Styrelsen nr 6/2013 PROTOKOLL Fört vid sammanträde fredagen den 26 april 2013. Paragraf Ärende 39. Sammankallande och beslutsförhet. 40. Justering av protokoll. 41. Föredragningslistans godkännande. 42. Rapport över patientombudsmannens verksamhet 2012. 43. Tandvårdsvagnen. 44. Prioriterade grupper inom tandvården. 45. Budget- och uppföljningssystem 2013. 46. Personalens telefonbesök till läkare. 47. Förvaltningsrevision (konfidentiellt ärende). 48. Verksamhetsberättelse 2012. 49. Tillstånds- och tillsynsmyndighet för social- och hälsovården. 50. Planeringskommitté för om och nybyggnad av fastigheten Gullåsen. 51. Geriatriprojektet skissritningar och kostnadsberäkningar. 52. Delgivningar. OBS. Vänligen meddela Anita Husell-Karlström, tel. 538 412 eller e-post anita.husell-karlstrom@ahs.ax om du inte kan delta i styrelsemötet. Barbro Sundback Ordförande
Protokoll Nr 6 Datum fredagen den 26 april 2013 Plats och tid Paragraf nr 39-52 Styrelserummet kl. 12.00 15.50 Beslutande Barbro Sundback ordförande Roger Jansson vice ordförande Runar Karlsson ledamot Cita Nylund ledamot Stig Brolin ledamot kl. 15.15 (ej 48,49 och 52) Torbjörn Björkman ledamot Clas-Folke Hansen suppleant Frånvarande Hanna Segerström ledamot Föredragande Katarina Dahlman hälso- och sjukvårdsdirektör Övriga närvarande Bengt Michelsson vårdchef Marie Lövgren ekonomichef Jaana Lignell chefläkare Tiina Robertsson personalchef Axel Hansson landskapsläkare Carina Aaltonen social- och hälsovårdsminister Anita Husell-Karlström förvaltningssekreterare Marina Karlsson patient- och klientombudsman 42 Eva Tennstedt t.f. ledande tandläkare 43 och 44 Mikko Koskinen arkitekt 51 Protokollförare Anita Husell-Karlström Protokolljustering Dagens protokoll förklaras justerat. Barbro Sundback Ordförande Katarina Dahlman Hälso- och sjukvårdsdirektör
SAMMANKALLANDE OCH BESLUTFÖRHET 39 FÖRSLAG: Sammanträdet förklaras lagligen sammankallat och beslutfört. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. ------------- JUSTERING AV PROTOKOLL 40 FÖRSLAG: Dagens protokoll förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och en på mötet utsedd protokolljusterare samt kontrasignerats av föredragande. BESLUT: Beslöt utse Cita Nylund till protokolljusterare samt att protokolljusteringen sker tisdagen den 30 mars kl. 8.30 i hälso- och sjukvårdsdirektörens arbetsrum. ---------------- FÖREDRAGNINGSLISTANS GODKÄNNANDE 41 FÖRSLAG: Dagens föredragningslista godkänns. BESLUT: Beslöt enhälligt uppta en delgivning, kösituationen per 1.3.2013, till protokollet. --------------- Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 1 :
RAPPORT ÖVER PATIENTOMBUDSMANNENS VERKSAMHET 2012. 42 Landskapsregeringen har 26 mars 2013 behandlat rapporten över patientombudsmannens verksamhet år 2012 och beslutat anteckna den till kännedom samt tillställa den till Ålands hälso- och sjukvård. Under året har 196 ärenden inkommit. 104 ärenden har gällt missnöje med vård och behandling inom ÅHS. I 34 fall har patienten varit missnöjd med rutinerna. Den vanligaste orsaken till att patienten varit missnöjd med rutinerna är att patienten upplever att man inte lyssnat på informationen från patienterna. Men också att det förekommer brister i information till patienter samt bristande information mellan enheter. FÖRSLAG: Föreslår inför styrelsen att delar av rapporten diskuteras i verksamheten. BESLUT: Styrelsen antecknar rapporten för kännedom och noterar att en snabbare behandling av klagomålen är önskvärd. -------------------- Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 2
TANDVÅRDSVAGNEN 43 Styrelsen 23,18.2.2011 Lagtinget har godkänt landskapets budget för år 2011 (bilaga 1) och landskapsregeringen har fastställt verksamhetsplanen för hälso- och sjukvården för året (bilaga 2). I budgetmotiveringarna har följande förändringar gjorts jämförts med inlämnat förslag: - De nuvarande prioriterade grupperna bör övervägas i syfte att skapa utrymme för angelägnare grupper. och Utskottet uppmanar slutligen ÅHS att närmare utreda möjligheterna och kostnaderna för ambulerande tandvård för skärgård och institutioner samt konsekvenserna av utebliven sådan. Om ÅHS bedömer det möjligt och önskvärt med en sådan ambulerande tandvård bör en tandvårdsvagn eller motsvarande ställas till förfogande. Styrelsen 57,20.5.2011 