Handlingar. till möte med servicenämnden fredag 29 nov 2013

Handlingar till möte med servicenämnden fredag 29 nov 2013

1 (2) Föredragningslista Sammanträde med servicenämnden 29 november 2013 Plats: Visionen, Regionens Hus Vänersborg, Östergatan 1 Tid: Kl. 09.15-15.00 Inledande formalia Rapporter Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Presidiet Kontaktpolitiker Servicedirektören Beslutsärenden 1. Ekonomisk rapportering, avvikelserapport oktober/lena Carlsson Tell ekonomichef Diarienummer SN 9-2013 kl. 09.20 2. Upphandling av rekvisitionsläkemedel och vaccin 2014/Bengt Petersson, projektledare område Inköp och Carin Sjösten Nilsson, enhetschef område Inköp Diarienummer SN 238-2013 kl. 09.40 3. Koordinerad och verksamhetsövergripande strategi och process för offentlig innovationsupphandling inom regionens verksamheter m.m./carin Sjösten Nilsson enhetschef område Inköp Diarienummer SN 257-2012 kl. 10.30 4. Plan för e-handelsarbetet 2014/Peter Söderström områdeschef Inköp Diarienummer SN 309-2012 kl. 11.00 5. Arkivordning för servicenämnden/staffan Börjesson stabschef Diarienummer SN 278-2013 kl. 11.30 Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: servicenamnden@vgregion.se

Föredragningslista för servicenämnden, 2013-11-29 2 (2) 6. Anmälningsärenden Diarienummer SN 33-2013 7. Delegeringsärenden Diarienummer SN 34-2013 Informationsärenden A. Upphandling av rekvisitationsläkemedel och vaccin 2014/Bengt Petersson projektledare område Inköp och Carin Sjösten Nilsson, enhetschef område Inköp kl. 10.00 B. Redovisning av pågående projekt/erik Hallberg utvecklingschef kl. 13.00 C. Regional strategi för säkerhetsarbetet perioden 2013-2016 och ett särtryck/erik Burman säkerhetsstrateg kl. 13.20 D. Lägesrapport övertagande av administrativ verksamhet/sten Axelsson, servicedirektör Lena Hult Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt www.vasttrafik.se.

ÄRENDE 1

1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2013-11-21 Diarienummer SN 9-2013 Ledningskansliet/Ekonomienheten Handläggare: Henrik Wennerkull Telefon: 010-441 30 34 E-post: henrik.wennerkull@vgregion.se Till servicenämnden Avvikelserapport oktober 2013 för Regionservice Förslag till beslut 1. Avvikelserapport oktober 2013 för Regionservice godkänns och överlämnas till regionstyrelsen Sammanfattning av ärendet Avvikelserapporten har tagits fram för perioden januari-oktober 2013. Av rapporten framgår att det ackumulerade resultatet för perioden är -24,9 mnkr, vilket är 2 mnkr sämre än budget. Prognosen för året är -35 mnkr, vilket är lika med budget och godkänt användande av eget kapital. Prognosen sätts under förutsättning att förvaltningen får tillgodoräkna sig effekten från hjälpmedelslagret, 8,6 mnkr, samt får ersättning för materialförsörjning i vården, MiV, 3 mnkr. Regionservice Sten Axelsson Servicedirektör Bilaga 1. Avvikelserapport oktober Skickas till Regionstyrelsen Regionservice ekonomienhet Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: servicenamnden@vgregion.se

Sida 1(3) Datum 2013-11-21 Diarienummer SN 9-2013 Regionservice Avvikelserapport oktober 2013 Regionservice 2013

Sida 2(3) Datum 2013-11-21 Diarienummer SN 9-2013 Regionservice Avvikelserapport Resultatet för perioden jan-okt 2013 är -24,9 mnkr. Detta är 2 mnkr sämre än budget. Avvikelsen mot budget beror på de ofinansierade delar gällande Regionservice ekonomi som finns belysta i olika tjänsteutlåtanden. Extra åtgärder har även kunnat vidtas för att ytterligare justera uppkomna underskott. Prognosen efter vidtagna åtgärder är -35 mnkr, vilket är lika med budget och godkänt utnyttjande av eget kapital på 35 mnkr. Effekter av åtgärder finns främst inom servicedistrikten och prognosen på -35 mnkr sätts under förutsättning att Regionservice får tillgodoräkna sig effekten från lagervärderingen på 8,6 mnkr (Hjälpmedelslagret) samt får ersättning för MiV omfattande 3 mnkr. I resultatet 2012 ingår VGR IT vilket gör jämförelsen mellan perioderna missvisande. Analyslänkar Resultaträkning Oktober 2013../../userfiles/1/documents/1948_2559_2411D.xlsx

