Lokalpolicy för Samhällsvetenskapliga fakulteten

Lokalpolicy Dnr V2015/766 Lokalpolicy för Samhällsvetenskapliga fakulteten Bakgrund I den gällande delegationsordningen Dnr V 2013/764 antagen 2013-12-17 ligger ansvaret för fakultetsgemensamma lokaler och fakultetsgemensam infrastruktur på dekanen. Ansvaret för lokaldisposition och övrig infrastruktur ligger hos prefekterna. Lokalpolicyn vid samhällsvetenskapliga fakulteten syftar till att: fastställa arbetsmiljöansvaret för fakultetsgemensamma lokaler tydliggöra det ekonomiska ansvaret för fakultetsgemensamma lokaler fastställa vissa praktiska principer för fakultetsgemensamma lokaler Definition av fakultetsgemensamma lokaler Med fakultetsgemensamma lokaler avses i denna lokalpolicy alla ytor som inte disponeras av en enskild institution eller av fakultetskansliet. Det betyder att fakultetsgemensamma lokaler utgörs av: alla undervisningslokaler (inklusive datasalar) som inte i särskild ordning är definierade som universitetsgemensamma (under 50 platser) bokningsbara grupprum gemensamma uppehållsytor för studenter konferensrummen Stora Skansen och Lilla Skansen med mingelyta entréer, trapphus och korridorer (institutionernas korridorer undantagna) förrådsutrymmen (institutionernas egna förråd undantagna) Universitetsgemensamma undervisningslokaler utgörs av alla undervisningssalar i storlek 50 platser och mer. Kostnads, arbetsmiljö och investeringsansvar ägs av Området för infrastrukturstöd. 1

Inga sammanträdesrum utöver konferensrummen Stora Skansen och Lilla Skansen med tillhörande ytor är fakultetsgemensamma. Lokaler för studentkårens administration och föreningsverksamhet tillhandahålls av fakulteten och ingår i de fakultetsgemensamma lokalerna. Arbetsmiljöansvar för fakultetsgemensamma lokaler Dekanen har arbetsmiljöansvaret för alla fakultetsgemensamma lokaler. Fakultetsgemensamma lokaler preciseras i ritningsunderlagen för lokalkostnadsdebiteringen och revideras årligen i samband med budgetarbetet. Ekonomiskt ansvar för fakultetsgemensamma lokaler Den övergripande principen för fördelning av kostnadsansvar för inredning och utrustning av fakultetsgemensamma lokaler är att fakulteten bär kostnaderna. Uppsägning av lokaler Institutioner ska vid behov av förändrade, utökade eller minskade lokaler anmäla detta skriftligt till dekanen i enlighet med SFS beslut 2013-12-18, se bilaga 4. Lokaler måste före uppsägning vara tömda på alla möbler och all utrustning som institutionen och de som använt rummen gör anspråk på. Efter uppsägning får lokalerna inte längre användas av institutionerna. Lokalkommittén, LAMK och ärendegången En lokalkommitté finns bestående av dekan (ordförande), två prefekter (utses av dekanen), kanslichef, en studeranderepresentant och representation från campusorganisationen. Lokala arbetsmiljökommittén har en plats till förfogande för kontaktperson/observatör. Fakultetskansliet tillhandahåller sekretariat. Lokalkommittén fungerar som dekanens och fakultetsstyrelsens beredningsorgan i lokalfrågor. Exempel på frågor som kan komma att beredas är principer för disponering av fakultetsgemensamma lokaler, inredning och utrustning, service knuten till dessa, samordning av institutionernas lokalbehov i tillämpning av SFS beslut 2012-12-18, bilaga 4, samt tillämpningen av lokalpolicyn i övrigt. Lokalkommitténs beredning kommer normalt att leda fram till att åtgärder eller vidare utredning föreslås. Uppföljning av tidigare åtgärder förväntas ofta bli en del av beredningen. Lokalfrågor är en central del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Allt arbetsmiljöarbete vid Göteborgs universitet ska ske i samverkan mellan arbetsgivare, personalrepresentanter och studeranderepresentanter, vilket regleras i det lo- 2

kala arbetsmiljöavtalet, se arbetsmiljöhandboken på www.gu.se. Bland annat finns en partsammansatt lokal arbetsmiljökommitté (LAMK II a) motsvarande fakultetsstyrelsens ansvarsområde. Det ska därför ske en kontinuerlig informationsöverföring mellan lokalkommittén och LAMK IIa. Praktiska principer för fakultetsgemensamma lokaler De praktiska principerna gällande fakultetsgemensamma lokaler har placerats i bilagor enligt följande BILAGA 1; Principer för bokning av fakultetsgemensamma lokaler BILAGA 2; Principer för tillträde till fakultetsgemensamma lokaler BILAGA 3; Regler för affischering i fakultetsgemensamma lokaler BILAGA 4; SFS beslut 2012-12-18 om lokaldisposition 3

