Försörjningsstöd intern kontroll vid utbetalning

Revisionsrapport* Försörjningsstöd intern kontroll vid utbetalning Bollnäs kommun Januari 2007 Ann Lissåker Certifierad kommunal revisor *connectedthinking

Innehållsföreteckning Innehållsföreteckning...2 1. Sammanfattning...3 2. Inledning...4 2.1 Bakgrund, uppdrag och revisionsfråga...4 2.2 Syfte...4 2.3 Metod och tillvägagångssätt...5 2.4 Avgränsningar...5 3. Administrativt system för ärendehantering...6 4. Medel till flyktingar...6 5. Granskningsresultat...7 5.1 Reglemente för intern kontroll...7 5.2 Dokumenterade rutiner...8 5.3 Riskanalys...8 5.4 Socialnämndens tillsyn...9 5.5 Tillträde till verksamhetssystemet Procapita...9 5.6 Behörigheter i verksamhetssystemet Procapita...10 5.7 Attestering...11 5.8 Kontroll av ansökan om bistånd...12 5.9 Kontroll av biståndssökandes identitet...12 5.10 Kontroll av bankkonton...13 5.11 Underlag till verifikationer...14 5.12 Instruktioner vid avvikelser...15 2

1. Sammanfattning I vår granskning har revisionsfrågan varit att bedöma socialförvaltningens kontrollsystem och den interna kontrollen i samband med utbetalningar av försörjningsstöd via det verksamhetsadministrativa systemet Procapita. Mot bakgrund av gjorda iakttagelser föreslår vi socialnämnden att riskbedöma de dokumenterade rutinerna inom förvaltningen och med riskbedömningarna som grund utveckla den interna kontrollplanen ytterligare. säkerställa att det inte är möjligt för enskilda personer att både registrera/godkänna utbetalningar i systemet och att ge banken klartecken att göra utbetalningar. se över ett antal rutiner för attestering. öka den interna kontrollen av befintliga och nyregistrerade klienter i Procapita. införa en rutin för kontroll av avvikande utbetalningar. stärka underlag till gjorda utbetalningar ytterligare. Att med riskbedömningarna som grund utveckla den interna kontrollplanen är det som bör prioriteras. Det är detta arbete som ska ligga till grund för utformningen av rutiner och valet av kontroller. Föreslagna åtgärder rörande rutiner och kontroller ovan skall ses som en lösning för att tillsvidare komma tillrätta med ett antal uppenbara brister. Rapporten ska ses som en avvikelserapportering med fokus på ett antal områden som kan utvecklas ytterligare utifrån ett internkontroll perspektiv. På ett flertal områden har förvaltningen kommit långt och det är inte mycket som behövs för att höja kvalitén på den interna kontrollen betydligt. Till exempel finns redan mycket av underlagen som krävs på förvaltningen även om de bör ordnas annorlunda och attestering sker av ett stort antal underlag om än inte i enlighet med gällande attestförteckning. 3

2. Inledning 2.1 Bakgrund, uppdrag och revisionsfråga På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Bollnäs kommun har Komrev inom Öhrlings Pricewaterhouse Coopers AB genomfört en granskning av den interna kontrollen vid utbetalning av försörjningsstöd. Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha ändamålsenlig styrning, så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt, att det finns säkra rutiner som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. Den ekonomiska utvecklingen, förändringar av organisation och rutiner som genomförs gör att verksamheten ständigt är förenad med nya risker. I granskningen ingår därför ett antal områden som berör socialnämndens arbete med den interna kontrollen: Reglemente för intern kontroll Riskanalys Socialnämndens tillsyn Granskning omfattar även följande områden: Tillträdet till Procapita Behörigheter i Procapita Attestering Kontroll av ansökan om bistånd Kontroll av biståndssökandes identitet Kontroll av bankkonton Underlag till verifikationer Instruktioner vid avvikelse Socialnämnden har i enlighet med sin interna kontrollplan under 2006 genomfört en riktad kontroll av att utbetalning av ekonomiskt bistånd sker efter fastställda riktlinjer. Denna kontroll kommer enligt uppgift att avrapporteras till kommunstyrelsen och revisorerna i samband med upprättandet av årsredovisningen. 2.2 Syfte Kommunallagen ställer krav på en tillräcklig kontroll inom nämnderna. Det skall finnas en intern kontroll i verksamheten som upptäcker och förhindrar fel, samt garanterar att räkenskaperna blir rättvisande och att gällande regelverk följs. Den interna kontrollen ska vidare understödja att verksamhetens mål uppnås. För att säkerställa detta krävs att nämnder har dokumenterade internkontrollrutiner, som redogör för hur uppföljning och revidering ska ske. 4