Den offentliga tandvårdens verksamhet och ansvar har varit föremål för upprepade diskussioner bland ÅHS styrelsemedlemmar under senaste år. Dels har verksamhetens geografisk utbredning diskuterats, antalet utbudspunkter och ambulerande tandläkarvagn eller motsvarande. Vid ledningsgruppsmöte den 1 februari 2011 diskuterades tandvården tillsammans med ledande tandläkare Eva Tennstedt och då specifikt nedläggningen av kliniken i Jomala och indragningen av den ambulerande tandläkarvagnen. Ledande tandläkaren gavs vid mötet ett tvådelat uppdrag; dels att utreda alternativen för att återuppta en ambulerande tandvård med hjälp av en mobil enhet av något slag. I uppdraget ingår en kostnadsberäkning och förslag på alternativ. Dels att gå igenom konsekvenser av tidigare beslut om nedläggningen av tandvården i Jomala till hösten 2011 och titta på alternativa lösningar. Den fråga som dock varit mest omdiskuterad är vilka grupper som ska ha tillgång till den offentliga tandvården. I den finska sjukvårdslagen omfattas alla av rätt till offentlig tandvård. På Åland har ett system med så kallade prioriterade grupper utarbetats. Vilka de prioriterade grupperna är har inte bestämts och definierats av varken ledningsgrupp eller styrelse på ett systematiskt sätt utan en praxis har under många år upphöjts till lag. Det är därför angeläget att styrelsen fattar ett beslut beträffande de prioriterade grupperna. I samband med arbetet med den åländska hälso- och sjukvårdslagen som pågår för närvarande och nyligen varit föremål för remiss har framkommit att den nya åländska lagen till skillnad från Finlands lag inte kommer att omfatta tandvården i ett första skede men att ytterligare lagförslag beträffande tandvården är att vänta. Ett beslut avseende de prioriterade grupperna kan därför ses som interimistiskt. Med hjälp av ledande tandläkare har nuvarande praxis kartlagts. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 3
TANDVÅRDSVAGNEN 43 I landskapsregeringens budget för år 2013 framgår det att en mobil tandvårdsenhet ska införskaffas. Den mobila tandvårdsenheten ska tillgodose skärgårdsbornas behov av bastandvård och bastandvård för klienter vid institutioner, samt i mån av möjlighet även för personer med funktionsnedsättning. För att sköta tandvården i den nya enheten avsätts för uppdraget en tandläkare och en tandskötare vid tankvårdskliniken, vilket motsvarar den personalresurs som fanns innan den mobila tandvårdsverksamheten upphörde år 2010. Efter det inledande året 2013 görs en bedömning av verksamheten och eventuella förändringar i personal och övriga resurser beaktas i budgeten för år 2014. Ålands lagting har 21.12.2012 fattat beslut om ändring av 39 landskapslagen om hälso- och sjukvård. Totalt finns 220 000 euro upptaget i investeringsbudgeten. FÖRSLAG: Styrelsen konstaterar att det finns 220 000 euro för inköp av tandvårdsvagn. Tandvårdsvagnen skall dock skötas med befintliga resurser. Driften av tandvårdsvagnen är inte kostnadseffektiv. Med samma resurser på våra fasta mottagningar skulle vi kunna producera tandvård motsvarande 900 besök jämfört med 500 på den mobila enheten, beräknat på en driftstid om 3 månader. I tandvårdsvagnen kan inte all tandvård ges. Dessutom finns ett fullt utrustat behandlingsrum i Godby som endast nyttjas till viss del men som vi inte kan säga upp då det används. BESLUT: Styrelsen beslöt bordlägga ärendet till den 17/5 2013 samt beslutar vidare uppdra åt ledningsgruppen att - ta fram en investeringsutredning och konkret beslutsunderlag angående anskaffningen av ambulerande tandvårdsenhet, hurdan vagn/husbil, eventuell leasingkostnad mm, - utreda konsekvenserna av en utebliven service, - redogöra för driftskostnaderna och deras påverkan på övrig tandvård. ---------------- Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 4
