Planerings- och budgetförutsättningar 2018 2020 LIU GEMENSAMMA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR PLANERING OCH BUDGET 2018 OCH PLAN FÖR ÅREN 2019 2020
LINKÖPINGS UNIVERSITET Innehållsförteckning 1 Inledning... 1 2 Verksamhetsplanering och budgetering vid LiU... 1 2.1 Handlingsplan för 2018 2020... 1 2.2 Verksamhetsplanering och budget för år 2018 och plan för 2019 2020... 2 3 Detaljerade anvisningar... 3 3.1 Förändring inför 2018... 3 3.2 Budget för 2018 och plan för 2019 2020... 3 3.3 Investeringsbudget... 4 3.4 Beslutade förutsättningar... 4 3.5 Inlämning... 6 3.6 Budgetrevidering... 6 3.7 Tidplan... 6 4 Förteckning över bilagor... 7 5 Länk till bilagor och mallar... 7
1(7) 1 Inledning Det här dokumentet syftar till att sammanställa gemensamma riktlinjer och tidplaner, samt ange de gemensamma förutsättningar som gäller för bokslutsenheternas planering och budgetering för 2018 samt plan för 2019 2020. Dokumentet består av tre huvuddelar. Den första delen beskriver den övergripande planeringsprocessen vid LiU med koppling mellan LiU:s verksamhetsplan och handlingsplanen för en enskild bokslutsenhet. Den andra delen består av detaljerade anvisningar till budgetarbetet, såsom budgeteringsprocessen, beslutade ekonomiska förutsättningar i tabellform samt en tidplan för arbetet. Sist i dokumentet listas bilagor, mallar och länkar. 2 Verksamhetsplanering och budgetering vid LiU LiU:s verksamhetsplan (bilaga 1) tar sin utgångspunkt i LiU:s strategi och är en handlingsplan för styrning, ledning och anslagsfördelning i syfte att systematiskt sträva efter att nå visionen och målen för universitetets övergripande uppdrag, det vill säga grundutbildning, forskning och samverkan. Den ger en bild av nuläget och vart universitetet vill nå. Enligt universitetsstyrelsens uppdrag till fakultetsstyrelserna, ska dessa formulera uppdrag till berörda institutioner och därtill koppla resurser. Under varje enskilt budgetår ska respektive fakultetsstyrelse ta initiativ till och genomföra dialoger mellan fakultet och berörda institutioner med fokus på verksamhetens kvantitativa och kvalitativa utveckling samt det ekonomiska utfallet. För varje institution/fakultet/övrig bokslutsenhet (i dokumentet används bokslutsenhet) kan en handlingsplan vara en del i den fortsatta processen med verksamhetsplanering inom LiU. Liksom tidigare år ska varje bokslutsenhet lämna en budget med verksamhetsplanering för 2018 2020, då handlingsplanens väsentliga delar med fördel summeras i tillhörande budgetkommentarer. Handlingsplan och budget ska utgå från en långsiktig och hållbar ekonomi i balans. 2.1 Handlingsplan för 2018 2020 Universitetsstyrelsen beslutade 1 juni 2017 om verksamhetsplan och budget för 2018 samt plan för 2019 2020. Utifrån verksamhetsplanen upprättar samtliga bokslutsenheter handlingsplaner för den egna verksamheten 2018 2020, som beaktar prioriteringar, satsningar och målen i LiU:s verksamhetsplan. Handlingsplanen är en del i den fortsatta processen med verksamhetsplanering inom LiU och är ett verktyg för att planera och utveckla den egna verksamheten. Syftet är att verksamheten på ett systematiskt sätt kan omsätta LiU:s verksamhetsplan, uppdrag från fakulteter och egna behov och prioriteringar till mer konkreta aktiviteter i en handlingsplan (se Figur 1). Den utformas utifrån den egna verksamhetens behov och stödjer det interna arbetet, varför ingen central mall ges. Då den egna institutionen/motsvarande är målgrupp för handlingsplanen, hanteras och sparas den internt på bokslutsenheten. Handlingsplanen kan exempelvis beakta och innehålla följande: Strategisk och operativ planering Verksamhets- och kompetensanalyser (VoK) Strategikartan Uppdrag från fakulteter etc. Prioriteringar och satsningar i LiU:s verksamhetsplan Egna prioriteringar och satsningar Konkreta aktiviteter som ska genomföras