Revisorerna skall enligt KL, Kommunallagen, 9 kap, 7 pröva om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig. Granskning syftar till att bedöma socialförvaltningens kontrollsystem och den interna kontrollen i samband med utbetalningar via verksamhetsadministrativa programmet Procapita. Syftet har även varit, att där så är tillämpligt, lämna förbättringsförslag. 2.3 Metod och tillvägagångssätt Granskningen startade med en kartläggning av utbetalningsrutinen, kontrollsystem och kontrollaktiviteter. Tillsammans med personal inom förvaltningen gjordes sedan en bedömning av risker och den interna kontrollen i rutinen. Granskningen inriktades på att granska rutinerna kring utbetalningarna. Analys gjordes av att de viktigaste kontrollaktiviteterna existerade och fungerade på avsett sätt. Ett mindre antal stickprov gjordes bland ut-/inbetalningar, verifikationsmaterial och underlag i klienternas akter. I samband med granskningen har vi även tagit del av nämndens interna avrapportering av den riktade kontrollen av rutinen för utbetalning av ekonomiskt bistånd. 2.4 Avgränsningar Granskning har inte i första hand skett av hanteringen av egna medel eller klinikkostnader. Eftersom dessa hanteras i samma datarutin som försörjningsstöd, kan föreslagna förändringar i vissa fall även påverka dessa rutiner. Granskning har skett av rutiner kring hanteringen av försörjningsstöd utbetalt under sommaren och hösten 2006. 5

3. Administrativt system för ärendehantering Socialförvaltningen använder det verksamhetsadministrativa programmet Procapita för journalföring och hantering av försörjningsstöd, förmedlingsmedel, med mera. Totalt har ca 35 användare tillgång till systemet. På varje enhet finns det ett antal anställda med rollen handläggare, vilket innebär att de bland annat kan lägga in utbetalningar i systemet. Nedan redovisas dock bara det ungefärliga antalet anställda som regelbundet lägger in utbetalningar i systemet fördelat på olika avdelningar inom IFO, individ- och familjeomsorgen: - Försörjningsstöd/Ekonomi 9 - Vuxen 0 - Administrativ 1 - Barn- och ungdom o Barngruppen 0 o Ungdomsgruppen 0 o Familjerätt 0 o Familjehem 0 Varje handläggare registrerar utbetalningar till klienter. IFO skickar dagligen en datafil via Decapus till Plusgiro och Bankgiro. Samtidigt skapas en datafil för direktintegration in i ekonomisystemet Personec. Via postgirot och bankgirot betalas pengar ut till klienter och leverantörer. Antalet aktuella insatser avseende försörjningsstöd brukar ligga på ungefär 360 st. Leverantören av Procapita, Personec, har inte lämnat instruktioner till kommunen rörande hur verifikationer bör ordnas, attestering bör ske eller vilka uppföljande kontroller som behövs för att säkerställa den interna kontrollen. Systemet är mycket öppet. Det är enligt Personec upp till kommunen att anpassa behörigheter, spärrar, med mera i systemet så att säkerhet uppnås. 4. Medel till flyktingar Medel till flyktingar hanteras av Arbetsmarknadskontoret och utbetalningar sker via lönekontoret. IFO ansvarar för kostnaderna avseende förlängd introduktionsersättning. Själva utbetalningen hanteras dock på samma sätt som övriga introduktionsersättningar, det vill säga via lönekontoret. I samband med denna granskning har ingen uppföljning skett av den interna kontrollen vid utbetalningar via lönekontoret. 6

