Bilaga 1. Produkter för medicinsk behandling 04 PERSONLIG MEDICINSK BEHANDLING 0403 Hjälpmedel för andningsbehandling 040306 Inhalatorer 040312 Respiratorer (ventilatorer och bilevel) 040312 Respiratorer (CPAP utrustning) 040318 Oxygenutrustningar 040321 Slemsugar 040327 Andningsmuskeltränare 0406 Hjälpmedel vid cirkulationsbehandling 040606 Stödstrumpor och kompressionsstrumpor för armar och ben och andra delar av kroppen 040609 Luftfyllda kläder och kompressionsutrustningar 0409 Hjälpmedel för ljusbehandling 040906 SUP- och UVB-ljuslampor 0419 Hjälpmedel för att handha medicin 041924 Infusionspumpar (pump för medicinering och parenteral nutrition) 041924 Infusionspumpar (pump för enteral nutrition) 041927 Manuella infusionssystem (droppställning) 0424 Material och utrustning för fysiska, fysiologiska och biokemiska tester 042412 Blodanalysmaterial (pulsoxiometer) 0427 Stimulatorer 042706 Stimulatorer för smärtlindring 042709 Muskelstimulatorer som ej används som ortoser 0430 Hjälpmedel för värme- och/eller kylbehandling 043003 Hjälpmedel för värmebehandling 061590 Skelettmuskelstimulatorer (Peroneusstimulator) 222718 Personliga trygghets- och nödlarm (EP-larm)

Västra Götalandsregionen 2016-12-09 Tillämpningsanvisning för Tjänstespecifikation Överenskommelse för regional försörjning av personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling

2 Tillämpningsanvisning Tjänstespecifikation, Överenskommelse för regional försörjning av personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling Vårdgivarna och Hjälpmedelscentralen kan komma överens om förändringar i och utveckling av tjänster i syfte att öka kvalitet och öka kostnadseffektiviteten för vårdgivarna i Västra Götaland. Ändringar som görs förtecknas i en ändringslogg. Tjänster Leverans/hämtning Rekonditionering Montering/demontering Anpassning Specialanpassning Avhjälpande underhåll Förebyggande underhåll Sortiment Expertkunskap och konsultation Support IT-stöd Statistik och analys gällande i avtalet ingående tjänster Hantering av medicintekniska avvikelser Fakturering Vårdgivarnas åtagande Beställa tjänst i det gemensamma IT-stödet för hjälpmedel. I undantagsfall, då digital beställning inte är möjlig, kan beställningar hanteras manuellt. Ansvara för att registrera beställningarna för förskrivna hjälpmedel i det gemensamma ITstödet för hjälpmedel så att de är spårbara. Rapportera brister och risker gällande utförande av tjänster. Ansvara för patientinformation avseende kontaktväg vid problem med förskrivet hjälpmedel. Beställning och kostnadsansvar för tolk. Vårdgivarna ska ta ett gemensamt ansvar för självkostnaden genom att: När det är möjligt förskriva rekonditionerade produkter Snarast och senast inom fem arbetsdagar, kontrollera att leverans skett enligt beställning Kontrollera fakturaunderlag Ansvara för att registrera förskrivna hjälpmedel i det gemensamma IT-systemet för hjälpmedel så att de är spårbara Rapportera förkomna hjälpmedel.

3 Servicenivåer och servicefönster Hjälpmedelscentralens tjänsteutbud ska vara tillgängligt för förskrivare och patient alla helgfria vardagar 8.00-16.30. Midsommarafton, julafton och nyårsafton likställs med helgdag. Tillgänglighet Hjälpmedelscentralen ska följa Västra Götalandsregionens riktlinjer Tillgängliga och användbara miljöer riktlinjer och standard för fysisk tillgänglighet och Riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation. Hjälpmedelscentralen ska ha utbudspunkter för konsultation och utprovning inom samtliga produktområden, teknisk service samt utbildning för förskrivare i de fyra geografiska områden som motsvarar kommunalförbunden. Hjälpmedelscentralens lokaler som patient och förskrivare ska besöka ska vara belägna så att det finns kollektivtrafik fram till verksamheten. Hjälpmedelscentralens lokaler ska vara ändamålsenliga och för verksamheten anpassade med en bemannad reception. Hjälpmedelscentralen ska anpassa lokaler, telefontider, öppethållande och mottagningstider för utprovning, individanpassning och service, enligt följande: Verksamheten ska vara öppen för förskrivare och patient alla helgfria vardagar 08.00 16.30 Telefontillgänglighet ska finnas under ordinarie öppettider för information och rådgivning samt för tidsbokning Kundtjänst, konsultation, ska tillhandahålla sakkunnig kompetens under ordinarie öppettid 08.00-12.00 samt 13.00-16.30 Vid de tider då Hjälpmedelscentralen inte har öppet ska telefonsvarare ge information om öppettider Hjälpmedelscentralen ska ha telefontillgänglighet under ordinarie öppettider på ett ingående telefonnummer där samtal ska besvaras av en person inom 5 minuter för minst 80 % av till Hjälpmedelscentralen inkommande samtal Svarstid för sakkunnig telefonrådgivning och information avseende lager och leverans, teknisk service, konsultationer samt fakturafrågor ska vara inom 5 minuter. Leveranstider Leverans till geografiskt område, inklusive buffertförråd, ska ske på fast dag en gång/vecka. Leverans av hjälpmedel inklusive förbrukningsartiklar och anpassning av hjälpmedel ska ske senast 7 vardagar efter mottagen beställning (A-sortiment = lagervara). Övriga hjälpmedel inklusive förbrukningsartiklar och anpassning ska levereras senast 17 vardagar efter beställning (B-sortiment = beställningsvara). Vid samleverans styrs leveransdatum av den produkt som har längst leveransdatum. Leveranstid för specialanpassning ska överenskommas mellan förskrivare och Hjälpmedelscentralen vid beställning.

