PROTOKOLL Plats och tid 2016-12-13, Klarälven, klockan 13:00-16:00 Avser paragrafer 104-115 ande Veronica Oldne (S) Ordförande Aakash Budathoki (S) 1:e vice ordförande Sten Myreback (C) 2:e vice ordförande Anita Hagelin (S) Ledamot Magnus Olsson (S) Ledamot Roger Sundholm (V) Ledamot Carl Hallström (M) Ledamot Tjänstgörande ersättare Ej tjänstgörande ersättare Övriga Utses att justera Myrna Labusan-Jönsson (S) Gunnar Lindgren (KD) Anders Persson (S) Annika Jarl Ljungsten (M) Ann Brüngel (Utveckilngsledare) Malin Olsson (Sekreterare) Peter Öhlander (Barn- och utbildningschef) Grete Knapköyen, Ekonom Kent Nilsson, Avdelningschef/Fastighet 110 Carl Hallström (M) Justeringens plats och tid Kommunhuset, tisdag 20 december, 15:00 Underskrifter Sekreterare... Malin Olsson Ordförande... Veronica Oldne (S) Justerande... Carl Hallström (M)
PROTOKOLL Nämnd/Styrelse Sammanträdesdatum 2016-12-13 Datum för anslags uppsättande 2016-12-20 Datum för anslags nedtagande 2017-01-10 Förvaringsplats för protokollet Underskrift ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsförvaltningen... Malin Olsson
3(16) 104 Val av protokolljusterare (minoriteten) - till justerare välja Carl Hallström, (M) - tisdag den 20 december, kl 15:00, barn- och utbildningsförvaltningen et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till:
4(16) 105 Skärmförbud omklädningsrum idrott/bad under skoltid BUN 2016/116 - skärpa tillsynen av att mobil/skärmförbud i omklädningsrum följs - uppdra till förvaltningen att utreda kostnad för låsbara skåp utanför respektive omklädningsrum - uppdra till förvaltningen att informera om reglerna till barn/elever och vårdnadshavare - uppdra till förvaltningen att utreda möjligheten till enskild/avskild dusch Enligt barnkonventionens artiklar 2 och 3 så ska barnets bästa alltid komma i främsta rummet och ingen ska diskrimineras. Mobil och skärmförbudet är en åtgärd för att ingen diskrimineras av kameror i känsliga situationer vid om och påklädning. sunderlag Barn och utbildningschef Peter Öhlanders tjänsteskrivelse 2016-12-05 et skickas för verkställighet till: Ledningsgruppen BUF et skickas för kännedom till:
5(16) 106 Riktlinjer för praktikanter inom förskola BUN 2016/105 - att ta emot praktikanter som är nyanländ och då deras utdrag från belastningsregistret är ofullständigt så går de under särskilda riktlinjer från arbetsgivaren, t ex. aldrig arbeta ensam med barnen, ha tillgång till handledare som stöd samt möjlighet till uppföljningssamtal med tolk. uppdra till förvaltningen att definiera hur länge i tid man är nyanländ Det är viktigt med integration och att vi som arbetsgivare bidrar med praktikplatser. I förskolans verksamhet finns det nyanlända barn som kanske möter svenska språket för första gången. För att kunna tillgodogöra sig det nya språket är det viktigt att modersmålet finns tillgängligt större delen av dagen. Genom att erbjuda nyanlända praktikplatser ger vi möjlighet till god språkutveckling för våra nyanlända barn. sunderlag Förskolechef Jennie Lindmans tjänsteskrivelse 2016-12-05 et skickas för verkställighet till: Ledningsgruppen BUF et skickas för kännedom till:
6(16) 107 Uppdrag odling/kretslopp BUN 2016/117 - uppdra till förvaltningen att tillsätta en arbetsgrupp som får i uppdrag att bereda och ta fram en plan för att bygga upp ett hållbart kretslopp i anslutning till förskola och skola. redovisning på barn- och utbildningsnämnden i februari Enligt barnkonventionens artikel 6 så ska alla barn ha rätt till liv och utveckling. Detta uppdrag kan öka barnens förståelse för kretsloppet och betydelse för miljö och påverkan. Kommunens mål är att vi ska vara klimatneutrala år 2030. sunderlag Barn och utbildningschef Peter Öhlander tjänsteskrivelse 2016-12-05 et skickas för verkställighet till: Ledningsgruppen BUF et skickas för kännedom till:
7(16) 108 Nya moderaterna: motion angående behov av handlingsplan mot hedersrelaterat våld BUN 2016/80 - motionen bifalls Nya moderaterna har lämnat in en motion angående behov av handlingsplan mot hedersrelaterat våld. Barn och familj och vuxengruppen har ett gemensamt arbete kring handlingsplan rörande hot och våld i nära relationer som kommer att revideras och utvecklas även med hedersrelaterat våld tillsammans med extern expertis under 2017. Yttrande har skickats till Tomas Nilsson för kännedom sunderlag Barn och utbildningschef Peter Öhlanders tjänsteskrivelse 2016-12-06 IFO chef Henrica Liljenzins yttrande et skickas för verkställighet till: kommunledningskontoret et skickas för kännedom till:
