Socialnämndens budgetavvikelse

www.pwc.se Revisionsrapport PerÅke Brunström Anneth Nyqvist Socialnämndens budgetavvikelse Sundsvalls kommun Martin Gandal Nov 2015

Socialnämndens budgetavvikelse Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Syfte och revisionsfråga... 2 2.3. Avgränsning och revisionskriterier... 2 2.4. Revisionsmetod... 2 3. COSO-modellen... 3 4. Granskningsresultat... 4 4.1. Enkät- och intervjuer... 4 4.1.1. Kontrollmiljön i Sundsvalls kommun... 4 4.1.2. Politiskt perspektiv (ledning och styrning)... 5 4.1.3. Administrativt och organisatoriskt perspektiv... 7 4.1.4. Sociala perspektivet (kunskap och värderingar)... 9 4.1.5. Tekniska perspektivet (System och program)... 11 4.2. Socialnämndens budgetavvikelse... 13 4.2.1. Registeranalys... 13 5. Bilaga... 18 5.1. Hemtjänst... 19 5.2. Särskilt boende... 20 5.3. Stöd och behandling... 20 5.4. Stöd och omsorg... 21 5.5. Hälso och sjukvård samt personlig assistans... 21 5.6. Övrigt (t.ex. stabfunktion)... 22 Novermber 2015 Sundsvalls kommun

1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har genomfört en granskning avseende förutsättningarna för effektiv ekonomistyrning. Granskningen syftar till att bedöma om förutsättningarna för att skapa en effektiv ekonomistyrning inom verksamheten är tillräckliga. Granskningen har resulterat i följande iakttagelser och bedömningar: - Förutsättningarna för en effektiv ekonomistyrning ur det politiska perspektivet är inte tillräckliga då cheferna saknar direktiv och krav på åtgärder vid avvikelser samt återkoppling. Verksamhetsmål anses inte vara möjliga att uppnå med tillgängliga resurser. - Förutsättningarna för en effektiv ekonomistyrning ur det administrativa/- organisatoriska perspektivet fungerar inte tillfredsställande då mindre än hälften av cheferna instämmer helt eller till stor del i 4 av 5 påståenden. - Förutsättningar för en effektiv ekonomistyrning ur det sociala perspektivet är inte helt tillräckliga. Socialnämnden har inte säkerställt att nya chefer genomgår kommunens chefsintroduktionsprogram och det erbjuds inte specifik utbildning i ekonomi för cheferna inom socialförvaltningen. - Förutsättningarna för en effektiv ekonomistyrning ur det tekniska perspektivet är inte helt tillräckligt då alla chefer inte anser att det IT- stöd de har fungerar på ett bra sätt. - Vid registeranalyser och analyser av förvaltningens egen ekonomiuppföljning konstaterar vi att större delen av budgetavvikelsen för 2015 återfinns inom socialtjänsten centralt och inte inom de enskilda områdena. Budgetavvikelsen beror framförallt på fler beviljade timmar än budgeterat och vi menar därför att detta visar på att resursfördelningsmodellen inte är anpassad till det ekonomiska utrymmet. - Sammanfattningsvis bedömer vi utifrån ovanstående att förutsättningarna för att skapa en effektiv ekonomistyrning inte är tillräckliga. I syfte att utveckla verksamheten lämnar vi följande förslag till åtgärder: - Sambandet mellan verksamhetsmål och budget bör förtydligas. - Rutiner för återkoppling gällande både ekonomi och verksamhet bör utvecklas och även direktiven från överordnad chef. - Delaktighet och tidplan i budgetprocessen bör ses över och på områdesnivå bör hela budget- och uppföljningsprocessen utvärderas. - En inventering av behov av utbildning i ekonomi bör genomföras och all chefsutbildning bör vara obligatorisk. - Samtliga chefer bör även ges utbildning i de IT-system som används och behovet av utdata bör ser ses över. - Socialnämnden bör ta till sig synpunkterna gällande förändringsklimatet. Sundsvalls kommun 1 av 22

