eller bli uppskrivna i ålder under åren 2018-2019. 1 (3) 50
Ensamkommande unga som i dag har fyllt 18 år placeras oftast i stödboende där dygnskostnaden för boende, tillsyn och levnadsomkostnader beräknas till ca 650kr/dygn och person. Några av ungdomarna kommer dock vara kvar på HVB som kostar drygt 1350kr/dygn och person, då mognad eller psykosocial problematik påverkar valet av placering. Därutöver tillkommer skolpeng då ungdomarna oftast är i gymnasiestudier. *Grundbelopp för år 2017 ca 100 000kr/elev och skolår (Skolverket) Beräkningstabellen nedan visar på den totala kostnaden och det tillfälliga kommunbidraget under perioden november 2017- december 2019 och beräknas utifrån att samtliga 27 ensamkommande i asyl inte flyttar från kommunen, får permanent uppehållstillstånd eller att någon utvisning verkställs under ovanstående period. Beräkningstabell Årtal Antal ekb>18 Boendekostn Skolkostn tillf kommunbidr Diff 2017 novdec 8 317 000-400 000 80 000 607 000 127-210 000 2018 24 (16+8 från 2017) 2019 27 (24+3 från 2018) 5 694 000-5 750 000 6 406 000-7 174 000 2 400 000 303 000 7 791000-7 847 000 2 700 000 0 9 106 000-9 874 000- Sammantaget visar ovanstående beräkning att kommunens kostnader inom familjenämndens verksamhetsområden kan komma att öka med närmare 9 miljoner kronor under åren 2018-2019, om kommunen beslutar att ge ensamkommande asylsökande över 18 år förutsättning att bo kvar i kommunen. Utöver detta har vi att ta hänsyn till de som går ut gymnasiet och inte är egenförsörjare då de inte har arbetsrätt kommer belasta försörjningsstöd och bostadssituationen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Anna Silver, 2017-10-22 Stöd och omsorg Socialchef Madeleine Moberg Beslutet skickas till: Socialchef Madeleine Moberg Kommunstyrelsen 2 (3) 51
3 (3) 52
TOMELILLA KOMMUN Familjenämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 11 oktober 2017 Fn 108 Dnr FN DiaNr Hantering av ensamkommande barn i asyl som fyller 18 år Familjenämndens beslut Familjenämnden uppdrar åt förvaltningen att göra en kostnadsberäkning för levnadsomkostnader för ett ensamkommande barn i asylprocess efter det att de fyllt 18 år. Ärendebeskrivning En stor del ensamkommande barn hinner fylla 18 år under asylprocessen och enligt gällande rutin återgår de då till Migrationsverkets ansvar. Ett fåtal kommuner erbjuder de ensamkommande att bo kvar i kommunen då man ser en långsiktig fördel. Familjenämnden uppdrar förvaltningen att se över hur kommunen ska hantera ensamkommande barn i asyl när de fyller 18 år. Beslutet skickas till: Individ och familjeomsorgen Justerandes sign 53
TOMELILLA KOMMUN Familjenämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 oktober 2017 Fnau 287 Dnr FN 2017/175 Ekonomisk ersättning för särskilt förordnad vårdnadshavare Familjenämndens arbetsutskotts förslag till familjenämnden Familjenämnden beslutar att fastställa en ekonomisk ersättning till särskilt förordnad vårdnadshavare, som samtidigt inte är familjehemsförälder med 2500 kr per månad och uppdrag med start 2018. Ärendebeskrivning Socialnämnden ansvarar för att utse särskilt förordnad vårdnadshavare för ensamkommande under 18 år, som har fått uppehållstillstånd. Den särskilt förordnade vårdnadshavaren ansvarar för frågor som rör barnets personliga angelägenheter och i samråd med barnet planera för framtiden. Enligt gällande bestämmelser finns inget lagstöd som ger den särskilt förordnade vårdnadshavaren rätt till ersättning i den del som avser vårdnaden om denne inte samtidigt är