4 För produkter som inte är lagervara eller beställningsvara ska Hjälpmedelscentralen informera beställaren om beräknad leveranstid. Leveranser av lagerförda hjälpmedel för akuta behov ska utföras vardagar senast 24 timmar efter beställning. Hämtning av hjälpmedel ska utföras i samband med nästkommande fasta leveransdag. Montering/installation ska följa väntetider för leverans av hjälpmedel. För montering/installation av hjälpmedel som kräver dubbelkompetens t.ex. både montör och elektriker ska montering/installation utföras senast 10 vardagar efter mottagen beställning. Anpassning av hjälpmedel ska påbörjas senast 3 vardagar efter mottagen beställning, om hjälpmedlet finns att tillgå. Avhjälpande underhåll ska påbörjas inom 3 vardagar efter mottagen beställning och vara genomförd inom 10 vardagar. Akut avhjälpande underhåll under vardagar ska utföras snarast möjligt, dock senast 8 arbetstimmar efter mottagen beställning. Konsultations-/utprovningstid ska erbjudas senast 15 vardagar efter mottagen beställning. Vid akuta behov ska konsultations-/utprovningstid erbjudas inom 5 vardagar. Om försening gällande beställd produkt/tjänst uppstår ska förskrivare/vårdgivare underrättas.

5 Momentbeskrivning till tjänster inom ramen för Överenskommelse för regional försörjning av personlig förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling Momenten utgör en fördjupad beskrivning av tjänsterna. Momenten kompletteras med en guide med beskrivningar av arbetssätt. Guiden finns på vårdgivarnas webbplats. Beskrivningar utvecklas succesivt. Moment Leverans Hämtning av förskrivna hjälpmedel Samtliga hjälpmedel med funktionshyra ska vara märkta med individnummer på varje enskilt hjälpmedel så att de är spårbara på individnivå. I de fall förskrivaren bedömer att patients behov inte täcks av hjälpmedel inom upphandlat sortiment ska Hjälpmedelscentralen kunna erbjuda produkter utanför sortiment. Hjälpmedelscentralen ska upprätthålla kompetens och kunskap kring produkter utanför avtalat sortiment samt aktivt följa den tekniska utvecklingen inom hjälpmedelsområdet. Hjälpmedelscentralen ska ge förskrivande enheter möjlighet att ha hjälpmedel i lokala buffertförråd där det ska finnas ett varierat sortiment av hjälpmedel utifrån verksamhetens behov. Sortimentet i lokala buffertförråd, dess volym, uppackning i förråd och leveransdag ska överenskommas mellan Hjälpmedelscentralen och respektive vårdgivare. Hjälpmedelscentralen ska hantera automatisk påfyllnad till lokala buffertförråd. Hjälpmedelscentralen och respektive vårdgivare ska i samverkan minst en gång årligen följa upp att lokala buffertförråd bedrivs kostnadseffektivt utifrån verksamhetens behov. Hjälpmedelscentralen ska leverera hjälpmedel till vid beställning angiven adress inom Västra Götalands län. Vid leverans till patients vistelseadress ska tidpunkt för leverans överenskommas mellan Hjälpmedelscentralen och patienten. Vid behov ska Hjälpmedelscentralen efter beställning utföra akuta leveranser av beställda hjälpmedel. Hjälpmedelscentralen ska efter registrerad hämtorder hämta hjälpmedel från angiven adress inom Västra Götalands geografiska gränser. Hjälpmedelscentralen ska lämna återlämningskvitto vid hämtning hos patient. Rekonditionering Hjälpmedelscentralen ska verka för återanvändning av returnerade produkter i den mån det går att förena med miljö-, säkerhets- och kvalitetskrav.

6 Rekonditionering ska utföras enligt tillverkarens instruktioner och med delar/material som uppfyller tillverkarens specifikationer. Montering/demontering Hjälpmedelscentralen ska efter beställning montera/installera/demontera hjälpmedel i patients bostad. Hjälpmedelscentralen ska utföra funktionskontroll enligt tillverkarens anvisningar av hjälpmedlet vid montering/installering. Anpassning Hjälpmedelscentralen ska anpassa hjälpmedel enligt förskrivarens anvisning. Anpassning av produkt ska göras i Hjälpmedelscentralens lokaler. Om detta inte är möjligt ska anpassning utföras i den miljö där patienten vistas alternativt hämtas/lämnas av Hjälpmedelscentralen. Specialanpassning Hjälpmedelscentralen ska tillsammans med förskrivaren bedöma möjligheten att göra specialanpassning i relation till andra lösningar och effektuera specialanpassningen. Hjälpmedelscentralen ska specialanpassa hjälpmedel enligt förskrivares anvisning. Vid specialanpassning svarar Hjälpmedelscentralen för att aktuella författningar följs och teknisk dokumentation. Hjälpmedelscentralen ska verka för att möjliggöra kombinationer av olika tillverkares produkter för att minska antalet specialanpassningar. Hjälpmedelscentralen ska vid förfrågan från förskrivare lämna preliminärt kostnadsförslag på omfattning beräknat pris för specialanpassning respektive anpassning inom CEmärkning. Avhjälpande underhåll Avhjälpande underhåll ska göras efter beställning från patient eller förskrivare. Hjälpmedelscentralen ska föra teknisk dokumentation vid avhjälpande underhåll. Förebyggande underhåll Förebyggande underhåll ska utföras på hjälpmedel med den periodicitet och efter de kontrollscheman/motsvarande som anges i tillverkarens anvisning eller enligt gällande krav från myndigheter och vid varje tidpunkt aktuella standarder. Hjälpmedelscentralen ska föra teknisk dokumentation vid förebyggande underhåll. Sortiment Lagervara (A-sortiment) är produkter med hög förskrivningsvolym, hög förskrivningsfrekvens och/eller behov av snabb leverans. Beställningsvara med leverans inom 17 vardagar (B-sortiment) är produkter med en lägre förskrivningsfrekvens och/eller mindre förskrivningsvolym.

