1. Myndighetens organisation och verksamhet

1 (10) Avdelningen för verksamhetsutveckling och stöd Juridikenheten Sektionen för dokument- och ärendehantering Nils Mossberg 016-544 20 50 nils.mossberg@energimyndigheten.se Beskrivning av Energimyndighetens allmänna handlingar tillika Energimyndighetens arkivbeskrivning Varje myndighet ska enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Syftet med beskrivningen är att underlätta eftersökning av allmänna handlingar. De som önskar en mer ingående beskrivning eller som har frågor om myndighetens allmänna handlingar kan kontakta myndighetens registrator via huvudregistraturen@energimyndigheten.se. Enligt 6 arkivlagen (1990:782) ska myndigheter också upprätta en arkivbeskrivning som ger en kortfattad överblick över myndighetens organisation, arbetsuppgifter och därtill hörande arkiv. Arkivredovisningen är en del av myndighetens arkivredovisning som även ska bestå av klassificeringsstruktur med processbeskrivningar och arkivförteckning. Syftet är att underlätta tillgängligheten till och användningen av arkivet. Statens energimyndighet (Energimyndigheten) har valt att samordna beskrivningen av myndighetens allmänna handlingar med arkivbeskrivningen. 1. Myndighetens organisation och verksamhet Energimyndigheten bildades i januari 1998. Syftet att bilda en särskild myndighet för energifrågor var att tydliggöra och förstärka myndighetsfunktionen på energiområdet. Det ansvar och de arbetsuppgifter som NUTEK hade flyttades över till Energimyndigheten i samband med myndighetens bildande. Den 1 januari 2008 bröts Energimarknadsinspektionen ur Energimyndigheten och bildade en egen myndighet. EM1000, v5.2, 2017-10-30 Energimyndigheten är förvaltningsmyndighet för frågor om tillförsel och användning av energi i samhället. Myndigheten ska verka för försörjningstrygghet och ett energisystem som är hållbart och kostnadseffektivt med en låg negativ inverkan på hälsa, miljö och klimat. 1 På Energimyndigheten 1 1 förordning (2014:520) med instruktion för Statens energimyndighet Postadress: Box 310 631 04 Eskilstuna Besöksadress Gredbyvägen 10 Telefon 016-544 20 00 Telefax 016-544 20 99 registrator@energimyndigheten.se www.energimyndigheten.se Org.nr 202100-5000

2 (10) finns fem så kallade sakavdelningar, Analys, Energieffektivisering, Forskning och innovation, Förnybar energi och klimat, Grön tillväxt och en stödavdelning, Verksamhetsutveckling och stöd. För närmare beskrivning av myndighetens organisation hänvisas till myndighetens arbetsordning. Kort beskrivning av myndighetens organisation samt ett urval av de författningar som myndigheten fattar beslut efter återfinns i bilaga 1. Vid Energimyndigheten finns även Fjärrvärmenämnden. 2 Nämnden administration finns hos Energimyndigheten men beslut i nämnden fattas av en oberoende styrelse. År 2016 till och med 2019 är Kansliet för smarta elnät placerat hos Energimyndigheten. Kansliet stöder regeringens forum för smarta elnät. 2. Återsökning av handlingar Energimyndigheten har ett E-diarium som nås via myndighetens webbplats. Där kan enskilda söka efter ärenden som registrerats i myndighetens diarium från och med den 1 januari 2011. Här finns dock inte ärenden som uppdragstester, interna ärenden och upphandlingsärenden samt personalärenden. I myndighetens diarium och ärendehanteringssystem, ÄHL, kan samtliga ärenden som handlagts hos myndigheten från och med den 1 januari 1998 återsökas. Sökning i ÄHL kan ske på flera sätt, t ex utifrån diarienummer, ärendemening, projektnummer, intressent, klassificering med mera. Från och med den 1 januari 1998 till och med den 31 december 2011 användes Diarie/Dossierplaner för klassificering av ärenden. Därefter använder Energimyndigheten en processorienterad klassificeringsstruktur. Planer och struktur återfinns hos huvudregistraturen. Från och med april 2017 finns samtliga handlingar som antingen elektroniska original eller kopior i ÄHL. För att hitta tillbaks till övriga original krävs antingen dossiékod (sakbeteckning) samt diarienummer eller projektnummer för ärenden 1998 till 2011. Beteckningen på den arkivbox ärendet förvaras i återfinns sedan i myndighetens arkivförteckning för åren 1998 till 2011. För ärenden från och med 2012 krävs ett arkivsignum som återfinns i ÄHL. Arkivsignumet utgör sedan beteckningen på boxen där ärendet återfinns. Handlingar som inte diarieförts och tillhör ett ärende kan antingen sökas via Energimyndighetens arkivförteckning för åren 1998 till 2011 eller via aktuellt ITstöd. Den officiella statistiken kan sökas via energimyndigheten.se. 2 9 förordning (2014:520) med instruktion för Statens energimyndighet.

