Vem bestämmer över din tid?

Vem bestämmer över din tid? ÖVNINGSHÄFTE HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 1 2017-10-27 15:16

PB & Partners AB Stockholm 2017 Version 3.1 - Övningshäfte, Vem Bestämmer över din tid? PB & Partners AB vänder sig till dig som vill öka kvaliteten på dina arbetsuppgifter, och vill förändra din arbetssituation så att du får mer gjort av det som är viktigt varje dag det som tillför värde. Vi lär ut effektiva arbetsmetoder sen 1995 genom våra utbildningar och håller även föreläsningar inom ämnet. Petra Brask är även en efterfrågad effektivitetsexpert i både media och press. Hon har synts och hörts i bl a Tidsjakten på SVT1 som tidsexpert, TV4, tidningen Chef, SvD, Expressen, Elle, Computer Sweden, P4, P3 m.fl. Petra har sin egen fredagsblogg med flera tusen följare och samarbetar med tidningen Chef i artiklar, seminarier och utbildningar. Oktober 2017 släppte Petra sin första bok Vem bestämmer över din tid? - Konsten att frigöra tid och energi. HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 2 2017-10-27 15:16

Personlig Effektivitet Personlig Effektivitet varför då? Få mer gjort - av vad du hade i åtanke. Få kontroll över din arbetssituation - veta vad som är viktigast, när du skall göra det och var det finns när det är dags för att göra det. Hitta uppgifter enklare och snabbare - genom bättre struktur. Bättre tidsplanering - ingen får mer tid - det handlar om att använda tillgängliga timmar klokt. Öka din koncentration och få bättre fokus på uppgifter. Vi störs inte bara av andra utan också av oss själva. Minska din stress - och må bättre. Att ändra vanor och beteenden......är oftast nödvändigt för att arbeta mer effektivt. Förändring kan vara svår eftersom vanor ofta är djupt rotade, men det är nödvändigt för att utvecklas. Förändring tar tid! Att ändra en enkel vana kan ta flera veckor, ibland månader. Bli inte besviken på dig själv om du misslyckas med att behålla din nya vana i början. Se det istället som en styrka att du återupptar din nya vana när du fallit tillbaka i gamla hjulspår. Den här utbildningen innebär ofta att många enkla vanor behöver ändras. För att åstadkomma förändring är det nödvändigt att TRÄNA. Det mesta är enkelt att förstå men måste praktiseras för att fastna och sitta i ryggraden. Räkna med att det tar extra tid när du ska införa nya rutiner och andra sätt att arbeta på. Den tid som du investerar i början kommer du att få igen tusenfalt när du väl etablerat detta effektivare sätt att arbeta på. Förändring tar tid! För att åstadkomma förändring är det nödvändigt att TRÄNA. 2 HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 3 2017-10-27 15:16

Förhalningsbeteende Vi går igenom ett antal steg som tar både tid och energi när vi förhalar och skjuter upp saker. Ordet förhalning, som på engelska heter Procrastinate och kommer från det latinska verbet Procrastinare; pro. (adverb; som uttrycker rörelse framåt) crastinus (som betyder; tillhör imorgon). Den tidigaste kända skriften om förhalning är från 1600-talet. I sin predikan skrev då den kanadensiske prästen Antoney Walker, att förhalning och att undvika att göra saker är ren synd och skär ondska. Psykologen Piers Steel har kartlagt mer än 24.000 människors förhalningsbeteende runt om i världen och menar att 95% av världens befolkning skjuter upp saker ibland. (Du kan testa dig själv på hans sida www.procrastinus.com. ) 25% är kroniska förhalare, fem gånger fler än under 70-talet. Jag antar att denna ökning beror på att vi har mer flexibelt arbete, frihet under ansvar och större möjligheter att undvika obehagliga uppgifter. Varför förhalar vi och vad händer i vår hjärna? Hjärnan har en tendens att vilja förhala saker när nästa steg är otydligt. Den vill ha minsta motståndets lag och övertalar dig snabbt att ta något som är enklare, snabbare och roligare, så att du får en liten endorfinkick som belöning för att du lyckades avsluta något. Men var det viktigt? Och är den där inre rösten kvar, som säger att det är något annat som skaver på samvetet? En reflektion är väl att det ibland inte är jobbet i sig som är det jobbiga, utan tankarna kring jobbet innan du har gjort det. Och om de nu är så jobbiga, varför inte ta tjuren vid hornen och få den enorma njutningen av att bocka av den surdegen. Tänk att få den energin det ger, med dig in i helgen. Vad är det vanligaste du förhalar? Vilka ursäkter hittar du på för att inte ta tag i det du vet att du borde? Händer det ibland att du spenderar mer tid på att tänka på det du ska göra, än vad det faktiskt tar tid att göra det? BESLUTSFATTANDE 3 HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 4 2017-10-27 15:16

ÖVNING 1 Vad skjuter du upp i ditt liv just nu? Varför skjuter du upp det? Om du skulle ta tag i det, vad är då nästa steg? När skulle du kunna ta nästa steg? Ange datum och tid. 4 BESLUTSFATTANDE HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 5 2017-10-27 15:16

