LEDARE
Innehåll Sidan 1. Inledning 5 2. Förord från verkligheten 7 3. Ny förståelse 8 4. Hållbar utveckling med önskvärda resultat 11 5. Befintlig organisation med mänskligt och livlöst innehåll 12 6. Verkningsgradens betydelse för önskvärda resultat 16 7. Inre och yttre förutsättningar 26 8. Förståelse om vart organisationen är på väg 28 9. Önskvärda tillstånd och resultat 29 10. Kvalitetssäkring av nuvarande status 38 -Ledningsgruppen presenterar resultat från kvalitetssäkring av ledningsnivåer 41 -Ledare kvalitetssäkrar medarbetare i delsystem 44 -Ledningsgruppen informerar om nuvarande status 54 -Beteendens betydelse 59 11. Internrevision av standard 60 12. Nuvarande status övergår i rådande status 62 13. Rådande status i delsystem 64 14. Introduktion av löpande kvalitetssäkring 67 15. Löpande QonGruens BAS med uppföljning 72 16. Varianter av löpande kvalitetssäkring 78 17. Ordinarie möten 97 18. Andra möten 98 19. Årlig QonGruens med processbeskrivning 102 20. Aktuella frågor innevarande år 114 21. Agenda i årlig kvalitetssäkring 115 22. Sorterad Feedback 119 23. Bokslut med Bokslut 125 4
1. Inledning Förståelse om Förståelse är ett tankesätt som egentligen saknar eget innehåll. Det består i att få nytta av det man redan förstår. Befintlig organisation med mänskligt och livlöst innehåll vittnar om nuvarande förståelse. En organisation kan ha investerat i människor som bemannar olika roller, anläggningar, inventarier, målsättningar, arbetssätt, verktyg, metoder, processer och styrdokument. Verkningsgraden av livlöst innehåll, som till exempel 8 timmar per dag, styrdokument, arbetssätt och mötesformer, är en konsekvens av hur människor använder sig av livlöst innehåll. Med 8 timmar per dag menas människors beteenden under en arbetsdag. Det som görs, beteenden som saknas, samt det som hade behövt göras annorlunda, utmynnar i verkningsgraden av befintligt innehåll. I min roll som leverantör av kompetensutveckling till stora och små företag, offentliga organisationer, ett flertal fackförbund, samt konsultföretag som levererar lean, kan jag efter cirka 20 års erfarenhet konstatera att det finns likheter oberoende av bransch eller typ av organisation. De roller som bemannar ledningsgrupper har som regel god kunskap och förståelse om sin organisations målsättningar. Det är lika vanligt att ledningsgrupper utövar ledning med bristfälligt underlag, utan att vara medvetna om det. Över tid saknas det vetskap om rådande verkningsgrad för både mänskligt och livlöst innehåll, trots att man har kunskap om dess betydelse för effektivitet och önskvärda resultat. Uppnådda resultat i siffror följer man som regel upp kontinuerligt och med god precision. Rådande verkningsgrad om det som skapar resultat, brukar följas upp 1-2 gånger per år. Anonyma undersökningar av nöjd medarbetare och utvecklingssamtal, är exempel på mätningar av mänskligt innehåll. Med brist på överensstämmelse mellan mätinstrument och det man avser mäta, uppstår inte önskvärda effekter i verkligheten. Anonyma mätningar motverkar även organisationens värderingar om öppenhet, trygghet och respekt. Vanligt förekommande fokus om utvecklingssamtalen, är att de ska genomföras för att kunna bockas av. Nämnda mätningar bidrar vare sig till effektivitet eller önskvärda resultat. Innehåll och beteenden 8 h/dag Org. RESULTAT Resultat Kvalitetssäkring av rådande status Varför Hur Vad 5 VERKNINGSGRAD
Verkningsgraden av mänskligt innehåll påverkas av rådande förståelse hos såväl medarbetare som ledare, samt deras beteenden 8 timmar per dag. Detsamma gäller livlöst innehåll, eftersom det är människors förståelse och deras tillämpning (beteenden) av livlöst innehåll som får betydelse för verkningsgraden. Rådande status mellan mänskligt och livlöst innehåll, utmynnar i rådande verkningsgrad av gjorda investeringar. Beslut om investeringar av någon eller något, utgår som regel från förståelsen om förhållandet mellan kostnad och önskvärd verkningsgrad. Förståelse om Förståelse kan naturligtvis inte påverka tidigare kostnader, men det kan säkra verkningsgraden av gjorda investeringar. Ett tankesätt som är obekant kan inledningsvis skapa en viss osäkerhet i hjärnan, eftersom tidigare sanningar blir utsatta för prövning. Kortvariga