JIL Stockholms läns landsting i (B)

JIL Stockholms läns landsting i (B) Tillväxt och regionplaneförvaltningen TJÄNSTEUTLÅTANDE 2016-02-08 TRN 2016-0010 Handläggare: Ann Lundell Tillväxt- och regionplanenämnden Fastställande av internkontrollplan för år 2016 för tillväxtoch regionplaneförvaltningen Ärendebeskrivning Fastställande av internkontrollplan för år 2016 för tillväxt- och regionplaneförvaltningen. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteutlåtande den 8 februari 2016 Förslag till internkontrollplan för år 2016 för tillväxt- och regionplaneförvaltningen Förslag till beslut Tillväxt- och regionplanenämnden föreslås besluta att fastställa internkontrollplan för år 2016 för tillväxt- och regionplaneförvaltningen enligt förvaltningens förslag. Förvaltningens förslag och motivering Sammanfattning Förvaltningens internkontrollplan är sammanställd med utgångspunkt från den riskanalys som genomförts på förvaltningen. Internkontrollplan 2016 är framtagen i enlighet med landstingets policy för internkontroll. Bakgrund Underlag för arbetet med att sammanställa förvaltningens internkontrollplan för år 2016 har varit: tillväxt- och regionplanenämndens budget 2016 omvärldsbevakning workshop på förvaltningens verksamhetsplaneringsdag Utifrån dessa underlag har risker sammanställts för förvaltningen i en riskanalys för år 2016 (bilaga). Därefter har förvaltningens ledningsgrupp valt ut och sammanställt riskerna i internkontrollplan 2016.

JIL Stockholms läns landsting 2 (B) TJÄNSTEUTLÅTANDE 2016-02-08 TRN 2016-0010 Overuäganden Inom följande områden har förvaltningsledningen valt att prioritera risker för 2016: Omvärld - remisser Förvaltningen svarar genom regionplaneringsuppdraget bland annat för yttranden över kommunala översiktsplaner och fördjupade översiktsplaner. Förvaltningen svarar även för yttranden över andra statliga och regionala remisser. Under 2016 förväntas 10 kommunala planer sändas ut på remiss och flera andra remisser, bl.a. havsplaneringsremiss, klimatfärdplan på nationell nivå, regionala utvecklingsstrategier (t.ex. Uppsala) kommer bli föremål för behandling av förvaltningen. Det finns en risk för att hanteringen av dessa remisser och planer tidsmässigt kolliderar med processen med samråd för ny RUFS 2050 och att det inte finns tillräcldigt med resurser för att bearbeta dem med tillfredsställande kvalitet. Verksamhetsområde Genomförande av RUFS 2010 - handlingsprogram Ett arbete med möjligt framtagande av nya handlingsprogram, med fokus på nya utmaningar, ska påbörjas under 2016. Dessa handlingsprogram ska fungera som en brygga mellan RUFS 2010 och RUFS 2050. Målsättningen är att arbetet med två. nya handlingsprogram har påbörjats under året. Avsikten med handlingsprogram är att samla flera aktörer för åtaganden där ingen självklar aktör eller program finns för genomförande, eller där det finns ett särskilt behov av samverkan och koordinering mellan flera aktörer. Tanken är att de ska komplettera de program och processer som redan drivs i regionen och vara en central del av genomförandet av RUFS 2010. För att handlingsprogram ska få genomslag bör ledande företrädare och politiker i central position avsätta resurser och tid. Det finns en risk att målet med två nya handlingsprogram inte kan uppfyllas under året. Det är avgörande att regionens aktörer ser nyttan av att samverka kring de förslag till handlingsprogram som tas fram av förvaltningen. Verksamhetsområde Skärgård och landsbygd- resultatuppföljning Under 2016 inleds arbetet med resultatuppföljning av miljö-, skärgårdsoch fraktbidrag. En första uppgift blir att identifiera metoder och arbetssätt för detta. En möjlig risk är att svårigheter uppstår med att följa upp framförallt äldre beviljade bidrag. Det kan också vara aktuellt att ta fram olika metoder beroende på vilken typ av projekt som fått bidrag.