5. Granskningsresultat 5.1 Reglemente för intern kontroll Kommunfullmäktige antog 2000-09-25 151 ett reglemente för intern kontroll. Socialnämnden har, i enlighet med reglementet, antagit en intern kontrollplan för 2006. Kontrollplanen följer strukturen i den så kallade COSO modellen. I enlighet med COSOmodellen är kontrollmålen indelade i tre områden med utgångspunkt från syftet med den interna kontrollen: - ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten - efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera I kontrollplanen ingår ett antal processer som har en direkt koppling till rutinen för utbetalning av försörjningsstöd: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet 1.3 Uppföljning av försörjningsstöd/ekonomiskt bistånd. (Kontrollmål: Att kostnader för försörjningsstöd/ekonomiskt bistånd redovisas. Kontrollmetod: Sammanställning och redovisning av rapporter från Procapita och Economa.) Tillförlitlighet i finansiell rapportering och information om verksamheten 2,5 Attestordning (Kontrollmål: Att attestordningen är uppdaterad och korrekt. Kontrollmetod: Kontrollera att rätt attestant är registrerad och framgår av gällande attestordning.) Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. 3.13 IT-säkerhet (Kontrollmål: Kontroll av grund- och tilläggsskydd) 3.14 Utbetalning av ekonomiskt bistånd (Kontrollmål: Att utbetalning av ekonomiskt bistånd sker efter fastställda riktlinjer. Kontrollmetod: Riktad kontroll 2006) Kommentarer: Kontrollmålen i planen är i många fall omfattande och avrapportering ska enligt planen ske relativt frekvent. Begrepp som fortlöpande uppföljning, vilket bland annat används för processen 2.5 attestordning, tyder på att kontrollen redan igår i en rutin. I kontrollplanen bör kanske endast ingå att göra stickprov på rutinen vid något tillfälle. Kontrollmetoderna i kontrollplanen bör vara relativt konkreta och klart definierade. För processen 1.3 Uppföljning av försörjningsstöd/ekonomiskt bistånd anges Sammanställning och redovisning av rapporter från Procapita och Economa som kontrollmetod. Detta skall enligt planen ske månadsvis. Kanske är detta mer att ses som en del i rutinen för ekonomisk uppföljning. 7

Kontrollplanen innehåller ett flertal kontrollmål som berör utbetalningen av försörjningsstöd. 5.2 Dokumenterade rutiner För ett antal år sedan påbörjades arbetet med att, i enlighet med reglementet för intern kontroll, dokumentera viktiga rutiner inom IFO, individ- och familjeomsorgen. Följande rutiner finns dokumenterade: 1. Avslag överklagande 2. Försörjningsstöd/ekonomiskt bistånd 3. Försörjningsstöd/checkutbetalning 4. Försörjningsstöd/förskott på förmån återsökning hos försäkringskassan 5. Försörjningsstöd/återbetalning på grund av felaktig utbetalning 6. Försörjningsstöd/ekonomiskt bistånd enligt 4 kap 2 SoL mot återkrav 7. Placering barn/familjehem SoL/LVU 8. Placering barn/institutions- och HVB placeringar barn och ungdom SoL/LVU 9. Placering barn/övriga kostnader placeringar barn och ungdom 10. Kontaktfamiljer/personer barn, ungdom och vuxna 11. Öppenvård barn, ungdom och vuxna 12. Placeringar vuxna 13. Förmedling av egna medel 14. Fakturering (rekvisitioner) 15. Inbetalningar 16. Attestrutiner 17. Behörighetsrutiner Kommentarer: Rutinen för utbetalning av försörjningsstöd är dokumenterad. 5.3 Riskanalys Riskanalyserna ska visa på vilka risker som finns, samt vilken ekonomisk eller personlig skada som kan inträffa om fel uppstår. Riskanalyser saknas till de dokumenterade rutinerna. Riskanalyserna är nödvändiga för att fastställa vilka kontroller som är effektiva att genomföra. Utan riskanalyser blir kontrollplanen för omfattande och resurser läggs på fel kontroller. 8