2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunens revisorer har med hänsyn till risk och väsentlighet bedömt det angeläget att göra en fördjupad granskning avseende socialnämndens stora budgetavvikelse. Vid tertialbokslutet per april prognostiserades en budgetavvikelser motsvarande ca -130 mnkr och vid delårsbokslutet per augusti uppgår budgetavvikelsen till ca -175 mnkr. Revisorerna har tidigare genomfört flera fördjupade granskningar avseende socialnämndens ekonomi och styrning. Denna granskning kommer att fokusera på chefernas förutsättningar för effektiv ekonomistyrning. Kommunallagen ställer krav på att all kommunal verksamhet ska bedrivas på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Förutsättningarna för ekonomistyrning påverkas av den kultur och miljö som råder inom organisationen. En svag kontrollmiljö gör det mycket svårt att få till en effektiv ekonomistyrning. 2.2. Syfte och revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma om förutsättningarna för att skapa en effektiv ekonomistyrning inom verksamheten är tillräckliga. 2.3. Avgränsning och revisionskriterier Granskningen avgränsas i huvudsak till år 2015. Revisionskriterier utgörs av 20 kontrollmål som presenteras i rapporten samt kommunallagen kap 6 1 (styrelsens uppgifter). 2.4. Revisionsmetod En webenkät har mejlats till samtliga ekonomiansvariga inom socialnämndens verksamhetsområde. Därefter har en registeranalys gjorts för att identifiera vilka områden som har störst budgetavvikelser. Intervjuer har gjorts med socialdirektör, två chefer inom särskilt boende, tre chefer inom hemtjänst, affärsområdeschef hemtjänst, verksamhetschef myndighetsutövning samt enhetschef enheten för kvalitets- och tjänsteutveckling. Ett antal chefer har slutat och det är många nya chefer som har börjat under 2015, framförallt inom hemtjänsten. Samtidigt har flera områden delats upp under 2015 vilket innebär att det är svårt att jämföra resultatet 2014 med 2015. Fokus i intervjuerna har därför varit på vilka problem, förklaringar som finns till avvikelserna samt en fördjupad diskussion kring enkätfrågorna. Sundsvalls kommun 2 av 22

3. COSO-modellen I denna granskning har vi valt att använda COSO-modellen som stöd då förutsättningar för effektiv ekonomistyrning är en del av kontrollmiljön som beskrivs nedan. En kommitté i USA vid namn The Committee of the Sponsoring Organizations of the Treadway Commission har tagit fram en modell för intern kontroll. Modellen, som fått sitt namn efter kommittén, identifierar fem ömsesidigt beroende komponenter som tillsammans omfattar intern kontroll. Modellen lämpar sig bra för såväl privat som offentlig verksamhet, vilket också är en av anledningarna till att den fått stor genomslagskraft. Enligt COSO-modellens synsätt är huvudsyftet att den interna kontrollen ska ge tillräcklig säkerhet så att målen som satts i verksamheten uppnås. COSO-modellens kontrollkomponenter redovisas i nedanstående figur: Kontrollmiljön utgör grunden för de övriga komponenterna i COSO. En svag kontrollmiljö omöjliggör i praktiken skapandet av en god intern kontroll. Enligt COSO påverkas kontrollmiljön i en organisation av fyra olika perspektiv, nämligen det sociala, administrativa, politiska och det tekniska systemet. I det sociala systemet ingår personalen och innefattar faktorer såsom erfarenhet, kompetens, attityd och värderingar. Regler, riktlinjer och ansvars-/befogenhetsfördelning ingår i det organisatoriska och administrativa systemet medan det politiska systemet avser hur ledning och chefer agerar. Kontrollmiljön påverkas även av det tekniska systemet, vilket utgörs av de system och program som används i verksamheten. Övriga kontrollkomponenter i COSO-modellen är riskanalys, kontrollaktiviteter, information & kommunikation samt tillsyn. I denna granskning fokuserar vi på komponenten kontrollmiljö, d.v.s. vi ser förutsättningarna för effektiv ekonomistyrning som en del av kontrollmiljön. Sundsvalls kommun 3 av 22