7 För produkter som inte är lagervara eller beställningsvara ska Hjälpmedelscentralen informera beställaren om beräknad leveranstid. Hjälpmedelscentralen ska tillse att de hjälpmedel som finns i sortiment för förskrivning finns tillgängliga i vårdgivarnas gemensamma IT-stöd med produkt- och artikelinformation, prisuppgift, bilder och bruksanvisning för såväl huvudhjälpmedel, tillbehör och förbrukningsartiklar. Hjälpmedelscentralen ska tillse att när utprovningsprotokoll krävs ska dessa kunna bifogas beställningen och vara läsbara ifrån patientbilden i IT-stödet. Hjälpmedelscentralen ska kontrollera att förskrivningsbara hjälpmedel i sortiment finns i nationella hjälpmedelsdatabasen. Expertstöd och konsultation Expertstöd kring produkter omfattar information, konsultation, utbildning, visning av aktuellt sortiment, utvecklingsarbete samt anpassning och specialanpassning. Expertstödets kompetens ska innefatta fördjupad och aktuell kunskap samt erfarenhet inom samtliga produktområden som ingår i överenskommelsen. Expertstödet ska ha ett konsultativt arbetssätt och ge råd och förslag till förskrivare. Hjälpmedelscentralen ska fortlöpande bevaka, följa och anpassa sig till den forskning och utveckling som görs inom samtliga produktområden som omfattas av Överenskommelsen. Hjälpmedelscentralen bör delta i projekt och forskning inom hjälpmedelsområdet och i utredningsarbetet i samband med införande av nya produkter. Vid konsultation ska den kompetens som krävs medverka, t ex såväl hjälpmedelskonsulent som tekniker. Konsultation ska göras i Hjälpmedelscentralens lokaler, vårdgivarens lokaler eller vid behov i den miljö där patienten vistas. Hjälpmedelscentralen ska visa och erbjuda utbildning gällande aktuellt sortiment. Information ska fortlöpande lämnas till vårdgivarna vid förändring av sortimentet. Hjälpmedelscentralen ska erbjuda utbildning som tillgodoser förskrivares behov av fördjupad kompetens kring hjälpmedelsprodukter kopplat till olika funktionsnedsättningar och förskrivning av hjälpmedel. Utbildningsutbud gällande annonserade utbildningar ska planeras i samverkan mellan vårdgivarna och Hjälpmedelscentralen. Support IT-stöd Hjälpmedelscentralen ansvarar för behörighetshantering samt användarsupport till vårdgivarna gällande IT-stödet. Tillgänglighet och öppettider för användarsupporten ska styras utifrån vårdgivarnas behov. Användarsupporten ska ha en fördjupad kompetens om IT-

8 stödet och rapportera aktuella supportbehov avseende volym och innehåll till Funktionskoordinator IT. Statistik och Analys Hjälpmedelscentralen ska lämna statistiksammanställningar i digital form efter framställan eller minst fyra gånger per år, enligt plan för kvalitetsuppföljning. Hjälpmedelscentralen ska mot självkostnad kunna lämna betalarspecifik statistik utöver standardrapporter. Fakturaunderlag i Excelformat samt standardrapporter ska finnas tillgängliga för kostnadsansvariga i rapportgeneratorn Crystal Report. Standardrapporter tas fram i samverkan mellan vårdgivare och Hjälpmedelscentralen. Hantering av medicintekniska avvikelser Teknisk dokumentation ska vid förfrågan göras tillgänglig för vårdgivarna. Fakturering ska göras månadsvis. Fakturering Fakturaunderlag per kalendermånad ska finnas i Vårdgivarnas IT-stöd och vara i Excelformat. Fakturan och underlaget ska innehålla de uppgifter som behövs för kontroll och för attest. Fakturaunderlag ska även kunna fås som PDF fil. Överenskommelsen ska möjliggöra förtroendeförskrivning i enlighet med handboken. Fakturor på hjälpmedel som förtroendeförskrivs ska styras till rätt betalare.

9 Plan för kvalitetsuppföljning inom ramen för Överenskommelse för regional försörjning av personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling Patientsäkerhet Patientens behov av funktionellt fullgott hjälpmedel säkerställs. Med patientsäkerhet avses att minimera skador och risker vid användning av hjälpmedlen. Patientsäkerhet avser även att levererat hjälpmedel överensstämmer med utprovning och anpassning för att målet med förskrivningen uppnås. Nyckeltal Syfte Rapportering var/hur Medicintekniska avvikelser: Undersöka följsamhet till Samordnare för Hjälpmedel överenskommelse/instruktion vid medicinsk behandling /rutin. kvartalsvis. Antal Produktområde Produkt Jämförelse med föregående kvartal Eventuell händelse orsakad av åtgärd hos Hjälpmedelscentralen Leveranskvalitet: Antal inkomna felrapporter gällande patient- och brukarsäkerhet Redovisas på 6-siffrig ISOkod Hjälpmedelscentralen beskriver vidtagna och/eller planerade åtgärder Förhindra upprepning av negativa händelser. Samordnare för Hjälpmedel vid medicinsk behandling kvartalsvis.

