Socialt ansvarstagande

Relevanta dokument
De 77 frågorna för systematisk egendeklaration av socialt ansvarstagande enligt svensk specifikation SIS-SP 2:2015

SYSTEMATISK EGENDEKLARATION

Samhälle, Mångfald, Miljö och Etik.

Fråga 3: När och på vilken nivå i organisationen är detta ställningstagande fastställt?

PErSPEktIV. tänk grönt redan vid ritbordet. ledningssystem & verksamhetsutveckling. #188 mars ÅrGÅNG 23. Dags att företagen börjar

ISO Vägledning för socialt ansvarstagande (Social Responsibility - SR)

Miljö- och Hållbarhetspolicy. Fastställd av styrelsen i Orusts Sparbank

Miljöledningssystem Sammanfattande punkter

GAP-analys kring hållbar utveckling VGR. Diarienummer RS

Socialt ansvarstagande baserat på ISO svenskt arbete för trovärdighet och transparens, bakgrund

Systematisk egendeklaration - SIS-SP 2:2015 som utgår från SS-ISO 26000:2010

Systematisk egendeklaration - SIS-SP 2:2015 som utgår från SS-ISO 26000:2010. byggs upp av fyra pelare: Samhälle, Mångfald, Miljö och Etik.

Norron AB. Hållbarhetspolicy och policy för ansvarsfulla investeringar. Fastställd av styrelsen i Norron AB, org. nr ( Bolaget )

Implementering av ISO 26000

Policy för Miljö och hållbarhet

Kunder. Värde för varje intressegrupp Karpesjö Consulting. Karpesjö Consulting. Kvalitets- och miljöarbete. Kvalitets- och miljöarbete

VÄRMEKs Upphandlingskoncept HÅLLBAR UPPHANDLING

Uppförandekod FÖR JÄMTKRAFT AB OCH FÖRETAGETS LEVERANTÖRER

Uppförandekod för vindkraftprojektörer

Svedabs uppförandekod

Hållbarhetsrapport. Woody Bygghandel AB Version 1.0

Välkommen till NMTs miljöledningssystem

Systematisk egendeklaration - SIS-SP 2:2015 som utgår från SS-ISO 26000:2010

Samma krav gäller som för ISO 14001

Jämtlands läns landsting. Erfarenheter från miljöledninssystem och certifieringen, registreringen. Jonas Pettersson Miljökoordinator

Bakgrundsinformation, metoder och antaganden för hållbarhetsinformation presenterad i Cybercoms årsredovisning. Kundundersökning, intervjuer

Systematisk egendeklaration av Socialt ansvarstagande

Intressentundersökning bekräftar Vattenfalls prioriterade hållbarhetsområden

VI PÅ SKOGFORSK UPPFÖRANDEKOD

KVALITETS- OCH MILJÖLEDNINGSSYSTEM ÖVERSIKT

Kvalitet NOP Bygg skapar byggnader och anläggningar som uppfyller högt ställda krav på kvalitet, totalekonomi, miljöhänsyn och god arbetsmiljö.

LEDNINGSSYSTEM FÖR MILJÖ. Norbergstrappan AB:s Miljöledningssystem enligt EN ISO 14001:2994 MILJÖPOLICY

Göteborgs universitet Intern miljörevision. Exempel på frågor vid platsbesök

Svensk Kvalitetsbas kravstandard (1:2016)

Förklarande text till revisionsrapport Sid 1 (5)

Du kan använda denna mall som utgångspunkt för att kartlägga hållbarhetsfrågorna för ditt företag och gradera deras betydelse för ditt företag.

Uppförandekod, koncernbolagen

Sammanträdesprotokoll för Kommunstyrelsens arbetsutskott

Inköpspolicy Miljöledningssystemet

Information om vårt miljöledningssystem

MANUAL FÖR KVALITET OCH MILJÖ

En vägledning i vårt dagliga arbete

LEDNINGSSYSTEM FÖR MILJÖ. Norbergstrappan AB:s Miljöledningssystem enligt EN ISO 14001:2004 MILJÖPOLICY

Uppförandekod - intern

Hållbarhetsrapport Mitel Sweden AB 2017

Krav Svensk Kvalitetsbas 1:2016 ISO 9 001:2015 Sammanfattning av hur motsvarar kraven i SKB kraven i ISO Ledarskap, ansvar och delaktighet