Gör det NU! Gör-det-Nu är kärnan i vårt koncept. Att leva efter att göra det nu betyder att du fattar ett beslut om vad du ska göra med en uppgift omedelbart när du tar i den i stället för att tänka jag gör det där senare. Detta beslut innebär att du väljer att göra något av följande: Avsluta NU! Planera NU! Prioritera NU! Kasta eller ta bort NU! Delegera NU! Om en uppgift är snabbt avklarad sparar du tid på att göra den omgående. Men naturligtvis kan inte alla uppgifter göras i samma ögonblick som du får dem i din hand, i din inkorg eller i ditt medvetande. Du kan fortfarande leva efter Gör-det-Nu genom att omedelbart bestämma när de ska hanteras. Om du bedömer att det är en uppgift som kommer att ta lång tid att genomföra så boka in tid för aktiviteten i din kalender eller sätt upp den på din att-göra-lista. När du har en plan för hur och när du ska hantera uppgiften kan du släppa den ur ditt medvetande tills det är dags att agera på den igen. Det är också viktigt att överväga om uppgiften bör göras alls, och i sådana fall av vem? Gör det-nu kan därför även betyda att du slänger eller tar bort aktiviteten utan att vidta åtgärder alternativt att du delegerar uppgiften till någon annan. BESLUTSFATTANDE 5 HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 6 2017-10-27 15:16

Fördelar med Gör det NU! Genom att leva efter Gör-det-NU metoden kommer du att: Ta i uppgiften endast en gång - du behöver inte läsa samma budskap om och om igen. Öka din koncentration - gör det nu och du behöver inte slösa energi på att försöka komma ihåg vad du inte får glömma bort. Genom att besluta omedelbart om aktiviteter, anteckningar, e-post, dokument etc. och lägga dem på sina rätta ställen kan du undvika ett belamrat skrivbord eller en överfull inkorg i mejlen med surdegar som påminner dig om allt du inte tagit tag i än. Lösa problem medan de fortfarande är små - uppgifter tenderar att växa både fysiskt och psykiskt när de skjuts upp. Det blir svårare och svårare att komma igång, exempelvis med att sortera in högar med papper, göra reseräkningar, ringa en upprörd kund. Öka kvaliteten på ditt arbete och förkorta tiden för att slutföra uppgiften. Till exempel så blir det mycket bättre kvalitet på protokoll från möten samtidigt som de går snabbare att skriva om du gör det direkt under eller direkt efter mötet. Ägna mindre tid och energi på ursäkter till varför något ännu inte har blivit gjort. Med andra ord så hjälper Gör-det-NU metoden dig att undvika en förhalning som tenderar att tynga ditt samvete och dränera din energi. Har du någon uppgift på jobbet eller hemma som du borde ha gjort för länge sedan och som har blivit ett dåligt samvete, en surdeg, eller en slemgroda? Definiera då vad som är nästa steg och sätt av tid för när du tar tag i det. Har du några surdegspaddor på ditt skrivbord? Definiera då vad som är nästa steg och sätt av tid för när du ska ta tag i dina paddor. 6 BESLUTSFATTANDE HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 7 2017-10-27 15:16

Planera för att undvika onödig stress Mål & Mening Om målen är tydliga är det lättare att veta vilken väg du ska gå och identifiera vad som är viktigt och vad som inte är det. Att veta din del av pusslet gör vanligtvis att du lättare kan identifiera viktiga uppgifter - de som gör att du når målet. ÖVNING 2 Gå igenom dina mål för det närmaste året och tydliggör dem för dig själv. Mål & Delmål - Hur äter du enklast upp en elefant? Dela upp ditt mål i delmål. Du får då en tydlig överblick och ser vad du behöver göra, vad du har gjort och vad du har kvar att göra för att nå ditt mål. Målsättning: SMART MÅL: Specifikt Mätbart Accepterat Realistiskt Tidssatt PLANERING 7 HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 8 2017-10-27 15:16

ÖVNING 3 Ibland har vi outtalade krav och förväntningar som stressar oss, oftast helt i onödan. Se till att du tydliggör dem. Fundera på: Dina förväntningar på dig själv i jobbet? Din chefs förväntningar på dig? Dina förväntningar på din chef? Dina kollegors förväntningar på dig? Dina förväntningar på dina kollegor? 8 PRIORITERING HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 9 2017-10-27 15:16

I vår strävan att skapa balans mellan arbete och fritid, så är det också viktigt att fundera över vilka förväntningar vi försöker leva upp till i det privata livet. Fundera på: Din familjs förväntningar på dig? Dina förväntningar på din familj? Om du skulle välja ett område i ditt arbetsliv som du verkligen skulle vilja förändra, vilket område skulle du välja då? Hur skulle du vilja att det var istället? PLANERING 9 HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 10 2017-10-27 15:16

Om du kunde göra något för att påverka att det blev så, vad skulle du göra då? Om du skulle välja ett område i ditt privata liv som du verkligen skulle vilja förändra, vilket område skulle du välja då? Hur skulle du vilja att det var istället? Om du kunde göra något för att påverka att det blev så, vad skulle du göra då? En hemläxa som du får nu, är att stämma av om de förväntningar som du tror att andra har på dig, stämmer i verkligheten. Fråga din chef, dina kollegor och din familj. Passa också på att klargöra för dem, vilka förväntningar du själv har. Många gånger har vi långt högre förväntningar på oss själva än vad någon annan människa har på oss. Ibland är vi alltså stressade över att försöka uppnå något, som ingen har bett oss eller ens vill att vi ska uppnå. 10 PRIORITERING HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 11 2017-10-27 15:16

