KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 1 (2) Datum 2018-11-07 Kommunstyrelsen Tid Onsdag den 7 november 2018, klockan 09.00-12.15 Plats Eken, Lerums kommun Rutger Fridholm (MP) och Alexander Abenius (M) föreslås vara justeringspersoner. Vid deras frånvaro föreslås deras kommunalråd eller ersättare vara justeringspersoner. Ärendeförteckning Föredragande Tid Formalia 1 Upprop 2 Val av justerare 3 Tillkommande och utgående ärenden Ärenden från Sektor samhällsbyggnad 4 Igångsättningsbeslut för idrottshall i Gråbo, utbyggnad av Hjällsnäshallen 5 Ianspråktagande av investeringsmedel ny idrottshall Gråbo, Hjällsnäshallen Ärenden från Sektor lärande Svarar på frågor Peter Ringström Svarar på frågor Peter Ringström 09.15-09.25 6 Ledningssystem för elevhälsans psykologiska insatser Svarar på frågor Ingela Andersson 7 Framtida driftsform för öppen ungdomsverksamhet och öppen fritidsverksamhet Svarar på frågor Marie F Nilsson 09.25-09.35 09.35-09.45 Beretts i kommunstyrelsens lärandeutskott LERUM2001, vp2.0, 2013-02-27 Förvaltningsövergripande ärenden Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr 212000-1447 Lerums kommun Bagges Torg 0302-52 10 00 (vx) www.lerum.se Pg 3 31 43-9 443 80 Lerum 0302-52 11 18 (fax) lerums.kommun@lerum.se Bg 547-6239
KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) Datum 2018-11-07 Kommunstyrelsen 8 Upphandling av ramavtal för markarbete på totalentreprenad FIKA 09.55-10.10 Svarar på frågor Berith Olsson och Kjell Andersson 09.45-09.55 9 Val av representant till Lerums Centrumutveckling 10.10-10.15 Rapporter 10 Kommunstyrelsen representanter informerar 10.15-11 Kommunstyrelsen utskott informera 12 Kommundirektören informerar 10.45
Igångsättningsbeslut för idrottshall i Gråbo, utbyggnad av Hjällsnäshallen KS18.680 Sida 4 av 7
TJÄNSTESKRIVELSE 1 (3) Datum Dnr 2018-10-14 KS18.680 Samhällsbyggnad Emelie Andréasson Byggprojektledare Emelie.Hansson@lerum.se Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse om igångsättningsbeslut för idrottshall i Gråbo, utbyggnad av Hjällsnäshallen Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att bevilja igångsättningsbeslut för idrottshall i Gråbo, utbyggnad av Hjällsnäshallen. Sammanfattning Kommunstyrelsen har beslutat att investeringsprojekt över fem miljoner kronor ska föregås av ett igångsättningsbeslut från kommunstyrelsen. För att kunna fatta beslut avseende entreprenaden för idrottshall i Gråbo utbyggnad av Hjällsnäshallen, beslutar kommunstyrelsen om igångsättningsbeslut för projektet. Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr 212000-1447 Lerums kommun Bagges torg 0302-52 10 00 (vx) www.lerum.se Pg 3 31 43-9 443 80 Lerum 0302-52 11 18 (fax) kommun@lerum.se Bg 547-6239 Sida 5 av 7
TJÄNSTESKRIVELSE 2 (3) Datum Dnr 2018-10-14 KS18.680 Bakgrund Kommunstyrelsen har beslutat att investeringsprojekt över fem miljoner kronor ska föregås av ett igångsättningsbeslut från kommunstyrelsen. Förslaget Sektor lärande har initierat ärendet. Ekonomi Projektet finns med och är beslutad i investeringsbudget 2018. Jämställdhet Berör ärendet kvinnor, män, flickor eller pojkar? Nej Synliggör ärendet kvinnor, män, flickor och pojkar? Nej Kan ärendet få olika effekter för kvinnor och män, flickor och pojkar? Nej Hur påverkar ärendet kommunens jämställdhetsmål? Påverkar inte målen Då ärendet är av formaliakaraktär bedömer förvaltningen att en jämställdhetsbedömning inte är relevant. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om igångsättningsbeslut för idrottshall i Gråbo, utbyggnad av Hjällsnäshallen - denna tjänsteskrivelse. Beslutet ska skickas till Emelie Andréasson, projektledare Magnus Bladh, planeringsledare Sektor samhällsbyggnad Annika Sjöberg Peter Ringström Sida 6 av 7
TJÄNSTESKRIVELSE 3 (3) Datum Dnr 2018-10-14 KS18.680 Sektorchef Tf Enhetschef projektenheten Sida 7 av 7