Sida 3(3) Datum 2013-11-21 Diarienummer SN 9-2013 Regionservice Åtgärder vid ekonomisk obalans (avvikelserapport) Regionservice prognos är -35 mnkr vilket är lika med budget samt tillåtet användande av eget kapital. Därmed redovisas inga ytterligare åtgärder.

ÄRENDE 2

Handling lämnas vid sammanträdet

ÄRENDE 3

1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2013-11-13 Diarienummer SN 257-2012 Regionservice/område Inköp Handläggare: Carin Sjösten Nilsson Telefon: 070-082 34 55 E-post: carin.sjosten.nilsson@vgregion.se Till servicenämnden Koordinerad och övergripande strategi och process för offentlig innovationsupphandling inom regionens verksamheter m.m. Förslag till beslut Servicenämnden beslutar enligt följande: 1. Område Inköp får i uppdrag att i den reviderade inköpsprocessen, inarbeta möjligheterna för ökade inslag av innovationsupphandlingar. Regionfullmäktiges uppdrag 5 februari 2013, 10, punkterna 2 och 3, är därmed åtgärdade. 2. Regionfullmäktiges uppdrag punkt 4 berör mer än innovationsupphandling, och kommer att behandlas som ett eget ärende. Sammanfattning av ärendet Regionfullmäktige beslutade 5 februari 2013, 10, ge servicenämnden uppdrag enligt följande numrering i beslutet: 2. Arbeta fram en koordinerad och verksamhetsövergripande strategi och process för offentlig innovationsupphandling inom regionens verksamheter. 3. Utveckla former för att stärka möjligheterna till verksamhetsnära FoU också på områden utanför sjukvården. 4. Utreda om strategin kan breddas till att även omfatta riktlinjer för hur regionens inköp kan användas som ett strategiskt verktyg för att främja omvandling av samhället i en mer ekonomisk, social och miljömässigt hållbar riktning. Övergripande process för all upphandling inom regionen är inköpsprocessen. Denna måste därför användas och vara tillämplig även för innovationsupphandlingar. Inköpsprocessen styrker och verkar för de arbetssätt som är nödvändiga för detta. För att nå de mål man önskar med en upphandling måste planering och strategival ske på ett tidigt stadium. Inköpsprocessen inleds med en så kallad analysfas där behov, marknad och leverantörsbas analyseras. Inom Västra Götalandsregionen kommer inom kort en reviderad inköpsprocess att implementeras, där stort fokus läggs på just analysrapporten, vilket ökar möjligheterna för innovationsupphandlingar. Inköpsprocessen gör ingen skillnad mellan olika delar av regionens verksamheter. Regionfullmäktiges uppdrag, punkterna 2 och 3, är applicerbara både när det gäller hälso- och sjukvård och i övrig regional verksamhet. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: servicenamnden@vgregion.se