10 Leveranssäkerhet Beställd produkt och/eller tjänst levereras inom avtalad tid till den av förskrivaren angivna platsen. Nyckeltal Syfte Rapportering var/hur Andel hjälpmedel som levererats inom fastställd leveransram är 98 % för lagervara (A-sortiment) och beställningsvara (B-sortiment) Redovisas inklusive respektive exklusive automatpåfyllnad. Avvikelse gällande enskild produkt redovisas. Antal beställda hjälpmedel per 6-siffrig ISO-kod inom och utanför sortiment. Hjälpmedelscentralen redovisar gruppvis för Primärvård, Sjukhus, Habilitering & Hälsa. Andel akuta leveranser av hjälpmedel som är lagervara (A-sortiment), som utförts inom 24 timmar från mottagen beställning ska vara 100 %. Aktuella hjälpmedel redovisas på 6-siffrig ISO-kod. Hjälpmedelscentralen redovisar gruppvis för Primärvård, Sjukhus, Habilitering & Hälsa. Antal akutleveranser redovisas per ISO-kod samt per Primärvård, Sjukhus samt Habilitering & Hälsa. Säkerställa att patient får behov av hjälpmedel tillgodosett. Säkerställa att utskrivning från sjukhus inte försenas eller rehabilitering fördröjs. Information om vilka volymprodukterna är ger stöd för att utveckla produktanvisningarna i Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel. För att säkerställa att patient får akut behov av hjälpmedel tillgodosett. Att utskrivning från sjukhus inte försenas eller rehabilitering försvåras. Information om antal akutleveraser ger underlag för utvärdering av om förändringar av leveransintervall behövs eller ändrat arbetssätt. Samordnare för Hjälpmedel vid medicinsk behandling kvartalsvis. Samordnare för Hjälpmedel vid medicinsk behandling kvartalsvis. Samordnare för Hjälpmedel vid medicinsk behandling kvartalsvis. Samordnare för Hjälpmedel vid medicinsk behandling kvartalsvis

11 Tillgänglighet Hjälpmedelscentralen ska anpassa telefon-, öppethållande- och mottagningstider för konsultation/utprovning, anpassning/specialanpassning och service efter ställda krav. Förskrivande enheter ska ha tillgång till lokala buffertförråd. Det ska finnas god fysisk och kognitiv tillgänglighet till lokaler och verksamheten ska tillhandahålla information i anpassad form. Nyckeltal Syfte Rapportering var/hur Andel telefonsamtal till kundtjänst som besvaras inom 5 minuter ska vara 80 %. Följer förskrivares krav på tillgänglighet i syfte att inte fördröja vårdprocessen. Samordnare för Hjälpmedel vid medicinsk behandling kvartalsvis. Andel supportärenden gällande IT-stöd som besvarats inom 24h ska vara 90 %. Andel inkomna behörighetsansökningar som registrerats inom en vecka ska vara 100 %. Andel konsultations- /utprovningstider som erbjudits inom 15 vardagar efter mottagen beställning ska vara 90 %. Antal utförda specialanpassningar samt inom vilka produktområden är de gjorda. Hjälpmedelscentralen redovisar gruppvis för Primärvård, Sjukhus, Habilitering & Hälsa. Andel utförda underhåll, fördelade på förebyggande, avhjälpande och akuta som utförts enligt avtalad tidsram samt vilka hjälpmedel på 6- siffrig ISO-kod det gäller. Andel beställningar gjorda av patient respektive förskrivare. Följer förskrivares krav på tillgänglighet i syfte att inte fördröja vårdprocessen. Tillräckligt snabb tillgång till hjälpmedel för att inte fördröja vårdprocessen. Undersöka följsamhet till överenskommelse/instruktio n/ rutin samt Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel. Stöd för utveckling av produktanvisningar i Handboken. Säkerställa patientens behov av funktionellt fullgott hjälpmedel. Följa patientens grad av delaktighet vid beställning av underhåll. Samordnare för Hjälpmedel vid medicinsk behandling inkl. funktionskoordinator för IT-stöd kvartalsvis. Samordnare för Hjälpmedel vid medicinsk behandling halvårsvis. Samordnare för Hjälpmedel vid medicinsk behandling halvårsvis. Samordnare för Hjälpmedel vid medicinsk behandling kvartalsvis.

Västra Götalandsregionen 2016-12-09 Tillämpningsanvisning för Finansiell samverkan Överenskommelse för regional försörjning av personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling

2 Tillämpningsanvisning för Finansiell samverkan, Överenskommelse för regional försörjning av personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling Vårdgivarna och Hjälpmedelscentralen ska tillämpa den ekonomiska kalkylmodellen som medger kontroll av självkostnaden. Dialog ska ske mellan vårdgivarna och Hjälpmedelscentralen om prissättningen. Modellen ska stödja innehållet i Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel och uppmuntra till en rationell förskrivning, hög nyttjandegrad av hjälpmedel, kostnadseffektiv hantering samt bidra till att minska kvalitetsbristkostnader. Kalkylmodell En kalkylmodell har utarbetats som inbegriper hela Hjälpmedelscentralens verksamhet fördelad på fyra huvudområden: Tjänster, Personliga hjälpmedel, Hjälpmedel vid medicinsk behandling och Grundutrustning. Bilden är ett exempel på kalkylmodellen uppbyggnad Modellens huvudområden beskriver Personliga hjälpmedel, Hjälpmedel vid medicinsk behandling och Grundutrustning samt inkluderande relaterande tjänster. Detta för att kunna få en helhetsbild och därmed få ett underlag för bedömning av Hjälpmedelscentralens självkostnad. För samtliga personbeställda hjälpmedel, oavsett om det är funktionshyra eller köphjälpmedel tar modellen sin utgångspunkt i Hjälpmedelscentralens inköpspris för produkten. Till inköpspriset läggs de aktiviteter/tjänster/övriga kostnader som är förknippade med produkten/produktgruppen. Detta resulterar i ett utpris till vårdgivaren som uttrycks som funktionshyra eller försäljningspris. För tjänster tar kalkylmodellen sin utgångspunkt i tjänstens timkostnad. Till detta läggs de aktiviteter/tjänster/övriga kostnader som är förknippade med tjänsten. Detta resulterar i ett utpris till vårdgivaren som uttrycks som timpris eller fast pris.