Viktigt eller Brådskande? Hur brådskande ett uppdrag är beror oftast på en avgörande faktor när vi beslutar om vilka uppgifter vi ska göra först. Men tänk på att det brådskande inte alltid är viktigt! När det inte finns tid för eftertanke glömmer vi att stanna upp och fundera på om det är viktigt. I stället börjar vi fokusera på fel saker. En prioriteringsmodell av författaren och managementkonsulten Steven Covey kan hjälpa oss att fatta kloka prioriteringar. Vi delade upp modellen i fyra delar som gav följande kategorier: Vb - mycket viktigt, inte särskilt brådskande VB - mycket viktigt, mycket brådskande vb - inte särskilt viktigt, inte särskilt brådskande vb - inte så viktigt, mycket brådskande VB-uppgifter tenderar att vara ständigt på vårt sinne och konsumerar en hel del energi samt producerar stress. Covey hävdar att de flesta människor börjar arbeta med vb-uppgifter, sedan flyttar till vb och så småningom VB. I stället bör vi börja med Vb och arbeta med viktiga saker och med gott om tid för slutförande. Annars växer Vb till en energikrävande VB med tiden. Så, nyckeln är att planera våra Vb-uppgifter i kalendern för att undvika att börja med dem för sent. VB kan uppstå på grund av andra - vilket innebär att de faktiskt dumpar arbete på dig och inte delegerar uppgiften tillräckligt tidigt för att du ska kunna lägga den i god tid i din planering. Du kan dock göra vad du kan genom att planera dina egna Vb-uppgifter. Om det inte finns tillräckligt med tid för att göra allt så måste vi fokusera på viktiga saker och eliminera det som inte är så viktigt. PLANERING 11 HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 12 2017-10-27 15:16

ÖVNING 4 Definiera vilka av dina arbetsuppgifter som är Vb, dvs Viktiga men inte så bråttom än. Definiera vilka av dina arbetsuppgifter som är VB, dvs Viktiga och väldigt Bråttom. Definiera vilka av dina arbetsuppgifter som är vb, dvs inte så viktiga men rätt så Bråttom. Definiera vilka av dina arbetsuppgifter som är vb, dvs inte så viktiga och inte så bråttom. 12 PRIORITERING HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 13 2017-10-27 15:16

Spontan prioritering En betydligt vanligare ordning att nå sina mål och prioritera är följande: 1. Roligt 2. Enkelt & Snabbt 3. Måste 4. Svårt 5. Tråkigt Se upp för uppgifter som är både svåra och tråkiga - de kan lätt sluta som surdegar. När du prioriterar bör du försöka komma bort ifrån den spontana ordningen på prioritering och i stället fokusera på det viktiga. Din hjärna är mest utvilad på morgonen! Ett bra tips är att börja varje dag med en svår och en tråkig uppgift. Då får du en mental kick-start och kan göra enklare och snabbare arbetsuppgifter när din hjärna är trött eller om du behöver arbeta sent. ÖVNING 5 Definiera vilka av dina arbetsuppgifter som du skulle behöva börja med direkt på morgonen för att använda din hjärnkraft på bästa sätt. PLANERING 13 HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 14 2017-10-27 15:16

Tid att planera Först måste vi vara medvetna om de saker som tar tid från våra dagar. Gör en genomsnittlig uppskattning av den tid du lägger på följande huvudkategorier under en arbetsdag: 1. ARBETSUPPGIFTER & PROJEKT 2. OFÖRUTSEDDA/OPLANERADE UPPGIFTER 3. MÖTEN OCH UTBILDNINGAR 4. RUTINER/ÅTERKOMMANDE UPPGIFTER Tips på hur du kan frigöra tid från de tre understa kategorierna. Rutiner och återkommande uppgifter Hantera e-post 3 gånger om dagen med hjälp av Gör-det-NU metoden, Göra-Spara-Kasta. Samla rapporter för att göra samma typ av uppdrag vid samma tillfälle. Möten och utbildningar Ifrågasätt ditt deltagande. Fråga om du kan vara med på endast den del av mötet som berör dig. Oförutsedda och planerade uppgifter Skapa koncentrationstid ibland genom att sätta dig någon annanstans, stänga eventuell dörr om dig och stänga av telefonen under viss tid för att få oavbruten koncentrationstid. En strukturerad person med god kontroll över sin tid ifrågasätts sällan. 14 PRIORITERING HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 15 2017-10-27 15:16

Din kalender Kalendern bör bli din bästa vän och det enda signalsystem du behöver för att tala om vad du ska göra och när. Nyckeln är att använda kalendern så realistiskt som möjligt. Genom att de uppgifter du tänkt göra synliggörs kan du ta bättre kontroll över din tid. Här får du 7 enkla tips för att få en proaktiv kalender: 1. Använd bara EN kalender. 2. Sätt av tid för dina uppgifter och använd morgontiden för tuffare arbetsuppgifter. 3. Boka in tid för förberedelser och kompletterande arbete vid möten. 4. Se till att ha utrymme för återkommande uppgifter och rutiner. 5. Boka in komma ifatt tid efter frånvaro. 6. Ha tillräckligt med tomt utrymme för oförutsedda och oplanerade uppgifter. 7. Schemalägg en fast tid för veckoplanering varje vecka. ÖVNING 6 Vilka förändringar vill du göra för att din kalender ska bli tydligare och hjälpa dig i din prioritering? Tidsfördelningen mellan olika uppgifter visar att det finns många saker som tar tid från vår arbetsdag. En tumregel är att du behöver ca 50% av ditt kalenderutrymme för andra människors tid med dig och för det oväntade. Med andra ord måste du planera för det oplanerade! PLANERING 15 HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 16 2017-10-27 15:16