tillstånd av frustration är vad det kostar att investera i Förståelse om Förståelse. Om det händer dig, kan du vara säker på att du efter en stund förstår mer än vad du gjorde tidigare. Med stöd av dessa två böcker till ledningsgrupper och ledare, kan din organisation på egen hand uppnå överensstämmelsen mellan förståelse och beteenden. Boken till ledningsgrupper slutar där nästa bok till ledare börjar. När ledningsgruppen har kvalitetssäkrat sin egen systemnivå har du tillgång till kostnadsfri support. Den innebär att din ledningsgrupp får svar på eventuella frågor inför kvalitetssäkring av nästa systemnivå med ledare. Mitt erbjudande om kostnadsfri support till ledningsgrupper kan ses som en livlina för att förebygga onödig frustration. Eftersom ledningsgrupper som regel bemannas av kloka människor och att det i böckerna framgår vad som behöver göras och i vilken ordning, kan jag nog sitta ganska lugnt i båten. Min förmåga att beskriva tankesättet kan däremot med all säkerhet utvecklas, vilket gör att jag ser fram mot dina och andras frågor. Vem vet, de kanske föder ett nytt tankesätt?! Böckerna är kanske inte några nagelbitare, eftersom de beskriver fakta om hur en organisation skapar önskvärda resultat. Spänningen uppstår efter hand som du integrerar tankesättet i din organisation! I can t understand why people are frightened of new ideas. I m frightened of the old ones. John Cage 6
4. Hållbar utveckling med önskvärda resultat Förståelse om Förståelse beskriver hur en organisation på egen hand kvalitetssäkrar överensstämmelse och förståelse i befintlig organisation. Tankesättet tillför inget nytt innehåll, det bidrar till att organisationen säkrar verkningsgraden av det man redan har investerat i. A Ledningsgruppen inleder med att kvalitetssäkra nuvarande status Nuvarande status B Ledare fortsätter med att kvalitetssäkra rådande status C Medarbetare säkrar överensstämmelse 8 timmar per dag Rådande status Status dagligen 11
Kvalitetssäkring av medarbetare genomförs i huvudsak på samma sätt som du har upplevt som deltagare. Det finns dock några väsentliga skillnader som ställer andra krav. Du ska kvalitetssäkra individer i ett delsystem, medan din ledare kvalitetssäkrade individuella roller. Du ska säkra varje medarbetares uppfattning men också att ditt delsystem enas om avvikelser, medan din ledare endast kvalitetssäkrade varje individs uppfattning. Kommande beskrivning tar hänsyn till nämnda skillnader. MEDARBETARE Ledare Ledarens ledare Lednings Förståelse Ledare Funktionsledare gruppen Överensstämmelse Eftersom du redan har blivit hörd i tidigare kvalitetssäkring, ska du endast kvalitetssäkra dina medarbetares uppfattning. Med helheten som underlag, det vill säga samtligas uppfattning exklusive din, ska du säkra att de enas om avvikelser. Någon eller några få värderingar från dig kan indirekt äventyra trovärdigheten kring kvalitetssäkringen och påverka medarbetarnas förtroende för dig som ledare. Din roll är att underlätta för dina medarbetare att enas samt att dokumentera avvikelser. Samtliga avvikelser ska ingå i dokumentationen som du återkopplar till din ledare, oberoende av vilken systemnivå som har ansvar för att avvikelserna har uppstått. Med genomförd kvalitetssäkring av medarbetare får ledningsgruppen kunskap om organisationens nuvarande status. Samtliga avvikelser från delsystem blir föremål för åtgärder i den systemnivå som har ansvar; ledningsgruppen, ledarens ledare eller ledare. 43
Beetendens betydelse Nuvarande status med överensstämmelse och förståelse, har än så länge obetydlig inverkan för verkningsgrad och önskvärda resultat. Det är beteenden 8 timmar per dag som avgör verkningsgraden av mänskligt och livlöst innehåll, och därmed vilka resultat som uppstår. Nuvarande status kan liknas vid en kock som har alla förutsättningar som behövs för ett lyckat resultat. Kockens förståelse om nödvändiga råvaror och ingredienser samt tillgång till dem är en bra början, men det krävs naturligtvis relevanta beteenden för att en kulinarisk rätt ska uppstå i verkligheten. Detsamma gäller i organisationer, mänskligt och livlöst innehåll representerar nödvändiga råvaror och ingredienser, som med relevanta beteenden gifter sig för ett önskvärt