Datum 2013-11-13 Diarienummer SN 257-2012 2 (3) Regionfullmäktiges uppdrag enligt punkt 4, omfattar mer än innovationsupphandling. Frågorna om ekonomisk, social och miljömässigt hållbar riktning, regleras i riktlinjer m.m. Område Inköp återkommer med förslag om denna del av uppdraget. Motivering Den nationella innovationsstrategin från oktober 2012 definierar innovationsupphandling som: Upphandling som främjar utveckling och införande av nya lösningar, innovationer. Innovationsupphandling innefattar dels upphandling som sker på ett sådant att den inte utesluter nya lösningar, så kallad innovationsvänlig upphandling, dels upphandling av innovation, det vill säga upphandling av framtagande av nya lösningar som ännu inte finns på marknaden. Idén med innovationsupphandling är således att gynna innovationer samt se till att offentlig upphandling inte begränsas till befintliga lösningar. Upphandlingarna görs enligt det förfarande som finns i lagen om offentlig upphandling LOU (2007:1091) och innovationsupphandling är alltså ingen ny upphandlingsform. Inom offentlig upphandling är det främst principerna om likabehandling och öppenhet som kan försvåra innovationsupphandling, om inte inköpsfrågorna beaktas tidigt i processen. Ett säkerställande av detta kräver därför ett proaktivt agerande av alla delar av verksamheten som berörs av upphandlingar, dvs. såväl beställare ute i verksamheten som inköp. I inköpsprocessen hanteras därför dessa frågeställningar i den så kallade analysfasen som behandlar såväl behovsanalysen som leverantörs- och marknadsanalysen. Praktiska handlingar som också används i syfte att öppna för innovationer är t ex - Kortare avtalstider då nya rön väntas på marknaden - Avtalsformuleringar som ger rätt att handla mindre volymer utanför avtal i syfte att kunna prova nya tekniker och material från konkurrerande företag - Avtalsformuleringar med möjlighet att ta in ny teknik inom avtalsområdet från befintlig leverantör Det finns redan idag flera exempel inom VGR på någon form av innovationsupphandling. De upphandlingsformer som främst använts är förhandlat förfarande och den relativt nya konkurrenspräglade dialogen, som tagits fram för upphandlingar, där man inte har möjlighet att veta eller beskriva objektet, förrän efter en dialog med leverantörerna. Pågående exempel på konkurrenspräglad dialog är upphandlingen av de tre hybridsalarna till BoIC, ett annat i ett tidigare skede är PATOS (digitalisering av patologin) där man just nu diskuterar upplägg och upphandlingsstrategi. Båda projekten innehåller förutom avancerad teknik även nya, och hittills relativt oprövade, ansvarsgränssnitt med leverantörskedjan. Ett tredje exempel är inom flergångstextilier, där område Inköp i analysfasen kommit fram till att starta en innovationsupphandling. Detta för att säkerställa att nya material och tekniker tas fram, då ekologisk bomull inte är ett fungerande alternativ idag. I detta fall kommer förhandlat förfarande att användas.

Datum 2013-11-13 Diarienummer SN 257-2012 3 (3) Regionservice Sten Axelsson Servicedirektör Beslutet skickas till Regionstyrelsen Regionservice område Inköp/enhetschef Carin Sjösten Nilsson

ÄRENDE 4

1 (5) Tjänsteutlåtande Datum 2013-11-15 Diarienummer SN 309-2012 Regionservice/område Inköp Handläggare: Peter Söderström Telefon: 070-082 22 12 E-post: peter.soderstrom@vgregion.se Till servicenämnden Plan för e-handelsarbetet 2014 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar för egen del följande: 1. Regionservice område Inköp fortsätter förvaltning och utveckling av Marknadsplatsen under 2014. 2. Införandeplan föreslås förlängas till och med 31 december 2016. Servicenämnden föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Införandeplanen förlängs till och med 31 december 2016. 2. En översyn görs av beslutad effekthemtagning. Sammanfattning av ärendet Enligt beslut 2013, hanteras inte Marknadsplatsen av objektet Material & Tjänsteförsörjning enligt PM3. Behovet av fortsatt utveckling och stabilisering av Marknadsplatsen, gör att område Inköp hanterar och driver detta som ett program med programledning och processledning. Ett av målen med detta program har varit att säkerställa kommande överlämnande till objektet Material & Tjänsteförsörjning, för hantering av förvaltning och utveckling från och med 1 januari 2014. Överläggning har skett med objektet. Samtliga parter anser att 1 januari 2014 inte är möjlig för överlämnande till objektet, eftersom Marknadsplatsen inte är helt färdigutvecklad och att alla resurser inte finns på plats inom objektet. Detta innebär då ett fortsatt behov av annan organisation för 2014. Ansvaret att skapa tekniska integrationerna mot andra handelsstöd inom Marknadsplatsen, ligger på objektet Material & Tjänsteförsörjning. En översyn av införandeplan och dess förutsättningar har skett och med hänsyn till nuvarande utfall 2013 föreslås en tidsmässig revidering så att sluttidpunkten för denna blir 31 december 2016, istället för som idag 31 december 2014. Motivering Bakgrund Västra Götalandsregionen, VGR, har under de senaste åren utvecklat en ny e-handelsplattform, Marknadsplatsen. Målet var att all handel inom VGR ska ske via denna Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: servicenamnden@vgregion.se