familjehemsförälder. Den nuvarande situationen i Tomelilla kommun är att vi har ett flertal ensamkommande med uppehållstillstånd, där den dagliga vården ges på HVB, men med utsedd särskild förordnad vårdnadshavare. För att rekrytera lämpliga personer för uppdraget är det viktigt att särskild förordnad vårdnadshavare erhåller ett skäligt arvode för uppdraget. För närvarande har olika praxis utvecklats i landet beroende av såväl uppdragets omfattning som kommuners svårigheter att rekrytera varvid förvaltningen föreslår att familjenämnden inför en ersättning i motsvarande nivå till 2500 kr per månad och uppdrag Justerandes sign 54
TOMELILLA KOMMUN Familjenämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 oktober 2017 Fnau 287 forts. Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden beslutar att fastställa en ekonomisk ersättning till särskilt förordnad vårdnadshavare, som samtidigt inte är familjehemsförälder med 2500 kr per månad och uppdrag med start 2018. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, socialchef Madeleine Moberg, handlingsid: Fn 2017.3761. Beslutet skickas till: Familjenämnden Socialchef Madeleine Moberg Justerandes sign 55
Tomelilla den 24 oktober 2017 Dnr FN 2017/175 Barn och utbildning, Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Familjenämnden Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Madeleine Moberg Socialchef Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil madeleine.moberg@tomelilla.se Ekonomisk ersättning för särskilt förordnad vårdnadshavare Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden beslutar att fastställa en ekonomisk ersättning till särskilt förordnad vårdnadshavare, som samtidigt inte är familjehemsförälder med 2500 kr per månad och uppdrag med start 2018. Ärendebeskrivning Socialnämnden ansvarar för att utse särskilt förordnad vårdnadshavare för ensamkommande under 18 år, som har fått uppehållstillstånd. Den särskilt förordnade vårdnadshavaren ansvarar för frågor som rör barnets personliga angelägenheter och i samråd med barnet planera för framtiden. Enligt gällande bestämmelser finns inget lagstöd som ger den särskilt förordnade vårdnadshavaren rätt till ersättning i den del som avser vårdnaden om denne inte samtidigt är familjehemsförälder. Den nuvarande situationen i Tomelilla kommun är att vi har ett flertal ensamkommande med uppehållstillstånd, där den dagliga vården ges på HVB, men med utsedd särskild förordnad vårdnadshavare. För att rekrytera lämpliga personer för uppdraget är det viktigt att särskild förordnad vårdnadshavare erhåller ett skäligt arvode för uppdraget. För närvarande har olika praxis utvecklats i landet beroende av såväl uppdragets omfattning som kommuners svårigheter att rekrytera varvid förvaltningen föreslår att familjenämnden inför en ersättning i motsvarande nivå till 2500 kr per månad och uppdrag Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, socialchef Madeleine Moberg, 2017-10-24 1 (1) 56
TOMELILLA KOMMUN Familjenämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 11 oktober 2017 Fn 109 Dnr FN DiaNr Ekonomisk ersättning för särskilt förordnad vårdnadshavare Familjenämndens beslut Familjenämnden uppdrar åt förvaltningen att se över ekonomisk ersättning för särskilt förordnad vårdnadshavare i kommunen. Ärendebeskrivning Efter att många ensamkommande barn fått uppehållstillstånd har många nu fått särskilt förordnad vårdnadshavare och kommunen behöver nu ta ställning till om dessa ska erbjudas ekonomisk ersättning för sitt uppdrag. Av den anledningen uppdras förvaltningen att ta fram ett förslag till familjenämnden gällande ekonomisk ersättning. Beslutet skickas till: Individ och familjeomsorgen Justerandes sign 57
