Sid 1(6) BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN PM Karlstad 2014-09-16 Anna-Lena Norlander Groth, 054 540 29 03 anna-lena.norlander.groth@karlstad.se Barn- och ungdomsförvaltningens resultatdialog Bakgrund Huvudmannen ansvarar för att ha rutiner för hur kvalitetsarbetet ska bedrivas på huvudmannanivå och att styrning, ledning, organisation och uppföljningssystem stödjer kvalitetsarbetet på såväl huvudmannanivå som enhetsnivå. Både på huvudmanna- och enhetsnivå är det viktigt att analysera hur förutsättningarna och arbetsprocesserna påverkar verksamhetens resultat och måluppfyllelse. I huvudmannens analys är det dessutom viktigt att ta hänsyn till enheternas egna analyser och bedömningar av vad som behöver utvecklas. Huvudmannen behöver för att kunna besluta om vilka insatser som ska prioriteras känna till på vilket sätt enheternas förutsättningar och arbetsprocesser påverkar resultaten och vilka åtgärder som krävs för att de nationella målen ska var möjliga att uppfylla. Barn- och ungdomsförvaltningens kvalitetssystem har förutom som sin uppgift att säkerställa att skollagens krav fullföljs, ambitionen att utifrån ett inifrånperspektiv, stödja lärare samt förskolechef och rektor i deras egna utvecklingsarbeten. För att Karlstads förskolor och skolor ska vara fortsatt framgångrika och säkerställa kunskapsöverföringen inom organisationen, genomförs inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet, årliga så kallade resultatdialoger mellan ansvarsnivåerna. Resultatdialogens syfte Huvudsyfte med resultatdialogerna är att skapa optimala förutsättningar som grund för strategiska beslut på såväl enhets- som huvudmannanivå och därmed bidra till ökad måluppfyllelse och ökad kvalitet. Exempel på sådana strategiska beslut är respektive nivås ställningstaganden hur resurser ska fördelas och vilka utvecklingsinsatser som behöver göras. Ambitionen med resultatdialogerna är att ge underlag för att bättre kunna besvara frågor såsom, - Vad behöver vi fortsätta med? - Vad behöver vi förändra? - Vad behöver vi avveckla? Resultatdialogerna skapar möjligheter för lärande om kopplingen mellan förskolans och skolans förutsättningar och processer samt dess resultat. Likaså är avsikten att resultatdialogerna bidrar till öppenhet och transparens inom nämndens ansvarområden. 1
Dialogerna är också grund för de åtaganden som förskolechefs/rektors utvecklingssamtal med skolområdeschef utmynnar i och som följs upp vid lönesamtalet. Resultatdialogens genomförande Resultatdialogerna genomförs årligen dels mellan skolområdeschef och förskolechef/rektor tillsammans med maximalt tre utvalda medarbetare per enhet, dels mellan skoldirektör och skolområdeschef. Skolområdeschefernas dialoger med enheterna förläggs vanligtvis i september och oktober medan dialogen mellan skolområdeschef och skoldirektör genomförs först senare under höstterminen. Resultatdialogen består av fyra påföljande moment som beskrivs här nedan. Sjävvärdering Analys Samtal Återföring Självvärdering Resultatdialogen inleds med att en självvärdering genomförs av de som medverkar. Självvärderingen görs för att bedöma kvaliteten i den egna verksamheten utifrån en fastställd struktur och bidra till underlag inför samtalen. Strukturen på självvärderingen utgår från Skolverkets självskattningsverktyg BRUK (Bedömning, Reflektion, Utveckling, Kvalitet) och omfattar verksamheterna förskola, fritidshem, grundskola och grundsärskola. Förskolechef/rektor genomför självvärderingen individuellt medan övriga först gör en individuell värdering för att därefter göra samma skattning gemensamt med kollegorna. Genom att medarbetare och förskolechef/rektor värderar verksamheten var för sig tas fler perspektiv tillvara. Underlagen till analys och reflektion blir därmed utförligare och samtalsunderlagen mer allsidiga. Dessutom blir självvärderingen ett tillfälle för reflektion och lärande inte minst för medarbetarna