3 På varje beskrivet huvudområde eller på valfri nivå inom detta redovisas det ekonomiska resultatet genom att ställa intäkter mot kostnader och därmed få fram ett nettoresultat. Självkostnad och reglering av över- och underskott Reglering av över- respektive underskott tar sin utgångspunkt i nettoresultatet inom respektive huvudområde. Överskott/underskott inom huvudområdet fördelas årligen med utgångspunkt från respektive vårdgivares kostnadsandel av den summerade kostnaden. Koncernstab hälso- och sjukvård ansvarar för hantering av frågor rörande reglering av överoch underskott. För att kunna tillämpa självkostnadsprincipen ska resultatet för huvudområdena i kalkylmodellen vägas mot Hjälpmedelscentralens totala kostnader och intäkter. Detta innebär att Hjälpmedelscentralen har en separat resultat- och balansräkning. Prissättning All prissättning bygger på kalkylmodellen och självkostnadsprincipen. Hjälpmedel med funktionshyra I funktionshyra ingår kostnader för rekonditioneringsbar funktionsduglig produkt logistik montering/installation ankomst/leveranskontroll förebyggande och avhjälpande underhåll rekonditionering biträde vid utredning av medicinteknisk avvikelse återtag och utrangering restvärde för förkomna hjälpmedel Hjälpmedelscentralens kundtjänst samt administration utbildning enligt basutbud vårdgivarnas samordningsfunktion och IT stöd inkl. support. Vårdgivaren ersätter Hjälpmedelscentralen med funktionshyra per levererat hjälpmedel. Hjälpmedelscentralen fakturerar vårdgivaren från den dag förskrivet hjälpmedel levererats till patient eller förskrivande enhet. Funktionshyran upphör tre dagar efter det att hjälpmedlet är avbeställt i IT-stödet. Överenskommelsens hjälpmedel med funktionshyra prissätts utifrån dygnshyra uttryckt i månadshyra (ex. är hjälpmedlet uthyrt 15 dagar så utgår månadshyra/30*15). Prissättningen utgår från de i överenskommelsen ingående hjälpmedlen som är indelade i funktionsgrupper (cirka 15 st.). Som grundregel utgörs en funktionsgrupp av hjälpmedel med likartade funktioner och inköpspriser. Artiklarna inom respektive funktionsgrupp får samma hyrespris baserat på snittet av funktionsgruppens alla kostnader. I vissa funktionsgrupper kan förekomma stor avvikelse i inköpspris, övriga kostnader eller funktioner. När nya hjälpmedel kommer in i sortiment frångås prissättningsprincipen inom funktionsgruppen. Syftet är att öka återanvändning av fullt funktionsdugliga hjälpmedel och

4 motverka en för tidig utrangering av dessa hjälpmedel. Nya hjälpmedel får en 10 % högre funktionshyra och äldre hjälpmedel får motsvarande lägre funktionshyra, vilket innebär 20 % skillnad mellan nytt och begagnat sortiment. Vid balansering ska alltid hyreshöjningen motsvara hyressänkningen, mätt i kronor. Initialt intäktsbortfall justeras genom att funktionshyra på alla hjälpmedel, inom samma funktionsgrupp, höjs så att den totala beräknade hyresintäkten från funktionsgruppen förblir på samma nivå som innan prisbalanseringen. Hjälpmedel inköpta utanför sortiment inklusive utvärderingshjälpmedel prissätts med funktionshyra per månad motsvarande 6 % av produktens inköpspris. Köphjälpmedel Hjälpmedel som inte är rekonditioneringsbara eller är förbrukningsartiklar, debiteras med ett påslag på 12,8% på Hjälpmedelscentralens gällande inköpspris. De hjälpmedel som inte har något fast inköpspris prissätts med ett påslag på 12,8% på det offererade inköpspriset. Hjälpmedelscentralen ersätter köphjälpmedel inom denna överenskommelse om varan är trasig eller skadad vid leverans. Förbrukningsartiklar De artiklar som inte är rekonditioneringsbara och behövs till ett hjälpmedel med funktionshyra är förbrukningsartiklar. Förbrukningsartiklar faktureras vårdgivaren. Förbrukningsartiklarnas omkostnader (lagerhållning, transport mm) ingår i funktionshyran för hjälpmedlet. Hjälpmedelscentralen ersätter förbrukningsartiklar inom denna överenskommelse om varan är trasig eller skadad vid leverans. Tjänster Tjänster som inte ingår i funktionshyra debiteras med 542 kr per timma. 1 Enbart aktiv tid debiteras, d.v.s. inte restid eller dylikt. Konsultation Oavsett hur många av Hjälpmedelscentralens personal, eller underleverantörer som medverkar så debiteras vårdgivaren 542 kr per timme. Montering/demontering Vårdgivare kan beställa montering och demontering för hjälpmedel där det inte ingår i funktionshyran och debiteras då 542 kr per timme. Specialanpassning Hjälpmedelscentralen debiterar för materialkostnad samt arbetskostnad med timpris för tjänster, 542 kr per timme. Akut avhjälpande underhåll under normal arbetstid Debiteras 542*2=1084 kr/timma. 1 Hjälpmedelscentralens timpris kommer troligen att justeras innan överenskommelsen träder i kraft 2017-05-01.

