Plan för intern med väsentlighets- och riskanalys 2017 för överförmyndarnämnden
Sid 2 (14) Inledning Staden har de senaste åren omarbetat sina riktlinjer för internen. Liksom tidigare ska en väsentlighets- och riskanalys och internplan lämnas men arbetet utgår från kommunfullmäktiges verksamhetsmål och de processer som är väsentliga för att uppnå dessa. Väsentlighets- och riskanalysen som tidigare kallades risk- och väsentlighetsanalys och internplanen har slagits ihop till ett dokument som automtiskt genereras av ILS Webb efter en omfattande inläggning av uppgifter. För att göra uppsättningen dokument komplett bifogar överförmyndarförvaltningen också en beskrivning av det så kallade systemet för intern som tillämpas inom förvaltningen. Systemet för intern är en del av den så kallade miljön, det vill säga organisatoriskt system och tekniskt system.
Sid 3 (14) Nämndens arbete med intern Nämndens internarbete ska bestå av tre delar. Nämnden ska ha fastställt ett aktuellt system för intern, årligen genomföra en väsentlighets- och riskanalys (VoR) samt utifrån denna fastställa en internplan. Systemet för intern ska ses över årligen och vid behov revideras. Väsentlighets- och riskanalysen genomförs i flera steg. Nämnden ska identifiera de viktigaste processerna/arbetssätten för att uppnå kommunfullmäktiges mål för verksamhetsområdena. Nämnden ska i arbetet beakta lagstiftning och verksamhetens uppdrag. Utifrån arbetssätten ska oönskade händelser identifieras. Dessa ska värderas (1-5) utifrån vilka konsekvenserna blir om händelsen inträffar samt hur sannolikt det är att händelserna inträffar. Utifrån riskvärdet beslutas om den oönskade händelsen/risken ska hanteras i internplanen. I internplanen planerar nämnden hur de löpande erna/arbetssätten ska följas upp. Internplanen fastställs i samband med verksamhetsplanen och följs upp i samband med verksamhetsberättelsen. Förvaltningens arbete med intern sker löpande under året samt även vid vissa tillfällen då det görs periodiska er. Kontrollen ligger dagligdags helt integrerat med arbetet i övrigt. Det kan gälla uppföljning av budget, arbetsläget på projekt eller avstämning av tillsynsplaner med mera. Den största insatsen görs inom detta ordinarie arbete och syns i regel inte i någon internplan, det gäller att få arbetet gjort och uppfylla målen. Det finns också en planering med särskilda er vilka framgår av internplanen. Delvis utför enheten Staben dessa kontoroller som då fungerar som av erna eftersom den primära en av verksamheten görs av de övriga enheterna i det dagliga arbetet. Dessa särskilda er består mestadels av olika ekonomiadministrativa åtgärder men även av andra er inom personalområdet, förtroendekänsliga frågor med mera.
Sid 4 (14) Nämndens internplan Internplanen visar samtliga oönskade händelser som identifierats och deras sannolikhets-/konsekvensbedömning. Här ingår då även processerna de hör till. Det kan observeras att alla oönskade händelser inte ingår i internplanen utan en del tas endast upp i väsentlighets- och riskanalysen i avsnitt 4 nederst. I dessa fall är syftet mer att peka på att det finns risker där det inte bedöms ändamålsenligt med er. Det kan också finnas oönskade händelser som inte alls tas upp utan hanteras med åtgärder eller accepteras. Sådana förekommer dock inte i överförmyndarförvaltningens väsentlighets- och riskanalys. Förvaltningen avser att utveckla och förbättra internen avseende tillsynen av ställföreträdarna under de närmaste åren. Förvaltningen införa enheter och enhetschefer år 2017. Detta införande kommer visa eventuella brister i internplanen och dessa kommer då ligga till grund för en reviderad internplan för år 2018.