BILAGA 1 Principer för bokning av fakultetsgemensamma lokaler Undervisningslokaler Bokning av undervisningslokaler görs av särskilt utsedda lokalbokare, se vidare anvisningar i dokumentet Schemaläggningsprocessen, TimeEdit 3. Undervisningslokaler tillhandahålls enligt följande prioritetsordning: 1. Schemalagd undervisning vid samhällsvetenskapliga fakultetens institutioner 2. Institutionernas mötesverksamhet inkl seminarier 3. Konferenser eller andra arrangemang i institutionernas egen regi (Större konferenser som planeras med god framförhållning bokas av fakultetens bokningssamordnare.) 4. Studentkårernas och personalorganisationernas arrangemang 5. Undervisning ordnad av enheter utanför samhällsvetenskapliga fakulteten men inom GU 6. Konferenser i regi av andra delar av GU. 7. Externa konferenser och motsvarande arrangerade av godkända organisationer och med godkänt ändamål enligt BILAGA 2 Närhetsprincipen tillgodoses i möjligaste mån. Gruppens storlek ger företräde till lokaler i korresponderande storlek. För Linnésalen i Mediehuset gäller särskilda villkor. Undervisningsgrupper som utgörs av minst 90 personer har företräde på grund av lokalbrist för denna gruppstorlek. Bokad grupp som går att inrymma i annan av fakultetens salar kan bli ombokad om en större grupp behöver tillträde. Bokningsregler Undervisningslokaler med mer än 80 platser ska schemaläggas enligt följande timmoduler: 08.15 10.00 10.15 12.00, eller 10.15 13.00 13.15 15.00, eller 12.15 15.00 15.15 17.00 Tid för utrymning, luftbyte och förberedelser för nästa brukare skall ges mellan de bokade passen. Undervisning kan därför inte börja förrän 15 minuter över 4

hel timme i passets början. Det är också viktigt att den bokade tidens slut respekteras Ur arbetsmiljösynpunkt är undervisning över lunchen 12.00 13.00 dåligt för både studenter och lärare. Lokalsituationen gör dock att vi inte kan låta denna tid vara undervisningsfri. Även salar med färre än 80 platser bör schemaläggas enligt ovanstående timmoduler. Kvällsundervisning kan starta tidigast klockan 17.00. Bokad lokal som inte kommer att användas skall avbokas snarast. Alla lokaler ska vara utrymda klockan 23.00, om inte särskilda avtal finns med säkerhetssamordnaren. Grupprum Utnyttjande av grupprum enligt schema har prioritet (bokas som övriga undervisningslokaler). På tider därutöver skall grupprum vara bokningsbara för fakultetens studenter och personal. Ensamma studenter skall inte boka grupprum. Dessa hänvisas i stället till studerandeplatser i uppehållsutrymmen. Studenter får boka grupprum maximalt en vecka i förväg. Bokat grupprum som inte tagits i besittning 15 minuter efter bokningens början får tas i bruk av annan studentgrupp. Undantaget då grupprummet är bokat för undervisning då samling i större sal ofta förekommer innan gruppövning. Sammanträdesrum Från och med 2015-01-01 är inga sammanträdesrum utöver konferensrummen Stora Skansen och Lilla Skansen samt tillhörande ytor fakultetsgemensamma. Konferensrummen Stora Skansen och Lilla Skansen Konferensrummen Stora Skansen (B336, 38 platser) och Lilla Skansen (B340, 18 platser) samt anslutande yta(b 335) är fakultetsgemensamma lokaler avsedda som sammanträdesrum för fakultetsnivån. All bokning av dessa lokaler sker enbart genom fakultetskansliet. Följande prioriteringsordning gäller för bokning av Stora Skansen och Lilla Skansen: 1. Ordinarie mötesverksamhet knuten till fakultetsstyrelsen och dess organ/nätverk 2. Konferenser samt seminarier med externa gäster 3. Institutionernas möten 5

4. Uppdragsutbildning i mån av plats. Skall i första hand bokas i undervisningslokaler. 5. Andra verksamhetsanknutna möten, t ex personalorganisationerna. Ingen undervisning på grundläggande, avancerad eller forskarnivå får ske i Stora Skansen eller Lilla Skansen. Fakultetsstyrelsens organ har alltid förtur till Stora Skansen och Lilla Skansen i enlighet med punkt 1 ovan. 6