som gör såväl en individuell som kollektiv bedömning. Analys Resultaten av de genomförda självvärderingarna utgör tillsammans med förskole- och skolbladen samt egna uppföljningar om sådana finns underlag för analys. Likaså kan andra dokument såsom enhetens dokumentation över det systematiska kvalitetsarbetet, ekonomisk uppföljning och enhetens arbetsplan vara underlag. Att analysera innebär enligt Skolverkets definition att undersöka olika delar av ett underlag för att bedöma hur de olika delarna påverkar helheten. Syftet med analysen är bland annat att identifiera utvecklingsområden för verksamheten. Metodiskt handlar analysarbetet om att förskolan eller skolan jämför och tolkar enhetens resultat i förhållande till läroplanens målområden, kunskapskrav och riktlinjer. Att jämföra olika delresultat med tidigare utfall eller andra enheters resultat kan till exempel vara några utgångspunkter för en bedömning av de insatser som gjorts. Slutmålet för analysen är att, utifrån de mönster som framträder, finna 2
tänkbara förklaringar till resultaten och på så sätt få ett kvalificerat underlag för att kunna fatta väl avvägda beslut om vilka insatser eller tillvägagångssätt som kan vara effektiva för att höja kvaliteten i verksamheten. Följande frågor kan utgöra stöd i analysen av självvärderingen: - Vilka påståenden har vi skattat oss högt på? Tillhör dessa påståenden något särskilt område i läroplanen? - Vilka påståenden har vi skattat oss lågt på? Tillhör dessa påståenden något särskilt område i läroplanen? - Känner vi igen oss i resultaten? Har vi skattat oss för högt? För lågt? Har vi tolkat påståendena på samma sätt? Vilka orsaker finns bakom resultaten? Kan vi se resultat av olika insatser, t.ex. kompetensutveckling? - Vilka är våra viktigaste förbättringsområden utifrån resultaten? Vilka är våra starka sidor och hur ska de säkras? Vad behöver vi vidta för åtgärder? - Vilka åtgärder ska prioriteras och vilka kan vänta? - Kan åtgärderna ingå i pågående åtgärder/satsningar som ingår i arbetsplanen eller liknande? Samtal Resultatdialogens samtal är en strukturerad dialog mellan personer med olika professioner som har olika ansvar och mandat i organisationen. Strukturen består i att de medverkande i förväg dels gör en självvärdering, dels analyserar resultaten utifrån såväl förskole- respektive skolblad som självvärderingen samt eventuellt egna uppföljningar. Samtalets struktur utgår från följande frågor: Vad är resultatet? Vad är måluppfyllelsen? Vilken är analysen? Vilka slutsatser dras? Vad kan vi lära? Vad ska utvecklas? Vilka effekter förväntas? Vilka beslut ska fattas? Själva samtalet präglas av ömsesidig vilja till konstruktiv kunskapsöverföring och att de medverkande är beredda att värdera, ompröva och bidra till verksamhetsutveckling. Resultatdialogen leds av skolområdeschef respektive skoldirektör medan kvalitetsstrateg ansvarar för dokumentationen. Tiden för samtalen beräknas till ca 90 minuter. Återföring Alla samtal dokumenteras utifrån en given struktur och återförs till förskolechef/rektor och skolområdeschef som grund för återkoppling till medarbetare och fortsatt utvecklingsarbete på enhets- och skolområdesnivå. Dokumentationen kan också vara underlag för utvecklingssamtal. 3
Skolområdeschef och skoldirektör får efter avslutade resultatdialoger en sammanställning över sina respektive ansvarsområden. Den sammanfattande dokumentationen är grund dels för analys och reflektion på skolområdet dels underlag till de resultatdialoger och utvecklingssamtal som skoldirektören genomför med skolområdescheferna. Även skoldirektörens samtal dokumenteras i en gemensam rapport. Barn- och ungdomsförvaltningens sammanfattande rapport är sedan grund för huvudmannens systematiska kvalitetsarbete och utgör ett värdefullt underlag för skoldirektörens dialog med barn- och ungdomsnämndens ledamöter och kommunledning. Resultatdialogen steg för steg 1. Dokument sänds enligt särskild instruktion till kvalitetsstrateg Ansvarig förskolechef/rektor 2. Länk till självvärdering sänds till förskolechef/rektor och berörda medarbetare Ansvarig kvalitetsstrateg 3. Egenvärdering genomförs enligt särskild rutin och sänds till kvalitetsstrateg. Ansvarig förskolechef/rektor 4. Kallelse till resultatdialog, förskole- och skolblad, sammanställning av självvärdering sänds till förskolechef/rektor samt skolområdeschef. Ansvarig kvalitetsstrateg. 