Datum 2013-11-15 Diarienummer SN 309-2012 2 (5) plattform år 2014. Marknadsplatsen bedömdes bli beställningsplattformen för cirka 10 000 användare, och även användas av de leverantörer som har avtal med VGR. Initialt fanns mycket stora problem med handeln i Marknadsplatsen beroende på diverse olika faktorer, bland annat: Applikationsproblem Okunskap hos användarna Mognadsgraden avseende e-handel hos leverantörer Driftproblem Denna komplexitet med omfattande teknik med integrationer, en stor andel användare och problematiken med leverantörsanslutning är en betydande utmaning, vilket även har presenterats i slutrapporten för projektet elektronisk handel dnr RSK 656-2008. Att nämna också är att en enkätundersökning har genomförts av SKL beträffande införande av e-handel inom kommuner och landsting som ger en liknande bild över utmaningar och tidsperspektiv. För att ge en bild över storleken på Marknadsplatsen idag, gäller följande: Det finns cirka 270 000 registrerade produkter varav cirka 220 000 är beställningsbara Cirka 10 000 användare Det finns cirka 1 200 ansluta leverantörer (varav cirka 500 av dessa används av Kundservice) Det finns cirka 2 000 registrerade leverantörsavtal (1 500 upphandlingsavtal och 500 prislistaavtal) Det kommer cirka 1 200 elektroniska fakturor varje dag (cirka 95 procent av dessa blir automatmatchade) Det skickas cirka 1 500 beställningar varje dag där en beställning har flera delorder Vid överlämnandet till Regionservice 1 januari 2013, fanns en driftmiljö på plats, men fortfarande stora problem avseende vissa nyckelprocesser kopplade till Marknadsplatsen t.ex. fakturahantering och sök funktionalitet. För att kunna hantera drift och support av Marknadsplatsen har drygt 20 tjänster tillkommit inom Regionservice. Drift och utvecklingskostnaden för Marknadsplatsen år 2013 beräknas i dagsläget till cirka 27 miljoner kronor. Servicenämnden anmälde till regionstyrelsen i oktober 2012 att förvaltningen av e-handeln inte kan övertas av servicenämnden från e-handelsprojektet, utan att regionstyrelsen fattar särskilt beslut om finansiering. Vid överlämnandet av drift och utveckling för Marknadsplatsen till Regionservice, överfördes inga medel från regionstyrelsen. Detta innebär att Regionservice idag finansierar drift och support avseende Marknadsplatsen, helt med egna medel. Organisation 2014 Område Inköp kommer att förändra sin e-handelsorganisation för att säkerställa Marknadsplatsens organisation under 2014. Även linje- och kundansvar kommer att stärkas

Datum 2013-11-15 Diarienummer SN 309-2012 3 (5) ytterligare. Detta för att kunna hantera och fokusera mer på kunden och införandeplan av produkter. Enhetschefen vid kundservice inom område Inköp, kommer att ha samordningsansvaret för e-handel, med stöd från de fyra områdena beställa, support, produktkatalog och upphandling. Se bild. Införandeplan Översyn av införandeplan och dess förutsättningar har skett. Med hänsyn till nuvarande utfall 2013, föreslås även en tidsmässig revidering med två år, så att sluttidpunkten blir 31 december 2016 istället för som idag, 31 december 2014. Argumenten för denna förskjutning är: Beslutad projekttid. Ursprunglig föreslagen tidsåtgång från förstudien e-handel var fem år, men beslutad blev tre år i projektform. Den generella mognaden hos beställare och attestanter i linjeorganisationen har sedan starten mars 2012, varit låg och kräver fortsatt verksamhetsutveckling med ett stort resursbehov. Projekt elektronisk handel fick fokusera på teknik och tidsaspekten, vilket gjorde att verksamhetsutvecklingen avstannade. Levererad teknik och integrationer har haft stort felutfall och det tog hela 2012 för projekt elektronisk handel att rätta upp detta. Kunderna har pekat på brister i sökfunktioner och ersättningsfunktioner som har påverkat beställningsgraden. Dessa funktioner kommer nu att förbättras under början av 2014. Leverantörers mognad för att förstå och skapa förutsättningar för e-handel i sina system och verksamheter, var avsevärt lägre än förväntat och har skapat stora kvalitetsavvikelser och förseningar för införande. Med dagens kunskap innebär detta en större bearbetning och tidsåtgång än väntat.