BILAGA 2 Principer för tillträde till fakultetsgemensamma lokaler Grundprincipen för tillträde till fakultetsgemensamma lokaler är att lokaler som disponeras av samhällsvetenskapliga fakulteten i första hand ska vara till för fakultetens verksamhet i enlighet med uppdraget (undervisning, forskning, samverkan, administration), för student & kårföreningars verksamhet (enligt Högskoleförordningens 13, GUs policy nyttjande av lokaler för opinionsbildande verksamhet (Dnr C9 2031/2010) och Regler avseende nyttjande av Göteborgs universitets lokaler för fester och arrangemang (Dnr V 2011 / 482), samt för de anställdas personalorganisationers verksamhet. Dessa benämns här verksamhet i egen regi. Om det finns en överkapacitet efter det att nämnda behov är fyllda, kan lokaler hyras ut. Den verksamhet som på så sätt ges tillträde får inte skada fakultetens eller universitetets renommé eller i övrigt vara oförenlig med fakultetens eller universitetets regler, policies, värdegrund eller på annat sätt störa ordinarie verksamhet. Tillträde tillåts, om villkoren i övrigt är uppfyllda, när den hyrande organisationen ska använda lokalen för egen verksamhet (exempelvis möten eller konferenser). Förhyrning tillåts inte om lokalen önskas för verksamhet som syftar till att nå ut till studenter eller anställda för marknadsföring av produkter eller tjänster, spridande av politiska eller religiösa budskap eller liknande. Exempelvis exkluderas utdelning av gratistidningar, kommersiella erbjudanden, reklam och dylikt (även på anslagstavlor) samt politisk propaganda. Förfrågningar om förhyrning ställs till säkerhetssamordnaren vid campusservice. Kontakt och information mellan studentkårerna, campusservice och fakulteten är härvidlag viktig, eftersom förfrågningar ibland ställs till studentkårerna. Arrangemang i samverkan med institution eller annan enhet äger tillträde, om villkoren i övrigt är uppfyllda. Detsamma gäller studentföreningar enligt förordning. Sådana arrangemang jämställs med verksamhet i egen regi. Dock ska säkerhetssamordnaren alltid informeras i förväg om sådana arrangemang för att undvika oklarheter om tillträdet. Principer för hyressättning Frågor om hyror och hyressättning ställs till säkerhetssamordnaren. Vid helg- och kvällsaktivitet samt om arrangemangets art är av sådan karaktär att särskilda åtgärder behövs kan kostnad för väktare eller annan personal tillkomma. Dessa uppkomna kostnader belastas arrangerande organisation. Avgiftsbelagda aktiviteter, exempelvis med inträde, skall alltid debiteras hyra. 7

Verksamhet Avgift Undervisning, forskning och arrangemang i regi av del av Ingen hyra fakultet eller GU samt arrangemang för eller i regi av statliga forskningsråd eller forskningsbeviljande organ. Konferenser, kurser och motsvarande som är avgiftsbelagda där någon del av fakulteten eller GU medverkar som en part. Externa förhyrningar för konferenser, kurser och motsvarande. Studentkårsarrangemang med företagsanknytning annan än arbetsmarknadsdagar etc. Studentkårsarrangemang med kommunal eller motsvarande anknytning Studentkårens egna interna möten (styrelsemöten och motsvarande) Personalorganisationernas möten Ingen hyra Hyra enligt taxa (se nedan) 50 % rabatt Ingen hyra Ingen hyra Ingen hyra Taxor vid extern förhyrning Hyra per Hyra per Hörsalar >80 Platser Hyra per heldag halvdag påbörjad tim 8 tim 4 tim Mediehuset Linnésalen 200 2000 15000 7500 Övriga hörsalar 84-120 1500 10000 5000 Stora salar 45-70 1000 7500 3500 Mindre salar 30-42 750 5000 2500 Grupprum 6-15 250 1000 500 Tekniker/vaktmästare 610 kr/timme (ordinarie arbetstid) Cykelparkering Personal vid fakulteten har rätt att i mån av plats använda cykelparkeringen under tak i Mediehusets garage. 8

