STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 5 Februari 2009 DNR 364-08/2009 Granskningspromemoria 2008 MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande... 1 2 Redogörelse för granskningsresultatet... 1 2.1 Särskild granskning...1 2.1.1 Bolagets rutiner för avtalsbevakning... 1 2.1.2 Kontroll av bisysslor... 2 2.1.3 Bolagets miljöarbete... 3 2.1.4 Uthyrning av studentbostäder... 4 2.2 Basgranskning...5 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll... 5 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser... 5 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag... 6 2.3 Uppföljning av föregående års granskning...7 2.3.1 Systematiskt brandskyddsarbete... 7 2.3.2 Eftersatt underhåll och långsiktig strategi för Micasa... 8 2.3.3 IT-säkerhetsarbetet... 9
STADSREVISIONEN 1(10) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett gemensamt planeringsmöte den 19 maj 2008. Vid planeringsmöte avseende Micasa Fastigheter i Stockholm den 10 juni 2008 informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han gett revisionskontoret. På mötet presenterade den auktoriserade revisorn sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet från den auktoriserade revisorns granskning av intern kontroll och delårsbokslutet per 2008-08-31 rapporterades vid ett avstämningsmöte med bolagets ledning den 13 oktober 2008. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 18 februari 2009. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning 2.1.1 Bolagets rutiner för avtalsbevakning Bolaget hanterar ett stort antal leverantörsavtal. Det är bland annat serviceavtal, driftavtal, konsultavtal och entreprenadavtal. Revisionskontoret har granskat bolagets rutiner för hantering av leverantörsavtal med avseende på registrering, bevakning, förnyelse, uppsägning mm. Bolagets upphandlingsverksamhet är centraliserad och är reglerad i bolagets inköpspolicy med tillhörande tillämpningsanvisningar. Bolagets inköpssamordnare genomför samtliga större upphandlingar tillsammans med berörda avdelningar. I bolagets ekonomisystem finns en inköpsmodul. I modulen finns ett leverantörsregister där avtal och priser per upphandlad leverantör framgår. Inköpssamordnaren ansvarar för att registret hålls aktuellt. Samtliga användare har tittarbehörighet till registret och registreringsbehörighet vad gäller beställningar. Endast ett fåtal användare har behörighet att ändra och lägga upp nya uppgifter i registret. Bolaget har ett bra IT-stöd för bevakning av avtalens löptider. I inköpsmodulen finns en bevakningsfunktion som larmar i god tid innan ett avtal löper ut. Inköpssamordnaren tar kontakt med berörd avdelning med förfrågan om avtalet ska sägas upp, förlängas eller om ny upphandling ska genomföras.
STADSREVISIONEN 2(10) Revisionskontorets stickprovskontroll visade att det finns aktuella ramavtal med de leverantörer bolaget har anlitat under året. Revisionskontorets bedömning och rekommendationer Enligt revisionskontorets bedömning har bolaget ändamålsenliga rutiner och god kontroll över sina leverantörsavtal vad gäller registrering, bevakning, förnyelse, uppsägning mm. Upphandlingsvolymen kommer att öka kraftigt de kommande åren i och med arbetet med det eftersatta underhållet. Detta kommer att kräva utökade resurser för uppföljning av regelverk och rutiner för upphandlingsverksamheten, vilket är viktigt att beakta. 2.1.2 Kontroll av bisysslor Med bisyssla avses varje anställning, uppdrag eller annan verksamhet som en anställd har vid sidan om sin huvudanställning. Det är inte förbjudet att ha en bisyssla men arbetsgivaren måste göra en bedömning i varje enskilt fall om den anställdes bisyssla kan verka hindrande på arbetet, konkurrera med arbetsgivarens verksamhet eller är förtroendeskadlig. Ett förtroendeuppdrag i fackliga, politiska eller ideella organisationer anses inte som bisyssla. Lagen om offentlig upphandling innehåller förbud mot anställdas innehav av förtroendeskadliga bisysslor. Offentligt anställda får inte ha bisyssla som kan rubba förtroendet för deras opartiskhet. Revisionskontoret har kartlagt bolagets rutiner för hantering av de anställdas bisysslor. Vidare har en kontroll av samtliga anställda gjorts mot Bolagsverkets register. Utdrag från registret har stämts av mot de uppgifter de anställda har lämnat till bolaget. I anslutning till granskningen överlämnades registerutdraget till bolaget. Bolagets regelverk Bolaget har ett regelverk för hur bisysslor ska hanteras. Blankett för anmälan av bisyssla med förklarande text finns på intranätet. Rutinen är att nyanställda ska fylla i blanketten i samband med att de börjar sin anställning. Vartannat år sker en uppföljning då hela personalen får fylla i blanketten på nytt. Närmaste chef godkänner anställdas bisyssla. Ansvaret för uppföljningen har personalchefen. Revisionskontorets kontroll av anställda mot Bolagsverkets register visade att sex av bolagets anställda var registrerade hos Bolagsverket vilket inte framkommit av de
