RISKANALYS TRN [Diarienummer] Tillväxt- och regionplaneförvaltningen

Transkript

1 [Diarienummer] Tillväxt- och regionplaneförvaltningen Riskanalys 2017

2 2 (11) Innehållsförteckning 1. Inledning Omvärld Remisser Regional långsiktig strategisk trafikplanering Verksamhetsområden Genomförande av RUFS RUFS Politisk förankring Intern projektledning Trafikplaneringsresurser Regionbildning Intern förankring Extern förankring Förvaltningsinterna faktorer Kontorsmiljö Kontorsmiljö förtätning Kontorsmiljö flytt Ekonomi Ekonomisk uppföljning Behörigheter i ekonomisystem Ledningssystem Framtagande och hantering av styrdokument IT Driftstörningar... 11

3 3 (11) 1. Inledning Riskanalysen har tagits fram med delaktighet från alla medarbetare på förvaltningen, bland annat vid planeringsdag i samband med verksamhetsplaneringen inför Arbetet med riskanalys och intern kontrollplan kommer fortsätta utvecklas under kommande år. Riskanalysen belyser nämndens kärnverksamhet och förvaltningsinterna risker. Några av riskerna som togs upp i förvaltningens internkontrollplan 2016 finns även med Analysen har grupperats enligt följande - Omvärld - Verksamhetsområden - Förvaltningsinterna faktorer Förvaltningens ledningsgrupp tar fram en intern kontrollplan utifrån riskanalysen.

4 4 (11) 2. Omvärld Inför arbetet med verksamhetsplan 2017 gjordes en enkel omvärldsanalys över vilka remisser, kommittédirektiv, SOU, utredningar och propositioner som förväntas bli aktuella att yttra sig över eller förhålla sig till under 2017 och som har bäring på förvaltningens ansvarsområden. Omvärldsanalysen pekade även på olika regionala och nationella processer som pågår samt kommande EU-direktiv där förvaltningen berörs i varierande grad. 2.1 Remisser Förvaltningen svarar genom regionplaneringsuppdraget bland annat för yttranden över kommunala översiktsplaner och fördjupade översiktsplaner. Förvaltningen svarar även för yttranden över andra statliga, regionala och kommunala remisser. Under 2017 förväntas fem kommunala översiktsplaner sändas ut på remiss och flera andra remisser, bl.a. kommunala energi- och klimatplaner, kommunala grönstrukturplaner, länsplan för regional transportinfrastruktur, trafikförsörjningsprogram, havsplan för Östersjön, kommunernas riktlinjer för bostadsförsörjning kommer bli föremål för behandling av förvaltningen. Det finns en risk för att hanteringen av dessa remisser och planer tidsmässigt kolliderar med processen med utställning för RUFS 2050 och att det inte finns tillräckligt med resurser för att bearbeta dem med tillfredsställande kvalitet. Bevakning av tidplaner hos respektive aktör kombinerat med resursfördelning och framförhållning på förvaltningens berörda avdelningar, liksom hög prioritering av remisshantering. 2.2 Regional långsiktig strategisk trafikplanering Sedan 2009 är det långsiktiga strategiska trafikplaneringsansvaret fördelat mellan förvaltningen och trafikförvaltingen. Samordning sker löpande, men det finns otydligheter i formuleringen av trafikförvaltningens uppdrag och ansvar för medverkan till tillväxt- och regionplaneförvaltningens strategiska regionplaneringsansvar. I regionplaneringen är transportsystem och trafikinfrastruktur en helt avgörande faktor. Det finns en risk för bristande samordning och förankring med trafikförvaltningen respektive trafiknämnden samt att viktiga frågor hamnar mellan stolarna på grund av otydlig ansvarsfördelning.

5 5 (11) En utökad samordning på tjänstemanna- och politisk nivå på båda förvaltningarna. Förtydligad definition av innehållet i trafikförvaltningens ansvar för övergripande trafikplanering skulle underlätta samverkan och samordning. 3. Verksamhetsområden Olika orsaker kan föranleda behov av omprioritering av verksamheten alternativt påverka inriktningen på förvaltningens verksamhet. Dessa kan vara nya politiska uppdrag eller andra externa uppdrag som inte kunde förutses. Även omvärldsfaktorer påverkar inriktningen, t.ex. demografiska prognoser, nya lagar, ändringar av regelverk etc. Nedan beskrivs verksamhetsområden och större uppdrag där risker har identifierats för Genomförande av RUFS 2010 Förvaltningen ska verka för fortsatt genomförande av RUFS 2010 och genomföra en uppföljning av regionens utveckling med utgångspunkt i RUFS Förvaltningen verkar även löpande för genomförandet av RUFS genom remisshantering av kommunala planer samt medverkan i regionala samverkansprocesser (se även avsnitt Omvärld). 3.2 RUFS 2050 Arbetet med att ta fram nästa regionala utvecklingsplan, RUFS 2050, pågår i flera steg. Förvaltningen har sammanställt en samrådsredogörelse, där resultatet av dialogen sammanfattas och analyseras för att ligga till grund för landstingets ställningstagande om nästa RUFS framtida inriktning. Första halvåret 2017 tas ett utställningsförslag fram, och utställningen planeras ske under perioden juni-oktober Politisk förankring Det finns en risk för bristande politisk förankring inom landstinget av utställningsförslaget, risken kan uppstå både före och efter utställning, vilket kräver olika hanteringar. Före remissen kan det fördröja processen och efter remissen kan det både fördröja alternativt stoppa processen.