anspråktagande av investeringsmedel ny idrottshall Gråbo, i anslutning till Hjällsnäshallen KS18.680 Sida 19 av 66
TJÄNSTESKRIVELSE 1 (4) Datum Dnr 2018-10-19 KS18.680 Samhällsbyggnad Emelie Andréasson Byggprojektledare Emelie.Andreasson@lerum.se Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse om ianspråktagande av investeringsmedel ny idrottshall Gråbo, i anslutning till Hjällsnäshallen Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar ge förvaltningen i uppdrag att bygga ny idrottshall med separat gymnastikdel i anslutning till Hjällsnäshallen i Gråbo. Kommunstyrelsen beslutar vidare att ur 2018 års investeringsbudget ta i anspråk medel för en nybyggnad av en ny idrottshall med separat gymnastikdel i anslutning till Hjällsnäshallen i Gråbo. Kommunstyrelsen beslutar att fortsätta projekteringen fram till färdigt förfrågningsunderlag. Sammanfattning Gråbo är i behov av ytterligare en idrottshall, såväl för grundskolans som för föreningslivets behov. Förslaget är att en ny fullstor hall tillskapas genom en nybyggnation i anslutning till Hjällsnäshallen i centrala Gråbo. Förvaltningen har tagit fram två alternativ som förslag för beslut. Båda förslagen innefattar utbyggnad med en fullstor idrottshall, omklädningsrum förråd mm. Alternativ 1 innefattar även en gymnastikdel i anslutning till idrottshallen. Detta alternativ ger kommunen ett tillskott av en anläggningstyp som kommunen i dagsläget saknar och ger den i kommunen snabbt växande gymnastikidrotten bättre förutsättningar för sin verksamhet. Alternativ 1 är fördelaktigt ur jämställdhetsperspektiv eftersom det gynnar en idrott med hög andel flickor/ kvinnor då dessa totalt sett är något färre inom kommunens idrottsliv. Förvaltningen rekommenderar att beslut fattas enligt alternativ 1. Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr 212000-1447 Lerums kommun Bagges torg 0302-52 10 00 (vx) www.lerum.se Pg 3 31 43-9 443 80 Lerum 0302-52 11 18 (fax) kommun@lerum.se Bg 547-6239 Sida 20 av 66
TJÄNSTESKRIVELSE 2 (4) Datum Dnr 2018-10-19 KS18.680 Bakgrund Kommunfullmäktige har avsatt medel för en ny idrottshall i investeringsbudgeten. Motivet för detta är att tillgodose såväl skolans som föreningslivets behov och ge förutsättningar för ett utökat aktivts idrottsliv. Kommunen har i dagsläget ingen anläggning som är anpassad till den snabbt växande gymnastikidrottens behov. Detaljplanen för de föreslagna alternativen medger byggnation för ändamålet varför en byggnation bör kunna komma tillstånd relativt snabbt. En förstudie har gjorts och två alternativ ligger till grund för beslut. Båda alternativen inrymmer en fullstor idrottshall med läktare med cirka 250 sittplatser, omklädningsrum, förråd, café och konferensrum med mera. Alternativ 1: Inrymmer förutom ovanstående även en gymnastikdel på ca 350 m 2 i anslutning till den nya stora idrottsytan. Gymnastikdelen är då tänkt att anpassas för att tillgodose de olika grenarna inom gymnastikidrotten med exempelvis hoppgrop och golvfästen för barr. Alternativ 2: Enligt ovan men utan gymnastikdel. Förslaget Utifrån beslut om investeringsmedel i kommunfullmäktige har Sektor lärande initierat ärendet och gett projektenheten i uppdrag att ta fram en förstudie. Studien skulle belysa möjligheterna att bygga till Hjällsnäshallen med ytterligare en idrottshall med en eventuell kompletterande gymnastikdel. Ekonomi Kalkylerad projektkostnad för båda alternativen överskrider projektets budgetram, i investeringsbudget kallad Ny idrottshall Gråbo Hjällsnäshallen, men bedöms kunna finansieras inom beslutad investeringsram 2018 och investeringsplan 2019. Alternativ 1 är enligt kalkylen ca 7,4 miljoner dyrare än alternativ 2. Den ökade driftskostnaden för gymnastikdelen ska delvis finansieras genom hyresintäkt från förening. Jämställdhet Berör ärendet kvinnor, män, flickor eller pojkar? Ja Synliggör ärendet kvinnor, män, flickor och pojkar? Ja Kan ärendet få olika effekter för kvinnor och män, flickor och pojkar? Ja Sida 21 av 66