PRIORITERADE GRUPPER INOM TANDVÅRDEN 44 Styrelsen gav 22.3.2013 ledningsgruppen i uppdrag att bereda ärendet gällande beslut från Ålands landskapsregering angående fastställande av komplettering av prioriterade grupper inom tandvården enligt LL om hälso- och sjukvård, Dnr ÅLR 2012/7934 (bilaga1). Ledningsgruppens förslag 9.4.2013 Ledningsgruppen diskuterade tillsammans med T.f. ledande tandläkare de prioriterade grupperna inom tandvården och specifikt de nya patientgrupper som tillkommit; institutionspatienter och garantipensionärer. Ledande tandläkaren framförde att tandvården nu behöver göra en kartläggning av det tandvårdsbehov som finns ute på institutionerna för att kunna budgetera inför 2014. Det beslöts att ledande tandläkaren får till uppdrag att göra en genomgång av hur många klienter som finns på de kommunala institutionerna och hurdan deras tandstatus är. Beslöts att ledande tandläkaren får projektanställa en munhygienist i fyra månader på halvtid för att ta fram underlag för detta. Finansieringen av munhygienistprojektet tas från vårdchefens budget, där det finns ett projektanslag som kan användas för detta ändamål. Generellt har vårdbelastningen ökat på tandkliniken efter landskapsregeringens beslut att ta bort ÅHS personal och tillföra nya prioriterade grupper. De nya grupperna har större vårdtyngd, många har mer komplicerade munsjukdomar och fler åtgärder behövs. FÖRSLAG: Styrelsen beslutar anteckna informationen till kännedom. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 5
BUDGET- OCH UPPFÖLJNINGSSYSTEM 2013. 45 Styrelsen gav 21.12.2012 162 ledningsgruppen i uppdrag att i samband med månadsredovisningarna komma med enhets- och klinikvisa förklaringar på avvikelser i förhållande till budget. Därtill får ledningsgruppen i uppgift att ta fram och presentera ett förslag till ett ekonomiskt budget- och uppföljningssystem för ÅHS inom första kvartalet 2013. Prognos görs månatligen för hela ÅHS från februariuppföljningen. Prognosen delges styrelsen och finansavdelningen. Den ekonomiska rapporteringen sker i huvudsak genom att olika rapporter månatligen publiceras på intranätet. Därtill har alltfler i chefsposition fått tillgång till att ta fram egna rapporter via ett rapportverktyg. Dessa rapporter är on-line och verktyget har en sk drill-down funktion som gör att man kommer ner till fakturabilden. Statistikrapporteringen har även ökat under senare tid så att produktiviteten kan ingå som underlag för analysen. Ett område som bör förbättras är uppföljningen av personalkostnader och trender gällande bemanning, sjukfrånvaro mm. Detta förutsätter dock i praktiken ett systembyte, och förberedelser för det kommer att vidtas under 2013. I bilaga 1 beskrivs de olika åtgärder som föreslås för budget- och verksamhetsuppföljning under 2013. Ledningsgruppens förslag 5.3.2013 - Styrelsen delges budgetuppföljningen per månad men utan prognos för januari-februari. - Prognosen delges styrelsen månatligen fr o m mars månads uppföljning. - Styrelsen behandlar det ekonomiska läget vid sitt möte i maj och augusti och beslutar vid behov om eventuella åtgärder. Styrelsen kan vid behov uppta budgetuppföljningen för behandling även vid andra tillfällen. - Köstatistiken presenteras för styrelsen två gånger per år. - Personalenkäten presenteras för styrelsen då analysen är klar. - Bokslut och verksamhetsberättelse inkl personalbokslut och verksamhetsstatistik godkänns av styrelsen under våren året efter. HSD:S FÖRSLAG: Varje månadsuppföljning är klar runt den 20:e månaden efter. Vidare behöver klinikcheferna/verksamhetscheferna en vecka för att processa materialet och inkomma med förklaringar på avvikelser. Styrelsemötena skulle således behöva flyttas till mitten av månaden för att styrelsen ska kunna ta del av aktuellt uppföljningsmaterial samt uppföljningar som är uppdelade per klinik med klinikvisa förklaringar. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 6
BUDGET- OCH UPPFÖLJNINGSSYSTEM 2013 (forts). 45 Såsom styrelsemötena nu är lagda så kommer februari månads uppföljning att behandlas i styrelsen först den 26 april. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Hälso- och sjukvårdsdirektören ger förslag på mötesdagar från och med maj månad. Ledningsgruppen har till följd av budgetuppföljningen per 28 februari valt att föra en diskussion med fyra kliniker. Prognosen, se bilaga, ser bättre ut för mars än för februari men en närmare analys av budgetuppföljningen per 31.3 föredras för styrelsen under maj månad. Förslag till mötesdagar framgår av bilaga. FÖRSLAG: Styrelsen för en diskussion kring budgetuppföljningen per 28 februari och prognosen per 31 mars samt godkänner mötesdagarna enligt bilaga. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. ---------------- Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 7