x Stockholms läns landsting 3 (3) TJÄNSTEUTLÅTANDE 2016-02-08 TRN 2016-0010 Ekonomi-f akturahanteringssystemet I samband med delårsrapporten 2015 fick förvaltningen en revisorsrekommendation när det gäller Raindance-systemet (fakturahantering). Förvaltningen ska säkerställa att behörigheter i Raindance är godkända och att undertecknade behörighetsblanketter finns för samtliga med behörighet i systemet. I de fall där undertecknad behörighetsblankett saknas ska en sådan tas fram. I rutinen introduktion för nyanställda ingår att säkerställa behörighet till Raindance. Ledningssystem och administration - styrdokument De styrdokument som gäller för landstingsstyrelsens förvaltning kan i många fall användas som grund för styrdokument för tillväxt- och regionplaneförvaltningen. Det kan också bli aktuellt att förvaltningen behöver ta fram egna dokument. Arbetet inleddes under 2015 men behöver fortgå även under 2016. Det finns en risk att nödvändiga styrdokument och rutiner inte tas fram på grund av att förvaltningen saknar kompetens och kapacitet. IT - övergång till GAIA Förvaltningens interna dokumenthantering sköts med stöd av en SharePoint-plattform som utvecklats under åren. Servrar har funnits fysiskt på Södermalm och inte varit integrerade i SLL IT:s miljö. Användar- och viss plattformsupport har funnit på plats hos förvaltningen. Beslut om övergång till SLL IT:s miljö GAIA togs under våren 2015 och genomförandeprojekt etablerades efter sommaren. Det innebär att servrar och datorer hanteras av SLL IT efter övergången och förvaltningen kommer fortsättningsvis att hyra dessa. Plattformen är vital för dokument-, projekt-, och databashantering vilket gör att försämrad funktionalitet, begränsad tillgänglighet och störningar även under en kortare period är att betrakta som kritiska. Övergången till GAIA sker enligt plan i mars 2016. Tester görs dessförinnan, men det finns en hög risk att det blir störningar i samband med övergången. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Inga ytterligare ekonomiska konsekvenser av beslutet. Miljökonsekvenser av beslutet Beslutet medför oförändrade konsekvenser för miljön. Hanna Wiik, ;. ' / Förvaltningschef ^./.'<:-'.^./' '' ' ''-'' /-' Ann Lundell