Sannolikhet Tjänsteutlåtande Sid 5 (14) Riskmatris 5 1 Kritisk Medium Låg 4 3 4 Sannolikhet Konsekvens 3 2 8 6 5 Mycket sannolikt Mycket allvarlig 4 Sannolikt Allvarlig 3 Möjlig Kännbar 2 Mindre sannolikt Lindrig 1 Osannolikt Försumbar 2 5 7 10 11 9 1 Konsekvens 1 2 3 4 5 Medium Totalt: 117
Sid 6 (14) Process Nr Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Åtgärd Tillsyn av ställföreträdare 1 Tillsyn blir inte genomförd eller genomförd med stora förseningar 5. Mycket sannolikt 5. Mycket allvarlig 25 Säkerställa att medarbetarna arbetar på ett sätt som överensstämmer med handledningar och rutiner Kompetensbaserad rekrytering för att säkerställa att de som anställs har rätt kompetens, har förutsättningar att göra ett bra arbete och stannar. Säkerställa låg personalomsättning genom god arbetsmiljö och att vara en attraktiv arbetsgivare Upplysa nämnd och kommunfullmäktige att förvaltningen är underbemannad Arvodering av ställföreträdare 2 Tekniska fel på data orsakar problem med utbetalning av arvode. 3. Möjlig 2. Lindrigt 6 Controller gör av data före datakörning 3 Att fel inte upptäcks innan beslut fattas vilket gör att felaktig arvoden behöver makuleras 4. Sannolikt 3. Kännbar 12 Controller och enhetschefer gör stickprovser 4 Att fel inte upptäcks och åtgärdas. 4. Sannolikt 3. Kännbar 12 Controller och enhetschefer gör stickprovser Förtroende gentemot 3:e man 5 Felaktigt beslut fattas på grund av jäv eller oskälig representation genomförs. 2. Mindre sannolikt 3. Kännbar 6 Genomgång av jäv policy på APT en gång per år. Extra av alla representationsfakturor. Bisysslor följs upp systematiskt. IT-funktionalitet 6 Risk att väsentliga system inte fungerar eller fungerar tillräckligt bra inkl. med tillräcklig kapacitet. 3. Möjlig 5. Mycket allvarlig 15 Konsolidering av befintlig IT-miljö görs inom ramen för förvaltningens IT-projekt
Sid 7 (14) Process Nr Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Åtgärd Löneutbetalningar 7 Felaktiga utbetalningar 2. Mindre sannolikt Upphandling/inköp/fakturering leverantör Jämställdhets- och mångfaldsarbetet 8 Att förvaltningen får betala för mycket eller får betala skadestånd vid upphandlingar. 9 Personalens motivation minskar och förvaltningens rykte skadas, diskriminering kan förekomma och misskötsel. Hot mot förvaltningens anställda 10 Medarbetare som arbetar med tillsyn eller riskerar att utsättas för hot i sin tjänsteutövning Kompetens/arbetsmiljö 11 Förvaltningsmedarbetare har inte längre den kunskap som behövs för att handlägga svåra ärenden 3. Kännbar 9 Förvaltningens chefer erar samtliga löner i Lisa före samtliga löneutbetalningar. HR-ansvarig gör stickprovser. 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Förvaltningschefen säkerställer att upphandlingskompetens finns på förvaltningen och att stadens regler för upphandling följs. 2. Mindre sannolikt 2. Mindre sannolikt 2. Mindre sannolikt 4. Allvarlig 8 Tas upp i interngenomgången och årlig uppföljning bland annat genom medarbetarenkäten. Tas upp på APT och utvecklingssamtal. Tas också upp i verksamhetsberättelsen. 3. Kännbar 6 Som en del i förvaltningens arbetsmiljöarbete ingår; identifikation av risk för hot, insatser för att minimera risk för hot samt insatser vid hot. 3. Kännbar 6 Tas upp på APT och utvecklingssamtal. Tas också upp i verksamhetsberättelsen.
Sid 8 (14) Nämndens planerade uppföljning av den löpande en 1.3 Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar Tillsyn av ställföreträdare Arbetssätt: Kontroll av data, samtal med medarbetare Löpande /systematiska er Analys av data från Wärna Tillsyn blir inte genomförd eller genomförd med stora förseningar och som resultat av detta lider huvudmannen skada Uppföljning sker löpande under året Löpande av ärendebalanser Analys av data från Wärna Controller Samtal med medarbetare Tillsyn blir inte genomförd eller genomförd med stora förseningar och som resultat av detta lider huvudmannen skada Minst ett formellt utvecklingssamtal per år per medarbetare. Enhetsmöten och enskilda samtal Medarbetarna berättar om de problem och möjligheter de ser. De berättar även om sin stressnivå och arbetsinsats. Samtal med medarbetare Förvaltningschef och enhetschefer
Sid 9 (14) 3.5 Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Arvodering av ställföreträdare Arbetssätt: Kontroller hos riktigheten hos data och tekniska formatet i Wärna. Löpande /systematiska er Analys av data i Wärna Tekniska fel på data orsakar problem med arvodering. Granskning av data rörande ställföreträdare och underlag för arvodering. Kontroll av att data uppfyller de tekniska kraven t.ex. personnummerformat etc. Vid en undersöks ställföreträdarna (att de har rätt tekniskt format) och att underlag (att data i det elektroniska arvodesunderlaget har rätt tekniskt format). Controller/systemförvaltare för Wärna Kvalitets av beslut Att fel inte upptäcks vilket gör att felaktigt arvode behöver makuleras Kvalitets Analys av data för att identifiera felaktigheter Stora datamängder tas ut, standardiserade er och även stickprovsvis. Controller/systemförvaltare för Wärna Stickprov Att fel inte upptäcks och åtgärdas. Kan innebära att korrekta arvoden inte går ut. Stickprov Riktighet på arvoden som redan gått ut. Stickprov tas från personallönelistan för att identifiera att arvodet är korrekt enligt beslut och att beslutet verkar rimligt. Controller