Datum 2013-11-15 Diarienummer SN 309-2012 4 (5) Tidigare inköpsorganisation var vid start 2011 inte mogen för att hantera e-handelsprocesser, vilket innebar en försening av införandeplan redan vid start. Nuvarande inköpsorganisation är mogen för e-handel men behöver den förlorade tiden för ett införande av produkter och nya roller. VGR IT har inte i sitt tidigare arbete gett tillräckligt stöd för Marknadsplatsen och dess processer. Konsekvensen av detta är att ett minimum av handelsstöd har införts mot Marknadsplatsen, som negativt påverkar införandeplan, och att utvecklingen avstannade. En förändring sker nu av bemanningen inom VGR IT för rätta till brister och ta över behovet av utveckling, som kommer att ta hela 2014 i anspråk för denna process. Kunder köper inte allt som idag finns i Marknadsplatsen, utan använder tidigare beställningsvägar fax/telefon. Detta med ett stort behov av extra utbildning av användare och förbättrad sökfunktion i Marknadsplatsen. Enkätundersökningen som SKL nu har genomfört under 2013 pekar på likadana frågeställningar vid införande av e-handel inom andra kommuner och landsting. Brist på tid och resurser för att starta införande av e-handel Leverantörsanslutning är fortfarande en svår fråga. I medeltal ansluts idag cirka tolv leverantörer per offentlig part. Svårigheten vid införande av e-handel, är att få en översyn av inköpsprocessen och dess behov av verksamhetsutveckling. Svårighet att få medarbetare/kunder att använda sig av e-handelssystemet. Slutsats Slutsatsen av beskrivningen ovan är att Västra Götalandsregionen har kommit långt i sin utveckling av e-handel i en nationell jämförelse. Men att de stora svårigheterna vid införande av e-handel inom projekt elektronisk handel och den fortsatta verksamhetsutvecklingen kommer att påverkat takten av införandeplan. Med hänsyn till detta och gjord omvärldsanalys, föreslås att införandeplanen förlängs till och med 31 december 2016. En översyn behöver även göras av beslutad nettohemtagning. Ett förslag till procentuell fördelning av handelsvolymen vid införandet enligt nedan:

Datum 2013-11-15 Diarienummer SN 309-2012 5 (5) Beredning Ärendet har beretts tillsammans med objektet Material & Tjänsteförsörjning och IT-direktören. Parterna har samsyn i frågan. Under hösten 2013 har det arrangerats cirka tjugofem kundmöten vid sjukhusen, där fler än 1 000 beställare har deltagit. Dessa kundmöten pekar även på behovet av en förlängd införandeplan. Regionservice Sten Axelsson Servicedirektör Skickas till Regionstyrelsen Regionservice område Inköp/områdeschef Peter Söderström

ÄRENDE 5

1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2013-11-18 Diarienummer SN 278-2013 Ledningskansliet/kanslienheten Handläggare: Staffan Börjesson Telefon: 070-355 70 11 E-post: staffan.borjesson@vgregion.se Till servicenämnden Arkivorganisation för servicenämnden Förslag till beslut Servicenämnden beslutar följande: 1. Arkivorganisation fastställs enligt upprättat förslag. 2. Beslutad arkivorganisation överlämnas till regionarkivet för kännedom. 3. Beslutanderätten att utse arkivansvarig och arkivredogörare, delegeras till servicedirektören. 4. Servicenämndens delegeringsordning kompletteras enligt punkt 3. Sammanfattning av ärendet Regionarkivet har gått ut till samtliga förvaltningar och bolag inom Västra Götalandsregionen med begäran om att få in beslutad arkivorganisation för att säkerställa att myndigheterna upprättar en organisation för arkivvården. Det behövs en tydlig ansvarsfördelning och organisation som svarar för och förvaltar arkivfrågorna inom servicenämnden, för att myndighetens ansvar för sina allmänna handlingar och arkiv ska fungera. Det ska finnas en arkivansvarig som har det övergripande ansvaret för myndighetens hantering av allmänna handlingar och arkiv. Det ska också finnas arkivredogörare för det praktiska arbetet med att t.ex. ordna, förteckna och gallra arkivhandlingar. Arkivverksamheten föreslås fortsatt organiseras inom område Administrativt centrum, under enheten Gemensam service. Motivering I regionarkivets funktion som arkivmyndighet ingår att utöva tillsyn över arkivreglernas efterlevnad och ge myndigheterna råd och anvisningar vid tillämpningen av regelverket. Det är ytterst nämnden som är ansvarig för att planera och styra sin arkivbildning och se till att arkiven vårdas i enlighet med arkivlagen och arkivreglementet. I arkivlagen framgår att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och förvaltning, samt forskningens behov. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: servicenamnden@vgregion.se