TJÄNSTESKRIVELSE 3 (4) Datum Dnr 2018-10-19 KS18.680 Hur påverkar ärendet kommunens jämställdhetsmål? Bidrar till att målen uppfylls Ärendet berör både kvinnor, män, flickor och pojkar då alla kan komma i kontakt med hallen så som idrottsutövare eller förälder och anhörig vid evenemang. Enligt kommunens handlingsplan för jämställdhet ska kommunen verka för allas rätt att delta i ett idrottsliv och säkerställa att idrottsanläggningar kan tillhandahållas och vara tillgängliga på samma villkor för kvinnor och män, flickor och pojkar. Då flickor är färre i antal totalt sett i kommunens idrottsliv, skulle en investering i alternativ 1 medföra ökade möjligheter för gymnastikidrott som i dagsläget har en dominans av flickor som idrottar. Den aktuella fördelningen avseende aktivitetstillfällen i ungdomsorganisationerna (fritid) totalt för Lerums kommun är flickor 46 % oh pojkar 54 %. Hösten 2016 var andelen 98 % flickor och 2 % pojkar i gymnastikföreningen. Förslaget skulle därmed bidra till en mer likvärdig resursfördelning av lokaler mellan flickor och pojkar. Bedömning Tillskottet av en fullstor idrottshall i Gråbo fyller ett behov såväl för Gråbo grundskolor som för kommunens föreningsliv. Dagtid är befintlig idrottshall fullbokad av skolan och kan i dagsläget inte rymma det förväntat ökande elevantalet under kommande år. Redan i nuläget har befintlig hall svårt att räcka till för skolornas behov och får i allt för hög grad styra övrig schemaläggning. Kvällstid är befintlig hall fullbokad av föreningslivet och även helgerna är i hög grad bokade. En ökad hallkapacitet ger bättre träningsmöjlighet för föreningslivet och förutsättningar till utökad verksamhet. Det ger även bättre förutsättningar för nya idrottsformer. Gråbo gymnastikförening har under de senaste åren haft ett snabbt stigande medlemsantal och man har svårt att ta emot nya medlemmar. Tillgången till specialanpassade lokaler är en begränsande faktor. Kommunen kan i dagsläget inte erbjuda någon lokal som ger förutsättningar för de specialredskap som flera av de olika gymnastikgrenarna kräver som hoppgrop och speciella golvfästen för barr. Ett tillskott av en gymnastikdel i anslutning till den nya hallen skulle ge gymnastikidrotten avsevärt bättre förutsättningar med en specialanpassad lokal som möjliggör träning på hemmaplan i de olika gymnastikgrenarna. Utifrån ovanstående rekommenderar förvaltningen kommunstyrelsen att besluta enligt alternativ 1. Sida 22 av 66
TJÄNSTESKRIVELSE 4 (4) Datum Dnr 2018-10-19 KS18.680 Tidplan Projektering av förfrågningsunderlag november 2018 februari 2019 Upphandling Byggstart mars maj juni Produktion juni 2019 augusti 2020 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om ianspråktagande av investeringsmedel Beslutet ska skickas till Emelie Andréasson, byggprojektledare Magnus Bladh, planeringsledare Sektor samhällsbyggnad Annika Sjöberg Sektorchef Peter Ringström tf Enhetschef projektenheten Sida 23 av 66
Ledningssystem för elevhälsans psykologiska insats KS18.1140 Sida 24 av 66
TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Datum Dnr 2018-10-17 KS18.1140 Lärande Ingela Andersson Verksamhetschef Ingela.Andersson@lerum.se Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse om ledningssystem för elevhälsans psykologiska insats Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner ledningssystemet för elevhälsans psykologiska insats. Kommunstyrelsen beslutar, i egenskap av vårdgivare, att utse Ingela Andersson till att fullgöra uppdraget som verksamhetschef enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) för elevhälsans psykologiska insatser. Sammanfattning Kommunstyrelsen är ansvarig vårdgivare för de delar av elevhälsans psykologiska insats som lyder under HSL. Det gäller främst det arbete som görs vid psykologutredningar