PERSONALENS TELEFONBESÖK TILL LÄKARE. 46 Styrelsen har den 11 juni 2001 i 82 beslutat att följande avgiftsfria förmåner gäller beträffande hälso- och sjukvård för ordinarie personal och för vikarier efter 4 månaders tjänstgöring: - besök vid primärvårdens hälso- och sjukvårdsmottagningar inom ÅHS - besök vid specialsjukvårdens mottagningar inom ÅHS på basen av remiss från en läkare anställd av ÅHS Undantag: - besök för terapibehandling vid rehab- och fysiatrimottagningen - besök för dagkirurgi - besök på ÅHS akutenhet - värkmedicin för akut behov (lämnas ut av läkemedelscentralen så att det finns) - personalen inom ÅHS har rätt till dataglasögon på samma villkor som landskapsförvaltningen Telefonbesök till läkare inom specialsjukvården kostar 10 euro från och med 1.3.2013, då den nya avgiftsstadgan trädde ikraft. FÖRSLAG: Föreslås till styrelsen att även telefonbesök till läkare är kostnadsfria för personalen fr.o.m 1.3.2013. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. ------------------------- Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 8
FÖRVALTNINGSREVISION (KONFIDENTIELLT ÄRENDE). 47 Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 9
VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2012. 48 Verksamhetsberättelsen (bilaga 1) har tidigare bestått av en textdel med tre bilagor: bokslutet, verksamhetsstatistik och personalberättelse. Bokslutet godkändes på styrelsens möte den 22.03.2013/ 34. Berättelsens textdel föreligger nu som bearbetad råkopia. Den slutliga versionen skall textredigeras samt omformas layoutmässigt med bl.a. bildmaterial.. Personalberättelsen finns som bilaga 2. FÖRSLAG: Styrelsen godkänner verksamhetsberättelsens innehåll för fortsatt bearbetning och tryckning. BESLUT: Styrelsen beslöt godkänna förslaget. ------------------- Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 10
TILLSTÅNDS- OCH TILLSYNSMYNDIGHET FÖR SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDEN 49 Landskapsregeringen föreslår att lagtinget antar landskapslagar som innebär att tillsynen över den privata och den offentliga socialservicen inklusive barnomsorgen och tillsynen över den offentliga hälso- och sjukvården samt tillståndsverksamheten för producenterna av privat socialservice överförs från landskapsregeringen till Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet. För närvarande har inte tillsynsmyndigheten lagstadgad rätt att utföra inspektioner och ta del av uppgifter och handlingar som är underkastade sekretess vid utövandet av tillsynen. Det föreslås därför att det till landskapslagenom hälsooch sjukvård fogas nya bestämmelser om inspektionsrätt, inspektionsförfarandet, tvångsmedel, anmärkning och lindrigare former av tillsynsåtgärder. Det föreslås att ÅMHM blir tillsynsmyndighet och åläggs ansvaret att utöva tillsyn över ÅHS. FÖRSLAG: Styrelsen anser att grundtanken med att tydliggöra rollerna är bra. Styrelsen anser dock att det borde finnas en redogörelse gällande överenskommelseförordningen 1179/2009. Vem ska sköta patientklagomålen i framtiden? Valvira har tidigare behandlat klagomålen då det är fråga om misstanke av felbehandling vid död eller svårt handikapp. För att utöva tillsyn krävs speciell kompetens för att skapa förtroende, ge svar på uppkomna frågeställningar och veta vilka följdfrågor som ska ställas. Vad har man för plan för att införskaffa denna kompetens? BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget med följande tillägg: Lagförslaget om ÅHS beaktar inte tillräckligt gränsdragningen mellan åländsk och riksbehörighet inom hälso- och sjukvården. Lagförslaget ger sken av att ÅMHM har en tillsynsrätt över hela ÅHS verksamhet, vilket inte är fallet. ÅHS-lagen reglerar dock hela organisationen men har ej behörighet att reglera verksamhet. Korrigeringar i detta hänseende bör genomföras. ----------------------- Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 11