Sid 10 (14) Förtroende gentemot 3:e man Arbetssätt: Genomgång av rutiner och ev. förekommande incidenter Löpande /systematiska er Kontroll av kunskap om regler kring mutor och jäv Felaktigt beslut fattas på grund av jäv eller muta Information om policy för mutor och jäv Vid årliga interngenomgången tas olika förtroendekänsliga saker upp. Till exempel försök till muta, felaktigheterna i redovisning av representation eller andra saker som kan minska förtroendet för förvaltningen. Genomgång av policy för jäv på APT en gång per år. Samtal med enhetschefer Förvaltnings- chef Kontroll av fattade beslut om arvode Felaktigt beslut fattas på grund av jäv eller muta Kontroll arvoden Höga arvoden eller konstiga arvoden listas genom Wärnautdrag. Controller och enhetschefer gör stickprovser Controller Kontroll att representation följer stadens regler Oskälig representation genomförs Kontroll av representation Kontroll av alla representationsfakturor. Controller erar alla representationsfakturor Controller Kontroll av bisyssla Att medarbetare har en bisyssla som kan skada förvaltningens anseende Chef frågar medarbetare om de har någon bisyssla Vid årliga interngenomgången frågas enhetschef om av bisyssla har tagits upp med medarbetarna Minst ett formellt utvecklingssamtal per år per medarbetare. Förvaltningschef
Sid 11 (14) IT-funktionalitet Arbetssätt: Löpande systemförvaltning Löpande /systematiska er Löpande systemförvaltning Risk att väsentliga system inte fungerar eller fungerar tillräckligt bra inkl. med tillräcklig kapacitet. Löpande systemförvaltning Systemansvarig följer Wärna funktion utifrån egna och andras iakttagelser och tester/er. Tester, uppföljning av avvikelseranmärkningar, körningar mm Systemförvaltare för Wärna Löneutbetalningar Arbetssätt: Stickprovser och undersökning av rutiner. Löpande /systematiska er Stickprov på avvikelserapportering till lönesystemet. Tredjeparts. Felaktiga utbetalningar Intervjuer om löne- och rutiner Sekreterare och ansvarig chef intervjuas med avseende på rutiner. Intervjuer kartläggning HR handläggare Stickprov från lönesystem och excelfil. Stickprov tas från Lisa som eras mot excelfil för flextid. Stickprov HR handläggare
Sid 12 (14) Upphandling/Inköp/Fakturering leverantör Arbetssätt: Stickprov på transaktioner Löpande /systematiska er Kontroll av inköp och upphandling Korrekt fakturahantering i förhållande till attestordning. Risk att regler för upphandling inte tillämpas. Stickprov Stickprov från Agresso och Wärna på stora fakturor och fakturor intressanta för kontoroll mot ramavtal. Stickprov också från Wärna för av upphandlings- och inköpsförfarande Stickprov och undersökning mot andra register samt frågor till ansvariga Controller 4.1 Stockholm är en jämställd stad där makt och resurser fördelas lika Jämställdhets och mångfaldsarbetet Arbetssätt: Mätetal och aktiviteter ska följas upp Löpande /systematiska er Kontroll av kunskapsnivån kring stadens regler kring jämställdhet och mångfald Personalens motivation minskar och förvaltningens rykte skadas, diskriminering kan förekomma och misskötsel. Årliga uppföljningar och genomgångar Tas upp i interngenomgången och årlig uppföljning bland annat genom medarbetarenkäten. Tas upp på APT och utvecklingssamtal. Tas också upp i verksamhetsberättelsen. Analys, diskussion och slutsatser om uppföljningsdata. Förvaltningschef och enhetschefer
Sid 13 (14) 4.2 Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Hot mot förvaltningens anställda Löpande /systematiska er Medarbetare som arbetar med tillsyn eller riskerar att utsättas för hot i sin tjänsteutövning Årliga uppföljningar och genomgångar Tas upp på APT. Tas också upp i verksamhetsberättelsen. Analys, diskussion och slutsatser om uppföljningsdata. Förvaltningschef och enhetschefer Kompetens/Arbetsmiljö Arbetssätt: Medarbetarsamtal APT och förvaltningsgrupp Löpande /systematiska er Kontroll av medarbetenas behov av utveckling och utbildning Förvaltningsmedarbetare har inte längre den kunskap som behövs för att handlägga svåra ärenden Samtal med medarbetare och enhetschefer Tas upp i interngenomgången och årlig uppföljning bland annat genom medarbetarenkäten. Tas upp på APT och utvecklingssamtal. Tas också upp i verksamhetsberättelsen Analys, diskussion och slutsatser om uppföljningsdata. Förvaltningschef och enhetschefer
Sid 14 (14) Väsentlighets- och riskanalys I väsentlighets- och riskanalysen tas oönskade händelser upp som inte har bedömts ska ingå i internplanen men där det ändå kan vara av intresse att visa händelsen. Process Riskvärde Åtgärd Tillsyn av ställföreträdare Tillsyn blir inte genomförd eller genomförd med stora förseningar och som resultat av detta lider huvudmannen skada 20 Kompetensbaserad rekrytering för att säkerställa att de som anställs har rätt kompetens, har förutsättningar att göra ett bra arbete och stannar. Säkerställa låg personalomsättning genom god arbetsmiljö och att vara en attraktiv arbetsgivare Upplysa nämnd och kommunfullmäktige att förvaltningen är underbemannad