5 Avgifter Utbildning Uppdragsutbildning Debiteras med 542 kr/ timme per medverkande personal från Hjälpmedelscentralen och omfattar förberedelser, utbildningstid och efterarbete. Övriga kostnader som kan debiteras kan avse extern lokal, förtäring, material. Annonserade utbildningar, Tilläggsutbud. Prissätts av hjälpmedelscentralen vid varje tillfälle utifrån självkostnadsprincipen, där personalkostnaden är 542kr/timme för Hjälpmedelscentralens personal. Uteblivande från utbildning Vårdgivaren debiteras om deltagare uteblivit från utbildning enligt basutbud eller anmält återbud efter sista anmälningsdag. Akutleverans Debiteras med 600 kr per tillfälle. Bomkörning Leverans eller hämtning kan inte utföras på grund av att ingen finns på plats för att ta emot/återlämna hjälpmedlet. Den beställande enheten debiteras 600 kr per tillfälle. Buffertförråd Prissättningen av buffertförråd baseras på självkostnad utifrån de 3 kostnadskomponenterna; kostnad för hantering, lagervärde och omsättningshastighet. De 3 komponenterna viktas utifrån hur de var för sig bidrar till den totala kostnaden för buffertförråden och ger kostnadsindex för respektive förråd. Kostnadsindex ligger till grund för prissättningsnivån med bestämd månadskostnad i fem nivåer (stort, mellan, litet, mini samt administration). Aktuell prislista för de olika nivåerna finns på webbplatsen. Restvärde Ett individmärkt hyreshjälpmedels restvärde är Hjälpmedelscentralens anskaffningspris (Inköpspris) exklusive moms, minus avskrivning utifrån hjälpmedlets beräknade livslängd. Ex. Nutritionspump med anskaffningspris 3000 kr med beräknad livslängd på 5 år (60 månader) har en månatlig avskrivning på 50 kr. Om nutritionspumpen registreras som förkommen så har den efter 2 år och 3 månader (27 månader) ett restvärde på 1650 kr (33 månader * 50 kr). Restvärde gäller vid: - Förkommet hjälpmedel registrerat på patient eller buffertförråd - Onormalt slitage - Hjälpmedel som inte längre är förskrivningsbara - Hyreshjälpmedel utanför sortiment som återlämnas innan avskrivningstiden är slut - När specialanpassade hjälpmedel som inte går att återställa återlämnas innan avskrivningstiden är slut.

6 Förkommet hjälpmedel registrerat på patient Kostnader för restvärde för hjälpmedel med funktionshyra inkluderas i kalkylmodellen. Förkommet hjälpmedel i buffertförråd Restvärdet debiteras buffertförrådsansvarig vårdgivare i samband med inventering. Fakturering görs samlat för året på januari månads faktura. Prisjustering I prisjustering innefattas alla prisförändringar på tjänster, avgifter eller produkter (hjälpmedel med funktionshyra, köphjälpmedel och förbrukningsartiklar) till vårdgivare inom Överenskommelsen. För det praktiska arbetet med prisjusteringar finns en process framtagen. Ändringar i ingående värden i kalkylmodellen som inte resulterar i prisjustering ska Hjälpmedelscentralen kommunicera med samordningsfunktionen innan ändring genomförs. Hjälpmedelscentralen följer upp och redovisar självkostnadskalkylen 2 gånger per år (april och oktober) till samordningsfunktionen. Målsättningen är att prisjusteringar ska träda i kraft 1 januari respektive 1 juli. Kostnadsökningar eller intäktsbortfall som identifieras mellan uppföljningar av självkostnadskalkylen ska i möjligaste mån hanteras inom Hjälpmedelscentralen. Beslut avseende prissättning och prisjustering Prissättning inom Överenskommelse för regional försörjning av personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling beslutas av regiondirektören på förslag från Ledningsråd för medicinsk behandling.

7 Rapportering Hjälpmedelscentralen lämnar rapporter till samordningsfunktionen för vidare hantering enligt nedanstående årshjul. Vårdgivarna har möjlighet att vid behov ta ut rapporter ur IT-stödet för den egna verksamheten. Aktivitet jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Årsrapport/bokslut föregående år X Månadsrapport X X X X X X X X X X Delårsrapport X X Budget och verksamhetsplan HMC Kontroll självkostnad, underlag för pris justering X X X Uppföljningsrapport, förkomna hjälpmedel Kvalitetsuppföljnings rapport enligt tillämpningsanvisning X X X X X X X X Fakturering och kreditering Vårdgivaren ersätter Hjälpmedelscentralen vid fullgjord leverans. Fakturering görs per kalendermånad. Fakturaunderlag i Excel format ska finnas tillgängligt för vårdgivaren att hämta ut från IT-stödet och rapportgenerator Underlaget ska innehålla de uppgifter som behövs för kontroll och för attest. Debiteringsanspråk från Hjälpmedelscentralen kan göras maximalt 90 dagar bakåt efter fullgjord leverans. Krediteringsanspråk kan göras maximalt 90 dagar från fakturadatum.