ÖVNING 7 Om du tänker dig att din arbetstid är 100%. Hur skulle du vilja fördela dessa 100% tid månadsvis? Vilka uppgifter fokuserar du på och hur stor procent av din tid önskar du att de tar? Rita in i den översta cirkeln hur du uppskattar fördelning av din tid mellan dina arbetsuppgifter idag. Rita in i den understa cirkeln hur du önskar att fördelningen av din tid skulle se ut framöver. Fördelning av din arbetstid nu. Fördelning av din arbetstid om du fick önska. 16 PRIORITERING HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 17 2017-10-27 15:16

Struktur - fysiskt material Strukturmodellen Göra - Spara - Kasta fungerar för både fysiskt och elektroniskt material. GÖRA Göra är uppdelad i korta uppgifter och långa uppgifter. Korta uppgifter bör vara det enda materialet på skrivbordet. Högar av papper på skrivbordet producerar stress och gör det svårare att hitta saker. Ett rent skrivbord betyder bättre koncentration och fokus. Därför föreslår vi att du har ett antal brevkorgar på bordet, exempelvis: Inkorg - Se inkorgen som din brevlåda. Oläst material. Se till att den är tom. Korta uppgifter - Enkla snabba uppdrag som tar ca 15-20 minuter. Bevakning/uppföljning - När du väntar på svar. Långa uppgifter - Pågående uppgifter och projekt som tar mer än 15-20 minuter att hantera, går att ha i plastfickor fördelat per ärende eller pärmar alternativt hängmappar. SPARA Spara är uppdelat i material du sparar själv, dvs egna referenser och material som sparas i gemensamt utrymme eller arkiv, dvs delat referensmaterial. Eget sparande - Ditt egna bibliotek. Användbar information för ditt dagliga arbete. Delat sparande - Material som berör många. Spararas enligt företagets riktlinjer. KASTA Normalt sparar vi alldeles för mycket. De flesta människor refererar till knappt 5 % av sitt material. Detta innebär att kasta-bort-potentialen är enorm! Det kan ändå vara svårt att rensa och kasta material. Istället för att tänka det här kan vara bra att ha så tänk istället: Om jag blir av med det, kan jag hitta det någon annanstans? Fundera också över vad det är för mening att behålla saker du inte kan hitta, eller saker du inte ens vet att du har? STRUKTUR 17 HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 18 2017-10-27 15:16

Struktur - elektroniskt material Förhållningssättet från strukturmodellen Göra-Spara-Kasta fungerar alldeles utmärkt och behöver bara anpassas till tekniken. GÖRA Allting som ska göras behöver kopplas till en att-göra-lista. Att-göra-listan - Se till att allt du ska göra finns med på att-göra-listan. Prioritera i listan. Boka tid i kalendern - Allting som finns på att-göra-listan behöver få en tid i kalendern.när ska uppgiften utföras? Hur lång tid behöver du för att lösa uppgiften? Korta uppgifter - Uppgifter som tar ca 15-20 minuter att göra. Avsätt ett tidsblock i kalendern för att lösa dessa. Delegera på en gång - Uppgifter som ska göras men inte av dig ska delegeras på en gång. Lägg den sedan som en bevakningsuppgift i din att-göra-lista. SPARA Genom att vara konsekvent och skapa regler för hur du sparar information kan du skapa en snabbare och flexiblare åtkomst av information. Idag sparar vi informationen i olika format och på olika platser. Eget sparande är sådant som bara du har användning av. En vanlig plats att spara på är vårt personliga mejl konto, personliga hårddisk, eller personlig del på organisationens server. Dessa platser gör att ingen annan kan använda denna information. Gemensamt sparande strukturerar man upp så att alla ska ha en möjlighet att hitta och dela på relevant information. KASTA Då det även är mycket som sparas elektroniskt kan du använda samma sätt att tänka här som vi tidigare nämnde vad gäller det fysiska material (se under rubriken Kasta på sid. 17). 18 STRUKTUR HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 19 2017-10-27 15:16

Ett mer platsobundet arbete Många organisationer väljer att flytta till aktivitetsbaserade kontor. Allt fler arbetar mobilt och arbetet blir mer platsobundet. Idag finns i stort sett varje papper som printas ut även i digital form. För att ersätta strukturen för det fysiska materialet finns det nu tekniska hjälpmedel som ger oss betydligt mycket mer flexibilitet för att arbeta mobilt och platsobundet. För att ersätta papper finns det elektroniska anteckningsprogram. I dessa program kan man bygga upp en informations plats oavsett format. Uppbyggnaden av strukturen är likvärdig den vi använder när vi jobbar med pärmar, registerblad och papper. Det är lätt att skriva in egna anteckningar, kopiera, infoga filer av olika format, tala in, filma direkt eller scanna in information. Förutom att strukturen är logisk och lätt att manövrera är informationen sökbar. För att arbetet ska kunna vara mer platsobundet och digitalt är det viktigt att investera i bra utrustning och en modern teknik, som man utbildar alla i att använda. Central server, molntjänst samt ett bra säkerhetstänk är en bra grund. Pekplattor, smartphones och bärbara datorer är dagens arbetsverktyg för ett flexiblare arbetssätt. Man behöver även rätt och anpassade mjukvaror/programvaror. Idag finns det program som är direkt anpassade för ett mobilt och flexibelt användande. OneNote är ett av dessa program. Genom din pekplatta, smartphone och din bärbara dator kan du nå information om ditt projekt överallt (som ett digitalt anteckningsblock). Så blir du söksäker Det vanligaste sättet att hitta information har varit att klicka sig fram i sin filstruktur. Men idag har sökverktygen utvecklats så mycket, så att söka efter relevant information kan vara ett snabbare sätt att hitta din information på. Med en tydlig och konsekvent rubriksättning är det lättare och snabbare att hitta det du söker. Exempel på en modell för att namnge dokument : Typ Tillhörighet Angående Tid Vad är det för typ av dokument, ex. protokoll Vad tillhör dokumentet, ex. vagnprojektet Angående vad, ex. hydralik protokoll_vagnprojektet_hydralik_20xx0915.doc Datum eller versionsnummer Om du söker på protokoll får du kanske 100 tals träffar, om du söker protokoll_vagnprojektet blir det 10 träffar. Det vill säga om du är konsekvent är det lättare att vara söksäker. STRUKTUR 19 HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 20 2017-10-27 15:16