4. Granskningsresultat 4.1. Enkät- och intervjuer 4.1.1. Kontrollmiljön i Sundsvalls kommun För att åstadkomma en effektiv ekonomistyrning krävs att det finns en fungerande kontrollmiljö. Enligt COSO påverkas kontrollmiljön av fyra perspektiv: Politiska Administrativa och organisatoriska Sociala Tekniska Samtliga ekonomiansvariga har fått möjlighet att besvara en webb-enkät om hur de upplever förutsättningarna gällande effektiv ekonomistyrning. I enkäten ställs 20 påståenden som rör kontrollmiljön. Påståendena kan även ses som kontrollmål för att bedöma kontrollmiljön. Till varje påstående finns fem svarsalternativ; 1. Instämmer helt 2. Instämmer till stor del 3. Instämmer till viss del 4. Instämmer inte 5. Vet ej/ingen uppfattning Enkäten har skickats ut till 139 ekonomiansvariga inom socialförvaltningen varav 105 besvarat enkäten. Svarsfrekvensen uppgår till 76 %. I efterhand har det visat sig att det finns flera felaktiga mejladresser varför den faktiska svarsfrekvensen är högre. Enkätundersökningen har genomförts under perioden oktober 2015. I och med att närmare tre av fyra ekonomiansvariga besvarat enkäten får undersökningsresultatet betecknas som tillförlitligt. Enkätresultatet kan därmed utgöra underlag för bedömning av kontrollmiljön. I bilaga redovisas en jämförelse mellan enkätresultatet för de olika verksamhetsområdena: hemtjänst, särskilt boende, stöd och behandling, stöd och omsorg, hälso- och sjukvård samt personlig assistans, övrigt (t.ex. stabfunktion). Sundsvalls kommun 4 av 22

4.1.2. Politiskt perspektiv (ledning och styrning) Med det politiska perspektivet avses hur ledning och chefer agerar. Perspektiven inrymmer hur ekonomiansvariga upplever hur nämnd och ledning utövar sin ledning, styrning och kontroll. För att bedöma kontrollmiljön inom det politiska perspektivet har ekonomiansvariga fått ta ställning till följande påståenden: Politiska perspektivet 1. De mål som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser (personal, material mm) som jag disponerar. 2. Jag förväntas hålla min budget och om jag inte gör det vet jag att mina överordnade kommer att kräva snabba och konkreta besparingsåtgärder 3. Jag har en öppen och konstruktiv dialog kring min budget och den ekonomiska utvecklingen med min överordnade. 4. Jag förväntas fullgöra mitt uppdrag och om jag inte gör det kommer min överordnade att kräva snabba och konkreta åtgärder. 5. När jag rapporterar avvikelser till överordnad får jag relevant återkoppling (t ex beröm, kritik, krav på åtgärder). 6. Vid konflikt mellan verksamhetsmål och ekonomiska mål är (budget) är det de ekonomiska målen som prioriteras. Nedan redovisas resultatet från enkätundersökningen: -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 1 2 3 4 Instämmer helt Instämmer till stor del Instämmer till viss del Instämmer inte Vet ej/ingen uppfattning 5 6 7 av 10 instämmer till viss del eller inte att de resurser de disponerar inte räcker för att nå uppsatta verksamhetsmål. 5 av 10 instämmer till viss del eller inte alls att de har en öppen och konstruktiv dialog om deras budget och den ekonomiska utvecklingen med deras överordnande Sundsvalls kommun 5 av 22

Endast 3 av 10 instämmer helt eller till stor del att de får relevant återkoppling vid rapportering av avvikelser. Ungefär 6 av 10 instämmer helt eller till stor del att vid konflikt mellan verksamhetsmål och ekonomiska mål är de ekonomiska målen som prioriteras. Vid intervjuer framkommer bl.a. Flera chefer framför att ekonomi inte är en stående punkt på de månatliga chefsträffarna och att det överlag förs få diskussioner om ekonomi och uppföljning. Ekonom deltar endast i viss utsträckning på chefsträffarna. Det ges dock ingen entydig bild då det även finns chefer som anser att det förs bra diskussioner. De flesta har dock framfört att de saknar erfarenhetsutbyte mellan de olika områdena där goda exempel lyfts, både gällande verksamhet och ekonomi. Vidare framförs att vissa chefer inte anser att de har fått någon återkoppling från närmsta chef. Ytterligare framgår att det inte ställs några krav på kommentarer till den ekonomiska uppföljningen eller om att åtgärder ska vidtas vid negativa budgetavvikelser. Det framkommer heller ingen gemensam bild angående om det är möjligt att nå verksamhetsmål med tilldelad budget. Däremot framförs synpunkter på att nämnden bör se över verksamhetsmålen så att de anpassas till de ekonomiska förutsättningarna. Flera framför att det finns möjligheter att arbeta smartare genom exempelvis Skönsmo-modellen och att därmed kunna uppnå uppställda mål. Bedömning Vi bedömer att förutsättningarna för en effektiv ekonomistyrning ur det politiska perspektivet inte är tillräckliga. Bedömningsgrunderna är att många chefer menar att de inte får direktiv och krav på åtgärder vid avvikelser samt återkoppling. Vidare framkommer att flertalet anser att verksamhetsmålen inte går att uppnå med tillgängliga resurser. Följande rekommendationer bör prioriteras: - Sambandet mellan verksamhetsmål och budget bör förtydligas. - Rutiner för återkoppling i fråga om ekonomi och verksamhet måste utvecklats och direktiven från överordnad chef bör förtydligas. Sundsvalls kommun 6 av 22