BILAGA 3 Principer för affischering i fakultetsgemensamma lokaler Med affischering avses spridning av anslag och annan information (inklusive flyers, gratistidningar, varuprover och dylikt). Utöver det som framgår i bilaga 2 (principer för uthyrning av fakultetsgemensamma lokaler) och i Göteborgs universitets policy för nyttjande av lokaler för opinionsbildande verksamhet (Dnr C9 2031/2010) gäller följande regler för affischering på anslagstavlor i och i anslutning till fakultetsgemensamma lokaler. Det råder ett allmänt affischeringsförbud i de fakultetsgemensamma lokalerna. De anslagstavlor som finns i de fakultetsgemensamma lokalerna ägs av fakulteten och är ämnade för verksamhetsrelaterad information. Affischering får endast ske på dessa affischeringsytor. Fakulteten förbehåller sig rätten att ta ner anslag som strider mot denna policy. På uppdrag från dekanen vid samhällsvetenskapliga fakulteten sköter Göta studentkår ordningen på fakultetens anslagstavlor samt ser till så att reglerna efterföljs. För frågor som rör affischering, kontakta Göta studentkår på vice.samsek@gota.gu.se De delar av anslagstavlorna som är märkta reserverat för Göta studentkår är avsedda för kårens egen information. Affischering får inte ske i syfte att marknadsföra produkter eller tjänster, sprida politiska eller religiösa budskap eller liknande. Det är inte tillåtet med utdelning av gratistidningar, kommersiella erbjudanden, reklam och dylikt. Politisk propaganda och opinionsbildande verksamhet är heller inte tillåten. Affischer och anslag ska vara försedda med Göta studentkårs stämpel och datumangivelse. Denna stämpel går att få på Göta studentkårs expedition på Sprängkullsgatan 19, våning 2. Undantaget är anslagstavlorna på Linné, där det endast behövs datering på uppsatta anslag. I övrigt gäller samma regler för anslagstavlorna på Linné. Den längsta tiden en affisch eller ett anslag får sitta uppe är tre veckor. Därefter rensas det bort. Vid förhyrning av lokaler (för exempelvis möten eller konferenser) ingår ingen rätt till affischering. Kommersiella aktörer med vinstsyfte får inte affischera. Undantag kan göras för de kommersiella aktörer som har särskilda avtal med Göta studentkår. 9

BESLUT Bilaga 4 2012-12-18 V 2012/930 Regler beträffande institutioners uppsägning av lokaler vid Samhällsvetenskapliga fakulteten 1. Återuthyrningsbara lokaler I enlighet med lokalorganisationen vid Göteborgs universitet har prefekter möjlighet att säga upp återuthyrningsbara lokaler till fastighetsavdelningen per den 31 december och 30 juni med ett års uppsägningstid. Förutsättningen är att fastighetsavdelningen godkänner lokalerna som återuthyrningsbara (avgränsade, sammanhängande och med funktionalitet för annan hyresgäst), i enlighet med nu gällande regelverk Regler för Göteborgs universitets lokalhantering (dnr C 2 262/07). Detta skall ske innan uppsägning och i god tid före respektive uppsägningsdatum. Fakulteten tar över hyreskostnaden för uppsägningsbara lokalytor under uppsägningstiden under förutsättning att a. Fastighetsavdelningen accepterat att lokalerna kan sägas upp b. Att lokalerna verkligen också sagts upp c. Att lokalerna står till fakultetens förfogande Prefekten skall skriftligen meddela fakultetskansliet när dessa kriterier är uppfyllda. Fakulteten övertar därefter hyreskostnaden från påföljande månadsskifte fram till dess att fastighetsavdelningen eller annan hyresgäst övertar lokalerna. 2. Icke uppsägningsbara lokaler För att etablera beredskap för institutionernas akuta respektive framtida expansion bör fakulteten inrätta en lokalpool genom att tillåta institutionerna att till fakulteten säga upp även icke uppsägningsbara lokaler. Därigenom ges fakulteten möjlighet att disponera ett antal arbetsrum som kan användas i samband med att institutionerna har behov av att öka sina lokalytor. För att detta ska fungera skall institutionen, i samråd med handläggaren vid fakultetskansliet, förlägga de till fakulteten uppsagda lokalerna så att dessa hamnar i institutionens ytterkanter och därmed blir lätt åtkomliga från annan/andra institutioner. I händelse av att fakultetens tillgång till lediga lokaler tydligt överskrider fakultetens överblickbara behov bör fakulteten planera om lokalinnehavet så att överskottet samlokaliseras till en uppsägningsbar lokalyta och därefter säga upp lokalerna till fastighetsavdelningen. Beslut om samlokalisering av överskottslokaler för uppsägning av dessa till fastighetsavdelningen fattas av dekanen. Fakulteten tar över dispositionsrätten och kostnaderna för icke uppsägningsbara lokalytor under förutsättning att a. Fakulteten accepterar att överta lokalerna b. Att lokalerna skriftligen sagts upp till fakulteten c. Att lokalerna utrymts Prefekten skall skriftligen meddela fakultetskansliet när dessa kriterier är uppfyllda. Fakulteten övertar därefter hyreskostnaden från påföljande månadsskifte. Birger Simonson Dekan 10