R2B DATUM 1 (5) Rutin vid uttag av avgift för kopior av allmänna handlingar Domstolsverket har i skriften Att ta betalt för kopior av allmänna handlingar, DV649-2015, gett rekommendationer för domstolarnas avgiftsuttag i samband med begäran om kopior av allmänna handlingar. Hovrätten för Nedre Norrland har antagit dessa rekommendationer med den tillämpning som specificeras nedan. Sedan den 25 maj 2015 finns det en ny funktion i Vera som tillåter domstolarna att lämna ut flera handlingar som är lagrade i Vera samtidigt och det har lett till ändringar i Domstolsverkets riktlinjer daterat den 12 december 2016. Målsättningen är att hovrätten i så stor utsträckning som möjligt ska skicka ut handlingar med e-post. Det sparar ofta tid för domstolens personal och förbättrar också många gånger servicegraden för mottagaren. Samtidigt spar hovrätten på miljön genom att minska antalet papperskopior. Som bilaga till det här dokumentet finns en sammanfattande tabell där det framgår vilka avgifter hovrätten tar ut för olika typer av utlämnande av handlingar. 1. Bakgrund Enligt avgiftsförordningen (1992:191), förkortad AvgF, ska en statlig myndighet ta betalt för kopior av allmänna handlingar som lämnas ut. Kopior av handlingar kan lämnas ut på olika sätt och dessa rutiner har tagits fram för att klargöra hur domstolen ska ta betalt i de olika fallen. Bestämmelserna i avgiftsförordningen kompletteras av Domstolsverkets riktlinjer Att ta betalt för kopior av allmänna handlingar. 2. Handling som lämnas ut på plats på domstolen eller skickas med brev/fax Enligt AvgF ska en avgift tas för papperskopior av handlingar om beställningen omfattar tio sidor eller mer. Upp till nio sidor är gratis, tio sidor kostar 50 kr och därefter kostar varje sida 2 kr. Samma avgift tas ut för handling som faxas. Vid brevleverans kostnad för porto om försändelsen än 20 Lagrum: 15 och 16 AvgF. Box 170, 851 03 Sundsvall Besöksadress: Södra Tjärngatan 2 Telefon: 060-18 68 00 Fax: 060-18 68 39 hovratten.nedrenorrland@dom.se www.hovrattenfornedrenorrland.se Expeditionstid: Måndag-fredag 08.00-16.00
2 (5) 3. Handlingar som skickas med e-post 3.1. Inskannade handlingar För handling som först skannas in och sedan skickas med e-post ska en avgift tas ut som motsvarar den som tas ut för papperskopior, d.v.s. upp till nio sidor är gratis, tio sidor kostar 50 kr och därefter kostar varje sida 2 kr. För handlingar som skannats och kopplats till Vera, se punkt 4. Lagrum: 4 8 p jmf 16 AvgF. 3.2 Handlingar lagrade i Vera Sådana handlingar som finns lagrade i Vera kan skickas med e-post direkt från Vera utan att skannas. Här avses bl.a. dagboksblad, den inte undertecknade pdfversionen av domen eller andra handlingar som skannats och kopplats till Vera. Enstaka handlingar kan skickas med e-post direkt från Vera utan kostnad. Upp till nio handlingar kan lämnas ut utan avgift. Vid större beställningar tas betalt för arbetet som utlämnandet medför. Om en beställning avser fler än nio handlingar tas avgift ut med 50 kr för den tionde handlingen och 2 kr för varje handling därutöver. Lagrum: 4 8 p jmf 16 AvgF. 4. CD/DVD eller USB-minne som lämnas ut på domstol eller skickas med brev 4.1. Handlingar För handlingar (t.ex. kopior på domar eller utdrag ur Vera) som lämnas ut på CD/DVD eller USB-minne tas avgift ut enligt samma principer som handlingar som skickas med e-post, se punkt 3.1 och 3.2. Vid brevleverans kostnad för porto om försändelsen än 20 Dessutom ska en kostnad för själva skivan tas ut med 10 kr. Om handlingar lämnas ut på USB-minne ska en avgift tas ut motsvarande inköpspris. Lagrum: 4 8 p jmf 16 och 17 AvgF. 4.2 Ljud- och bildfiler För kopior av ljud- och bildinspelningar som lämnas ut på CD/DVD/USB ska en avgift på 120 kr per skiva tas ut. Avgiften inkluderar kostnaden för skivan. Avgiften är densamma oavsett hur många filer som lämnas ut så länge de ryms på en skiva. Vid brevleverans kostnad för porto om försändelsen än 20 Lagrum: 4 8 p jmf 17 AvgF. 5. Avgift från första sidan vid återkommande småbeställningar Vid uppenbart missbruk av bestämmelsen om avgiftsfrihet är det möjligt att vid varje beställning ta betalt redan från och med den första sidan eller filen. Det in-
3 (5) nebär att avgiften för beställningar som omfattar en till tio sidor blir 50 kr. Se vidare avsnitt 8.1 nedan om rutiner för uppföljning. Lagrum: 16 tredje stycket AvgF. 6. Omfattande beställningar som kräver en arbetsinsats utöver det vanliga När någon begär ut handlingar från hovrätten i sådan omfattning att personalen inte kan hantera beställningen inom ordinarie arbetstid eller om extrapersonal måste anställas finns det möjlighet för hovrätten att istället ta betalt för nedlagd arbetstid. Även när någon begär ut handlingar i sådan omfattning att det skulle leda till ett kraftigt överuttag att ta betalt per sida finns det möjlighet att ta betalt för nedlagd arbetstid som utgångspunkt. I sådana fall tas en avgift ut som är 125 kr per påbörjad fjärdedels arbetstimme. Lagrum: 16 tredje stycket AvgF alternativt 4 8 p AvgF, jmf 17 AvgF. 