Kommentarer: Ansvaret för att driva internkontrollarbetet inom förvaltningen vilar på förvaltningschefen. De viktigaste rutinerna inom IFO, individ- och familjeomsorgen bör riskbedömas. Utifrån gjorda riskbedömningar bör kontrollmålen i kontrollplanen definieras. Vi instämmer i det förslag som lämnas i samband med avrapporteringen av nämndens egen riktade kontroll av rutinen, att gällande rutinerna bör gås igenom, riskanalyseras, vidareutvecklas, dateras och skrivas under. 5.4 Socialnämndens tillsyn Att socialnämnden har fastställt kontrollplan innebär att kontrollerna i planen kan jämställas med andra så kallade anmodade kontroller som till exempel attestering. För processen 3.14 Utbetalning av ekonomiskt bistånd är kontrollmetoden Riktad kontroll 2006. Med utgångspunkt från detta har socialförvaltningens controller genomfört en granskning av utbetalningsrutinen. Granskningen har genomförts under sommaren och avrapporterats till socialnämnden. Övrig avrapportering till nämnd i enlighet med kontrollplanen har inte följts upp i denna granskning. Enligt reglementet för intern kontroll ska nämnden löpande eller senast i samband med årsredovisningens upprättande, rapportera resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Rapportering skall samtidigt ske till kommunens revisorer. Kommentarer: Avseende processen 3.14 Utbetalning av ekonomiskt bistånd har avrapportering skett i enlighet med fastställd kontrollplan. Enligt uppgift kommer avrapportering till kommunstyrelsen och kommunens revisorer att ske i samband med upprättandet av årsredovisningen. 5.5 Tillträde till verksamhetssystemet Procapita Alla spår som handläggarna lämnar i systemet är knutna till den inloggningskod och det lösenord som anges i samband med inloggning i systemet. Detta ställer extra stora krav på att personliga koder hanteras säkert. I systemet loggas bland annat uppgifter om vilka användare som loggat in, på vilka datorer och när. Det är okänt vilka loggar som kommunen sparar. Inga regelbundna kontroller görs för närvarande av loggarna. 9

Kommentarer: Handläggare som lånar ut sina koder, till exempel till socionompraktikanter, har ingen möjlighet att visa att det är någon annan som varit inne i systemet. Kommunen bör utveckla rutiner för lämpliga kontroller av loggar. Vi instämmer i det förslag som lämnats i samband med nämndens egen riktade kontroll av rutinen, att en säkerhetsplan bör upprättas där det beskrivs vilka loggar som skall följas upp och vem som skall ansvara för att granska loggarna för systemet. 5.6 Behörigheter i verksamhetssystemet Procapita Procapita använder olika så kallade roller för att definiera vad användarna kan göra. Kommunen har möjlighet att själva, till viss del, definiera rollerna. I Procapita finns för närvarande följande roller : Systemansvarig. Upplägg och avslut av handläggare. Radering av hushåll, journalanteckningar och dokument. Makulering av utbetalningar. Behörighetsadministration. (Innehas av två personer) Handläggare. Registrera aktualiseringar. Beslut med utbetalningsfunktion, insatser och placeringar. Skriva in utredningar och föra journalanteckningar. (Denna roll innehas av den vanlige användaren.) Utredningsbiträde. Göra överföringar av betalningar. Behörighet som handläggare. ( Rollen innehas av 4 personer, varav 2 även är systemansvariga.) Reception. Läsa och göra journalanteckningar. Från och med halvårsskiftet 2006 göra överföringar av betalningar. ( Rollen innehas av 2 personer utan andra roller.) Ledningsroll. Samma funktion som handläggaren, med tillägget att ta ut ärendelistor. Nuvarande tilldelning av roller innebör att ett antal personer för närvarande har möjlighet att samtidigt: ställa samman underlag till dagens transaktioner och registrera/godkänna utbetalningar i datasystemet. ge banken klartecken att göra utbetalningar (släppa filer). Att det finns personer som kan utföra båda momenten ovan beror i först hand på hur olika roller har kombinerats. En roll, utredningsbiträde, har direkt definierats så att båda momenten ryms inom rollen. 10