Intern kontrollplan 2016 Tillväxt- och regionplaneförvaltningen TRN 2016-0010 Uppdrag/ process Riskbeskrivning ^< /^^ /.^ /s^\<y^~.<y^ ^ y^y^/'^ Konsekvens /-^' / <^ / ^/ Riskhantering/åtgärd Kontrollmoment/ dokumentation Frekvens Ansvarig Status Uppföljning Hantering av remisser och planer 2016. Under 2016 förväntas 10 kommunala planer sändas ut på remiss och flera andra Omvärld remisser kommer bli föremål för behandling av förvaltningen. Risk för att det tidsmässigt Minimera. kolliderar med processen med samråd för Bevakning av tidplaner hos respektive aktör ny RUFS 2050 och att det inte finns kombinerat med resursfördelning och status tas löpande upp på tillräckligt med resurser för att bearbeta dem med tillfredsställande kvalitet. Att förvaltningen inte bevakar genomförande av RUFS 2010 i tillräcklig omfattning. 4 2 g framförhållning på förvaltningens berörda avdelningar. -ista över kända remisser och ;varsdatum följs upp. avdelningsmöten. avdelningschefer Verksamhetsområde GenomförandeavRUFS 2010 Handlingsprogram inom RUFS 2010. Arbetet med två nya handlingsprogram ska påbörjas under året och vara väl förankrade bland regionens aktörer. Risk att aktörer/ledande företrädare inte ställer sig bakom framtagna förslag. Det är avgörande att regionens aktörer ser nyttan av att samverka kring de förslag till handlingsprogram som tas fram av förvaltningen. Om inte samsyn finns, kan inte handlingsprogram starta. Handlingsprogrammen ska fungera som en brygga mellan RUFS 2010 och RUFS 2050. 4 4 IG Minimera. Förslag till handlingsprogram ska vara väl förankrade bland regionens aktörer och ledande företrädare innan de tas upp till politiskt beslut. Resurser för att processa och bereda förslagen måste avsättas Jppföljningsdokument utifrån 1/p. :öljs upp l gång i kvartalet samband med uppföljning avvp. nitialt: Projektledaren 3enomförande av RUFS i'010. 3ärefter projektledare :ör respektive landlingsprogram Resultatuppföljning av miljö-, skärgårds- Verksamhets- och frakbidrag - identifiera metoder och Minimera risken att svårigheter uppstår vid område arbetssätt. Svårigheter kan uppstå med att resultatmätning genom noggrannhet av val av Skärgård och följa upp framförallt äldre beviljade bidrag. metod. nitialt: avdelningschef landsbygd Det kan också vara aktuellt att ta fram olika Det är viktigt med noggrannhet vid val av acceptera att det inte går att mäta resultat för :öljs upp l gång i kvartalet nilväxtavdelningen. metoder beroende på vilken typ av projekt som fått bidrag. metod/metoder för uppföljning så att det är möjligt att mäta resultat. 3 3 9 alla projekt, beroende på dess karaktär. 'laneringsblad tas fram. samband med uppföljning avvp. Därefter utsedd irojektledare. /id nyanställning skrivs lehörighetsblankett Ekonomi Ekonomisystem - säkerställa att Att rätt behörighet för fakturahantering finns Eliminera. de fall där undertecknade ^egisterutdragfrån :akturahanteringssystemet för befintlig rutin) samt att utin inarbetas att avsluta \vdelningschefer behörigheter är godkända och dokumenterade. dokumenterad är en del av intern styrning och kontroll, så att fel kan undvikas. 4 3 12 behörighetsblanketter saknas ska sådana tas fram. itt åtgärda saknade blanketter sch ev. avsluta behörigheter. lehörighet vid avslutande av tjänst. Ekonomiansvarig/ :ontroller Eliminera. Identifiering och framtagande av 3m kompetens och kapacitet saknas hos TRF att Lednings- styrdokument och rutiner. Risk att ta fram styrdokument ska diskussion inledas \vstämning av förteckning L gång per månad, vid system och nödvändiga styrdokument och rutiner inte ned i första hand landstingsstyrelsens iver styrande dokument och nöten med Staben. administration tas fram på grund av att förvaltningen saknar kompetens och kapacitet. Styrdokument och rutiner är en viktig del av förvaltningens ledningssystem. 4 3 12 Förvaltning om stöd. Ansvarig person på TRF ska utses och datum för slutförande ska framgå. utiner som behöver tas fram, alternativt ska uppdateras. Wrapportering pä -edningsgruppsmöten. FRF Sta b TRFs SharePoint-plattform är vital för dokument-, projekt-, och databashantering iäkerställa att ett vilket gör att försämrad funktionalitet, genomarbetat arbetsprogram begränsad tillgänglighet och störningar även Minimera. Innssom inkluderar IT Flytt av TRFs SharePoint-plattform in i GAIA. under en kortare period är att betrakta som kritiska. 5 5 25 Noggrannhet vid testningar inför och efter ävergången för att minimera störningar. 'eservlösningar om något går :el. nför, under och efter nigreringsfasen. :örvaltningschef illit

JIL Stockholms läns landsting 2016-02-01 TRN 2016-0010 Tillväxt- och regionplaneförvaltningen Riskanalys 2016

J(L Stockholms läns landsting 2 (IB) 2016-02-01 TRN 2016-0010 Innehållsförteckning l. Inledning...3 2. Omvärld... 4 2.1 Remisser... 4 3. Verksamhetsområden...5 3.1 Genomförande av RUFS 2010...5 3.1.1 Handlingsprogram...5 3.1.2 Konferens Läget i länet 2016... 6 3.2 RUFS 2050...7 3.2.1 Dialog samrådsfasen...7 3.2.2 Samrådsredogörelse och arbetsprocessen därefter...7 3.3 Skärgård och landsbygd... 8 3.3-1 Skärgårds- och landsbygdsstrategi... 8 3.3-2 Uppföljning av bidrag... 9 3.4 Strategisk utveckling av dialog och kommunikation... 9 4. Ekonomi... 9 4.1 Ekonomisk uppföljning...lo 4.2 Ekonomisystem...lo 5. Ledningssystem och administration... u 5.1 Identifiering och framtagande av styrdokument... u 5.2 Administrativa stödtjänster... il 6. rr...12 6.1 TRFs SharePoint-plattform in i GAIA... 12 6.2 IT-support... 13

