Intern kontroll - kontrollmiljön för första linjens chefer

Revisionsrapport Intern kontroll - kontrollmiljön för första linjens chefer Överkalix kommun Helena Lundberg Cert. kommunal revisor Johan Lidström

Överkalix kommun Intern kontroll - kontrollmiljön för första linjens chefer

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Revisionsfråga... 3 2.3. Metod och avgränsning... 3 3. COSO... 4 4. Granskningsresultat... 5 4.1. Kontrollmiljö... 5 4.1.1. Politiskt perspektiv... 5 4.1.2. Administrativt och organisatoriskt perspektiv... 8 4.1.3. Socialt perspektiv... 9 4.1.4. Tekniskt perspektiv... 11 4.1.5. Sammanfattning om kontrollmiljön... 12 Bilaga 1... 14 Överkalix kommun

1. Sammanfattning och revisionell bedömning Enligt kommunallagen har nämnderna ett ansvar att se till att den interna kontrollen är tillräcklig. I begreppet intern kontroll ingår bl.a. att nämnd/styrelse och verksamhet har ett ansvar att skapa tillräckliga förutsättningar för att bedriva verksamheten på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har granskat om förutsättningarna för kontrollmiljön för första linjens chefer är god och ger cheferna de premisser som de behöver för att fullgöra sitt uppdrag inom Överkalix kommun. Uppdraget har tillkommit ur revisorernas risk och väsentlighetsanalys. Revisionsfrågan har varit: Finns det förutsättningar för en tillräckligt väl fungerade intern kontroll? För att bedöma förutsättningarna har granskningen utgått från en vedertagen modell för granskning/prövning av intern kontroll. Enligt denna modell, COSO 1, är det miljön/kontrollmiljön där första linjens chefer verkar som utgör grunden för skapandet av en god intern kontroll. En svag kontrollmiljö omöjliggör i praktiken skapandet av en god intern kontroll. Granskningen har inriktats mot den kontrollmiljö som första linjens chefer inom kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, bygg- och miljönämnden samt socialnämnden har att verka i. Vi bedömer att förutsättningarna för en tillräckligt väl fungerande intern kontroll inom kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, bygg- och miljönämnden samt socialnämnden är relativt god. Det finns dock utrymme att utveckla det ytterligare, främst inom det politiska perspektivet. Bedömningen baseras på följande iakttagelser: Politiska perspektivet visar överlag på positiva resultat. Trots detta har politiska perspektivet erhållit granskningens lägsta resultat i relation till övriga perspektiv. Enkätresultatet visar att det finns utvecklingspotential för samtliga frågeställningar som ingår i perspektivet eftersom minst 20 % av första linjens chefer inte instämmer i påståendena. Administrativa/organisatoriska perspektivet rör budgetarbetet i stor utsträckning. Merparten av cheferna ser positivt på rutiner, anvisningar, befogenheter och ansvar i budgetarbetet. Cheferna upplever i något lägre grad att de är delaktig i budgetarbetet och att befintlig tidplan för budgetprocessen anses ge utrymme för analys och förankring. Sociala perspektivet visar att första linjens chefer har god kontroll över verksamheten. De har tillräcklig kompetens för arbetet med budget, uppföljning och prognos samt bedömer att de lägger ner rimlig tid på området. Vid behov finns stöd och hjälp att tillgå inom organisationen. De för en öppen dialog kring budget 1 The Committee of the Sponsoring Organizations of the Treadway Commission Överkalix kommun 1 av 15