En person med rollen systemansvarig kan inte själv tilldela sig nya roller, utan bara förändra andra användares behörigheter/tilldelning av roller. De systemansvariga kan däremot förändra roller, även roller som de själva sedan tidigare innehar. Kommentarer: Mellan att registrera/godkänna utbetalningar i systemet och att ge banken klartecken att göra utbetalningar måste det vara vattentäta skott. Handläggarna ska registrera/godkänna betalningar i Procapita och se till att det finns fullgoda underlag till gjorda utbetalningar. Annan personal ska sedan ställa samman underlagen till dagens transaktioner och skicka iväg betalningsfilen till banken. 5.7 Attestering Enligt kommunens attestreglemente ska varje nämnd ange innebörd och omfattning av attestanternas ansvar. Varje nämnd utser även beslutsattestanter och ersättare för dessa samt anger omfattningen av uppdragen. Varje nämnd svarar för att upprätta och hålla en aktuell förteckning över utsedda attestanter. Socialnämnden har en attestförteckning som reviderats 2006-06-08. I attestreglementet ställs inga krav på att attestering ska ske av minst två personer. En beslutsattestant är obligatorisk och skall utses tillsammans med en ersättare. Transaktioner som hanteras via Procapita skall, med några få undantag, endast attesteras av verksamhetschefen. De transaktioner som även kan attesteras av andra är: förmedlingsmedel, i de fall socialnämnden eller överordnad fattat beslut även för respektive utredningsbiträde (fem utredningsbiträden) inbetalningar, soc, Procapita (ett utredningsbiträde) utbetalning, check, Procapita (ett utredningsbiträde) En attestlista över dagens transaktioner skrivs ut dagligen. Den person i receptionen som skriver ut listan och stämmer av listan mot underlag attesteras den. Denna attest kan sägas innebära en form av granskningsattest. Fakturor med klinikkostnader attesteras av den socialsekreterare som registrerar kostnaden på klienten. Beslut om kostnaden fattas av nämnden eller verksamhetschefen. Beslut om utbetalning via check tas av handläggarna. Alla checkar attesteras sedan av ett utredningsbiträde som utsetts till attestant. Checkarna förvaras sidoordnat. Underlaget till utbetalningen signeras av mottagare, vilket kan ses som en bestyrkan av underlaget. Eventuellt skulle underlaget till utbetalningen kunna ingå i den ordinarie verifikationsserien för att slippa merarbetet med att sidoordna och för att förbättra den interna kontrollen ytterligare. 11