4.1.3. Administrativt och organisatoriskt perspektiv För att skapa förutsättningar för en effektiv ekonomistyrning krävs att det finns regler och riktlinjer för verksamheten men även att arbetsfördelning, ansvarsfördelning, befogenheter och skyldigheter är tydliga och ändamålsenliga. Sådana förhållanden ingår i administrativa och organisatoriska perspektivet. För att bedöma kontrollmiljön inom detta perspektiv har ekonomiansvariga fått ta ställning till följande påståenden: Administrativa/organisatoriska perspektivet 1. Jag är delaktig i budgetprocessen och kan påverka min budget i rimlig omfattning så att budgeten blir genomarbetad och verklighetsförankrad 2. Tidplanen för budgetarbetet är väl avvägd så att budgetprocessen blir effektiv och medger tid för analys och förankring 3. Jag upplever att kommunens/förvaltningens rutiner och anvisningar avseende budget är bra 4. Jag har befogenhet att i rimlig omfattning påverka mina kostnader och intäkter 5. Det är för mig tydligt vilka intäkter och kostnader jag ansvarar för Nedan redovisas resultatet av enkätundersökningen: -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 1 2 3 4 Instämmer helt Instämmer till stor del Instämmer till viss del Instämmer inte Vet ej/ingen uppfattning 5 7 av 10 ekonomiansvariga instämmer inte eller till viss del att de är delaktig i budgetprocessen och kan påverka deras budget i rimlig omfattning så att budgeten blir genomarbetad och verklighetsförankrad. 7 av 10 instämmer inte eller till viss del att de kan rimlig grad påverka deras kostnader och intäkter. 7 av 10 instämmer helt eller till stor del att det är tydligt vilka intäkter och kostnader de ansvarar för. Sundsvalls kommun 7 av 22

Vid intervjuer har framkommit bl a följande: Budgeten på områdesnivå är ännu inte klar för 2016. Vissa chefer har fått kontrollera personalbudgeten och stämt av mot aktuell bemanning medan andra ännu inte har träffat ekonom eller har någon uppfattning om vilken budget som kommer att gälla. Däremot är det inte någon av de intervjuade som uppfattar att de har möjlighet att påverka budgeten. Inom hemtjänsten finns ett missnöje gentemot resursfördelningsmodellen då den inte ger ersättning för exempelvis dubbel bemanning även om det finns biståndsbeslut på att detta krävs. Om en enskild chef gör en förändring, minskar antal bilar, ändrar bemanning etc ställer det krav på att chefen är noggrann med att följa upp att kostnaden inte fortsätter att belasta den egna verksamheten. Det upplevs inte finnas rutiner som gör att man kan lita på att detta fungerar med automatik. Bedömning Vi bedömer att förutsättningarna för en effektiv ekonomistyrning ur det administrativa/organisatoriska perspektivet inte fungerar tillfredsställande då mindre än hälften av cheferna instämmer helt eller till stor del i 4 av 5 påståenden. Följande rekommendationer bör prioriteras: -Beakta synpunkterna gällande delaktighet och tidplan i budgetprocessen. - Se över hela budget- och uppföljningsprocessen på lägre nivå. Sundsvalls kommun 8 av 22