Enkel mappstruktur Om du använder sökfunktionen kan du ha en mindre avancerad mappstruktur. Tänk efter vilka dina fem primära arbetsuppgifter är och hitta lämpliga rubriker för dessa. Skapa sedan mappar med de fem rubrikerna och sätt en siffra framför varje rubrik. Datorn sorterar först på siffror och i andra hand på bokstäver. Om dina primära arbetsuppgifter är; Admin, Projekt, Produkter, Service och Privat kan din mappstruktur se ut såhär: ÖVNING 8 Vilka typ av dokument använder du dig av? Ex. protokoll, agenda, projekt etc... Hur kan du bli mer konsekvent när du sparar dina dokument, skriv ett exempel? Hur kan ni i gruppen vara mer konsekventa när ni sparar era dokument? 20 STRUKTUR HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 21 2017-10-27 15:16

Tips om E-posthantering E-posthantering. Fundera igenom vad du önskar förändra i din dator och på servrar där du sparar dokument. Exempel: Gå igenom din e-post. Ta bort det du inte behöver. För att inte lägga din tid på att rensa i en massa historia, är det enklast att skapa en mapp under inkorgen som heter 1. Arkiv Inbox. Flytta över alla gamla mail dit och rensa vid ett senare tillfälle alternativt låt det bli ditt eget sökarkiv, på samma sätt som du tidigare har använt inboxen för att söka i det. Målet är att din inbox från och med nu bara ska innehålla nya saker, som du tar ställning till så fort de kommer in. Det gör din hjärna mindre stressad och du får bättre kontroll över vad som pågår. Rensa upp i din mappstruktur. Vi ser ofta att man har gjort för många mappar och finfördelat strukturen så mycket att det tar alldeles för lång tid att lägga in något i mapparna. Med dagens sökfunktioner behöver vi inte finfördela lika mycket som vi gjorde förr, vi hittar snabbt information ändå. Vad du jobbar med? Vilka som är dina huvudarbetsuppgifter? Där har du din grundstruktur. Som riktmärke brukar vi säga max 10 mappar i din grundstruktur. Du kan givetvis ha upp till 10 undermappar till dessa om du anser det behövas. När det blir mer än 10 så börjar ögat söka och då tar din struktur mer tid än den ger tillbaka. Skapa en mapp som heter Ö Arkiv (så att den hamnar längst ner i raden av mappar) dit du flyttar alla gamla mappar, som du inte tittar i lika ofta längre. Så fort en mapp inte är aktuell längre kan du flytta ner den till ditt Ö Arkiv. För att inte glömma uppgifter som du nu stoppar undan så gäller det att skriva ner dem på din att-göra-lista eller i kalendern. Kort summering för din struktur - 5S Sortera - Dela upp i Göra-Spara-Kasta. Strukturera - Se till att det finns en plats för allt och att allt är på sin plats. Tänk på att allt har en källa. Använd länkar. Städa - Håll rent. Underhåll din struktur på arbetsplatsen och i datorn. Skapa regler & rutiner - Skapa mallar och rutiner för att upprätthålla kvaliteten av ditt arbete. Skapa goda vanor - Upprätthåll en god struktur och gör ständiga förbättringar. Tillämpa Gör-det-NU! och Lämna jobbet på jobbet! STRUKTUR 21 HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 22 2017-10-27 15:16

ÖVNING 9 Mitt normalläge - Fysisk struktur I den tomma rutan ritar du upp din fysiska arbetsplats, dvs vilka möbler och förvaringsutrymmen du har vid din kontorsplats. Möbel Plats Innehåll Att göra Tid Klart 22 STRUKTUR HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 23 2017-10-27 15:16

Tidstjuvar Det finns många tidstjuvar som stjäl vår tid och energi. En stor tidstjuv är ständiga avbrott. Skapa ostörd koncentrationstid genom att stänga av telefonen, sätt dig någonstans där du kan stänga en dörr, sätt upp en skylt upptagen - tillbaka klockan xx, boka och använda ett konferensrum, sätt på out of office - meddelande i ditt e-postprogram, fråga om de kan återkomma senare med förslag på tid. Undvik e-post avbrott genom att stänga av alla e-post signaler och minska antalet gånger du hanterar din e-post. Praktisera tydlighet med din tid. Så småningom kommer det att påverka kulturen och bli mer accepterat och uppskattat av alla. Arbeta hemifrån. Något som praktiseras flitigt och har förändrat företagens policy är att de anställda kan arbeta vissa timmar eller dagar hemifrån. Detta är ofta ett effektivt sätt att eliminera störningar och få kvalitet på din koncentrationstid. Det passar dock inte alla och fungerar inte på alla företag. ÖVNING 10 Vilka är dina största tidstjuvar? Hur kan du påverka dessa tidstjuvar? TEAMEFFEKTIVITET 23 HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 24 2017-10-27 15:16