och ekonomiska frågor med sina medarbetare. Möjligheten att höja sin kompetens via utbildning varierar. Omvärldskunskapen är i behov av att utvecklas, likaså bör förändringsklimatet inom organisationen bli positivare. Tekniska perspektivet har erhållit granskningens bästa resultat. Resultatet visar att erhållet IT-stöd för budget, uppföljning och prognos är bra. Kontroll och analys av kostnader sker och erhållen ekonomiinformation upplevs tillförlitlig. För framtiden rekommenderar vi att följande områden utvecklas i syfte att förbättra kontrollmiljön; Öka kännedomen om de styrdokument som styr verksamheten Nyttja befintliga styrdokument i större utsträckning vid ledning och styrning av verksamheten Verka för en ökad balans mellan verksamhetsmål och budget Verka för att ge relevant återkoppling vid avvikelserapporter Fortsätt utveckla styrprocessen och i detta ta hänsyn till svårigheter att analysera resultaten verka för att fler chefer blir delaktiga i budgetprocessen och kan påverka så att budgeten blir genomarbetad och verklighetsförankrad tydliggöra ytterligare vad som gäller vid byte, inköp och upphandling av IT-relaterade produkter Utveckla kunskapen om det egna verksamhetsresultatet i relation till motsvarande verksamhet i andra kommuner rörande främst ekonomi men även kvalitet och verksamhet Verka för att organisationen i större utsträckning kännetecknas av ett positivt förändringsklimat där goda idéer snabbt leder till åtgärder Verka för att chefer erhåller möjlighet att erhålla ekonomisk utbildning vid behov Utveckla tillgången till aktuell och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen Undersök om ekonomisystemet går att göra mer användarvänligt I rapporten redovisas underlag för gjorda bedömningar och föreslagna utvecklingsområden. Med beaktande av en alternativ sammanställning av enkätresultatet rekommenderar vi även att styrelsen och samtliga nämnder utvecklar området ledning och styrning samt området budgetprocessen. En utveckling av kontrollmiljön inom ovan angivna områden skulle skapa förbättrade förutsättningar för chefer och verksamhet att fullgöra sitt uppdrag på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Överkalix kommun 2 av 15

2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunens revisorer har i 2012 års revisionsplan beslutat att det ska ske en granskning av första linjens chefer inom Överkalix kommun. Valet av granskningsinsats har skett utifrån en bedömning av risk och väsentlighet. Finansieringen av kommunens verksamheter sker såväl med skattemedel såsom avgifter. Inom kontorsorganisationen vilar verksamhets- och ekonomiansvaret på dess chefer. En bristande intern kontroll kan riskera att verksamheten inte bedrivs på ett ändamålsenligt, effektivt och tillförlitligt sätt. Enligt COSO-modellen är verksamhetens kontrollmiljö en viktig grundkomponent/beståndsdel för att skapa en god intern kontroll. Kontrollmiljön skapas och påverkas av en mängd faktorer (klimat, attityder, kompetens mm). Nämnden/styrelsen har enligt kommunallagen ett ansvar för att skapa en god intern kontroll inom verksamheten. 2.2. Revisionsfråga Syftet med granskningen är att pröva om det finns en tillräckligt väl fungerade intern kontroll inom kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, bygg- och miljönämnden samt socialnämnden. Prövning av den interna kontrollen sker utifrån 27 st. kontrollmål som utgår från COSO-modellen. Kontrollmålen utgör även revisionskriterier, d v s bedömningsgrund om det finns en tillräckligt väl fungerande intern kontroll. Kontrollmålen redovisas i rapporten. 2.3. Metod och avgränsning Enkät har delats ut till första linjens chefer. Miljö- och byggnämnden har dock inga anställda chefer i sin organisation, utan anställd personal leds av chefer vid kommunstyrelsen. Vidare har dokumentanalys skett av bl.a. budgetprocessen, tidplan för budgetprocessen, budgetdirektiv, budget 2012, årsredovisning 2011, internkontroll reglementet och riktlinjer för ekonomistyrning samt kompletterande intervju med fem chefer. Kommunchefen har även fått möjlighet att sakgranska revisionsrapporten och komma med synpunkter på dess innehåll. Granskningen avgränsas till första linjens chefer inom kommunstyrelsens/nämndernas verksamheter och de förutsättningar och den kontrollmiljö som de verkar i. Överkalix kommun 3 av 15