4.1.4. Sociala perspektivet (kunskap och värderingar) Det sociala perspektivet fokuserar på personalen inom organisationen. Kontrollmiljön kan påverkas av personalens erfarenhet och kompetens, men även av exempelvis vilka attityder och värderingar som råder inom organisationen. För att bedöma kontrollmiljön inom det sociala perspektivet har sex påståenden formulerats. Följande påståenden har ekonomiansvariga fått ta ställning till: Sociala perspektivet 1. Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för gällande budget, uppföljning och prognos. 2. Den tidsåtgång jag lägger ner på budget och uppföljning är rimlig för den verksamhet jag bedriver. 3. Vid behov har jag tillgång till kompetent stöd i frågor gällande budget, uppföljning och prognos. 4. Om jag ser ett behov av utbildning för att höja min kompetens rörande ekonomi upplever jag att det är enkelt för mig att få detta tillgodosett 5. Jag har en öppen och konstruktiv dialog kring budget och den ekonomiska utvecklingen med mina medarbetare 6. Vår organisation kännetecknas av ett positivt förändringsklimat där goda idéer (t ex förslag till effektivisering av verksamheten) snabbt leder till åtgärder Nedan redovisas resultatet av enkätundersökningen: -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 1 2 3 4 Instämmer helt Instämmer till stor del Instämmer till viss del Instämmer inte Vet ej/ingen uppfattning 5 6 5 av 10 instämmer inte eller till viss del att de har tillräckliga kunskaper för att på ett effektivt sätt kunna utföra de uppgifter de ansvara för gällande budget, uppföljning och prognos. 7 av 10 instämmer helt eller till stor del att de har en öppen och konstruktiv dialog kring budget och den ekonomiska utvecklingen med sina medarbetare. Sundsvalls kommun 9 av 22

6 av 10 instämmer inte eller till viss del att organisationen kännetecknas av ett arbetsklimat där goda idéer leder till rimliga åtgärder. Kommentarer från intervjuer: Den kunskap intervjuade chefer har gällande ekonomi och uppföljning har de skaffat sig själva genom utbildning eller hos annan arbetsgivare. De anser inte att de har fått någon utbildning i Sundsvalls kommun. Introduktionsutbildningar för nya chefer i Sundsvalls kommun upplevs inte vara obligatoriska och de vi har intervjuat och som är nyanställda har inte genomgått utbildningen. Samtliga chefer anser att de har tillgång till ekonom men alla nya chefer har inte träffat sin ekonom. Det efterfrågas en mer strukturerad ekonomiuppföljning med ekonom och närmsta chef. I nuläget uppfattar de flesta det som att det är upp till dem att själva att ta kontakt med ekonomen och boka tid för genomgång. Gemensamma rutiner efterfrågas för att säkerställa att områden och enheter arbetar på likartat sätt. Detta förenklar även för nya chefer då de kan läsa sig till rutiner istället för att behöva söka motsvarande kunskap hos kollegor eller chef. Goda idéer upplevs inte tas tillvara och flera menar att när de har framfört synpunkter har de inte fått någon respons från överordnade och de tror inte att deras idéer lyfts till nämnden. Bedömning Vi bedömer att förutsättningar för en effektiv ekonomistyrning ur det sociala perspektivet inte fullt ut är tillräckligt. Socialnämnden har inte säkerställt att nya chefer genomgår kommunens chefsintroduktionsprogram och det erbjuds inte specifik utbildning i ekonomi för cheferna inom socialförvaltningen. Följande rekommendationer bör prioriteras: - Att socialnämnden gör en inventering av vilket behov av utbildning som finns i organisationen - Att socialnämnden tar till sig synpunkterna gällande förändringsklimatet Sundsvalls kommun 10 av 22