Nämndens delegeringsordning är under omarbetning och har inte följts upp i denna granskning. Kommentarer: Slutsatsen måste bli att attestering inte sker i enlighet med nämndens attestförteckning. Transaktioner som hanteras via Procapita beslutsattesteras inte. Det är vanligt i många kommuner att dagens transaktioner ( attestlistan ) attesteras av Socialchefen eller chefen för IFO-avdelningen, som genom detta beslutsattesterar dagens samtliga transaktioner. Nuvarande rutin innebär även att insynen i handläggarnas transaktioner är begränsad och att de inte attesterar underlag till de utbetalningar vilka de beslutat om. Rutinen för attesteringen bör i första hand justeras så att attestering sker i enlighet med förvaltningens attestförteckning och kommunens attestreglemente. Eventuellt kan en översyn av attestreglementet vara nödvändig med utgångspunkt från socialförvaltningens behov. Attesteringen i samband med utbetalning via check bör ses över för att stärka kommunens interna kontroll. 5.8 Kontroll av ansökan om bistånd Klienten lämnar en biståndsansökan. Klienter som kommer regelbundet lämnar en biståndsansökan per månad. Biståndsansökan och underlag ska granskas av socialsekreteraren i enlighet med den utredningsmall som finns i systemet och beskriver vad som ska kontrolleras. Kommentarer: Några speciella riktlinjer för hur handläggarnas kontroller ska dokumenteras finns inte. Utan riktlinjer förutsätts alla kontroller enligt utredningsmallen vara genomförda. 5.9 Kontroll av biståndssökandes identitet Nya klienter inom försörjningsstödsgruppen kommer först in till receptionen som slussar in dem till gruppen efter födelsedatum. Inom försörjningsstöd/ungdom slussas de in till någon av de två socialsekreterarna som fördelar ärendena sinsemellan efter aktuell arbetsbelastning. Respektive socialsekreterare inhämtar personuppgifter från klienten och lägger in klienten i Procapita. Ingen kontroll av klientens identitet sker eller dokumenteras alltså. Med nuvarande rutin har ingen annan än respektive socialsekreterare insyn i eller kontroll av vilka nya klienter som läggs in i Procapita. 12

Kommentarer: Rutinen bör ses över. På grund av datasystemens uppbyggnad och den ökade användningen av SUS-funktionen i många kommuner har kontrollen av vilka personer som finns inlagda i systemen blivit allt viktigare. (SUS innebär att handläggarna inte behöver ange klientens bankkontonummer. Handläggarna skickar klientens namn och personnummer till banken som söker upp klientens konto.) Kontrollen av klientens identitet bör dokumenteras, eventuellt skulle socialsekreteraren kunna bilägga en kopia av klientens identifikationshandling i akten, i samband med den första registreringen av klienten. Detta möjliggör kontroll i efterhand av aktiva ärenden. Kontroll av nyregistrerade klienter under en period, som till exempel tre månader, bör ske genom stickprov i efterhand. Kontrollen bör ske av personal som inte registrerar klienter, men som har kännedom om pågående ärenden, till exempel teamledare. Problemet med ärendefördelning har även kommenterats i nämndens interna avrapportering i samband med den riktade granskningen av rutinen. Där efterfrågas en skriftlig rutin som beskriver detaljerad ärendefördelning, alltså vilken socialsekreterare som får vilken klient, vilket synes vara en bra. 5.10 Kontroll av bankkonton Handläggarna begär in kontobevis från klienterna till klienternas bankkonton, vilka sparas längst fram i klienternas personakter tillsammans med personbladet. Handläggarna har möjlighet att tillfälligt gå in och styra om till vilket bankkonto utbetalning skall ske. Kommunen har inte som rutin att löpande kontrollera utbetalningar till avvikande konton. Vid granskningen gjordes ett mindre antal stickprov för att följa upp gjorda utbetalningar avseende enskilda personer under hela klientens ärendetiden. Nedan redovisas noteringar från stickproven: Kontroll gjordes av de konton som använts vid utbetalning mot kontobevis i personakterna utan anmärkning. Udda utbetalningar kontrollerades mot underlag. I något fall noterades då att underlag i form av fakturor saknades. Vid något tillfälle hade felaktigt kontonummer angetts, vilket rättats genom en utbetalning via kassan. Det noterades att kommunen saknar rutiner för hur och att utbetalningar till så kallade avvikande bankkonton skall dokumenteras och styrkas. 13