JUL Stockholms läns landsting 3(13) 2016-02-01 TRN 2016-0010 l. Inledning En mer genomarbetad riskanalys än tidigare år har tagits fram med delaktighet från alla medarbetare. Det har bland annat gjorts vid planeringsdag i samband med verksamhetsplaneringen. inför 2016. Arbetet med riskanalys och intern kontrollplan kommer fortsätta utvecldas under kommande år. Riskanalysen belyser nämndens kärnverksamhet och verksamhetsanknutna risker samt risker av mer administrativ karaktär. Några av riskerna som togs upp i förvaltningens internkontrollplan 2015 finns även med 2016. Analysen har grupperats enligt följande Omvärld Verksamhetsområden Ekonomi Ledningssystem och administration IT Förvaltningens ledningsgrupp tar fram en intern kontrollplan utifrån riskanalysen.

JIL Stockholms läns landsting 4(13) 2016-02-01 TRN 2016-0010 2. Omvärld Inför arbetet med verksamhetsplan 2016 gjordes en enkel omvärldsanalys över vilka remisser, kommittédirektiv, SOU, utredningar och propositioner som förväntas bli aktuella att yttra sig över eller förhålla sig till under 2016 och som har bäring på förvaltningens ansvarsområden. Omvärldsanalysen pekade även på olika regionala och nationella processer som pågår samt kommande EU-direktiv där förvaltningen berörs i varierande grad. 2.1 Remisser Förvaltningen svarar genom regionplaneringsuppdraget bland annat för yttranden över kommunala översiktsplaner och fördjupade översiktsplaner. Förvaltningen svarar även för yttranden över andra statliga och regionala remisser. Under 2016 förväntas 10 kommunala planer sändas ut på remiss och flera andra remisser, bl.a. havsplaneringsremiss, Idimatfärdplan på nationell nivå, regionala utvecklingsstrategier (t. ex. Uppsala) kommer bli föremål för behandling av förvaltningen. Det finns en risk för att hanteringen av dessa remisser och planer tidsmässigt kolliderar med processen med samråd för ny RUFS 2050 och att det inte finns tillräckligt med resurser för att bearbeta dem med tillfredsställande kvalitet. J_ 2 8 Riskhantering/åtgärd Bevakning av tidplaner hos respektive aktör kombinerat med resursfördelning och framförhållning på förvaltningens berörda avdelningar.

x Stockholms läns landsting 5 (IB) 2016-02-01 TRN 2016-0010 3. Verksamhetsområden Olika orsaker kan föranleda behov av omprioritering av verksamheten alternativt påverka inriktningen på förvaltningens verksamhet. Dessa kan vara nya politiska uppdrag eller andra externa uppdrag som inte kunde förutses. Även omväridsfaktorer påverkar inriktningen, t.ex. demografiska prognoser, nya lagar, ändringar av regelverk etc. Under år 2016 arbetar TRF inom följande verksamhetsområden - inom vilka huvuddelen av förvaltningens resurser läggs: Genomförande av RUFS 2010 (inkl. nya handlingsprogram) Samråd för ny RUFS 2050 Skärgård och landsbygd Strategisk utveckling av dialog och kommunikation För verksamhetsområdena kommer projektplaner/projektblad tas fram. 3.1 Genomförande av RUFS 2010 Förvaltningen har flera uppdrag som är kopplade till genomförande av RUFS 2010, bl.a. inrättande av regionalt cykelkansli, bättre nyttjande av EU:s fonder i regionen och SLL, demografi och statistik, verka för fortsatt genomförande av RUFS 2010 och genomföra en uppföljning av regionens utveckling med utgångspunkt i RUFS 2010. Förvaltningen verkar även löpande för genomförandet av RUFS genom remisshantering av kommunala planer samt medverkan i regionala samverkansprocesser. 3.1.1 Handlingsprogram Ett arbete med möjligt framtagande av nya handlingsprogram, med fokus på nya utmaningar, ska påbörjas under 2016. Dessa handlingsprogram ska fungera som en brygga mellan RUFS 2010 och RUFS 2050. Målsättningen är att arbetet med två nya handlingsprogram har påbörjats under året. Avsikten med handlingsprogram är att samla flera aktörer för åtaganden där ingen självklar aktör eller program finns för genomförande, eller där det finns ett särskilt behov av samverkan och koordinering mellan flera aktörer. Tanken är att de ska komplettera de program och processer som redan drivs i regionen och vara en central del av genomförandet av RUFS 2010. För att handlingsprogram ska få genomslag bör ledande företrädare och politiker i central position avsätta resurser och tid. Det finns en risk att målet med två nya handlingsprogram inte kan uppfyllas under året. Det är avgörande att regionens aktörer ser nyttan av att samverka kring de förslag till handlingsprogram som tas fram av förvaltningen.

