BENGTSFORSHUS AB SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Datum 2018-02-20 Plats och tid Bengtsforhus AB Protokoll 4/2018 Beslutande Ledamöter Sten-Åke Jansson Ordförande Christina Lundqvist (lämnat förhinder) Carl Kullgren Ulf Nelson Per Jonsson (lämnat förhinder) Ersättare Övriga närvarande r Nil Justerare Ulf Nelson Justeringens plats och tid Underskrifker Sekreterare Ordförande Pär Nilsson Paragrafer 519 2018 Justerare ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen hat tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum 2018-02-20 Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Underskriff Pär Nilsson
BENGTSFORSHUS AB Sföal2 Ordförande Sten-Åke Jansson öppnade mötet Ulf Nelson valdes som justerare Föredragningslistan godkändes Föregående mötesprotokoll godkändes och lades till handlingarna Bengtsforshus AB e319/2018 Informationsärenden a. Information från Bolaget Arbetet med konvertering till vattenburen värme på Nedre Olympen är påbörjat. Bolaget deltar i kommunens nya inköpsgrupp Migrationsverket har sagt upp ytterligare fyra Igh i Billingsfors Bolaget har anmält sig till Bomässan den 24 mars Information angående GDPR (Bil.l ) Nytt nr av Dörrposten. Info till hyresgästerna (Bil 2) Upphandling. Alla Hantverksupphandlingar som varit överprövade till FörvaItningsdomstoIen är nu klara och det visar sig att Bengtsforshus AB har gjort allt rätt och har därför även fått rätt i Förvaltningsrätten. P.g.a olika anledningar kommer bolaget ett gå ut med en direktupphandling Gällande yttre skötsel i Bäckefors. Outyrt är för dagen 3% Likviditeten är för dagen 15,4 Msek Svar till Lekmannarevisorerna ang. granskningen av LOU upphandlingar. (Bilaga 3) Nya Nygård g. Fastighetsfrågor. Styrelsen tar del av informationen och lämnade instruktioner om fortsatt handläggning och lämnade för beslut: Justerl, gn L42/ Utdragsbestyrkande
E o o E E 2 ffl- r :nu1
GDPR DITT BOENDE - VÅRT ANSVAR s =General Data Protection Regulation s Ny lag som träder i kraft 25 maj 2018 s Reglerar behandling och skydd av personuppgifter
Vad är en personuppgifl? DITT BOENDE - VÅRT ANSVAR All information som på något sätt kan kopplas till en identifierbar fysisk person som är i livet ffi Rena personuppgifter s Bild & ljud s Omdömen & värderingar = In-direkta uppgifter (ex. ip-adres-s, lgh-nummer)
DITT BOENDE - VÅRT ANSVAR När får vi hantera personuppgifter? * samtycke (känsliga personuppgifter i vissa fall, inte om det föreligger rättsliga anspråk eller ett viktigt allmänt intresse) - avtal (grundinformation om hyresgästen, administration som hyresinbetalningar t.ex. köinformation, bokning av 1vättstuga. - rättslägförpliktelse(medlemsförteckningochlägenhetsförteckning, rapporteringsskyldighet till någon myndighet, bokföring) o intressen av grnnd1ögganr1e betydelse (störningsärenden, kameraövervakning, elektroniska nycklar, kreditupplysningar, radonmätning, referenstagning.) * tippgin av allmänt intresse a berättigat-intresse registerlagslm ningsr
DITT BOENDE - VÅRT ANSVAR Vem är ansvarig? @ Gentemot de registrerade personerna, Datainspektionen osv. har den juri«liska personen (styrelsen) ansvar för att lagstiftningen följs. a Inte VD, IT-chefen, dataskyddsombudet, någon handläggare eller liknande. Delegation är inte möjlig.
DITT BOENDE - VÅRT ANSVAR Vem/vad ansvarar man för? @ Vad alla anställda "hittar på" @ Hur alla personuppgiftsbiträden (ex Vitec) och underbiträden (ex. entreprenörer!) hanterar personuppgifter s Vad andra skriver, i exempelvis sociala media * Dqt kan krävas e'n redigering av inkomna klagomåli störningsärenden
DITT BOENDE - VÅRT ANSVAR Vad kan hända? a Skadestånd till d e regis' trerade * Höga administrativa sanktioner/"böter" (GDPR) upp till 20 miljoner euro. a Beslut om att registret inte får föras Inget förslag på straffbestämmelser i Sverige (DSL).