PLANERINGSKOMMITTÉ FÖR OM OCH NYBYGGNAD AV FASTIGHETEN GULLÅSEN. 50 Styrelsen 94,23.11.2011 Fastigheten Gullåsen innehåller såväl geriatriska klinikens verksamhet som rehab- och fysiatriklinikens verksamhet. Fastigheten är byggd i olika etapper. Gullåsen 1 (1979): Övergårds, Mellangårds, Läkarkanslier och Huvudentré. Gullåsen 2 (1985): Dagsjukvård, Västergårds, Rehabavdelningen, Norrgårds, Östergårds. Gullåsen 3 (1995): Rehab. inklusive terapibassäng. Övergårdsavdelning är stängd och utrymd på grund av fuktproblem i ytterväggar. Lokalerna är inte ändamålsenliga och styrelsen har beslutat att nya lokaler skall projekteras, det är dock inte bestämt huruvida det blir enbart nybyggnation eller om vissa av de befintliga lokalerna kan renoveras, en planeringskommitté skall utses. Styrelsen upphandlar, på beredning av planeringskommittén projektledare, arkitekt, VVS-, el- och konstruktionsprojektör. Planeringskommittén skall tillsammans med projektledaren, arkitekten, VVS-, el- och konstruktionsprojektören ta fram de detaljerade dokument som skall ligga till grund för upphandlingen av byggentreprenörer. Kommittén bör ha en sammansättning bestående av representanter för styrelsen, ledningsgruppen och de tjänstemän som ansvarar för de mest centrala funktionerna i nybygget. Kommittén skall tillsammans med arkitekten också samarbeta med den övriga personalen som kommer att ha sin verksamhet i eller vara beroende av de funktioner som kommer att finnas i nybygget. Antalet medlemmar i kommittén skall helst inte överstiga 8-9 personer, däremot kan vid behov kommittén adjungera ytterligare personer. Arbetsgrupper för specifika uppdrag kan utses av kommittén. Planeringskommittén skall ledas av en ordförande och som dess sekreterare fungerar projektledaren. Projektledaruppdraget kommer att utannonseras. Ledningsgruppen har behandlat sammansättningen av planeringskommittén och föreslår följande: Ordinarie medlemmar: Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 12
PLANERINGSKOMMITTÉ FÖR OM OCH NYBYGGNAD AV FASTIGHETEN GULLÅSEN (forts). 50 Projektledare 2 styrelseledamöter förvaltningschef Peter Rask chefläkare Dick Sjögren vårdchef Bengt Michelsson teknisk chef Bengt Kalmer klinikchef Leea Söderström klinikchef Sheila Sundblom övriga sakkunniga kallas vid behov Styrelsen bör även fastställa en instruktion för planeringskommittén. Ett förslag finns som bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen utser planeringskommitté för om och nybyggnad av fastigheten Gullåsen, utser ordförande och viceordförande, samt antar en instruktion för kommittén. BESLUT: Styrelsen beslöt att utse en planeringskommitté för om- och nybyggnad av fastigheten Gullåsen med följande sammansättning: Förvaltningschef Peter Rask, ordförande, styrelserepresentant Gun Carlson, viceordförande, styrelserepresentant Jan Salmén, styrelserepresentant Roger Jansson, chefläkare Dick Sjögren, vårdchef Bengt Michelsson, teknisk chef Bengt Kalmer, klinikchef Leea Söderström, klinikchef Sheila Sundblom. Styrelsen beslöt även fastställa instruktionen för planeringskommittén innebärande att det initiala arbetet för kommittén är att fastställa omfattningen av verksamhetens lokalbehov med hänsyn taget till den medicinska utvecklingen och andra enheters kapacitet och verksamhet, först därefter fortsätter arbetet med beredning av upphandlingar och utarbetande av rumsprogram och därpå följande uppgifter (bilaga 1). Styrelsen 133,26.10.2012 Hälso- och sjukvårdsdirektör Peter Rask är ordförande i planeringskommittén för geriatriska kliniken. Då Rask nu slutar sitt arbete som hälso- och sjukvårdsdirektör och flyttar till Sverige måste en ny ordförande utses. Vårdchef Bengt Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 13
PLANERINGSKOMMITTÉ FÖR OM OCH NYBYGGNAD AV FASTIGHETEN GULLÅSEN (forts). 50 Michelsson är vidtalad att handha uppdraget tills planeringskommittén avslutar sitt uppdrag. FÖRSLAG: Styrelsen beslutar utse vårdchef Bengt Michelsson till ordförande för planeringskommittén tills vidare. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Vårdchef Bengt Michelsson anser att hälso- och sjukvårdsdirektören bör vara ordförande för kommittén. FÖRSLAG: Styrelsen beslutar utse hälso- och sjukvårdsdirektör Katarina Dahlman till ordförande för planeringskommittén. Vidare föreslås att tidigare chefläkare Dick Sjögren befrias från uppdraget och ersätts av överläkare Christian Andersson som är medicinsk chef vid Geriatriska kliniken. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. --------------- Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 14