JIL Stockholms läns landsting 6(13) 2016-02-01 TRN 2016-0010 _d^_ J_ A_ l6 Riskhantering/åtgard Förslag till handlingsprogram måste vara väl förankrade bland regionens aktörer och ledande företrädare innan de tas upp till politiskt beslut. Resurser för att processa och bereda förslagen måste avsättas. 3.1.2 Konferens Läget i länet 2016 Som en del i arbetet med att genomföra en uppföljning av regionens utveckling med utgångspunkt i RUFS 2010 anordnas varje år en konferens "Läget i länet". Konferensen är en central kommunikationskanal och fungerar som regional mötesplats. Konferensen har årligen samlat ett stort antal deltagare och för 2016 är målet minst 500 deltagare. Planeringen av 2015 års konferens startade senare än tidigare år och arbetsgrupp utsågs sent. Som en följd av det blev konferensprogrammet Idart nästan två månader senare än tidigare år och arbetet med logistik m.m. blev tidspressat. Konferensen blev dock mycket lyckad med nästan 500 deltagare. Det finns en risk att planering av 2016 års konferens även detta år kommer igång sent. Orsaken till det är att det kan dröja med tillsättande av de kommunikatörstjänster som förvaltningen beslutat inrätta (rekrytering pågår). J_ 12 Riskhantering/åtgärd Tillsätta ansvarig samt arbetsgrupp i tidigt skede och samtidigt avsätta budgetmedel. Förvaltningens ledningsgrupp bör ha en aktiv roll i planeringen.

x Stockholms läns landsting 2016-02-01 7(13) TRN 2016-0010 3.2 RUFS 2050 Under 2016 pågår arbetet med att ta fram nästa regionala utvecklingsplan, RUFS2050, i flera steg. När arbetet med att ta fram ett samrådsförslag är slutfört och utsldckat på remiss efter beslut i TRN, ska förvaltningen bedriva ett samråd under perioden april till september. Därefter sammanställs en samrådsredogörelse, där resultatet av dialogen sammanfattas och analyseras för att ligga till grund för landstingets ställningstagande om nästa RUFS framtida inriktning. 3.2.1 Dialog samrådsfasen Dialogen avses att öka kunskapen och förståelsen om regionen och regionens utveckling. Att skapa en bred dialog om långsiktiga regionala frågor och diskutera vägval för regionen. Men även att diskutera aktörers ansvar och förutsättningar att bidra till genomförande av nästa RUFS 2050. Olika aktiviteter kommer genomföras där förvaltningens personal deltar. Det finns risk för att förvaltningen inte förmår genomföra en tillräcldigt stor och bra dialog under samrådsfasen på grund av begränsade resurser. ^ 2 l 2 Riskhantering/åtgard Tydlighet med att utgångspunkt för den nya planen är RUFS 2010 och att nuvarande förvaltning är mindre än när samrådsfasen för RUFS 2010 genomfördes. 3.2.2 Samrådsredogörelse och arbetsprocessen därefter Samrådsredogörelsen ska tas fram efter remiss- och dialogperioden. Erfarenheterna från tidigare RUFS-processer är att det inkommer ett stort antal remissvar, vilket är positivt men också tidskrävande att ta om hand. Inkomna synpunkter skall tas omhand och kommenteras, och kommer att utgöra underlag för förslag om fortsatt inriktning i arbetet. Om många motstående, eller kontroversiella, synpunkter inkommer finns det en risk för att förvaltningens arbete stannar upp i avvaktan på politiska ställningstaganden. 9_