E-kommunikation E-post är ett utmärkt verktyg men det är också en stor tidstjuv för många. Mer och mer kommunikation sker via e-post men det är inte alltid ett lämpligt verktyg för att kommunicera. Forskning visar att ständiga avbrott i mycket hög utsträckning beror på e-post. En vana att ständigt kontrollera inkorgen minskar produktiviteten och gör oss trötta och oförmögna att fokusera. Därför bör du tillämpa Gör-det-NU-metoden som är mycket användbar när det gäller e-posthantering. Mottagare av e-post Stäng av alla e-post aviseringar och undvik frestelsen att ständigt läsa eller bläddra igenom din e-post istället för att hantera dem. Hantera din e-post ett fåtal gånger om dagen. Hantera = Gör-det-NU! Det vill säga att ta ett beslut om du ska göra det eller inte och när du ska göra det. På detta sätt kommer du att kunna ha en tom inkorg och behandla den som din brevlåda hemma. Be om förändringar i distributionslistor om det behövs. Avsändare av e-post Det finns en stor inflation i e-post så det är viktigt att du tar ansvar när du skickar e-post. Fråga dig själv om du verkligen behövar skicka meddelandet. Skicka endast till de berörda. Begränsa din sändning av CC. Skriv ämnet tydligt. Du får ett snabbare svar. Skriv det viktigaste först. Gör det enkelt för mottagaren. Samla all information om samma fråga i ett meddelande. Skicka inte ett meddelande med flera olika ämnesområden i samma meddelande. Det gör det svårare för mottagaren att hantera det på ett effektivt sätt. Skicka länkar istället för bilagor internt. Vissa ärenden lämpar sig inte för e-post. Om du är arg, ironisk, brådskande är det bättre att ringa eller träffas! Diskussionsfrågor är onödigt tidskrävande via e-post. Ring istället eller ring också! 24 TEAMEFFEKTIVITET HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 25 2017-10-27 15:16

Effektiva möten De flesta vet hur man ska göra före, under och efter ett möte. Svårigheten är att verkligen hålla sig till det när det gäller. Här krävs disciplin från samtliga deltagare och tydliga roller under mötet. Före mötet Vem - är mötet nödvändigt? För vem, vilka? Kalla beslutsfattare om det behövs. Kontakta nyckelpersoner och boka tid för förberedande diskussioner. Varför - klargör syftet med mötet. Vad, Vem, Varför, När. Vad - vilken typ av möte? Information, Beslut, Brainstorm. När - ange starttid och sluttid och gärna tidsramar för varje mötespunkt. Ange om förberedelse behövs. Vilken, vilka? Bifoga eller länka underlag om det behövs. Kallelse skickas ut i god tid innan. Använd gärna en mall. Boka tid för din egen förberedelse. Under mötet Kom i god tid före mötet. Så du är klar med att hämta kaffe och eventuella förberedelser när mötet startar. Se till att telefoner, e-post och utomstående personer inte avbryter. Klargör ramarna för mötet. Syftet, tidsramarna, mötespunkterna. Klargör rollerna för mötet. Ordförande håller I tråden och ser till att alla kommer till tals. Protokollförare gör actionlistor, noterar beslut och sammanfattar. Tidhållare ser till att mötet och varje punkt håller tidsramarna. Gå igenom tagna beslut och följ upp action punkter från förra mötet. Besluta om hur informationen från mötet ska publiceras och vidareförmedlas. Klipp långa utvikningar med diskussionspunkt på slutet. Ge feedback på mötet. Började vi i tid? Slutade vi i tid? Kom alla till tals? Höll vi oss till agendan? Hann vi med alla punkter? Om inte. Varför? Efter mötet Planera in tid för dina uppgifter från mötet. Vad föll på ditt bord? Informera de som berörs om tagna beslut och tänk på att dela ut information som är viktig för hela organisationen. Det är viktigt att skilja på interna och externa möten samt att sätta en lagom ambitionsnivå. Börja med att välja ut två till tre punkter som du tycker bör få fokus för att dina möten ska bli effektivare. TEAMEFFEKTIVITET 25 HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 26 2017-10-27 15:16

Stress - en instinktiv försvarsreaktion Samhällsutvecklingen de senaste 20 åren har inneburit en väsentlig förändring av kraven på individen, med högre takt i arbetslivet och större krav på den enskilda människan. Arbetslivets inriktning mot styrning med relativt otydliga mål, men samtidigt med höga krav på individens ansvar och insatsberedskap, skapar ett arbetsliv utan gräns till det privata livet. Stress - en instinktiv försvarsreaktion Stress är en reaktion som är till för att skydda eller förbereda oss för kamp eller flykt. När våra förfäder överraskades av ett hot (t.ex. sabeltandad tiger) skedde följande reaktion inom dem: Adrenalinfrekvensen ökar - för att effektivare syresätta hjärnan och skärpa muskelsinnena Hjärtat slår snabbare för att blodet skall föra ut mer syre till musklerna Blodets koaguleringsförmåga ökar - vilket hämmar blödning Vi blir mindre känsliga för smärta mer tåliga vid kamp Dessa reaktioner är till för att accelerera från 0-100 på så kort tid som möjligt. När faran är över släpper vi på gasen och går in i återhämtningsfasen. Idag är det inte några sabeltandade tigrar som jagar oss. Hoten kommer från helt andra håll. Med hjälp av den moderna tekniken har vi möjlighet att vara tillgängliga dygnet runt alla dagar på året. Vårt arbete blir alltmer gränslöst och de traditionella ramarna i form av fasta arbetstider och en fast arbetsplats har luckrats upp och gjort att många av oss har fullt gas-påslag hela eller större delen av dygnet. 26 STRESS HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 27 2017-10-27 15:16