6 6 (11) För att hantera risken krävs bl.a. god dialog med nämnden, samt att nämnden lägger tillräckligt med tid för att göra den politiska förankringen så djup som möjligt. Arbete behövs på flera nivåer för att motverka risken. Den politiska förankringen planeras noga under första halvåret Intern projektledning Projektledningens fokus på det mest strategiska och att skapa samling kring det. Risk för otillräcklig framförhållning avseende relevanta leveranser och risk för bristande extern förankring och information Bättre samordning mellan projektledning och styrgrupp med fokus på strategiska frågor för projektet, mer delegation från projektledning till delprojekteldare så att tillräckligt utrymme för hantering av strategiska frågor finns hos projektledningen, samt aktiv information till alla involverade medarbetare på förvaltningen Trafikplaneringsresurser Otillräcklig omfattning och erfarenhet från trafikförvaltningen som medför brister i planens trafikstrategiska frågor vilket inverkar negativt på planens legitimitet Förvaltningschef och linjechefer säkerställer medverkan från trafikförvaltningen bl. a. vid löpande samordningsmöten.

7 7 (11) 3.3 Regionbildning Intern förankring Landstingets förmåga att ta omhand omfattningen i ett utvidgat och samlat helhetsansvar för den regionala utvecklingen i Stockholms län. RUFS roll som eventuellt kommande RUP. Relativt kort om tid för de omfattande förberedelserna internt i landstinget samt i dialog med länets kommuner och verksamhetsövergång från länsstyrelsen. Bristande intern samordning och enad linje utåt riskerar att skapa sämre trovärdighet externt. Risken kan undvikas genom en landstingsövergripande projektorganisation samt att TRF, som har sakkompetensen i frågan, ges möjlighet att bidra i förberedelser, genomförande och avseende kommunikationen om regionbildning Extern förankring Bristande förankring och medverkan från kommunerna i länet, bl.a. baserat på partipolitiska oenigheter inom kommunerna och på bristande förtroende för landstinget. Svårt att få till en samarbetsinriktad dialog i regionen baserad på förtroende i arbetet för en regionbildning. Kan även få konsekvenser för RUFS-arbetet och dess genomförande. Risken kan undvikas genom en tydlig kommunikation, transparent genomförandeprocess och inbjudan till kommunerna om kontinuerlig involvering.

8 8 (11) 4. Förvaltningsinterna faktorer 4.1 Kontorsmiljö Kontorsmiljö förtätning TRFs lokalyta på Norra Stationsgatan minskar med anledning av att förvaltningen för utbyggd tunnelbanan växer och behöver fler arbetsplatser. På grund av detta flyttas en stor del av mötes- och workshopverksamheten som byggts upp under 2016 till externt hyrda lokaler, med ökad ställtid för personalen och ökade kostnader för lokaler som följd. Förtätningen innebär med stor sannolikhet att arbetsmiljön försämras. Det medför att det blir trängre, högre ljudvolym och mer störningsmoment som köbildning till toaletter och kaffemaskiner. Gemensamhetsutrymmena försvinner och möjlighet att äta lunch och fika begränsas kraftigt. De ytor som idag kan användas till processorienterade delar av arbetet försvinner i princip helt, vilket riskerar att påverka kvaliteten på det jobb som görs. Internkommunikationen kan bli sämre och stressnivån riskerar att öka. Det blir även en minskad effektivitet, då vi behöver röra oss mer i huset och till andra adresser Begränsa genom att jobba med information och identifiera nya rutiner. Lägga större kostnad på hyra av externa lokaler Kontorsmiljö flytt Under senare delen av 2017 planeras en flytt av TRF till lokaler på annan adress. Det finns risk för att de nya lokalerna inte anpassas efter det behov som förvaltningens verksamhet kräver. Bl.a. behov av tysta rum, processytor, större möteslokaler med mera. Det finns också en hög risk för störning i verksamheten om flytten skulle sammanfalla i tid med känsliga faser i utställningsarbetet för RUFS Risken kan undvikas om en tydlig beskrivning av verksamhetens behov - nu och efter kommande regionbildning - tas som utgångspunkt för val av lokaler. Mycket stor vikt måste läggas på förvaltningens olika roller, inte minst som regional processledare och mötesplats.