och journalföring. Enligt HSL ska det inom all hälso- och sjukvård finnas en verksamhetschef som har det samlade ledningsansvaret. Kommunstyrelsen ansvarar för att utse verksamhetschef enligt HSL som representerar vårdgivaren. Verksamhetschefen har det samlade ledningsansvaret och uppdrar åt skolpsykolog att utföra enskilda ledningsuppgifter. Enligt HSL åligger det även vårdgivaren att ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr 212000-1447 Lerums kommun Bagges torg 0302-52 10 00 (vx) www.lerum.se Pg 3 31 43-9 443 80 Lerum 0302-52 11 18 (fax) kommun@lerum.se Bg 547-6239 Sida 25 av 66
TJÄNSTESKRIVELSE 2 (2) Datum Dnr 2018-10-17 KS18.1140 Bakgrund I ledningssystemet beskrivs de processer och rutiner som finns i verksamheten, behovet av samverkan och hur den sker, samt krav beträffande psykologens kompetens. I ledningssystemet beskrivs också hur det systematiska kvalitetsarbetet ska genomföras och hur avvikelser hanteras. Detta för att vårdgivaren, med stöd av ledningssystemet, ska kunna planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Jämställdhet Berör ärendet kvinnor, män, flickor eller pojkar? Ja Synliggör ärendet kvinnor, män, flickor och pojkar? Nej Kan ärendet få olika effekter för kvinnor och män, flickor och pojkar? Nej Hur påverkar ärendet kommunens jämställdhetsmål? Påverkar inte målen Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om ledningssystem för elevhälsans psykologiska insats Ledningssystem för elevhälsans psykologiska insats, KS18.1140-1 Beslutet ska skickas till Elisabeth Westin, sektorschef Sektor lärande Ingela Andersson, verksamhetschef Sektor lärande Sektor lärande Elisabeth Westin Sektorschef Ingela Andersson Verksamhetschef Sida 26 av 66
Sida 27 av 66
Sida 28 av 66
Sida 29 av 66
Sida 30 av 66
Sida 31 av 66
Sida 32 av 66
Sida 33 av 66
Sida 34 av 66
Sida 35 av 66
Sida 36 av 66
Sida 37 av 66
Sida 38 av 66
Sida 39 av 66
Sida 40 av 66
Sida 41 av 66
Sida 42 av 66
Sida 43 av 66
Sida 44 av 66
Sida 45 av 66
Sida 46 av 66
Sida 47 av 66
Sida 48 av 66
Sida 49 av 66
Sida 50 av 66
Sida 51 av 66
Sida 52 av 66
Sida 53 av 66
Sida 54 av 66
Framtida driftsform för öppen ungdomsverksamhet och öppen fritidsverksamhet KS18.1039 Sida 55 av 66
TJÄNSTESKRIVELSE 1 (7) Datum Dnr 2018-10-16 KS18.1039 Lärande Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse om framtida driftsform för öppen ungdomsverksamhet och öppen fritidsverksamhet Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att driften av all öppen ungdomsverksamhet övergår i kommunal regi. Kommunstyrelsen beslutar att driften av all öppen fritidsverksamhet övergår i kommunal regi. Sammanfattning Förvaltningen har fått i uppdrag att utveckla fritidsgårdsverksamheten i hela kommunen utifrån behov och önskemål. För att skapa den flexibilitet och mobilitet som efterfrågas för att fortsätta att utveckla fritidsgårdsverksamheten, samtidigt som personalens kompetens stärks och ledarskapet förtydligas, anser förvaltningen att all verksamheten bör ha en enhetlig driftsform. Förvaltningen presenterar två alternativ. I alternativ 1 är rektor för grundskola med äldre elever ansvarig och anställer då egen personal som driver verksamheten. I alternativ 2 är också rektor för grundskola med äldre elever ansvarig för verksamheten men beställer tjänsten av en entreprenör som upphandlas. Förvaltningen förordar alternativ 1. Även den öppna fritidsverksamheten/fritidsklubb berörs av olika driftsformer. Förvaltningen förordar att all verksamhet från och med januari 2019 övergår i kommunal drift för att underlätta rektors ansvar i enlighet med skollagen. Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr 212000-1447 Lerums kommun Bagges torg 0302-52 10 00 (vx) www.lerum.se Pg 3 31 43-9 443 80 Lerum 0302-52 11 18 (fax) kommun@lerum.se Bg 547-6239 Sida 56 av 66