TOMELILLA KOMMUN Familjenämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 oktober 2017 Fnau 288 Dnr FN 2017/81 Ansökan av bidrag till Brottsofferjouren på Österlen 2017 Familjenämndens arbetsutskotts förslag till familjenämnden Familjenämnden beviljar Brottsofferjouren på Österlen 13.000 kr i verksamhetsstöd för verksamhetsår 2017. Ärendebeskrivning Brottsofferjouren på Österlen, som omfattar Simrishamn och Tomelilla kommuner ansöker härmed om bidrag till verksamheten för år 2017. Samtliga engagerade i föreningen och jouren arbetar helt ideellt, men föreningen har kostnader för att kunna driva verksamheten på ett effektivt sätt. Lokal- och administrationskostnader: Lokalen Torget 11 i Tomelilla fungerar dels som samlings- och utbildningslokal för stödpersonerna och dels som neutral samtalslokal vid möten med brottsoffer. Stödpersonerna, som arbetar ideellt, har ofta långa telefonsamtal med brottsoffer, ofta till mobiltelefoner, vilket resulterar i höga kostnader. Vidare har stödpersonerna resor i samband med hembesök hos brottsoffer och till rättegångar som stöd och sällskap. Vårt verksamhetsområde är ganska stort, stödpersonerna har även rätt till bilersättning till och från våra månadsmöten, 18:50/mil för 2017. Utbildningskostnader: Vidareutbildning av stödpersonerna sker kontinuerligrt, lokalt och regionalt, och är av stor vikt för jourens arbete. Regionala utbildningar anordnas på flera platser och är avgifltsbelagda. Resekostnader utbetalas i samband med utbildning och konferenser. Annonsering och marknadsföring är nödvändiga kostnader for mformation om jouren. Justerandes sign 58
TOMELILLA KOMMUN Familjenämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 oktober 2017 Fnau 288 forts. Vi planerar ett samgående med Ystad, men eftersom vi ej vet hur lång tid detta tar så ansöker vi om samma bidrag som förra året. Brottsofferjouren har tidigare beviljats 13.000 kr per år i verksamhetsstöd. Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden beviljar Brottsofferjouren på Österlen 13.000 kr i verksamhetsstöd för verksamhetsår 2017. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Anna Silver, handlingsid: Fn 2017.3636. Ansökan av bidrag till Brottsofferjouren på Österlen 2017, handlingsid: Fn 2017.1175. Beslutet skickas till: Familjenämnden Socialchef Madeleine Moberg Justerandes sign 59
Tomelilla den 10 oktober 2017 Dnr FN 2017/81 Barn och utbildning, Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Familjenämnden Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Madeleine Moberg Socialchef Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil anna.silver@tomelilla.se Ansökan av bidrag till Brottsofferjouren på Österlen 2017 Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden beviljar Brottsofferjouren på Österlen 13.000 kr i verksamhetsstöd för verksamhetsår 2017. Ärendebeskrivning Brottsofferjouren på Österlen, som omfattar Simrishamn och Tomelilla kommuner ansöker härmed om bidrag till verksamheten för år 2017. Samtliga engagerade i föreningen och jouren arbetar helt ideellt, men föreningen har kostnader för att kunna driva verksamheten på ett effektivt sätt. Lokal- och administrationskostnader: Lokalen Torget 11 i Tomelilla fungerar dels som samlings- och utbildningslokal för stödpersonerna och dels som neutral samtalslokal vid möten med brottsoffer. Stödpersonerna, som