3 (10) Vissa allmänna handlingar registreras inte i myndighetens diarium eller i något annat system. Det kan gälla handlingar som är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Sådana handlingar hålls istället ordnade på annat sätt. På Energimyndighetens webbplats återfinns projektdatabasen som innehåller redovisningar av projekt myndigheten lämnat stöd till, och från med våren år 2015 även slutrapporter. Vidare återfinns även information om pågående upphandlingar på webbplatsen. IT-system och andra register ÄHL är Energimyndighetens huvuddiarium och ärendehanteringssystem. Här registreras samtliga ärenden med tillhörande handlingar. Handlingar i myndighetens upphandlingsärenden registreras i upphandlingsverktyget TendSign. Vid rekrytering av personal använder Energimyndigheten rekryteringsverktyget ReachMee där ansökningshandlingar återfinns. Dessa är efter ansökningstidens utgång diarieförda i myndighetens diarium, ÄHL. Energimyndigheten har ekonomisystemen AGRESSO och PROCEEDO. I registren lagras adressuppgifter om kunder och leverantörer, tidpunkt för utbetalning, kontonummer, belopp med mera. För hantering av personaladministration har myndigheten systemet Primula, som bl.a. lagrar uppgifter om de anställda såsom adress, lön, ledigheter och reseersättningar. Energimyndigheten har ett Intressentregister, i form av ett namn- och adressregister, vilket stödjer övriga verksamhetssystem. Registret innehåller namn- och adressuppgifter på företag och personer som har kommunicerat med myndigheten. Energimyndigheten har även e-tjänster för hanteringar av elektroniska ansökningar eller rapportering för elcertifikat och ursprungsgarantier för el (EUGEN), forskningsstöd, hållbarhetslagen, drivmedelslagen, energikartläggning och energieffektiva myndigheter. Vidare har myndigheten ett register för utsläppsrätter (SUS) och register för elcertifikat och ursprungsgarantier (CESAR). I NOVA (handläggarstöd för projektärenden) finns ärenden avseende bland annat forskningsstöd. Handlingarna i varje ärende diarieförs dock i myndighetens centrala diarium. Energimyndigheten tillhandahåller verktyget Utsidan för hantering av handlingar i vissa projekt där externa aktörer kan ta del av eller lämna handlingar.

4 (10) Myndigheten har ett även ett intranät (Insidan) för myndighetens anställda innehållande information som behövs för anställningen, nyheter och styrande dokument. Övertagna respektive överlämnade handlingstyper År 1998 införlivade myndigheten diarieförda handlingar och personaldossier från NUTEK (Närings- och teknikutvecklingsverket) och år 2003 införlivades handlingar från DESS (delegationen för energiförsörjning i Sydsverige). I samband med omorganisation år 2008 då Energimarknadsinspektionen blev en egen myndighet beslutades om överlämnande och införlivande av handlingar till Energimarknadsinspektionen (RA-MS 2008:4). Informationssystemen NEON och Nätnyttan samt koncessionshandlingar överlämnades då till Energimarknadsinspektionen. Koncessionsärenden är flyttade till Energimarknadsinspektionen i enlighet med RA-MS 2014:30. I samband med övertagande av rollen som kontoföringsmyndighet av elcertifikat och ursprungsgarantier för el år 2014 (dnr 2015-6346) övertog myndigheten handlingar från Svenska kraftnät. 3. Bevarande och gallring Plan för bevarande och gallring återfinns i myndighetens informationshanteringsplan. Vid Energimyndigheten tillämpas följande gallringsföreskrifter: - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av vissa handlingar som inkommit eller upprättas i EU-samarbete hos statliga myndigheter (RA- FS 2000:1) - Riksarkivets föreskrifter om gallring och återlämnade av handlingar vid ansökan om tjänst (RA-FS 2004:1) - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5) om gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet. Lokalt tillämpningsbeslut (2018-12066). - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:3) om gallring och utlån av räkenskapshandlingar hos statliga myndigheter. Lokalt tillämpningsbeslut (2018-12066). - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av ringa eller tillfällig betydelse 1991:6 (ändrad genom RA-FS 1997:6) Lokala tillämpningsbeslut (2015-3394, 2016-8568). - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnade av handlingar vid upphandling (RA-FS 2013:1)

5 (10) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter: RA-MS 2015:8, Införlivande av handlingar från Svenska kraftnät till Energimyndigheten. RA-MS 2015:24, Vissa handlingstyper i pappers- eller elektroniskt format (Fr.o.m. 1 januari 2006). RA-MS 2015:57, Gallring av pappershandlingar i processgrupp 3.4 Officiell statistik kring energiområdet, gallring av vissa pappershandlingar ur processgrupp 4.3 Kontoföringsmyndighet samt gallring av handlingar ur processgrupp 4.8 Provningsverksamhet och ekodesign. RA-MS 2015:58, Gallring av pappersblanketter med primärdata från statistiska undersökningar RA-MS 2016:46; Riksarkivets föreskrifter om undantag från gallring hos Statens energimyndighet 4. Sekretess Uppgifter i allmänna handlingar vid Energimyndigheten kan vara föremål för sekretess enligt offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Några av de tillämpliga sekretessbestämmelserna är följande: 15 kap. 1 utrikessekretess 15 kap. 1 a sekretess i det internationella samarbetet 15 kap. 2 försvarssekretess 18 kap. 8 sekretess avseende IT-system 18 kap. 9 informationssäkerhet avseende koder m.m. 39 kap. 1-3 sekretess med hänsyn främst till skyddet för enskildas personliga förhållanden 30 kap. 23 sekretess med hänsyn till enskilds affärs- eller driftsförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat 31 kap.12 sekretess avseende provning och teknisk undersökning (Testlab) 24 kap. 8 statistiksekretess 5. Uppgifter som Energimyndigheten regelbundet hämtar eller lämnar till andra Uppgifter som myndigheten hämtar in regelbundet från andra Vissa av de företag som Energimyndigheten har tillsyn över är skyldiga att lämna vissa uppgifter till myndigheten med viss regelbundenhet. Omfattning och innehåll framgår av respektive lag eller förordning. Uppräkningen i detta avsnitt bör därför snarare ses som exempel på sådan information.

6 (10) Kvotpliktiga enligt lagen (2011:1200) om elcertifikat rapporterar årligen en kvotpliktsdeklaration som ligger till grund för den kvotpliktiges annullering av elcertifikat. Energimyndigheten är statistikansvarig för området energi och ansvarar för insamlingar för 26 statistikprodukter (officiell statistik). Uppgifter lämnas vidare till Statistiska centralbyrån (SCB), Naturvårdsverket, Eurostat, EU-DG Energy, International Energy Agency och International Atomic Energy Agency. Energimyndigheten samlar in uppgifter från företag gällande biodrivmedel och för biobränslen för uppvärmningsändamål. Regeringen har beslutat att ett antal utsedda myndigheter, däribland Energimyndigheten i sitt statistikansvar för officiell energistatistik, ansvarar för utveckling, framställning och spridning av europeisk statistik i sitt ansvarsområde Fi2016/02487/SFÖ. Uppgifter som myndigheten regelbundet lämnar till andra Myndigheten lämnar vid fyra tillfällen per år uppgifter bland annat om fördelningen av laddningsstationer till Naturvårdsverket i enlighet med förordningen (2015:517) om stöd till lokala klimatinvesteringar. I samband med myndighetens årsredovisning lämnas uppgifter enligt förordningen (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter till det departement som myndigheten hör till och till Naturvårdsverket. Delårsrapport och ekonomiska prognoser lämnar myndigheten cirka fem gånger per år till regeringskansliet och till Ekonomistyrningsverket. Skatte- och momsdeklaration lämnas till Skatteverket 12 gånger per år. Inköpsstatistik lämnas till SCB och statsstödsrapportering till EU. Myndighetens HR-enhet lämnar vissa statistikuppgifter till Arbetsgivarverket, (tidsanvändningsstatistik 2 gånger/år, och lönestatistik 1 gång/år), SCB lämnas konjunkturstatistik över vakanser 1 gång/månad, sjuklöner (går via lönesystemet) 1 gång/månad och kortperiodisk sysselsättningsstatistik (går via lönesystemet) 1 gång/månad. Rapportering sker enligt EU-förordning nr 2014/256 om projekt för investeringar i energiinfrastruktur inom EU. Fjärrvärmenämnden lämnar årlig redogörelse till regeringskansliet enligt förordning (2014:520) med instruktion för Statens energimyndighet.

7 (10) 9. Ansvar för arkivverksamheten Sektionen för Dokument och ärende inom avdelningen Verksamhetsutveckling och stöd sköter den praktiska arkivverksamheten och ansvarar för ärenden som är avslutade och annan arkiverad information. Energimyndigheten använder företaget Depona AB i Södertälje som arkivtjänst för fysisk förvaring av myndighetens arkivhandlingar. Kontakt till sektionen går via huvudregistraturen@energimyndigheten.se. Bilaga 1 Energimyndighetens organisation samt urval av beslutsgrundande författningar 2018 Myndigheten har ett Insynsråd till stöd för generaldirektören, Energiutvecklingsnämnden (EUN) som fattar större forskningsbeslut, samt en funktion för internrevision.

8 (10) Analysavdelningen Avdelningen utreder sambanden mellan energiområdet och andra sektorer samt kopplingen till samhällsekonomin i stort. Syftet är att ge bra beslutsunderlag för en ändamålsenlig energipolitik och uppfyllelse av de svenska miljömålen. Målgruppen är regering och departement, andra avdelningar inom myndigheten samt andra myndigheter, allmänheten och näringslivet. Avdelningen arbetar med att följa upp de energipolitiska målen till år 2020. Därtill arbetar Analysavdelningen med att utveckla och förvalta olika styrmedel i energipolitiken. Till exempel elcertifikat, ursprungsgarantier och hållbarhetskriterier för förnybar energi. På Analysavdelningen ligger också ansvaret för den officiella energistatistiken. Att trygga energiförsörjningen i händelse av kris, störning eller ökad beredskap är också en del av avdelningens verksamhet. Energieffektivisering Avdelningen för energieffektivisering främjar energieffektivisering och en smartare energianvändning inom transport-, industri-, och byggnadssektorerna. Arbetet sker bland annat genom att implementera EU-direktiv, eller genom informationsinsatser, teknikupphandlingar, uppföljning och utvärdering av goda exempel, samt genom tester och märkning av produkter. Avdelningen arbetar mycket med kommunal samverkan och i samarbete med befintliga nationella nätverk, branschorganisationer och lokala och regionala aktörer. Forskning och innovation Avdelningen för forskning och innovation har till uppgift att främja en långsiktig hållbar utveckling av energisystemet genom att finansiera forskning, utveckling och demonstration samt verka för kommersialisering. Härutöver ska avdelningen samverka med relevanta aktörer nationellt och internationellt samt syntetisera, analysera och förmedla forskningsresultat.

9 (10) Förnybar energi och klimat Avdelningen för förnybar energi och klimat har till uppgift att arbeta för att skapa de ramvillkor som är nödvändiga för att möjliggöra utvecklingen av ett energisystem baserat på förnybar energi. Avdelningen ansvarar också för att utse riksintressen på energiområdet. Vidare har avdelningen till uppgift att främja klimatåtgärder, framförallt i låg- och medelinkomstländer, genom att dels delta i internationella klimatsamarbeten, vilka förväntas bidra till utsläppsminskningar, styrmedelsutveckling, teknikspridning, anpassningsförmåga och/eller kapacitetsutveckling i berörda länder, dels utveckla och förvalta samarbetsformer under Parisavtalet och Kyotoprotokollet. Grön tillväxt Avdelningen arbetar för att produkter och tjänster som bidrar till uppfyllandet av visionen Ett hållbart energisystem, ska spridas och kommersialiseras i Sverige såväl som på andra marknader. Med finansiellt stöd och via främjandeinsatser stödjer vi utvecklingen av svenska innovationer i företagsverksamhet. Avdelningen bistår företag i att forma affärsidén, ta fram affärsplaner, bygga företaget och nå marknaden, Vi hjälper till med att skapa affärskontakter, sprider kunskap om hur marknader fungerar i Sverige och Internationellt. Via företagen verkar vi för tillväxt i ett grönt näringsliv, arbetstillfällen och konkurrenskraft. Vi skapar länkar till andra främjandeaktörer, potentiella kunder och investerare och försöker öppna dörrar till marknader i Sverige och internationellt. Vi stödjer också små och medelstora företag i arbetet med att energieffektivisera sina verksamheter. Detta sker inom ramen för det nationella regionalfondsprogrammet och innebär att företagen stimuleras till energieffektivisering genom lärande, erfarenhetsutbyte och stöd till genomförande av åtgärder. Verksamhetsutveckling och stöd Avdelningen för verksamhetsutveckling och stöd har till uppgift att biträda generaldirektören i styrning och utveckling av myndigheten samt att stödja ledning och verksamhet så att myndighetens uppdrag på kort respektive lång sikt kan utföras effektivt, med rätt kompetens och med ändamålsenliga verktyg. Avdelningen ansvarar också för samordning av myndighetens arbete med processer. Beslutsgrundande författningar vid Energimyndigheten Energimyndigheten fattar beslut bland annat enligt följande författningar: - lag (2011:1200) om elcertifikat - lag (2010:601) om ursprungsgarantier för el

10 (10) - lag (2010:598) om hållbarhetskriterier för biodrivmedel och flytande biobränslen - drivmedelslag (2011:319) - lag (2012:806) om beredskapslagring av olja - lag (2012:273) om trygg naturgasförsörjning - förordning (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap - lag (2004:1199) om handel med utsläppsrätter - lag (2008:112) om ekodesign - förordning (2016:385) om bidrag till kommunal energi- och klimatrådgivning - förordning (2009:1577) om statligt stöd till energikartläggning - lag (2014:266) om energikartläggning i stora företag - förordningen (2008:761) om statligt stöd till forskning och utveckling samt innovation inom energiområdet - förordning (2003:564) om bidrag till åtgärder för en effektiv och miljöanpassad energiförsörjning - lag (2001:99) om den officiella statistiken Ytterligare information om myndighetens verksamhet finns på myndighetens webbplats www.energimyndigheten.se eller lämnas vid kontakt med myndigheten.