2(7) Figur 1: LiU:s verksamhetsplan och fakulteternas uppdrag omsätts i en handlingsplan, som i sin tur mynnar ut i en verksamhetsplanering och budget för respektive institution/fakultet eller motsvarande. 2.2 Verksamhetsplanering och budget för år 2018 och plan för 2019 2020 Liksom tidigare år ska varje bokslutsenhet lämna en verksamhetsplanering och budget för år 2018 2020. Budgeten ska vara beslutad av bokslutsenheternas styrelse. Den verksamhetsplanering som den finansiella budgeten utgår ifrån, kan med fördel brytas ned från handlingsplanen. Verksamhetsplaneringen ska summeras i form av kommentarer enligt den mall som tillhandahålls av Planerings-och ekonomiavdelningen (PEA). Kommentarerna ska signeras av prefekt eller motsvarande. Kommentarerna ska beskriva hur respektive bokslutsenhet planerar sin verksamhet utifrån LiU:s verksamhetsplan (Bilaga 1), strategikartan, fakulteternas uppdrag och utifrån de prioriteringar och satsningar som är aktuella för bokslutsenheten. I kommentarsmallen ska den övergripande verksamheten sammanfattas, liksom verksamhetsplaneringen med följande underrubriker ur LiU:s verksamhetsplan 2018 2020: Utbildning Forskning Samverkan Ekonomi Kompetensförsörjning Verksamhetsstöd och lokalförsörjning Därutöver kommenteras eventuella större investeringar, samt eventuella större förändringar för åren 2019 2020 jämfört med 2018. Sist i mallen finns utrymme för övriga kommentarer. Bokslutsenhetens summerade verksamhetsplanering i form av budgetkommentarerna enligt mall, samt budget ska vara Planerings- och ekonomiavdelningen (PEA) tillhanda 2017-12-01. Investeringsbudget ingår numera i den finansiella budgeten som levereras, men denna behöver kompletteras med en specifikation av eventuella större enskilda investeringar, vars värde överstiger 1 miljoner kronor. För mer detaljerade anvisningar, se följande avsnitt.
3(7) 3 Detaljerade anvisningar 3.1 Förändring inför 2018 Under 2017 pågår arbetet med att implementera den nya budget- och prognosmodulen i Raindance, vilken går i drift 2017-09-05. Alla bokslutsenheters budgetar registreras direkt i Raindance enligt den instruktion som publiceras på Insidan 2017-08-25. Utbildning av bokslutsenheternas personal sker under augusti-september och vidare kommer en förstärkt support upprättas under hösten för att ge stöd till bokslutsenheterna i samband med budgeteringen i Raindance. 3.2 Budget för 2018 och plan för 2019 2020 Budgetering sker per intäkts- och kostnadsslag enligt fastställd rutin (Budgeterings- och uppföljningsprocesserna vid Linköpings universitet Dnr LIU-2017-02087), vilket återspeglas i registreringsbilderna i Raindance. Budgeten ska vara uppdelad på verksamhetsgrenarna grundutbildning och forskning, samt stöd. Utöver fördelning per verksamhetsgren, ska kärnverksamhetens budget fördelas per fakultetsområde och finansieringsform, anslag respektive bidrag. Stödverksamhetens kostnadsbudget ska fördelas per funktion enligt gällande redovisningsmodell för LiU. Enligt tidplanen i avsnitt 