4.1.5. Tekniska perspektivet (System och program) Kontrollmiljön kan även påverkas av de system och program som används i verksamheten. För att bedöma kontrollmiljön inom det tekniska perspektivet har ekonomiansvariga fått ta ställning till följande påståenden: Tekniska perspektivet 1. Jag upplever att det IT-stöd jag har för budget, uppföljning och prognos är bra 2. Jag kan enkelt kontrollera och analysera kostnader (personalkostnader, övriga kostnader) 3. Den ekonomiinformation jag har tillgång till är tillförlitlig Nedan redovisas resultatet av enkätundersökningen: -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 1 2 Instämmer helt Instämmer till stor del Instämmer till viss del Instämmer inte Vet ej/ingen uppfattning 3 6 av 10 instämmer inte eller till viss del att de upplever att det IT-stöd dem har för budget, uppföljning och prognos är bra. Kommentarer från intervjuer: Uppfattningen om IT-stöden varierar. Vissa chefer anser att systemen är ändamålsenliga och att de kan följa både kostnader, timmar, bemanning, sjukfrånvaro etc. Andra menar att systemen är svåra att förstå. Inom detta område har vi konstaterat att det finns ett visst samband mellan anställningstid och uppfattning angående IT-systemen. De chefer som har arbetat längre i kommunen är mer positiva än de som är nya. Det har även framförts att rapporter från ekonomen i vissa fall inte överensstämt med den information som chefen själv tagit fram. Sundsvalls kommun 11 av 22

Bedömning Vi bedömer att förutsättningarna för en effektiv ekonomistyrning ur det tekniska perspektivet till inte är helt tillräckligt då alla chefer inte anser att det IT- stöd de använder fungerar på ett bra sätt. Följande rekommendation bör prioriteras: - Att socialnämnden säkerställer att samtliga chefer får utbildning i de IT-system som används och även se över behovet av utdata. Sundsvalls kommun 12 av 22

4.2. Budgetavvikelse Resultatet från enkätundersökningen tyder på att ekonomistyrningen i Sundsvall kommun inte fungerar tillfredsställande. I detta avsnitt riktas fokus på vilka områden inom socialtjänsten som uppvisar de största avvikelserna. Detta ska tillsammans med enkätundersökningen belysa vilka enheter som uppvisar störst utvecklingspotential. 4.2.1. Registeranalys Nedan följer en sammanställning över budget för 2015 och 2014, prognoser under 2015 samt budgetavvikelse 2014 sorterat utifrån ansvarsområde i socialförvaltningens organisationsskiss. Av sammanställningen framgår att under 2014 var budgetavvikelsen något större inom socialtjänsten -71 mnkr jämfört med -57 mnkr inom produktionen. Under 2015 har avvikelsen nästan fördubblats inom socialtjänsten medan den har minskat med nästan 12 mnkr inom produktionen. Det är både inom Kvalitets- och tjänsteutveckling och inom myndighetutövningen som avvikelsen har ökat. Kvalitets- och tjänsteutveckling Avvikelserna återfinns inom hemtjänst volymökningar inklusive natt och larm samt återställning av förstärkning enligt MRP. Biståndsbeslut fattas av handläggare inom myndighetsutövningen men den ekonomiska redovisningen återfinns inom enheten för kvalitets- och tjänsteutveckling. En del av avvikelsen består även av en medveten underbudgetering. Från förvaltningen har vi fått följande förklaring till budgetavvikelserna: Avvikelsen inom Kvalitets- och tjänsteutveckling består av en underbudgetering då beställningen och ersättningssystemet för LOV Hemtjänst var större jämfört med socialnämndens budgetutrymme för hemtjänsten vid ingången av år 2015. Sundsvalls kommun 13 av 22