Västra Götalandsregionen 2016-12-09 Tillämpningsanvisning för Samarbete och styrning Överenskommelse för regional försörjning av personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling

2 Tillämpningsanvisning för Samarbete och styrning, Överenskommelse för regional försörjning av personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling Koncernstab Hälso och sjukvård, enheten Läkemedel och hjälpmedel, ansvarar för att det finns en ledningsstruktur och beredningsgrupp där berörda vårdgivare och Hjälpmedelscentralen är representerade för att gemensamt kunna styra, följa upp och utveckla försörjningen. Utvecklingsarbetet inom Överenskommelsen ska ske i nära samverkan med Samarbetsorganisationen för personligt förskrivna hjälpmedel för att Samarbetsavtalet och Överenskommelsen innehållsmässigt i möjligaste mån ska fortsätta att harmoniera. Ledningsråd för hjälpmedel vid medicinsk behandling Uppdraget omfattar strategisk ledning inom förskrivning och försörjning av hjälpmedel vid medicinsk behandling. Ledningsrådet är också forum för informationsutbyte mellan vårdgivarna och Hjälpmedelscentralen samt omvärldsbevakning inom området hjälpmedel vid medicinsk behandling. Ledningsrådet fastställer uppdragshandlingar till beredningsgrupp och samordningsfunktion. Ordförande är enhetschef på enheten Läkemedel och hjälpmedel, koncernstab Hälso- och sjukvård. Vice ordförande utses av Ledningsrådet. Representanterna i Ledningsrådet ska ha mandat att fastställa rekommendationer för vårdgivarna samt bereda frågor till Hälso- och sjukvårdsdirektören. Uppdrag Hantera och prioritera frågeställningar utifrån området hjälpmedel vid medicinsk behandling Ansvara för att tolka, utveckla och följa upp Överenskommelsen för regional försörjning av personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling Besluta om lämplig sortimentsbredd och sortimentsdjup för hjälpmedel vid medicinsk behandling Utifrån hjälpmedel vid medicinsk behandling ta ställning till beredningsgruppens förslag till förändring gällande Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel. Önskad förändring kommuniceras till beredningsgrupp Handbok och sortiment inom samarbetsorganisationen Ge uppdrag till beredningsgrupp. Vid behov skapa särskilda arbetsgrupper för tillfällig beredning Samverka med Ledningsrådet för hjälpmedel för att Samarbetsavtalet och Överenskommelsen innehållsmässigt i möjligaste mån ska fortsätta att harmoniera Omvärldsbevakning inom området.

3 Arbetsformer Ledningsrådet möts sex gånger per år. Ordförande kan kalla till ytterligare möten vid behov. Ledningsrådet för mötesanteckningar, Samordningsfunktionen deltar som sekreterare. Dagordning med tydliga beslutspunkter skickas ut 14 dagar innan möte. Om representant inte kan närvara finns möjlighet att skicka förvaltningens ståndpunkt kring beslutspunkt till Ordförande. Beredning av ärenden till Ledningsrådet görs av beredningsgrupp och/eller Samordningsfunktionen. Representanter Förvaltning antal Förvaltning antal Sahlgrenska 1 Angereds närsjukhus 1 Universitetssjukhuset Södra Älvsborgs sjukhus 1 Frölunda Specialistsjukhus 1 NU-sjukvården 1 Habilitering & Hälsa 1 Skaraborgs sjukhus 1 Primärvård, offentlig vårdgivare 1 Kungälvs sjukhus 1 Primärvård, privata vårdgivare 1 Alingsås lasarett 1 Regionservice, Hjälpmedelscentralen vid fasta punkter 1 Beredningsgrupp hjälpmedel vid medicinsk behandling Beredningsgruppen får uppdrag och strategisk vägledning från Ledningsrådet. Beredningsgruppens uppdrag är att bereda och ta fram förslag, rekommendationer och beslutsunderlag till Ledningsrådet. Ordförande är Samordningsfunktionen för hjälpmedel vid medicinsk behandling, anställd på enheten Läkemedel och hjälpmedel, Koncernstab Hälso- och sjukvård. Representanterna i Beredningsgruppen ska ha mandat att företräda sin förvaltning. Uppdrag Bereda frågor gällande uppföljning och utveckling inom Överenskommelse för regional försörjning av personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling och ta fram förslag, rekommendationer och beslutsunderlag till Ledningsrådet för hjälpmedelvid medicinsk behandling Bereda strategiskt ekonomiska frågor samt prioriteringar Ansvara för sortimentsarbete i samverkan med Hjälpmedelscentralen. Utifrån hjälpmedel vid medicinsk behandling identifiera behov och ta fram förslag på förändringar i Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel Samverka med aktuell beredningsgrupp inom Samarbetsorganisationen för personligt förskrivna hjälpmedel för att Samarbetsavtalet och

4 Överenskommelsen innehållsmässigt i möjligaste mån ska fortsätta att harmoniera. Samarbeta kring IT systemfrågor med beredningsgrupp IT-stöd som finns inom Samarbetsorganisationen för personligt förskrivna hjälpmedel Verka för evidensbaserad hjälpmedelsförskrivning Verka för en likvärdig grundsyn på hjälpmedelsförsörjningen Följa och bidra till utveckling inom området Involvera fler vårdgivare, när så behövs, för att få förankring och perspektiv i frågor. Arbetsformer Beredningsgruppen möts utifrån behov, sex till åtta gånger/år. Mötesanteckningar ska föras och rapportering görs till Ledningsrådet. Rekommendationer och beslutsunderlag dokumenteras för beslut i Ledningsråd. Representanter Förvaltning antal Förvaltning antal Sahlgrenska 1 Angereds närsjukhus 1 Universitetssjukhuset Södra Älvsborgs sjukhus 1 Frölunda Specialistsjukhus 1 NU-sjukvården 1 Habilitering & Hälsa 1 Skaraborgs sjukhus 1 Primärvård, offentlig vårdgivare 1 Kungälvs sjukhus 1 Primärvård, privata vårdgivare 1 Alingsås lasarett 1 Regionservice, Hjälpmedelscentralen 1 Samordningsfunktion Regionutvecklarens uppdrag som samordningsfunktion är att samordna hjälpmedelsfrågor på uppdrag av vårdgivarna genom Ledningsrådet. Samordningsfunktionen organiseras inom Enheten Läkemedel och hjälpmedel, Koncernstab Hälso- och sjukvård. Uppgifter Samordna agenda och vara sekreterare vid Ledningsrådet för hjälpmedelvid medicinsk behandling Rapportera till Ledningsrådet för hjälpmedelvid medicinsk behandling från beredningsgrupperna Bevaka och föreslå strategiska/taktiska frågor avseende förskrivning och försörjning till Ledningsrådet för hjälpmedelvid medicinsk behandling Samordna och planera beredningsgruppens arbete som ordförande Samverka med samordningsfunktion inom Samarbetsorganisationen för personligt förskrivna hjälpmedel för att Samarbetsavtalet och Överenskommelsen innehållsmässigt i möjligaste mån ska fortsätta att harmoniera