3.7, kommer utförliga instruktioner för hantering av budget i Raindance att publiceras på Insidan 2017-08-25. Beräkning av ingående balanserat kapital för 2018 hämtas från registrerad prognos tertial 2 och utgående balanserat kapital för 2018 beräknas därefter automatiskt utifrån det budgeterade utfallet för 2018. (IB balanserat kapital + budgeterat resultat= UB balanserat kapital). I budgetmodulen utgår man från budgetering per Enhet och det finns bl.a. stöd för: Fördelning av personalbudget där bl.a. kontering på individnivå hämtats från Primula Att välja mellan att lägga budget per aktivitet/projekt (AKT) eller på en aggregerad nivå på verksamhet och fakultet (VSH verksamhetskod och FAK fakultetskod). Det går att lägga vissa delar av budgeten på aktivitet (AKT) och resterande på aggregerad nivå. Investeringsbudget OH-beräkning Plan 2019 2020 Det finns från 2016 en vägledning för hantering av indirekta kostnader för institutionerna. (Vägledning för direktifiering av kostnader på institutionsnivå, dnr LiU-2016-01293). Denna vägledning syftar till att såväl bidra till en mer enhetlig tillämpning av LiU:s redovisningsmodell, som till att förenkla budgeteringsarbetet och hanteringen av indirekta kostnader. Till vägledningen hör även en lathund för olika funktioner på en institution och LiU:s tillämpning. I avsnitt 3.4 anges de förutsättningar som är gemensamma och ska användas av samtliga bokslutsenheter som underlag för budgetberäkningar. Besluten innehåller också uppgifter om när viss information som bokslutenheten behöver för att färdigställa sin budget kan göras tillgänglig. Vissa uppgifter kommer att registreras centralt i Raindance av Planerings- och ekonomiavdelningen (PEA), vilket anges i tabellen. LiU-gemensamma förutsättningar för budgetering gäller även vid beräkning av plan för åren 2019 2020. Med utgångspunkt från år 2018 ska planen för åren 2019 2020 återspegla kända förändringar i utbildnings-, forsknings- respektive stödverksamheten. Det finns en funktion i Raindance för att kopiera värden från budget till plan och därefter revidera enstaka poster. Plan för 2019 2020 görs på en mer aggregerad nivå än 2018, t.ex. plan för personalkostnader är inte möjlig på individnivå och planen hanterar endast hela årsvärden. Intäkter och kostnader ska inte index-uppräknas för åren 2019 och 2020 utan beräknas i 2018 års pris- och lönenivå.
4(7) 3.3 Investeringsbudget En investeringsbudget ska registreras för budgetåret 2018 och plan 2019 2020. Alla nya investeringar ska tas upp i investeringsbudgeten, även forskningsinfrastruktur. Som investering räknas anläggningstillgångar med definitionen av att vara en tillgång för stadigvarande bruk eller innehav som ska ge LiU ekonomiska fördelar och ha en nyttjandeperiod på minst tre år och ett anskaffningsvärde (exkl. moms) på minst 20 000 kronor. Investeringsbudgeten ingår numera i den finansiella budgeten, vilket innebär att man budgeterar nya investeringar och simulerar avskrivningar som ett delmoment i budgeteringsprocessen. Dock ska enskilda investeringar som överstiger 1 miljon kronor fortfarande specificeras enligt särskild mall som tillhandahålls av Planerings- och ekonomiavdelningen. Tilldelad investeringsram återfinns i bilaga 6. I de fall utökat behov uppstår för 2018, ska begäran om utökad låneram lämnas in enligt särskild blankett. Samma blankett ska även användas vid utökat behov under pågående verksamhetsår (2017). 