8(16) 109 Information från förvaltningen BUN 2016/11 - notera informationen Förvaltningen informerar på mötet bland annat: Granskning av arbetsmiljöverket Anita Hagelin redovisar från seminarium den 22 november i Karlstad, Barnkonventionen blir svensk lag - hur påverkar det mitt landsting, min kommun/verksamhet eller vår organisation? sunderlag Barn och utbildningschef Peter Öhlanders tjänsteskrivelse, 2016-12-07 et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till:
9(16) 110 Förskolan i fokus - lokaler BUN 2016/42 - att ta fram ett underlag för vad det skulle innebära att etablera två nya förskolor i form av hyrda moduler/ paviljonger typ "Anneberg" som innehåller två förskoleavdelningar. Etableringarna avses geografiskt vid Gullvivan i Forshaga och vid Dejeskolan i Deje där el, vatten och liknande finns och etableringskostnaden därmed låg. Underlaget ska innehålla var förskola för sig; etableringskostnad, årshyra/alternativ kapitaltjänst, beräknad driftskostnad, beräknad kostnad för inventarier för en avdelning, beräknad kostnad för utemiljö, beräknad kostnad för bemanning, beräknat antal barn i barngrupperna vid utgången av 2017 jämfört med ingången 2017. Redovisning barn- och utbildningsnämnden feb 2017. att exit beskrivs på både orterna om det skulle vara så att barnantalet sjunker framöver. att nämnden formellt i och med detta beslut frågar kommunstyrelsen om de har behov av att hyra någon av de en-avdelningar på respektive ort som vi då avser att stänga. Det gäller Blåklinten i Deje och Gula Villan i Forshaga samt att skyndsamt återkomma med svar då det påverkar våra beslut. Barn- och utbildningsnämnden har begränsade möjligheter att kvarstå med hyror i dessa lokaler vid etablering av nya förskolor. att ta med etableringen av ytterligare en förskola med två avdelningar till budgetarbetet 2018 då vi ser stort barnafödande och även vill minska barngrupperna samt ytterligare minska en-avdelningarna för att underlätta samordning för personal. Hemgården, Skived beskrivs i lokalförsörjningsplanen som den förskola vi bör involvera i detta arbete och det tar nämnden till sig. Lokalredovisning Lokaler: En lokalförsörjningsgrupp kartlägger och kommer att beskriva behov och förslag till BUN i december. en till lokalförsörjningsplanen är att den senaste utredningen om lokalbehoven för barn- och utbildningsverksamheten gjordes 2010 och då utifrån ett minskat elevantal och behov av att minska lokalytorna. Sedan 2010 har en rad förändringar gjorts, framförallt har lokalerna vid Dejeskolan minskat. Idag ser vi också ett ökat antal barn och ungdomar och ett behov av att minska antalet förskolor med endast en eller två avdelningar. Motsvarande lokalförsörjningsplan görs för vård- och omsorgsverksamheten. Även övriga administrativa lokalbehov ses över för att Forshaga kommun skall få en samlad bild av det framtida lokalbehovet för de närmaste 5-10 åren. En samlad lokalförsörjningsplan är ett viktigt underlag för att göra rätt investeringar i olika former av lokalinvesteringar och för att uppnå en effektiv lokalanvändning. Ansvarig för lokalrevisionen är Peter Öhlander, barn- och utbildningschef, tillsammans med en arbetsgrupp bestående av förskolechefer och rektorer från alla skolområden, representanter från Kommunteknik och kommunchef: Ullerud: Jennie Lindman, Sarah Thorén
10(16) Lärcenter: Ann Brungel, Claes Havimäki Skived: Madeleine Berglund, Malin Ängerteg Grossbol: Lars Kennestad, Annelie Izindre Kommunteknik: Jonny Karlsson, Kent Nilsson Kommunchef: Anders Pettersson Slutsats förskolor: Kortsiktig lösning I Deje finns det behov av att skapa en ny förskoleavdelning samt att flytta blåklinten så man får en effektiv förskola, det skapar också förutsättningar för bra lokaler till musikskolan. Det finns tre ekonomiska lösningar som man bör ta ställning till. Alternativ 1, bygga om hyreshuset på Bruksvägen 13 till två avdelning på bottenplan och hyra lokalerna av FABO. Alternativ 2 Forshaga kommun köper ett modulsystem som består av två avdelningar och lånar till finansieringen. Alternativ 3 hyra ett modulsystem system som består två avdelningar i tio år för att sedan köpa lokalerna för 300 tkr. Beräknad kostnad per/år för respektive alternativ 