STADSREVISIONEN 3(10) underlag de anställda själva lämnat till arbetsgivaren. I samtliga fall var bolagen vilande bolag eller de anställda var inte verksamma i bolaget. Efter granskningens avslutande har bolaget förtydligt blanketten för bisysslor, så att anställda även ska uppge om de finns registrerade på bolag som är vilande. Bolaget överväger att vartannat år gör en motsvarande körning mot Bolagsverkets register som revisionskontoret gjort. Revisionskontorets bedömning är att bolaget genom planerade åtgärder förstärker den interna kontrollen i rutinen. 2.1.3 Bolagets miljöarbete Revisionskontoret har granskat bolagets styrning och uppföljning av miljöarbetet. Syftet med granskningen har varit att översiktligt bedöma om bolaget har tillräcklig kontroll över sitt miljöarbete så att verksamheten bidrar till att målen i stadens miljöprogram uppnås. Bolaget har en tydlig organisation för sitt miljöarbete. Inom den tekniska avdelningen finns en miljösamordnare och ytterligare en person som samordnar och följer upp miljöarbetet. Tekniska chefen ansvarar för miljöfrågorna i ledningsgruppen. Bolaget har också en miljögrupp med representanter från avdelningarna som träffas 6-8 ggr/år. En miljöutbildning kommer att genomföras under januari 2009 för samtliga medarbetare. En miljöutredning (analys av miljöpåverkan) genomfördes 2004 då bolaget var ett dotterbolag till Familjebostäder. Bolaget bedömer att utredningen fortfarande är aktuell men planerar att genomföra en revidering 2009. Styrande dokument för miljöarbetet är bolagets miljöpolicy antagen av styrelsen 2007-05-06. Policyn fokuserar på bolagets väsentliga miljöaspekter och ständiga förbättringar. I anslutning till budget/verksamhetsplanen tas ett miljöprogram fram där mål, åtgärd, eventuell mätmetod och ansvarig framgår. Miljöprogrammet fokuserar på bolagets väsentliga miljöaspekter enligt miljöutredningen, d.v.s. energi, avfall och inomhusmiljö. För att involvera hela verksamheten och för avstämning mot stadens miljöprogram arbetar bolaget också med områdena transporter, kemikalier, utbildning och inköp. För varje område finns ett eller flera företagsmål formulerade. Målen i 2009 års miljöprogram är tydligare än 2008, även om det kvarstår att göra vissa mål mer mätbara vad avser effekterna för miljön. I miljöprogrammet för 2009 görs en direkt avstämning mot målen i stadens miljöprogram. Däremot har inte bolaget en
STADSREVISIONEN 4(10) tydlig koppling till KF:s indikatorer och för vilka bolaget bör sätta upp årsmål 2009. En sådan indikator är andelen äldreboenden med godkänd obligatorisk ventilationskontroll (OVK). Vidare var det oklart om energisparmålet om 30 % var satt i relation till de fastigheter som ingår i energiprojektet eller i relation till hela fastighetsbeståndet. Bolaget håller på att bygga upp ett ledningssystem enligt ISO-modell för styrning och uppföljning av miljöarbetet. I enlighet med ledningssystemet följs miljöprogrammet upp 2ggr/år. I den halvårsuppföljning 2008 som redovisades för styrelsen gjordes ingen bedömning av om årsmålet kommer att uppnås. Den årsvisa uppföljningen har inte formellt redovisats för styrelsen utan ingår i bolagets årskrönika. Uppföljningen av bolagets miljöprogram är inte integrerad med stadens system för styrning och uppföljning (ILS). Bolagets kontroll över miljöarbetet är i huvudsak tillfredställande. Bolaget har påbörjat ett systematiskt miljöutvecklingsarbete. Revisionskontoret rekommenderar att bolaget integrerar uppföljningen av miljöarbetet med bolagets övriga uppföljning enligt ILS. Bolaget bör också beakta KF:s indikatorer avseende miljö för att se vilka bolaget bör sätta årsmål för år 2009. 2.1.4 Uthyrning av studentbostäder Micasa har i avvaktan på framtida behov avseende servicehus beslutat att hyra ut lägenheterna med korttidskontrakt till studenter i enlighet med uppdrag från koncernstyrelsen i långsiktig strategi för Micasa. Bolaget har194 lediga lägenheter som efter ytskiktsrenovering successivt har blivit klara under hösten 2008. Lägenheterna finns i Bromma, Hägersten, Skärholmen och Kista. Bolaget har på egen hand börjat förmedla lägenheterna under hösten 2008. Intresserade studenter har kunnat ställa sig i kö hos bolaget via hemsidan enligt samma rutiner som Svenska Bostäder har för förmedling av studentlägenheter. F n finns det en kö hos bolaget på 740 personer och antalet lediga lägenheter uppgår f n till 166. Bolaget har i januari lämnat 12 lägenheter till Bostadsförmedlingen på prov. Via den reguljära kön har Bostadsförmedlingen på kort tid fått ett stort antal intresseanmälningar. Revisionskontorets bedömning är att förmedling av studentbostäder m h t det profilerade uppdrag som bolaget har, d.v.s. att tillhanda vård- och omsorgsboenden samt seniorboenden bör förmedlas via Stockholms Stads Bostadsförmedling. Bostadsför-