GERIATRIPROJEKTET, SKISSRITNINGAR OCH KOSTNADSBERÄKNINGAR. 51 Styrelsen 81,15.6.2012 Om- och nybyggnad av fastigheten gullåsen diskuterades vid styrelsemötet den 25 maj 2012 och styrelsen beslutade då att ge hälso- och sjukvårdsdirektören uppdraget att komma med två beredda förslag, ett på 20 miljoner och ett om 25 miljoner samt en konsekvensbedömning av om- och tillbyggnaden av fastigheten Gullåsen. Planeringskommittén har sedan dess sammanträtt, tre förslag har presenterats och konsekvensbeskrivning har utarbetats (bilaga 1). Även synpunkter angående hemsjukvårdens behov har inkommit (bilaga 2) samt från avdelningsskötare vid Geriatriska kliniken och Rehabavdelningen (bilaga 3). Vid planeringskommitténs möte 6.6.2012 diskuterades tre förslag: A: 60 platser kostnad: 25.216.000 B: 56 platser och exklusive hemsjukvården : kostnad: 21.130.000 C: 60 platser kostnad: 22.362.000 (inkl hemsjukvårdens behov) Budgetkalkylerna har utförts av projektledaren utan ritningar och enbart med rumsprogrammet som grund, (bilagor 4, 5 och 6). Samtliga förslag innebär att delar av den gamla byggnaden sparas och renoveras, skillnaden mellan alternativ A och C är i huvudsak att en betydligt större yta av den gamla byggnaden behålls i alternativ C vilket minska behovet av nybyggnation. Beträffande alternativ C kvarstår en osäkerhet huruvida det är klokt att behålla en så stor del av den nuvarande bottenplattan, här finns en diskrepans mellan de expertutlåtanden som inkommit och projektledarens uppfattning. I alternativ B saknas utrymmen för hemsjukvården. Det kan konstateras att samtliga förslag överskrider 20 miljoner och att styrelsens uppdrag från 25.5.2012 därmed ej tillfredställande utförts. Som tidigare redogjorts för och som också framkommer i konsekvensbedömningen har frågan om vilket antal sängplatser det finns behov av nu och i framtiden varierat tämligen kraftigt över tid. Planeringskommittén har tidigare varit enig om att en nybyggnation med sikte på ca 60-70 sängplatser kan vara lämpligt, som framgår bla av konsekvensbeskrivning reses nu från verksamhetshåll tvivel om det antalet klarar framtida behov, enighet råder om att dagens behov klaras. Planeringskommittén är eniga om att hemsjukvården måste beaktas och att alternativ B därför kan avföras. I konsekvensbeskrivningen (bilaga 1) utarbetad av chefläkare Dick Sjögren, klinikchef Leea Söderström, klinikchef Shiela Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 15
GERIATRIPROJEKTET, SKISSRITNINGAR OCH KOSTNADSBERÄKNINGAR. 51 Sundblom och för geriatriska kliniken medicinskt ansvarige överläkare Christian Andersson skriver man avslutningsvis: Således anser arbetsgruppen att inget av dessa alternativ kommer att kunna uppfylla de framtida behov som framkommit enligt flera bedömningar i olika utredningar inom Landskapet och inom ÅHS. I fokus för diskussionerna har varit antalet sängplatser, patientrummen utgör dock endast en mindre del av den beräknade totalytan om 8600m² och det har i planeringskommittén påpekats att för lite ansträngning har ägnats åt att bedöma behovet av övriga utrymmen. Noteras bör att dessa övriga utrymmen utgörs av kontor och personalutrymmen, patientutrymmen tex träningslokaler och uppehållsrum, korridorer och förråd av olika slag. Behovet av sängplatser är idag 60-70 st. Det framtida behovet påverkas av många faktorer, vårdtider, hälsoläget i befolkningen, den medicinska utvecklingen, kommunernas framtida kapacitet avseende rehabilitering, den demografiska utvecklingen och hemsjukvårdens dimensionering för att nämna några, sannolikt finns faktorer som vi idag inte kan förutse. Huruvida det idag är klokt att bygga en större kostym än för dagens behov är således mycket svårt att avgöra. Hitintills har det varit en nedåtgående trend avseende antalet sängplatser, denna trend har planat ut men om och i så fall när det övergår i en uppåtgående trend är oklart. Det kan därför vara klokt att bygga för dagens behov, men på ett sådant sätt att framtida utbyggnad är möjlig. Oavsett total dimensionering är det av största vikt att de lokaler som renoveras/byggs utformas på ett ändamålsenligt sätt, här skall beaktas patientens vårdbehov, patientintegriteten, arbetsmiljön och kostnadseffektiviteten avseende personalbehov. Även om en ytterligare genomgång av ytor och behov görs synes det oerhört svårt att nå ner till 20 miljoner om samtliga verksamheter skall erhålla renoverade eller nya lokaler. En möjlighet att nå ner dit är att stora delar av verksamheten får fortsätta i nuvarande lokaler och om- och nybyggnationen koncentreras till geriatriska vårdplatser. En sådan strategi kräver dock tillförsel av nya medel i ett senare skede. Det är också ett mindre bra alternativ ur både arbetsmiljösynpunkt och möjligheten att skapa en god miljö runt patienterna ur ett medicinskt och vårdmässigt perspektiv. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 16