TJÄNSTESKRIVELSE 2 (7) Datum Dnr 2018-10-16 KS18.1039 Bakgrund Förvaltningen har fått i uppdrag att utveckla fritidsgårdsverksamheten i hela kommunen utifrån behov och önskemål. Det arbete som genomförts med anledning av uppdrag har identifierat ett antal utvecklingsområden: Gårdarnas attraktivitet för en mer representativ målgrupp måste öka. Verksamheten ska ha sitt fokus på delaktighet - andelen medskapande och ungdomsdriven verksamhet behöver utökas. Förändrad målgrupp från årskurs 7 till och med det år de fyller 20 år. Mötesplatser (gårdar)för årskurs 7-9 i de orter som har högstadieskolor samt en mötesplats för äldre ungdomar. Ökad mobilitet i tid och rum. Samverkan mellan gårdarna, civilsamhället och fältassistentgruppen och övriga kommunala verksamheter behöver stärkas. Mer samlad och kraftfull kompetensutvecklingsinsats för berörd personal. Flexibilitet i verksamhet och fördelning av resurser mellan aktiviteter och verksamheter. Tydligare ledning och samordning av verksamheten. Fler relationsskapande kontakter med ungdomar (uppsökande verksamhet) både åldersgruppen högstadiet och gymnasiet men kanske även de yngre ungdomarna inom mellanstadiet i syfte att öka attraktiviteten kring gårdens verksamhet samt att öka andelen ungdomsproducerad verksamhet. Samverkan med skola ska bevaras och utvecklas. Samsyn och förtydligande av uppdraget. Styrdokumenten behöver ses över. Det fortsatta utvecklingsarbetet tar sig en utgångspunkt i ovan identifierade utvecklingsområden. De fritidsgårdar som idag finns inom kommunen har olika driftsformer. Verksamheten i Gråbo och Floda drivs i kommunal regi och har en grundskolerektor som ansvarig chef. Motsvarande verksamhet i Lerum och Stenkullen drivs av en entreprenör med fritidschefen som ansvarig beställare inom kommunen. Fritidschefen har också ett samordnande uppdrag för hela verksamhetsområdet inom kommunen. Nuvarande entreprenör, Kreativ Fritid, har uppdrag att bedriva verksamheten till och med 2018-12-31. Kommunen har erbjudit en förlängning enligt nuvarande avtal till och med 2020-06-30 som entreprenören under augusti 2018 valt att tacka nej till. Sida 57 av 66
TJÄNSTESKRIVELSE 3 (7) Datum Dnr 2018-10-16 KS18.1039 I och med att nuvarande entreprenör valt att avstå från en förlängning av gällande avtal kommer verksamheten i Lerum/Stenkullen att tas över av kommunen från och med januari 2019 i avvaktan på politiskt ställningstagande kring framtida driftsform för verksamheten. Förslaget För att skapa den flexibilitet och mobilitet som efterfrågas för att fortsätta att utveckla fritidsgårdsverksamheten, samtidigt som personalens kompetens stärks och ledarskapet förtydligas, anser förvaltningen att all verksamhet bör ha en enhetlig driftsform. Fritidsgården kan fylla en kompensatorisk funktion för vissa ungdomar. Eftersom alla ungdomar går i skolan har personal inom skolan god kännedom om deras behov. Att det finns en tät kommunikation mellan skola och gård gynnar det totala arbetet med ungdomarna. Fritidsgården bemannas med annan typ av kompetens såsom fritidsledare, socialpedagoger, dramapedagoger med mera som också kan verka inom ramen för den ordinarie skolverksamheten och därmed ge nya möjligheter. Om skola och fritidsgård kan samordna och använda sig av dessa funktioner finns det ekonomiska möjligheter att bredda de olika verksamheternas kompetensförsörjning med olika personalfunktioner. Ungdomar tar med sig det som händer på kvällar och helger in i skolan. Relationer finns i skolan och på fritiden. Ungdomar möts i olika forum och på olika sätt. Det som händer i det ena forumet påverkar det som händer i andra forum. Det finns inte alltid i vardagen möjlighet att organisera för överföring av kunskap/information mellan olika verksamheter och därför behöver det finnas smidiga och naturliga kommunikationsvägar, vilket underlättas om man tillhör samma organisation. Mot bakgrund av ovanstående innebär den fortsatta utvecklingen av verksamhetsområdet att rektor för grundskola med elever i årskurs 7-9 ska vara ansvarig och chef över fritidsgården/den öppna ungdomsverksamheten i för dessa åldersgrupper. Med anledning av detta ser förvaltningen två alternativ för framtida driftsform. 