3. COSO En kommitté i USA vid namn The Committee of the Sponsoring Organizations of the Treadway Commission har tagit fram en modell för intern kontroll. Modellen, som fått sitt namn efter kommittén, identifierar fem ömsesidigt beroende komponenter som tillsammans omfattar intern kontroll. Modellen lämpar sig bra för såväl privat som offentlig verksamhet, vilket också är en av anledningarna till att den fått stor genomslagskraft. Enligt COSO-modellens synsätt är huvudsyftet att den interna kontrollen ska ge tillräcklig säkerhet så att målen som satts i verksamheten uppnås. COSO-modellens kontrollkomponenter redovisas i nedanstående figur. Kontrollmiljön utgör grunden för de övriga komponenterna i COSO. En svag kontrollmiljö omöjliggör i praktiken skapandet av en god intern kontroll. Enligt COSO påverkas kontrollmiljön i en organisation av fyra olika perspektiv, nämligen det sociala, administrativa/organisatoriska, politiska och det tekniska systemet. I det sociala systemet ingår personalen och innefattar faktorer såsom erfarenhet, kompetens, attityd och värderingar. Regler, riktlinjer och ansvars- /befogenhetsfördelning ingår i det administrativa/organisatoriska systemet. Det politiska systemet avser hur ledning och chefer agerar. Kontrollmiljön påverkas även av det tekniska systemet, vilket utgörs av de system och program som används i verksamheten. Övriga kontrollkomponenter i COSO-modellen är riskanalys, kontrollaktiviteter, information & kommunikation samt tillsyn. I denna granskning fokuserar vi huvudsakligen på komponenten kontrollmiljö. Överkalix kommun 4 av 15

4. Granskningsresultat 4.1. Kontrollmiljö En god kontrollmiljö är en grundförutsättning för att skapa en god intern kontroll. Enligt COSO påverkas kontrollmiljön av fyra perspektiv; Politiska Administrativa och organisatoriska Sociala Tekniska Samtliga första linjens chefer har fått möjlighet att besvara en webb-enkät om hur de upplever förutsättningarna att fungera som chef. I enkäten ställs 27 påståenden som rör kontrollmiljön. Påståendena kan även ses som kontrollmål för att bedöma kontrollmiljön. Till varje påstående finns fem svarsalternativ; Stämmer helt och hållet Stämmer ganska bra Stämmer ganska dåligt Stämmer inte alls Vet ej Enkäten har skickats ut till 16 chefer varav 15 besvarat enkäten. Svarsfrekvensen uppgår till 94 %. Enkätundersökningen har genomförts under perioden maj juni 2012. I och med att drygt nio av tio chefer besvarat enkäten får undersökningsresultatet betecknas i stor utsträckning som tillförlitligt. Enkätresultatet kan därmed utgöra underlag för bedömning av kontrollmiljön. I bilaga1 redovisas enkätresultatet på ett alternativt sätt, utifrån rubrikerna mål och styrande dokument, ledning och styrning, uppföljning och kontroll, rutiner, stöd och information, budgetprocessen samt kompetens. Resultatet visar samtliga områden generellt upplevs fungera tillfredsställande. Vi noterar dock att rutiner, stöd och information upplevs fungera mest tillfredsställande. Därefter kommer uppföljning och kontroll. Resultatet indikerar att styrelsen och nämnderna bör utveckla den interna kontrollen med beaktande av ledning och styrning samt budgetprocessen. 4.1.1. Politiskt perspektiv Med det politiska perspektivet avses hur ledning och chefer agerar. Perspektivet inrymmer hur första linjens chefer upplever att nämnden/styrelsen, förvaltningschef/-ledning och mellanchefer utövar sin ledning, styrning samt kontroll. I enkäten ställs ett antal påståenden som rör det politiska perspektivet. Perspektivet utgörs av följande påståenden; Överkalix kommun 5 av 15