9 9 (11) En arbetsgrupp inrättas för att säkerställa förvaltningens lokalbehov och delaktighet i flyttprocessen. Ledningsgruppen hanterar flytten som en strategisk fråga. 4.2 Ekonomi Ekonomiarbetet på TRF vägleds av centralt beslutade tidpunkter, riktlinjer och ramar. Under året lämnas månadsrapporter, prognoser, tertialrapport, delårsrapport löpande. En controller-tjänst har inrättats på förvaltningen och under 2017 ska rutinerna för ekonomisk uppföljning fortsätta att utvecklas, bland annat med tydligare koppling till verksamhetsplanen. Det bidrar även till att förvaltningen har en ökad kostnadskontroll och i förlängningen säkrar en fortsatt ekonomi i balans. En risk vad gäller ekonomi som berör alla verksamheter inom landstinget är generella kostnadsökningar. Dessa kan leda till besparingskrav på samtliga förvaltningar Ekonomisk uppföljning Förvaltningen ska under 2017 fortsätta utveckla rutinerna för ekonomisk uppföljning. De ska ha en tydligare koppling till verksamhetsplanen och bättre ta tillvara de ekonomisystem som används. En möjlig risk är att rutinerna inte i tillräcklig utsträckning motsvarar behoven. Avstämningar och kontroller av rutinernas relevans Behörigheter i ekonomisystem Förvaltningen ska löpande säkerställa att det finns undertecknade behörighetsblanketter i Raindance-systemet (fakturahantering). Det gäller

10 10 (11) både för personer med rätt att attestera och att godkänna. Under 2015 och 2016 upptäcktes brister i hanteringen, vilka därefter rättats till. I rutinen introduktion för nyanställda ingår att säkerställa behörighet till Raindance. Även vid avslut av anställning ska rutin för att ta bort behörighet följas. I samband med beslut om ny attestantförteckning ska det säkerställas att det finns behörighetsblanketter för samtliga som omfattas av beslutet. 4.3 Ledningssystem Inom Stockholms läns landsting finns styrande dokument och processer på en övergripande nivå som rör alla landstingets verksamheter. För att möjliggöra ledning och styrning på förvaltningsnivå ska även styrdokument/rutiner tas fram för respektive förvaltning Framtagande och hantering av styrdokument De styrdokument som gäller för landstingsstyrelsens förvaltning kan i många fall användas som grund för styrdokument för tillväxt- och regionplaneförvaltningen. Det kan också bli aktuellt att förvaltningen behöver ta fram egna dokument. Arbetet med styrande dokument inleddes 2015 och behöver fortgå även under Det finns en risk att nödvändiga styrdokument och rutiner inte tas fram på grund av att förvaltningen saknar kompetens och kapacitet. Avstämning av de styrande dokument och rutiner som behöver tas fram alternativt uppdateras. I den mån kompetens saknas för att ta fram styrdokument ska diskussion inledas med i första hand landstingsstyrelsens förvaltning om stöd. Hanteringen av framtagna styrdokument ska under 2017 skötas via EDIT vilket medför en mer kontinuerlig uppdatering m.m.

11 11 (11) 4.4 IT Förvaltningens interna dokumenthantering sköts med stöd av en SharePoint-plattform som utvecklats under åren. Förvaltningen har även utvecklat GIS-stödd Geodatasamverkan som flera av SLLs förvaltningar tar del av. Dessa båda plattformar har separata servrar som till viss del driftas av SLL IT. TRF är en liten aktör gentemot SLL IT inom SLL och en generell risk är att IT-systemet (dvs GAIA) blir suboptimerat för vår verksamhet Driftstörningar Plattformarna och servrarna är vitala för dokument-, projekt-, och databashantering vilket gör att försämrad funktionalitet, begränsad tillgänglighet och störningar även under en kortare period är att betrakta som kritiska. Det finns risk för en fördröjning av support vid störningar vilket medför avbrott i arbetet och konsekvensen blir att arbetsmiljön försämras och stressen ökar. Dessutom kan problem uppstå för TRF att leverera material i rätt tid. Regelbundna avstämningar med SLL IT kring driftstörningar, ev. någon eller några från SLL IT som specialiserar sig mot TRF.