1. All verksamhet för ungdomar i årskurs 7-9 inom hela kommunen drivs i kommunal regi. Ansvariga för verksamheten är de rektorer som har elever i motsvarande åldersgrupp. Verksamheten för äldre ungdomar (gymnasieåldern) drivs också av kommunen. Ansvarig för denna verksamhet är förvaltningens fritidschef. Vid beslut enligt detta alternativ kvarstår verksamheten i kommunal regi såsom den ser ut per 1 januari 2019. Sida 58 av 66
TJÄNSTESKRIVELSE 4 (7) Datum Dnr 2018-10-16 KS18.1039 2. All verksamhet för ungdomar i årskurs 7-9 inom hela kommunen drivs av en entreprenör. Beställare och ansvariga för verksamheten är de rektorer som har elever i motsvarande åldersgrupp. Verksamheten för äldre ungdomar (gymnasieåldern) drivs också av en entreprenör. Beställare och ansvarig för denna verksamhet är förvaltningens fritidschef. Vid beslut enligt detta alternativ konkurrensutsätts verksamheten genom upphandling, så snart som möjligt. Nytt avtal med entreprenör kan tidigast gälla from 2019-07-01. Konsekvens för alternativ 1. Verksamheten drivs fullt ut i kommunal regi. Rektor alternativt fritidschef anställer den personal som behövs för uppdraget. Behov av eventuella förändringar i organisation eller kompetens kopplat till uppdraget kan hanteras direkt utan inväntan av nya avtalsperioder och nya villkor kopplat mot avtalad entreprenör. Det kompensatoriska uppdrag som den öppna ungdomsverksamheten kan ha för vissa ungdomar och den personella kontakten under skoldagen underlättas om alla anställda finns inom samma organisation där rektor har fullt mandat att styra sin organisation i takt med behov och uppdrag. Förvaltningen har nyligen låtit en extern part se över den resursmodell som används inom sektor lärande. Denna utredning visar tydligt att budgetens storlek och variation av uppdrag/verksamheter påverkar ansvarig chefs möjlighet att inom tilldelad budgetram klara sina uppdrag. Ökad budget och variation ger ökade möjligheter att hitta flexibla, ekonomiskt smarta lösningar på tillkommande behov under aktuellt budgetår. Detta är ytterligare en positiv konsekvens av alternativ 1. Alternativet innebär att den verksamhet som startar upp under januari 2019 i kommunal regi, finns kvar i sin nuvarande form även efter sommaren 2019. Konsekvens för alternativ 2. Såväl den sedan tidigare kommunala verksamheten i Floda och Gråbo som den sedan januari 2019 i Lerum och Stenkullen övergår till entreprenör. Befintlig personal erbjuds övergång till entreprenör enligt villkor i Lagen om anställningsskydd (verksamhetsövergång). Respektive ansvarig chef tillsammans med ansvarig verksamhetschef tar fram nya former för samverkan och dialog med entreprenör i syfte att stärka de utvecklingsområden som identifierats för verksamheten. Sida 59 av 66
TJÄNSTESKRIVELSE 5 (7) Datum Dnr 2018-10-16 KS18.1039 Insynen i verksamheten, flexibilitet, planering och bemanning/kompetens är faktorer som är svårare att påverka vid en entreprenadform. Redan i samband med upphandlingen behöver vissa villkor och förutsättningar läggas fast för att en entreprenör ska vara intresserad av uppdraget och förstå dess ekonomiska och kompetensmässiga villkor. Vid detta alternativ behöver detta bevakas och synliggöras vid upphandling och avtalstecknande så att utveckling av verksamheten inte försvåras av entreprenadformen. Verksamheten för de äldre ungdomarna är mer unik och har inte samma tydliga koppling mot gymnasiet i Lerum eftersom flera ungdomar studerar på annan ort/skola. Däremot behöver ansvarig beställare (fritidschefen) ha samma insyn i verksamheten i syfte att underlätta samverkan med andra kommunala och civila samarbetspartners