1. Jag har god kännedom om de styrdokument (värdegrund, styrkort, gemensamma riktlinjer) som reglerar min verksamhet 2. Förutom budget finns det också tydliga mål fastställda för min verksamhet 3. De styrdokument som reglerar min verksamhet används vid styrningen av min verksamhet 4. De fastställda verksamhetsmål som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar 5. Jag har en öppen och konstruktiv dialog kring budget och den ekonomiska utvecklingen med min överordnade 6. Jag förväntas hålla min budget och om jag inte gör det vet jag att min överordnade kommer att kräva snabba och konkreta besparingsåtgärder 7. När jag rapporterar avvikelser får jag relevant återkoppling (t ex beröm, kritik, krav på åtgärder) 8. Vid konflikt mellan verksamhetsmål och ekonomiska mål (budget) är det de ekonomiska målen som prioriteras Nedan redovisas resultatet i procent från enkätundersökningen; 1 2 3 4 5 6 stämmer ganska dåligt stämmer inte alls stämmer ganska bra stämmer helt och hållet 7 8-100 -80-60 -40-20 0 20 40 60 80 100 Enkätresultatet visar att det politiska perspektivet överlag visar på positiva resultat. Trots detta har politiska perspektivet erhållit granskningens lägsta värde i relation till övriga perspektiv. Enkätresultatet visar att det finns utvecklingspotential för samtliga frågeställningar som ingår i perspektivet eftersom minst 20 % av första linjens chefer inte instämmer i påståendena. Första linjens chefer upplever att det förutom budget finns tydliga mål för verksamheterna. Vi noterar att det inte finns någon som saknar helt och hållet mål för verksamheterna. Intervjuade chefer vittnar samtliga om att de aktivt arbetar med utveckling av mål. I sitt arbete utgår de från kommunens övergripande mål. De intervjuande upplever att det svåra i målstyrningsprocessen är själva analysen. Överkalix kommun 6 av 15

Cheferna har relativt god kännedom om mål, budget och kommuninterna styrdokument som finns för verksamheten. Resultatet indikerar även att styrdokumenten används av verksamheten. Vid intervju med ett urval av chefer framgår att anledningen till detta positiva resultat troligen beror på att kommunens styrdokument finns samlade i den s.k. chefspärmen. Denna finns både på intranätet och i fysisk form. Chefspärmen uppdateras löpande och information delges chefer då nya dokument upprättas eller uppdateras. I kommunen finns ett reglemente för intern kontroll som fastslår verksamhetsansvarigas ansvar. Dessa ansvarar för att arbeta enligt med regler och anvisningar som antagits av nämnden kring den interna kontrollen. I detta ingår bl.a. att rapportera avvikelser. Enkätresultatet visar att cheferna i stor utsträckning upplever att de förväntas driva verksamheten inom tilldelad ram. I fall budgeten överskrids förväntas att cheferna ska vidta snabba och konkreta besparingsåtgärder. 3 av 4 chefer anser dels att de har en öppen och konstruktiv dialog kring budget och den ekonomiska utvecklingen, dels att de får en relevant återkoppling när de rapporterar avvikelser. Noterbart är att endast en chef anser fullt ut att relevant återkoppling ges vid rapportering av avvikelser. Intervjuade chefer uppger att de har strukturerade/planerade träffar med överordnande chefer och spontana tillfällen där de diskuterar verksamhetens utveckling. Vid flertalet tillfällen framför intervjuade den lilla kommunens fördel rörande kommunikation. Tre av tio chefer upplever att det finns en obalans mellan fastställda verksamhetsmål och resurser som de disponerar. 25 % uppger att de fastställda verksamhetsmålen är möjliga att uppnå med de resurser som avsatts för ändamålet. Intervjuade chefer uppger att vid fastställande av budget finns en relativt god överensstämmelse mellan mål och resurser. Däremot kan det uppkomma situationer under verksamhetsåret som bidrar till att fastställda mål inte uppnås. Sju av tio chefer upplever att de vid konflikt mellan verksamhetsmål och ekonomiska mål (budget) prioriterar de ekonomiska målen. En bidragande orsak till detta uppger intervjuade chefer kan vara kommunens ekonomiska förutsättningar. Prioriterade utvecklingsområden enligt vår uppfattning: Öka kännedomen om de styrdokument som styr verksamheten Nyttja befintliga styrdokument i större utsträckning vid ledning och styrning av verksamheten Verka för en ökad balans mellan verksamhetsmål och budget Verka för att ge relevant återkoppling vid avvikelserapporter - Fortsätt utveckla styrprocessen och i detta ta hänsyn till svårigheter att analysera resultaten Överkalix kommun 7 av 15