3.4 Beslutade förutsättningar I detta avsnitt följer de beslutade ekonomiska förutsättning som gäller för LiU:s gemensamma del. Första tabellen visar först intäkt följt av olika relevanta kostnadsposter. Generellt gäller att pris och löneomräkning på anslagsmedel för 2018 är beräknad till 1,84 % och ingår i ersättningarna. Intäkter och kostnader ska inte index-uppräknas för åren 2019 och 2020 utan beräknas i 2018 års pris- och lönenivå. Budgetförutsättning Kommentar Datum 1 2 3 4 5 6 Intäkter av anslag Fördelning av anslagsmedel till GU och FO till fakulteterna Fakulteternas underlag till institutionerna avseende verksamhetsuppdrag samt resurser för 2018 och planeringsförutsättningar 2019 2020 Fördelning av anslag för strategiska lokaler. Fördelning av resurser 2018 enligt rektors beslut om strategiska satsningar skickas ut. Intäkter av bidrag/avgifter Underlag för intäkter av bidrag respektive avgifter Finansiella intäkter/kostnader Kalkylränta är lika med Riksgäldens ränta för myndigheter, på intern likvid och lån OH-kostnader 7 Debitering för Central OH 8 Debitering för fakultets-oh (Obs: Definitiv) Enligt Verksamhetsplan, se bilaga 1 Omfattar fördelning av GU & FO medel. Fakulteterna skickar underlag till institutionerna, kopia till ekonomiredovisning@liu.se Se bilaga 2 LiU-Foass/Research Fellows Karriärkontrakt, Professorskontrakt Finns på respektive institution För närvarande -0,51 %. Specifikation enligt fördelning i VP, fördelning, se bilaga 5 Budgetramar enligt beslut i respektive fakultetsstyrelse, se bilaga 5 2017-10-31 Prel. 2017-09-30
5(7) 9 10 Budgetförutsättning Kommentar Datum Kostnader för personal Kalkylmässig höjning kopplat till lönerevision 2,2 % fr.o.m. 2017-10-01 och motsvarande kalkylmässig höjning från 2018-10-01 Lönekostnadspålägg (LKP) är 51,25% I LKP ingår arbetsgivaravgifter, kostnader för slutna kollektivavtal (pensioner, grupplivförsäkringar och personskadeförsäkringar) 11 Kostnader för delpension 12 Finansiering av bokslutsenhetens företagshälsovård Kostnader för lokaler 13 Lokalkostnadsfördelning 2018 14 15 Hyra för bokade lokaler: Storleksklass Pris 2018 (kr/tim) 10-20 pers. 240 30-40 380 60-70 435 90-140 535 150-735 Övriga driftskostnader IT abonnemang (Kr/år): Typ Anställd Beslut Nivå Pris 2018 (kr/år) Fullvärdig 18 320 Begränsad 14 655 X-Large 18 320 Large 14 655 Medium 3 200 Small 0 Gäst Max 14 dgr 0 Beräknas enligt beslut 2012-05-14, dnr LiU-2012-00921 Se bilaga 3 Lokalkostnadsfördelningen 2018 inkluderar lokalvård. Se bilaga 4 Hyra för bokade lokaler är oförändrad gentemot 2017. Nytt för Campus US är att preliminärt från 2018-01-01 gäller samma hyra per storleksklass som på övriga campus. 16 Balansposter: Investeringsram Fördelning av investeringsram per bokslutsenhet Enligt beslut LiU-2017-01437. Se bilaga 6
6(7) 3.5 Inlämning Planerings- och ekonomiavdelningen (PEA) svarar för insamling och sammanställning av bokslutenheternas verksamhetsplanering och budget. Vidare distribuerar PEA information enligt anvisningarna, ger stöd för bokslutenheternas budgetarbete samt tillhandahåller instruktioner för registreringen av budgetunderlaget i ekonomisystemet. Instruktioner för hantering i Raindance publiceras på Insidan enligt tidplan i avsnitt 3.7 den 25 augusti. För att kvalitetssäkra budgeteringsarbetet, såväl inom en bokslutsenhet som mellan PEA och bokslutsenheten, ska anvisad PDF-utskrift signeras och lämnas in. Detta gäller för den totala budgeten och för investeringsbudgeten. Följande leveranser ska vara PEA tillhanda senast den 1 december 2017 på adress ekonomiredovisning@liu.se: 1. Signerad version av budgetkommentarer (PDF). 