Datum 2013-11-18 Diarienummer SN 278-2013 2 (2) I Regionservice är arkivverksamheten organiserad i området Administrativt centrum, enheten Gemensam service. Servicenämndens närarkiv finns vid Regionens Hus i Vänersborg, och centralarkivet vid Regionarkivet i Vänersborg. Vid förvaltningens registratur genomförs postöppning och registrering av allmänna handlingar övergripande för myndigheten. Det praktiska arkivarbetet har registrator som är huvudansvarig för servicenämndens arkiv. Beredning Förslag till arkivorganisation har beretts inom Regionservice ledningskansli, kanslienheten, och stämts av med områdeschef Administrativt centrum. Regionservice Sten Axelsson Servicedirektör Bilaga 1. Arkivorganisation för servicenämnden Skickas till Regionarkivet Regionservice område Administrativt centrum/områdeschef Regionservice område Administrativt centrum/enhetschef Gemensam service Regionservice område Administrativt centrum/sektionschef Diarium, Gemensam service Regionservice område Administrativt centrum/registrator ansvarig för servicenämndens arkiv

1 (3) Bilaga till tjänsteutlåtande Datum 2013-11-18 Diarienummer SN 278-2013 Ledningskansliet/kanslienheten Handläggare: Staffan Börjesson Telefon: 070-355 70 11 E-post: staffan.borjesson@vgregion.se Arkivorganisation för servicenämnden Arkivansvarig Det kan finnas en eller flera arkivansvariga. Finns flera arkivansvariga ska en vara huvudarkivansvarig med särskilt samordningsansvar för all hantering av myndighetens allmänna handlingar. Områdeschef Administrativt centrum är huvudarkivansvarig. Enhetschef Gemensam service, inom område Administrativt centrum, är arkivansvarig. Ansvarsområden 1. Ha kännedom om gällande arkivförfattningar och se till att arkivreglementet för Västra Götalandsregionen tillämpas hos myndigheten, och att information i arkivfrågor sprids till berörda. 2. Verka för att bygga upp, och upprätthålla arkivorganisationen så att samtliga allmänna handlingar hanteras enligt regelverket, och att handlingarna registreras, ordnas och förvaras på ett enhetligt och strukturerat sätt, och att det finns sökingångar till handlingarna. 3. Bevaka att arkivfrågor beaktas i budgetarbete och övrigt planeringsarbete, samt vid organisationsförändringar så att resurser avsätts för arkiv- och dokumenthantering. 4. Ha ett samordningsansvar för myndighetens interna arkiv- och dokumenthanteringsrutiner där samråd med arkivredogörare ingår. 5. Ansvara för att dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut och arkivredovisning (arkivbeskrivning och arkivförteckning) finns och är uppdaterad, samt att vid tveksamheter hjälpa till att tolka dokumenthanteringsplanen för arkivredogörarna och myndighetens personal. 6. I första hand svara för kontakterna mellan nämnd, personal och regionarkivet, och se till att information i arkivfrågor når myndighetens personal, på alla nivåer. 7. Ansvara för formella framställningar till regionarkivet om t.ex. gallring, inspektion av arkivlokaler och leveranser. 8. Samråda med och hålla regionarkivet underrättat om sådana förändringar av organisation, verksamhet och informationshantering som kan påverka arkivbildningen. T.ex. när nya IT-system och IT-rutiner introduceras eller när myndigheten deltar i gemensamma projekt med andra myndigheter eller företag. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: servicenamnden@vgregion.se