Vad gör vi nu? DITT BOENDE - VÅRT ANSVAR * Benchmark med VD kollegor från branschen pågår a Interninformation (personal & styrelse) om GDPR * GDPR-grupp är utsedd 'I Ta fram GDPR-riktlinjer (SABO:s uppförandekod) * Ta fram rutiner för bl.a. dokumentation, gallring, fritext, behörigheter, informationsåtgärder, e-tjänster * Se över biträdesavtalen (t.ex. störningsjourer, Vitec fastighetssystem) (Vitec: ny "PuL"-:text, bestämma hu-r länge loggposter sparas, ny text om in,formationsinhämtning) *', Begäran öm utlämning av personuppgifter - hur hanteras (Vitec)
Bengtsforshus nyhetsbrev Nummer 1-2018 Innehåll och layout: Anna Sandström anna.sandstrom@bengtsfors.se DöRRPöSTEN PROJEKT Planerat [fflfasadmålning Almt)atan E]Takbyte Baståsvägen 15 Ej Takbyte Dalhemsvägen 6 Pågår ÅKonverteringtill varmhyra samt byte av jl fönster och nya säkerhetsdörrar Nedre Olympen Målningtrapphus Torsgatan/Baldersgatan Å"Y tvättstuga Hallebyvägen 2 TRÄFFA OSS PÅ BOMÄSSAN 24 MARS Tisdagen den 29 maj är du som hyresgäst välkornmen att njuta av en kvällskryssning på Dalslands kanal. Turen, med passagerarbåten Storholmen, går från bryggan vid EKA Miljörum i Bengtsfors, till Baldersnäs och tillbaka. Om du vill ta med en vän som inte är hyresgäst hos Bengtsforsl"iris går det också bra. I priset ingår kaffe och kaka. Biljettpris Foto: Niklas Eriksson Hyresgäst: 50 kronor/person Övriga: 100 kronor/person Biljetter säjs på Bengtsforshus kontor till och med 25 maj (kontant betalning) Avgång: 29 maj17.00 Reservation: vid för få anmeil ningar blir turen inställd. assa Problem med stökiga utrymmen Lördagenden 24 mars klockan 10.00-15.00 är det dags för mässan Bygga & Bo, arrangerad av Bengtsfors kommun. Mässan hålls på Strömkullegymnasiet i Bengtsfors, välkommen till vår monter! Bygga & Bomässan är en mässa för dig som går i byggnads- eller renoveringstankar, etar boende eller är intresserad av hus, hem och inredning. Här får du möjlighet att ' se vad de lokala företagen kan erbjuda. Nytt för i år är: föreläsningar på olika teman. Il I våra fastigheter finns gemensamma uh7mmen i form av entröer, trappuppgångar, garage, parkföngsplatser, tvättstugor, vind och källare, cykel- och barnvagnsriun med mera. Tanken är att alla hyresgäster ska kunna använda de gemensamma platserna. Ganska ofta får vi in klagomål på att det är stökigt i dessa ritrymmen och vill därför be dig att ta för vana att alltid lämna dem i sådant skick som du vill att det ska se rit när du själv kommer dit. Entråer och trapphus " - Placera inte barnvagnar, cyklar eller andra föremål i entr6er eller trapphus. Det ser stökigt ut, det stör och står vägen. Vid eventuell brand eller annan olycka kan det också hindra framkomligheten för utrymning och för räddningspersonal. Stäng dörren till vinden, källaren och förrådet Dörrar till vind och källare ska vara stångda. Det är nödvändigt rir brandoch stöldsynpunkt. Ditt förrådsutrymme är märkt med bostadens mimmer. Se till att det alltid är låst, även om du inte förvarar något där.