x Stockholms läns landsting s 113) 2016-02-01 TRN 2016-0010 Riskhantering /åtgärd Resursfördelning och prioritering för att i god tid kunna lägga fram behov och förslag till ställningstaganden och inriktningsbeslut för politisk behandling. 3.3 Skärgård och landsbygd Stockholmsregionens landsbygd och skärgård har särskilda utmaningar och möjligheter, både avseende tillväxtfrågor och den rumsliga strukturen. För att stödja en hållbar utveckling av länets skärgård och landsbygd ska en samlad strategi arbetas fram, delvis integrerat med RUFS 2050-processen. Förvaltningen ska också identifiera metoder och arbetssätt för att inleda arbetet med resultatuppföljning av miljö-, skärgårds- och fraktbidrag. 3.3'i Skärgårds- och landsbygdsstrategi Arbetet med en skärgårds- och landsbygdsstrategi ska ha påbörjats under 20i6. Det innebär att utforma målformuleringar och sammanställa kunskapsunderlag avseende framförallt företagande och skärgårdsrespektive landsbygdsekonomi samt fysisk planering. Det finns en risk att arbetet med strategin inte kommer så långt som planerat beroende på hur många parter som deltar i arbetet. Det är av vikt att få ett brett medverkande i målformuleringarna. _d^ 9_ Riskhantering /åtgärd Engagera de parter som verkar i skärgårds- och landsbygdsområdet. Ta tillvara befintliga samverkansgmpper.

x Stockholms läns landsting 9(13) 2016-02-01 TRN 2016-0010 3.3-2 Uppföljning av bidrag Under 2016 inleds arbetet med resultatuppföljning av miljö-, skärgårdsoch frakfbidrag. En första uppgift blir att identifiera metoder och arbetssätt för detta. En möjlig risk är att svårigheter uppstår med att följa upp framförallt äldre beviljade bidrag. Det kan ocl<så vara aktuellt att ta fram olika metoder beroende på vilken typ av projekt som fått bidrag. _9_ Riskhantering /åtgärd Noggrannhet vid val av metoder för uppföljning så att resultat är möjligt att mäta. 3.4 Strategisk utveckling av dialog och kommunikation Förvaltningen ska mer strategiskt samla in och sprida sin kunskap, vilket i förlängningen bidrar till att stärka genomförandet av åtgärder och insatser och att uppnå långsiktiga mål. Under första halvåret ska förvaltningen påbörja arbetet med att ta fram en kommunikationsstrategi. Det finns en risk att arbetet med kommunikationsstrategin kommer igång senare än planerat. Orsaken till det är att det kan dröja med tillsättande av de kommunikatörstjänster som förvaltningen beslutat inrätta (rekrytering pågår). 2 6 Riskhantering /åtgärd Hanteras i den mån det uppstår. 4. Ekonomi Ekonomiarbetet på TRF vägleds av centralt beslutade tidpunkter, riktlinjer och ramar. Under året lämnas månadsrapporter, prognoser, tertialrapport, delårsrapport löpande.

JUL Stockholms läns landsting 10 (13) 2016-02-01 TRN 2016-0010 Under 2016 ska rutinerna för ekonomisk uppföljning utvecklas, bland annat med tydligare koppling till verksamhetsplanen. Det bidrar även till att förvaltningen har en kostnadskontroll och i förlängningen en ekonomi i balans. En risk vad gäller ekonomi som berör alla verksamheter inom landstinget är generella kostnadsökningar. Dessa kan leda till besparingskrav på samtliga förvaltningar. 4.1 Ekonomisk uppföljning Förvaltningen ska under 2016 utveckla rutinerna för ekonomisk uppföljning. De ska ha en tydligare koppling till verksamhetsplanen och bättre ta tillvara de ekonomisystem som används. En möjlig risk är att rutinerna inte i tillräcldig utsträckning motsvarar behoven. Sannolildiet _d^ 9_ Riskhantering /åtgärd Avstämningar och kontroller av rutinernas relevans. 4.2 Ekonomisystem I samband med delårsrapporten 2015 fick förvaltningen en revisorsrekommendation när det gäller Raindance-systemet (fakturahantering). Säkerställa att behörigheter i Raindance är godkända och att undertecknade behörighetsblanketter finns för samtliga med behörighet i systemet. A_ Sannolildiet 12 Riskhantering/åtgärd I de fall där undertecknad behörighetsblankett saknas ska en sådan tas fram. I rutinen introduktion för nyanställda ingår att säkerställa behörighet till Raindance.