7. Samlingsfakturor för återkommande beställare Med återkommande beställare kan hovrätten träffa en överenskommelse om fakturering en gång per månad. Periodens beställningar betraktas då som en beställning i stället för flera. Under perioden gjorda beställningar som enskilt sedda skulle vara avgiftsfria (t.ex. för att de inte uppgår till tio sidor) bör om en sådan överenskommelse har träffats räknas med i samlingsfakturan. Lagrum: 16 tredje stycket AvgF alternativt 4 8 p AvgF. 8. Rutiner för fakturering, skriftligt beslut och överklagande 8.1. Rutiner för uppföljning För att kunna göra undantag från 16 vid återkommande småbeställningar krävs att hovrätten har en rutin för rapportering och sammanställning av utlämnade kopior. När misstanke uppkommer om missbruk är det lämpligt att göra en tjänsteanteckning över utlämnade kopior för att sedan använda denna som underlag för ett beslut om tillämpning av undantagsregeln. 8.2. Skriftligt beslut/överklagande När en allmän handling lämnas ut är det inte nödvändigt att i varje enskilt fall fatta ett skriftligt beslut om avgiftsuttaget. Den som menar att hovrättens beslut om avgiftsuttag är oriktigt har rätt att begära ett skriftligt beslut enligt 23 AvgF. Begäran ska ske inom 30 dagar efter betalningen av avgiften. Beslutet får enligt 24 AvgF överklagas till Skatteverket om det avser avgift för papperskopior m.m. enligt 15 AvgF och till Domstolsverket om det avser avgift för handlingar, även ljud- och bildfiler, som lämnas ut med e-post eller på CD/DVD (oavsett om handlingarna är lagrade i elektronisk form eller skannas in för att kunna lämnas ut i elektronisk form). Skatteverkets beslut går inte att överklaga. Domstolsverkets beslut överklagas hos allmän förvaltningsdomstol. 8.3. Fakturering/postförskott På sidorna om ekonomiadministration på intranätet framgår rutinerna vid fakturering. Domstolen registrerar försäljningsordern i ekonomisystemet som Domstolsverket sedan fakturerar. Domstolsverket ansvarar även för bevakning av att
4 (5) aktuell faktura betalas. Intäkter vid fakturering av kopieavgifter tillfaller domstolen. På intranätet finns också rekommendationer om att postförskott bör användas om domstolen känner till att det är svårt att få betalt av den aktuelle beställaren. Det är inte möjligt att begära betalning i förskott. Om den som begär att få ut allmänna handlingar vill vara anonym bör denne erbjudas möjlighet till kontant betalning för begärda kopior vid ett besök på domstolen. 9. Undantag från avgiftsskyldighet Avgift utgår enligt AvgF för sådant som myndigheten lämnar ut efter särskild begäran. Detta innebär att avgift inte utgår för sådana handlingar som en domstol lämnar ut därför att en expedieringsregel ålägger domstolen att på eget initiativ lämna ut handlingen. Den som beviljats rättshjälp är enligt rättshjälpslagen (1996:1619) undantagen från att betala avgift i vissa fall. Av 21 AvgF framgår vidare att det för statliga myndigheter är kostnadsfritt att begära ut allmänna handlingar. För avgiftsfrihet bör krävas att handlingarna begärs ut för myndighetens räkning och inte för den statligt anställdes privata behov. När det gäller doktorander verksamma vid statliga universitet eller högskolor som begär att få ut allmänna handlingar för att kunna fullgöra den forskningsuppgift som denne utför för universitetets räkning bör inte någon avgift tas ut. Är det däremot fråga om en student bör en faktura ställas ut till denne och inte till universitetet/högskolan. För doktorander som är verksamma vid högskolor som inte är statliga kan avgift tas ut. Parter, målsägande som inte för talan, offentliga försvarare och målsägarbiträden är också avgiftsbefriade vid utfående av ett exemplar av vissa i bestämmelsen särskilt uppräknade handlingar.
5 (5) Bilaga Sammanställning av avgifter för allmänna handlingar Typ av handling Avgift Övrigt Lagstöd 1. Pappershandling som lämnas ut på domstolen eller skickas med brev/fax De första nio sidorna är gratis. Den tionde sidan kostar 50 kr och varje sida därutöver kostar 2 kr. 15 och 16 AvgF 2. Handling som skickas med e-post a) Inskannade handlingar De första nio sidorna är gratis. Den tionde sidan kostar 50 kr och varje sida därutöver kostar 2 kr. 4 8 jmf 16 AvgF b) Handlingar lagrade i Vera Här avses exempelvis dagboksblad eller den inte undertecknade PDF-versionen av domen. Men även handlingar som skannats och kopplats till Vera. De första nio handlingarna är kostnadsfria, den tionde handlingen kostar 50 kr och varje handling därutöver kostar 2 kronor styck. Lagrum: 4 8 p jmf 17 AvgF 3. CD/DVD/USB som lämnas ut på domstolen eller skickas med brev a) Handlingar b) Ljud- och bildinspelningar Samma principer tillämpas för avgiftsuttaget som avseende handlingar som skickas med e- post, se ovan 2 a) och b). Dessutom tas en kostnad för själva skivan ut med 10 kronor. Om handlingar lämnas ut på USB-minne bör en avgift tas ut motsvarande inköpspris. Avgift tas ut med 120 kr per inspelning. Avgiften inkluderar kostnaden för skivan. 4 8 p jmf med 16 och 17 AvgF 4 8 p jmf 17 AvgF