arbetar ideellt, har ofta långa telefonsamtal med brottsoffer, ofta till mobiltelefoner, vilket resulterar i höga kostnader. Vidare har stödpersonerna resor i samband med hembesök hos brottsoffer och till rättegångar som stöd och sällskap. Vårt verksamhetsområde är ganska stort, stödpersonerna har även rätt till bilersättning till och från våra månadsmöten, 18:50/mil för 2017. Utbildningskostnader: Vidareutbildning av stödpersonerna sker kontinuerligrt, lokalt och regionalt, och är av stor vikt för jourens arbete. Regionala utbildningar anordnas på flera platser och är avgifltsbelagda. Resekostnader utbetalas i samband med utbildning och konferenser. Annonsering och marknadsföring är nödvändiga kostnader for mformation om jouren. 1 (2) 60
Vi planerar ett samgående med Ystad, men eftersom vi ej vet hur lång tid detta tar så ansöker vi om samma bidrag som förra året. Brottsofferjouren har tidigare beviljats 13.000 kr per år i verksamhetsstöd. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Anna Silver, 2017-10-10 Ansökan av bidrag till Brottsofferjouren på Österlen 2017, handlingsid: Fn 2017.1175. Beslutet skickas till: Socialchef Madeleine Moberg 2 (2) 61
Tomelilla Kommun Socialförvaltningen Gustavs Torg 16 273 30 TOMELILLA TDMEULLA iom^un FamiijenätTsnden OIsrtenr 2017-03- 3 0 Simrishamn 2017-03-29 Bidragsansökan för år 2017 Brottsofferjouren på Österlen, som omfattar Simrishamn och Tomelilla kommuner ansöker härmed om bidrag till verksamheten för år 2016. Saintliga engagerade i föreningen och jouren arbetar helt ideellt, men föreningen har kostnader för att kunna driva verksamheten på ett eflfektivt sätt. Lokal- och administrakostnader: Lokalen Torget 11 i Tomelilla fungerar dels som samlings- och utbildningslokal för stödpersonerna och dels som neutral samtalslokal vid möten med brottsoffer. Stödpersonerna, som arbetar ideellt, har ofta långa telefonsamtal med brottsofifer, ofta till mobiltelefoner, vilket resulterar i hög kostnader. Vidare har stödpersonerna resor i samband med hembesök hos brottsoffer och till rättegångar som stöd och sällskap. Vårt verksamhetsområde är ganska stort, stödepersonerna har även rätt till bilersättning till och från våra månadsmöten, 18:50/mil för 2017. Utbildningskostnader: Vidareutbildning av stödpersonerna sker kontinuerligrt, lokalt och regionalt, och är av stor vikt för jourens arbete. Regionala utbildningar anordnas på flera platser och är avgifltsbelagda. Resekostnader utbetalas i samband med utbildning och konferenser. Annonsering och marknadsföring är nödvändiga kostnader for mformation om jouren. Vi planerar ett samgående med Ystad, men eftersom vi ej vet hur lång tid detta tar ansöker vi om samma bidrag som förra året. ^fod Bröt iliga hälsrrisgjar / )fferjq^ren p sterlei ^. / ^^'^^ Hansson, k&s tel. 0414-440039 / Bilaga: Verksamhetsberättelse 2016 Verksamhetsplan 2017 Årsmötesprotokoll Resultatrapport Balansräkning Brottsofferjouren på Österlen Torget 11, 2 van 273 30 Tomelilla Jourtelefon 0417-12312 Postgiro 421 57 28-9 Org.nr 838800-6853 62