STADSREVISIONEN 5(10) medlingen har en inarbetad organisation och rutiner för att snabbt förmedla lägenheter även med korttidskontrakt. Micasa bör överväga om det är rationellt att ha egna resurser för en sådan förmedling. Bolaget har efter avslutad granskning beslutat att bostadsförmedlingen ska få förmedla kommande lediga lägenheter som kan upplåtas för studerande. 2.2 Basgranskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll En internkontrollplan fastställdes av styrelsen den 29 januari 2008 som baseras på ledningsgruppens riskanalys. Elva riskområden har identifierats, varav fyra områden har valts ut för internkontrollgranskning d.v.s. varor och tjänster, felaktigt nyttjande av företagets resurser, IT-säkerhet och offentliga handlingar. Inom valda områden har det under 2008 pågått arbete med att se över rutiner och intern kontroll. Genomförandet av internkontrollgranskningarna har senarelagts. Avrapportering av den interna kontrollgranskningen är planerad till den 3 mars 2009. En internkontrollplan för 2009 har fastställts i samband med beslut om verksamhetsplanen för 2009. I planen betonas att bolaget är i en uppbyggnadsprocess där rutiner och arbetsprocesser håller på att dokumenteras och i vissa fall tas fram. Kontrollområdena är av den anledningen desamma som föregående år. Revisionskontorets bedömning är att bolaget på ett bra sätt har utvecklat sitt arbete kring risk- och väsentlighetsbedömning kopplat till internkontrollplanen. Bolaget är fortfarande i ett uppbyggnadsskede och revisionskontoret har förståelse för att arbetet än så länge mer måste inriktas på att bygga upp rutiner och system för intern kontroll, än själva kontrollarbetet. Det är dock viktigt att bolaget avsätter tid för att genomföra kontrollerna när rutinerna har implementerats helt eller delvis. 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med särskild inriktning på bolagets prognoser.
STADSREVISIONEN 6(10) Resultat efter finansnetto och inklusive realisationsvinster 2008; mnkr KcS:s budget Bolagets budget Prognos T1 PrognosT2 Bokslut -50,0 1) -50,0 1) -67-50 2) -20 2) 1) 50 mnkr av Micasa:s underhållsåtgärder får finansieras genom upplösning av periodiseringsfonder 2) Realisationsvinst avseende Skogsmarken på 40 mnkr har inkluderats i resultatet. Det redovisade resultatet enligt bokslutet blev -20 mnkr efter finansnetto och inklusive realisationsvinster (40 mnkr avseende Skogsmarken). I samråd med Stockholm Stadshus AB beslutade bolaget att använda realisationsvinsten till att utöka det planerade underhållet med motsvarande. Resultatförbättringen mellan prognos 2 och bokslutet beror på att staden har skrivit ned en fordran på 59 mnkr på bolaget avseende ett lån som ursprungligen lämnats till de allmännyttiga bostadsbolagen som bolaget övertagit i samband med bolagets bildande. Bolagets kostnader för det planenliga fastighetsunderhållet har under samma period ökat med 59 mnkr. Även övriga driftkostnader och intäkterna avseende ombyggnadstillägg har ökat mellan prognos 2 och bokslutet. Bruttoinvesteringar 2008; mnkr Bolagets budget Prognos T1 PrognosT2 Bokslut 475 445 268 229 Investeringsvolymen blev lägre än planerat. Köpet av Sveaborg 6 på 109 mnkr ingick i budget 2008, men affären slutfördes i slutet av år 2007. Även i prognos 1 ingick Sveaborg. Differensen mellan prognos 2 och bokslutet beror på förskjutningar av projekt som Micasa inte råder över. Med de medgivanden om att få disponera medel för underhållsåtgärder bedöms bolaget ha uppnått ägarens krav. Resultatprognoserna för såväl drift- som investeringsprognoserna kan förbättras. Bolagets arbete med att förbättra investeringsredovisningen bör i framtiden ge bättre underlag för prognoserna. 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Revisionskontoret har valt att särskilt följa upp tre av de sju bolagsspecifika ägardirektiven som fullmäktige givit bolaget.