Baserat på socialnämndens beslut i både MRP 2014 och 2015 har förvaltningen haft ett uppdrag att göra en översyn av hemtjänstens beställda tid i syfte att sänka kostnaderna och få en verksamhet och ekonomi i balans. Arbetet med översynen av hemtjänstens beställda tid intensifierades under våren 2014 och en omfattande genomlysning enligt SKL s handledning Koll på hemtjänsten? genomfördes. Baserat på översynen och den fortsatta utvecklingen med fler beställda och ersatta hemtjänsttimmar och därmed fortsatta kostnadsökningar fattade socialnämnden 2015-04-22 67 och 68 beslut om en ny ersättningsmodell för LOV Hemtjänst och nytt förfrågningsunderlag baserad på beställd tid och en sänkt timersättning som verkställdes 1 juni 2015. Förvaltningen fick även ett uppdrag att göra en översyn av de s k schablontiderna baserat på beställd tid samt riktlinjer för olika insatser som beviljas inom myndighetsutövningen. Under år 2015 är bedömningen att dessa åtgärder inte får genomslag i det totala ekonomiska resultatet, därmed kan sedan juni 2015 följas att kostnadsökningen för ersatta hemtjänsttimmar har begränsats. Åtgärder har verkställts den 1 september 2015 som minskar den beställda tiden för HSL-insatser till brukare med omfattande omvårdnadsbehov, timmar som tidigare inte har ersatts för. Ytterligare åtgärder för att minska den beställda tiden planeras att skrivas fram för beslut i december 2015 av socialnämnden. Parallellt med dessa beslutade och pågående åtgärder under år 2015 anpassas bemanningen inom den egna hemtjänstorganisationen, där bemanningstal har fastställts inför år 2016. Sammantaget innebär dessa åtgärder att underbudgeteringen för hemtjänsten inte kvarstår i förslag till MRP 2016 som behandlas av socialnämnden i december 2015. Myndighetsutövning De stora budgetavvikelserna återfinns inom familjehem barn och unga, - 20 mnkr, samt institutionsvård barn och unga, -10 mnkr. Produktion Vid intervjuer har följande lyfts fram som problemområden/förklaringar: - Det har inte ställts tydliga krav på att budgeten ska hållas. Nya chefer som har tagit över verksamhet med stora budgetavvikelser anser inte att de har fått ett tydligt uppdrag att minska kostnaderna. - Biståndsbeslut/beställning i hemtjänsten utgår från schablontider. Enstaka individer kan behöva mer eller mindre tid utifrån schablontiden. Det finns viss ersättning för dubbelbemanning i timersättningen men för vissa tyngre ärenden kan det innebära att ersättningen inte räcker till. Tidigare har det även funnits extra ersättning för delning av läkemedel men det har tagits bort och ingår i timersättningen. - Även inom särskilt boende lyfts problemet med att dubbelbemanning kan bli kostsamt för vissa tyngre ärenden. Sundsvalls kommun 14 av 22

- Bemanningsenheten (ROP)har inte alltid kunnat leverera vikarier vilket i vissa fall har inneburit att ordinarie personal har fått arbeta på kvalificerad övertid. - Personaltätheten inom särskilt boende, det har varit otydligt vilken nivå som har varit möjlig för att bedriva verksamheten inom budget. Personaltätheten har varit lika för samtliga boenden och det har inte tagits hänsyn till vårdtyngd, fastighetsrelaterade merkostnader m m. - Hemtjänsten har inte fått kompensation för löneökningar. Vid avstämning med enheten för kvalitet- och tjänsteutveckling beror detta på att ersättningen för LOV räknas upp utifrån index en gång årligen och det är samma villkor för interna som externa utförare. - Hög sjukfrånvaro både bland chefer och personal. - Stor omsättning av chefer. - Önskeschema har varit kostnadsdrivande och fr o m 2016 kommer samtliga enheter att övergå till fast schema. - Ineffektiv planering av resor inom hemtjänsten. - Dålig samverkan mellan de olika hemtjänstområdena. Hemtjänst ställer krav på en flexibel organisation och bemanning då antalet brukare snabbt kan öka eller minska. För att lösa personalsituationen både vid under- och överkapacitet skulle det behövas en bättre samverkan mellan boendena. Områdena upplevs ha olika rutiner vilket försvårar möjligheterna att jobba inom flera områden. Det är även svårt för en ny chef att sätta sig in i områdets rutiner. Bedömning: Större delen av budgetavvikelsen för 2015 återfinns inom socialtjänsten centralt och inte inom de enskilda områdena. Budgetavvikelsen beror framförallt på fler beviljade timmar än budgeterat och vi menar därför att detta visar på resursfördelningsmodellen inte är anpassad till det ekonomiska utrymmet. Vidare förstärks resultaten från enkäten att det ekonomiska ansvaret inte har varit tydligt och att det har förekommit otydligheter i rutiner. Sundsvalls kommun 15 av 22

Sundsvall 2015-11-20 Sundsvalls kommun 16 av 22

Anneth Nyqvist, projektledare PerÅke Brunström, uppdragsledare Sundsvalls kommun 17 av 22