såsom fältassistenter, myndigheter och föreningsliv m.fl. Slutsats Med anledning av de utvecklingsområden som har identifierats med en hög grad av flexibilitet i uppdrag och omfattning samt de ekonomiska förutsättningar som råder förordar förvaltningen en driftsform som är helt kommunal. Öppen fritidsverksamhet fritidsklubb Översynen av den öppna ungdomsverksamheten (fritidsgården) har också inneburit att fritidsklubbarnas verksamhet berörts. Idag finns ett samband mellan de två olika verksamheterna rent personellt och utifrån att delar av verksamheten sker på entreprenad medan andra delar sker i kommunal regi. Fritidsklubben på fem grundskolor i Lerum/Stenkullen drivs till och med 2018-12-31 av en entreprenör, Kreativ Fritid. Då entreprenören valt att inte förlänga nuvarande avtal för fritidsgårdar påverkas på samma sätt det uppdrag entreprenören haft kring fritidsklubbar. Den öppna fritidsverksamheten (fritidsklubb) finns idag på alla skolor som har elever i årskurs 4-5. Verksamhetens uppdrag och syfte definieras i skollagen och rektor är ansvarig för verkställande och genomförande. När det är lämpligt samordnar flera skolor verksamheten till en geografisk plats. Personal på fritidshemmen och de fritidsklubbar som idag har kommunal drift är idag involverade kring eleverna även på skoltid eftersom de är en del av skolans arbetslag. De rektorer som idag har en entreprenör som driver verksamheten har inte möjlighet att ställa krav på deltagande i arbetslaget i samma omfattning och med samma flexibilitet. Detta eftersom entreprenörens uppdrag reglerats i avtal, vilket är en förutsättning för genomförande av upphandlingen. Sida 60 av 66
TJÄNSTESKRIVELSE 6 (7) Datum Dnr 2018-10-16 KS18.1039 Att äga klubben innebär att rektor kan organisera personalen på ett mer effektivt sätt samt synkronisera fritidshemmet och fritidsklubben. Detta är, inte minst, viktigt på lov då man kan samköra och arbeta mer flexibelt mellan dessa verksamhetsformer. Att personal känner till elever som har särskilda behov och kan anpassa klubben på samma sätt som man anpassar i skolan och på fritids är en annan fördel med att rektor kan organisera för hela sitt ansvar. Om rektor organiserar och planerar klubbverksamheten kan hen utveckla den till att innehålla åtgärder på individnivå, utifrån en helhetssyn på eleven, i de fall eleven har särskilda behov eller i syfte att arbeta hälsofrämjande. Rektors arbete att driva och ta ansvar för verksamheten inom ramen för fritidsklubbarna försvåras av entreprenaddriften. Insynen i verksamheten, planering och bemanning/kompetens är faktorer som är svårare att påverka vid en entreprenadform. Därför föreslår förvaltningen att all öppen fritidsverksamhet from 2019 drivs i egen regi. Ekonomi Förslaget innebär inga tillkommande kostnader. Däremot skapar en ökad ekonomisk budget, för ansvariga enhetschefer inom kommunen, ökad flexibilitet. Det blir lättare att hitta nya mer ekonomiskt effektiva lösningar inom befintlig budget när nya behov uppstår. Jämställdhet Berör ärendet kvinnor, män, flickor eller pojkar? Ja Synliggör ärendet kvinnor, män, flickor och pojkar? Nej Kan ärendet få olika effekter för kvinnor och män, flickor och pojkar? Nej Hur påverkar ärendet kommunens jämställdhetsmål? Påverkar inte målen Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om framtida driftsform för öppen ungdomsverksamhet och öppen fritidsverksamhet KS18.1039. Beslutet ska skickas till Dick Berg, fritidschef sektor lärande Marie F Nilsson, verksamhetschef sektor lärande Karin Persson, verksamhetschef sektor lärande Elisabeth Westin, sektorchef lärande Sida 61 av 66
TJÄNSTESKRIVELSE 7 (7) Datum Dnr 2018-10-16 KS18.1039 Sektor lärande Elisabeth Westin Sektorchef lärande Marie F Nilsson Verksamhetschef Sida 62 av 66
Upphandling av ramavtal för markarbete på totalentreprenad KS18.1072 Sida 4 av 7