5. Resultaten analyseras Ansvarig förskolechef/rektor 6. Samtalen genomförs Ansvarig skolområdeschef, 7. Samtalen dokumenteras Ansvarig kvalitetsstrateg 8. Samtalen återkopplas Ansvarig förskolechef/rektor, skolområdeschef, Resultatdialogens innehåll Utgångspunkt för resultatdialogen är bland annat resultat från genomförda självvärderingar, enhetens förskole- och skolblad samt ekonomiska redovisningar. Enhetens arbetsplan, enhetens dokumentation över det systematiska kvalitetsarbetet, enhetens plan för det systematiska kvalitetsarbetet samt uppföljning av de förbättringsområden som internkontroll, inspektioner och revisioner har visat, kan vara andra betydelsefulla underlag. Dokument som rör enhetens egna beslutade utvecklingsområden är också viktiga som utgångspunkt för dialogen. Det innebär att de resultat som ät underlag i dialogen kan vara av varierande karaktär. Själva begreppet resultat definieras i det här sammanhanget enligt Skolverkets tolkning här nedan. Resultat är något som kommer ut av en insats eller verksamhet. Inom utbildningsväsendet handlar det framför allt om vad eleverna har presterat 4
eller vad personalen har genomfört och vad det i sin tur leder till. Ett resultat kan alltså vara prestationer eller effekter eller prestationer och effekter. Det är viktigt att påpeka att resultat inte är synonymt med begreppet måluppfyllelse. Graden av måluppfyllelse avgörs genom att bedömningar görs av i vilken utsträckning resultaten bidrar till att målen nås. För förskolans del handlar måluppfyllelse om hur väl förskolan arbetar i riktning mot målen. Medan för skolans del avgörs måluppfyllelsen dels av hur väl elevernas kunskaper utvecklas, dels av de åtgärder som vidtas i undervisningen. Områden som behandlas i resultatdialogen Då det statliga uppdraget är omfattande och samtalstiden är begränsad görs inför varje resultatdialog ett urval av vilka områden och vilka dokument som ska behandlas. Urvalet görs av skolområdeschefer och skoldirektör i samverkan med förskolechefer och rektorer. Vissa områden är emellertid återkommande inslag varje år medan andra förekommer med viss periodicitet. Återkommande områden i förskolans resultatdialog 1. Systematiskt kvalitetsarbete 2. Normer och värden 3. Utveckling och lärande 4. Eget valt område Områden som förekommer med visst intervall i förskolans resultatdialog 5. Barns inflytande 6. Förskola och hem 7. Samverkan med förskoleklassen, skolan och fritidshemmet 8. Uppföljning, utvärdering och utveckling 9. Förskolechefens ansvar Återkommande områden i skolans resultatdialog 1. Systematiskt kvalitetsarbete 2. Normer och värden 3. Kunskaper 4. Eget valt område 5
Områden som förekommer med visst intervall i skolans resultatdialog 5. Elevernas ansvar och inflytande 6. Skola och hem 7. Övergång och samverkan 8. Skolan och omvärlden 9. Bedömning och betyg 10. Rektorns ansvar Exempel på dokument som kan förekomma i resultatdialogen Följande dokument kan användas som grund för bearbetning och underlag i resultatdialogen. - Resultat från självvärderingar - Förskole- och skolblad - Egna observationer, intervjuer - Enhetens arbetsplan - Enhetens likabehandlingsplan/plan mot diskriminering - Enhetens plan för det systematiska kvalitetsarbetet - Enhetens dokumentation över det systematiska kvalitetsarbetet - Enhetens elevhälsoplan - Sammanställning av klagomål - Sammanställning av elevernas närvaro-frånvaro - Enhetens ekonomiska prognos 6