GERIATRIPROJEKTET, SKISSRITNINGAR OCH KOSTNADSBERÄKNINGAR (forts). 51 En annan strategi är att inrikta sig på det nuvarande behovet av sängplatser, 60-70 st, och låta om- och nybyggnationen omfatta hela verksamheten, dvs alternativen A eller C. Det förutsätter dock en budget på 23-26 miljoner. Ett tredje alternativ är att som en konsekvens av den av verksamhetsföreträdarna utarbetade konsekvensbeskrivningen förkasta alla nuvarande förslag och anhålla om en budget om ca 28-30 miljoner. Oavsett vilken strategi styrelsen beslutar om bör beslut om upphandling av arkitekt för skissritningar inledas, såvida inte styrelsen beslutar att hela projektet senareläggs pga. bristande medel. FÖRSLAG: Styrelsen beslutar angående fortsatt inriktning och upphandling av arkitekt. Styrelsen beslutar att upphandla arkitektritningar för om- och tillbyggnad av Gullåsen enligt följande : - Övergårds- och Mellangårds rivs för att ersättas av en nybyggnad om ca 3 000 m2 våningsyta. - Nybyggnaden planeras så att den kan byggas till ifall det finns behov av detta i framtiden. - Den övriga byggnaden renoveras och byggs om. - Anntalet sängplatser är 60, den preliminära totalytan uppgår till ca 7-8 000 m2 - Planeringen görs så att projektet kan genomföras i etapper. - En ny kostnadskalkyl för projektet görs när arkitektens skissritningar är klara. - Arkitektens skissritningar och ett uppdaterat rumsprogram godkänns under hösten 2012. BESLUT: Styrelsen omfattade styrelseordförandens förslag. ---------------------------------- Styrelsen 159,21.12.2012 Styrelsen har anlitat Mira arkitektbyrå för att ta fram skissritningar enligt förfrågningsunderlaget. Arkitekt Micko Koskinen har presenterat skissritningar för planeringskommittén den 5 december 2012. Arkitekten presenterade tre olika förslag på som rangordnades enligt följande: A, C, B. Alternativ A som innebär en nybyggnad på två våningar planeras så att en eventuell utbyggnad kan bygggas som en tredje våning. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 17
GERIATRIPROJEKTET, SKISSRITNINGAR OCH KOSTNADSBERÄKNINGAR (forts). 51 Den planerade påbyggnaden av entrén skulle i förslaget ha inneburit en ökning av byggnadsytan med 451 m 2. Planeringskommittén beslöt att med alternativ A som grund uppdra arkitekten att till den 18.12. fortsätta planeringen så att: a) demensavdelningen placeras i nybygget på vån 1 med en "trädgård" - uteplats. (beaktar att avdelningen kan låsas och antal platser kan vara sex eller åtta) b) Västergårds och rehab flyglarna göres till ett geriatriskavdelning med 12-16 platser. Korridoren går genom avdelningen till hjälpmedelscentral och hemsjukvården. Avdelningen kan ha dubbelrum c) hemsjukvården och hjälpmedelscentralen är i Norrgårds och Östergårds flyglar d) entrén och redovisad påbyggnad förenklas (billigare) e) antalet patientplatser är mellan 58-62 stycken f) kontrollerar om sekundära utrymmen kan minskas g) görs en enkel redovisning av materialflödet från centrallagret i försörjningsbyggnaden och från hjälpmedelscentralens lager i källarplan till i c) angivna ytor, beaktar hissarnas placering (denna punkt hinner ej redovisas till den 18 december men skall bevakas) Planeringskommittén har sammanträtt den 18 december och tagit del av arkitektens nya skisser. Skissritningarna utgår från det i planeringsunderlaget angivna antalet patientplatser d.v.s. 60. Planeringskommittén har inte bedömt det vara möjligt att minska antalet patientplatser sett till behovet. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 18