TJÄNSTESKRIVELSE 1 (3) Datum Dnr 2018-10-19 KS18.1072 Stab och Utveckling Berith Olsson Upphandlare berith.olsson@lerum.se Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse om upphandling av ramavtal för markarbete på totalentreprenad Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar godkänna upphandlingsdokument avseende upphandling av ramavtal för markarbete på totalentreprenad till Sektor samhällsbyggnad. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Sammanfattning Upphandlingsdokument avser ramavtal för markarbete på totalentreprenad till Sektor samhällsbyggnad. Gällande ramavtal löper ut den 31 december 2018 och en ny upphandling behöver genomföras. Förvaltningen har tagit fram ett förslag på upphandlingsdokument. I LOU (Lagen om offentlig upphandling) benämns det som upphandlingsdokument (= tidigare förfrågningsunderlag). Upphandlingsdokumentet är belagt med sekretess och sänds därför ut separat. Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr 212000-1447 Lerums kommun Bagges torg 0302-52 10 00 (vx) www.lerum.se Pg 3 31 43-9 443 80 Lerum 0302-52 11 18 (fax) kommun@lerum.se Bg 547-6239 Sida 5 av 7
TJÄNSTESKRIVELSE 2 (3) Datum Dnr 2018-10-19 KS18.1072 Bakgrund Nuvarande ramavtal för markarbete på totalentreprenad löper ut den 31 december 2018 och kommunen behöver genomföra en ny upphandling. Upphandlingsdokument avser ramavtal för markarbete på totalentreprenad. Ramavtal tecknas för fyra år. Kommunen har ensidig rätt att säga upp ramavtalet efter att två år har löpt. Kraven på anbudsgivare framgår under punkterna AFB.51, AFB.511 och AFB.52 i de administrativa föreskrifterna. Ekonomi Kostnad för markarbete på totalentreprenad ingår i Sektor samhällsbyggnads befintliga driftbudget. Miljökrav och sociala krav I denna upphandling har särskild hänsyn tagits till leverantörens miljöpåverkan genom att leverantören ska ha miljömål som berör leverantörens huvudsakliga miljöpåverkan i de delar av organisationen som avser att leverera det som upphandlingen omfattar. Miljömålen ska leda till ständiga förbättringar och det ska finnas en handlingsplan för att nå målen. Handlingsplanen ska följas upp minst en gång per år inom leverantörens organisation. Leverantören ska leva upp till de sociala krav som CEMR-deklarationen avser. När leverantören utför uppdrag åt kommunen ska leverantören arbeta utifrån denna grundsyn och ge kvinnor och män lika förutsättningar. Leverantören ska leva upp till de krav avseende miljö, anti-diskriminering och arbetsmiljö som finns i Ramavtalsvillkoren under punkt om Särskilda kontraktsvillkor i upphandlingsdokumentet. Miljökrav på entreprenaden för markarbete framgår av upphandlingsdokumenten. Strategisk inriktning Den strategiska inriktningen är miljö. Jämställdhet Berör ärendet kvinnor, män, flickor eller pojkar? Ja Synliggör ärendet kvinnor, män, flickor och pojkar? Nej Kan ärendet få olika effekter för kvinnor och män, flickor och pojkar? Nej Sida 6 av 7
TJÄNSTESKRIVELSE 3 (3) Datum Dnr 2018-10-19 KS18.1072 Hur påverkar ärendet kommunens jämställdhetsmål? Bidrar till att målen uppfylls Upphandlad leverantör ska följa lagstiftningen vad det gäller jämställdhet och antidiskriminering (diskrimineringslagen 2008:567). Krav finns i upphandlingsdokumentet. Utvärdering Av de anbud som uppfyller samtliga obligatoriska krav och att anbudsgivaren uppfyller ställda krav i upphandlingsdokumentet kommer det anbud att antas som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt utvärderingen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om upphandling av ramavtal för markarbete på totalentreprenad Förfrågningsunderlag Beslutet ska skickas till Lisa Edler, enhetschef Berith Olsson, upphandlare Annika Sjöberg, sektorschef Sektor samhällsbyggnad Annika Sjöberg Sektorchef Berith Olsson Upphandlare Sida 7 av 7
Val av representant till Lerum Centrumutveckling, handlingsplan KS15.1032 Sida 4 av 5
Sida 5 av 5