Datum 2013-11-18 Diarienummer SN 278-2013 2 (3) 9. Vid regionarkivets inspektioner redogöra för myndighetens hantering av allmänna handlingar och arkiv. 10. Bevaka att gällande bestämmelser om skrivmaterial följs och att nybyggnad, ombyggnad, förhyrning och byte av arkivlokaler sker enligt gällande bestämmelser om arkivlokaler och att arkivhandlingar förvaras så att de är skyddade mot fukt, brand och annan förstörelse, samt obehörig åtkomst. Arkivredogörare I uppdraget som arkivredogörare ingår att svara för det praktiska arbetet med arkivhandlingar. Finns flera arkivredogörare ska en vara huvudarkivredogörare, med särskilt samordningsansvar. Exempelvis att upprätta arkivförteckning och medverka i arbetet att ta fram eller revidera myndighetens dokumenthanteringsplan. Sektionschef Diarium, Gemensam service, är huvudarkivredogörare. Registrator som är huvudansvarig för servicenämndens arkiv, är arkivredogörare. Ansvarsområden 1. Ha särskilda kunskaper om bestämmelser som rör det egna verksamhetsområdets/den egna enhetens hantering av allmänna handlingar och arkiv och internt lämna råd och anvisningar i arkivfrågor. Alt. Hänvisa frågorna vidare till huvudarkivredogörare eller arkivansvarig. 2. Vara det egna verksamhetsområdets/den egna enhetens kontaktperson gentemot arkivansvarig eller huvudarkivredogörare. 3. Ordna, inventera och förteckna arkiv och se till att den egna enhetens handlingar tas till vara och arkivläggs, och att pappershandlingar som ska bevaras läggs i arkivboxar och förses med anteckning om innehållet. 4. Svara för det egna verksamhetsområdets/den egna enhetens leveranser till myndighetens arkivlokaler närarkiv eller centralarkiv. 5. Tillsammans med arkivansvarig medverka i arbetet med att ta fram och/eller revidera förvaltningens gallringsbeslut/dokumenthanteringsplan. 6. Se till att arkivbildningen inom det egna verksamhetsområdet/den egna enheten sker enligt beslutad dokumenthanteringsplan och, i samråd med arkivansvarig, fortlöpande verkställa beslutad gallring. 7. I samråd med huvudarkivredogörare/arkivansvarig förbereda och ansvara för det praktiska vid leverans av handlingar till regionarkivet. 8. Tillsammans med arkivansvarig medverka vid planering och projektering av ny- och ombyggnad av arkivlokaler. 9. Ansvara för och sköta utlån av de handlingar som förts till myndighetens arkivlokal och i övrigt tillhandahålla information i arkivet i enlighet med offentlighetsprincipen, samt att se till att endast behörig personal har tillträde till arkivlokalen.

Datum 2013-11-18 Diarienummer SN 278-2013 3 (3) 10. I övrigt biträda arkivansvarig och svara för den praktiska arkivvården.

ÄRENDE 6

1(1) Sammanställning över anmälningsärenden vid servicenämndens sammanträde 29 november 2013 2013-11-22 Dnr SN 33-2013 Regionfullmäktige 1. Handlingsplan för implementering av FN:s konvention om barnets rättigheter i Västra Götalandsregionen år 2014-2015, RS 2128-2012 Protokollsutdrag 24 september 2013, 127. SN 372-2013 2. Delårsrapport augusti för Västra Götalandsregionen, RS 12-2013 Protokollsutdrag 21-22 oktober 2013, 171. SN 9-2013 Regionstyrelsen 3. Dos-tjänster, RS 1033-2013 Protokollsutdrag 19 november 2013, 279. SN 370-2013 Revisionsenheten 4. Reservation mot beslut i nämnd och styrelse, Rev 44-2013 Brev 14 oktober 2013. SN 373-2013 Styrelsen för Skaraborgs sjukhus 5. Projekt serviceteam, SkaS 221-2012 Protokollsutdrag 24 oktober 2013, 54. SN 506-2009 Regionkansliet/Säkerhet 6. Anvisning för hur säkerhetsarbete, säkerhetsläge och krishanteringsförmåga avseende 2013 ska redovisas till regionstyrelsen, RS 1393-2013 Brev 31 oktober 2013. SN 61-2013 Regionservice 7. Förteckningar över uppdrag från och till servicenämnden och pågående projekt, daterade 22 november 2013.