5. Bilaga Politiska perspektivet 1. De mål som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser (personal, material mm) som jag disponerar. 2. Jag förväntas hålla min budget och om jag inte gör det vet jag att mina överordnade kommer att kräva snabba och konkreta besparingsåtgärder 3. Jag har en öppen och konstruktiv dialog kring min budget och den ekonomiska utvecklingen med min överordnade. 4. Jag förväntas fullgöra mitt uppdrag och om jag inte gör det kommer min överordnade att kräva snabba och konkreta åtgärder. 5. När jag rapporterar avvikelser till överordnad får jag relevant återkoppling (t ex beröm, kritik, krav på åtgärder). 6. Vid konflikt mellan verksamhetsmål och ekonomiska mål är (budget) är det de ekonomiska målen som prioriteras. Administrativa/organisatoriska perspektivet 7. Jag är delaktig i budgetprocessen och kan påverka min budget i rimlig omfattning så att budgeten blir genomarbetad och verklighetsförankrad 8. Tidplanen för budgetarbetet är väl avvägd så att budgetprocessen blir effektiv och medger tid för analys och förankring 9. Jag upplever att kommunens/förvaltningens rutiner och anvisningar avseende budget är bra 10. Jag har befogenhet att i rimlig omfattning påverka mina kostnader och intäkter 11. Det är för mig tydligt vilka intäkter och kostnader jag ansvarar för Sociala perspektivet 12. Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för gällande budget, uppföljning och prognos. 13. Den tidsåtgång jag lägger ner på budget och uppföljning är rimlig för den verksamhet jag bedriver. 14. Vid behov har jag tillgång till kompetent stöd i frågor gällande budget, uppföljning och prognos. 15. Om jag ser ett behov av utbildning för att höja min kompetens rörande ekonomi upplever jag att det är enkelt för mig att få detta tillgodosett 16. Jag har en öppen och konstruktiv dialog kring budget och den ekonomiska utvecklingen med mina medarbetare 17. Vår organisation kännetecknas av ett positivt förändringsklimat där goda idéer (t ex förslag till effektivisering av verksamheten) snabbt leder till åtgärder Sundsvalls kommun 18 av 22

Tekniska perspektivet 18. Jag upplever att det IT-stöd jag har för budget, uppföljning och prognos är bra 19. Jag kan enkelt kontrollera och analysera kostnader (personalkostnader, övriga kostnader) 20. Den ekonomiinformation jag har tillgång till är tillförlitlig 5.1. Hemtjänst -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Politiska perspektivet Administrativa/organisatorisk Instämmer helt Instämmer till stor del Instämmer till viss del Instämmer inte Vet ej/ingen uppfattning Sociala perspektivet Tekniska perspektivet Sundsvalls kommun 19 av 22

5.2. Särskilt boende -100%-80%-60%-40%-20% 0% 20% 40% 60%80%100% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Politisk perspektiv Administrativ/organisatorisk Instämmer helt Instämmer till stor del Instämmer till viss del Instämmer inte Vet ej/ingen uppfattning Socialt perspektiv Teknisk perspektiv 5.3. Stöd och behandling -100%-80%-60%-40%-20% 0% 20% 40% 60%80%100% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Politisk perspektiv Administrativt/organisatorisk Instämmer helt Instämmer till stor del Instämmer till viss del Instämmer inte Vet ej/ingen uppfattning Socialt perspektiv Teknisk perspektiv Sundsvalls kommun 20 av 22

5.4. Stöd och omsorg 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20-100%-80%-60%-40%-20% 0% 20% 40%60%80%100% Politisk perspektiv Administrativt/organisatorisk Instämmer helt Instämmer till stor del Instämmer till viss del Instämmer inte Vet ej/ingen uppfattning Socialt perspektiv Teknisk perspektiv 5.5. Hälso och sjukvård samt personlig assistans -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 < Politisk perspektiv Administrativ/organisatorisk Instämmer helt Instämmer till stor del Instämmer till viss del Instämmer inte Vet ej/ingen uppfattning Socialt perspektiv Teknisk perspektiv Sundsvalls kommun 21 av 22

5.6. Övrigt (t.ex. stabfunktion) -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Politisk perspektiv Administrativ/organisatorisk Instämmer helt Instämmer till stor del Instämmer till viss del Instämmer inte Vet ej/ingen uppfattning Socialt perspektiv Teknisk perspektiv Sundsvalls kommun 22 av 22