Brottsofferjouren på Österlen Torget 11, 273 30 Tomelilla Jourtfa:0417-12312 E-post: info osterlen.bo".se Hemsida: www.osterlen. bo'.se Verksamhetsberättelse 2016 BrottsofEerjouren på Österlen utgör en av ca 90 ideella föreningar som är anslutna till Brottsofferjouren Sverige. Föreningens verksamhetsområde omfattar Simrishamns och Tomelilla kommuner. Brottsofiferjouren på Österlen erbjuder stöd och hjälp till personer som har utsatts för brott, anhöriga och vittnen. Vi samarbetar med bl a polis, socialtjäjnst, sjukvård och försäkringsbolag. Under 2016 har två personer gått gnmdutbildning. En stödperson har flyttat från Skåne och gjort uppehåll i sitt engagemang och en person avsade sig sitt uppdrag vid årsmötet, efter 20 års engagemang. Det umebär att vi haft 6 aktiva personer med adekvat utbildning som stödpersoner/vittnesstöd som hafitjour varje dygn under året.. I styrelsen för Brottsofferjouren på Österlen har under 2016 ingått: Janeric Andersson ordförande Arne Eriksson vice ordförande Christina Lindström sekretsrare Brita Hansson kassör Carina Ahlberg ledamot Kerstin Sundström ledamot Gunilla Sundén ledamot Bengt Håkansson suppleant Karin Hammar adjungerad samordnare Revisorer Kerstin Andersson HjördisBrink Inga-Lill Bj arten suppleant Valberedning Margaretha Landgren sainmankallande Susanne Håkansson ledamot Brottsoffersamordnare Birthe Parkhagen polisinspektör (tom november 2016) Karin Hammar polisinspektör Under året har föreningen haft 9 protokollförda styrelsemöten och l årsmöte. Styrelsemötena har efterföljts av stödpersonsträffar då erfareiaeter förmedlats och plats givits för frågor och reflektioner kring stödpersonsfunktionen. 63
Föreningens stödpersoner har haft möjlighet att delta i kurser och konferenser under året. Det har gett nödvändig och värdefull fortbildning i vårtjourarbete. Aktuellt tema har varit: Brottsoffer) ouren som ideell förening Var jour var representerad vid samarbetskonferens Brottsofferjouremas Regionråd Skåne-Blekinge i oktober. Ordförande har deltagit i samordnarträffi Lund och kulturmöte i Helsingborg Föreningen har i samband med styrelsemötena avsatt tid till uppdatering av minimikraven för brottsoffer} ourer. I november anordnades grundutbildning för stödpersoner/vittnesstöd och föreningen hade två deltagare i den uppskattade och ambitiösa utbildningen på Bäckaskog. Föreningens reviderade informationsfolder har fmmits tillgänglig på kommunernas vårdcentraler, sjukhus, bibliotek. Kyrkans Hus, ungdomsverksamhet, socialförvaltaingar, Rödakorsverksamheter, nattvandrare m fl. På vår ständigt uppdaterade hemsida www. osterlen. bo'. se finns aktuell infonnation om vår verksamhet och via e-post info osterlen. bo". se kan jouren kontaktas direkt.. ViaFacebook når numera information om BOJ på Österlen ut till en större allmänhet. Jouren uppfyller väl de av Brottsoffer] ouren uppsatta minimikraven. Årsmöte hölls den 16 mars 2016 i föreningens lokal i Tomelilla. Medlemsavgiften har varit 100 kr/år mkluderande tidningen Brottsoffer 4 nr/år. Under 2016 har Brottsofferjouren på Österlen haft beredskap i 3660 tmunar. Febniari2017/CLM 64
Brottsofferjouren på Österlen Simrishamn-Tomelilla Torget 11, 273 30 Tomelilla Jourtfii:0417-12312 E-post: mfo osterlen. bo'. se Hemsida: www. osterlen. bo'. se Verksamhetsplan 2017 Med början under föregående verksamhetsår har en diskussion om föreningens framtida verksamhet blivit allt mer aktuell. Vi har konstaterat att såväl engagemang som aktivitet har minskat och några stödpersoner har avsagt sig fortsatta uppdrag. Styrelsen har beslutat att arbeta för ett samgående med FreeZonen Brottsofifer - och Kvinnojouren i Sydöstra Skåne. Ordförande och viceordförande från Ystad har informerat om sin forenmg för merparten ledamöter i var styrelse. Vid styrelsemötet 2017-02-16 konstaterades således att samtliga närvarande, fem av sju, ledamöter i Brottsofferjouren på Österlen ställer sig positiva till samgående. Styrelsemötet i Ystads BOJ 3/3 ser också positivt på detta.. Återstår