ISO En standard om ta samhällsansvar

2.1 Omfattning Denna policy gäller alla NCC:s affärsområden och verksamheter.

SVEDABS UPPFÖRANDEKOD

Vårt uppdrag. Solna den 27 oktober 2017 Norrenergi AB. Stefan Persson Verkställande direktör

Skellefteå City Airport AB

Policy för mänskliga rättigheter. Antagen av styrelsen för Luossavaara-Kiirunavaara AB (publ) den 27 oktober 2016

ISO :2015 4: Ledarskap, ansvar och delaktighet

Stegvis införande av ett miljöledningssystem för första gången utblick mot ISO och EMAS

Hållbarhetsarbete 2013/2014

Svensk Kvalitetsbas kravstandard (2:2019) 1. Utfärdare 2. Revisorer 3. Verksamheter. Antagen den 15 maj 2019

Policy för intern styrning och kontroll

SOS Alarms Uppförandekod

MED GEMENSAM KRAFT LEDAR- OCH MEDARBETARPOLICY

Version 2.0, Uppförandekod. (Code of Conduct)

Arbetsmiljöpolicy. Inom Praktikertjänstkoncernen 1 (5) ID-begrepp L17_1

Personalpolicy. Antagen av Kommunfullmäktige den 18 november 2015, Kf

Plan för intern kontroll 2017

Kommunstyrelsen föreslår kommunstyrelsens personalutskott besluta att

ISO 26000, en standard för socialt ansvarstagande

Schindles medarbetarstrategi Stödja vår verksamhet genom att stödja medarbetarna

Riktlinjer för Mariestads kommuns styrdokument

Hållbarhetsrapport. Modern Management Network AB

Uppförandekod Socialt Ansvar Hållbarhetspolicy

VILKA SOCIALA VINSTER GER SAMVERKAN?

Uppförandekoden ska finnas tillgänglig på engelska och svenska på IVL:s hemsida.

Systematisk egendeklaration - SIS-SP 2:2015 som utgår från SS-ISO 26000:2010

CSR. Hållbarhet på WH Bolagen

Hanteringsklass: Öppen Dnr: RG 2014/1841 Informationsägare: Avd. Stab. Fastställd: Fastställd av: Riksgäldens styrelse.

Processinriktning i ISO 9001:2015

Byggnadsfirman Otto Magnussons hållbarhetspolicy

Strategi Program Plan Policy >> Riktlinjer Regler. Lysekils kommuns. Chefsplattform

Hållbarhetsrapport för räkenskapsåret

Uppförandekod Advania AB 2015

Vi ser varje medarbetares lika värde, där alla vill, kan och får ta ansvar.

Vår vägvisare. * MTD betyder morgontidig distribution.

PRINCIPER FÖR MEDARBETARSKAP OCH LEDARSKAP

OM UPPFÖRANDE KODEN VISION AFFÄRSIDÉ KÄRNVÄRDEN. JM skapar hus att trivas i

Fortum Värmes hållbarhetspolicy

Kvalitet

Inga krav utöver ISO 14001

Tillsynsmyndigheter var förr den viktigaste omvärldsintressenten. Att följa lagen var (och är) ett minimikrav. Efterhand som intresse och engagemang

Uppförandekod. Denna uppförandekod fastställdes av Castellum AB (publ) styrelse den 22 april 2014.

Aura Light Uppförandekod. Riktlinjer avseende värderingar och etik Datum: Senast reviderad:

Uppförandekod. (Code of Conduct)

För att uppfylla våra allmänna principer har vi definierat ett antal grundsatser som vi verkar efter

POLICY FÖR HANTERING AV ETISKA FRÅGOR

InItIatIvet för. reko arbetsplats

Miljöutredning Utredning av miljöpåverkan samt GAP-analys mot ISO Rapport av Mårten Ericson, VEGA SYSTEMS AB

Ronneby kommuns personalpolitik

MED GEMENSAM KRAFT LEDAR- OCH MEDARBETARPOLICY

Uppförandekod / Code of Conduct

Uppförandekod Magnolia Bostad

Att införa kvalitets- och miljöledning i projektform

Uppförandekod. Hjärt-Lungfonden. Beslutad av styrelsen Dokumentägare: Kristina Sparreljung Dokumentansvarig: Katarina Gunsell

Transkript:

Socialt ansvarstagande SYSTEMATISK EGENDEKLARATION 1: Vilka delar av organisationen, enheter eller grupp av människor omfattas av egendeklarationen och varför har eventuella avgränsningar gjorts? 2: Hur och var beskriver organisationen sitt övergripande ställningstagande för socialt ansvars-tagande i förhållande till vision/policy, affärsidé/verksamhetsidé, strategier, mål och organisationskultur (etik, värderingar) i syfte att maximera bidraget till hållbar utveckling? 3: När och på vilken nivå i organisationen är detta ställningstagande fastställt? 4: Hur har de sju principerna för socialt ansvarstagande (ansvarighet, transparens, etiskt uppförande, respekt för intressenternas intressen, respekt för rättsstatens principer, respekt för internationella uppförande-normer, samt respekt för de mänskliga rättigheterna) integrerats i organisationens styrdokument? 5: Hur säkerställs det att nödvändiga resurser, finansiella och personella, är tillgängliga för att driva arbetet med socialt ansvarstagande? 6: Hur delegeras och kommuniceras ansvar och befogenheter inom organisationen? 7: Vilka processer och rutiner används för att säkerställa att organisationen uppnår avsedda resultat? 8: Hur har behovet av kompetensutveckling inom organisationen identifierats och dokumenterats? Hela organisationen omfattas. Den består av vårt kontor (i Stockholm) med ca 140 anställda samt ett tiotal underkonsulter Det övergripande ställningstagandet beskrivs i vår Policy för socialt ansvarstagande. På högsta nivå, dvs i Företagsledningsgruppen (FLG). Samtliga principer behandlas i företagets policy för socialt ansvarstagande samt finns med i intressentdialogerna. Detta säkras inom ramen för organisationen och processen för hanteringen av socialt ansvarstagande. Det följer ett inplanerat årshjul med aktiviteter och uppföljning samt avrapportering. Ansvaret för frågorna är tydligt delegerat i organisationen, till rollen HR-ansvarig. Det säkerställs dels genom Företagsledningen och linjecheferna och dels genom Samverkansforum där medarbetarrepresentanter finns. Hela processen beskrivs i två särskilda anvisningar ( Medvetenhet resp. Översyn ). De ordinarie processerna på företaget används. Dessa processer och rutiner beskrivs utförligt i Anvisning Översyn. Behovet av kompetensutveckling har diskuterats på Samverkansforum. De enskilda ansvarsområdena och principerna diskuterades utifrån vilka frågeställningar som kan tänkas ingå i dem. Detta för att få en bättre förståelse för områdena i sig. Den kompetensutveckling som identifierats berör en övergripande repetition av ansvarsområden och principerna. Vidare kommer arbetet med att nå och följa upp de uppsatta målen innebära en kompetensutveckling i sig. Itello AB 2003-2017 Skapad: 2017-06-15 Filnamn: ISO 26000 Itellos Systematiska egendeklaration v1.0.docx Sida 1 (12)

9: På vilken nivå i organisationen har identifiering av intressenter genomförts? 10: Hur har identifieringsprocessen sett ut för att identifiera intressenter? 11: Hur har identifieringsprocessen tagit hänsyn till värdekedjan i samband med identifiering av intressenter? 12: Vilka relevanta intressenter har organisationen identifierat? Först i arbetsgruppen, sedan i rådet för socialt ansvarstagande (tillika samverkansforum) och avslutningsvis i Företagsledningen (FLG). På samma sätt som samtliga intressentanalyser för våra olika ledningssystem gjorts. Processen består av en komplett 360- analys internt och externt och utförs primärt av arbetsgruppen men redovisas för feedback, komplement och godkännande av samverkansforum och FLG. Itello verkar inte i en miljö där långa kund-leverantörunderleverantörskedjor finns. 11 olika grupper av intressenter har identifierats varav 4 bedömts vara betydande; Medarbetare, Facket, Kunder samt Arbetsgivarorganisationen. Intressantanalys framgår i bilden nedan. Figur 1 - Itellos intressenter 13: Vilka faktorer har legat till grund för att intressenterna har identifierats? 14: Vilken hänsyn tas till intressentgrupper som kan ha svårt att göra sig hörda och därför kan kräva särskilt beaktande? Alla intressenter som Itello på ett eller annat sätt interagerar med har identifierats. Itello har inte identifierat några sådana grupper. Medarbetarna har medarbetarsamtalen och kontakten med sin närmaste chef som främsta kanal. Vid behov finns även medlemmarna i samverkansforum (tillika den lokala fackklubben) samt HRfunktionen som ventil. Hos kunderna har vi inte identifierat några grupper som har svårt att göra sig hörda vad gäller förväntningar och krav på oss som systemleverantör. Itello interagerar med kundernas medarbetare på alla nivåer. Filnamn: ISO 26000 Itellos Systematiska egendeklaration v1.0.docx Sida 2 (12)