GERIATRIPROJEKTET, SKISSRITNINGAR OCH KOSTNADSBERÄKNINGAR (forts). 51 Av bifogade planritningar framgår följande arealer: Utrymme Övergårds, Mellangårds som planeras rivas Bruttoyta m 2 1 757 Bruksareal m 2 Ombyggnad (enkel) av Norrgårds till hjälpmedelscentral Ombyggnad (enkel) av Östergårds för hemsjukvård Ombyggnad (omfattande) av Västergårds och rehab.avd. till Geriatrisk avdelning Ombyggnad (mindre) av sysselsättningsterapin Ombyggnad (mindre) av fysioterapin/bassäng Ombyggnad (enkel) av huvudentré, allmänna ytor, kansli, administration Nybyggnad av två geriatriska avdelningar, markplan 510 486 552 527 1266 1202 290 271 1281 1227 909 871 1869 1779 Nybyggnad av två geriatriska avdelningar, våning 2 1 869 + 170 1 779 + 159 Källare, befintlig + nybyggnad 1 421 + 316 1 321 + 291 Arealen för nybygget i skissen uppgår till 4 224 m 2 vilket skall ställas i relation till förfrågningsunderlagets angivna 3 000 m 2. Den totala bruttoytan utgör i skissen 10 453 m 2 då förfrågningsunderlaget utgick från en totalyta på 7-8 000 m 2. Bifogas även en tabell på befintliga ytor gjord 26.1.2012. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 19
GERIATRIPROJEKTET, SKISSRITNINGAR OCH KOSTNADSBERÄKNINGAR (forts). 51 Planeringskommittén konstaterar att kostnaderna för den skissade nybyggnationen i två våningar med tillbyggd källare inklusive rivning, tillsammans med renoveringskostnaderna inte ryms innanför de medel som budgeterats. För byggprojektet har i landskapets budget reserverats 20 miljoner euro åren 2012-2015. Av denna summa utgör 400 000 planeringsanslag med början år 2012. FÖRSLAG: Styrelsen diskuterar hur man skall gå vidare med geriatriprojektet och ger planeringskommittén anvisningar för det fortsatta planeringsarbetet. Ledamot Tor-Björn Björkman föreslog bordläggning vilket understöddes av ledamot Runar Karlsson. BESLUT: Ärendet bordläggs till den 25.1.2013. Det så kallade D-förslaget delges styrelsen i A3 format. Alternativa utrymmen utreds. Förslaget kompletteras med kostnadsberäkningar avseende nybyggnationen och de olika etapperna av ombyggnad enligt omfattning. En analys av driftskostnaderna görs. Planeringskommittén har beslutat föra fram två alternativ. Alternativ E som enligt projektledaren ryms inom 20 miljoner. Totalt ca 60 platser. Alternativ G är kostnadsberäknat till 21,2 miljoner euro exklusive moms. Totalt ca 60 platser. Båda förslagen förutsätter rivning av övergårds och Mellangårds till en sammanlagd bruttoyta om 1757 m 2. Alternativ G är bättre ur personalresursperspektiv därför att bäddplatserna är mer koncentrerade. Rehabiliteringsutrymmena finns i nära anslutning till avdelningarna i alternativ G. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 20
GERIATRIPROJEKTET, SKISSRITNINGAR OCH KOSTNADSBERÄKNINGAR (forts). 51 Alternativ E, 20 miljoner Alternativ G Antal patientplatser 60 60 Nybyggnation bruttoyta 2112 2089 Geriatriska avdelningen ombyggnad bruttoyta 1755 1634 Geriatriska avdelningen tillbyggnad bruttoyta 355 516 Rehab ombyggnad bruttoyta 287 Rehab tillbyggnad bruttoyta 223 Huvudentre, mötesrum, väntrum ombyggnad 103 547 Kansli för rehab, Gym, Fysio och ergoterapi 747 253 Ombyggnad av dagvård för kansli, läkarrum och adm 296 Hjälpmedelscentralen ombyggnad bruttoyta 73 324 Hemsjukvården ombyggnad bruttoyta 535 432 Ombyggnad av fysioterapins bassängdel 1281 1281 Ombyggnad av källaren 1421 1421 Nybyggnation källaren 316 344 Rivning av Övergårds och Mellangårds 1757 1757 FÖRSLAG: Styrelsen beslutar om alternativ E på grund av kostnaderna. Alternativ G s kostnader överstiger budgetramen men har fördelar ifråga om personaldriftskostnader på grund av placeringen av patientplatserna samt inplanerade rehabiliteringsutrymmen i anslutning till avdelningarna. Det kan konstateras att det i båda alternativen inte är möjligt att bygga till med en våning eftersom detta skulle fördyra projektet. Styrelsen beslutar upphandla VVS -, eloch konstruktionsprojektör. BESLUT: Beslöt bordlägga ärendet till den 17.5.2013 för att efterhöra med landskapsregeringen om möjligheterna att få 1,2 miljoner till för att kunna välja alternativ G. ----------------- Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 21
DELGIVNINGAR 52 FÖRSLAG: Styrelsen antecknar följande delgivningar för kännedom: 1. Protokoll från samarbetskommittén. 2. Skrivelse gällande patientavgifter för besök till diabetessjukskötare. 3. Svar på skrivelse gällande patientavgifter för besök till diabetessjukskötare. 4. Kösituationen per den 1.3.2013. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 22