att båda föreningarnas årsmöten säger ja till förslaget. Vår förening har årsmöte 16/3 och Ystads förening 22/3. Vi hoppas på ett beslut om samgående och därmed fortsatta diskussioner kring en gemensam brottsoffeqour.i sydöstra Skåne. Jämsides med evenftiella organisationsförändringar fortsätter våra kontakter med brottsoffer, vittnen, polis, sociala myndigheter, försäkringsbolag och kvinnojour. Jourens stödpersoner deltar fortsatt i kurser och konferenser för nödvändig och värdefull fortbildning. Återkommande regionala träffar håller oss infomierade om förändringar och nyheter inom brottsofferjourverksamheten regionalt och nationellt. Vår hemsida uppdateras kontinuerligt. Direk&ontakt kan tasviajourtelefon och/eller e-post. Yia Facebook når vi en ännu större allmänhet. Vi uppskattar våra båda kommuners välvilja och förståelse för den lokala brottsofferjourens betydelse. Liksom tidigare visar statistiken, tyvärr, att det fortfarande finns ett stort behov av brottsoffer-och vittnesstödjande verksamhet. Simrishamn och Tomelilla i mars 2017 Christina Lindström sekreterare Janeric Andersson ordförande 65
Brottsofferjouren på Österlen S imrishamn-tomelilla Torget 11, 273 30 TomeUUa Tfii0417-12312 E-post: info osterlen. bo'. se Hemsida: www. osterlen. bo. se Årsmötesprotokoll torsdag 16 mars 2017 Närvarande: Carina Ahlberg, Kerstin Andersson, Hjördis Björk, Ingalill Bjartén, Arne Eriksson, Bengt Håkansson, Susanne Håkansson, Margareta Landgren, Christma Lindström, Kerstin Sundström Frånvarande: Janeric Andersson, Brita Hanssonjnger Lindelöf, Gunilla Sundén 01 Årsmötet öppnas Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade årsmötet öppnat 02 Val av funktionärer vid årsmötet Till ordförande valdes: sittande v ordf Arne Eriksson Till sekreterare valdes: sittande sekr Christina Lindström Tilljusterare valdes Carina Ahlberg och Kerstin Sundström 03 Godkännande av kallelse till årsmötet Årsmötet godkände kallelsen 04 Fastställande av dagordning Årsmötet fastställde dagordningen med tillägg under punkt 9 Verksamhetsplan: Styrelsen arbetar för ett samgående med Freezonen i Ystad och framhåller fördelarna med en verksamhet i en större brottsofferförening med kvinnojour. 05 Styrelsens verksamhetsberättelse 2016 Verksamhetsberättelsen som sänts ut med kallelsen godkändes. 06 Styrelsens ekonomiska berättelse 2015 med resultat- och balansräkning Revisorerna redogjorde för resultat-och balansräkning år 2016. Årsmötet godkände den ekonomiska berättelsen. 07 Revisorernas berättelse Revisorerna Kerstin Andersson och Hjördis Brink hade inga anmärkningar att fi-amföra. Konstaterades att Brottsoffeijouren på Österlen uppfyller samtliga av Brottsofferjouren Sverige ställda minimikrav. 08 Fråga om ansvarsfrihet for styrelsen Årsmötet beviljade styrelsen ansvarsfrihet för räkenskapsåret 2016. 09 Beslut om kommande verksamhetsperiod a. Medlemsavgift för nästkommande kalenderår (2018) Årsmötet beslöt att medlemsavgiften fortsatt är 100:- b. Verksamhetsplan Årsmötet läste igenom och godkände verksamhetsplanen 2017 Styrelsen föreslår att beslut tas för samgående med Freezonen Ystad. Redogjordes för kontakt med Brottsofferjouren Sverige och mfonnation om rutiner vid samgående. 66