5 Samordna verksamhetsbehov av IT-stöd för produkterna inom Överenskommelsen för regional försörjning av personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling i samarbete med funktionskoordinator för IT-stöd Sammanställa uppföljningsrapporter och rapportera resultat till Ledningsrådet för hjälpmedelvid medicinsk behandling och vårdgivare. Samarbeta med vårdgivare, Hjälpmedelscentral, Samarbetsorganisationen för hjälpmedel, Ledningsrådet för läkemedelsnära produkter, brukarorganisationer, sektorsråd, terapigrupper m.fl. Samarbeta med Hjälpmedelscentralen i löpande frågor Företräda vårdgivarna vid samarbete med Hjälpmedelscentralen Vara innehållsansvarig och publiceringsansvarig för webbplats Informera om övergripande frågor på webbplats och nyhetsbrev. Vid behov upprätta kommunikationsplan Vid behov ta fram och distribuera skriftlig information till aktuella vårdgivare som berörs av överenskommelsen för regional försörjning av personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling.

Västra Götalandsregionen 2016-12-09 Tillämpningsanvisning för Övergångsregler Överenskommelse för regional försörjning av personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling 2017-05-01-2019-12-31

2 Tillämpningsanvisning för övergångsregler, Överenskommelse för regional försörjning av personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling Övergångsreglerna avser de rekonditioneringsbara hjälpmedel som finns i vårdgivarnas ägo och som Hjälpmedelscentralen ska överta ägandet av. Kända hjälpmedel Från 2017-05-01 övertar Hjälpmedelscentralen ägandeskapet för rekonditioneringsbara hjälpmedel där vårdgivaren kan överlämna kvalitetssäkrad och nödvändig information. Kvalitetssäkrade uppgifter om vilken patient som har hjälpmedlet, produktmodell, serienummer, aktuell kontaktperson hos vårdgivaren och uppgifter om senaste förebyggande underhåll (i förekommandefall) ska ingå. Vårdgivarna ansvarar för att nödvändig information är korrekt införd i mall som tillhandahålls av Hjälpmedelscentralen. Hjälpmedelscentralen ska 2017-02-01 få tillgång till dokumentationen för de då kända Hjälpmedlen. Vårdgivarna ansvarar för att den slutgiltiga informationen lämnas till Hjälpmedelscentralen 2017-04-14. Dessa hjälpmedel benämns i övergångsreglerna som kända hjälpmedel. I kända hjälpmedel inkluderas de hjälpmedel som finns i förråd förutsatt att nödvändig information om hjälpmedlet finns. Inför övertag registrerar Hjälpmedelscentralen de kända hjälpmedlen i Sesam och de tilldelas fiktiva individnummer. Funktionshyra debiteras från 2017-05-01. Betalningsansvaret för kommande hyresdebitering följer Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel. Hjälpmedelscentralen ersätter vårdgivare för produkter som bedöms funktionsdugliga. Dessa ersätts med hjälpmedlets restvärde. Ersättningsbeloppet följer gällande avskrivningsregler. Är inte inköpsdatum känt utgår en ersättning med 20 % av gällande inköpspris för hjälpmedlet. För hjälpmedel med krav på förebyggande underhåll sker detta enligt leverantörens anvisningar utifrån senast kända datum för förebyggande underhåll. Första gången fiktivt individmärkt hjälpmedel hanteras av Hjälpmedelscentralens personal görs det enligt fastställd rutin vilket innebär att individmärkning görs om kraven uppfylls. Hjälpmedel där information saknas Hjälpmedel som saknar någon del av den nödvändiga informationen kvarstår i vårdgivarens ägo till dess att hjälpmedlet inkommer till Hjälpmedelscentralen för bedömning om ägarbyte eller skrotning.

3 Skrotas ett hjälpmedel utgår ingen ersättning till vårdgivaren. Görs ägarbyte till Hjälpmedelscentralen individmärks hjälpmedlet och vårdgivaren ersätts för hjälpmedlet enligt samma modell som för kända hjälpmedel. Hjälpmedel som saknar information om ägare tillfaller Hjälpmedelscentralen. Hjälpmedel som lämnas till Hjälpmedelscentralen ska vara tydligt uppmärkt med avsedd blankett från Hjälpmedelscentralen. Tillämpningsanvisning för övergångsregler, Överenskommelse för regional försörjning av personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling gäller tom 2019-12-31, därefter utgår ingen restvärdesersättning. Finansiering av Hjälpmedelscentralens utökade verksamhet Finansieringen av kostnader för Hjälpmedelscentralens utökade verksamhet sker enligt självkostnadsprincipen och regleras varje månad via omställningshyra. Omställningshyran regleras mot Hjälpmedelscentralens totala hyresintäkter, för ovanstående hjälpmedels funktionshyra, från de verksamheter som går över i den regionala försörjningen. Regleringen sker löpande dock längst till och med 2019-12-31.