,') Nya hantverksavtal I höstas upphandlades och tecknades nya hantverksavtal för snickeri-, måleri-, ventilations-, plåtslageri-, VVS- ocli elarbeten. För dig som hyresgäst kan det vara bra att veta vilka hantverkare som kan dyka ripp kring ditt hyreshus. Alla liantvei-kare vi har avtal med har legitimation som du kan kräva att få se. Om vi planerar ett större arbete vid just ditt hyreshus informerar vi om det i föi'väg. PRENUMERERA PÅ VÅRA NYHETER! Nu kan du prenumerera på de nyhöter vi publicerar på vår hemsida. På så sätt håller du dig enkölt uppdaterad med ny information från oss på Bengtsforshus. i:' "'-'-" l:,vöntiiation'ink,lkiye OVK besiktnirjg VVS-arbeten t=' E'larbeten TJ M'41Jri& Byg'g TH En@rgijeknik gb D.al:l:ands';plåtsla.geri Säfflö B'y'gg.kqmpon'q(iter Assembl.iri Självklart är prenumerationeh gratis och du kan avsluta den när du själv vill. Starta din prerujmeration här: www.bengt';forshus.se/prenumeration HEMSIDAN pa DITT SPRÅK Våren är snart här! ' Jaralb:ska Y Nu när våren är i antågande är det dags för återställning av tuskar, gräsmattor, staket och sopning efter halkbekämpning. Vi kommer att genomföra återställningen i etapper fram till 30 april då det ska vara klart. Att ha en gård i ansluföing till sitt boende är skönt och avslappnande. Ta chansen i vår och sommar att umgås på gården! Med hjälp en översättningsfunktion på vår hemsida 3an du få informa-. tionen översatt till ditt egna språk. MINA SIDOR Gå gärna in på länken Mina sidor på Bengtsforshus hemsida. Där finns bland annat dina hyresavier, hyresavtal etc. Bo toppmodernt med sjöutsikt! I vårt nya, fräscha hus - Hagalund - bor du som är 55+ centralt. Alla lägenheter har rymliga balkonger och de översta våningarna har en fantastisk sjöutsikt. Du är självklart välkommen att kontakta oss för en visning. Om du vill gå förbi och titta är adressen Storgatan 45 i Bengtsfors. m BENGTSFORSHUS AB
BENGTSFORSHUS AB Bengtsfors 180220 Styrelsen för Bengtsforshus AB lämnar härmed svar på Lekmannarevisionens rekommendationer gällande granskningen/revisionsrapport avseende upphandling och inköp. * Tillse att rutiner avseende uppföljning av genomförda inköp och upphandlingar upprättas och implementerasibolaget På dagordningen inför va2e styrelsemöte så skall det ingå en stående punkt som heter Upphandling. Där skall VD redovisa uppföljning samt eventuella awikelser av pågående upphandlingar samt informera om upphandlingar som är på gång framåt i tiden. * Rutiner för uppföljning av ramavtalstrohet upprättas och implementeras. Ramavtal, inköpscentraler och annan samordnad upphandling regleras LOU 7 kapitlet. I de Ramavtal Bengtsforshus AB har tecknat stipuleras att Bolaget skall hålla kontrakts och driftsmöten en gång per år. Efter ett sådant möte skall eventuella awikelser rapporteras till styrelsen under punkten Upphandling. @ Formalisera och dokumentera sitt arbetssätt med kontroller av tilltänkta och nuvarande leverantörer. I LOU 13 & 15 Kap. behandlas frågorna om uteslutning av leverantör och den upphandlande myndighetens rätt att begära utredning av en leverantörs ekonomiska och finansiella ställning. När det gäller tilltänkta leverantörer så ingår alltid en dylik kontroll för alla anbudsgivare. När det gäller nuvarande Ieverantörer/entreprenörer kontrolleras varje vecka genom Bisnode, en prenumerationstjänst där vi ser alla företag både AB och enskilda firmor som häftar i skuld till KFM. Dessutom så kommer bolaget nu att en gång/ år fråga skattemyndigheten om status för de hantverkare vi har ramavtal med när det gäller Skattekonto, arbetsgivaragifter och momsredovisning. Awikelse rapporteras till styrelsen under punkten Upphandling. Ordf. Bengtsforshus AB