Kontaktperson centralt är Fredrik Mellqvist. Vid samgående kan man gå en genväg,dvs båda föreningarna behöver inte ombildas, man behåller den största och upplösnmgen berör vår förening.. Beslut om samgående måste tas på båda föreningarnas årsmöten och sedan upprepas vid ytterligare årsmöte, tidigast 90 dagar efter ordinarie, Gällande budgeten vid ett samgående innebär det rent praktiskt att pengarna i vår förening tar en omväg via BrottsoÉEerjouren Sverige för att sedan överföras till den nybildade föreningen i Ystad.. Årsmötetog enhälligt beslut för - samgående med Freezonen Sydösto-a Skåne under fömtsättning att årsmötet i Ystad 22/3 tar samma beslut - upplösning av föreningen Brottsofferjouren på Österlen - om det mte blir ett samgående faller beslutet om upplösning av Brottsofiferjouren på Österlen c. Budget Revisorerna redogjorde för preliminär budget 2017 Årsmötet godkände budgeten. d. Fastställande av kostnadsersättningar för 2017 Årsmötet beslöt att till ordförande utgår. 900:-/år Till sekreterare och kassör utgår 500:-/år Till webbaasvarig utgår 480:-/år Tåg-och bussresor ersätts med faktisk kostnad, bilresor med den skattefria delen, 18:50/mil. e. Fastställande av antalet ledamöter och ersättare i styrelsen I styrelsen har 2016 ingått 7 ledamöter och l suppleant samt 2 revisorer och l suppleant. Samordnaren Karin Hammar har varit adjungerad. Janeric Andersson och Gunilla Simdén har avsagt sig omval 20 17. Styrelsen 2017 föreslås omfatta 5 ledamöter och l suppleant. Årsmötet beslöt om styrelse 2017 med 5 ledamöter och l suppleant. 10 Val av a. ordförande l år Arne Eriksson b. ledamöter 2 år omval 2017-2019 Christina Lindström Brita Hansson c. ledamöter valda perioden 2016-2018 Carina Ahlberg Kerstin Sundström d. suppleant l år omval Bengt Håkansson e, revisorer l år omval Kerstin Andersson Hjördis Brink 11 Val av valberedning och sammankallande Susanne Håkansson har avsagt sig omval Omval l år Margareta Landgren sammaxikallaade Nyval l år Ingalill Bj arten 14 Nästa årsmöte Torsdag 15 mars 2018 kl 19.00 67
15 Avslutning Ordförande tackade de närvarande för deltagandet i årsmötet som sedan förklarades avslutat. Tomelillal6mars2017 Christina Lindström sekreterare Arne Eriksson ordförande Carina Ahlberg justerare Kerstin Sundsfröm justerare 68
. 3 Räkenskapsår: 16-01-01-16-12-31 Resultatenliet: Hela föreningen Period: 16-01-01-16-12-31 Resultatrapport Preliminär Sida: Utskrivet; Senaste vernr: 1(1) 17-01-31 20:12 A183 Periuden Ackumulerat Rörelsens intäkter mm Aktiverat arbete för egen räkning 38J l Uthyrning av lokaler S :a Aktiverat arbete för egen rakning 9 600,00 9 600,00 9 600, 00 9 600, 00 Övriaa rörelseintäkter 3900 Medleinsavgifter 3985 Erhållna statliga bidrag 3987 Erhålhia kommunala bidra S:a Övriga rörelseintäkter 5 800, 00 40 000,00 38 000,00 83 800,00 5 800,00 40 000,00 38 000, 00 83 800,00 S:a Rörelseintäkter mm 93 400, 00 93 400, 00 Rörelsens kostnader Råvaror och förnödenheter mm 41! O Kostnader fika S:a Råvaror och förnödenhefer iimi -4556, 6) -4556, 6) -4556,61-4556, 61 Bruttovinst 88 843,39 88 843, 39 Övriga externa kostnader 5010 Lokalhyra 5020 El för belysning 5412 Förbrukningsinv livsliingd l år eller irandre 6110 Kontorsmateriel 6211 Fast telefon i 6230 Mobiltelefon 6250 DatakommunikalioTi 6310 Företagsförsäkringar 6570 Bankkostnader S:a Övriga externa kostnader Personalkostnader 7010 Löner 7310 kurser 7330 Bilersättningar S: a Personalkostnader S :a Rörelsens kostnader inkl råvaror nun Rörelseresultat före avskrivningar Rörelseresultat efter avskrivningar Rörelseresultat före finansiella intäkter och kostnader Resultat från finansiella investeringar Räntekostnader och liknaiide resiiltatposter 8410 medlemsavgift S-.a Räntekostnader och liknande resuhatpostei S:a Resultat från finansiella investeringar Resultat efter finansiella intäkter och