1, 703 300 kr. 2, 333 700 kr. 3, 591 400 kr. tillkommer köp av lokalerna med 300 tkr. I Forshaga finns det behov av att skapa två nya förskoleavdelningar kortsiktigt. Förslaget är att utöka Gullvivan med två avdelningar så det blir sex avdelningar. Med denna utökning av förskoleplatser så räknar vi med att behålla Hemgården och Gulavilla. Här finns två alternativ till finansiering och det är alternativ 2 och 3 enligt ovan. Långsiktig lösning Då bedömningen är att Forshaga kommer att växa samt att det finns en vilja om att minska på barnantalet i förskoleavdelningarna och att ta bort förskolor som har en avdelning. Då bör man titta på om man skall bygga en ny förskola med fem avdelningar som ligger bra till då många pendlar till Karlstad. Kostnad för en ny förskola skulle hamna på ca 25-27 mkr. sunderlag Barn och utbildningschef Peter Öhlanders tjänsteskrivelse Lokalförsörjningsplan et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till: Lokalgruppen BUN, LAN och KS
11(16) 111 Anmälan om delegeringsbeslut, nov BUN 2016/7 - notera informationen Barn- och utbildningsnämnden har överlåtit viss beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegationsordning. en ska redovisas till barn- och utbildningsnämnden. Redovisningen innebär inte att barn och utbildningsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegering. Listor och underlag på besluten finns diarieförda på barn- och ungdomskontoret och respektive skolområde. sunderlag barn- och utbildningschef Peter Öhlanders tjänsteskrivelse, 2016-12-01 Bilaga, delegationsbeslut et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till:
12(16) 112 Verksamhetsplan - Stratsys BUN 2016/93 - godkänna verksamhetsplan - Stratsys 2017 Stratsys är kommunens mål och kvalitetsverktyg Verksamhetsplanens mått är framtagen tillsammans med förskole- skolledning och politiker Lösenord till Stratsys för politiker i BUN är: 3 första i förnamn och de 3 första i efternamn Om ni trots detta inte kommer in kan ni kontakta Lisa Andersson, ekonomiavdelningen, 17 20 21 sunderlag Barn och utbildningschef Peter Öhlanders tjänsteskrivelse, 2016-12-06 Verksamhetsplan Stratsys 2017 et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till:
13(16) 113 Budgetuppföljning per 1611 BUN 2016/12 - ta del av informationen och budgetuppföljning per 2016-11-30 - budgetansvariga uppmanas arbeta aktivt med anpassning av verksamheterna så att respektive budget hålls Budgetuppföljningen per november (preliminära siffror) 2016 har tagits fram. Barn- och utbildningsnämnden lämnar efter elva månader följande redovisning. När tio månader har gått har BUN totalt förbrukat 95 % av den totala budgeten (riktvärde 92 %). Barn och familj har förbrukat 96 % av sin budget och övriga verksamheter (Buf och skolomr tillsammans) har förbrukat 95 %. Budgetansvariga uppmanas arbeta aktivt med anpassning av verksamheterna så att respektive budget hålls. Barn- och utbildningsnämnden har uppdraget en budget i balans. sunderlag Barn- och utbildningschef Peter Öhlanders tjänsteskrivelse 2016-12-07 Powerpointpresentation et skickas för verkställighet till: rektorer, förskolechefer och enhetschef barn- och familj et skickas för kännedom till:
14(16) 114 Detaljbudget 2017 BUN 2016/115 - att notera kopia på lärande- och arbetsnämndens beslut från okt att de har hävt delar av fullmäktiges inriktningsbeslut ensamkommande barn i jun 2016 utan att informera vare sig förvaltningen eller politik. Det finns dessutom ett principbeslut i kommunen att föra dialog med andra nämnder och förvaltningar när beslut som påverkar andra nämnder och förvaltningar fattas. Detta påverkar givetvis verksamheten och dessutom avser pengarna från Migrationsverket till viss del de ensamkommande barnens skolgång. att notera att när barn- och familj nu flyttas över organisationsmässigt till lärande och arbetsnämnden så utökas lärande- och arbetsnämndens ram med ca 600.000 kr och vi är med och finansierar nya tjänster i den nya IFO-organisationen. Barn- och familj har en ram på ca 19,2 mkr under barn- och utbildningsnämnden, men vi för över ca 19,8 mkr till lärande- och arbetsnämnden. Därmed minskar barn- och utbildningsnämndens ram med motsvarande och den ramtilldelningen som kommunfullmäktige gjorde i juni 2016 avseende förskolan minskas och kommer bli svårare att genomföra. att pga. osäkerhet med Migrationsverkets pengar behålla