4.1.2. Administrativt och organisatoriskt perspektiv För att skapa en god kontrollmiljö krävs att det finns regler och riktlinjer för verksamheten men även att arbetsfördelning, ansvarsfördelning, befogenheter och skyldigheter är tydliga och ändamålsenliga. Sådana förhållanden ingår i administrativa och organisatoriska perspektivet. För att bedöma kontrollmiljön inom detta perspektiv har första linjens chefer fått ta ställning till följande påståenden; 9. Jag är delaktig i budgetprocessen och kan påverka min budget i rimlig omfattning så att budgeten blir genomarbetad och verklighetsförankrad 10. Tidplanen för budgetarbetet är väl avvägd så att budgetprocessen blir effektiv och medger tid för analys och förankring 11. Jag upplever att kommunens rutiner och anvisningar avseende budget är bra 12. Jag har befogenhet att i rimlig omfattning påverka mina kostnader och intäkter 13. Det är för mig tydligt vilka intäkter och kostnader jag ansvarar för 14. Om jag vill lämna förslag på förbättringar avseende mitt IT-stöd och rutiner är det tydligt för mig vart jag vänder mig Nedan redovisas svaren i procent på ovanstående påståenden; 9 10 11 12 13 14 stämmer ganska dåligt stämmer inte alls stämmer ganska bra stämmer helt och hållet -100-80 -60-40 -20 0 20 40 60 80 100 Enkätresultatet visar att det administrativa och organisatoriska perspektivet överlag visar på positiva resultat. Av enkätsvaren framgår att merparten av första linjens chefer tycker att budgetarbetet bedrivs på ett optimalt sätt. Vi noterar att ingen tar helt avstånd från dels att befintliga rutiner och anvisningar avseende budget är bra, dels att det är tydligt vilka intäkter och kostnader som respektive chef ansvarar för. Det senare erhåller även det mest positiva resultatet inom det administrativa och organisatoriska perspektivet. Överkalix kommun 8 av 15

Vid genomförd intervju med fem första linjens chefer framkom att budgetprocessen inte var optimal utifrån skolverksamhetens perspektiv. Skolverksamheten bedrivs per verksamhetsår medan budgetprocessen bygger på kalenderår. Enkätresultatet visar att merparten av cheferna anser att tidplanen är avvägd så att budgetprocessen blir effektiv och medger tid för analys och förankring. Fyra av fem chefer upplever att de har befogenhet att påverka sina intäkter och kostnader i tillräcklig omfattning. Enligt enkäten anser drygt 65 % av första linjens chefer att de är delaktiga i budgetprocessen och kan påverka denna så att den blir genomarbetad och verklighetsförankrad. Noterbart är att en av fem chefer anser att det inte alls stämmer. De intervjuade är nöjda med befintlig budgetprocess. Vidare visar enkätresultatet att 80 % av cheferna vet var de ska vända sig om de vill lämna förslag på förbättringar avseende IT-stöd och rutiner. Enligt intervjuade råder det dock viss osäkerhet kring var de ska vända sig vid exempelvis byte, inköp eller upphandling av program och IT-produkter. Prioriterade utvecklingsområden enligt vår uppfattning: Verka för att fler chefer blir delaktiga i budgetprocessen och kan påverka så att budgeten blir genomarbetad och verklighetsförankrad - Tydliggöra ytterligare vad som gäller vid byte, inköp och upphandling av IT-relaterade produkter 4.1.3. Socialt perspektiv Det sociala perspektivet fokuseras på personalen inom organisationen. Kontrollmiljön kan påverkas av personalens erfarenhet och kompetens, men även av exempelvis vilka attityder och värderingar som råder inom organisationen. För att bedöma kontrollmiljön inom det sociala perspektivet har nio påståenden formulerats. Följande påståenden har första linjens chefer fått ta ställning till; 15. Jag upplever att jag har god kontroll över min verksamhet (produktion, kvalitet, effekter) 16. Jag har god kunskap om hur vi ligger till avseende verksamhetsresultat (produktion, kvalitet, effekter) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner 17. Jag har god kunskap om hur vi ligger till avseende ekonomi i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner 18. Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, uppföljning och prognos 19. Den tidsåtgång jag lägger ner på budget och uppföljning är rimlig för den verksamhet jag bedriver Överkalix kommun 9 av 15