STADSREVISIONEN 7(10) Tillhandahålla välskötta och trygga bostäder för stadens äldre och personer med funktionsnedsättning Micasa har tillgänglighetsinventerat samtliga 130 fastigheter. Andelen 2007 var 50 %. Alla fastigheter förutom tre som är under projektering/ombyggnad har trygghetsinventerats (belysning m m). Andelen 2007 var 10 %. Vid 50 % av fastigheterna har den yttre miljön trygghetsinventerats. Uppföljning av det systematiska brandskyddsarbetet redovisas under avsnitt 2.3. Genomföra ombyggnader och upprustningar i befintligt bestånd Bolaget har under 2008 fortsatt att arbeta intensivt med att inventera och planera för det eftersatta underhållet. Se vidare under avsnitt 2.3. Bistå förvaltningarna i arbetet med att utveckla vård- och omsorgsbostäder i Stockholm Bolaget har under 2008 utvecklat en modell för tillgängliga trädgårdar för äldre och rörelsehindrade. Bolagets styrelse har också beslutat att träffa ett samarbetsavtal med KTH-Syd Centrum för Hälsa och Byggande. Under 2008 har arbetet med projektet Seniorboende 2030 inletts och under 2009 kommer seminarier att hållas som ska belysa olika delar av boendet. Äldreboendedelegationens förslag om trygghetsboende kommer att påverka bolagets verksamhet. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att bolaget arbetar aktivt med de av ägaren lämnade uppdrag. 2.3 Uppföljning av föregående års granskning 2.3.1 Systematiskt brandskyddsarbete Revisionskontoret genomförde år 2006 en granskning av bolagets brandskyddsarbete utifrån Lagen om skydd mot olyckor (LSO). Granskningen visade att bolaget bedrev ett brandskyddsarbete men inte till alla delar i enlighet med LSO och gällande föreskrifter från Statens räddningsverk. Bolaget rekommenderades att fastställa en brandskyddsorganisation där ansvar och roller klargörs. Vid revisionskontorets uppföljning 2007 framkom att förslag på organisation och rutiner för uppföljning av brandskyddet tagits fram, men organisationen var inte beslutad. I huvudsak kvarstod revisionskontorets rekommendationer från år 2006.