2. Signerad PDF-utskrift av budget 2018 och plan 2019 2020 som ett resultat av registrerad och stängd budget i Raindance. 3. Signerad PDF-utskrift av investeringsbudgeten 2018 och plan 2019 2020, som ett resultat av registrering i Raindance. 4. Specificering av enskilda investeringar> 1 mnkr enligt separat mall. 3.6 Budgetrevidering Om väsentliga förändringar sker i de förutsättningar som den senast fastställda budgeten för enheten byggde på, får institutionsstyrelsen eller motsvarande fastställa en reviderad budget, som lämnas in till PEA. Revidering av budget ska rapporteras i Raindance enligt instruktion. I det fall den reviderade budgeten ska få påverkan på 2018-års OH-pålägg (%), ska den lämnas in senast den 26 januari 2018. 3.7 Tidplan Datum Aktivitet Ansvarig 2017-08-25 Mallar och instruktioner för rapportering av budget UF/PEA publiceras på Insidan, se länk sist i dokumentet 2017-09-05 Budgetmodulen i Raindance öppnas (för att kunna UF/PEA registrera prognos 2017 tertial 2 samt senare budget 2018 och plan 2019 2020). Utbildning i budgetmodulen pågår v34-36. 2017-09-30 Fördelning av strategiska satsningar. (LiU Foass/research Forskningsdirektör (prel) Fellows, Karriärkontrakt, professorskontrakt) 2017-10-31 Fakulteternas underlag avseende resursfördelning sänds Respektive fakultet till institutionerna med kopia till ekonomiredovisning@liu.se 2017-10-31 Budget för in- och utlånad personal ska vara klar i Raindance. Respektive bokslutsenhet 2017-12-01 Budget levereras ekonomiredovisning@liu.se. För detaljer, se avsnitt 0 Ansvarig prefekt eller motsvarande 2018-01-26 Sista dag att revidera budget som kan få påverkan på 2018 års OH-pålägg (%). Instruktion på Insidan. Ansvarig prefekt eller motsvarande 2018-01-26 Bokslutsenhetens fastställda lokalryggsäck för 2018 med mera skickas till ekonomiredovisning@liu.se Respektive bokslutsenhet
7(7) 4 Förteckning över bilagor Bilaga 1: Verksamhetsplan och budget för 2018 samt plan för 2019 2020 Bilaga 2: Fördelning av anslag för strategiska lokaler 2018 Bilaga 3: Finansiering av företagshälsovård 2018 Bilaga 4: Lokalkostnadsfördelning 2018 Bilaga 5: Fördelning av Central OH och Fakultets OH 2018 Bilaga 6: Fördelning av investeringsram per bokslutsenhet 2018 5 Länk till bilagor och mallar Detta dokument inklusive alla bilagor, mallar och instruktioner för budget 2018 2020, finns publicerade på Insidan/ekonomi enligt nedanstående länk. Utöver detta distribueras vissa mallar direkt till berörda bokslutsenheter. http://old.liu.se/insidan/ekonomi/planering-och-budget/liu-interna-anvisningar-och-mallar?l=sv Övriga beskrivningar kring budgetprocessen, bland annat process och rutin för planering, budgetering och uppföljning av investeringar återfinns under nedanstående länk: http://old.liu.se/insidan/ekonomi/planering-och-budget/liu-intern-budgetprocess?l=sv Vägledning för direktifieringar av kostnader på institutionsnivå återfinns under länken: http://old.liu.se/insidan/ekonomi/redovisning/modell?l=sv Agneta Frode Blomberg Planerings- och ekonomidirektör Kopia till Universitetsledningen Dekaner Prefekter eller motsvarande Kanslichefer Administrativa chefer Kontaktpersoner för ekonomi på bokslutsenheterna Internrevision De lokala fackliga organisationerna