20. Vid behov har jag tillgång till kompetent stöd i frågor rörande budget, uppföljning och prognos 21. Om jag ser ett behov av utbildning för att höja min kompetens rörande ekonomi upplever jag att det är enkelt för mig att få detta tillgodosett 22. Jag har en öppen och konstruktiv dialog kring budget och den ekonomiska utvecklingen med mina medarbetare 23. Vår organisation kännetecknas av ett positivt förändringsklimat där goda idéer (t.ex. förslag till effektivisering av verksamheten) snabbt leder till åtgärder Nedan redovisas svaren i procent på ovanstående påståenden; 15 16 17 18 19 20 21 stämmer ganska dåligt stämmer inte alls stämmer ganska bra stämmer helt och hållet 22 23-100 -80-60 -40-20 0 20 40 60 80 100 Det sociala perspektivet redovisar generellt ett positivt resultat. Det finns dock några påståenden som erhåller sämre resultat. Av enkätresultatet framgår att första linjens chefer upplever att de har god kontroll över sin verksamhet. 93 % anger att de har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter de ansvarar för rörande budget, uppföljning och prognos. Merparten av cheferna anser att den tidsåtgång som läggs ner på budget och uppföljning är rimlig. Vid behov finns tillgång till kompetent stöd i frågor rörande budget, uppföljning och prognos. Vid intervjun framkom att det är enkelt att hjälp från ekonomikontoret. Intervjuade upplever att det erhåller ett gott stöd och att de har möjlighet att dels boka tid för att erhålla stöd dels ställa korta frågor spontant. Det framgår även av budgetprocessens tidsplan att hjälp kan erhållas av ekonomikontoret vid behov. Enkätresultatet visar att cheferna anser att de för en öppen och konstruktiv dialog kring budget och den ekonomiska utvecklingen med sina medarbetare. Däremot indikerar enkätsvaren att chefernas omvärldskunskap är i behov av utveckling. Drygt varannan chef upplever inte att de har god kunskap om hur om Överkalix kommun 10 av 15

hur de ligger till avseende ekonomi i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner. Medan sju av tio chefer upplever att de har god eller ganska god kunskap det egna verksamhetsresultatet ligger till jämfört med motsvarande verksamheter i andra kommuner. De intervjuade anser att verksamheterna delvis arbetar med omvärldsjämförelser, exempelvis tar intervjuade chefer del av jämförande statistik och är verksamma i olika nätverk. I övrigt noteras att knappt hälften av cheferna upplever att organisationen kännetecknas av ett positivt förändringsklimat där goda idéer snabbt leder till åtgärder. Detsamma gäller chefernas möjlighet att erhålla ekonomisk utbildning vid behov. Intervjuade chefer upplever att det är relativt lätt att erhålla intern utbildning med ledning av ekonomikontoret, men att externa utbildningar inte erhålls lika enkelt. Prioriterade utvecklingsområden enligt vår uppfattning: Utveckla kunskapen om det egna verksamhetsresultatet i relation till motsvarande verksamhet i andra kommuner rörande främst ekonomi men även kvalitet och verksamhet Verka för att organisationen i större utsträckning kännetecknas av ett positivt förändringsklimat där goda idéer snabbt leder till åtgärder Verka för att chefer erhåller möjlighet att erhålla ekonomisk utbildning vid behov 4.1.4. Tekniskt perspektiv Kontrollmiljön kan även påverkas av de system och program som används i verksamheten. För att bedöma kontrollmiljön inom det tekniska perspektivet har första linjens chefer fått ta ställning till följande påståenden; 24. Jag upplever att det IT-stöd jag har för budget, uppföljning och prognos är bra 25. Jag har tillgång till aktuell och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen inom mitt ansvarsområde så att jag kan styra och följa upp min verksamhet på ett bra sätt 26. Jag kan enkelt kontrollera och analysera kostnader (personalkostnader, övriga kostnader) 27. Den ekonomiinformation jag har tillgång till är tillförlitlig Överkalix kommun 11 av 15