STADSREVISIONEN 8(10) Vid revisionskontorets uppföljning 2008 framkom att en brandskyddspolicy och en brandskyddsorganisation har beslutats av VD i början av år 2008. En brandskyddsledare/samordnare har utsetts. Med hjälp av konsult har en generell riskanalys genomförts och rapporteringsrutiner, checklistor mm har tagits fram. Uppföljningsdokumenten har lagts in i det gemensamma systemet för olika myndighetsbesiktningar (REQs). En utbildning för personalen har genomförts i januari 2009. Efter det ska ansvaret fördelas ut i organisationen på dem som löpande ska utföra kontrollerna. Brandskyddssamordnaren ska därefter påbörja arbetet med att tillsammans med brandskyddsansvariga kartlägga brandriskerna vid respektive fastighet. Bolaget har ännu inte upprättat brandskyddsbeskrivningar för alla fastigheter. Det är angeläget att den organisation och de uppföljningsrutiner som tagits fram nu skyndsamt implementeras. En viktig del i brandskyddsarbetet är att kartlägga brandriskerna samt att upprätta brandskyddsbeskrivningar. Det är först då förutsättningar finns för att bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete. 2.3.2 Eftersatt underhåll och långsiktig strategi för Micasa Revisionskontoret granskade bolagets arbete med fastighetsunderhållet 2006. Den sammanfattande bedömningen var då att det fanns en rad brister och att det eftersatta underhållet var stort. Revisionskontoret följde upp granskningen 2007. na då var att bolaget genom inventeringen av samtliga fastigheter hade lagt en bra grund för ett långsiktigt arbete med fastighetsunderhållet. Revisionskontoret framhöll också vikten av att styrelsen under 2008 fattade beslut om en långsiktig plan/strategi för hur det eftersatta underhållet skulle åtgärdas inför beslut om budget och inriktning för åren 2009 2012. Flera utredningar har genomförts under 2008 som har betydelse för arbetet med det eftersatta underhållet och dess finansiering. Mot den bakgrunden har Stockholms Stadshus AB tillsammans med stadsledningskontoret, äldreförvaltningen och äldreroteln genomfört en utredning om hur en långsiktig strategi för bolaget bör se ut. Strategiutredningen presenterades för koncernstyrelsen 2008-12-15. Koncernstyrelsen beslutade att övriga bostadsbolag ska genom koncernbidrag täcka bolagets underskott 2009-2018 i proportion till överförda fastigheter till Micasa. För närvarande
STADSREVISIONEN 9(10) pågår planering för ytterligare satsningar i staden vad gäller eftersatt underhåll vilket också berör Micasa. Revisionskontoret har under 2008 fortsatt att följa upp bolagets arbete med att inventera och planera för det eftersatta underhållet. Styrelsen har i september 2008 beslutat om en strategi och organisation för det eftersatta underhållet. Vid samma tillfälle anmäldes en underhållsplan för styrelsen. Inventeringen av underhållsbehovet beräknas totalt till 1,5 mdkr de kommande 15 åren. En särskild enhet (4 personer) har inrättats inom den tekniska avdelningen som ska ansvara för underhållsinsatserna. Rekrytering av personal pågår. Ett system för planering och uppföljning av underhållet har upphandlats och arbete med att implementera systemet pågår. Åtgärder inom det eftersatta underhållet ska samordnas med åtgärder inom energieffektiviseringsprojektet och inom det löpande planenliga underhållet. Underhållsprocessen är inte dokumenterad ännu. Revisionskontorets bedömning och rekommendationer Bolaget har genomfört ett omfattande underhållsplaneringsprojekt bl a med anledning av den kritik som framfördes om eftersatt underhåll i revisionsrapporten från år 2006. Revisionskontorets bedömning är att den långsiktiga strategi som nu har tagits fram för bolaget och det arbete som bolaget har lagt ned för att inventera och planera för underhållsbehoven bör ge goda förutsättningar för själva genomförandeprocessen som nu påbörjats. Revisionskontoret rekommenderar att underhållsprocessen dokumenteras. 2.3.3 IT-säkerhetsarbetet Revisionskontoret granskade 2007 bolagets informationssäkerhetsarbete utifrån fullmäktiges policy och regelverk för informationssäkerhet från 2005-06-13. Under 2008 har en informationssäkerhetssamordnare utsetts som organisatoriskt är skild från driften av IT-systemen. Förslag till informationssäkerhetsinstruktioner har tagits fram som vänder sig till olika typer av målgrupper, en som avser användare, en som avser personer som arbetar med utveckling och förvaltning och en som avser personer som arbetar med kontinuitet och drift. IT-säkerhetsarbetet ska presenteras för all personal vid ett utbildningstillfälle. Styrelsens informationssäkerhetspolicy har dock inte reviderats. Kontinuitets- och avbrottsplaner har inte upprättats ännu.
STADSREVISIONEN 10(10) Det är positivt att bolaget inrättat en organisation för informationssäkerhetsarbetet och tagit fram anpassade informationssäkerhetsinstruktioner för olika användare. Dock kvarstår följande rekommendationer från tidigare granskningar: - Styrelsens policy vad gäller informationssäkerhet behöver anpassas till stadens regelverk - Bolaget bör för de mest verksamhetskritiska IT-systemen upprätta kontinuitets- och avbrottsplaner i händelse av avbrott eller allvarliga störningar - Bolaget bör ta fram dokumenterade rutiner för behörighetstilldelning och hänvisa till dessa i informationssäkerhetsinstruktionen för användarna. Lars-Erik Örsing Enhetschef Maria Assarsson Revisor