x Stockholms läns landsting 11(13) 2016-02-01 TRN 2016-0010 5. Ledningssystem och administration Inom Stockholms läns landsting finns styrande dokument och processer på en övergripande nivå som rör alla landstingets verksamheter. För att möjliggöra ledning och styrning på förvaltningsnivå ska även styrdokument/rutiner tas fram för respektive förvaltning. 5.1 Identifiering och framtagande av styrdokument De styrdokument som gäller för landstingsstyrelsens förvaltning kan i många fall användas som grund för styrdokument för tillväxt- och regionplaneförvaltningen. Det kan också bli aktuellt att förvaltningen behöver ta fram egna dokument. Arbetet inleddes under 2015 men behöver fortgå även under 2016. Det finns en risk att nödvändiga styrdokument och rutiner inte tas fram på grund av att förvaltningen saknar kompetens och kapacitet. _4_ ^väsentlighetx sannolikhet 12 Riskhantering/åtgärd Avstämning av förteckning över styrande dokument och rutiner som behöver tas fram alternativt uppdateras. Ansvarig person och datum för slutförande ska framgå. I den mån kompetens saknas ska diskussion inledas med i första hand landstingsstyrelsens förvaltning om stöd. 5.2 Administrativa stödtjänster Överenskommelser om stödtjänster har träffats mellan tillväxt- och regionplaneförvaltningen och landstingsstyrelsens förvaltning för 2016. Områdena som berörs är: ekonomi, HR, kansli, säkerhet, service samt IT. Det finns en risk att överenskommelserna inte i tillräckligt hög grad motsvarar förvaltningens behov. Det kan till exempel avse leveransförmåga eller att förvaltningen inte kunnat förutse det totala behovet. J 4- l6 Riskhantering /åtgärd Avstämning av ingångna överenskommelser med respektive funktion görs under september 2016 för att säkerställa att TRF erhåller det stöd förvaltningen behöver.

x Stockholms läns landsting 12 (IB) 2016-02-01 TRN 2016-0010 6. IT Förvaltningens interna dokumenthantering sköts med stöd av en SharePoint-plattform som utvecklats under åren. Servrar har funnits fysiskt på Södermalm och inte varit integrerade i SLL IT:s miljö. Användar- och viss plattformsupport har funnit på plats hos förvaltningen. Beslut om övergång till SLL IT:s miljö GAIA togs under våren 2015 och genomförandeprojekt etablerades efter sommaren. Det innebär att servrar och datorer hanteras av SLL IT efter övergången och förvaltningen kommer fortsättningsvis att hyra dessa. 6.1 TRFs SharePoint-plattform in i GAJA Plattformen är vital för dokument-, projekt-, och databashantering vilket gör att försämrad funktionalitet, begränsad tillgänglighet och störningar även under en kortare period är att betrakta som kritiska. Övergången till GAIA sker enligt plan i mars 2016. Tester görs dessförinnan, men det finns en hög risk att det blir störningar i samband med övergången. _5 5_ 25 Riskhantering /åtgärd Noggrannhet vid testningar inför och efter övergången för att minimera störningar. Säkerställa att ett genomarbetat arbetsprogram finns som inkluderar reservlösningar om något går fel.

JIL Stockholms läns landsting 13 (13) 2016-02-01 TRN 2016-0010 6.2 IT-support Förvaltningen har under många år haft egen supportkapacitet för användarna. I samband med övergången till GAIA ska supporten fortsättningsvis skötas av SLL IT. Det finns en uttalad oro från förvaltningens personal att support och användarstöd kommer försämras med den nya lösningen. Bland annat p.g.a. befarade långa svarstider, sen återkoppling vid felanmälningar och bristande kommunikation. J_ -4_ l6 Riskhantering/åtgärd Säkerställa att personalen är förberedd och införstådd med hur den nya supporten fungerar. Göra egen uppföljning av supportärenden och beroende på resultat påverka befintlig specifikation på support.