ytterligare 500.000 kr vardera från Dejeskolan och Lärcenter på centralt konto benämnd: resurs/undervisning där vi sen tidigare lagt 500.000 kr som buffert. Detta då vi enligt lärande- och arbetsnämnden beslut som nämnts ovan inte får tilldelning för de ensamkommande barn som får put längre och då behöver vi vidta försiktighetsåtgärder då vi inte vet hur många asylsökande ensamkommande barn som kan få put/tut under året. Beräknat på dagens information minskar barn- och utbildningsnämnd utrymme nästa år ca 1,2 mkr för ensamkommande barn som får put. Detaljbudgeten presenteras på nämndmötet. sunderlag Barn- och utbildningschef Peter Öhlanders tjänsteskrivelse 2016-12-08 Bilaga, detaljbudget 2017 et skickas för verkställighet till: Kommunledningskontoret et skickas för kännedom till: LAN, Kommunstyrelsen
15(16) 115 Budget och organisationsförtydling BUN 2016/118 - varje chef har en tydlig budgetram och ansvar för sin enhet. Det innefattar budget, personal och arbetsmiljö samt att denne följs upp och mäts på dess resultat. Gäller from 1/1-2017. - enheterna fastställs till Lärcenter, Grossbolsskolan, Skivedsskolan, Dejeskolan, Olsäterskolan, förskoleområde Ullerud, förskoleområde Grossbol och förskoleområde Skived. Gäller from 1/1-2017. - förhållandet/ansvaret mellan rektorer/biträdande på Dejeskolan och Lärcenter tydliggörs för nämnden, då det på de enheterna idag finns två rektorer/biträdande. Redovisas i mars - 17. - vi strävar mot att varje chef ska ha ett nära ledarskap enligt Forshaga kommuns mål med det pedagogiska ledarskapet som prioritet. detaljbudgetarbetet inför 2017 utvecklas ytterligare genom äskanden från respektive enhet med hänsyn tagen till socioekonomiska faktorer. beslutet angående nämnden beslutar om anställningar längre än 3 mån upphävs och att ett tydligt mandat läggs hos cheferna för att stärka dem och jobba utifrån mål- och ekonomistyrning istället för detaljstyrning. Lokala mål som inte sammanfaller med skolans lagstadgade mål ska minimeras. Fokus på det systematiska kvalitetsarbetet som syftar till att de nationella målen uppfylls. Nämnden har tagit ett antal beslut sedan mandatperioden började för att säkerställa att organisationen är effektiv, har en ekonomi i balans och uppfyller den kvalitet som målsatts. T.ex. har förvaltningen och delvis rektorsledet minskat, ekonomistyrningen strukturerats upp och det systematiska kvalitetsarbetet lyfts upp. Nu kommer ytterligare ett steg i att skapa en tydligare och effektivare organisation med tydliga ramar och tydliga uppdrag för att motivera till ansvar och ett aktivt ledarskap. Från nämnd till förvaltning till rektorer/förskolechefer och ut till medarbetarna. Idag är organisationen uppdelad i skolområden, exempelvis Grossbol där både f-6 och förskolan ingår. Grossbol har en budgetansvarig i form av rektor på skolområdet, men ytterligare en förskolechef med personalansvar, men inget budgetansvar. Det finns fördelar att även ha en budget när man har personal- och verksamhetsansvar. Genom att dela upp ansvaret på mindre enheter med tydligt ansvar för enhetens chef så kommer budgetar som då delas upp blir också tydligare och vi kommer se vad varje enhet kostar, samt kommer kunna göra jämförelser och lättare ta hänsyn till socioekonomiska faktorer i budgetprocessen. Att vara ansvarig för sin budget innebär även att vara delaktig i budgetprocessen. Budgetprocessen kommer under 2017 att utvecklas. Nära ledarskap har Forshaga kommun fattat beslut om i fullmäktige. Varje medarbetare ska ha en chans att kunna bli sedd och bekräftad av sin chef. Det är också viktigt att varje medarbetare vars chef är närmast har mandat att fatta beslut som är viktiga för medarbetaren och verksamheten. Det ska vara så korta beslutsvägar som möjligt så att delaktigheten, effektiviteten och förståelsen blir så stor som möjligt. Det pedagogiska ledarskapet kommer vi att fokusera på och utveckla under året.
16(16) En konsekvensbeskrivning har utifrån uppdraget behandlats av ledningsgruppen och återges även den till nämnden. sunderlag Barn och utbildningschef Peter Öhlanders tjänsteskrivelse 2016-12-07 et skickas för verkställighet till: Staffan Kennerstad, Jennie Lindman, Gita A Johansson, Elin Selvin, Annelie Izindre, Lars Kennerstad, Birgitta Andersson, Claes Havimäki, Madeleine Berglund, Malin Ängerteg, Ann Brüngel och Peter Öhlander et skickas för kännedom till: