Plats och tid Lessebo kommunkontor tisdagen den 9 februari 2016, kl. 13.30-16.30 ande Övriga deltagare Utses att justera Monica Widnemark (s) ordf. Lars Altgård (s), 2:e vice ordf. Göran Borg (s) Charlotta Book (s) Roger Hultenius (s) Örjan Wilhelmsson (s) Anders Jonsäng (c), 1:e vice ordf. Marcus Dackling (m) Margareta Löfström (m) Ingemar Aronsson (sd) Patrik Nyquist (v) Kommunchef Christina Nyquist Kanslisamordnare Ann Robért-Strand Ekonomichef Göran Jörgensson Johan Johansson, Skogssällskapet 16 VD Håkan Bergström 17 Utvecklingsstrateg Camilla Thure 20-22 Anders Jonsäng (c) Justeringens plats och tid Lessebo kommunkontor torsdagen den 11 februari 2016, kl. 13.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 16-36 Ann Robért-Strand Ordförande Monica Widnemark Justerande Anders Jonsäng Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum för anslags uppsättande 2016-02-12 Datum för anslags 2016-03-05 nedtagande Förvaringsplats för protokollet Lessebo kommunkontor Underskrift Ann Robért-Strand 1
Förteckning över ärenden Val av justerare 16 Information från skogssällskapet 3 17 Redovisning - AB Lessebohus och AB Lessebo Fastigheter 4 18 Förslag till detaljplan för Lessebo samhälle område Grycksbo 1 m.fl. 2013/23 5 19 Försäljning av Dångatorpet, Lessebo 2015/154 6 20 Informationssäkerhetsinstruktion användare 2016/9 7 21 Årlig rapportering om kommunens generella krisberedskap 2015 - RSA 2016/11 8 22 Internkontroll enligt kontrollplan för 2015 2015/169 9 23 Intern kontrollplan för 2016 2016/10 10 24 Statligt stöd - direktavskrivning 2015/171 11 25 Resultatinformation Kapitalförvaltning 2015 2016/8 12 26 Förslag till arkivreglemente för Lessebo kommun 2016/3 13 27 Lessebo kommuns överinsats i Kommuninvest ek. för. 2016/22 14 28 Återrapportering internbudget 2016 2015/72 15 29 Ombyggnad av Bergdala avloppsreningsverk 2015/104 16 30 Detaljplan för kv Vega 22 och Vega 27 till flerbostadshus 2015/144 17 31 Planuppdrag angående detaljplan för Lessebo 9:1 2016/24 18 32 Ny översiktsplan (ÖPL) för Lessebo kommun 2016/25 19 33 Delgivningar/rapporter 2016/1 20 34 Redovisning av delegationsbeslut 2016/2 21 35 Tilläggsanslag för nyggnad av matsal Gökaskratts camping 2016/26 22 36 Information 23 2
16 Information från Skogssällskapet Informationen noteras till protokollet. Johan Johansson från Skogssällskapet informerar om kommunens skogar och strategiplan för skogsavverkning. 3
17 Redovisning - AB Lessebohus och AB Lessebo Fastigheter Informationen noteras till protokollet. Enligt ägaranvisning punkt 7 - Insyn och ledningsfunktion ska bolagen fortlöpande informera till kommunstyrelsen. VD Håkan Bergström informerar om verksamheterna i de kommunala bolagen AB Lessebohus och AB Lessebo Fastigheter. 4
18 Dnr 2013/23-21 Förslag till detaljplan för Lessebo samhälle område Grycksbo 1 m.fl. föreslår kommunfullmäktige besluta att anta detaljplan för Lessebo samhälle, område kv. Grycksbo, enligt planoch bygglagen kap. 5 27. Förslag till ny detaljplan för kv. Grycksbo har varit utsänt för granskning varvid 3 yttranden inkom till plan- och miljöförvaltningen. Av dessa har endast ett av yttrandena ytterligare synpunkter på förslaget. Syftet med planen är att möjliggöra större andel industrimark än nuvarande markanvändning samt vad gällande detaljplan tillåter. Detta föreslås ske genom att minska befintlig väg samt vändplan i planområdets mitt. I detaljplanen avses även u-områden för huvudledningar införas. Plan- och miljönämnden har 2015-12-02 86 godkänt den upprättade detaljplanen och överlämnat den till fullmäktige för antagande. sunderlag Plan- och miljönämndens protokoll 2015-12-02 86. Antagande handlingar 2015-11-09. Plankarta 2015-11-18. Arbetsutskottets protokoll 2016-01-26 1. 5
19 Dnr 2015/154-29 Försäljning av Dångatorpet, Lessebo beslutar att godkänna att KFT-nämnden styckar av en tomt från fastigheten Lessebo 2:18 och säljer Dångatorpet efter att lagfart erhållits. Lessebo kommun äger ett torp i skogen norr om Lessebo samhälle (Dångatorpet). Torpet har senast utnyttjats av Friluftsfrämjandet. Friluftsfrämjandet har sagt upp nyttjandet av fastigheten och har idag en del material kvar i fastigheten. Torpet ligger på en större fastighet, Lessebo 2:18, lämpligt är att stycka av de öppna ytorna runt torpet cirka 4300 m2. Torpet är 110 m2 i bottenyta, det finns även en liten vindsvåning. KFT-nämnden har vid sammanträde 2015-11-16 81 beslutat att hos kommunstyrelsen begära att få stycka av en tomt och sälja Dångatorpet efter att lagfart har erhållits. sunderlag KFT-nämndens protokoll 2015-11-16 86. Arbetsutskottets protokoll 2016-01-26 2. sexpediering KFT-nämnden 6
20 Dnr 2016/9-10 Informationssäkerhetsinstruktion användare beslutar att anta reviderat styrdokument Informationssäkerhetsinstruktion Användare. antog i februari 2009 informationssäkerhetsinstruktion Användare. Den är framtagen efter basnivå för informationssäkerhet (BITS) som togs fram för Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Revidering har gjorts med anledning av organisatoriska förändringar samt med anledning av att URL-filter införs för att minska risken för skadlig kod och otillbörlig användning av webbsidor m.m. Utvecklingsstrateg Camilla Thure redogör för ärendet. sunderlag Informationssäkerhetsinstruktion användare. Arbetsutskottets protokoll 2016-01-26 3. sexpediering Utvecklingsstraget 7
21 Dnr 2016/11-18 Årlig rapportering om kommunens generella krisberedskap 2015 - RSA beslutar att anta förslag till 2015 års uppföljning av Lessebo kommun enligt LEH samt Överenskommelse om kommunernas krisberedskap. Lessebo kommun får statlig ersättning med motsvarande 401 370 kr för uppgifter enligt lag (2006:544) om kommuner och landstings uppgifter inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH) samt Överenskommelse om kommunernas krisberedskap. Lessebo kommun ska redovisa för MSB och Länsstyrelse hur ersättningen har används, vilka åtgärder som vidtagits enl. kap. 2 i LEH och hur åtgärderna påverkat krisberedskapen. Syftet med uppföljningen är att myndigheten ska få en översiktlig bild över krisberedskapen på lokal nivå samt att mäta effekterna av den statliga ersättningen för uppgifterna enligt LEH. En del uppgifter ligger också till grund för MSB:s statistikdatabas IDA samt SKL:s rapport Öppna jämförelser Trygghet och säkerhet. Den statliga ersättningen kan reduceras eller falla bort om inte kommunen fullföljer uppgifter eller om den finansierar annan verksamhet än vad som är förenligt med lag och överenskommelse. Uppföljningen ska rapporteras till Länsstyrelsen senast den 15 februari vart och ett av mandatperiodens fyra år. Utvecklingsstrateg Camilla Thure redogör för ärendet. sunderlag Uppföljning av statlig ersättning och Lessebokommuns krisberedskapsförmåga. Arbetsutskottets protokoll 2016-01-26 4. sexpediering Utvecklingsstrateg 8
22 Dnr 2015/169-10 Internkontroll enligt kontrollplan för 2015 beslutar att lägga informationen till handlingarna. Internkontroll enligt Intern kontrollplan för 2015 är genomförd för kommunledningsförvaltningen. Följande processer har kontrollerats inom kommunstyrelsens verksamhetsområden: Ekonomisk rapportering enligt kommunstyrelsens arbetsordning Styrelsebeslut Finansieringspolicy Köptrohet Upphandling Diarieföring Sårbarheten på strategiska poster Rehabilitering fattas i rätt instans Kommunfullmäktigebeslut KFT-nämnden, plan- och miljönämnden och socialnämnden har för kännedom lämnat redovisning av internkontroll för 2015. Utvecklingsstrateg Camilla Thure redogör för ärendet. sunderlag Rehabilitering Verkställighet styrelsebeslut Verkställighet kommunfullmäktigebeslut Ekonomisk rapportering samt finanspolicy Diarieföring Upphandling enligt LOU Sårbarhet strategiska poster fattas i rätt instans KFT-nämndens redovisning av internkontroll 2015 PM-nämndens redovisning av internkontroll 2015 Socialnämndens redovisning av internkontroll 2015 Arbetsutskottets protokoll 2016-01-26 5. 9
23 Dnr 2016/10-10 Intern kontrollplan för 2016 beslutar 1. Anta förslag till Intern Kontrollplan för 2016. 2. Samtliga nämnder och helägda bolag återredovisar genomförda internkontroller till kommunstyrelsen som har förstärkt upplysningsplikt. Kommunledningskontoret har lämnat förslag till ny intern kontrollplan för 2016. Reglemente och anvisningar för intern kontroll har antagits av kommunfullmäktige 2012-12-17. sunderlag Intern kontrollplan för 2016. Arbetsutskottets protokoll 2016-01-26 6. sexpediering Kommunchefen 10
24 Dnr 2015/171-13 Statligt stöd - direktavskrivning beslutar 1. Direktavskriva 6 757 tkr som kostnad i 2015 års redovisning enligt bilaga. 2. Medel avräknas i 2015 års redovisning och täcks ur det generella statsbidraget för nyanlända. I samband med redovisning av Nytt statligt stöd (Ks 9/2016) angavs att kommunledningskontoret medelsanvisar ur det generella statsbidraget som erhölls 2015. Under de senaste tre åren har Lessebo kommun hyrt 4 st. paviljonger, anpassat lokaler för både förskola och skolundervisning samt anskaffat inredning. Avgränsningen mellan aktivering av investering är, antal år som objektet genererar intäkter vilket anger avskrivningstiden, nyttjandetiden. När osäkerheten är tillräckligt stor och därtill den stora flyttningsfrekvensen torde Lessebo kommun i möjligaste mån direkt avskriva lämpliga och nödvändiga investeringar föranledda av nyanlända och asylsökande. Inom ramen för erhållet generellt statsbidrag beslutar kommunstyrelsen vilka investeringar som skall direktavskrivas d.v.s. redovisas som kostnad. Detta kan också anföras på helägda bolag. Förslaget enligt ovan är att totala investeringar på 6 251 tkr direktavskrivs i 2015 års redovisning. Därtill avräknas ombyggnaden av lokaler för Bron med 506 tkr. Ekonomichef Göran Jörgensson redogör för ärendet. sunderlag Tjänsteskrivelse direktavskrivning 2016-01-26. Arbetsutskottets protokoll 2016-01-26 7. sexpediering Ekonomikontoret 11
25 Dnr 2016/8-10 Resultatinformation Kapitalförvaltning 2015 beslutar att lägga informationen till handlingarna. I bilaga redovisas årets sista månadsrapport från kommunens förvaltare DNB Asset Management AB. Totala portföljen har ökat 2,47 % (11,3%) jämfört med föregående årsskifte och har ett övervärde på 9 979 tkr (15 616 tkr). Bokförd och realiserad avkastning uppgår till 8 580 tkr eller 8,3 % (5 522 tkr). I bilaga redovisas även AB Lessebo Fastigheters sista månadsrapport. Marknadsvärdet uppgår till 1 963 tkr och har övervärde på 329 tkr. Fr.o.m. 1 januari 2016 är Öhmans Fonder kapitalförvaltare för Lessebo kommuns och AB Lessebo Fastigheter efter det att de har förvärvat DNB Asset Management AB (redovisat på Ks au den 22 september 106). Uppdraget löper vidare enligt avtal. I kommande årsredovisning kommer utförligare kommentarer av utfallet av finansiella intäkter och kostnader. Vidare redovisas i bilaga saldorapport för koncernens likvida medel per den sista december 2015 och då ingår det statliga stödet, som generellt statsbidrag, på drygt 43 mkr. sunderlag Tjänsteskrivelse 2016-01-18. Månadsrapport december 2015, 2016-01-11. Arbetsutskottets protokoll 2016-01-26 8. sexpediering Ekonomikontoret 12
26 Dnr 2016/3-10 Förslag till arkivreglemente för Lessebo kommun föreslår kommunfullmäktige besluta 1. Anta arkivreglemente för Lessebo kommun. 2. Ersätter reglemente som antogs av kommunfullmäktige 1996-11-25 84. Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas. Då behövs noggrann planering och säker förvaring. Kommunerna har ansvar för att verksamhetsinformation bevaras och görs tillgänglig. Det handlar om att säkerställa en långsiktig informationsförsörjning. Kommunalförbundet Sydarkivera har arbetat fram förslag till mall för arkivreglemente för förbundsmedlemmarna. Reglementet är utarbetat med hänsyn till att förbundsstyrelsen också är gemensam arkivmyndighet för sina medlemsorganisationer. Förbundsmedlemmarna rekommenderas att besluta i respektive kommunfullmäktige om nytt arkivreglemente. Utifrån mallen för arkivreglementet har det utarbetats ett förslag till nytt arkivreglemente anpassat utifrån Lessebo kommuns förutsättningar. Bestämmelserna i reglementet är teknikneutrala och gäller oavsett hur information lagras, struktureras och förmedlas. Arkivreglementet blir gällande i kommunala företag endast efter associationsrättsligt bindande beslut det vill säga bestämmelser i bolagsordning, ägardirektiv eller motsvarande. sunderlag Förslag till nytt arkivreglemente för Lessebo kommun. Arbetsutskottets protokoll 2016-01-26 9. 13
27 Dnr 2016/22-10 Lessebo kommuns överinsats i Kommuninvest ek. för. beslutar att uppskrivning av andelar i Kommuninvest ekonomisk förening sker med 6 819 895 kronor i 2015 års redovisning till sammanlagt 7 430 400 kronor enligt utgivet bevis om medlemsinsats. Vid kommunstyrelsens sammanträde i juni 2015, 87, beslutades om en begäran om utbetalning av överinsats hos Kommuninvest ekonomisk förening. I bilaga av den 28 januari 2016 redovisar Kommuninvest ekonomisk förening Lessebo kommuns åtagandebesked, besked om skulder och tillgångar, bevis om medlemsinsats samt bevis om överinsats. I 2015 års redovisning sker en uppskrivning av andelskapitalet, för Lessebo kommuns del i Kommuninvest ekonomisk förening, från 610 505 kronor med 6 819 895 kronor mot eget kapital. (Bokföringen sker ej via resultaträkningen). Lessebo kommun har härmed bidragit med den av föreningsstämman beslutade medlemsinsatsen, på 900 kr/invånare, för kapitaluppbyggnaden av Kommuninvest ekonomisk förening. Kommunens andelar, insatskapital i föreningen, uppgår därmed till 7 430 400 kronor. Under andra hälften av 2016 kommer Kommuninvest ekonomisk förening att utbetala kommunens överinsats på 4 231 537 kronor vilket kommer att resultatredovisas som intäkt i 2016 års redovisning. Medlen är beslutade, Ks 87/15, att användas till extraamortering av den långfristiga låneskulden. Ekonomichef Göran Jörgensson redogör för ärendet. sunderlag Tjänsteskrivelse 2016-01-29. Kommuninvest, åtagandebesked 2016-01-28. sexpediering Ekonomikontoret 14
28 Dnr 2015/72-10 Återrapportering internbudget 2016 föreslår kommunfullmäktige besluta att notera informationen till protokollet. Kommunfullmäktige beslutade i ärendet senast vid sammanträde 2015-11-23 80 om Lessebo kommuns budget. Varje nämnd upprättar internbudget 2016 avseende drift utifrån kommunfullmäktiges beslutade budgetram. Budgetprocessens beslutshantering är att varje nämnd senast vid utgången av november fastställer internbudgeten gällande driftverksamheten. Vidare anger respektive nämnd sin kommande verksamhetsbehov och förslag på nya eller ändrade verksamhetsmål som inledning till årsbudget 2017. Återrapportering ska ske till kommunfullmäktige i början 2016 genom ett samlat budgetdokument som avser internbudget 2016. Därtill skall revidering ske av beslutad resultat- finansierings och balansbudget för 2016-2019 med hänsyn till den senaste bedömningen vad gäller skatteresurs, finansiella intäkter och kostnader. Ekonomichef Göran Jörgensson redogöra för ärendet. sunderlag Budget 2016, reviderad med verksamhetsplan 2017 2018 samt nämnders internbudget 2016. Kommunfullmäktiges protokoll 2015-11-23 80. 15
29 Dnr 2015/104-35 Ombyggnad av Bergdala avloppsreningsverk beslutar 1. Bevilja KFT-nämnden investeringsmedel för ombyggnad av Bergdala avloppsreningsverk, med 1 250 tkr, under förutsättning att avtal skrivs med fastighetsägaren, till flyktinganläggningen i Bergdala, för den merkostnad verksamheten tillfogar avloppsreningsverket. 2. Bevilja ett tilläggsanslag med 1 250 tkr, redovisas på 7852, vilket täcks ur rörelsekapital i 2016 års redovisning. KFT-nämnden har vid sammanträde 2015-03-16 begärt tilläggsanslag på 1 050 tkr för ombyggnad av Bergdala avloppsreningsverk. avslog vid sammanträde 2015-09-08 begäran med motiveringen för närvarande finns inget behov. Nu har det inkommit ett förslag från plan- och miljönämnden att förelägga KFTnämnden om ombyggnad av det befintliga avloppsreningsverket i Bergdala. Denna ombyggnad ska vara klar under år 2016. Då tekniska kontoret nu kommit längre i projekteringen bedöms att tilläggsanslaget bör ökas till 1 250 tkr. KFT-nämnden har vid sammanträde 2016-01-18 2 beslutat att hos kommunstyrelsen begära investeringsmedel för ombyggnad av Bergdala avloppsreningsverk. sunderlag KFT-nämndens protokoll 2016-01-18 2. sexpediering KFT-nämnden Ekonomikontoret 16
30 Dnr 2015/144-21 Detaljplan för kv Vega 22 och Vega 27 till flerbostadshus beslutar att lämna planuppdrag till plan- och miljönämnden för att ändra detaljplanen för kv. Vega 22 och 27 till flerbostadshus. Vid Lessebo kommuns strategidag framkom en tydlig politisk viljeinriktning att undersöka möjligheterna att bygga flerbostadshus i kommunen. Ett av de alternativ som diskuterads var att bebygga fastigheterna Vega 22 och Vega 27 i Hovmantorp som idag har en byggrätt för bostäder. Denna byggrätt tillåter dock inte flerbostadshus och inte heller ett högre våningsantal än en våning, varför den gällande detaljplanen först måste ändras innan där kan tillåtas byggnation av flerbostadshus i mer än en våning. För att kunna påbörja ett planarbete krävs ett planuppdrag från kommunstyrelsen. Plan- och miljönämnden har vid sammanträde 2015-10-21 77 beslutat begära planupppdrag hos kommunstyrelsen för ändring av den gällande detaljplanen för kv. Vega 22 och 27 i Hovmantorp, i syfte att undersöka möjligheten att bebygga dessa tomter med flerbostadshus i 2-4 våningar med eventuell suterrängvåning. sunderlag Plan- och miljönämndens protokoll 2015-10-21 77. Arbetsutskottets protokoll 2015-11-16 131. sexpediering Plan- och miljönämnden 17
31 Dnr 2016/24-21 Planuppdrag angående detaljplan för Lessebo 9:1 beslutar att uppdra till plan- och miljönämnden att detaljplanelägga Lessebo 9:1 (Vintervägen) för ett LSS-boende samt ett korttidsboende. Utifrån att lokalerna på Odengatan 8 behöver åtgärdas pågår ett arbeta med olika alternativa lösningar för ett LSS-boende. Den fastighet som bör detaljplaneläggas bedöms vara ca. 6.000 m2. sunderlag Karta över det område som bör detaljplaneläggas (Lessebo 9:1) Tjänsteskrivelse 2016-02-02. sexpediering Plan- och miljönämnden Kommunchefen 18
32 Dnr 2016/25-21 Ny översiktsplan (ÖPL) för Lessebo kommun beslutar 1. Uppdra till Plan- och miljönämnden att arbeta fram en ny översiktsplan samt ett nytt bostadsförsörjningsprogram. 2. Utse Monica Widnemark (s) och Anders Jonsäng (c) att ingå i styrgruppen för ÖPL. har 2014-04-08 62 beslutat att ge kommunchefen i uppdrag att aktualisera översiktsplanen för Lessebo kommun. Länsstyrelsen har lämnat en sammanfattande redogörelse inför aktualitetsförklaring av översiktsplanen i Lessebo kommun 2014-08-20. Länsstyrelsen ser positivt på att Lessebo kommun ser över och tar ställning till översiktsplanens aktualitet. Länsstyrelsen anser att Lessebo kommuns översiktsplan är relativt ny och med den nuvarande bebyggelseutveckling som finns i kommunen är behovet av att göra en ny översiktsplan inte överhängande. Kommunfullmäktige beslutade 2014-11-04 32 att under 2015 påbörja arbetet med kommunens ÖPL för att sedan antas av kommunfullmäktige under mandatperioden samt att arbeta fram nytt bostadsförsörjningsprogram. sunderlag Tjänsteskrivelse 2016-02-02. sexpediering Plan- och miljönämnden Kommunchefen 19
33 Dnr 2016/1-10 Delgivningar/rapporter Informationen noteras till protokollet. Kommunledningskontoret lämnar en redovisning av inkomna skrivelser, protokoll mm enligt nedan. Förvaltningsrätten i Växjö Överklagan om ersättning för extraordinära kostnader för utbildningsverksamhet Flykting strateg Projekt medborgarkunskap innan SFI:n AB Lessebo Fastigheter Protokoll 2015-12-09 AB Kyrkebyn 3 Protokoll 2015-12-09 AB Lessebohus Protokoll 2015-12-09 Länsstyrelsen Ägardirektiv till allmän nytta Kommunernas styrning av bostadsaktiebolagen Räddningstjänsten Östra Kronoberg Tillväxtverket JSM Telefront Protokoll 2016-01-13 Ansökan om förskott nationella projektmedel mötesplats Rapport servicemätning via telefon och e-post 20
34 Dnr 2016/2-10 Redovisning av delegationsbeslut Informationen noteras till protokollet. har överlåtit sin beslutsrätt i vissa ärenden till ordföranden samt tjänstemän, enligt en av kommunstyrelsen antagna delegationsordning 2015-03-10 37. Följande delgeringsbeslut redovisas: Ekonomichefen Upplåning nr 1 21
35 Dnr 2016/26-84 Tilläggsanslag för nybyggnad av matsal Gökaskratts camping beslutar 1. Godkänna att KFT-nämnden 2016 nyttja 2017 års investeringsmedel för ny- och ombyggnad, Gökaskratts camping. 2. Bevilja ett tilläggsanslag på 1 700 tkr, redovisas på projekt 8621, vilket täcks ur rörelsekapital i 2016 års redovisning. KFT-nämnden har vid sammanträde 2016-02-01 9 beslutat att begära av kommunstyrelsen att 2017 års investeringsmedel kan nyttjas 2016 samt ett tilläggsanslag på 1 200 tkr. Detta för att kunna bygga matsalsbyggnaden och en mindre utbyggnad av köket på Gökaskratts camping. I budget för 2015 finns 1,1 mkr avsatta och för 2016 och 2017 finns 500 tkr vardera året, totalt 2 100 tkr. För att bygga ut matsalsbyggnaden för servering året runt behövs 3 300 tkr inklusive kostnaden för en mindre ombyggnad av köket. sunderlag KFT-nämndens protokoll 2016-02-01 9. sexpediering KFT-nämnden Ekonomikontoret 22
36 Information Informationen noteras till protokollet. Kommunchef Christina Nyquist lämnar en lägesrapport om flyktingsituationen. Arbetsutskottets sammanträde den 23 februari flyttas till den 22 februari kl. 13.00. 23