Kommentarer: Om utbetalningar styrs om till avvikande konto bör klienten styrka vem som äger bankkontot som används med externa dokument eller intyg som kan sparas i klientens akt. Eftersom datasystemet Procapita är så öppet som det är bör en rutin för kontroll av avvikande utbetalningar införas. Rutinen skulle kunna utformas så att kontroll sker genom stickprov några gånger per år. Nämnden bör överväga att låta kontrollen av utbetalningar till avvikande bankkonton ingå som ett kontrollmål i kontrollplanen, avseende rutinen Försörjningsstöd. Utbetalningar till avvikande bankkonton är förhållandevis lätta att följa upp genom sökningar i systemet. 5.11 Underlag till verifikationer IFO, Individ- och familjeomsorgen, upprättar en verifikationsserie som består av: - attestlista, innehållande samtliga transaktioner under dagen - underlag till betalning av klinikkostnader i form av fakturor - underlag till betalning av klientutlägg i form av utbetalningsavier, exklusive hyresavier från Bollnäs Bostäder AB och underlag till utbetalningar via checker. Underlag till utbetalning via checkar och hyresavier från Bollnäs Bostäder AB hanteras sidoordnat. Samlingsfakturor betalas via kassan och bokförs direkt på ett kostnadskonto i ekonomisystemet. Samlingsfakturorna ingår i kassans verifikationsserie. Justering sker sedan manuellt på respektive individ i Procapita. Genom den manuella justeringen skapas inget verifikat och posten integreras inte. I samband med granskningen förekom det att underlag till verifikationer, i form av fakturor, saknades vid utbetalning för klienters räkning. I de fall underlag sidoordnas, som exempelvis underlag till utbetalningar via check eller hyresavier från Bollnäs Bostäder AB, ställs samma krav som på övriga verifikationsserier. Av KRL, kommunal redovisningslag, kap 2, 5 framgår I verifikationen skall det ingå ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken samt sådana övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda ekonomiska händelsen utan svårighet skall kunna fastställas. Om verifikationen rättas, skall det anges när rättelse har skett och vem som har gjort den. Av BFNAR, Bokföringsnämndens allmänna råd, 2000:6 p. 6, framgår att en serie av verifikationsnummer eller andra identifieringstecken skall vara obruten för en viss tidsperiod, vanligen ett räkenskapsår. Serien skall föras i en följd utan att mellanliggande nummer eller tecken hoppas över. 14

Kommentarer: Enligt KRL skall verifikationerna innefatta uppgift om när de har sammanställts, när de ekonomiska händelserna inträffat, vad de avser, vilket belopp de gäller och vilka motparter de berör. Detta gäller även de betalningsuppdrag som kommunen åtar sig för klienternas räkning. Dessa krav uppfylls inte alltid av betalningsavier. Fakturor innehåller dock alltid dess uppgifter. Underlagen skall även så långt som möjligt utgöras av externa originalhandlingar. Underlagen till den dagliga attestlistan skall vara kompletta. Att föra sidoordnade underlag är relativt arbetskrävande, varför kommunen i första hand bör sträva mot att, så långt som möjligt, upprätta endast en verifikationsserie innehållande samtliga underlag. Väljer kommunen att upprätta sidoordnade serier krävs bland annat att attestrutinerna för dessa serier ses över. 5.12 Instruktioner vid avvikelser Frågan om hur avvikelser skall hanteras anges delvis i reglementet för intern kontroll. Av reglementet framgår att bland annat att: Förvaltningschefer är skyldiga att löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar. Brister i den interna kontrollen skall omedelbart rapporteras till närmast överordnad. (gäller för verksamhetsansvariga, övrig personal) Kommentarer: Det kan vara lämpligt att nämnden, som stöd för personalen, utarbetar mer förvaltningsspecifika instruktioner. 15