resultat. Du som ledare behöver vara säker på vad som är vad; tillstånd i olika systemnivåer, värderingar, beteenden och vad som är resultat. Medveten om vad som är vad, och hur de förhåller sig till varandra är en bra början, men även här krävs det beteenden i verkligheten för ett önskvärt resultat. VERKNINGSGRAD 100% nden Dec Rådande status Inne l hål Bete e Jan 50% 0 Mål & strategier 8 h/dag Vision & värderingar Ekonomi & budget Arbetssätt & processer Organisation & roller Ansvar Anläggningar & inventarier BEETENDEN FÖRSTÅELSE Styrdokument & intranet Resultatuppföljning Lönesamtal Anonyma mätningar Utvecklingssamtal Kvalitetsstandard Möten Kompetens ÖVERENSSTÄMMELSE Nuvarande status Kommande kapitel i boken och integrering i verkligheten, förutsätter att ditt ledarskap (beteenden) är i överensstämmelse med önskvärda tillstånd för det önskvärda resultatet. I genomförd kvalitetssäkring av nuvarande status har dina beteenden redan varit i överensstämmelse med önskvärda tillstånd hos dina medarbetare (förståelse, samt indirekt motivation och arbetsglädje). Med stöd av boken kan du fortsätta med beteenden som säkrar att rådande status är i överensstämmelse med önskvärda tillstånd i samtliga systemnivåer, och därmed för ett önskvärt resultat i siffror. 59
Sorterad feedback som ges om aktuella beteenden och relateras till önskvärda tillstånd och resultat, bidrar alltid till överensstämmelse, såväl i det inre som i det yttre. Givaren tar ansvar för beteenden som påverkar önskvärda tillstånd och resultat. Mottagaren blir tidigt medveten om sina beteenden i förhållande till önskvärda tillstånd och resultat. Mottagaren kan ibland känna ett behov av att förklara eller försvara sina beteenden, men inser snart att de är fakta. I vilken grad aktuella beteenden har inverkan för önskvärda tillstånd och resultat kan det däremot finnas flera synsätt om. När folk är överens med mig har jag ofta en känsla av att jag måste ha fel. Oscar Wilde 123
Den röda tråden i Förståelse om Förståelse är att varje del som integreras i verkligheten ska underlätta för kommande integration. Kvalitetssäkring av nuvarande status genomförs på ett sätt som liknar löpande kvalitetssäkring, som i sin tur används i årlig kvalitetssäkring. I nämnda ramar ingår förståelsen om vad som behöver sorteras i feedback mellan människor. Med kontinuerlig kunskap om rådande inre och yttre tillstånd, kan en organisation skapa önskvärda resultat till skillnad mot att få resultat som inte alltid motsvarar förväntningarna. Så snart du börjar ser du vägen till nästa. A C B A C B Världen vi har skapat är produkt av vårt tänkande, och den kan inte förändras utan att vi förändrar vårt tänkande. Albert Einstein 126
Förståelse om förståelse är ett tankesätt som vill förmedla betydelsen av att förstå, på två olika nivåer. Den första nivån handlar om att förstå något, vad det än kan gälla. Nästa nivå handlar om betydelsen av överensstämmelse mellan denna förståelse och vad som [faktiskt] sker i verkligheten. Om du till exempel förstår och värdesätter betydelsen av goda vanor, blir de sällan verklighet förrän du beter dig enligt dessa vanor. Medan förståelse är en tanke i hjärnan, förutsätter förståelse om förståelse att det finns beteende som realiserar tanken. Styrdokument ska säkra att organisationens målsättningar uppnås i verkligheten, oberoende av om det är varor eller tjänster som levereras. Vision, mål och värderingar i styrdokument är alltså tankar som har dokumenterats, medan Förståelse om Förståelse beskriver hur organisationen på egen hand kan förverkliga tankarna. Den stora fördelen med tankesättet är att det inte kräver några nya investeringar. Snarare innebär det att organisationen kvalitetssäkrar verkningsgraden av gjorda investeringar. Förståelse om Förståelse vänder sig till ledningsgrupper och ledare i organisationer som vill skapa önskvärda resultat, till skillnad mot att få resultat som inte alltid motsvarar förväntningarna. Först när förståelsen om vad som krävs på en arbetsplats får fäste hos alla, kan organisationen utvecklas på riktigt. Patrik Thulin vd Ta gärna del av smakprov från böckerna via två videoklipp Du hittar dem på vår webbplats www.qtva.se Det är bara döda fiskar som alltid följer strömmen