När skall jag vara bekymrad över min stress? Det finns olika sätt att reagera vid stress. Kamp-/flyktprogram och Spela död program. Dessa styrs av larmsystemet i vår hjärna. Varningssignaler vid kamp-/flyktprogrammet Sömn svårt att somna, orolig sömn, många uppvaknanden, mardrömmar, tidigt uppvaknande Energi överaktivitet, svårt att vila, rastlöshet Känslor irritation, aggressivitet, rädsla, ångest, panikångest Hjärnan för många tankar, koncentrationsproblem, minnesproblem Kroppen hjärtklappning, mag- och tarmproblem, muskelspänning Förutom det fysiologiska gaspådraget som möjliggör kamp-/flyktprogrammet har vi också ytterligare ett ganska gåtfullt sätt att reagera som oftast inte kopplas samman med stress. Ändå hänger de ihop det kallas "spela död-programmet". Spela död-programmet sätts igång när vår hjärna bedömer att ingen annan väg ur nödläget är möjlig. Människor känner i det läget oftast en trötthet som är väldigt svår att vila bort. Sömnproblemen innebär vid det här laget att vi kan sova hur länge som helst och ändå vakna trötta. Vi blir handlingsförlamade, passiva och ledsna eller deprimerade. Oavsett vilket program som hjärnan väljer att använda så blir vi sjuka av stress om vi fastnar i våra stressreaktioner under en lång tid. Stressen gör oss även äldre. Våra grundfunktioner störs och det är lätt att fastna i ett läge. Varningssignaler vid spela död-programmet Sömn stort sömnbehov Energi övermäktig trötthet Känslor nedstämdhet, sorgsenhet, depression Hjärnan tomhet, inga dagdrömmar, problem med minnet Kroppen överkänslighet för smärta, behov av tröst Spela död-beteende är farligare än kamp eller flykt där vi ändå försöker göra något åt det spända läget. Genom att spela död lägger vi däremot av och hamnar vi där kan det passiva, lätt deprimerade tillståndet hänga kvar länge, vilket egentligen oftast bidrar till att problemen förvärras snarare än löses. STRESS 27 HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 28 2017-10-27 15:16

Att bemästra din stress Så länge som vi kan påverka vår situation och arbetsuppgifterna är stimulerande och intressanta samt att en ansträngande period följs av en återhämtningsperiod så kan vi klara av stressiga situationer. Vår kropp strävar efter att upprätta en jämvikt mellan belastning och resurs. Tänk dig en bild av en balansbräda. På balansbrädans ena sida kan vi skriva belastning aktivitet, vakenhet och energiförbrukning. På den andra sidan kan vi skriva resurs, energiintag, sömn, vila. Vi måste balansera mellan dessa tillstånd och växla mellan uppvarvning och nedvarvning. Tänk på att det är i regel inte högarna på jobbet utan en kombination av höga krav på jobbet-familjen-fritiden och egentid som skapar stress. SÖMNEN Sömnen är en av de viktigaste faktorerna att tänka på för att undvika farlig stress. Hjärnans nervsystem och celler laddas med ny energi och restprodukter städas bort under sömnen. I hjärnan finns en biologisk klocka och varje cell har en klocka. Dessa är programmerade så att vi sover på natten och är vakna på dagen. Två markörer för dygnsrytmen är Kroppstemperaturen (högst mitt på dagen och sjunker på kvällen) och Melatonin (sömnhormon högst på natten och minst på dagen). AKTIVITET KOSTAR VILA Har du varit vaken i 1 timme motsvarar detta 0,5 timmars sömn och 0,5 timmars sömn motsvarar 1 timma vakenhet. All aktivitet kostar vila. Under dagen behöver du avbrott i arbetet. På förmiddagen och eftermiddagen behöver du en rast och mitt på dagen lunchrast. Efter jobbet är det viktigt med fritid utan att tänka på jobbet. Under veckan behöver du helgen för att vila ut och ladda batterierna inför nästkommande vecka. Under året behöver du en längre sammahängande ledighet (semestern). 28 STRESS HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 29 2017-10-27 15:16

JOBBA EFFEKTIVT Använd din kalender och synliggör all din tid. Öva på att säga nej. Koppla bort alla aviseringar på dator och mobil etc. Om du har mejlen in i telefonen, se till att du själv väljer när du skall hämta mejlen i stället för att systemet skickar ut mejlet direkt till din telefon. Be om hjälp och delegera. Se till att dina mål är tydliga så att du lättare kan prioritera vad du verkligen måste göra. Ta reda på vad som verkligen krävs av dig. Överarbeta inte. FRITIDEN Se till att planera in lustfyllda saker på din fritid (en tom kalender innebär ofta att du gör en massa måste-saker ). Rör på dig regelbundet, promenader räcker (då sover du oftast bättre). Försök att undvika negativa tankar om dig själv. Börja dagen med positiva affirmationer som till exempel - Vad klok jag är! ÖVNING 11 Hur märker din familj när du är stressad? Vad behöver du när du är stressad? STRESS 29 HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 30 2017-10-27 15:16