kostnader Resultat före bokslutsdispositioner och skatt Resultat före skatt Beräknat resultat -40 464, 00-2 036, 00-84, 75-3 337, 70-2 280, 00-7413, 00-5 265, 00-800,00-750,00-62 430, 45-3 197, 00-776,00-4451, 65-8 424,65-75411, 71 17988,29 17 988, 29 17 988,29 -l 000, 00 -IOQO.QO -l 000,00 16988,29 16988,29 16 988,29 16 988, 29-40 464, 00-2036,00-84, 75 337, 70-2 280, 00-7413.00-5 265,00-800, 00-750,00-62 430, 45-3 197, 00-776, 00-4451, 65-8 424, 65-75411,71 17988,29 17988,29 17 988,29 -l 000,00-1000,00 -l 000,00 16988, 29 16988,29 16988, 29 16988, 29 69
Brottsofierjourm på Österlen Räkenskapsår: 16-01-01-16-12-31 Resultatenhet: Hela föreningen Period: 16-01-01-16-12-31 Balansrapport Preliminär Sida: Utskrivet: Senaste vemr: 1(1) 17-01-11 17:41 A183 TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Kassa och bank 1920 PlusGiro S :a Kassa och bank In balans 38 993,89 38 993, 89 Period 16 988, 29 16 988,29 Ut balans 55 982, 18 55 982, 18 S:a OmsättnmgstiUgångar 38 993, 89 16 988, 29 55 982, 18 S:A TILLGÅNGAR 38 993, 89 16 988, 29 55 982, 18 BERÄKNAT RESULTAT*** 38 993,89 16 988,29 55 982, 18 70
TOMELILLA KOMMUN Familjenämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 25 oktober 2017 Fnau 289 Dnr FN 2017/39 Statistik fattade beslut barn och familj (IFO) Familjenämndens arbetsutskotts förslag till familjenämnden Familjenämnden beslutar lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Socialchef Madeleine Moberg presenterar statistik från Individ och familjeomsorgen gällande fattade beslut för maj-augusti 2017 rörande barn och familj. Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden beslutar lägga informationen till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Anna Silver, handlingsid: Fn 2017.3643. Statistik fattade beslut 2017 barn och familj, administrativ assistent Camilla Ohlsson, Fn 2017.3644. Beslutet skickas till: Familjenämnden Socialchef Madeleine Moberg Justerandes sign 71
Tomelilla den 29 september 2017 Dnr FN 2017/39 Barn och utbildning, Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Madeleine Moberg Socialchef Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Madeleine.Moberg@tomelilla.se Familjenämnden Statistik fattade beslut barn och familj (IFO) Förvaltningens förslag till beslut Familjenämnden beslutar lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Socialchef Madeleine Moberg presenterar statistik från Individ och familjeomsorgen gällande fattade beslut för maj-augusti 2017 rörande barn och familj. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Anna Silver, 2017-09-20 Statistik fattade beslut 2017 barn och familj, administrativ assistent Camilla Ohlsson, 2017-06-26 Stöd och omsorg Socialchef Madeleine Moberg Beslutet skickas till: Familjenämnden Socialchef Madeleine Moberg 1 (1) 72
TOMELILLA KOMMUN Stöd och omsorg Statistik fattade beslut se januari och februari 2017 Barn och Familj Startade utredningar (anmälan och ansökan) Avslutade utredningar med insats Avslutade utredningar utan insats Nerlagda utredningar Maj Juni Juli Augusti 18 4 2 2 10 o l l 10 8 17 o 12 l 7 o Övervägande om fortsatt vård 6 kap 8 SoL 12 Vård enligt LVU l o 2 o Avslag om vård enligt LVU o o o o Vård enligt LVU upphör o o l o Placering i jourhem/familjehem enligt SoL Placering i akuthem/hvb-hem enligt SoL o o o o o l o o Placering i Stödboende/Utsluss l o o l Placering i jourhem/familjehem enligt LVU Placering i akuthem/hvb-hem enligt LVU o o o o o o o o Placering SIS enligt LVU o o o o Beviljat strukturerat öppenvårdsprogram 73