15: Vilka intressentgrupper representerar samhället och miljön? 16: Hur påverkas organisationens större samarbeten och partnerskap av arbetet med socialt ansvarstagande? 17: Hur identifieras nya intressenter i en nyuppkommen situation (t.ex. i en kris) eller i ett nytt projekt? 18: Vilka är organisationens prioriterade intressenter och vad ligger till grund för denna prioritering? 19: Hur och när inhämtas intressenternas förväntningar och krav på organisationen? 20: Hur går organisationen till väga för att inhämta synpunkter från intressenter som inte är organiserade eller har extra svårt att artikulera sina intressen? 21: Vid vilka givna steg i organisationens verksamhetsstyrning hanteras intressenternas förväntningar och synpunkter? 22: Hur hanterar organisationen balansen mellan samhällets behov av insyn och organisationens behov av integritet? 23: Hur hanterar organisationen synpunkter och förväntningar från intressenter i hela värdekedjan? 24: Hur hanterar organisationen eventuella intressekonflikter mellan olika intressentgrupper? Alla intressenter har ett intresse av samhället och miljön även om det är arbetsgivarorganisationen och facket som främst faller inom den kategorin (se Figur 1 - Itellos intressenter ovan). Det blir en naturlig del av vår interaktion med primärt intressentgruppen Kunderna, och att vi gör arbetet och involvera dem uppskattas mycket. Primärt genom den satta processen inom ramen för Anvisning Översyn. Det finns dock alltid möjlighet för varje anställd att identifiera och kommunicera med HR-ansvarige, samverkansforum eller FLG/VD om en nyuppkommen situation påkallar snabbare hantering av intressenters ändrade behov. Fyra intressenter bedömts vara betydande, dvs prioriterade; Medarbetare, Kunder, Facket samt Arbetsgivarorganisationen. Se Figur 1 - Itellos intressenter ovan. Vi hade dialog med två av våra största kunder som också har en starkt offentlig profil inom hållbarhet under februari och mars 2017. Arbetsgivarorganisationen var vi i kontakt med kring dessa frågor under samma tid. Medarbetarnas förväntningar har inhämtats via samverkansforum under april månad. Se svaret på fråga 14 ovan. Det finns beskrivet i anvisningen Översyn. Vi har inte upplevt denna balansgång som problematisk ännu. Transparens är viktigt för Itello då vi verkar i en bransch där flera aktörer står under finansinspektionens granskning. Se fråga 19 ovan. Än så länge har inga intressekonflikter uppstått, snarare tvärtom är intressenterna i samklang. Intressenternas förväntningar och synpunkter kanaliseras via HR-ansvarig och VD och vidare till samverkansforum. Eventuella konflikter löses i förekommande fall i den konstellationen. Filnamn: ISO 26000 Itellos Systematiska egendeklaration v1.0.docx Sida 3 (12)