SLUTÖVNING Vilka kunskaper från den här kursen har gjort störst intryck på dig? Vilka lärdomar är du sugen på att börja använda dig av? Vilken insikt från den här utbildningen skulle göra störst skillnad i ditt liv nu om du kom igång att börja använda den? Vad är nästa steg för att komma igång med att göra ditt liv effektivare och börja använda den insikt som skulle göra störst skillnad i ditt liv? 30 EGET ARBETE HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 31 2017-10-27 15:16

HANDLINGSPLAN PROJEKT: MÅL: SLUTDATUM: Att göra: Beräknad tid: Ansvarig: Startdatum: Färdig senast: Klart: Utfall kommentar: Ordning tar tid - men oordning tar ännu mer tid... EGET ARBETE 31 HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 32 2017-10-27 15:16

CHECKLISTA FREDAGSREFLEKTION Dags för dig att reflektera och stämma av veckan som varit och se framåt i din kalender. Stäm av att det som står i din kalender verkligen är det som tar dig klokaste vägen till ditt mål. Med reflektion och eftertanke, tid att varva ner och tänka efter...före...kan du få mer kvalitet på ditt arbete och ditt liv. Ge dig själv den här tiden att stanna upp och reflektera. 1. AVSLUT - GÖR ETT VECKOAVSLUT Skapa utrymme för ro - så att du inte behöver tänka på jobbet under helgen. Gå igenom nästa och nästnästa vecka i din kalender. Vad börjar din nästa vecka med? Se till att du har uppdaterat din att göra-lista och prioriterat den samt satt av tid för längre uppgifter i din kalender. 2. REFLEKTION - NJUT AV ALLT DU UPPNÅTT Uppmärksamma allt du faktiskt åstadkommit under veckan. Känn att du har tagit ytterligare ett steg mot både kortsiktiga och långsiktiga mål. Vad har du gjort den här veckan som har tagit dig närmre dina mål? Var extra nöjd över de besvärliga/tråkiga/jobbiga uppgifter du faktiskt hunnit med. Unna dig också att njuta av delvis uppnådda arbetsuppgifter. Även en del av ett arbete, är ett steg på vägen. 3. PLANERING - FRITID ELLER FRI TID? Bestäm när du tidigast slår på din dator igen (åter i tjänst när?) så att du inte går och grubblar hela söndagen på om du borde läsa e-post eller inte. Förstör inte helgen genom att fundera på det hela helgen. Helgen ska inte vara ett arbete utan en tid för njutning och återhämtning. Planera gärna din helg, men lägg ribban rätt, försök inte hinna med ALLT. Självklart finns det vardagssysslor även på en helg, men ett misstag som man ofta begår är att man vill för mycket. Man kan faktiskt planera att göra ingenting alls också - Fri tid. 4. NJUT - VAD HAR DU ATT SE FRAM EMOT? Ta in från topp till tå att det är helg. Medvetandegör känslan av helgen och den njutning som du står inför. Förstå lyxen av att ha en period av återhämtning om än så kort. Det ligger mycket i att en delad glädje är dubbel glädje. Att ha en helg att se fram emot tillsammans med någon, äkta hälft, barn eller en god vän skapar både en längtan innan, en njutning under och ett minne efter att dela. 32 EGET ARBETE HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 33 2017-10-27 15:16

EGNA ANTECKNINGAR EGET ARBETE 33 HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 34 2017-10-27 15:16

Mer inspiration från PB & Partners På vår hemsida www.petrabrask.se hittar du tips, inspiration, ditt kundinlogg och mycket mer som underlättar din vardag. Vill du prenumerera på vårt inspirationsbrev som vi skickar varannan månad? Skicka ett mejl till info@petrabrask.se så ordnar vi det. Du hittar även fördjupningsmaterial om effektivitet, Outlook lathundar m.m. på vår hemsida. Dessa dokument är endast tillgängliga för dig som kund. På startsidan hittar du en rubrik som heter Inlogg. Du behöver ett lösenord från oss för att logga in. Lösenordet uppdaterar vi varje år. Mejla oss för det nya lösenordet när du behöver det. Just nu är lösenordet: Vill du ha mer information, tips och forskning inom ämnet så skriver Petra Brask varje fredag en krönika och ger exempel från deltagare samt delar med sig av de senaste rönen inom effektivitet på bloggen, petrabraskblogg.se Och för de som blivit bitna av twitter så finns vi och ger tips på vårt twitterkonto @petrabrask.se Du kan även gilla, följa oss samt ställa frågor på vår facebook sida, facebook.com/petrabraskpartners Samt att du nu även hittar oss på Instagram @petrabrask På vår YouTube kanal Petra Brask hittar du inspirerande och roliga klipp om bl.a. Effektiva Möten på ca 2 minuter. De här är framtagna genom ett samarbete med Jonas Leksell som Petra hade äran att få samarbeta med i programmet Tidsjakten som gick på SVT hösten 2014. Vi önskar dig stort lycka till med dina nya arbetsvanor! HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 35 2017-10-27 15:16

Petra Brask & Partners AB info@petrabrask.se www.petrabrask.se 2017 HT2017_PersonligEffektivitet_20171027.indd 36 2017-10-27 15:16