Enkätsvaren redovisas i procent nedan; 24 25 26 27-100 -80-60 -40-20 0 20 40 60 80 100 stämmer ganska dåligt stämmer inte alls stämmer ganska bra stämmer helt och hållet Av diagrammet ovan framgår att första linjens chefer instämmer i att de har bra ITstöd för budget, uppföljning och prognos, att de enkelt kan kontrollera och analysera kostnader samt att de har tillgång till aktuell, tydlig och tillförlitlig ekonomiinformation. Vid intervjun framkom att cheferna till viss del anser att ekonomisystemet inte är användarvänligt och kan vara svårarbetat. Exempelvis nyttjas ord och termer som chefer inte är förtrogna med samt att det krävs flera klickningar för att komma dit de vill. Noterbart är att tillgång till aktuell och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen inom respektive ansvarsområde så att cheferna kan styra och följa upp sin verksamhet på ett bra sätt är det enda påståendet inom det tekniska perspektivet som inte erhållit enbart positiva bedömningar. Prioriterade utvecklingsområden enligt vår uppfattning: Utveckla tillgången till aktuell och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen - Undersök om ekonomisystemet går att göra mer användarvänligt 4.1.5. Sammanfattning om kontrollmiljön Nedan presenteras resultatet från enkätundersökningen på övergripande nivå. Här redovisas sammanställda utfallet för respektive perspektiv; Överkalix kommun 12 av 15

Politiska (påstående 1-8) Adm/organisatoriska (9-14) Sociala (15-23) Tekniska (24-28) -100-80 -60-40 -20 0 20 40 60 80 100 Stämmer ganska dåligt Stämmer inte alls Stämmer ganska bra Stämmer helt och hållet Generellt erhåller enkätundersökningen ett relativt gott resultat. Sammanställningen visar att första linjens chefer upplever att kontrollmiljön inom det tekniska perspektivet är mest utvecklad. Följt av det sociala och det administrativa/organisatoriska perspektivet. Det politiska perspektivet är det perspektiv som redovisar lägst resultat. Den alternativa sammanställningen, se bilaga, visar att rutiner, stöd och information är det område som upplevs mest utvecklat. Därefter följer uppföljning och kontroll. Lägst resultat erhåller områdena budgetprocessen samt ledning och styrning. Enligt COSO omöjliggör en svag kontrollmiljö i praktiken skapandet av en god intern kontroll. Granskningen visar att kontrollmiljön är relativt god inom kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden. Det finns utrymme att utveckla kontrollmiljön ytterligare, främst inom det politiska perspektivet. Den granskning som genomförts kan inte sägas ge en fullständig bild över kontrollmiljön. I granskningen har emellertid framkommit synpunkter/områden som vi bedömer vara värdefulla för att utveckla förutsättningarna att verka som första linjens chef men även för ledningen att vidareutveckla kontrollmiljön. Dessa områden har exemplifierats i föregående avsnitt. Överkalix kommun 13 av 15

Bilaga 1 Enkätresultat, alternativ sammanställning Nedan redovisas enkätresultatet utifrån rubrikerna mål och styrande dokument, ledning och styrning, uppföljning och kontroll, rutiner, stöd och information, budgetprocessen samt kompetens. Följande påståenden ingår under respektive rubrik; Mål och styrande dokument (påstående 1-2, 4) Ledning och styrning (3, 5-8, 13, 22-23) Uppföljning och kontroll (12, 15-17, 25-26) Rutiner, stöd och information (11, 14, 19-20, 24, 27) Budgetprocessen (9-10) Kompetens (18, 21) Mål och styrande dokument Ledning och styrning Uppföljning och kontroll Rutiner, stöd och information Budgetprocessen Instämmer till viss del Instämmer inte Instämmer till stor del Instämmer helt Kompetens -100-80 -60-40 -20 0 20 40 60 80 100 Överkalix kommun 14 av 15

2012-09-17 Helena Lundberg Projektledare/uppdragsledare Överkalix kommun 15 av 15