25: På vilket sätt har organisationen utnyttjat intressentdialogen i syfte att stärka kommunikationen/redovisningen av ansvarsarbetet? 26: Vilken typ av verksamhet bedriver organisationen? 27: Vilken omfattning, storlek och uppbyggnad har organisationen? 28: I vilka länder/platser/områden är organisationen verksam? 29: Vad har organisationen gjort inom social ansvarstagande? 30: Vilka policydokument, värderingar, principer och uppförandekoder etc. har organisationen som är kopplade till socialt ansvarstagande? 31: Hur ser organisationens påverkansfär ut? 32: Vilka slags beslut och aktiviteter hos intressenter i påverkansfären kan påverka organisationens sociala ansvarstagande? Intressentdialogen har utgjort en hörnsten i arbetet och ligger som underlag för formulering av mål och aktiviteter. IT. Programvaru-utveckling och tjänsteerbjudande till företag och organisationer verksamma inom liv- och pensionsbranschen. Itello är ca 140 personer (anställda och underkonsulter), med kontor i Stockholm. Verksamheten är uppdelad i mindre resultatenheter: Sälj& Marknadsföring, Produktutveckling, Konsulting, Test & Support, Utbildning samt stödjande enheter i form av Stab, Ekonomi och HR. Sverige primärt, Norden sekundärt (men i blygsam skala än så länge). Itello bedriver ett aktivt miljöarbete och är certifierade inom ISO 14001. Vi strävar efter transparens i allt vi gör vilket även omfattar att tydligt redovisa alla åtagande, mål aktiviteter vi gör inom hållbarhetsområdet. Vi bedriver också ett filantropiarbete med gåvor till olika välgörande ändamål. Itello har en policy för socialt ansvarstagande samt ett antal därtill kopplade anvisningar. Utöver det finns en arbetsmiljöpolicy samt en miljöpolicy (båda med tillhörande anvisningar), miljöhandbok och ett stort antal andra stödjande dokument inom de olika områdena för socialt ansvarstagande. Det finns en inköpspolicy som beskriver processen vid inköp och granskning av leverantörer. Som komplement till personalhandboken som beskriver den övergripande personalpolitiken finns också en alkoholpolicy samt en beskrivning av hur vi jobbar med jämställdhet & mångfald som inkluderas i arbetsmiljöpolicyn. Itello har möjlighet att primärt påverka våra anställda, till viss del våra leverantörer och kunder. Våra kunder ställer krav på Itello inom olika områden av socialt ansvarstagande som vi har åtagit oss att uppfylla. Filnamn: ISO 26000 Itellos Systematiska egendeklaration v1.0.docx Sida 4 (12)

33: Vilka huvudområden och delområden under avsnitt 6 i SS- ISO 26000 bedöms vara relevanta för organisationen och varför? Itello har gjort en genomgång av samtliga huvud- och delområden och utifrån primärt intressentanalysen identifierat de områden som är särskilt viktiga alternativs bedöms vara angelägna för våra intressenter och Itello. Verksamhetsstyrning Motivering: För att tillmötesgå intressenternas krav på bla ansvarighet och transparens behövs någon form av verksamhetsstyrning som påvisar följsamhet och förbättring inom de olika aspekterna av socialt ansvarstagande. Arbetsförhållanden delområde 1: Sysselsättning och anställningsförhållanden delområde 2: Arbetsvillkor och social trygghet delområde 3: Social dialog delområde 4: Arbetsmiljö delområde 5: Personlig utveckling och utbildning i arbetet Motivering: För kunderna (och Itello) är det självklart att samtliga rättigheter runt att arbetsförhållanden ska respekteras. Vidare är det självklart att vi vill vara en exemplarisk arbetsgivare för att kunna rekrytera och behålla våra medarbetare. Miljö Motivering: För Intressenterna och Itello är det självklart att vi ska bedriva ett aktivt miljöarbete. Goda verksamhetsmetoder delområde 1: Antikorruption Motivering: För intressenterna (och Itello) är det självklart att även leverantörerna kraftfullt ska hindra korruption på alla sätt. delområde 3: Konkurrens på lika villkor Motivering: Kunderna (och Itello) har synsättet att all form av konkurrens på lika villkor skall uppmuntras. delområde 4: Främja socialt ansvarstagande i värdekedjan Motivering: Kunderna (och Itello) har synsättet att främja socialt ansvarstagande i hela värdekedjan. Filnamn: ISO 26000 Itellos Systematiska egendeklaration v1.0.docx Sida 5 (12)

34: Vilken metod har använts för bedömningen av relevans för huvudområden och delområden? Vi utgick ifrån intressentanalysen som inkluderade intervjuer med intressenterna. Intressenterna gav uttryck för vissa fokusområden som de tyckte var extra viktiga. Dessa områden mappades mot såväl ansvarsområdena och principerna för att få fram dels en viktning av hur viktigt varje områden och princip är, och dels en status på hur väl Itello presterar inom varje område. Sammanställning av detta fick styra vilka områden företaget behövde fokusera på i arbetet med uppsättning av mål för arbetet med socialt ansvarstagande. Resultat av denna viktning syns i diagrammet nedan. Figur 2 - Viktning av ansvarsområden och principer 35: Hur har intressenterna involverats i syfte att hjälpa organisationen att förstå relevans och betydelse av olika huvud och delområden? 36: Vilka är intressenternas behov och önskemål rörande de relevanta delområdena och hur har dessa påverkat prioriteringen? 37: Vilken inverkan har de relevanta delområdena på organisationens förmåga att uppfylla de lagar, internationella standarder och uppförandenormer som den berörs av? De har intervjuats i olika omgångar samt internt varit med och workshoppat. Intressenterna lyfte fram ett antal olika perspektiv som viktiga för dem, bl.a. koldioxidavtryck, god affärsmoral, investeringsmoral, it-säkerhet, leveranserna, arbetsmiljö, samhällsengagemang, mångfald osv. Deras synpunkter låg till grund för hela arbetet och prioriteringen. Itello verkar i Sverige och har därför medvetet prioriterat att följa samtliga svenska lagar, förordningar, normer och krav. Tolkningen har också varit att dessa omfattar de internationella standards och uppförandenormer som gäller för Sverige. Filnamn: ISO 26000 Itellos Systematiska egendeklaration v1.0.docx Sida 6 (12)

38: Vilken inverkan har de sju principerna (i avsnitt 4 i SS-ISO 26000) för prioriteringen av relevanta delområden? 39: Vilka resonemang, utifrån risker, möjligheter och konsekvens, har vägts in i prioriteringen av relevanta delområden i syfte att säkerställa ett långsiktigt hållbart engagemang? 40: Hur följs prioriteringen av delområden upp med lämpliga intervall? Principerna har, tillsammans med de utvalda områdena, utgjort grunden för arbetet. Särskilt ansvarighet, transparens och etiskt uppförande har vägt tungt. Möjligheterna med att bedriva ett aktivt arbete inom socialt ansvarstagande är stora; dels förbättrar vi vår organisation internt, och dels förbättrar vi vårt anseende hos kund. T.ex. har vi inom ramen för goda verksamhetsmetoder identifierat att vi behöver beskriva hur vi säkerställer etiken i våra affärsmässiga beslut. Arbetet med att säkerställa detta kommer innebär ett kunskapslyft internt och vi får tillfälle att resonera och kalibrera oss, samt att vi som företag helt enkelt blir lite bättre. Denna ständiga förbättring av företaget är värdefullt i sig men kommer också gynna såväl kunder som medarbetare. Omvänt är risken med att inte bedriva sådant arbete att vi får svårare att navigera svåra frågeställningar samt att bolagets förbättringsarbete går långsammare eller uteblir. En översyn görs halvårsvis, detta beskrivs i Anvisning Översyn. Filnamn: ISO 26000 Itellos Systematiska egendeklaration v1.0.docx Sida 7 (12)

41: Vilka mål och handlingsplaner har satts utifrån de prioriterade delområdena? Mål och handlingsplaner för Miljö återfinns i ANV02 Miljö - Mätetal och mål.pdf. Mål och handlingsplaner för arbetsmiljö återfinns i Arbetsmiljömål 2017-2018.pdf. Mål och handlingsplaner för Goda Verksamhetsmetoder samt Verksamhetsstyrning återfinns i Socialt ansvarstagande - Mål - och handlingsplaner 2017-2018.pdf och även i bilden nedan. Samtliga dokument återfinns på intranätet. Figur 3 - Uppsatta mål inom Goda Verksamhetsmetoder och Verksamhetsstyrning 42: Hur har målen integrerats med organisationens övriga mål samt verksamhetsplaner och affärsplan? 43: Hur ser ansvarsfördelningen för mål, utifrån relevanta funktioner och nivåer inom organisationen, ut? 44: Vilka resurser, t.ex. finansiella och personella, har avsatts för mål i enlighet med handlingsplaner? 45: Finns det exempel på andra aktiviteter utöver mål och handlingsplaner som har genomförts? 46: Vilka metoder används för att mäta, indikera, bedöma och följa upp befintliga och föreslagna prioriteringar och satta mål? Hela arbetet med det sociala ansvarstagandet är en integrerad del i Itellos hela ledningssystem och naturliga arbete med affärsplaner och uppföljning. Dessutom är uppföljningen en del i HR-årshjulet som omfattar samverkansforum mm. Ansvarsfördelning inom socialt ansvarstagande följer den ordinarie strukturen för ansvarsfördelning i organisationen. Hanteringen finns beskriven i Anvisning Medvetenhet samt Översyn. Resursmässigt finns ett antal funktioner och kompetenser avsatta för att kontinuerligt arbeta med det sociala ansvarstagandet, se vidare Anvisning Översyn. Itello har länge haft ett engagemang i miljöfrågor och även bidragit till olika välgörenhetsinitiativ. Dels har vi donerat pengar till Unicef och VI-skogen och dels har vi skänkt gamla datorer och datorutrustning till ett sjukhus i Malawi. Uppföljning av mål och mätetal sker i enlighet med instruktionerna i Anvisning Översyn. Primärt görs det två gånger per år i en process som rullar igenom bolaget. Filnamn: ISO 26000 Itellos Systematiska egendeklaration v1.0.docx Sida 8 (12)

47: Hur utvärderas mätmetoderna för de satta målen? 48: Vilka metoder används för att spåra resultat över tid? 49: Hur redovisar organisationen resultat för socialt ansvarstagande som kan jämföras över tid? 50: Vilka indikatorer används som ger kvalitativ och kvantitativ information om organisationens resultat som är jämförbara och visar på förändring över tid? 51: Använder organisationen externa riktlinjer för redovisning av socialt ansvarstagande och i så fall vilka och hur? 52: Vilka verifieringsprocesser eller certifieringssystem används, där fakta och uppgifter kan spåras tillbaka till en pålitlig källa för att kontrollera riktigheten i fakta och uppgifter? 53: Hur utvärderas resultatet av arbetet med socialt ansvarstagande? 54: Hur tas underlag för kommunikation av socialt ansvarstagande fram? 55: Hur kommuniceras organisationens arbete för socialt ansvarstagande? 56: Har organisationen valt att utelämna vissa ämnen i sin kommunikation och i så fall varför? 57: Hur kommuniceras organisationens egendeklaration? 58: Hur har policyer/lagar/normer gjorts kända i organisationen? Utvärderingen görs genom årlig revidering av mål och mätetal i samband med verksamhetsplaneringen. Det sker inom de ordinarie uppföljningsprocesserna och i enlighet med Anvisning Översyn. Via denna egendeklaration som kontrolleras av oberoende tredje part samt genom att publicera de policies, dokument och uppnådda mål som finns inom området. Redovisningen av de uppsatta målen och mätetalen. Itello utgår från den svenska SIS Specifikation 2:2015 Socialt ansvarstagande systematisk egendeklaration som baseras på ISO 26000. Miljöledningssystem och certifiering enligt ISO 14001, informationssäkerhetsystem enligt ISO 27001, Socialt ansvarstagande som verifieras mot SIS SP 2:2015 Socialt ansvarstagande systematisk egendeklaration som baseras på ISO 26000. Uppföljning av mål, handlingsplaner och aktiviteter samt ledningsdiskussioner/workshops. Detta sker halvårsvis i enlighet med Anvisning Översyn. Detta är en del i Medvetenhetsprocessen och regleras i Anvisning Medvetenhet. I de ordinarie kommunikationskanalerna beskrivna i Anvisning Medvetenhet. Nej, full transparens gäller vid genomlysningen och kommunikationen. Internt genom intranätet under Ledningssystem Socialt ansvarstagande. Externt på hemsidan samt hos den externa oberoende granskaren. De finns alla tillgängliga på intranätet under Ledningssystem Socialt ansvarstagande. Detta har även kommunicerats genom utbildning samt i de ordinarie kommunikationskanalerna (tex via veckomöten, veckobrev). Filnamn: ISO 26000 Itellos Systematiska egendeklaration v1.0.docx Sida 9 (12)

59: Vilka arbetsmetoder gäller för interna revisioner och interna granskningar och vilka resultat finns från dessa revisioner och granskningar? 60: Vilka resultat finns från externa intressenters revisioner och granskningar av verksamheten eller organisationens varor/tjänster? 61: Hur hanteras klagomål och reklamationer från konsumenter, kunder, brukare, medlemmar? 62: Hur hanteras klagomål från övriga intressenter? 63: Vilka metoder används för utvärdering av mål, uppföljning av handlingsplaner samt aktiviteter och vid vilka intervall genomförs dessa utvärderingar? 64: Vilket utfall har uppnåtts i förhållande till satta mål? 65: Var målen lämpliga och i så fall varför? 66: Vilken koppling finns mellan organisationens övergripande strategier och mål? 67: Vilka förändringar från bestämda handlingsplaner har fastställts under perioden? 68: Genomfördes bestämda aktiviteter och om inte varför? 69: Hur håller sig organisationen informerad om alla rättsliga skyldigheter? 70: Hur utvärderar organisationen att den efterlever lagar, krav och internationella uppförandenormer? De interna granskningarna sker primärt genom den årliga översynsprocessen, se anvisning Översyn. Vi har hittills inte prioriterat resurser för interna revisioner av arbetet med det sociala ansvarstagandet men vi utesluter inte att det kan komma att bli viktigt framöver. Vi har sådan granskning inom andra delar av verksamheten, exempelvis inom miljöarbetet där vi är ISO 14001-certifierade samt inom informationssäkerhetsarbetet där vi är på väg mot en ISO 27001-certifiering. Itellos arbete med socialt ansvarstagande har granskats av RI.SE. Itellos arbete med miljö har certifierats av DNV GL. Även Itellos kunder genomför revisioner och granskningar av vår verksamhet. Under 2016 och 2017 har Itello granskats av Swedbank och AMF. De klagomål vi får rör primärt funktionalitet i vår leverans av programvara. Dessa hanteras enligt beskrivna processer som identifierar och prioriterar defekter och andra fel. Klagomål från intressenterna kring vårt arbete med socialt ansvarstagande kanaliseras till HR-ansvarige för hantering enligt ordinarie processer. De kanaliseras till HR-ansvarige för hantering och ev upptagande till rådet. De genomförs halvårsvis och sker genom översyn och workshops med olika grupperingar inklusive rådet för socialt ansvarstagande och företagsledningen. Vi sätter upp mål för första gången under 2017 så denna fråga kan inte besvaras i år. Se svar på fråga 64 ovan. Hela arbetet med socialt ansvarstagande är en del i det övergripande ledningssystemet samt i de årliga processerna med affärs- och budgetplanering samt uppföljning. 2017 är första året vi sätter upp handlingsplaner för socialt ansvarstagande, så denna fråga kan inte besvaras i år. Se svaret på fråga 67 ovan. Genom avstämning med företagets jurister samt avstämning med Almega. Genom att årligen genomlysa alla lagar och krav samt stämma av efterlevnaden med våra jurister och Almega. Filnamn: ISO 26000 Itellos Systematiska egendeklaration v1.0.docx Sida 10 (12)

71: Vilka ärenden finns från myndigheter eller utslag i domstol som rör lagöverträdelser av organisationen? 72: Vilken metod har använts för att identifiera, styra och följa upp förbättringar? 73: Vilka förbättringar har genomförts under perioden? Exempel på detta kan vara utifrån klagomål, målarbete, lagändringar, strategibeslut. 74: Vilka förbättringar har skett mot referensår? 75: Hur har den gångna periodens arbete med socialt ansvarstagande påverkat organisationens styrande dokument (strategier, policyer etc.)? 76: Vilka nya prioriteringar har skett inom delområden och principer och i så fall varför? 77: Vilka nya övergripande mål, detaljerade mål, handlingsplaner och aktiviteter inom socialt ansvars-tagande har fastställts för den nya perioden? Inga. Det genomförs halvårsvis och sker genom översyn och workshops med olika grupperingar inklusive rådet för socialt ansvarstagande och företagsledningen, enligt processen beskriven i Översyn. 2017 är första året vi sätter upp handlingsplaner för socialt ansvarstagande, så denna fråga kan inte besvaras fullt ut i år. Samtidigt är vårt arbete med ISO 26000 en förbättring mot föregående år då vi inte hade ett strukturerat arbetssätt eller ledningssystem för detta arbete. Se svaret på fråga 73 ovan. Ett flertal nya dokument har skapats och befintliga dokument har uppdaterats för att spegla vårt arbete med socialt ansvarstagande i enlighet med ISO 26000. 2017 är första året vi har tydliga prioriteringar inom områden, så denna fråga kan inte besvaras i år. Se svar på fråga 41. Filnamn: ISO 26000 Itellos Systematiska egendeklaration v1.0.docx Sida 11 (12)

Revisionshistorik Datum Version Beskrivning Författare 2016-11-04 0.1 Första utkast Per Agélii 2017-04-28 0.2 Alexandra Peretic 2017-05-09 0.3 Granskad, nya mallar Per Agélii & Alexandra Peretic 2017-05-16 0.4 Uppdaterad under förverifiering av RI.SE Alexandra Peretic 2017-05-25 0.5 Kompletteringar Alexandra Peretic 2017-06-05 0.6 Kompletteringar Alexandra Peretic, Per Agélii 2017-06-15 1.0 Fastställd Alexandra Peretic, Per Agélii Filnamn: ISO 26000 Itellos Systematiska egendeklaration v1.0.docx Sida 12 (12)