ÄRENDE 7

1(1) Datum 2013-11-22 Diarienummer SN 34-2013 Redovisning av delegeringsbeslut vid servicenämndens sammanträde 29 november 2013 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar följande: 1. Redovisningen godkänns. Sammanfattning av ärendet Följande beslut som fattats med stöd av delegering, redovisas i förteckning daterad 15 november 2013. Regionservice interna kontrakt, fastighet och kansli Servicedirektörens beslut i ärenden; träffa överenskommelse om tilläggshyror med extern fastighetsägare och tillägg eller avtal inom gällande ramöverenskommelse under löpande år, bilaga

1(2) Datum 2013-11-15 Dnr SN 34-2013 Redovisning av delegeringsbeslut till servicenämnden Delegat: servicedirektören Beslutsdatum Område Delegeringsbeslut Avser Dnr/Anmärkning 2013-09-25 Fastighet Träffa överenskommelse om tilläggshyror med extern fastighetsägare SN 4-2013 (33) 2013-09-25 Fastighet Träffa överenskommelse om tilläggshyror med extern fastighetsägare 2013-09-25 Fastighet Träffa överenskommelse om tilläggshyror med extern fastighetsägare 2013-09-25 Fastighet Träffa överenskommelse om tilläggshyror med extern fastighetsägare Hyresvärd Hemsö Vårdfastigheter AB och hyresgäst Västra Götalands Läns Landsting. Kontrakt nr: 25423 0101 01/Fonden 49. Tillägg: Fr o m 2013-09-30 löper avtalet tillsvidare med 9 mån uppsägning. Fr o m 2015-01-01 övergår avtalet till 3 års kontrakt, 3 års förlängning med 9 mån uppsägning enl tidigare huvudavtal Hyresvärd Hemsö Vårdfastigheter AB och hyresgäst Västra Götalands Läns Landsting. Kontrakt nr: 25423 0102 01/Fonden 49. Tillägg: Fr o m 2013-09-30 löper avtalet tillsvidare med 9 mån uppsägning. Fr o m 2015-01-01 övergår avtalet till 3 års kontrakt, 3 års förlängning med 9 mån uppsägning enl tidigare huvudavtal Hyresvärd Hemsö Vårdfastigheter AB och hyresgäst Västra Götalands Läns Landsting. Kontrakt nr: 25423 0103 01/Fonden 49. Tillägg: Fr o m 2013-09-30 löper avtalet tillsvidare med 9 mån uppsägning. Fr o m 2015-01-01 övergår avtalet till 3 års kontrakt, 3 års förlängning med 9 mån uppsägning enl tidigare huvudavtal Hyresvärd Hemsö Vårdfastigheter AB och hyresgäst Västra Götalands Läns Landsting. Kontrakt nr: 25423 0104 01/Fonden 49. Tillägg: Fr o m 2013-09-30 löper avtalet tillsvidare med 9 mån uppsägning. Fr o m 2015-01-01 övergår avtalet till 3 års kontrakt, 3 års förlängning med 9 mån uppsägning enl tidigare huvudavtal SN 4-2013 (34) SN 4-2013 (35) SN 4-2013 (36)

Beslutsdatum Område Delegeringsbeslut Avser Dnr/Anmärkning 2013-10-25 Överenskommelse om Regionservice tjänster Tillägg eller avdrag inom gällande ramöverenskommelse under löpande år Gemensam städgranskning nr 3 november 2013 Sahlgrenska Universitetssjukhuset och Regionservice SN 82-2013 (16) 2013-10-30 Överenskommelse om Regionservice tjänster Tillägg eller avdrag inom gällande ramöverenskommelse under löpande år Sahlgrenska Universitetssjukhuset och Regionservice. Tilläggsöverenskommelse (nr 4/2013). Regionstyrelsebeslut om reducering av priset med 0,7 procent 2(2) SN 82-2013 (11)